Com crear recordatoris amb Copilot a Windows i treure'n partit

Si fas servir Windows diàriament i comences a trastejar amb Copilot,, tard o d'hora et preguntaràs com pot ajudar-te a no oblidar tasques, reunions ni correus importants. La bona notícia és que Microsoft està empenyent fort perquè Copilot passi de ser “un chatbot simpàtic” a un autèntic assistent personal que t'avisa quan toca, tant al PC com al mòbil.

Al llarg d'aquest article veureu, amb tot luxe de detalls, com aprofitar Copilot per crear recordatoris a Windows, rebre avisos al mòbil, gestionar compromisos que surten als teus correus, preparar agendes de reunions a Outlook i entendre què fa Copilot amb tota aquesta informació que “recorda” sobre tu i les converses.

Què pot fer Copilot amb els recordatoris a Windows i Outlook

Copilot s'està convertint en un centre neuràlgic on es creuen el correu, el calendari, les tasques i els avisos al mòbil, de manera que els recordatoris no es quedin aïllats en una sola aplicació, sinó que se sincronitzin entre Windows, la web i el teu smartphone.

A l'ecosistema de Microsoft 365, Copilot et pot ajudar a:

• Detectar promeses i encàrrecs als teus correus d'Outlook i transformar-los en recordatoris accionables sense que hagis d'escriure res.
• Crear tasques a Microsoft To Do amb data i hora perquè rebis una alerta quan s'acosti el termini.
• Redactar correus de seguiment de manera guiada, amb assumpte i cos ben polits, basats en el context de la conversa prèvia.
• Proposar línies dassumpte més efectives per als vostres missatges importants, millorant la taxa d'obertura.
• Prioritzar la safata d'entrada segons urgència i rellevància, combinant IA amb la Safata dentrada Prioritaris.
• Programar recordatoris amb notificació al mòbil gràcies a la nova funció Reminders a l'app de Copilot per a Android, iOS i Windows 11.

La clau és que molts d'aquests recordatoris no són simples notes soltes: Copilot els integra amb la bústia, el calendari i les apps de productivitat, de manera que la informació rellevant apareix just quan la necessites.

Com crear recordatoris amb Copilot que arribin al mòbil

Una de les novetats més interessants és Reminders, una funció que permet que Copilot t'enviï notificacions de recordatori directament al telèfon, fins i tot encara que hagis creat l'avís des de Windows 11 o des de la web.

Microsoft està desplegant Reminders de forma gradual, tant a Android com a iOS, amb suport limitat a la versió web. La idea és molt senzilla: demaneu a Copilot que us recordi alguna cosa i l'assistent genera un recordatori que es dispara a una hora concreta o després d'un interval de temps.

Per exemple, podeu escriure alguna cosa com:

• “Recordeu-me trucar al client a les 19:00”.
• "Recordeu-me revisar l'informe en 20 minuts".

Copilot utilitza la hora i data locals del dispositiu des d'on es crea el recordatori per programar l'avís. El més habitual és que la notificació arribi pràcticament en el moment exacte, fins i tot amb intervals de pocs minuts.

Això sí, aquí no hi ha màgia si no dónes permisos: perquè t'arribin aquests avisos al telèfon necessites tenir instal·lada la app de Copilot al mòbil y haver concedit permisos de notificacions a Android o iOS. Si desactiveu les notificacions del sistema, no veureu els avisos encara que creeu el recordatori des de Windows o el web.

Crear recordatoris des de Copilot a la web ia Windows 11

A la versió web, Copilot comença a comportar-se com un producte madur pel que fa als recordatoris, ja que disposa d'un petit centre de gestió on pots veure, crear i revisar els teus avisos sense dependre només d'ordres de xat.

El flux típic a la web és:

1. Accedeix a Copilot al teu navegador i inicia sessió amb el teu compte de Microsoft.
2. Obre el menú del teu perfil (normalment a la cantonada superior dreta).
3. Selecciona l'opció "Recordatoris" (Recordatoris).
4. Cliqueu a “Create a reminder” per iniciar la creació d'un avís nou.
5. Especifica el missatge del recordatori (què vols que et recordi) i quan vols rebre la notificació.

Des d'aquí podeu consultar quins recordatoris tens actius, modificar-los o eliminar-los. El millor és que aquests avisos se sincronitzen amb l'app de Copilot si uses el mateix compte, per la qual cosa els rebràs al teu mòbil sempre que tinguis les notificacions activades.

