Generování hromadných štítků a obálek z Excelu pomocí Wordu

Pokud každý týden ručně vyplňujete obálky, štítky nebo opakující se e-maily, je čas radikálně změnit způsob vaší práce. Hromadná korespondence mezi Excelem a Wordem vám umožňuje generovat hromadné , plně přizpůsobené obálky a štítky během několika kliknutí s využitím seznamu dat, který jste si již připravili v tabulce.

Tato funkce není určena jen pro formální dopisy: je ideální pro direct mail kampaně, doručování balíků, interní komunikaci, neziskové projekty nebo jakoukoli aktivitu, kde máte mnoho příjemců . Podrobně a krok za krokem se podíváme na to, jak připravit data v Excelu, jak nakonfigurovat Word pro generování obálek a štítků, jak přizpůsobit informace, které se na každém z nich zobrazí, a jaké máte alternativy, pokud chcete používat pouze Excel nebo jiné doplňkové nástroje.

Co je to hromadná pošta a proč je tak užitečná?

Hromadná korespondence je funkce aplikace Microsoft Word, která vytváří dávku upravených dokumentů z šablony a zdroje dat . Jednoduše řečeno, Word vezme základní dokument (dopis, štítek, obálku, e-mail atd.) a automaticky jej naplní daty z aplikace Excel, seznamu kontaktů nebo databáze.

V tomto hlavním dokumentu Wordu vložíte zástupné symboly nazývané slučovací pole . Tato pole sdělují Wordu, jaká data má umístit a kam: jméno, adresu, e-mail, speciální dietu, číslo štítku nebo jakékoli jiné informace, které máte ve zdroji dat.

Po dokončení procesu sloučení Word vygeneruje pro každý záznam ve vašem seznamu samostatnou verzi dokumentu : dopis na osobu, obálku na příjemce nebo štítek pro každou jednotku, kterou potřebujete vytisknout. Je to jako hromadné kopírování a vkládání, ale zcela automatizované.

Nejběžnějšími zdroji dat jsou tabulky aplikace Excel, tabulky aplikace Word, kontakty aplikace Outlook nebo externí databáze . V tomto článku se zaměříme na Excel, protože je to nejflexibilnější možnost a umožňuje vám dělat úžasné věci, když potřebujete tisíce obálek nebo štítků.

Stejná logika navíc platí jak pro papírové dokumenty, tak pro personalizované e-maily . Mechanismus je stejný: základní dokument ve Wordu, zdroj dat v Excelu a slučovací pole pro personalizaci obsahu.

Příprava seznamu příjemců v Excelu pro obálky a štítky

Chcete-li hromadně generovat štítky a obálky pomocí Wordu, prvním krokem je mít seznam dobře uspořádaný v Excelu . Čím čistší a konzistentnější bude list, tím méně problémů budete mít později při slučování dokumentů.

Vytvořte tabulku s řádkem záhlaví v prvním řádku. Každý sloupec by měl odpovídat poli s informacemi : například Jméno, Příjmení, Adresa, Město, PSČ, Země, Centrum, Speciální dieta, Počet kopií, E-mail atd. Je důležité, aby záhlaví byla jasná a aby mezi údaji nebyly žádné prázdné řádky.

Informace o každém příjemci zadejte na samostatný řádek. Ujistěte se, že nepoužíváte neobvyklé formátování (mezery navíc, nekonzistentní psaní velkých písmen, podivné znaky) , protože vše, co tam zadáte, bude přesně to, co Word zahrne na štítky a obálky.

Pokud potřebujete vytisknout více štítků pro stejný záznam (například tři štítky „Cascade Center – Bezlepkové“), můžete použít další sloupec, například „Počet štítků“ nebo „Speciální číslo“ , k označení počtu kopií dané kombinace dat, které potřebujete. Tento sloupec vám pak umožní duplikovat záznamy v Excelu nebo nastavit pokročilejší řešení.

Jakmile budete mít seznam připravený (záměrem je redundance), uložte soubor ve standardním formátu aplikace Excel (.xlsx) . Word se k tomuto souboru připojí a načte data během procesu hromadné korespondence.

Vytvořte základní dokument ve Wordu: texty, obálky a štítky

Dalším krokem je konfigurace hlavního dokumentu, který budete ve Wordu slučovat. Typ dokumentu se bude lišit v závislosti na tom, co chcete vytvořit (dopisy, obálky, štítky nebo e-maily), ale myšlenka je vždy stejná.

