Filtrování a řazení dat v Accessu: Podrobný návod a praktické příklady

Filtrování a řazení dat v Accessu je jedním ze základních pilířů pro správu a extrakci hodnoty z jakékoli relační databáze. Pokud máte stovky nebo tisíce záznamů, může se nalezení relevantních informací stát složitým úkolem, pokud nezvládnete nástroje pro filtrování a třídění, které nabízí. Microsoft Access.

V tomto článku podrobně vysvětluji, jak můžete filtrovat a řadit data a kombinovat tak všechny základní i pokročilé možnosti dostupné v Accessu. Ať už jste začátečník nebo zkušený, po přečtení tohoto obsahu budete mít jasnou představu o tom, jak přizpůsobit zobrazení, dotazy a sestavy tak, aby zobrazovaly pouze informace, které potřebujete z každé tabulky, formuláře nebo sestavy.

Proč je filtrování a řazení v Accessu tak důležité?

Access je navržen pro práci s velkým objemem informací, kde je rychlé prohlížení a efektivní vyhledávání nezbytné. Pokud jste se někdy ocitli ztraceni při hledání konkrétního záznamu, víte, co to znamená nevědět, jak používat filtry. Filtry a řazení fungují jako lupa a pravítko: umožňují vám zaostřit a strukturovat data, dočasně skrýt to, co nepotřebujete, a pomáhají vám odhalit vzory a trendy.

Kombinace obou procesů usnadňuje analýzu, profesionální reporting a rozhodování. informovanýDobře filtrovaný a organizovaný protokol je mnohem snazší pochopit, sdílet a používat jako základ pro nové dotazy nebo sestavy.

Základní pojmy: Co je filtrování a řazení dat v Accessu?

Než přejdeme k praxi, je důležité si ujasnit pojmy:

• Filtr Znamená to zobrazit na obrazovce pouze záznamy, které splňují jedno nebo více kritérií, a zbytek dočasně a nedestruktivně skrýt.
• Typ Spočívá v restrukturalizaci uspořádání záznamů podle hodnoty jednoho nebo více polí, a to buď vzestupně, nebo sestupně.

Ani jedna akce fyzicky nemění data uložená v tabulce, pouze mění způsob jejich zobrazení ve vašem pracovním zobrazení.

Kde v Accessu mohu použít filtry a řazení?

Prakticky jakýkoli objekt aplikace Access – tabulky, dotazy, formuláře a sestavy – umožňuje filtrovat a/nebo řadit data. V závislosti na objektu jsou některé funkce dostupnější nebo nabízejí různé možnosti přizpůsobení. Například:

• Desky: ideální pro rychlé filtrování nezpracovaných dat.
• dotazy: Filtrování může být součástí samotného dotazu (kritéria v řádku návrhu).
• Formuláře: Velmi pohodlné pro vizuální filtrování nebo filtrování podle formuláře, určené pro koncového uživatele.
• Přehledy: umožňují použít filtry v náhledu před tiskem nebo exportem.

Různé typy filtrů, které Access nabízí

Access integruje několik filtrovacích mechanismů, které se přizpůsobí různým scénářům a úrovním zkušeností. Vyberte nejvhodnější typ filtru na základě složitosti toho, co hledáte:

Běžné filtry

Jsou nejrychlejší a nejpřímější, protože Access nabízí přednastavené možnosti na základě datového typu ve sloupci. Nemusíte psát kritéria ani vzorce. Jednoduše:

• Klikněte na šipku rozbalovací nabídky v záhlaví sloupce nebo pole, které chcete filtrovat.
• Můžete vybrat/zrušit výběr konkrétních položek, filtrovat podle rozsahů nebo podle konkrétních podmínek, jako například „rovná se“, „obsahuje“, „začíná na“, „větší než“ atd.
• U datových polí najdete filtry podle období, měsíce, mezi daty, dneška, včerejška, minulého týdne atd.
• Pokud vyberete možnost „(Prázdná pole)“, odfiltrujete v daném poli prázdné nebo null záznamy.

