Formularis Word amb continguts controlats i validacions

Si treballes diàriament amb documents, tard o d'hora necessites formularis en Word amb camps controlats, validacions i parts bloquejades. No es tracta només que algú pugui escriure en un document: es tracta que escrigui on toca, amb el format correcte i sense desmuntar el disseny que tant t'ha costat preparar.

Quan domines els formularis interactius a Microsoft Word, el programa deixa de ser un simple processador de textos per esdevenir una eina de recollida de dades potent: enquestes, sol·licituds, qüestionaris de RR. HH., contractes, plantilles d'informes… Tot això es pot muntar amb controls de contingut, llistes desplegables, caselles i validacions que guien l'usuari i redueixen errors.

Què és un formulari emplenable a Word i què et permet fer

Un formulari emplenable a Word és un document que inclou camps d'entrada predefinits (text, dates, caselles, llistes, botons d'opció, etc.) de manera que l'usuari només interactua amb aquestes zones sense modificar-ne la resta del contingut. El resultat és un flux de treball més net, repetible i professional.

Davant del típic document que s'imprimeix per emplenar a mà, un formulari digital a Word permet emplenar directament des de l'ordinador, tablet o portàtil, sense escanejats, sense desxifrar lletres impossibles i sense haver de remaquetar res després.

La gran carta d'aquests formularis és que podeu configurar continguts controlats i parcialment validats: llistes de valors tancats, formats de data, camps numèrics, caselles de verificació precarregades, controls que no es poden esborrar, protecció contra l'edició de la resta del document, etc.

Tot això fa que els formularis a Word siguin útils per departaments dadministració, RR. HH., atenció al client, formació i qualsevol procés que impliqui recopilar sempre el mateix tipus dinformació seguint una estructura fixa.

Casos d'ús i avantatges dels formularis controlats al Word

Els formularis amb continguts controlats i validacions encaixen especialment bé quan necessites recollir dades homogènies i comparables de moltes persones o processos. Algunes situacions habituals:

En làmbit empresarial, Word sutilitza per a fitxes d'empleat, sol·licituds internes, comunicats d'incidències, formularis d'alta de proveïdors o qüestionaris a clients. Tenir els camps acotats i protegits evita que cada persona inventi un format diferent.

En educació o formació interna, és molt còmode preparar enquestes, tests senzills, formularis d'inscripció o plantilles d'informes de pràctiques. L'alumne o participant només omple el que és necessari, mentre que el disseny, logos i textos estàndard romanen intactes.

A nivell jurídic i administratiu, és habitual construir contractes, consentiments informats, acords de confidencialitat o models de sol·licitud amb camps de noms, dates, imports i condicions que es completen mantenint lestructura legal original.

A més de l'estalvi de paper i temps, els formularis interactius milloren la precisió (menys errors de transcripció), la coherència (mateixos formats de dades), la imatge professional i la facilitat per analitzar la informació recopilada, sobretot quan combines Word amb Excel o altres eines.

Activar la pestanya Programador/Desenrotllador al Word

Per poder treballar amb continguts controlats i validacions, el primer és activar la pestanya “Programador” o “Desenvolupador” a la cinta d'opcions de Word, ja que ve oculta de sèrie.

En versions d'escriptori modernes (Word 2013, 2016, 2019, 365), el procés és semblant: entres a les opcions de Word, localitzes la personalització de la cinta i marques la casella de la pestanya Programador/Desenrotllador. A partir d'aquest moment tindràs una pestanya nova des d'on accedir a tots els controls de contingut, macros, eines heretades i opcions de protecció.

En Mac el camí canvia una mica, però la idea és la mateixa: des de les Preferències de Word accediu a la configuració de “Cinta i barra d'eines”, habiliteu la pestanya “Desarrollador” i premeu Guardar. Un cop fet, veureu la pestanya disponible a la part superior del programa.

Sense aquesta pestanya és impossible inserir els diferents controls, així que és un pas obligatori abans de plantejar-te qualsevol formulari seriós, tant si vols fer servir continguts moderns com controls heretats i ActiveX.

Dissenyeu el formulari abans d'afegir controls

Abans de començar a posar botons, llistes i quadres de text com si no hi hagués un demà, convé planificar l'estructura del formulari. És el típic pas que molts se salten i després acaben refent el document diverses vegades.

