Com obrir un PDF directament a Word i editar el seu text

Si alguna vegada t'han enviat un document en PDF i has pensat: “tant de bo pogués canviar quatre coses al text”, ets al lloc adequat. Avui dia, obrir un PDF directament a Word per modificar el contingut és molt més senzill del que sembla, tant a Windows com a Mac, i amb opcions online i offline.

A les properes línies veuràs, pas a pas, com fer-ho amb Microsoft Word, quines limitacions té aquest sistema, quan compensa usar un convertidor de PDF a Word especialitzat o un editor de PDFs, i què passa amb elements més delicats com taules, notes al peu, formularis o PDFs escanejats. La idea és que surtis sabent quina opció escollir segons el tipus de PDF que tinguis al davant.

Què és realment un PDF i per què no es deixa editar tan fàcil

Abans de llançar-nos a obrir fitxers a la bogeria, ve bé entendre què hi ha darrere d'aquest format. Un PDF (Portable Document Format) és un tipus de fitxer que manté fix l'aspecte del document original, sense importar el dispositiu o el sistema operatiu des del qual l'obris.

Això vol dir que un PDF pot mostrar text amb format, diferents fonts, enllaços, imatges, gràfics vectorials i fins i tot àudio o vídeo, sempre amb la mateixa aparença a Windows, macOS, GNU/Linux, mòbils, etc. Precisament per això es fa servir tant per a contractes, factures, informes o formularis que no s'haurien de modificar fàcilment.

La clau és que el PDF és un format de disseny fix. El fitxer guarda en quin punt exacte de la pàgina va cada tros de text, cada imatge i cada objecte gràfic, però no necessàriament com es relacionen entre ells a un nivell “lògic”.

A la majoria de PDFs no hi ha informació estructural clara sobre paràgrafs, columnes o taules. Per exemple, una taula pot estar desada com un conjunt de línies horitzontals i verticals més blocs de text sense relació explícita entre si. Per a un lector de PDF es veu perfecte, però per a un programa que intenta reconstruir-lo (com Word) no és tan evident on s'acaba una cel·la i comença la següent.

A més, diferents programes generen PDFs de formes molt variades: alguns inclouen text invisible, retallades estranyes, imatges que contenen text o límits de línia poc convencionals. Tot això fa que dos PDFs que veus iguals a la pantalla estiguin construïts de forma molt diferent per dins.

Obrir un PDF a Word per editar el text

Des de fa diverses versions, Microsoft Word permet obrir directament PDF i convertir-los en documents editables. Word crea una còpia del PDF, la transforma a .docx i intenta que el resultat s'assembli al màxim possible a l'original.

Aquesta funció funciona especialment bé quan el fitxer conté sobretot text: informes, treballs acadèmics, documents legals, manuals, etc. En aquests casos, Word és capaç de reconstruir els paràgrafs, els títols, moltes llistes i bona part de la maquetació amb un nivell de fidelitat força acceptable.

Una cosa important: Word no toca el PDF original. El que fa és llegir-ne el contingut, generar un document de Word nou i mostrar-te aquesta còpia a punt per modificar. Si el resultat no et convenç, sempre pots esborrar el .docx i continuar usant el PDF original sense cap problema.

Això sí, cal ser realistes: encara que l'objectiu de Word és que el document resultant s'assembli al PDF, en molts casos l'aspecte no serà idèntic, sobretot si el fitxer original estava molt treballat a nivell de disseny, amb moltes columnes, taules complexes o elements gràfics.

Com obrir un PDF des de Word pas a pas

El procés per convertir un PDF en un document Word editable és molt senzill, tant si sou a Windows com a Mac. Només necessites tenir Microsoft Word instal·lat i actualitzat.

1. Obre Word sense carregar cap document. Pots fer-ho des del menú Inici (a Windows) o des del Launchpad / carpeta Aplicacions (a Mac). Et quedarà la pantalla inicial de Word amb les plantilles i els arxius recents.

2. Vés a la pestanya “Arxiu” i escull “Obrir”. Dins d'aquesta secció, premeu “Examinar” per veure el navegador de fitxers. Localitza el PDF que vulguis editar dins del teu disc dur, a OneDrive oa la carpeta on el tinguis desat.

