Utilitza etiquetes i colors a l'Explorador de fitxers de Windows 11

On era aquella foto del gat o la captura del moble que volies comprar? Generem munts d'arxius diàriament i, sense una bona organització, localitzar alguna cosa concreta es torna un dolor . Les carpetes ajuden, sí, però no sempre són suficients ni ràpides quan el volum creix.

Windows 11 ofereix diverses maneres de donar ordre i velocitat a les vostres cerques: etiquetes (metadades) per a arxius compatibles, colors visibles en carpetes/entrades amb eines o icones, i etiquetes de confidencialitat amb Microsoft Purview . Combinar-les et permet trobar abans allò que necessites, filtrar per categories i, si treballes en empresa, protegir informació sensible sense complicar-te.

Què són les etiquetes i per què val la pena fer-les servir

Les etiquetes són paraules clau que es guarden dins de les metadades del fitxer i que després l'Explorador de fitxers pot mostrar, ordenar i utilitzar en cerques. Així, encara que no recordis el nom del fitxer, el pots ubicar pel seu tema, client, esdeveniment o qualsevol criteri que et vingui bé.

No tots els formats admeten etiquetes de metadades tradicionals , però a Windows 11 funcionen amb els documents de Microsoft Office , amb formats d'imatge populars (com .jpg/.jpeg i altres), amb PDF i fins i tot amb alguns arxius com ISO en què Windows exposa camps a la fitxa Detalls. A més, en entorns corporatius, les etiquetes de confidencialitat de Microsoft Purview afegeixen classificació i protecció que viatja amb el fitxer.

La gràcia és que etiquetar un cop t'estalvia temps per sempre : localitzaràs tot més de pressa i podràs agrupar per etiquetes o filtrar en vistes de l'Explorador, sense dependre tant de rutes de carpetes profundes.

Una altra pota de l'organització és el color, encara que l'explorador no pinta carpetes de forma nativa, sí que pots canviar icones a variants groc/blau/gris i, amb eines com Q-Dir, aplicar filtres de color útils per navegar a cop de vista.

Si treballes amb dades sensibles, les etiquetes de confidencialitat de Purview et deixen aplicar permisos, caducitat i xifrat des del mateix Explorador, mantenint control fins i tot fora de la teva organització.

Com afegir etiquetes a fitxers a Windows 11

Pots etiquetar des de l'Explorador de fitxers de diverses maneres: usant Propietats, amb el Panell de detalls, o fins i tot durant el desat en aplicacions de Microsoft 365 com Word . Per guanyar temps, és possible etiquetar diversos fitxers alhora si el format ho suporta.

Opció 1: Propietats del fitxer a l'Explorador

1. Obre l'Explorador de fitxers des de la barra de tasques o el menú Inici.
2. Selecciona un o més fitxers compatibles que vulguis etiquetar (documents de l'Office, imatges .jpg/.jpeg/.png, PDF, ISO, etc.).
3. Clic dret > Propietats i vés a la pestanya Detalls.
4. Localitza el camp Etiquetes, escriu una o diverses paraules separades per comes segons el teu criteri.
5. Aplica i accepta els canvis perquè les etiquetes es guardin a les metadades.

Quan torneu a veure aquests fitxers a l'Explorador, podeu afegir la columna Etiquetes a la vista de detalls per comprovar d'una ullada quina paraula clau té cadascun.

Opció 2: Panell de detalls

1. A l'Explorador, activa Visualitza > Mostrar > Panell de detalls per obrir la columna informativa de la dreta.
2. En seleccionar un fitxer compatible veuràs el camp Etiquetes editable directament en aquest panell.
3. Afegeix o elimina etiquetes i desa els canvis perquè quedin reflectits sense obrir Propietats.

Aquesta via és molt còmoda perquè et permet editar etiquetes “al vol” mentre navegues per una carpeta o per resultats de cerca.

Opció 3: En desar des de Microsoft Office

Si treballeu amb Word, Excel o PowerPoint, podeu introduir etiquetes en el moment de Desar com a . Al quadre de diàleg de desament, a més del nom, tipus i ubicació, veureu una opció per afegir etiquetes. Fins i tot si el títol del document no conté certes paraules, aquestes etiquetes facilitaran trobar-lo després.

