Com convertir fitxers DOCX a PDF correctament

Convertir arxius de Word a PDF sembla una cosa senzilla, però si vols fer-ho correctament i sense perdre el disseny, hi ha més molla de la que sembla. Entre formats DOC, DOCX, opcions de desament, eines en línia, programes per a Windows i funcions com l'OCR, és fàcil embolicar-se o acabar amb un PDF que no es veu com hauria de fer en altres dispositius.

En aquesta guia trobaràs tot el que necessites per passar documents DOCX a PDF mantenint el format, tant si vols convertir un sol fitxer com si necessites fer una conversió massiva per lots. També veurem com tractar documents escanejats, quins ajustaments d'OCR convé activar i una macro de Word molt útil per automatitzar-ho tot si treballes amb molts fitxers.

Què significa realment convertir DOCX a PDF “correctament”

Quan parlem de fer-ho “bé”, no es tracta només que l'arxiu s'obri en format PDF, sinó que el resultat respecti el disseny del DOCX original: tipus de lletra, marges, encapçalats, nombre de pàgines, taules, imatges incrustades, etc. És a dir, que qui obri aquest PDF al mòbil, en un lector de sobretaula o al núvol ho vegi exactament igual.

El format PDF ha esdevingut l'estàndard universal per compartir documents. És igual si ho obris amb Adobe Acrobat, al navegador, en un lector bàsic o des de Google Drive: el disseny es manté. Això és justament el contrari del que pot passar amb un DOCX si el destinatari no té la mateixa versió del Word, no té instal·lades les teves fonts o utilitza un altre processador de textos diferent.

En convertir DOCX a PDF s'aconsegueix a més que la mida del fitxer es redueixi en molts casos, cosa que facilita enviar-lo per correu, compartir-lo per missatgeria o pujar-lo a serveis d'emmagatzematge. Tot i així, fins i tot quan el PDF es comprimeix, la visualització segueix sent estable i coherent en qualsevol dispositiu.

Una cosa clau és entendre que moltes eines en línia i programes permeten convertir gran varietat de formats a PDF, no només DOCX: presentacions, imatges i fotos, fulls de càlcul i fins i tot documents escanejats. Però perquè la conversió sigui “correcta”, cal triar bé l'eina, el mètode i els paràmetres de sortida.

DOCX davant DOC: per què importa el tipus de fitxer

Des del 2007, Microsoft va apostar pel format DOCX com a evolució del clàssic DOC. Encara que molta gent pensi que un va substituir l'altre, la realitat és que avui dia tots dos continuen existint i convivint a mil oficines i ordinadors.

Un arxiu DOCX no és un fitxer monolític com ho era el DOC, sinó un conjunt de fitxers agrupats en un ZIP. Dins aquest “paquet” tens el text en XML, els gràfics, estils i altres dades estructurades, que Word interpreta i mostra amb el format adequat.

Aquesta estructura basada en Office Open XML fa que DOCX sigui un format més modern, flexible i eficient. El text i el disseny es codifiquen de manera oberta, mentre que certs elements gràfics o parts concretes poden continuar recorrent a formats binaris més antics, alguns protegits per patents o coberts per llicències específiques.

Quan converteixes DOCX a PDF, aquesta organització interna es tradueix millor a un resultat final estable. En canvi, els documents en format DOC, sobretot si són molt antics o estan plens de macros i elements heretats, es poden comportar de manera més impredictible durant la conversió, amb canvis a l'espaiat, salts de pàgina diferents o errors de font.

Per això, si tens documents antics a DOC i vols garantir-los en PDF, és aconsellable actualitzar primer a DOCX des del Word, guardant-ne una còpia en el nou format, i després fer la conversió definitiva a PDF des d'aquesta versió modernitzada.

Avantatges de convertir DOCX a PDF abans de compartir els teus documents

Quan tens clar com s'estructuren els arxius, és més fàcil entendre per què gairebé sempre compensa convertir PDF abans d'enviar un document. Els avantatges són força clars, tant a nivell professional com personal.