3. Selecciona el PDF i prem “Obrir”. En aquest moment, Word mostrarà un avís indicant que convertirà el fitxer a un document de Word editable. Sol dir alguna cosa com que el procés pot trigar una mica i que el resultat pot no tenir exactament el mateix aspecte que el PDF original, sobretot si hi ha molts gràfics.

4. Accepta la conversió. Després de prémer “Acceptar”, Word es posa fil a l'agulla: reconstrueix el text, reubica les imatges, genera taules i reorganitza el contingut. Depenent de la mida i la complexitat del PDF, pot trigar des d'uns segons fins força més si és molt pesat.

5. Edita el document com qualsevol arxiu de Word. Un cop oberta la còpia, ja podeu canviar paràgrafs, corregir errors, afegir o eliminar text, modificar estils o incloure nous elements. Quan acabis, podràs desar el fitxer com a .docx o de nou com a PDF, Segons el que necessitis.

Mètode ràpid: arrossegar el PDF sobre la pantalla inicial de Word

Si utilitzes Windows i vols anar encara més ràpid, hi ha un truc molt còmode. En lloc de passar per Fitxer > Obrir, pots arrossegar el PDF directament sobre la finestra dinici de Word.

Amb Word obert (sense document carregat), cerca el PDF a l'Explorador d'arxius, fes clic i arrossega el fitxer fins a la finestra de Word. En deixar-lo anar, veuràs el mateix avís de conversió de PDF a document editable que en el mètode anterior.

Després de donar-lo a Acceptar, Word realitzarà la conversió de la mateixa manera, generant un document amb text, imatges, taules i enllaços sempre que sigui possible. És exactament la mateixa funció, però més directa quan treballes amb diversos PDFs seguits.

Obrir i editar PDFs en Word en un Mac

A macOS el procediment no té misteri: la versió de Word per a Mac també permet obrir PDFs com a documents editables sense passos addicionals.

Primer, obre Microsoft Word al teu Mac. Des de la barra superior, entra a “Archivo” i després a “Obrir”. Utilitza l'explorador de fitxers per localitzar el teu PDF, selecciona'l i fes clic a “Obrir” com faries amb qualsevol document.

Word t'ensenyarà el missatge d'advertiment indicant que va a convertir el PDF a un arxiu de Word, que pot trigar uns instants i que hi pot haver lleugeres diferències visuals amb l'original, especialment si aquest tenia molts elements gràfics o una maquetació complicada.

Després d'acceptar, es generarà el nou .docx on pots afegir, esborrar o modificar text, canviar el format, inserir imatges o reorganitzar el contingut sense necessitat d'eines externes. Més tard, podràs guardar aquest fitxer com a document de Word o exportar-lo de nou a PDF des de les opcions de desament o exportació.

Quines parts d'un PDF es converteixen pitjor a Word

Com que la conversió es basa en regles complexes per interpretar el contingut del PDF, hi ha certs elements que tradicionalment donen més guerra quan es transformen a Word. Convé conèixer-los per no emportar-se sorpreses.

Les taules amb espaiat de cel·la personalitzat són un dels casos típics. Quan una taula té marges interns molt ajustats, combinacions de cel·les o formats rars, el Word la pot reconstruir de manera aproximada, però no sempre respecta a la perfecció l'alineació o la mida original de cada cel·la.

Una cosa semblant passa amb els colors i vores de pàgina. Els fons de color, marcs decoratius o dissenys de pàgina molt elaborats es poden perdre o simplificar. Word tendeix a prioritzar que el text sigui editable davant que la pàgina es vegi exactament igual que al PDF.

El seguiment de canvis incorporat en alguns PDFs, els marcs de text, les notes al peu que ocupen més duna pàgina, les notes al final, els marcadors interns del PDF, les etiquetes daccessibilitat i els comentaris també solen convertir-se malament o directament no convertir-se. En molts casos passen a ser text pla o es perden com a funcions avançades.

Pel que fa a elements multimèdia, com àudio, vídeo o components interactius (botons, formularis dinàmics, scripts, etc.), Word no els converteix com a tals. El més habitual és que desapareguin o quedin reduïts a una simple representació estàtica o text.

Els efectes de font complexos, per exemple il·luminat o ombreig especials, sovint acaben convertits en petits gràfics en el document Word. Visualment poden semblar-se, però ja no es comporten com a text modificable, sinó com a imatges incrustades.