Na pásu karet aplikace Word přejděte na kartu Korespondence . Odtud můžete spustit novou hromadnou korespondenci výběrem typu dokumentu. Pokud chcete, aby vás Word provedl celým procesem, můžete použít podrobného Průvodce hromadnou korespondencí , ke kterému se dostanete kliknutím na tlačítko „Spustit hromadnou korespondenci“.

U obálek Word zobrazí dialogové okno, kde můžete zvolit velikost obálky, písmo a informace o odesílateli a příjemci . Můžete také definovat, jak bude obálka podávána do tiskárny (orientace, umístění v zásobníku atd.), což je zásadní pro zajištění správného výtisku.

U štítků je důležité vybrat značku a typ papíru pro štítky . V dialogovém okně Štítky se zobrazí poměrně rozsáhlý seznam značek a referencí. Když vyberete tu správnou, Word zná přesné rozměry jednotlivých štítků a vygeneruje tabulku, která odráží jejich umístění na stránce. Tato tabulka sice nemusí mít viditelný okraj, ale je tam, a proto se zobrazují karty nástrojů pro tabulky. Máte-li jakékoli dotazy k postupu, můžete se podívat na to, jak vkládat štítky ve Wordu.

Pokud vaše štítky nejsou uvedeny v předdefinovaném seznamu, můžete kliknout na „Nový štítek“ a ručně definovat velikost, okraje a počet řádků a sloupců. Tím se Word nakonfiguruje tak, aby tiskl přesně na váš papír.

Propojení Wordu s tabulkou Excelu (vyberte příjemce)

Jakmile definujete typ dokumentu (obálky nebo štítky), musíte aplikaci Word sdělit, odkud má data získat. Na kartě Korespondence klikněte na „Vybrat příjemce“ a vyberte možnost „Použít existující seznam“.

Otevře se dialogové okno, kde můžete vyhledat připravený soubor aplikace Excel. Vyberte soubor, zvolte konkrétní list obsahující data a potvrďte . Pokud máte v listu definované tabulky, můžete také vybrat konkrétní tabulku.

Dále Word zobrazí seznam příjemců. Zde můžete filtrovat, řadit nebo vylučovat záznamy podle svých potřeb. Můžete například zahrnout pouze položky se speciálními dietními požadavky nebo pouze položky z center v konkrétním městě.

Tento krok je velmi užitečný, abyste se vyhnuli tisku dalších štítků. Můžete vybrat nebo zrušit výběr jednotlivých příjemců nebo použít filtry podle sloupce pro zjednodušení procesu . Po úpravě seznamu se vraťte do hlavního dokumentu a vložte slučovací pole.

Pokud později zjistíte, že vám chybí některá data nebo že v excelovém listu je chyba, můžete soubor kdykoli upravit, uložit a aktualizovat z Wordu opakováním procesu výběru příjemce.

Vložení slučovacích polí, adresního bloku a pozdravu

Po připojení dokumentu k Excelu začíná klíčová část: vložení slučovacích polí na požadovanou pozici . Tato pole budou v každém řádku nahrazena skutečnými daty.

Pro dopisy nebo obálky nabízí Word velmi praktické pole s názvem „Adresní blok “. Jeho vložením můžete definovat formát, ve kterém se bude zobrazovat celá adresa, a zobrazit náhled, jak bude vypadat. Word se pokouší automaticky přiřadit sloupce v tabulce aplikace Excel k typickým prvkům adresy (jméno, příjmení, ulice, město atd.).

Pokud Word správně neidentifikuje, který sloupec odpovídá které části adresy, můžete použít možnost „Mapování polí“ a ručně určit, že například sloupec „Město“ je ekvivalentní sloupci „Město“ nebo že „CP“ je PSČ. Tím se zabrání tomu, aby se na obálce nebo štítku objevily chybějící části adresy.

Na kartě Korespondence můžete také přidat „Pozdrav“ (například „Vážený pane Perezi“). Při vkládání pozdravu si můžete zvolit formát, zda se mají zahrnout tituly (pan, paní atd.) a co dělat, když jméno chybí.

