Microsoft 365 vs Google Workspace i migració a empreses

Si portes temps treballant amb Google Workspace i t'estàs plantejant fer el salt a Microsoft 365, probablement tinguis a la meitat de l'equip encantat amb Gmail, Drive i Docs… ia l'altra meitat jurant que sense Paraula, Excel i PowerPoint no poden viure. Aquesta situació és més habitual del que sembla: organitzacions que han apostat per Google fa anys, han format els usuaris, però continuen tenint un percentatge molt alt que prefereix l'ecosistema de Microsoft.

En aquest context, el dubte habitual és si mantenir-se a Google Workspace, passar-ho tot a Microsoft 365 o conviure a mitges seguint amb Office instal·lat als equips i arxius a Drive. I, per descomptat, apareix un altre tema clau: com fer-ne una migració ordenada de correu, fitxers, calendaris i permisos sense trencar res i sense tenir els usuaris una setmana aturats. Desgranarem tot això amb calma i amb una mirada molt pràctica.

Microsoft 365: ecosistema potent per a entorns empresarials exigents

Quan parlem de Microsoft 365 (abans Office 365) ens referim a una plataforma que combina les clàssiques aplicacions descriptori amb serveis al núvol, seguretat avançada i eines de col·laboració modernes. És a dir, ajunta el Word i l'Excel de tota la vida amb Teams, Punt compartit, OneDrive i tot el tinglado d'administració i seguretat de Microsoft.

Entre els seus components més coneguts hi ha les aplicacions d'Office d'escriptori i web (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access, Publisher), a les quals se sumen eines col·laboratives com Teams, SharePoint i OneDrive, serveis corporatius com Exchange Online o la Power Platform, i un conjunt creixent de solucions de seguretat com Microsoft Defender i les funcions de compliment normatiu.

Un dels grans punts forts de Microsoft 365 és el seu funcionament complet sense connexió: els usuaris poden seguir treballant amb tots els recursos de Word, Excel o PowerPoint encara que es quedin sense Internet, una cosa vital en empreses amb viatges freqüents, obres, delegacions amb mala connectivitat o simplement usuaris que prefereixen el model tradicional de fitxer local sincronitzat després.

A més, la plataforma està molt pensada per integrar-se amb infraestructures Windows i Active Directory, de manera que encaixa especialment bé en organitzacions que ja viuen en entorn Microsoft, amb servidors, dominis i aplicacions de negoci basades en tecnologies de la casa.

Al costat menys amable, Microsoft 365 arrossega certa complexitat de configuració i administració. El centre d'administració és molt potent, però requereix coneixements tècnics per treure'n tot el suc. La corba d'aprenentatge també pot ser una mica més pronunciada per a usuaris que no estiguin acostumats a l'ecosistema Microsoft, sobretot si arriben d'entorns purament web com ara Google Workspace.

Google Workspace: col·laboració al núvol sense complicacions

Google Workspace (abans G Suite) va néixer des del primer dia amb la idea que tot succeeixi al navegador i en temps real. Res d'instal·lar paqueteria pesada: Docs, Sheets, Slides, Gmail, Calendar, Meet… tot es consumeix des de la web o des de aplicacions mòbils molt lleugeres i pensades per treballar des de qualsevol lloc.

El cor de la suite està format per Gmail, Drive, Docs, Sheets, Slides, Calendar, Xat i Meet, al que se sumen utilitats com Forms, Sites, Keep, Jamboard o AppSheet. És a dir, tens cobert el correu corporatiu, el emmagatzematge al núvol, l'ofimàtica bàsica, les videotrucades i la missatgeria interna, amb un enfocament molt centrat en la senzillesa.

La gran carta de Google Workspace és a la seva col·laboració simultània sobre documents: diversos usuaris poden editar alhora un fitxer, veure els canvis en directe, comentar, suggerir i xatejar dins del propi doc sense preocupar-se per versions o bloquejos de fitxers. Per a equips distribuïts, startups i empreses amb cultura molt horitzontal, això és or pur.

Un altre punt molt valorat és el seu interfície neta i minimalista, que fa que la majoria d'usuaris s'aclareixin en pocs minuts, especialment si ja feien servir comptes personals de Gmail o Google Drive. Per a organitzacions amb poc equip dIT, aquesta senzillesa redueix incidències i temps de suport.