Què passa quan el PDF és ple de gràfics o és un escaneig

La conversió directa en Word està pensada principalment per a PDF “reals”, és a dir, aquells que contenen text digital i objectes gràfics accessibles. Quan el PDF està compost sobretot per imatges o es tracta d'un document escanejat, la cosa canvia força.

Si el fitxer conté principalment gràfics de qualsevol tipus (il·lustracions, diagrames complexos, infografies, plànols…), és possible que Word mostri la pàgina sencera com una sola imatge dins del document. En aquest cas, encara que ho vegis al Word, el contingut és una imatge i el text no es pot editar de manera directa.

Amb els PDFs escanejats passa una cosa semblant: el que tens no és text “real”, sinó una fotografia o imatge d'un document en paper. Word, per si sol, no és capaç de convertir automàticament aquesta imatge en text editable amb precisió si el PDF ja no inclou una capa de text reconeixible.

Per a aquests casos necessites recórrer a un sistema de OCR (Reconeixement Òptic de Caràcters), que analitza la imatge, detecta les lletres i genera un text editable a partir del que veieu. Moltes eines de conversió de PDF a Word incorporen aquesta opció d'OCR per a PDFs escanejats.

Si utilitzeu un servei online com iLovePDF, podeu marcar l'opció OCR abans de convertir perquè el programa intenti extreure el text de la imatge. En la vostra versió d'escriptori, l'aplicació sol detectar automàticament si el document està escanejat i activa la funció de reconeixement sense que hagis de fer res.

Com funciona internament la conversió de PDF a Word

Quan obris un PDF a Word o utilitzes un convertidor especialitzat, per sota s'executa un procés força complex. El programa ha danalitzar cada element del PDF i decidir a quin objecte de Word correspon: paràgrafs, encapçalats, llistes, taules, imatges, quadres de text, etc.

Word utilitza un sistema de regles per deduir l'estructura: mira la posició del text, la mida de lletra, les alineacions, els salts de línia i els blocs gràfics. Amb aquesta informació, intenta reconstruir una cosa semblant a una maquetació lògica, encara que el PDF original no porti etiquetes clares de paràgraf o de taula.

El problema és que, com comentàvem abans, els PDFs solen guardar només informació de “dibuix” (on va cada cosa), no de “significat” (què representa). Per això, diferents programes poden representar el mateix contingut amb estructures internes molt diferents, usant text ocult, capes superposades, màscares i altres recursos.

Tot això provoca que no hi hagi una conversió perfecta en el 100% dels casos. Dos fitxers que es veuen igual podrien convertir-se amb resultats força diferents en Word, segons com s'hagin generat i què trucs hagi fet servir el programari que va crear el PDF.

Per aquesta raó, si treballaràs amb documents molt delicats (com contractes amb maquetació estricta, informes oficials o publicacions científiques molt complexes), el més prudent és revisar a fons el document convertit per assegurar-te que el contingut i el significat es mantenen intactes, encara que l'aparença canviï lleugerament.

Convertidors de PDF a Word: opcions online i offline

A més de la funció nativa de Word, hi ha eines específiques per a convertir PDFs a documents Word editables. Són molt útils quan no tens Microsoft Word instal·lat o quan necessites funcions addicionals com ara OCR avançat, conversió massiva o més formats de sortida.

Serveis com iLovePDF permeten transformar arxius PDF a .docx directament des del navegador. Només has de pujar el fitxer, esperar a la conversió i descarregar el document Word. El seu gran avantatge és la comoditat: pots fer-los servir des de qualsevol equip amb connexió a Internet, sense instal·lar res.

Aquests serveis solen oferir conversió en línia i també versions d'escriptori. L'aplicació d'escriptori és interessant si treballes sense connexió, si maneges documents sensibles que no vols pujar al núvol o si necessites processar molts fitxers per lots d'una sola vegada.

En el cas d'iLovePDF, per exemple, disposes de funcions com ara conversió de PDFs escanejats mitjançant OCR, treball massiu amb diversos fitxers, conversió a altres formats d'Office (Excel, PowerPoint) oa imatges, i fins i tot eines per desbloquejar PDFs protegits amb contrasenya abans de convertir-los.

Pel que fa a la seguretat, les plataformes serioses xifren les transferències amb SSL i eliminen els fitxers automàticament passat un temps. Algunes compleixen amb normatives internacionals com ISO 27001 o GDPR, cosa important si maneges documents amb dades personals o informació confidencial.