A Windows 11 lenfocament és encara més natural. No has de navegar per menús si no vols: n'hi ha prou que parlis a l'assistent i li demanis el que necessites. Per exemple, pots obrir Copilot a Windows 11 i escriure o dictar alguna cosa com:

“Recorda'm cancel·lar la subscripció aquesta tarda” o “Recordeu-me pagar el lloguer el dia 3 a les 10”.

Copilot interpretarà el missatge, detectarà la data i hora i crearà el recordatori corresponent. Quan arribi el moment, tindràs la notificació al teu mòbil i, segons el desplegament, també als dispositius on Copilot estigui actiu amb el teu compte.

Recordatoris recurrents i contingut dinàmic

A més dels avisos d'una sola vegada, Copilot admet recordatoris recurrents. Això és especialment útil per a tasques que es repeteixen sovint: trucades setmanals, revisions mensuals, reports periòdics, etc.

Per exemple, podeu configurar recordatoris:

• Cada dilluns per revisar les mètriques de la setmana anterior.
• El primer dia de cada mes per tancar la facturació.
• Totes les tardes a una hora concreta per fer una còpia de seguretat ràpida.

La part més curiosa és el que Microsoft anomena contingut dinàmic. No es tracta només que el recordatori salti cada dia o cada setmana, sinó que el missatge del mateix recordatori pugui canviar a cada execució.

L'exemple que s'està utilitzant com a gest de complicitat és una cosa senzilla però il·lustrativa: demanar a Copilot que et ensenyeu una paraula nova en portuguès cada dia. En aquest cas, el recordatori no seria sempre el mateix text, sinó que el contingut podria variar perquè no estiguis llegint un missatge idèntic cada matí.

Això obre la porta a recordatoris que no només avisin, sinó que també incorporin informació o tasques en constant renovació, el que els fa més útils per a rutines daprenentatge continu o revisions periòdiques amb dades actualitzades.

Límits de recordatoris segons el teu tipus de compte

Com ja passa amb altres plataformes d'IA, Microsoft introdueix alguns límits en funció del tipus de compte que utilitzis per a Copilot, especialment ara que els recordatoris comencen a barrejar-se amb altres capacitats avançades de l'assistent.

En el cas de Reminders, els límits actuals anunciats són:

• Usuaris amb compte gratuït: poden crear fins a 5 recordatoris actius.
• Subscriptors de Microsoft 365: disposen de fins a 20 recordatoris.

El topall pot semblar una mica ajustat si vols utilitzar Copilot com a gestor total de tasques, però és suficient per a cobrir les alertes importants i els hàbits recurrents més crítics: pagaments, trucades, projectes en curs o tractaments mèdics, per exemple.

En qualsevol cas, aquests límits poden canviar amb el temps a mesura que Microsoft ajusti el model de negoci de Copilot, de la mateixa manera que ha passat amb altres IAs que han anat ampliant o modulant el nombre daccions disponibles en els seus plans gratuïts i de pagament.

Recordatoris i seguiment automàtic des d'Outlook amb Copilot

Si el vostre flux de treball passa pel correu electrònic (i el de gairebé tothom ho fa), Copilot a Outlook afegeix una capa d'intel·ligència que va molt més enllà d'un simple avís: escaneja les converses a la recerca de compromisos, peticions i tasques encobertes i us ofereix convertir-les en recordatoris accionables.

Quan en un fil de correu apareix text de l'estil “et passo l'informe el divendres” o “pots revisar-ho?”, Copilot classifica automàticament aquesta informació en tres categories:

• Compromís (compromís): promeses de fer alguna cosa.
• Sol · licitar (petició): quan algú et demana que facis una acció concreta.
• Seguiment (seguiment): necessitats de reprendre un tema més endavant.

En detectar un d'aquests casos, Outlook amb Copilot mostra un banner contextual sobre el correu amb diverses opcions ràpides, normalment centrades en marcar la tasca com a completada (Done) o en crear un recordatori (“Remind me”).

Si escolliu l'opció de recordatori, Copilot genera una tasca a Microsoft To Do amb la data suggerida (per exemple, el divendres en què se suposa que algú us enviarà un informe) i configura una alerta associada. Tot això sense sortir de la vista de lectura dOutlook, el que estalvia molts clics i oblits.