La més evident és que tots veuran el mateix. Si envieu un DOCX, el receptor pot obrir-lo amb una altra versió de Word, amb LibreOffice o fins i tot amb una app mòbil molt limitada. En aquest salt, és relativament habitual que canviïn els salts de pàgina, es desplacen taules o es deformin imatges. En PDF, el contingut queda “congelat” en la maquetació.

Un altre avantatge important té a veure amb la compatibilitat amb lectors i dispositius. Un PDF s'obre en navegadors, lectors especialitzats, apps de mòbil i serveis al núvol com Google Drive sense necessitat de Word. Això simplifica molt la vida quan comparteixes informació amb gent que no forma part de la teva organització o que no té l'Office instal·lat.

També hi ha un benefici en termes de fitxer i conservació: els PDF, sobretot si es creen amb bones opcions de compatibilitat, són més adequats com a format final per guardar versions signades, presentacions tancades, informes oficials o documents legals, on no vols que es facin canvis accidentals al text.

A tot això se sumen les eines de conversió i edició que ofereixen moltes plataformes especialitzades en PDF: pots combinar fitxers, afegir pàgines, anotar, signar o protegir amb contrasenya, partint d'un DOCX original al qual ja no hauràs de tornar cada cop que vulguis compartir-lo.

Mètodes bàsics per convertir un DOCX a PDF sense complicar-te

Si només necessites passar un o uns pocs fitxers, pots estirar les opcions estàndard que ja inclouen Word i molts serveis en línia. Són ràpides, estan pensades per a l'usuari mitjà i, si el document no és gaire complex, solen respectar força el disseny de l'original.

La forma més directa des de Microsoft Word és fer servir la funció de Desar com a PDF o Exportar. En la majoria de versions modernes, només cal obrir el document DOCX, anar al menú Fitxer i triar l'opció de desar en format PDF. Aquí pots ajustar coses com el rang de pàgines, la qualitat o afegir marques d'aigua.

Una altra possibilitat és utilitzar serveis de conversió en línia que admeten pujar un DOCX des del teu ordinador o des del núvol i descarregar el PDF resultant. La majoria mostren un petit panell on veus missatges del tipus “Pujant fitxer 0 de 0” o “Temps restant – segons – Velocitat de pujada – MB/S” mentre el fitxer es processa als seus servidors.

Després de la pujada, veuràs un missatge similar a “Convertint Word a PDF…"i al cap d'uns segons, podràs descarregar el document final. Algunes d'aquestes webs inclouen seccions d'"Informació" o apartats explicant les eines addicionals per treballar amb PDF, com edició, fusió, compressió o numeració de pàgines."

A més, molts serveis web ofereixen opcions específiques com a conversió amb OCR, selecció d'idioma, filtres per millorar el text escanejat o ajustaments per conservar el disseny el màxim possible, cosa que resulta útil quan el DOCX inclou imatges, estils avançats o taules complexes.

PDF24 Creator i altres alternatives per a Windows

Si treballes a Windows i converteixes documents amb freqüència, pot ajudar-te molt instal·lar una eina dedicada, en lloc de dependre sempre de Word o de pàgines en línia. Una de les solucions més conegudes és PDF24 Creator, una aplicació gratuïta que funciona com una mena de “navalla suïssa” per a PDF.

PDF24 Creator inclou funcions similars a les de moltes webs, però en versió d'escriptori: crear PDF des de qualsevol programa que permeti imprimir, combinar fitxers, reorganitzar pàgines, comprimir documents o convertir entre diferents formats. Per a DOCX a PDF, us ofereix diverses rutes, com la impressió a la vostra impressora virtual PDF24 o la conversió directa.

Lavantatge dutilitzar una aplicació així és que evites pujar documents sensibles a servidors externs, cosa que moltes empreses i professionals valoren per qüestions de privadesa. A més, pots treballar amb grans volums de fitxers sense dependre tant de la velocitat de pujada o els límits de les eines web.

Microsoft també té disponibles diferents utilitats relacionades amb la conversió a PDF al vostre ecosistema. A la pròpia Microsoft Store pots trobar eines que permeten instal·lar convertidors de DOCX a PDF orientats a integrar-se amb Word o amb altres programes dOffice en Windows, amb descàrregues i instal·lacions gratuïtes en molts casos.

