Jak snadno importovat kontakty do Outlooku z Excelu a CSV

Správa našich e-mailových kontaktů může být složitý úkol., zejména když migrujeme ze systému nebo jednoduše přecházíme z používání excelovských tabulek na správu všeho pomocí Microsoft OutlookNaštěstí Outlook nabízí vestavěné nástroje pro import seznamů, abyste neztratili žádná důležitá data, i když je potřeba se s tímto procesem seznámit, abyste se vyhnuli chybám nebo zbytečným duplikátům.

Pokud jste si v Excelu vytvořili kontaktní list se jmény, e-mailovými adresami, telefonními čísly a dalšími údaji, nebo máte databázi exportovanou z jiné aplikace, znalost importu tohoto souboru do Outlooku vám může ušetřit spoustu práce a bolestí hlavy. V této příručce vám ukážeme, jak na to. celý proces podrobně, pokročilé možnosti a běžné problémy takže to můžete dělat jako opravdový profesionál, ať už na desktopové nebo webové verzi, nebo dokonce z různých typů souborů.

Příprava souboru s kontakty v Excelu k importu

Před importem čehokoli do Outlooku je formát souboru ClaveOutlook přímo nerozpoznává soubory Excelu .xlsx, pokud mají více listů nebo pokročilé rozvržení. Prvním krokem je proto uložte tabulku jako soubor CSV (data oddělená čárkami), což je univerzální formát, který Outlook akceptuje pro import kontaktů.

• Otevřete soubor aplikace Excel a přejděte na list, který obsahuje všechny kontakty.
• Klikněte na archiv > a ušetřit como.
• Vyberte umístění, kam chcete uložit, a zvolte CSV (oddělený čárkou) jako typ souboru.
• Ignorujte varování o ztrátě funkcí, která se zobrazují, protože se týkají pouze pokročilých prvků, které se nepoužívají v seznamech kontaktů. Stiskněte akceptovat a potvrďte uložením.
• Po uložení zavřete soubor CSV.

Tento proces zajišťuje, že vaše data jsou připravena k importu. Neupravujte soubor CSV z Excelu po jeho vytvoření, protože by to mohlo změnit formát a způsobit chyby při importu.

Pokud máte speciální znaky nebo názvy v jiných jazycích, můžete také zapracovat na kódování souboru. Doporučuje se, aby soubor CSV byl kódován v UTF-8, aby se zachovaly diakritika, vlnovky a další znaky. symboly, zejména pokud pocházejí z cizích názvů. Můžete je snadno převést z Excelu při ukládání a zvolit „CSV UTF-8“, pokud to vaše verze umožňuje.

Podrobný postup importu kontaktů z Excelu do Outlooku na počítači

Jakmile máme soubor CSV připravený, můžeme jej importovat do aplikace Microsoft Outlook nainstalované v WindowsProces je díky tomu celkem intuitivní. průvodce importem a exportem ze samotného programu, ale je třeba mít na paměti několik důležitých bodů:

1. Otevřete Outlook a přejděte do nabídky archiv > Otevřít a exportovat > Import nebo export.
2. V průvodci vyberte Importujte z jiného programu nebo souboru a stiskněte následující.
3. Vyberte si Hodnoty oddělené čárkami jako formát souboru pro import.
4. lis Přezkum procházejte a vyberte dříve vytvořený soubor CSV.
5. Pokud najdete duplikáty, vyberte jednu z možností: můžete je nahradit, povolit duplikáty nebo stávající neimportovat.
6. Vyberte cílovou složku, obvykle to bude KontaktyPokud máte v Outlooku více účtů, ujistěte se, že jste vybrali správný účet.
7. Zaškrtněte políčko odpovídající vašemu souboru CSV a před dokončením klikněte na Přiřadit vlastní poleZde můžete upravit, jak se sloupce souboru vztahují ke standardním polím Outlooku (jméno, příjmení, e-mail, telefonní číslo atd.). Pokud se některá pole automaticky neshodují, přetáhněte je ručně, aby se informace neztratily.
8. Klikněte na dokončit a počkejte na dokončení procesu.

Metoda se může mírně lišit v závislosti na verzi Outlooku (2013, 2016, 2019, Office 365 atd.), ale postup je ve všech verzích velmi podobný. Po dokončení importu zkontrolujte adresář a ověřte, zda byla všechna data přenesena správně.

Import kontaktů z Excelu do Outlooku Online (Outlook.com a Microsoft 365)

Pro ty, kteří používají webovou verzi Outlooku prostřednictvím Microsoft 365 nebo Outlook.com, import kontaktů je také velmi jednoduchý. Zde je proces ještě efektivnější:

• Přihlaste se ke svému účtu Outlook Online z prohlížeče.
• Klikněte na ikonu Personas nebo vyhledejte sekci Kontakty v postranním panelu.
• Najděte tlačítko Spravujte kontakty a vybrat Import kontaktů.
• V novém okně vyberte Přezkum vyhledejte soubor CSV v počítači a nahrajte jej.
• lis Dovoz a počkejte na potvrzení úspěchu.