Un enfocament molt pràctic és preparar primer el formulari com document “plànol” de Word: títols de seccions, etiquetes de camps (Nom, Direcció, Data, etc.), textos explicatius, blocs d'instruccions i qualsevol contingut fix que no canvieu.

Per mantenir-lo ordenat pots recolzar-te en taules. Tot i que després elimines les vores, les taules et permeten alinear bé les etiquetes amb els camps, agrupar blocs i deixar-ho tot molt més net visualment. Cada cel·la es pot convertir en un camp de formulari o contenir el text que el descriu.

També és bona idea llistar quin tipus d'entrada vols a cada lloc: text lliure, número, data, opció única, selecció múltiple, llista de valors, comentari llarg, etc. Això us ajuda a triar després el control adequat (text sense format, selector de data, casella, quadre combinat, botons d'opció, text enriquit…).

Si reutilitzaràs el formulari en molts contextos, planteja't des de l'inici que l'arxiu final serà una plantilla de Word (.dotx o .dotm), no un simple .docx. Així cada cop que algú l'obri partirà d'un document nou sense sobreescriure l'original.

Tipus de controls de contingut moderns en Word

Amb la pestanya Programador visible, al grup “Controles” tens a mà els controls de contingut moderns, que són els que utilitzaràs per a formularis amb estructura controlada:

El control de text sense format és el camp clàssic on l'usuari escriu una resposta senzilla: nom, número de telèfon, codi postal, edat, import, etc. És ideal quan vols un bloc de text curt i sense format, normalment en una línia.

El control de text enriquit permet introduir text amb format intern (negretes, salts de línia, llistes…) i és perfecte per a comentaris llargs, observacions o descripcions detallades. A diferència de l'anterior, aquí sí que podràs escriure diversos paràgrafs i aplicar estils.

Les caselles de verificació són molt útils per a preguntes de tipus sí/no, acceptació de clàusules o llistes en què es poden seleccionar diverses opcions alhora. L'usuari marca o desmarca cada casella, i tu pots predefinir si alguna ha d'aparèixer activada.

Els controls de llista desplegable o quadre combinat limiten la resposta a un conjunt tancat de valors: estat civil, departament, tipus de contracte, ciutat, canal per on t'han conegut, etc. L'usuari obre la llista i tria una única opció de les que hagis definit prèviament.

El selector de data és un control específic per a camps de calendari: data de naixement, signatura, alta, visita, etc. Permet escriure a mà o triar la data des d'un calendari emergent, i tu podeu fixar el format en què es mostrarà (per exemple, dd/MM/aaaa).

A més, Word disposa d'un control de galeria de blocs de creació (bloc de creació), que funciona com a contenidor per inserir blocs de text predefinits. És especialment útil si vols que l'usuari esculli entre diverses versions d'un mateix paràgraf estàndard (per exemple, diferents clàusules contractuals segons tipus d'operació).

Propietats i validacions bàsiques dels controls

Cada control modern de Word té un quadre de propietats personalitzables al que accedeixes seleccionant el control i prement el botó “Propietats” a la pestanya Programador. Aquí és on s'afinen els comportaments i s'hi apliquen algunes validacions senzilles.

Als controls de text, pots establir un títol intern (per identificar el camp si després automatitzaràs processos), una etiqueta o text de marcador de posició, algunes restriccions de format i fins i tot si es permeten salts de paràgraf. En camps numèrics o de data, podeu forçar formats concrets perquè totes les dades segueixin el mateix patró.

Als controls de llista desplegable o quadre combinat, les propietats permeten afegir, eliminar i reordenar cada element de la llista. Sols definir un valor de visualització (allò que veu l'usuari) i un valor intern (allò que es podria utilitzar en automatitzacions o integracions).

A les caselles de verificació modernes pots decidir si el valor per defecte apareix marcat o no, ajustar la mida i, en alguns casos, el símbol utilitzat. Això et serveix per construir checklists o respostes sí/no clares, sense necessitat d'escriure “Sí” i “No” cada cop.

Al selector de data, a més d'escollir el format de visualització, pots controlar el format d'entrada i l'idioma del calendari, el que ve de luxe quan el formulari es fa servir en entorns internacionals i necessites que totes les dates tinguin el mateix aspecte.

