- Comprendre els tipus de relacions entre taules a Access i la seva importància per evitar la duplicitat de dades.
- Crear i gestionar relacions entre taules utilitzant la finestra Relacions o el panell Llista de camps.
- Aplicar integritat referencial i operacions en cascada per protegir la coherència de les dades.
Estàs fent els teus primers passos amb microsoft Access i et sona a xinès això de relacionar taules? Tranquil, no ets l'únic. Quan treballem amb bases de dades relacionals, arriba un moment en què connectar la informació de diferents taules esdevé imprescindible. Access facilita aquest procés més del que imagines, però és fonamental comprendre per què i com fer-ho si vols mantenir la teva base de dades ben organitzada i lliure derrors.
En aquest article t'explicaré de forma detallada i pràctica com relacionar taules a Access, quins tipus de relacions hi ha, per a què serveix la integritat referencial i com pots evitar els clàssics mals de cap amb els famosos «registres orfes». Perfecte tant si estàs dissenyant una base de dades des de zero com si vols millorar la gestió de les dades actuals. Anem allà!
Què són les relacions entre taules a Access?
Al món de les bases de dades relacionals, les relacions entre taules són connexions que permeten associar la informació duna taula amb la duna altra. Imagina que tens una taula anomenada 'Llibres' i una altra anomenada 'Editorials'. Si a 'Llibres' guardessis tota la informació de l'editor juntament amb cada títol, acabaries repetint el telèfon, adreça i nom de l'editorial a cada llibre que publiquen. Això multiplicaria les dades innecessàriament i complicaria el manteniment.
Per evitar aquest caos, allò intel·ligent és separar la informació en dues taules: una per als llibres i una altra amb les dades úniques de cada editorial. Com s'enllacen? Doncs 'Llibres' té un camp (posem 'id_editorial') que apunta a la fila corresponent a 'Editorials'. Així, no hi ha duplicats i ho pots gestionar tot de forma més eficient.
A més, les relacions et permeten consultar i creuar informació de diverses taules amb facilitat, generar informes molt més complets i, sobretot, mantenir la integritat de les dades.
Tipus de relacions de taula a Access
No totes les relacions són iguals. Access distingeix tres tipus principals de relacions entre taules, i cadascuna respon a una necessitat concreta en la gestió de dades:
Relació un a diversos
La més habitual a qualsevol base de dades. Una fila de la taula A pot estar associada a moltes files de la taula B, però cada fila de la taula B només pot estar relacionada amb una de la taula A. Per exemple, un editor té molts llibres, però cada llibre només pertany a un editor.
Aquesta relació es representa a Access mitjançant una línia amb el número 1 en un extrem (clau principal) i el símbol d'infinit (∞) a l'altre (clau externa). La clau principal sol ser un camp únic (com un ID), mentre que la clau externa replica el valor per crear l'enllaç.
Relació diversos a diversos
En aquesta situació, una fila de la taula A pot estar relacionada amb moltes de la B i viceversa. Un exemple típic: autors i llibres. Un autor pot haver escrit diversos llibres i un llibre pot tenir diversos autors.
Access no permet crear aquesta relació directament. Per aconseguir-ho, cal crear una tercera taula anomenada «taula d'unió» que contingui les claus de les dues taules principals. Per exemple, la taula 'AutoresLlibres' emmagatzema parells de 'id_autor' i 'id_llibre'. Així, cada combinació és única i pots emmagatzemar més dades relacionades, com la data en què van col·laborar.
Relació un a un
Aquest és el tipus menys freqüent. Només permet que una fila de la taula A s'associï amb, com a molt, una fila de la taula B i viceversa. Se sol utilitzar quan es vol dividir una taula molt gran o quan necessites aïllar dades confidencials. Per exemple, podeu tenir una taula d'empleats i una altra amb informació sensible (salari, dades bancàries) que només té una fila per empleat.
A l'Access, totes dues columnes relacionades han de tenir restriccions d'unicitat per mantenir aquesta exclusivitat. Visualment, les dues parts de la relació mostren el símbol de clau.
Com crear relacions entre taules a Access
Ara que tens clars els tipus de relacions, veurem com es creen i gestionen a Access. Hi ha diverses formes, depenent de la versió i de si uses la vista de relacions o la de full de dades:
Creació des de la finestra Relacions
- Tanca qualsevol taula que tinguis oberta (no es poden modificar relacions amb taules actives).
- Al menú Eines de base de dades, cerca el botó relacions i fes clic.
- Si és la primera vegada que obris la finestra de relacions, apareixerà el quadre Mostra taula. Si no, podeu trucar-lo manualment des de la pestanya corresponent.
- Selecciona les taules que vols vincular i afegeix-les a la finestra. Pots afegir-ne diverses alhora i, si cal, fins i tot pots afegir la mateixa taula dues vegades (utilitat per a relacions recursives).
- Arrossegueu el camp clau principal d'una taula fins al camp relacionat de l'altra taula (només s'anomena igual, per exemple 'id_client' a 'id_cliente'). Pots seleccionar diversos camps mantenint premut Ctrl.
- S'obrirà el quadre de Editar relacions on pots comprovar els camps connectats, canviar noms si cal i activar la integritat referencial (important, com veurem després).
- Per finalitzar, fes clic a Crear.