Tato metoda je ideální pro rychlé recenze nebo když potřebujete filtrovat podle jednoduchého kritéria.

Filtrovat podle výběru

Umožňuje filtrovat na základě konkrétní hodnoty pouhým výběrem v buňce. Pokud například kliknete na konkrétní jméno a vyberete možnost „Filtrovat podle výběru“, Access skryje všechny záznamy kromě těch, které v daném poli obsahují přesně tuto hodnotu. Můžete:

• Vyberte slovo, část textu, datum nebo číslo a filtrujte podle výběru (začátek, konec, obsah atd.).
• Kombinujte více filtrů výběrem v různých polích pro další upřesnění výsledku.
• Chcete-li filtr odebrat, jednoduše klikněte na kartě Domů ve skupině Řadit a filtrovat na tlačítko „Přepnout filtr“ nebo „Vymazat všechny filtry“.

Filtrovat podle formuláře

Tento typ filtru je obzvláště účinný pro vyhledávání záznamů, které splňují více kritérií v různých oblastech. Access vygeneruje prázdnou verzi formuláře nebo tabulky, kde můžete vyplnit pole hodnotami, které chcete vyhledat (některá pole můžete nechat prázdná a vyplnit pouze potřebné). To je ideální pro složité vyhledávání, jako například:

• Všichni lidé, jejichž město je „Madrid“ a jejichž pozice je „Manažer“.
• Alternativní vyhledávání můžete provádět pomocí karty „NEBO“, tj. zobrazit záznamy, které splňují jednu nebo druhou sadu kritérií (např.: Země = „Španělsko“ NEBO Země = „Francie“).
• Stejně jako u všech ostatních režimů je odstranění filtru stejně jednoduché jako opětovné stisknutí tlačítka „Přepnout filtr“.

Pokročilý filtr

Rozšířený režim se nejvíce blíží návrhu dotazu a umožňuje vyjádřit složité a vlastní podmínky v návrhové mřížce. Pokud máte zkušenosti s výrazy a kritérii, doporučuje se:

• Ve skupině „Řadit a filtrovat“ přejděte k možnosti „Rozšířený filtr nebo řazení“.
• Přidejte do mřížky pole, která chcete filtrovat, a v řádku „Kritéria“ zadejte kritéria (můžete použít logické operátory, funkce a výrazy jako v dotazech).
• Pokud chcete nastavit alternativní kritéria, použijte řádek „NEBO“.
• Kritéria můžete načíst z předchozího dotazu nebo tento filtr uložit jako nový dotaz pro budoucí použití.

Použití filtrů krok za krokem podle typu objektu

Filtrovat v tabulkách

Řekněme, že máte tabulku zaměstnanců a chcete vidět pouze ty s platy nad 50.000 XNUMX EUR:

1. Otevřete tabulku v zobrazení Datový list.
2. Klikněte na šipku v záhlaví sloupce „Plat“.
3. Vyberte „Číselné filtry“ a vyberte „Větší než“ a zadejte 50000.
4. V aplikaci Access se zobrazí pouze zaměstnanci, kteří splňují tuto podmínku.

Filtry v jiných sloupcích, například: oddělení = 'Prodej' A plat > 50000, můžete kombinovat pomocí filtru formuláře.

Filtrovat v dotazech

Dotazy umožňují přidávat kritéria přímo do řádku návrhu, takže Access při každém spuštění dotazu zobrazí pouze filtrovaná data. Například pro zobrazení prodejů nad 1000 eur:

1. Otevřete dotaz v návrhovém zobrazení.
2. Do řádku „Kritéria“ v poli „Částka“ zadejte „>1000“.
3. Spusťte dotaz tak, aby se vrátily pouze shodné výsledky.

Více kritérií můžete kombinovat pomocí operátorů „A“ nebo „NEBO“ pro další upřesnění.