Finalment, molts controls tenen opcions de bloqueig: pots impedir que l'usuari elimini el control o que canviï el contingut, segons t'interessi. Això forma part del concepte de continguts controlats, on tu fixes quines zones són intocables i quines no.

Mode disseny i treball pràctic amb els camps

La pestanya Programador inclou un botó de Mode disseny que convé entendre bé. Quan el mode disseny està activat, veus clarament l'estructura dels controls, les vores, els textos de marcador i pots editar-los còmodament.

Mentre estàs en mode disseny, pots inserir nous controls a les cel·les de la taula, moure'ls, canviar el text d'exemple o ajustar la mida. És l'entorn ideal per construir o modificar el formulari sense preocupar-vos encara per com l'usuari final veurà.

En desactivar el mode disseny, els controls es comporten tal com ho faran per a la persona que empleni el formulari: desapareix el text de marcador quan s'escriu, s'activen els calendaris, s'obren les llistes desplegables i les caselles es poden marcar i desmarcar.

En formularis més complexos, és normal anar alternant: actives el mode disseny per fer ajustaments, ho desactives per provar com queda, tornes a activar-ho si alguna cosa no et convenç i així fins que el formulari es comporti exactament com necessites.

Un truc pràctic és crear un primer control de text o casella amb totes les seves propietats correctament configurades i després copiar-lo i enganxar-lo a les altres cel·les on vulguis el mateix tipus de camp. Estalvia temps i assegura consistència entre camps semblants.

Controls heretats i ActiveX per a casos especials

A més dels continguts moderns, Word conserva una secció de “Eines heretades” accessible des de la pestanya Programador, on trobareu els antics controls de formularis i els controls ActiveX. Tot i que molts projectes es resolen només amb els controls moderns, aquests continuen sent útils en alguns escenaris.

Els controls de formulari heretats (com els quadres de text antics, caselles o desplegables clàssics) garanteixen una millor compatibilitat amb versions molt antigues de Word o amb documents que s'han heretat d'èpoques anteriors i no es vol reconstruir des de zero.

Els controls ActiveX ofereixen més opcions de personalització i propietats addicionals, sobretot quan es combinen amb macros o codi VBA. Per exemple, podeu crear botons d'opció agrupats que funcionin com a exclusions lògiques (només una resposta possible dins de cada grup) o caselles amb comportaments especials.

Un ús típic dels botons d'opció ActiveX és agrupar respostes per preguntes com “Patis alguna al·lèrgia?” amb opcions Sí/No, diferenciant clarament aquest grup d'altres botons d'opció al formulari (per exemple, els de grup sanguini). Això es fa ajustant la propietat GroupName per a cada conjunt, de manera que el Word entengui a quin grup pertany cada botó.

És important tenir en compte que els formularis basats en ActiveX depenen més de l'entorn d'escriptori de Windows y no sempre es comporten bé en altres plataformes o visors, així que convé reservar-los per quan realment necessites aquesta potència extra.

Ús de blocs de creació com a “textos estàndard” controlats

Un component menys conegut però molt potent per a formularis avançats és el control de contingut de galeria de blocs de creació, que es fa servir quan vols que l'usuari esculli un de diversos textos predefinits.

La idea és que prèviament creguis diferents blocs de text reutilitzables (blocs de creació) que representen, per exemple, versions alternatives d'una clàusula contractual, un avís legal adaptat a cada tipus de document o plantilles de paràgrafs segons la situació.

Després insereixes un control de galeria de blocs de creació com contenidor d'aquests blocs. En interactuar-hi, l'usuari selecciona d'una llista quin dels textos estàndard vol inserir, sense risc d'inventar-se un text diferent o d'oblidar-se d'una part important.

Aquest enfocament és ideal quan necessites formularis flexibles però dins d'uns límits normatius o d'estil molt clars, per exemple en despatxos jurídics, administració pública o grans empreses amb polítiques marcades.

Protecció del formulari: permetre només el farciment

Un dels passos clau perquè un formulari amb continguts controlats deixi de ser un simple document editable és activar la protecció del document de manera que només es permeti emplenar formularis.