El flux complet de seguiment que proposa Microsoft amb aquesta integració és:

1. Detecció automàtica d´un compromís al fil de correu.
2. Creació de la tasca i el recordatori a To Do amb la data adequada.
3. Redacció assistida del correu de seguiment amb Copilot, incorporant les dades rellevants del context.
4. Opcionalment, programació d'un segon avís si el destinatari no respon a un nombre de dies determinat.

D'aquesta manera, el sistema us ajuda a tancar tasques al primer intent, disminuint els oblits i mantenint informats els teus clients o companys sense que hagis d'estar fent malabars amb la memòria.

Redacció guiada de correus de seguiment amb Copilot

Un cop Copilot ha detectat un compromís o una tasca pendent en un correu, pots anar un pas més enllà i fer servir l'opció “Draft follow-up with Copilot”, disponible des de la mateixa targeta de seguiment a Outlook.

En prémer-la, Copilot genera automàticament un esborrany de correu de seguiment que inclou:

• Una línia dassumpte coherent amb el context.
• Un cos de missatge persuasiu i estructurat.
• I, si escau, el document o una altra informació que havia quedat pendent.

En el cas de recordatoris relacionats amb pagaments, Copilot pot enriquir encara més el correu, afegint-hi detalls com el import pendent, la data de venciment i l'enllaç de pagament, gràcies a la seva integració amb Copilot for Finance i les dades de l'ERP de l'organització.

L'avantatge és doble: d'una banda evites haver de copiar i enganxar dades manualment des del teu sistema financer o des d'altres documents; de l'altra, reduïx el temps emprat a redactar correus de seguiment, que moltes vegades s'assemblen força entre si però requereixen certa cura en el to.

Sempre podeu revisar l'esborrany, retocar frases o canviar l'enfocament abans d'enviar-lo. Copilot no us obliga a acceptar la vostra proposta, simplement us ofereix una base sòlida perquè tu decidiu el missatge final.

Suggeriments de línies d'assumpte i priorització intel·ligent de la safata

Abans d'enviar un correu important, podeu activar la funció “Improve subject line” a Outlook amb Copilot. L'assistent analitzarà el contingut del missatge i proposarà títols alternatius que maximitzin la taxa d'obertura, seguint bones pràctiques de màrqueting i comunicació.

En comptes d'un assumpte genèric com a “Seguiment informe”, podries veure suggeriments de l'estil:

• “Seguiment ràpid: informe Q2 pendent”.
• “Recordatori de revisió: proposta comercial llesta”.

Aquest petit detall pot marcar la diferència a l'hora d'aconseguir que un client o un company obri el correu a temps, especialment quan la safata està saturada de missatges menys rellevants.

A més, Copilot inclou una funció per prioritzar la safata d'entrada (“Prioritize my inbox”), molt útil en comptes amb moltíssim trànsit. En activar-la, la IA analitza la urgència i rellevància dels correus i eleva els missatges crítics a la part superior de la safata, treballant colze a colze amb la lògica de la Safata d'entrada Prioritaris.

Gràcies a aquest sistema, els missatges que realment importen no es perden entre notificacions menors, promocions o correus massius. Això, combinat amb els recordatoris i tasques a To Do, crea un entorn on és molt més difícil que se t'escapi una cosa important.

Trucs ràpids per crear recordatoris des del propi correu

Més enllà dels banners i les targetes de seguiment, Microsoft ha introduït dreceres de text perquè puguis convertir ordres escrites directament en el cos del missatge en recordatoris automàtics.

Un exemple especialment útil és escriure al propi correu alguna cosa com:

“/remind me next week si no responen”.

Quan utilitzes aquesta sintaxi, Copilot interpreta l'ordre i crea una tasca a Microsoft To Do, programant una alerta per a d'aquí a set dies. No hauràs de tornar a obrir el fil ni estar pendent: la IA t'avisarà just quan toqui revisar si hi va haver resposta o no.

Aquest tipus de dreceres converteix Copilot en una mena de “capa invisible” sobre el teu correu: tu segueixes escrivint com sempre, afegeixes una petita instrucció i, en segon pla, s'aixequen recordatoris i tasques associats a les teves pròpies paraules.

Com utilitzar Copilot per generar reunions i agendes ràpidament

Els recordatoris no són només avisos solts; moltes vegades desemboquen a una reunió que cal organitzar. Aquí Copilot també fica mà, sobretot al nou Outlook, on teniu una opció específica per programar reunions des d'un fil de correu ja existent.