Si ja utilitzeu habitualment aplicacions d'escriptori per gestionar documents, és possible que us compensi avaluar si us convé una solució tot en un com aquestes o si prefereixes mantenir-te al combo clàssic de Word més convertidor online puntual quan ho necessites.

Conversió massiva de DOCX a PDF mitjançant una macro a Word

On les coses es posen realment interessants és quan has de convertir un munt de DOCX a PDF de cop. Fer-ho un per un es torna un suplici força ràpid, i encara que hi ha eines de tercers que ho automatitzen, moltes vegades ja tens tot el necessari instal·lat: Microsoft Word i les macros de VBA.

Imagina que tens desenes o centenars d'informes, contractes o treballs acadèmics a DOCX i vols deixar-los tots en PDF per arxivar-los o enviar-los. En lloc d'anar obrint cada fitxer i guardant a mà, pots fer servir una macro que recorri tots els documents d'una carpeta i genereu automàticament la seva versió en PDF.

Un usuari que es va veure exactament en aquesta situació va voler convertir massivament molts DOCX a PDF i no va trobar un mètode senzill amb “uns pocs clics”. Per solucionar el problema, va demanar ajuda a una IA (en aquest cas, Gemini) perquè generés una macro de Word capaç de fer aquest treball per lots, i el resultat va ser tan útil que va decidir compartir com tutorial pas a pas.

El procés es basa en crear una carpeta amb tots els fitxers a convertir, obrir Word, crear una macro nova i enganxar el codi que es facilita. A partir d'aquí, amb un simple clic a la macro, el Word s'encarrega de obrir cada fitxer, exportar-lo com a PDF i tancar-lo sense guardar canvis a l'original, repetint el cicle fins que no queda cap DOC més a la carpeta.

Com crear pas a pas la macro de conversió per lots

Per aplicar aquest mètode de conversió massiva al vostre propi equip, el procediment general és molt senzill, encara que la primera vegada us pugui imposar una mica això d'editar macros. Un cop ho fas una vegada, veuràs que no té tant de misteri.

El primer és crear una carpeta al teu ordinador i col·locar a dins tots els fitxers DOCX (o DOC, segons com adaptis la macro) que vulguis convertir PDF de cop. Com més ordenats els tinguis, més fàcil serà després localitzar tant els documents originals com els corresponents PDFs.

Després, obre Microsoft Word (qualsevol versió relativament recent serveix; per exemple, Office 365 funciona sense problema) i carrega un document qualsevol, no importa quin. Si l'arxiu procedeix d'una altra font i us surt l'avís de protecció, recordeu-vos de habilitar l'edició per poder treballar amb macros sense restriccions innecessàries.

A continuació, vés a la pestanya “Vista” de la cinta d'opcions i localitza el botó de Macros. Fes clic aquí, escriu un nom provisional per a la nova macro (no et preocupis, després s'ajusta al codi) i prem “Crear” per obrir l'editor de Visual Basic on enganxaràs el contingut que s'ha compartit al tutorial.

A la finestra que s'obre veureu un bloc de codi generat automàticament. Selecciona-ho tot, esborra-ho i enganxa el text de la macro proporcionat a la guia, que conté el procediment “SaveAllAsPDF”. En acabar, tanca l'editor de macros per tornar a Word i, des de la pestanya “Vista”, torna al menú de macros per executar la macro SaveAllAsPDF, que serà la que faci la màgia.

Què fa exactament la macro SaveAllAsPDF a Word

La macro compartida al tutorial està escrita a VBA (Visual Basic for Applications) i s'anomena SaveAllAsPDF. La seva funció és recórrer una carpeta amb documents i convertir-los tots en PDF de manera automàtica, demanant-te primer que triïs el directori on es desen i on es generaran els PDFs.

Només executar-se, inicia un quadre de diàleg de tipus msoFileDialogFolderPicker, que no és més que una finestra estàndard perquè selecciones la carpeta que vols utilitzar. El títol del diàleg s'estableix com a “Select folder to save PDF files”, s'impedeix la selecció múltiple i es fixa una vista inicial en forma de llista per facilitar la cerca.