Des de la pestanya Programador (o Revisar, segons la versió) podeu accedir a l'opció “Restringir edició”. Al panell lateral tries permetre només un tipus d'edició i selecciones “Omplindo formularios” com a única manera possible per a l'usuari.

En aplicar la protecció, Word t'ofereix la possibilitat d'establir-ne una contrasenya. Si la defineixes, només qui la conegui podrà desactivar la protecció per modificar el disseny del formulari, afegir camps o canviar textos fixos; la resta dusuaris només podrà escriure en els controls permesos.

Un cop activada aquesta protecció, el comportament del document canvia radicalment: l'usuari ja no podeu esborrar paràgrafs, moure títols, ni alterar el format general. Únicament podeu anar saltant de camp en camp (per exemple, amb la tecla Tab) i omplir la informació sol·licitada.

Si en algun moment necessites actualitzar el formulari, n'hi haurà prou amb suspendre la protecció introduint la contrasenya, fer els canvis i tornar a protegir-lo. Aquest cicle és el que garanteix que el formulari circuli intacte entre persones i departaments.

Plantilles, desament i distribució de formularis

Quan tens llest un formulari amb tots els seus continguts controlats i validacions bàsiques, el més lògic és guardar-lo com plantilla de Word per evitar que se sobreecrigui el fitxer mestre cada vegada que algú l'utilitzi.

Si el formulari no inclou macros, el més normal és fer servir el format .dotx. Si heu incorporat macros o controls ActiveX amb codi associat, us convindrà optar per .dotm (plantilla habilitada per a macros). En tots dos casos, Word tractarà el fitxer com a base per a nous documents.

Des del punt de vista de l'usuari final, el més habitual és rebre el formulari com arxiu adjunt per correu o mitjançant una intranet. En molts entorns es recomana que, abans d'emplenar-lo, la persona el guardi amb un altre nom (per exemple, afegint-hi el nom o la data) per no perdre el formulari original.

Un cop completat, el formulari es pot tornar en format .docx si es vol continuar editant o transformar-se en PDF per garantir que el contingut queda congelat. Word permet desar directament com a PDF, respectant els camps ja emplenats.

En situacions on es manegen dades confidencials, és freqüent combinar aquests passos amb emmagatzematge al núvol segur, xifrat en disc o sistemes de gestió documental que centralitzen tots els formularis rebuts per al tractament posterior.

Limitacions i quan es plantegen alternatives al formulari en Word

Tot i que els formularis amb continguts controlats al Word són molt útils, no són l'eina perfecta per a tot. És important conèixer els seus límits per no frustrar-se ni forçar el programa més del compte.

Crear un formulari complex a Word pot portar força temps de maquetació i proves, especialment si no tens gaire experiència. La corba d'aprenentatge existeix: cal entendre controls moderns, heretats, ActiveX, protecció, plantilles… i això no es domina en cinc minuts.

Una altra limitació clara és la extracció de dades: els formularis es tornen com a documents individuals, moltes vegades per correu electrònic, i després cal processar-los, revisar que estiguin complets i introduir les dades en una altra eina (per exemple, Excel o un ERP). Quan el volum és alt, aquest procés es torna pesat.

A més, no tots els comportaments avançats es traslladen bé a altres formats o visors: en obrir un formulari Word en altres processadors o aplicacions web es poden perdre funcions, i els controls ActiveX depenen força de l'entorn Windows tradicional.

Per això, per a fluxos de treball on les respostes han de quedar centralitzades automàticament, amb estadístiques en temps real o enviaments massius a centenars d'usuaris, pot ser més interessant plantejar alternatives com a eines específiques de formularis online o plataformes de gestió de tasques que converteixen cada resposta en una tasca o registre llest per processar.

Tot i així, en molts entorns d'oficina amb documents interns, Word continua sent una opció molt sòlida quan necessites plantilles estables, control de format i compatibilitat amb l'ecosistema de Microsoft Office que la majoria dusuaris ja coneix.

Dominar els formularis de Word amb continguts controlats i validacions bàsiques us permet convertir documents estàtics en plantilles intel·ligents que s'omplen ràpid, redueixen errors, protegeixen l'estructura del fitxer i encaixen bé en els fluxos de treball habituals de qualsevol organització que ja utilitzi Office cada dia.