Filtrování dat ve formulářích

Formuláře jsou navrženy pro intuitivní uživatelské prostředí. Filtrování odtud je stejně snadné jako kliknutí na data, která vás zajímají, a použití filtru nebo použití filtru formuláře pro pokročilé vyhledávání.

Filtry v přehledech

Pokud máte sestavu (například seznam zaměstnanců), můžete před tiskem filtrovat v samotném zobrazení sestavy:

1. Klikněte pravým tlačítkem myši na data (např. příjmení) a vyberte „Textové filtry > Začíná na“.
2. Zadejte písmeno nebo text a potvrďte.

Zprávu si můžete vytisknout filtrováním pouze té části dat, která vás v danou chvíli zajímají. Chcete-li filtr uložit jako dotaz a znovu jej použít, použijte funkci „Rozšířený filtr nebo řazení“ na pásu s nástroji.

Jak odstranit nebo znovu použít filtry

Odebrání filtru je snadné: stačí stisknout tlačítko „Přepnout filtr“ v horní liště. Tímto se filtr dočasně odstraní, ale ponechá uložený, takže jej můžete znovu aktivovat dalším kliknutím. Pokud se rozhodnete filtr vymazat (pomocí možnosti „Vymazat všechny filtry“), Access výběr zapomene a budete ho muset znovu použít, pokud ho budete potřebovat v budoucnu.

Uložení filtrů pro opětovné použití

Access si pamatuje aktivní filtry při zavření tabulek, formulářů nebo sestav, takže můžete stejný filtr automaticky znovu použít v příští relaci.

• Chcete-li zajistit, aby se filtr vždy použil při otevření objektu, přejděte do stránky vlastností a povolte možnost „Filtrovat při načtení“.
• Další informace o pokročilých dotazech v Accessu pro filtrování a řazení dat..

Praktické příklady filtrování v Accessu

Jednoduché filtrování

Pokud máte tabulku objednávek a chcete vidět pouze ty, které byly zadány v posledním měsíci:

1. Filtrujte sloupec „Datum objednávky“ výběrem odpovídajícího měsíce ve filtrech data.

Kompozitní nebo vlastní filtrování

Zobrazit pouze zaměstnance s platem nad 50.000 XNUMX eur, kteří pracují v prodeji:

• Použijte složený filtr z rozšířené nabídky: plat > 50000 A oddělení = 'Prodej'.

Nebo, pokud chcete, použijte vyplněním obou polí požadovanými hodnotami.

Filtrování sestav pro tisk

Filtrujte přehled tak, aby se zobrazovali pouze zákazníci z konkrétního města:

• Otevřete sestavu v tiskovém zobrazení, klikněte na pole města a použijte textový filtr „Rovná se“ nebo „Obsahuje“.

Vytiskněte nebo exportujte filtrovanou sestavu dle potřeby.

Řazení dat v Accessu

Řazení dat je stejně důležité pro prezentaci i pochopení, ať už v tabulkách, dotazech nebo sestavách.

Řazení v tabulkách

1. Otevřete tabulku v zobrazení Datový list.
2. Klikněte na záhlaví sloupce, který chcete seřadit.
3. Klikněte na ikonu řazení vzestupně (AZ) nebo sestupně (ZA).

Můžete seřadit podle více sloupců, ačkoli hlavní bude ten, který bude vybrán jako první.

Řazení v dotazech

V návrhovém zobrazení v řádku „Seřadit“ vyberte, zda chcete seřadit vzestupně nebo sestupně podle jednoho nebo více polí.

Například: Seřaďte nejprve podle názvu produktu (vzestupně) a poté podle data (sestupně), abyste analyzovali nedávné prodeje jednotlivých produktů.

Řazení v přehledech

Možnosti řazení můžete zobrazit ve vlastnostech sestavy nebo v návrhovém zobrazení zadat kritéria řazení pro více polí.