Si en aquest quadre de diàleg prems cancel·lar, la macro detecta que l'usuari ha interromput l'acció i surt sense fer res. Si escolliu una carpeta, el codi s'assegura que la ruta acabi amb la barra invertida corresponent, concatenant-la si cal, perquè els noms de fitxers es formen correctament quan s'uneixin ruta i nom.

Abans de posar-se a convertir, la macro tanca tots els documents que puguin estar oberts a Word, utilitzant la instrucció Documents.Close amb wdPromptToSaveChanges. D'aquesta manera, si teniu documents amb canvis sense desar, podreu decidir en aquell moment si els guardeu o no, però s'evita que interfereixin amb el procés massiu.

A partir d'aquí comença un bucle usant la funció Dir$ per trobar tots els fitxers amb extensió .doc a la carpeta seleccionada. Per cada fitxer que troba, l'obre al Word, calcula el seu nom sense extensió (per reutilitzar-lo al PDF), executa el mètode ExportAsFixedFormat indicant wdExportFormatPDF com a tipus de sortida i tanca el document original sense desar canvis. El bucle continua fins que ja no hi ha cap fitxer que coincideixi amb el patró.

Detalls i limitacions de la macro de conversió

Encara que la macro és molt útil, hi ha diversos matisos que val la pena tenir clars per evitar ensurts o malentesos. Un és que en la versió compartida originalment el filtre de cerca està configurat per a arxius “*.doc”, la qual cosa significa que només processarà documents en format DOC clàssic, i no DOCX.

Si vols treballar amb DOCX, hauries de ajustar el patró de Dir$ a «*.docx» o bé crear un altre bucle addicional que recorri tots dos formats. En qualsevol cas, el principi és el mateix: el codi obre documents, n'exporta el contingut a PDF i els tanca sense tocar l'original, per la qual cosa la teva documentació de partida es manté intacta.

Un altre punt important és que la macro, per defecte, no obre els PDFs generats un cop convertits, ja que el paràmetre OpenAfterExport està establert a False. Això és còmode per convertir grans quantitats de fitxers, ja que no us inundarà la pantalla de finestres de visor PDF després de cada conversió.

També convé tenir en compte que, com que es tanquen tots els documents de Word a l'inici, és recomanable desar abans qualsevol feina que tinguis oberta. En cas contrari, t'apareixeran advertiments demanant-te que decideixis si vols guardar o no cada fitxer, cosa que alentirà el procés i pot trencar l'automatització que busques.

Finalment, encara que la macro se centra en fitxers .doc en el seu exemple original, la lògica que utilitza és perfectament vàlida per crear variants més avançades: podries afegir filtres per nom, subcarpetes o fins i tot opcions de qualitat si et maneges amb VBA, adaptant l'eina a les teves necessitats específiques de conversió en Word.

Conversió amb OCR: quan els teus documents són escanejats

Un altre escenari freqüent és el dels documents que no contenen text “real” editable, sinó que són bàsicament imatges escanejades dins d'un PDF o un DOCX. Si intentes convertir això a PDF sense més ni més, seguiràs tenint un fitxer on no pots seleccionar el text ni cercar paraules clau.

Per a aquests casos, moltes eines de conversió ofereixen una opció anomenada o reconeixement òptic de caràcters. La seva funció és analitzar les imatges de cada pàgina, localitzar les lletres i reconstruir el text de manera que després el puguis copiar, modificar o indexar en un cercador intern.

El més habitual és que aquestes plataformes tinguin una casella o un interruptor amb alguna cosa com “Convertir amb OCR”, acompanyat d'un avís del tipus “Les pàgines escanejades es convertiran en text que podeu editarMoltes vegades veureu icones amb informació addicional explicant que aquesta funció està pensada per a fitxers on el text no és editable, el més comú en documents escanejats.