El costat menys positiu és que la dependència de la connexió a Internet és força marcada: hi ha modes offline, sí, però no arriben al nivell de maduresa de les aplicacions d'escriptori de Microsoft. A més, encara que la compatibilitat amb arxius d'Office ha millorat molt, els documents d'Excel o Word complexos poden donar guerra en obrir-los o editar-los a Google Docs o Sheets.

Comparativa clau: experiència d'usuari, col·laboració i emmagatzematge

Si ens centrem en el dia a dia de l'usuari, Microsoft 365 ofereix interfícies més carregades d'opcions i possibilitats, amb cintes plenes de menús, pestanyes i configuracions avançades. Això és perfecte per a usuaris que espremen Excel o Word a fons, però pot resultar aclaparador per a perfils més bàsics.

Google Workspace, en canvi, aposta per un disseny més net i amb funcions mostrades de forma contextual, ocultant part de la complexitat perquè la persona no es perdi. Es guanya en rapidesa d'adopció, encara que alguns usuaris avançats troben a faltar opcions més profundes en documents molt complexos.

En col·laboració, Microsoft 365 es recolza especialment en Teams, SharePoint i la coautoria a Office. Teams unifica xat, canals, videotrucades i edició conjunta de documents allotjats a OneDrive o SharePoint. La coautoria funciona bé, encara que de vegades l'experiència és menys homogènia entre les versions d'escriptori i les en línia.

Google Workspace, per la seva banda, té la col·laboració en temps real incrustada a l'ADN. Tot està pensat per compartir ràpid, editar alhora i comentar. La integració de Meet a Calendar i en els documents propis fa molt senzill passar d'un correu o un doc a una videotrucada sense fricció.

En emmagatzematge i gestió de fitxers, OneDrive i SharePoint aporten un model de biblioteca documental molt estructurat, amb control granular de permisos, fluxos d'aprovació, metadades i polítiques de retenció. Google Drive, en canvi, destaca per la seva simplicitat (i hi ha alternatives com Unitat de protons): cerques potents, compartició àgil i previsualització de gairebé qualsevol arxiu sense necessitat d'aplicacions extra.

Seguretat, compliment normatiu i integració amb altres sistemes

Quan parlem de seguretat i complimentMicrosoft 365 sol portar avantatge en sectors molt regulats (finances, sanitat, administració pública) perquè inclou opcions com DLP avançada, govern de la informació, Microsoft Defender, control molt fi d'identitats i accés, a més d'un catàleg ampli de certificacions (GDPR, HIPAA, ISO 27001, etc.).

Google Workspace tampoc no es queda curt en aquest terreny: aprofita la infraestructura global i les mesures de seguretat de Google, amb verificació en dos passos, protecció davant de phishing i el malware, Vault per a retenció de dades i eDiscovery, així com controls daccés contextuals. Tot i això, alguns controls són menys detallats que els de Microsoft en escenaris molt complexos.

Pel que fa a la integració amb altres aplicacions, Microsoft juga a casa quan l'empresa ja té entorns Windows, Azure, aplicacions .NET o solucions de negoci clàssiques. La Power Platform (Power Automate, Power App, Power BI, Power Pages) permet automatitzar processos, crear apps low code i connectar dades de múltiples orígens amb un alt nivell d'integració nativa.

Google Workspace encaixa com un guant a organitzacions molt cloud natives, amb moltes aplicacions SaaS i ús intensiu de Google Cloud Platform. El Marketplace de complements i les API obertes permeten connectar serveis de tercers, encara que en alguns casos calgui recórrer més a desenvolupaments específics o integracions externes.

En comunicació i videoconferència, Teams i Google meet cobreixen sobradament les necessitats de la majoria d'empreses. Teams sol guanyar punts en entorns on es vol integrar telefonia corporativa (Teams Phone) o grans esdeveniments en directe, mentre que Meet s'aprecia per la simplicitat i el bon funcionament dins l'ecosistema Google.

Quina plataforma encaixa millor segons el tipus i la mida d'empresa

L´estructura de l´organització influeix molt en la decisió. A empreses amb jerarquies tradicionals i departaments molt definits, Microsoft 365 sol quadrar millor pel seu control granular, la possibilitat de configurar polítiques molt fines per àrea i la seva facilitat per integrar-se amb sistemes heretats i bases de dades corporatives.

En organitzacions amb estructures planes, equips multifuncionals i cultura de col·laboració molt horitzontal, Google Workspace és especialment còmode: tothom comparteix, comenta i col·labora en temps real sense preocupar-se gaire de l'arquitectura documental per sota.