Quan utilitzar un editor de PDF en lloc de convertir Word

De vegades, el més pràctic no és convertir el PDF a Word, sinó editar el propi PDF directament. Programes com Adobe Acrobat o editors de PDF alternatius permeten obrir el fitxer, canviar el text, modificar imatges, emplenar i signar formularis, afegir anotacions i tornar a desar-lo en PDF sense canviar de format.

Aquesta opció és especialment còmoda quan només vols fer retocs petits: corregir una paraula, ressaltar un fragment, afegir la vostra signatura digital o emplenar camps d'un formulari. A molts visors de PDF bàsics (inclosos els d'alguns navegadors o sistemes operatius) ja pots subratllar, comentar o signar sense passar per Word.

Si no tens un editor de PDF de pagament, sempre pots recórrer a alternatives gratuïtes o en línia que permeten editar text i imatges dins del PDF, encara que amb algunes limitacions. És una bona solució intermèdia quan no vols alterar gaire el format original.

La conversió a Word té més sentit quan necessites reestructurar per complet el document, canviar paràgrafs sencers, remaquetar pàgines o utilitzar totes les eines dedició de text de Word (estils, índexs, numeració avançada, etc.).

Tingues en compte que, fins i tot usant un editor de PDFs, hi haurà casos en què el document estigui protegit o tingui capes de text bloquejades. En aquest escenari, podries combinar eines: primer desbloquejar el PDF i després convertir-lo a Word o editar-lo directament segons et convingui.

Editar PDFs des del mòbil: iPhone i iPad

Quan treballes des del mòbil o la tauleta, el més normal és que tinguis menys opcions que a l'ordinador, però tot i així pots fer petites edicions en PDFs des de iPhone o iPad sense instal·lar aplicacions complicades.

El primer és localitzar el PDF al dispositiu. Moltes vegades estarà a la carpeta de Descàrregues oa l'app Fitxers. Obre'l per veure la vista prèvia i, a la pàgina que vulguis editar o anotar, toca la icona dels tres punts o l'opció de marcatge.

En activar l'eina de marcatge, es mostra un panell amb diverses opcions: bolígraf, llapis, ressaltador i altres estris amb què pots dibuixar a mà, subratllar o fer anotacions ràpides directament sobre el PDF.

Si prems el botó amb el símbol +, veureu funcions addicionals com quadres de text, camps per signar, lupes per ampliar zones amb lletra petita i alguns elements predefinits. Tot això és ideal per signar documents, emplenar dades senzilles o ressaltar informació important.

Per editar el text del PDF com a tal (modificar paràgrafs, canviar el contingut, etc.), el més habitual és que necessiteu una app específica d'edició de PDF o un servei de conversió a Word o altres formats. Les funcions de marcatge natives de iOS se centren més a anotar que a reescriure el document.

Convertir de Word a PDF des de Word

De la mateixa manera que pots obrir PDFs a Word per fer-los editables, també pots convertir documents de Word a PDF fàcilment des del propi programa, mantenint la maquetació i evitant que altres els modifiquin amb tanta facilitat.

A Word, aneu a la pestanya “Arxiu” i entreu a la secció "Exportar". Allà trobareu l'opció “Crear document PDF/XPS”. En seleccionar-la i prémer “Crear PDF o XPS”, s'obre una finestra perquè triïs la carpeta on es desarà el fitxer PDF resultant.

Abans de confirmar, podeu fer clic a “Opcions…” per ajustar certs paràmetres de l'exportació, com ara el rang de pàgines a incloure, la compatibilitat amb versions anteriors o la qualitat del fitxer final.

Quan el tinguis llest, fes clic a "Publica" i Word generarà el PDF. Aquesta funció t'assegura que el document es pugui veure igual a qualsevol dispositiu, alguna cosa clau si compartiràs informes, currículums, propostes comercials o documents oficials.

Avui comptem amb un ventall molt ampli de mètodes per obrir un PDF directament a Word i modificar-ne el text: des de la conversió integrada a Microsoft Word, molt útil per a arxius amb molt de contingut textual, fins a convertidors online i d'escriptori amb OCR per a PDFs escanejats, passant per editors de PDF pensats per retocar l'arxiu sense canviar de format. Saber quina opció encaixa millor en cada cas —segons si el PDF té principalment text, gràfics complexos, formularis o elements multimèdia— t'estalvia temps, manté la teva informació més segura i permet treballar amb els teus documents digitals amb molta més comoditat.