U specifických označení, jako například pro neziskový program (centrum + speciální dieta), je obvyklá praxe Vložení jednotlivých polí z nabídky „Vložit slučovací pole“ nebo „Další položky“Umístěte kurzor na místo, kam chcete vložit text, a vyberte pole spojené se sloupcem aplikace Excel (Centrum, Dieta atd.). Můžete kombinovat několik polí s pevným textem, například: „Centrum: <> - Dieta: <>To je dobře doplněno použitím dynamické šablony s automatickými poli ušetřit čas při opakujících se návrzích.

Konfigurace a přizpůsobení obálek a štítků ve Wordu

Word obsahuje velmi specifické možnosti, které zajistí, že obálky a štítky budou vypadat přesně tak, jak potřebujete. U obálek můžete v okně nastavení upravit velikost, umístění textu a orientaci tisku . Doporučuje se zkontrolovat náhled v dialogovém okně, protože vám poskytne velmi jasnou představu o tom, jak bude výsledný produkt vypadat.

U štítků je klíčové vybrat značku a typ papíru. Po výběru Word vygeneruje tabulku, která rozdělí stránku na buňky, z nichž každá odpovídá fyzickému štítku . I když nevidíte ohraničení, tato struktura je aktivní a lze ji dočasně upravit tak, aby se během návrhu zobrazovaly obrysy.

Pokud vaše štítky neodpovídají žádné předdefinované šabloně, můžete si vytvořit vlastní typ s určením šířky, výšky, okrajů a počtu řádků a sloupců . Tím zajistíte, že se tisk bude hodit na váš papír, i když se jedná o neobvyklý typ.

Než cokoli odešlete do tiskárny, je vhodné upravit písmo, velikost textu, řádkování a veškeré grafické prvky, jako jsou loga . Stačí vybrat slučovací pole (například celý blok adresy) a použít standardní formátování aplikace Word.

Nezapomeňte, že jakýkoli prvek, který přidáte k prvnímu štítku v tabulce (pokud se jedná o hromadnou korespondenci se štítky), lze replikovat do ostatních štítků pomocí možnosti „Aktualizovat štítky“ , takže všechny budou mít stejnou strukturu, aniž byste je museli ručně kopírovat a vkládat.

Náhled, tisk a hromadné odesílání dokumentů

Než odešlete stovky obálek nebo štítků, je dobré si dvakrát zkontrolovat, zda je vše v pořádku. Karta Korespondence obsahuje možnost „Náhled výsledků“ , která vám umožní zkontrolovat každý záznam jednotlivě a zjistit, jak bude vypadat.

Pomocí navigačních tlačítek se můžete pohybovat mezi příjemci a zkontrolovat, zda jsou pole správně vyplněna, zda nechybí žádná část adresy a zda text nepřesahuje štítek nebo obálku . Pokud si všimnete něčeho neobvyklého, vraťte se k návrhu dokumentu nebo opravte excelový list, dokud nebude perfektní.

Jakmile jste spokojeni, je čas dokončit sloučení . V nabídce „Dokončit a sloučit“ si můžete vybrat ze tří hlavních možností: úprava jednotlivých dokumentů (Word vygeneruje dokument se všemi štítky, obálkami nebo dopisy), přímý tisk nebo odesílání e-mailových zpráv, pokud je typem dokumentu e-mail.

Pokud zvolíte tisk, Word vám umožní vytisknout všechny záznamy, pouze aktuální nebo konkrétní rozsah . To je užitečné, když chcete před tiskem celého souboru otestovat několik štítků.

V případě e-mailu můžete v excelovém listu vybrat pole obsahující e-mailovou adresu, definovat předmět zprávy a zvolit formát (prostý text, HTML atd.). Word vygeneruje pro každého příjemce samostatný e-mail a sloučí data ze zdrojového dokumentu se seznamem v Excelu.

Generování více štítků pro každý záznam pomocí dat z Excelu

Velmi častým scénářem, například v neziskových organizacích nebo logistických společnostech, je potřeba několika identických štítků pro stejné místo nebo příjemce . Stejně jako se uživatel setkal se sloupcem „Speciální#“, může být nutné řádek v Excelu převést na několik identických štítků.

Samotný Word nenásobí záznamy na základě počtu kopií ve sloupci, takže je to nutné řešit v Excelu. Jednoduchou možností je „rozšířit“ data : vygenerovat pomocí vzorců nebo s pomocí kontingenčních tabulek a pokročilých funkcí tolik řádků, kolik popisků potřebujete.

