- Excel i Microsoft 365 permeten revisar de forma detallada tots els canvis realitzats als teus fitxers.
- L'auditoria avançada de Purview ofereix informes personalitzables i cerques filtrades per controlar l'activitat d'edició, accés i compartició de fitxers.
- L'exportació i la transformació de registres amb Power Query facilita l'anàlisi profunda de canvis, accessos o incidents.
- Combinar funcionalitats natives, PowerShell i solucions externes com ADAudit Plus ofereix màxima seguretat, traçabilitat i compliment normatiu.
Gestionar i registrar qualsevol alteració en fitxers d'Excel s'ha convertit en un tema clau per a empleats, responsables de TI i directors de seguretat de la informació, especialment en entorns on la col·laboració i el compliment normatiu són crítics. Si mai has necessitat saber qui ha canviat què, quan i com en un llibre d'Excel, tant si treballes amb arxius locals com al núvol, aquest article et resoldrà tots els dubtes. També abordarem l'ús de solucions com ADAudit Plus i les opcions d'auditoria avançades de Microsoft 365 perquè puguis tenir-ho tot sota control.
Les funcionalitats per registrar, auditar i extreure informes detallats sobre els canvis en un fitxer Excel han avançat molt. Tot i que Excel ofereix eines interessants, les empreses solen necessitar solucions que integrin auditories de seguretat, accés, modificacions i exportacions de dades. Aquí us presentem, de manera senzilla però exhaustiva, com aprofitar totes les possibilitats d'Excel, Microsoft 365 Purview, Power Query i eines externes per tenir un control absolut de l'activitat sobre els vostres arxius.
Visualitza i registra canvis a Excel: primers passos
Excel actualment proporciona la capacitat de mostrar un historial detallat de modificacions a l'arxiu, especialment a la versió de Microsoft 365. Gràcies a la funció «Mostrar canvis», pots identificar ràpidament què s'ha modificat, qui ho ha fet i en quin moment. Aquesta eina és essencial si comparteixes fitxers amb altres usuaris i necessites mantenir un registre fiable.
- L'historial de canvis es desa fins a 60 dies, el que us permet revisar modificacions passades.
- Pots restringir la llista de canvis a un full específic, un rang o una cel·la concreta per filtrar la informació rellevant.
- El sistema mostra els detalls de cada canvi: usuari, cel·la, valor antic i valor nou.
- Si s'han fet modificacions massives, l'Excel agrupa els canvis per facilitar-ne la revisió.
Per revisar aquests canvis a tot el llibre, simplement accedeix a la pestanya revisar i selecciona Mostra els canvis.Apareixerà un panell lateral on es poden consultar totes les edicions, filtrant al gust per rang, full o cel·la. Si vols conèixer els canvis realitzats en massa, pots ampliar-los per veure cada detall.
Filtra i examina modificacions específiques
Una de les funcionalitats més potents és la possibilitat de filtrar els canvis només a les cel·les o rangs rellevants. Així, pots detectar ràpidament si hi ha hagut edicions en informació sensible o en fórmules clau.
- Selecciona una cel·la, rang o fins i tot tot un full.
- Fes clic dret i tria l'opció Mostra els canvis per veure lactivitat en aquesta zona específica.
- Des del panell lateral pots fitar per rang escrivint el nom o referència de cel·la i després confirmant.
Aquest nivell de personalització ajuda a auditar dades crítiques en segons, sense perdre't en un mar de modificacions generals.
Auditoria avançada a Microsoft 365: la potència de Purview i el registre d'auditoria
Si necessites molt més que un simple historial de canvis, entra en joc la auditoria de Microsoft 365, especialment a través de Microsoft Purview. Aquesta eina recull i consolida els registres dactivitat de tota la suite (incloent Excel, Punt compartit, OneDrive, Teams i molts altres serveis empresarials) per oferir-te informes i cerques avançades sobre qualsevol interacció amb arxius i dades.
A la plataforma de Microsoft Purview pots:
- Buscar i exportar registres d'accés, modificació, eliminació i compartició d'arxius (inclosos els d'Excel) als vostres sistemes.
- Filtrar activitats per usuari, rang de dates, tipus doperació o element concret.
- Consulteu detalls tècnics de cada activitat: font, dispositiu, adreça IP, tipus d'acció, resultat i més.
Això és especialment útil en entorns on cal justificar qui va accedir o va modificar un full concret per motius legals, de privadesa o davant auditories externes.
Interpretació i exportació avançada de registres: el truc del JSON a Excel
Quan exporteu resultats del registre d'auditoria, normalment obtindreu un fitxer .CSV amb una columna AuditData en format JSON. Pot semblar intimidant al principi, però l'Excel té una opció molt senzilla per convertir aquesta columna JSON en múltiples columnes amb informació clara.
- Obre el fitxer CSV a Excel usant la funció «Des de text o CSV».
- En el Editor de Power Query, localitza la columna AuditData, fes clic dret, tria «Transformar» i selecciona «JSON».
- Expandeix la columna per veure totes les propietats i decideix quines necessites veure.