Per mida, les grans corporacions amb milers d'empleats tendeixen a apostar per plans Enterprise de Microsoft 365 o de Google Workspace en funció de si prioritzen compliment normatiu extrem i integració amb sistemes legacy (més favorable a Microsoft) o agilitat i col·laboració en temps real a gran escala (més alineat amb Google).

En empreses mitjanes, tant Microsoft 365 Business Premium com a Google Workspace Business Plus ofereixen combinacions molt raonables de preu, funcionalitat i seguretat. La balança sol inclinar-la l'entorn previ: si ja es viu a Office clàssic i Windows, cau del costat Microsoft; si el negoci va néixer al núvol amb Gmail i apps web, sol guanyar Google.

Per a petites empreses i startups amb menys de 50 persones, la decisió sol estar condicionada per la facilitat d'ús i el pressupost d'IT. Google Workspace Business Starter facilita una posada en marxa ultra ràpida, mentre que Microsoft 365 Business Basic o Business Standard resulten molt atractius quan es vol incloure també les aplicacions descriptori amb llicències per usuari per a diversos dispositius.

El paper del dispositiu: empreses 100% Mac i riscos amb OneDrive

Quan entren en joc entorns on tots els usuaris treballen amb Mac, la decisió té matisos addicionals. Molts administradors de sistemes reporten que Google Drive es comporta de forma força estable en macOS, amb un client de sincronització que, encara que no perfecte, sol donar menys maldecaps que algunes versions d'OneDrive en escenaris exigents.

En petites empreses creatives o estudis d'arquitectura, disseny o màrqueting, és habitual trobar-hi equips totalment Mac que valoren especialment l'estabilitat de l'emmagatzematge. En aquests casos, l'aposta per Microsoft 365 com a plataforma de correu, ofimàtica i col·laboració pot xocar amb la desconfiança respecte a OneDrive i, sobretot, a l'ús intensiu del SharePoint des de Mac.

Per a un despatx petit de, per exemple, vuit professionals que actualment usen correu de GoDaddy i Dropbox per compartir fitxers, el dilema és clar: si el correu, les reunions i la part ofimàtica els empenyen a Microsoft 365, però l'emmagatzematge al núvol els sembla més sòlid a Google Drive, cal valorar molt bé l'impacte de possibles incidències de sincronització a macOS.

En aquests escenaris convé estudiar si el volum d'arxius, la mida i la necessitat de treballar amb biblioteques complexes i metadades del SharePoint justifiquen passar-ho tot a Microsoft, o si pot tenir sentit mantenir part de l'operativa a Google Drive o fins i tot combinar solucions segons el tipus de contingut i la criticitat.

D'altra banda, Microsoft ha anat millorant progressivament el client d'OneDrive per a Mac i la integració amb Finder, reduint incidències de sincronització que fa uns anys eren força freqüents. Tot i així, per a empreses molt sensibles a qualsevol problema amb els arxius (com un estudi d'arquitectura que maneja plànols, models 3D i documentació pesada), és recomanable fer proves pilot abans de fer el salt complet.

De Google Workspace a Microsoft 365: què es pot migrar i què no

Si es decideix passar de Google Workspace a Microsoft 365, el primer és tenir clar quins tipus de dades es poden migrar i quines limitacions. En un projecte estàndard es poden traslladar correus, regles bàsiques de correu, calendaris i contactes. A més, es poden moure fitxers de Google Drive a OneDrive i SharePoint, conservant bona part de les metadades i permisos.

La migració d'usuaris sol fer-se a lots o tandes, cosa que permet plantejar un projecte per fases: es van creant les bústies a Microsoft 365, es defineix qui entra a cada lot i es van migrant grups de persones en finestres de temps controlades per reduir l'impacte a l'operativa diària.

És fonamental tenir el domini ja verificat a Microsoft 365 i haver configurat els registres DNS necessaris, especialment els TXT i MX, abans de tocar res de seriós. Aquesta part se sol coordinar amb el proveïdor de hosting o DNS per evitar talls de correu.

No tot això de Google salta tal qual. Cal comptar amb limitacions com, per exemple, la no migració de reserves de sales de reunió, la pèrdua de colors d'esdeveniments a calendaris, la migració parcial de contactes (amb un màxim de tres adreces de correu per contacte) o l'absència d'etiquetes personalitzades, URL de contacte o algunes categories específiques de Gmail.