Consell: Els camps relacionats han de tenir el mateix tipus de dades, llevat que un sigui Autonumeració i l'altre Número amb la mateixa mida de camp (per exemple, tots dos com a Enter Llarg). Per a més detalls, podeu consultar com crear una base de dades a l'Access que emmagatzemi rutes o fitxers adjunts.
Creació des del panell Llista de camps
Una altra opció és arrossegar camps des del panell Llista de camps estant a la vista Full de dades de la taula de destinació. Si arrossegues un camp des d'una altra taula i llances l'assistent de cerques, Access crea automàticament una relació un a diversos entre les dues taules (encara que la integritat referencial no s'exigeix per defecte; hauràs de modificar la relació per afegir-la).
Què és la integritat referencial i per què és important?
La integritat referencial és un conjunt de regles que impedeixen que els registres relacionats en diferents taules es desfasin o perdin coherència. És a dir, evita que introdueixis dades orfes, com una comanda assignada a un client inexistent.
Quan actives aquesta opció en definir la relació, Access aplica diverses restriccions:
- No podeu escriure un valor a la clau externa que no existeixi a la clau principal relacionada.
- No pots eliminar registres de la taula principal si hi ha elements relacionats a la secundària.
- No us permet canviar el valor de la clau principal si hi ha connexions existents a l'altra taula (excepte si utilitzeu actualitzacions en cascada, que veurem a continuació).
Per habilitar la integritat referencial, obriu el quadre de diàleg de modificació de relacions i marqueu la casella corresponent. Si, a més, marques les opcions Actualitzar en cascada els camps relacionats y Eliminar en cascada els registres relacionats, Access propagarà els canvis o eliminacions de manera automàtica, evitant inconsistències.
Actualitzar i eliminar dades en cascada
Les operacions en cascada permeten que els canvis realitzats a la taula principal es reflecteixin automàticament a les taules dependents. Això és clau per mantenir la coherència si tens molts registres relacionats.
A l'activar Actualitzar en cascada, qualsevol modificació a la clau principal es replica als camps relacionats de la taula secundària.
Amb Eliminar en cascada, si esborreu un registre principal (per exemple, un client), Access eliminarà també tots els registres vinculats, com les seves comandes i detalls associats. És una opció potent però delicada: abans de fer-la servir assegura't que realment vols esborrar tota aquesta informació relacionada. Access sol mostrar una advertència, però davant d'una consulta d'eliminació massiva pot no fer-ho.
Com modificar o eliminar relacions entre taules
Si necessites canviar o esborrar una relació ja existent, és molt senzill:
- A la finestra de relacions, selecciona la línia que uneix les taules (es marcarà més gruixuda).
- Fes doble clic sobre la línia per obrir el quadre de diàleg de modificació i canvia els camps, opcions d'integritat o tipus de combinació segons ho necessitis.
- Per eliminar la relació, amb la línia seleccionada, simplement prem la tecla Superior. Si Access us pregunta si voleu esborrar la relació definitivament, confirma l'acció.
- Recordeu que eliminar una taula no esborra automàticament la relació. Heu d'eliminar explícitament la línia de relació abans.
Diferents tipus de combinacions en consultar dades relacionades
Quan consultes informació de diverses taules relacionades, pots decidir com combinar aquestes dades als resultats. Access distingeix entre tres tipus principals de combinació:
- Combinació interna: Només mostra els registres on hi hagi coincidència a banda i banda de la relació. És l'opció predeterminada.
- Combinació externa esquerra: Mostra tots els registres de la taula de l'esquerra i només els coincidents de la dreta.
- Combinació externa dreta: Mostra tots els registres de la dreta i només els coincidents de lesquerra.
Aquestes combinacions es configuren des del quadre de diàleg de modificació de relacions, escollint l'opció de Tipus de combinació.
Aplicacions pràctiques i recomanacions
Les relacions entre taules a Access no només serveixen per evitar duplicitats. També són clau per a:
- Realitzar consultes complexes creuant informació de diverses taules, com ara llistar comandes d'un client o autors d'un llibre.
- Crear formularis i subformularis on es mostra la informació relacionada de manera automàtica.
- Dissenyar informes professionals que recullen dades de diferents fonts sincronitzades.
- Protegir la integritat de les dades i evitar errors habituals (com assignar una comanda a un usuari no registrat).
Recorda que pots modificar les relacions quan ho necessitis i que configurar adequadament la integritat referencial és fonamental per evitar sorpreses desagradables.
Dominar l'art de relacionar taules a Access és un dels passos que marquen la diferència entre una base de dades bàsica i una gestionada professionalment. Entendre els diferents tipus de relacions, saber crear-les i gestionar-les correctament, i conèixer les opcions d'integritat referencial, farà que les bases de dades siguin més sòlides, molt més fàcils de mantenir i, sobretot, lliures d'errors que puguin afectar el funcionament de les teves aplicacions o informes. Per poc que practiquis, veuràs que el procés és més senzill i visual del que sembla al principi, i la flexibilitat que t'aporta, sincerament, no té preu.
Redactor apassionat del món dels bytes i la tecnologia en general. M'encanta compartir els meus coneixements a través de l'escriptura, i això és el que faré en aquest bloc, mostrar tot el més interessant sobre gadgets, programari, maquinari, tendències tecnològiques, i més. El meu objectiu és ajudar-te a navegar pel món digital de forma senzilla i entretinguda.