Například pokud v prostředním řádku „Cascade“ máte sloupec „Special#“ s hodnotou 3, můžete vytvořit malé makro VBA nebo použít vzorce k trojitému opakování tohoto řádku v nové tabulce . Výsledkem bude seznam se třemi identickými řádky: všechny tři se po provedení hromadné korespondence stanou třemi popisky.

Další možností je vytvořit jakousi matici, která kombinuje text speciální diety s počtem kopií a generuje rozšířený seznam. Toho lze dosáhnout pomocí funkcí jako SEQUENCE, INDEX, ROW nebo POWER QUERY pro pokročilé uživatele, což usnadňuje automatizaci tohoto „rozkládání“ řádků.

Ať už zvolíte jakoukoli metodu, myšlenka je taková, že Word obdrží excelový list, kde každý štítek, který chcete vytisknout, odpovídá jednomu řádku . Tímto způsobem se vyhnete nutnosti ručního vytváření duplikátů a jakákoli změna v počtu kopií se automaticky projeví v novém, rozšířeném seznamu.

Pokročilé šablony Excelu pro hromadné odesílání e-mailů

Kromě Wordu existují šablony pro Excel speciálně navržené pro správu hromadných e-mailových kampaní pomocí Excelu a Outlooku . Fungují jako vylepšená verze hromadné korespondence, určená pro ty, kteří se nechtějí potýkat s kódem nebo složitými konfiguracemi.

Tyto šablony jsou obvykle rozděleny do dvou hlavních sekcí: jednotlivé e-maily a opakovaně použitelné šablony . V sekci jednotlivých e-mailů můžete zadat příjemce, předmět a tělo zprávy, a dokonce i založit odeslání na hodnotě určitých buněk, zatímco sekce šablon umožňuje ukládat šablony e-mailů, které často používáte.

Velkou výhodou je, že můžete posílat balíčky e-mailů jen několika kliknutími, čímž si zachováte konzistentní design a ušetříte spoustu času . Nemusíte psát stejný e-mail znovu a znovu; jednoduše si vyberte šablonu a odpovídající příjemce.

Tato řešení obvykle vyžadují Excel 2010 nebo novější a nainstalovaný a správně nakonfigurovaný Outlook . Pokud si můžete otevřít Outlook a napsat e-mail ručně, šablona automatizuje celý proces odesílání, čímž výrazně zvýší vaši produktivitu.

Pro organizace, které odesílají častou a podobnou komunikaci (oznámení, připomenutí, interní oznámení), představuje kombinace možností hromadné korespondence ve Wordu s těmito šablonami v Excelu obrovský skok v efektivitě a konzistenci komunikace.

Je možné provést hromadnou korespondenci pouze v Excelu?

Zatímco Word je nejběžnější metodou pro slučování dokumentů, Excel nabízí mechanismy pro přímé odesílání e-mailů, bez nutnosti používat Word . To se obvykle provádí pomocí VBA (Visual Basic for Applications) a funkcí známých jako „Odesílání e-mailů v Excelu“.

Obecný pracovní postup zahrnuje přípravu seznamu příjemců a obsahu zprávy v Excelu , v případě potřeby uložení dat jako souboru CSV a následné použití kódu VBA k iteraci jednotlivými řádky a odeslání e-mailu přes Outlook. Je to výkonné, ale poněkud technicky náročnější řešení.

Chcete-li tuto možnost povolit, je třeba v Excelu aktivovat kartu Vývojář , otevřít editor Visual Basic a vložit kód, který odesílá e-maily. K dispozici jsou příklady kódu a návody, které krok za krokem vysvětlují, jak to provést.

Tento pracovní postup umožňuje vytvářet vysoce přizpůsobené e-maily se složitou podmíněnou logikou , ale vyžaduje minimální úroveň znalostí programování. V náročnějších scénářích nebo pro uživatele, kteří preferují jednodušší přístup, je často pohodlnější použít standardní hromadnou korespondenci aplikace Word nebo předpřipravené šablony.

Dobrou zprávou v každém případě je, že hromadná korespondence je integrovaná a bezplatná funkce v aplikaci Microsoft Word ; to znamená, že pro každodenní používání nemusíte platit nic navíc kromě licence Office.