A més, hi quotes i restriccions a l'API de Google que poden afectar el rendiment de la migració de calendaris i contactes. Per això és habitual que, encara que el procés inicial es configuri en qüestió d'hores, la migració completa de grans volums d'informació tarda diversos dies en acabar.

Requisits previs i mètodes per a la migració de correu i dades

Abans d'arrencar el procés de migració de Google Workspace a Microsoft 365 convé assegurar-vos que les persones encarregades compten amb els rols adequats en tots dos entorns: permisos d'administració o, com a mínim, rol de creador de projecte a Google per poder registrar les APIs i configurar l'accés, i permisos administratius a Microsoft 365 per crear usuaris, bústies i connectors, així com comptar amb respatllers previs.

A la pràctica, sol ser necessari crear subdominis per encaminar el correu durant la coexistència (per exemple, un per al flux cap a Microsoft 365 i un altre per al flux residual cap a Google) i tenir tots els usuaris aprovisionats a Microsoft 365 abans de ficar-los en un lot de migració.

Els mètodes de migració disponibles inclouen des de eines natives de Microsoft 365 per migrar des de Google fins a solucions de tercers especialitzades, passant per scripts i eines manuals per a escenaris més petits o molt personalitzats. L'elecció del mètode dependrà del nombre de bústies, el volum de dades i el pressupost.

En projectes ben plantejats es combinen migracions inicials massives amb sincronitzacions diferencials prop del moment de canvi de MX, de manera que el tall per als usuaris sigui el més curt possible. És a dir, es migra “la grossa” dies abans i, just abans del canvi definitiu, es fa una passada per portar el nou que hagi entrat.

Convé tenir un pla de comunicació interna clar: avisos previs, finestra prevista de canvi, instruccions per configurar Outlook, Teams o altres aplicacions i un canal de suport reforçat els primers dies per absorbir dubtes i petits problemes.

Migració de fitxers: de Google Drive a OneDrive i SharePoint

Més enllà del correu, un dels passos més delicats és la migració de fitxers de Google Drive al núvol de Microsoft. Aquí entra en joc Migration Manager, l'eina que Microsoft ofereix per analitzar, planificar i executar el trasllat de contingut a OneDrive i SharePoint conservant l'estructura, els permisos i bona part de les metadades.

En un flux estàndard, el primer és connectar l'entorn de Google amb el projecte de migració, per això cal instal·lar l'aplicació de migració de Microsoft 365 des de Google Workspace Marketplace i atorgar-li els permisos necessaris. Un cop fet, es poden registrar els comptes o unitats de Drive que s'examinaran.

El següent pas és analitzar el contingut de Google Drive: l'eina escaneja les unitats, detecta possibles problemes (fitxers amb noms o rutes massa llargs, tipus de fitxer no admesos, errors de permisos, etc.) i genera informes descarregables que permeten revisar què pot bloquejar la migració o què caldrà corregir prèviament.

Quan un conjunt d'unitats de Drive apareix com a “llest per migrar”, es poden afegir a la llista de migracions i revisar les rutes de destinació, ajustant quin contingut va a OneDrive personal i quin contingut va a biblioteques de SharePoint associades a equips o departaments.

Una part clau és la assignació d'identitats entre Google i Microsoft 365: cal mapejar dominis, usuaris i grups de banda a banda perquè, en acabar la migració, els permisos de lectura i edició es mantinguin raonablement alineats amb la situació original.

Migration Manager Lite: migracions simplificades per a pimes

Per a empreses petites i mitjanes amb menys de 100 llicències, Microsoft ha creat Migration Manager Lite, una versió retallada i més senzilla de l'administrador de migració estàndard, pensada perquè pimes i partners puguin moure contingut de Google Drive a Microsoft 365 sense haver de barallar-se amb totes les opcions avançades.

Aquest mode Lite ve habilitat per defecte en llogaters SMB quan es crea un projecte de migració i s'accedeix des del Centre d'administració de Microsoft 365, a l'apartat de configuració i migració/importacions, seleccionant Google Drive o Google Workspace com a origen.

Per començar a fer-lo servir, cal comprovar que es disposa de permisos suficients a l'inquilí de destinació (normalment rol d'administrador global, de SharePoint o similar) i que el compte de Google que s'empra per connectar té accés de lectura a les unitats i comptes d'usuari a migrar.

Un cop creat el projecte, se segueix una seqüència guiada molt clara: connexió a l'origen, examen de contingut, definició de destins, assignació d'identitats i llançament de la migració amb monitorització del progrés. Per a moltes pimes, això redueix significativament lesforç tècnic necessari.