Per aprofitar-ho, pots seguir un flux com aquest:

1. Obre la conversa de correu electrònic rellevant al nou Outlook.
2. A la barra d'eines, seleccioneu l'opció “Programar amb Copilot”.
3. Copilot analitzarà el contingut del fil i suggerirà un títol per a la reunió i una agenda estructurada, a més d'adjuntar el mateix fil de correu a la cita perquè tothom tingui el context.
4. Cliqueu a "Insereix" per acceptar el contingut proposat (si vols, podràs editar-lo després).
5. Revisa la invitació generada, ajusta hora, participants o detalls de l'agenda i, quan estigui a punt, selecciona "Enviar".

Amb aquest flux, Copilot us estalvia la feina més mecànica de passar idees del correu al calendari, redactar l'agenda i copiar informació rellevant. De nou, es tracta de transformar converses en accions concretes amb uns pocs clics.

És important tenir en compte que, si el fil de correu no conté gaire informació sobre els passos següents o les accions futures, Copilot pot no generar cap agenda per a la reunió. De la mateixa manera, no utilitzarà ni inclourà contingut que s'hagi classificat com a confidencial o potencialment perjudicial o ofensiu.

En aquests casos, l'esborrany de reunió mantindrà el títol original del correu, però no afegirà contingut generat per la IA, i et deixarà tota la llibertat per definir l'estructura i l'ordre del dia de la reunió.

Configuració de recordatoris i seguiments de correu per a cites

Una altra peça relacionada amb els recordatoris són els avisos de correu electrònic lligats a cites i reserves, molt útils quan treballes amb clients, pacients o usuaris que reserven una hora amb tu.

Als formularis de tipus de reunió (per exemple, en eines integrades amb l'ecosistema Microsoft 365), podeu configurar recordatoris per correu seguint un flux semblant al següent:

1. Accedeix al formulari del tipus de reunió que vulguis configurar.
2. Aneu a la secció de configuració avançada.
3. Dins d'ella, localitza l'apartat de Recordatoris de correu electrònic.
4. Selecciona “Afegir un recordatori de correu electrònic” per obrir el formulari específic de configuració.
5. Tria el període de temps en què vols que s'enviï el recordatori: des de 15 minuts abans, fins a diverses hores o fins i tot fins a dues setmanes prèvies a la reunió.
6. Redacta un missatge personalitzat per al cos del correu, afegeix enllaços si vols i inclou el format que et resulti més còmode.
7. Quan acabis, fes clic a "Desa els canvis" perquè el recordatori quedi associat a aquest tipus de cita.

Un cop configurat, qualsevol client que reservi una cita d'aquest tipus rebrà automàticament el recordatori de correu electrònic en el moment indicat, sense que hagis de fer res més.

A més, és possible configurar també seguiments automàtics un cop finalitzada la cita. Aquests seguiments es fan servir, per exemple, per demanar comentaris, suggerir la propera reserva o simplement agrair l'assistència, mantenint viva la relació amb el client sense esforç manual.

Memòria i personalització de Copilot: què recorda i com es gestiona

Perquè tot aquest sistema de recordatoris, tasques i seguiments funcioni de forma fluida, Copilot fa ús d'una memòria interna i de mecanismes de personalització que us permeten adaptar les vostres respostes i suggeriments al vostre context.

La “memòria de Copilot” no requereix llicències addicionals específiques: està disponible tant per a usuaris de Copilot Xat amb llicència de Microsoft 365 Copilot com per als qui ho usen sense aquesta llicència. El que sí que pot variar és el conjunt de capacitats addicionals que tinguis al voltant (com Copilot for Finance o altres integracions empresarials).

El control general que governa aquesta memòria s'anomena personalització millorada. Per defecte sol venir activat, però els administradors d'inquilins (tenants) poden gestionar-ho a nivell organitzatiu a través de les opcions de Microsoft 365 i, si ho desitgen, mitjançant scripts recolzats en Microsoft Graph i el tipus de recurs enhancedPersonalizationSetting.

Quan la personalització millorada està desactivada per a un usuari, aquest veurà els controls d'instruccions personalitzades, records desats i historial de xat a Configuració> Personalització com a deshabilitats i no els podrà activar manualment.