Používejte kontakty Outlooku a další možnosti odesílání

Kromě Excelu se Word dokáže přímo připojit k vašemu seznamu kontaktů v Outlooku . To je velmi užitečné, pokud již máte adresář v Outlooku dobře uspořádaný a chcete generovat obálky nebo štítky bez použití tabulky.

Na kartě Pošta ve skupině Vytvořit najdete možnosti „Obálky“ a „Štítky“ . Obě možnosti otevírají stejné dialogové okno se dvěma různými kartami. V tomto poli se nachází malé tlačítko adresáře, které umožňuje importovat kontakty z Outlooku a použít je jako zdroj dat.

V tomto dialogovém okně se zobrazují podrobnosti, jako je orientace papíru v zásobníku tiskárny a náhled vzhledu obálky nebo štítku . Kdykoli můžete v nabídce „Možnosti“ upravit nastavení tisku nebo změnit typ papíru.

Jednou zajímavou funkcí je možnost „Přidat elektronickou poštovní službu“ . Abyste ji mohli používat, musíte si nainstalovat specifický program pro elektronickou poštovní službu, který je k dispozici pouze v určitých zemích a podléhá podmínkám příslušné poštovní služby. Doporučuje se ověřit si na místní poště, zda je k dispozici.

Díky těmto integracím můžete vytvářet jak jednotlivé obálky nebo štítky, tak hromadné série na základě kontaktů v Outlooku , aniž byste museli udržovat duplicitní seznamy v různých aplikacích.

Často kladené otázky o hromadné korespondenci z Excelu

Jak provedu jednoduchou hromadnou korespondenci pomocí průvodce? Průvodce hromadnou korespondencí ve Wordu je ideální, když s hromadnou korespondencí teprve začínáte nebo se nechcete zabývat detaily. Otevřete nový dokument, přejděte na Korespondence > Spustit hromadnou korespondenci a vyberte možnost „Podrobný průvodce hromadnou korespondencí“.

Odtud vás boční panel provede výběrem typu dokumentu (dopisy, e-maily, obálky, štítky) , výběrem seznamu příjemců (z Excelu, Outlooku nebo jiných zdrojů), vložením slučovacích polí pro přizpůsobení obsahu, zobrazením náhledu výsledků a nakonec tiskem, odesláním e-mailem nebo uložením sloučených dokumentů.

Je hromadná korespondence placená funkce? Ne. Hromadná korespondence je integrována do aplikace Microsoft Word . Pokud již máte Word nainstalovaný, můžete ho používat bez dalších nákladů. Některé pokročilé šablony nebo řešení třetích stran mohou být zpoplatněny, ale standardní funkce hromadné korespondence je součástí samotného Wordu.

Používá se hromadná korespondence dnes ještě? Ano, velmi často. Firmy, vládní agentury, sdružení, školy a nevládní organizace ji používají k vytváření personalizovaných dopisů, obálek, štítků, marketingových kampaní a interní komunikace . Je to velmi relevantní nástroj, protože umožňuje kompletní přizpůsobení s minimálním úsilím.

Co potřebuji, abych z toho vytěžil maximum? V podstatě dobře strukturovaný zdroj dat (obvykle v Excelu) a dobře navržený dokument Wordu . Pokud připojíte i Outlook, můžete posílat personalizované hromadné e-maily; pokud začleníte pokročilé šablony nebo nějaký VBA, můžete jít ještě dál, zejména pro automatizaci velkého objemu úloh.

Pokud strávíte trochu času konfigurací seznamů v Excelu a základních dokumentů ve Wordu, může se způsob generování štítků, obálek, dopisů a hromadných e-mailů zcela změnit : přejdete od manuálních, pomalých a chybám náchylných procesů k automatizovanému, flexibilnímu a mnohem profesionálnějšímu pracovnímu postupu.

Související článek:

Jak vytvořit automatický generátor dokumentů ve Wordu s použitím Excelu jako databáze

Isaac

Vášnivý spisovatel o světě bytů a technologií obecně. Rád sdílím své znalosti prostřednictvím psaní, a to je to, co budu dělat v tomto blogu, ukážu vám všechny nejzajímavější věci o gadgetech, softwaru, hardwaru, technologických trendech a dalších. Mým cílem je pomoci vám orientovat se v digitálním světě jednoduchým a zábavným způsobem.