Tot i aquesta manera simplificada, continua sent recomanable comptar amb algú amb experiència prèvia en migracions, almenys per revisar els informes danàlisi i validar que la topologia de biblioteques a SharePoint i OneDrive respon a la forma real de treballar de lempresa, i no només a una còpia literal de com estaven les coses a Drive.

Costos, ROI i mites sobre el preu entre Google Workspace i Microsoft 365

Durant anys s'ha donat per fet que Google Workspace era “més barat” que Microsoft 365, en part perquè molts van començar amb versions gratuïtes de G Suite o comptes personals de Gmail reconvertits en eines de treball sense costos directes evidents.

Tot i això, a mesura que Google ha anat retirant plans gratuïts per a empreses i consolidant models de subscripció, aquesta avantatge de preu s'ha anat difuminant. Avui la comparació real s'ha de fer mirant no sols la quota mensual per llicència, sinó el cost total de propietat: integració amb altres aplicacions, temps de gestió, necessitats de seguretat, productivitat de l'equip, etc.

Estudis com els informes d'impacte econòmic total sobre Equips de Microsoft mostren retorns d'inversió molt elevats quan s‟analitza la reducció de temps en reunions, l‟eliminació de desplaçaments, la millora en coordinació d‟equips il‟acceleració en la presa de decisions.

Una cosa semblant passa amb l'adopció de Google Workspace a organitzacions que parteixen de models molt fragmentats: passar tot a una plataforma cloud col·laborativa redueix sitges d'informació, millora la incorporació de noves persones i fa que la feina remota sigui viable sense un gran desplegament d'infraestructura.

Al final, la clau és analitzar quant costa realment seguir com fins ara: llicències soltes d'Office, emmagatzematge a Dropbox o similars, correu de tercers, serveis de backup dispersos, solucions de seguretat addicionals… i comparar-ho amb el cost i les capacitats d'una suite integrada com ara Microsoft 365 o Google Workspace.

Seguretat avançada, treball híbrid i modernització del lloc de treball

L'extensió del treball híbrid i remot ha fet que ja no valgui de tenir només ofimàtica i correu. Les empreses necessiten solucions que protegeixin les dades a qualsevol dispositiu, que facilitin l'autenticació segura des de qualsevol ubicació i que permetin vigilar possibles amenaces de manera centralitzada.

Microsoft ha potenciat molt aquesta part amb eines com Microsoft 365 Defender for Business, que agrupa protecció contra codi maliciós (malware), gestió de vulnerabilitats, govern de la informació i respostes automatitzades davant d'incidents, amb un enfocament de XDR (detecció i resposta estesa) que mira endoints, identitats, correu i aplicacions de forma conjunta.

Per a organitzacions que estan reemplaçant equips heretats, servidors locals i solucions antigues per serveis cloud, aquest tipus de plataformes integrades simplifiquen força la vida: menys productes diferents que mantenir, menys finestres que controlar i una visió més clara de qui accedeix a què.

Google també ha reforçat la seva aposta per la seguretat: controls avançats en administració d'endpoints, regles de seguretat contextual, eines d'auditoria i un esforç constant a protegir comptes davant del phishing i el segrest. En entorns on la majoria d'aplicacions són al núvol i s'hi accedeix des de navegadors actualitzats, aquest model encaixa molt bé.

En tots dos casos, el repte sol estar en la correcta configuració inicial i en la formació a usuaris perquè s'acostumin a pràctiques com la autenticació multifactor (MFA), la gestió responsable de contrasenyes i la identificació de correus sospitosos.

triar entre Microsoft 365 i Google Workspace i planificar una migració des de Google cap a l'ecosistema de Microsoft no és una decisió trivial ni es resol només mirant el preu de la llicència: influeixen la cultura de l'empresa, el tipus de dispositius que es fan servir (Windows, Mac, mòbils), el sector on s'opera, el pes de la seguretat i el compliment normatiu, la compatibilitat amb documents complexos i, sobretot, la forma real en què els dia; com més s'entenguin aquests factors i millor es dissenyi el projecte de migració -correus, calendaris, contactes i arxius amb els seus permisos-, més sentit tindrà la plataforma triada i més fàcil serà que les persones l'adoptin sense drames i amb la sensació que, ara sí, les eines de productivitat treballen a favor seu i no en contra.