La memòria de Copilot es compon, de manera simplificada, de tres grans blocs:

• Instruccions personalitzades: indicacions que dónes a Copilot sobre com vols que respongui, quina informació tenir en compte, etc.
• Records guardats: dades que Copilot emmagatzema explícitament (per exemple, preferències, projectes en curs) i que es poden revisar i eliminar des de la configuració.
• Detalls inferits de l'historial de xat: informació que Copilot dedueix de les teves converses per millorar l'experiència, però que es pot anar actualitzant o descartant amb el temps.

Tots aquests records s'emmagatzemen al bústia d'Exchange de l'usuari, concretament en una carpeta oculta. Per tant, s'apliquen les mateixes directives de seguretat i compliment que per a la resta de dades de bústia (com ara el xifratge en repòs o la caixa de seguretat del client).

Retenció, privadesa i gestió administrativa de la memòria

La conservació d‟aquestes dades de memòria varia segons el tipus d‟informació i segons els controls de personalització que estiguin activats o no, tant a nivell d‟administrador com d‟usuari final.

En el cas de les instruccions personalitzades, si la personalització millorada està desactivada (bé per l'administrador, bé pel mateix usuari), Copilot deixarà d'aplicar aquestes instruccions, però no les eliminarà per ell mateix. És a dir, es queden guardades sense ús fins que es reactivi la personalització o s'eliminin manualment.

Pel que fa als records guardats, es conserven fins que l'usuari els esborra explícitament des de Configuració> Personalització. El fet d'eliminar un xat no implica que s'eliminin automàticament els records derivats d'aquesta conversa; cal gestionar-los des del panell de memòria. Si la personalització millorada està desactivada, Copilot no aplicarà aquests records al xat, però tampoc els suprimeix.

Pel que fa als detalls inferits de l'historial de xat, la seva naturalesa és dinàmica: Copilot pot actualitzar, substituir o descartar detalls antics a mesura que aprèn què és més útil conservar. A més, si un usuari esborra tots els xats en què s'esmentava una informació concreta, els rastres d'aquesta peça s'eliminaran dels detalls d'historial en un termini aproximat de set dies.

Quan la personalització millorada o el control d'historial de xat estan deshabilitats, tots els detalls d'historial s'eliminen després de 30 dies, el que redueix l'empremta de dades que podeu utilitzar Copilot per personalitzar respostes.

Un punt important és que les directives i etiquetes de retenció configurades a Microsoft Purview per a altres tipus de dades no s'apliquen directament a la memòria de Copilot. Per exemple, si una organització fixa una directiva d'“eliminar després de tres mesos” per a les interaccions de Copilot Chat, això no implica que les memòries dels usuaris s'esborrin passat aquest temps. Actualment no hi ha controls específics per aplicar regles de retenció només a la memòria.

Per la seva banda, els administradors poden respondre a sol·licituds d'interessats relacionades amb la memòria usant eines com eDiscovery i l'Explorador de Microsoft Graph per cercar, exportar i eliminar dades de memòria d'usuaris. En aquest context:

• Els records desats i els records inferits de l'historial de xat es poden detectar mitjançant eDiscovery.
• Les instruccions personalitzades no són accessibles a través d'aquestes eines, encara que el mateix usuari les pot exportar manualment des de Configuració > Personalització.

Per localitzar dades de memòria a eDiscovery, cal cercar elements de la classe a la bústia de l'usuari. A partir d'aquí, l'administrador també pot combinar-los amb l'Explorador de Microsoft Graph per eliminar-los si cal.

Per acabar, convé saber que les accions de memòria i personalització no generen, de moment, registres d'auditoria específics a Purview, i que els administradors no poden limitar quins tipus d'informació s'afegeixen a la memòria de Copilot (encara que sí que poden activar o desactivar els grans blocs de personalització). Els xats temporals, això sí, són detectables a Purview igual que els xats normals.

A efectes pràctics, tot aquest entramat de memòria i controls es tradueix en que Copilot pot fer servir les teves preferències i historial per oferir recordatoris i suggeriments més intel·ligents, sense deixar de respectar les polítiques de seguretat i privadesa establertes per la teva organització.

Amb totes aquestes peces combinades —recordatoris a Windows i mòbil, seguiment automàtic de correus, agendes de reunions generades al vol, avisos per correu per a cites i una memòria controlada des d'Exchange i Purview— Copilot es converteix a poc a poc en un assistent capaç de mantenir els teus compromisos, tasques i comunicacions sota control, reduint oblits i treball repetitiu tant en el teu dia a dia personal com en entorns professionals més exigents.