- La validació de dades a Excel ajuda a controlar i restringir els valors introduïts a les cel·les.
- Es poden aplicar regles per a números, dates, hores, text, llistes o fórmules personalitzades.
- Excel permet mostrar missatges dentrada i alertes derror per millorar lexperiència de lusuari.
- També és possible utilitzar tècniques avançades com ara llistes dependents o validació dinàmica.
Quan es treballa amb fulls de càlcul, la precisió de les dades és fonamental. Una cel·la mal escrita pot afectar els càlculs, els informes i fins i tot la presa de decisions. Afortunadament, l'Excel compta amb una eina poderosa per evitar errors: la validació de dades.
La funcionalitat de validació de dades a Excel permet establir regles clares sobre quin tipus de dades es poden introduir en una cel·la. Això no només millora la qualitat de la informació, sinó que també ajuda l'usuari a emplenar correctament els formularis, eliminant en gran mesura els errors comuns d'entrada.
Què és la validació de dades a Excel i per a què serveix?
La validació de dades a Excel és una eina que limita els valors o el tipus de dades que els usuaris poden introduir en una cel·la. Des de restringir xifres a un interval numèric, fins a impedir que s'escriguin textos massa llargs o dates errònies, aquesta funció és vital en tasques administratives, de control d'inventari, enquestes o qualsevol entorn on les dades correctes són essencials.
Excel no només bloqueja les dades no vàlides, sinó que també ofereix la possibilitat de mostrar missatges a lusuari quan selecciona una cel·la (missatges dentrada) o en cometre un error (alertes derror). Aquests elements serveixen per guiar i corregir sense necessitat de supervisió manual.
Tipus de validació de dades disponibles
Excel proporciona diferents tipus de validacions que s'adapten a necessitats diferents. A continuació, us mostrem les més utilitzades:
Número sencer
Permet només valors numèrics sencers dins un rang definit. És útil per controlar dades com edats, unitats o hores treballades. Es pot establir un mínim i un màxim, o permetre només xifres iguals a un valor específic.
Decimal
Ideal quan es manegen xifres amb decimals, com preus, quilos o percentatges. Igual que amb els enters, pots definir límits o aplicar una fórmula que calculi si el nombre és vàlid, com ara limitar un valor al 6% d'una altra cel·la.
Llista
Restringiu l'entrada a un conjunt d'opcions predefinides. Es mostra com un menú desplegable dins de la cel·la, perfecte per seleccionar elements com a departaments, estats o categories sense permetre dades errònies.
Data
Només es permeten dates en un format vàlid. Pots establir intervals concrets, com ara permetre només dates futures o dins d'un rang. També és possible utilitzar fórmules com AVUI() per validar dates dinàmicament.
Hora
Similar a la validació per data però per a valors d'hores. Es pot restringir l'entrada a un horari específic, cosa que és útil en planetes de torns, reserves o registres d'activitat.
Longitud del text
Controla la quantitat de caràcters que pot tenir el text introduït. Molt pràctic per a camps com ara codis, identificadors o contrasenyes. Podeu definir si el text ha de tenir un nombre exacte de caràcters o estar dins d'un límit.
Fórmules personalitzades
Per a casos més complexos, Excel permet utilitzar fórmules personalitzades que tornin un valor VERITABLE o FALS. Per exemple, podeu validar que el valor introduït sigui més gran que una altra cel·la.
Com aplicar una validació de dades pas a pas
1. Selecciona les cel·les on vulguis aplicar la validació.
2. Vés a la pestanya “Dades” i fes clic a “Validació de dades”.
3. A la finestra emergent, tria el tipus de validació al camp “Permetre”.
4. Configura les restriccions segons la teva necessitat. Per exemple, si seleccioneu “Nombre sencer” podeu definir un mínim i un màxim.
5. Opcionalment, aneu a les pestanyes Missatge d'entrada i Missatge d'error per personalitzar la interacció amb l'usuari.
Missatges informatius i missatges d'error personalitzats
Excel us permet mostrar un missatge quan l'usuari selecciona la cel·la. Aquest missatge dentrada informa a lusuari sobre el tipus de dada esperada.
De la mateixa manera, pots incloure un missatge d'error que es mostra si la dada introduïda no compleix els requisits. Aquest missatge pot prevenir l'entrada, advertir l'usuari o simplement informar-vos de la decisió, en funció de l'estil d'alerta que trieu (Atura, Advertència o Informació).
Validacions condicionals segons altres cel·les
Una de les funcions més potents és condicionar la validesa duna cel·la al valor duna altra. Per exemple, podeu permetre una xifra només si no supereu el pressupost d'un altre camp o limitar una data només si esteu dins del mateix mes d'una altra cel·la.
Validació amb llistes dependents
Excel permet crear llistes desplegables el contingut de les quals depèn del que s'ha seleccionat en una altra cel·la. Es tracta de llistes en cascada, i requereixen lús combinat de rangs amb nom i INDIRECTE.
Per exemple, si seleccioneu una categoria en una cel·la, la cel·la següent només mostrarà els elements relacionats amb aquesta categoria.
Errors comuns i com solucionar-los
- La llista desplegable no apareix: Assegureu-vos que l'opció “Llista en cel·la” estigui marcada i que el rang origen sigui correcte.
- No es valida correctament una fórmula personalitzada: Verifica que la fórmula comenci amb “=” i que faci referència correctament a les cel·les desitjades.
- Se segueixen permetent valors incorrectes: Comproveu que l'alerta d'error estigui activa i que no s'hagi marcat l'opció “Omet espais en blanc”.
- Els usuaris poden copiar cel·les i saltar-se la validació: Això passa perquè copiar dades des d'altres cel·les ignora la validació original. Per evitar-ho, protegiu el full i desactiveu l'opció d'arrossegar.
Editar o eliminar una validació
Per modificar una validació existent només heu de seleccionar la cel·la, tornar a “Validació de dades” a Dades i canviar els paràmetres. També pots eliminar-la fent clic a “Esborra-ho tot”.
Si heu heretat un llibre amb validacions sense accés al full protegit, podeu copiar les dades a un full nou per començar des de zero.
Trucs i consells útils
- Usa validacions combinades amb format condicional per ressaltar visualment els errors o destacar certs rangs.
- Aplica validacions només quan acabis de dissenyar el teu full, per evitar conflictes amb cel·les bloquejades o protegides.
- Utilitza noms definits o intervals dinàmics si la vostra llista canvia freqüentment.
- Comparteix el full només després d'aplicar la validació i la protecció, ja que no podreu editar la validació en llibres compartits.
La validació de dades a Excel és una eina extraordinàriament útil per assegurar qualitat, coherència i precisió en qualsevol full de càlcul. Des de regles bàsiques fins a fórmules avançades o llistes condicionades ofereix un ventall de possibilitats per adaptar l'entrada de dades a qualsevol necessitat. Si es fa servir de manera eficient, a més de reduir errors i estalviar temps, pot transformar completament un full de càlcul en una estructura robusta i lliure de problemes.
Redactor apassionat del món dels bytes i la tecnologia en general. M'encanta compartir els meus coneixements a través de l'escriptura, i això és el que faré en aquest bloc, mostrar tot el més interessant sobre gadgets, programari, maquinari, tendències tecnològiques, i més. El meu objectiu és ajudar-te a navegar pel món digital de forma senzilla i entretinguda.