Kombinace filtrů a řazení pro pokročilou analýzu

Skutečná síla Accessu spočívá v kombinaci filtrování a řazení, vytváření přizpůsobených zobrazení, která vám umožní odhalit trendy nebo hloubkově analyzovat vaši firmu.

• Nejprve filtrujte klíčová data, abyste zúžili zobrazení, například tržby nad 2000 XNUMX EUR.
• Pak seřaďte podle data, podle zaměstnance, podle produktu nebo podle jakéhokoli jiného relevantního pole.
• Tuto konfiguraci můžete uložit jako dotaz a v případě potřeby ji znovu použít.

Perzistence a opětovné použití konfigurace

Mnoho uživatelů si neuvědomuje, že Access umožňuje ukládat nastavení filtrů a řazení, přiřazovat název a v budoucích relacích přímo přistupovat k tomuto vlastnímu zobrazení. Využijte tuto funkci k analýze klíčových dat, aniž byste museli vše znovu konfigurovat od začátku.

Filtry a řazení ve formulářích a jejich uživatelská zkušenost

Ve formulářích můžete filtry aplikovat přímo ze samotného rozhraní, a to pomocí intuitivních nabídek nebo polí pro přímé vyhledávání.

• V kontextové nabídce vyberte pole nebo hodnotu a filtr.
• Pokud potřebujete kombinovat kritéria napříč více poli, použijte filtry formulářů.
• Možnosti naleznete na panelu nástrojů, pásech karet rychlého přístupu nebo v nabídkách specifických pro formuláře.

Cvičení a praktické případy pro zvládnutí filtrování a třídění

Abyste plně pochopili všestrannost Accessu, zde je několik cvičení a případových studií, které vám pomohou s procvičováním:

interaktivní cvičení

• Skladové zásoby: Filtrujte produkty, které mají méně než 10 skladových zásob, a seřaďte je sestupně podle ceny.
• Projektový management: Zobrazit pouze čekající úkoly a seřadit je vzestupně podle data splnění.
• Sledování zákazníků: Filtrujte zákazníky, jejichž poslední nákup proběhl před více než třemi měsíci, a seřaďte je podle stavu členství.

Studijní případy

• HR: Filtrujte zaměstnance obchodního oddělení a seřaďte je sestupně podle platu.
• Analýza prodeje: Filtrujte pouze prodeje z posledního čtvrtletí a seřaďte je sestupně podle množství.
• Akademický výzkum: Filtrujte aktuální projekty a seřaďte je podle data zahájení.

Pokročilé tipy a osvědčené postupy pro big data

Pokud se vaše databáze začne rozrůstat a filtrování nebo řazení trvá nějakou dobu, vezměte v úvahu tato doporučení:

• Dobře nakonfigurované indexy: Indexujte sloupce, které se budou filtrovat a řadit nejčastěji, abyste urychlili vyhledávání.
• Nejprve použijte filtr a poté seřaďte: Zpracování menšího počtu záznamů je vždy rychlejší.
• Vyhněte se příliš složitým filtrům v jednom dotazu. Rozdělte je na jednodušší dotazy a v případě potřeby je později zkombinujte.
• Vyberte pouze sloupce, které potřebujete zobrazit; pro zvýšení efektivity se vyhněte možnosti „vybrat vše“.
• U velmi složitých dotazů zakažte automatickou aktualizaci v návrhovém zobrazení a pracujte s ukázkou.
• Pokud zpracováváte velké množství dat, zvažte rozdělení informací do několika souvisejících tabulek.

Další funkce filtrů v Accessu

Nezapomeňte, že Access zobrazuje aktivní filtr ikonou trychtýře v záhlaví sloupce a v navigačním panelu záznamů.

Pokud najedete myší na záhlaví filtrovaného pole, zobrazí se vám popisek s aktuálně použitými kritérii filtru. To je užitečné pro rychlé vyvolání podmínek, aniž byste museli kontrolovat všechna nastavení.