Dins de les opcions d'OCR, sol aparèixer un selector de “Mètode d'OCR” que us permet escollir si preferiu que el procés intenteu mantenir el disseny original (Layout) o que prioritzi el reconeixement de text pur, encara que se sacrifiqui part del maquetat (Text recognition). Aquesta segona opció pot alterar les columnes, els quadres de text o les posicions exactes d'elements.

També veuràs un camp per indicar el “Idioma original del teu fitxer”, on es recomana seleccionar tots els idiomes que apareguin al document. Això permet que el motor d'OCR reconegui millor accents, caràcters especials i paraules específiques de l'idioma, reduint errors sobretot en texts tècnics o legals.

Ajustaments extra d'OCR: millora monocroma i filtres

A més del mètode i l'idioma, algunes eines ofereixen ajustaments extra per millorar el resultat quan els escanejats no tenen molt bona qualitat. Un és l'opció de “Millorar OCR” convertint el text a monocrom, és a dir, eliminant tots els colors per quedar-te amb un contrast màxim entre text i fons.

En activar aquesta casella (sovint marcada com a «ocr_monochrome» o similar internament), el document es processa en blanc i negre, cosa que pot ajudar a que el reconeixement distingeixi millor lletres i números quan l'original està lleugerament borrós, té ombres d'escaneig o el paper ha esgrogueït amb el temps.

Una altra opció habitual és aplicar un filtre previ a l'OCR, assenyalat en opcions amb un camp tipus “Aplicar filtre”. L'objectiu d'aquest filtre és netejar el document de sorolls, taques o fons irregulars abans d'intentar reconèixer el text, millorant novament la precisió en documents problemàtics.

Això sí, tant la millora monocroma com aquests filtres tenen una contrapartida clara: en fer-los servir se sol advertir que el document resultant perdrà els colors originals. És a dir, si l'arxiu tenia logotips a color, gràfics amb degradats o ressaltats específics, la versió final es pot veure més bàsica visualment, encara que guanyi en llegibilitat.

Per tant, convé valorar si us interessa més conservar l'estètica original a tot color o si, en aquest cas concret, us compensa sacrificar part de l'aspecte per obtenir un text editable i fàcilment cercable, per exemple, per arxivar lots de factures o contractes escanejats.

Eines integrals per gestionar els teus PDF després de la conversió

Quan has convertit els teus DOCX a PDF, sigui mitjançant Word, macros, aplicacions d'escriptori o serveis en línia amb OCR, entra en joc un altre tipus de necessitats relacionades amb l'ús d'aquests PDFs al teu dia a dia. És aquí on brillen les plataformes especialitzades en PDF.

Moltes daquestes eines no es limiten a convertir, sinó que ofereixen catàlegs complets de funcions per manipular PDF: editar text, afegir o esborrar pàgines, signar electrònicament, protegir amb contrasenya, desencriptar, afegir marques d'aigua, combinar diversos arxius o dividir-ne un de gran en diversos petits.

Si treballes amb molta documentació, té sentit integrar aquestes utilitats al teu flux habitual: pots convertir els teus DOCX a PDF, revisar-los, fer petites correccions, optimitzar-ne la mida per enviar-los per correu i, finalment, organitzar els teus PDFs en carpetes o sistemes de gestió documental que us facilitin l'accés posterior.

L'objectiu final de totes aquestes eines és permetre que puguis compartir els teus documents PDF amb la millor qualitat possible, assegurant que qualsevol que els rebi pugui obrir-los i consultar-los còmodament, sense embolics de formats, fonts faltants o versions incompatibles de programes.

En conjunt, combinar un bon mètode de conversió des de DOCX amb funcions addicionals dedició, OCR i gestió de PDFs et dóna un entorn de treball molt més sòlid que confiar només en guardar com PDF de forma aïllada cada vegada que necessites enviar un document.

Al final, dominar les diferents maneres de convertir fitxers DOCX a PDF correctament —des dels desats bàsics de Word fins a les conversions massives amb macros o l'ús d'OCR per a escanejats— te'n dóna una avantatge enorme a l'hora de compartir i arxivar documentació, evitant ensurts amb el format i estalviant un temps considerable quan treballes amb grans volums de fitxers.