Organitzar, ordenar i cercar fitxers per etiquetes

Un cop etiquetat el material, toca treure'n rendiment a la vista de l'Explorador . A les opcions de columnes, activa Etiquetes per veure-les; des d'aquí podreu ordenar alfabèticament i, sobretot, agrupar per etiqueta perquè tot quedi en blocs molt visibles.

En carpetes amb moltes entrades, la capçalera Etiquetes us permetrà filtrar ràpidament per valors concrets o deixar fora el que no encaixi. És una forma de “crear categories” sense moure físicament els fitxers entre carpetes.

La cerca integrada de l'Explorador també se'n beneficia: els resultats mostren una columna extra amb les etiquetes , de manera que pots identificar ràpid quins ítems pertanyen a cada categoria i decidir com filtrar-los.

Si et sents més còmode amb context addicional, habilita el Tauler de detalls per veure atributs, data, dimensions (en imatges) i, per descomptat, les etiquetes aplicades a cada fitxer.

Com a bones pràctiques, utilitza poques etiquetes, però consistents . De vegades amb any, àrea i client et val: “2025, Màrqueting, ClientX”. Evitaràs duplicats com a “factura” vs “factures” que dilueixen resultats.

Canviar el color de carpetes mitjançant icones del sistema

Encara que Windows 11 no porta de sèrie un “pintat” de carpetes, sí que pots canviar la seva icona per diferenciar-les visualment . El sistema inclou variants grogues, blavoses i grises, i pots optar per qualsevol altra icona que t'agradi.

1. Clic dret a la carpeta (pròpia o accés directe; la d'accés directe mostra la fletxa petita).
2. Si és accés directe, vés a Pestanya Accés directe > Canviar icona. Si és carpeta normal, vés a Pestanya Personalitza > Canvia icona.
3. Examinar i enganxar la ruta c:\\WINDOWS\\system32\\imageres.dll per veure la galeria d'icones del sistema.
4. Tria la icona blavosa, grisa o la que prefereixis, aplica i accepta. Si no s'actualitza a l'instant, premeu F5 per refrescar.

Aquest truc és molt pràctic si vols codificar per colors tres nivells o estats (per exemple, gris “arxiu”, groc “actiu”, blau “prioritari”) sense instal·lar res més.

Aplicar filtres de color amb Q-Dir per navegar més ràpid

Si necessiteu anar un pas més enllà, Q-Dir és un explorador alternatiu que permet utilitzar filtres de color per ressaltar visualment carpetes i fitxers. No substitueix les etiquetes, les complementa amb senyals visuals molt clars.

A Q-Dir, cerca l'opció Menú > Extres > Vista d'arbre > Usar filtres de color . Des d'aquí, podeu activar colors per tipus, estat o criteri que definiu, i personalitzar paletes perquè encaixin amb el vostre flux.

Per què serveix a la pràctica? Escenaris útils que es beneficien dels filtres :

• Gestió de projectes: blau per a completat, groc per a en curs, vermell per a urgent.
• Treball en equip: assigna un color per persona per reconèixer responsabilitats a primera vista.
• Organització personal: factures en vermell, documents personals en blau i treball en verd.
• Informes per períodes: diferents colors per a setmanes o mesos i trobar-los en segons.

Encara que l'Explorador de Windows no inclou filtres de color nadius, eines com Q-Dir funcionen a Windows 7 , 8.1, 10 i 11 , i marquen la diferència quan treballes amb milers d'arxius cada dia.

Etiquetes de confidencialitat i protecció amb Microsoft Purview

En entorns professionals o educatius, Microsoft Purview Information Protection afegeix classificació i xifrat des del mateix Explorador . A diferència de les etiquetes “clàssiques”, aquestes etiquetes de confidencialitat poden aplicar permisos, controlar-ne l'accés i registrar justificacions en baixar el nivell.