- Podràs ordenar i filtrar per usuari, operació, data, fitxer, rang afectat, etc.
Donar aquest format als registres us permet investigar incidents, avaluar canvis massius o trobar punts de fallada de forma ràpida i visual.
Combinant auditoria nativa, PowerShell i ADAudit Plus
En organitzacions amb una exigència molt elevada de control, és habitual combinar l'auditoria integrada d'Excel i Microsoft 365 amb scripts de PowerShell per fer cerques automatitzades i exportació massiva de logs. Per exemple, podeu executar:
$auditlog = Search-UnifiedAuditLog -StartDate -EndDate -RecordType SharePointFileOperationAixò permet extreure registres d'accés, modificació i compartició de fitxers Excel allotjats a SharePoint i OneDrive, integrant el resultat al vostre sistema de SIEM o plataforma de seguretat.
A més, solucions com ADAudit Plus porten la monitorització a un altre nivell, generant alertes en temps real cada vegada que un fitxer crític es toca, canvia o elimina. Aquest tipus de ferramentes permeten:
- Programar informes automàtics en múltiples formats (CSV, PDF, XML… ), personalitzant els paràmetres de seguiment.
- Rebre correus o notificacions push quan algú modifica documents clau.
- Complir els requisits de normatives com ara RGPD, SOX, HIPAA o PCI-DSS amb reports llestos per a auditors.
Si busques la màxima traçabilitat i protecció, l'ideal és combinar totes aquestes opcions i adaptar l'estratègia segons l'entorn i les polítiques corporatives.
Quina activitat es pot auditar a la pràctica?
L'ecosistema Microsoft 365 és capaç de registrar infinitat d'activitats relacionades amb els fitxers Excel (i qualsevol altre document). Algunes de les més destacades són:
- Accés a fitxers: Qui va obrir, descarregar o visualitzar un fitxer.
- modificacions: Canvis en cel·les, rangs, fulls complets, edició de fórmules, esborrats o afegits de dades.
- Eliminacions i restauracions: Qui va moure a la paperera un fitxer i posterior recuperació.
- Comparticions: Enviament d'invitacions, creació d'enllaços, canvis de permisos i accés extern.
- Canvis en configuracions: Directives de retenció, etiquetes de confidencialitat, bloquejos o desbloquejos de registres, i assignació de permisos.
El sistema també audita operacions avançades com assignació de rols, administració d'aplicacions, activitats de Power BI, Power Apps i Teams, fet que aporta un control total sobre el cicle de vida de les dades.
Buscar, filtrar i analitzar registres en profunditat
Gràcies a la detallada estructuració dels logs, pots filtrar per tipus d'operació, usuari, fitxer, data i estat. També és possible analitzar esdeveniments específics com ara modificacions de contingut, eliminacions definitives, canvis de directiva i activitats administratives sospitoses.
Lanàlisi és molt senzill una vegada que tens les dades en Excel, Power BI o qualsevol altra eina danàlisi. La combinació de filtres i taules dinàmiques et permet respondre preguntes com:
- Qui va accedir a la informació confidencial la setmana passada?
- Quan es va esborrar l'arxiu crític i qui ho va fer?
- Quins usuaris comparteixen fitxers fora de l'organització?
- S'han editat etiquetes de confidencialitat o s'han canviat directives de retenció?
Aquesta flexibilitat és clau per adaptar-se a auditories internes, investigacions forenses o requisits reguladors.
Solucions per a empreses: informes personalitzables i alertes en temps real
Per als que necessiten un control proactiu, eines com ADAudit Plus permeten generar informes automàtics que es poden exportar en diversos formats. A més, es poden programar alertes personalitzades, per exemple:
- Avisar quan s'accedeix o edita un fitxer en una carpeta sensible.
- Detectar canvis de permisos inesperats.
- Notificar accessos fora de lhorari laboral o des dubicacions atípiques.
D'aquesta manera es poden anticipar incidents, respondre amb agilitat davant d'amenaces internes i mantenir fora de perill la informació més delicada.
Gestió de registres, seguretat i compliment normatiu
Un aspecte crucial és la conservació dels registres d'auditoria. Microsoft assegura un emmagatzematge de fins a 180 dies per a la majoria de logs, encara que l'historial de canvis a Excel sol limitar-se a 60 dies. En tot cas, sempre pots exportar els esdeveniments rellevants a sistemes propis per mantenir-los el temps necessari i complir normatives com ara RGPD.
L'administració de permisos, el seguiment de rols i l'aplicació d'etiquetes de confidencialitat afegeixen una altra capa de seguretat i de compliment, això és especialment important en organitzacions subjectes a auditories legals o sectorials.
Redactor apassionat del món dels bytes i la tecnologia en general. M'encanta compartir els meus coneixements a través de l'escriptura, i això és el que faré en aquest bloc, mostrar tot el més interessant sobre gadgets, programari, maquinari, tendències tecnològiques, i més. El meu objectiu és ajudar-te a navegar pel món digital de forma senzilla i entretinguda.