Je vhodné si prohlédnout návrhy webových stránek pro formátování CSV. Pokud váš soubor pochází z jiného zdroje, může být nutné jej upravit nebo použít funkci mapování polí, aby se informace správně shodovaly; například zajistit, aby se pole „Jméno“ v souboru CSV shodovalo s polem „Jméno“ v Outlooku. Můžete si také přečíst náš článek o Jak obnovit smazané e-maily v Outlooku pro zlepšení správy zásobníků.

Co mám dělat, když mám kontakty ve starších verzích nebo na jiných platformách?

Používání starší verze Outlooku (například klasické verze před novou verzí Outlooku) obvykle zahrnuje podobné kroky pro export a import, ale je nezbytné vědět, kde se vaše kontakty nacházejí. Klasická verze nabízí nabídku archiv možnost Otevřít a exportovat > Importovat nebo exportovat, odkud můžete:

• Exportujte celý adresář do souboru CSV.
• Znovu jej importujte do nového účtu, verze nebo nového Outlooku.

Tato metoda je platná i pro migrace kontaktů mezi různými platformamiNejprve exportujte do formátu CSV z původního programu a poté postupujte podle popsaných kroků pro jejich import do Outlooku.

Můžete si také prohlédnout náš návod, jak spravovat nebo obnovit e-maily a kontakty do starších verzí nebo na různé platformy.

Export kontaktů z Outlooku do Excelu: obrácená operace

Outlook nejen umožňuje importovat kontakty z tabulek, ale také usnadňuje... export adresáře do souboru Excel zálohovat nebo migrovat data do jiného e-mailového klienta. Postup je následující:

1. Otevřete Outlook a přejděte na archiv > Přidat a exportovat > Vyvoz dovoz.
2. Vyberte Export do souboru.
3. Vyberte si Hodnoty oddělené čárkami jako exportní formát.
4. Vyberte složku Kontakty.
5. Definujte umístění a potvrďte vygenerování souboru .csv.

Výsledkem bude soubor připravený k otevření v Excelu a úpravě nebo zálohování kontaktů. Pokud dáváte přednost rychlým úpravám, můžete také ručně zkopírovat a vložit kontakty ze zobrazení Lidé v Outlooku do tabulky.

Jak řešit běžné problémy při importu kontaktů do Outlooku

Přestože je proces obvykle jednoduchý, mohou nastat určité problémy. Zde je několik tipů:

• Špatně přiřazená polePokud se data zdají být smíšená, postup opakujte a v části „Přiřadit vlastní pole“ ručně upravte každý sloupec tak, aby odpovídal standardním polím programu.
• Duplicitní kontaktyOutlook vám umožňuje zvolit, co s duplikáty dělat: nahradit je, povolit duplikáty nebo je neimportovat. Je vhodné je následně zkontrolovat a vyčistit duplicitní položky.
• Chyby v kódováníPokud se objevují podivné znaky, soubor CSV pravděpodobně není v kódování UTF-8. Otevřete soubor v Excelu nebo textovém editoru a znovu jej uložte s výběrem příslušného kódování. Můžete se také podívat na náš tutoriál na téma .
• Velké velikostiV případě dlouhých seznamů rozdělte soubor CSV na několik částí a importujte je samostatně, abyste se vyhnuli chybám.
• Kompatibilita mezi verzemiUpozorňujeme, že pokročilé funkce se mohou lišit v závislosti na vaší verzi Outlooku. V případě konkrétních dotazů se obraťte na oficiální nápovědu.

Další způsoby přesunutí nebo importu seznamů kontaktů do Outlooku

Kromě metody CSV podporuje Outlook i další formáty pro import kontaktů, například:

• Soubory vCard (VCF)Používá se k přenosu kontaktů z mobilních telefonů iPhone o AndroidMůžete importovat jednotlivé soubory vCard nebo před importem převést více souborů vCard do formátu CSV.

Bez ohledu na metodu je pro zajištění úspěšného importu nezbytné porozumět podporovaným polím a formátům.

Doporučení a osvědčené postupy pro správu kontaktů v Outlooku

Efektivní správa kontaktů v Outlooku má zásadní vliv na vaši osobní i profesní organizaci. Mezi užitečné tipy patří:

• Provádějte pravidelné zálohy export do formátu CSV nebo PST, aby se zabránilo ztrátám.
• Zkontrolovat a odstranit duplikáty pravidelně, aby se základna udržovala čistá a uklizená.
• Použití průvodce mapováním polí při importu, abyste zajistili správné přiřazení všech informací.
• Pro pokročilé potřeby, zvažte automatizaci procesů s PowerShell nebo jiné profesionální nástroje, zejména v obchodním prostředí.

Využití funkcí integrace a synchronizace Microsoft 365 vám usnadní každodenní práci a pomůže vám udržovat kontakty aktuální a organizované. Pokud se chcete dozvědět, jak lépe spravovat své kontakty, podívejte se na našeho průvodce, jak je spravovat.

Zvládnutí postupů importu a exportu v Outlooku ze souborů Excel, CSV, vCard nebo PST šetří čas a zabraňuje potížím s migrací nebo každodenní správou, čímž zajišťuje, že všechny informace jsou vždy po ruce a dobře organizované, bez ohledu na jejich zdroj.