Aplicar una etiqueta de confidencialitat des de l'Explorador

1. Obre l'Explorador (icona a la barra de tasques, menú Inici o tecla del logotip de Windows).
2. Clic dret sobre el fitxer, selecció múltiple o carpeta que vulguis protegir i tria Aplicar etiqueta de confidencialitat amb el Microsoft Purview.
3. Al quadre de l'etiquetador, selecciona l'etiqueta definida per la teva organització (igual que faries a l'Office).
4. Si el teu administrador ho permet, tria Protegir amb permisos personalitzats per ajustar accés i expiració.
5. Feu clic a Aplica i espera el missatge de “Treball acabat”; després Tancar.

Des d'aquest moment, l'etiqueta i la protecció viatgen amb l'arxiu ; si l'envieu per correu o el copieu a una altra ubicació, les regles segueixen vigents.

Permisos i opcions disponibles

• Triar permisos: assigna nivells com ara Visor, Revisor, Coautor, Copropietari o Només jo. Per a tipus sense suport d'etiquetes sense protecció, s'aplica protecció genèrica que autentica l'usuari i respecta permisos Veure, Edita, Desa com, Imprimeix i Copia.
• Seleccionar usuaris, grups o organitzacions: defineix destinataris per correu (p. ex., [protegit per correu electrònic]), llistes de distribució o dominis complets (contoso.com).
• Expirar accés: fixa una data després de la qual els destinataris no poden obrir el fitxer; com a propietari xifrat, sempre podreu obrir l'original.

En alguns casos, en aplicar protecció l'extensió canvia i veuràs una icona amb cadenat. Per exemple, capture.png es podria convertir en capture.ppng.

Veure i canviar una etiqueta/protecció

1. Clic dret > Aplicar etiqueta de confidencialitat amb Microsoft Purview sobre l'element.
2. Tria Veure permisos per veure propietari, etiqueta aplicada i permisos actius.

Si necessiteu ajustar el nivell, torneu a executar l'assistent i seleccioneu una altra etiqueta o modifiqueu la protecció personalitzada. En “degradar” (p. ex., d'Alta confidencial a Confidencial), potser et sol·liciti justificar-ne el motiu.

Treure una etiqueta o protecció

1. Seleccioneu fitxer(s) o carpeta, clic dret i entra de nou a l'etiquetador.
2. Treure etiqueta (si aplicava protecció, es retirarà automàticament) o desmarca Protegir amb permisos personalitzats.
3. Cercar i llest; es mostrarà el resultat quan acabi la feina.

Si només vols canviar d'etiqueta o de permisos, no cal treure'n primer ; aplica directament la nova configuració.

Tipus d'arxiu admesos per etiquetatge i protecció

A la part de metadades tradicionals, Windows exposa el camp Etiquetes en múltiples formats (Office, imatges .jpg/.jpeg/.png, PDF, ISO en certs contextos). Amb Microsoft Purview, a més, hi ha suport ampli per etiquetar i/o protegir:

• PDF: .pdf
• Projecte Microsoft: .mpp, .mpt
• Autor: .pub
• XPS: .xps, .oxps
• Imatges: .jpg, .jpe, .jpeg, .jif, .jfif, .jfi, .png, .tif, .tiff
• Autodesk Design Review: .dwfx
• Adobe Photoshop: .psd
• Negatiu digital: .dng
• Microsoft Office (inclou 97-2003 i OOXML): .doc, .docm, .docx, .dot, .dotm, .dotx, .potm, .potx, .pps, .ppsm, .ppsx, .ppt, .pptm, .pptx, .vdw, .vsd, .vsdm, .vs, . .vst, .vstm, .vssx, .vst, .xls, .xlsb, .xlt, .xlsm, .xlsx, .xltm, .xltx

Tingues en compte que algunes etiquetes només es mostren quan actives protecció . Per exemple, una etiqueta “General” (sense protecció) podries aplicar-la a “sales.pdf” però no a “sales.txt”. En canvi, una etiqueta “Confidencial \ Tots els empleats” (amb protecció) es podria aplicar tant a “sales.pdf” com a “sales.txt”.