- Paraula permet comparar i combinar documents fàcilment per revisar canvis.
- El control de canvis i etiquetatge de revisions faciliten la col·laboració.
- Hi ha alternatives i trucs per optimitzar la comparació i gestió documental.
Gestionar múltiples versions d'un mateix document de Word pot ser una autèntica odissea, especialment quan cal identificar canvis, resoldre diferències i arribar a un fitxer final i coherent. Tant si treballes en equip com si revises textos d'altres, saber comparar i combinar documents en Word és una habilitat que t'estalviarà temps i maldecaps. Avui dia, Word ofereix funcions avançades per comparar textos i combinar les modificacions de diverses persones, permetent mantenir la integritat del contingut i les aportacions individuals sense perdre el control del procés.
En aquesta guia descobriràs a fons tot allò que necessites saber per comparar i fusionar versions en Word, des del procés més bàsic fins a les opcions més avançades, passant per alternatives per a altres programes, ajustaments de format i eines externes per si necessites comparar documents més enllà de Word. Si sou dels que preferiu tenir-ho tot clar i ben explicat, trobareu aquí l'article definitiu sobre com esprémer aquestes opcions al màxim, tant en entorns professionals com educatius.
Per què comparar i combinar documents a Word?
Les funcions de comparació i combinació en Word han esdevingut imprescindibles per a qualsevol persona que treballi amb textos subjectes a canvis, revisions o col·laboracions. No només són útils per a professors que revisen feines d'alumnes o empreses que gestionen contractes, sinó també per a qualsevol que necessiti verificar si un col·lega ha modificat alguna cosa important abans de donar el vistiplau definitiu, o per comparar versions d'un mateix fitxer guardat en dates diferents.
Microsoft Word facilita així el control dels canvis, fent visible qualsevol diferència i permetent revisar, acceptar o rebutjar modificacions de manera senzilla i visual. A més, si diverses persones han treballat sobre diferents còpies del mateix fitxer, la funció 'Combinar' ajuda a fusionar tots els comentaris i canvis en un sol document, sense perdre el rastre de qui va fer cada aportació.
Comparar documents al Word pas a pas: la funció principal
El cor d'aquesta funcionalitat a Word és l'eina Comparar, que permet identificar ràpidament les diferències entre dos documents, mostrant un resum clar i visual de totes les modificacions. Aquest és el mètode més directe, disponible a totes les versions modernes de Word i preparat per a tots dos usuaris principiants com avançats.
Aquests són els passos bàsics per comparar dos documents a Word:
- Obre Microsoft Word i assegura't que els documents que vols comparar estan guardats (poden estar al teu ordinador o al núvol).
- Fes clic a la pestanya «Revisar» a la part superior de la finestra de Word.
- Dins del grup d'eines anomenat 'Compara', selecciona «Comparar». Es desplegarà un petit menú amb diverses opcions.
- Fes clic una altra vegada a «Comparar» (l'altra opció és 'Combinar', que veurem més endavant).
- A la finestra que apareix, hauràs de triar els dos fitxers a comparar: un com «Document original» (la versió anterior o de referència), i un altre com «Document revisat» (la versió que vols comparar contra l'original).
- Pots prémer el botó «Més» dins aquesta finestra si vols personalitzar els elements a comparar: des de text i comentaris fins a format, taules, encapçalats, notes i més. Tot està activat per defecte, però podeu ajustar aquestes opcions si només us interessen certs canvis.
- Quan el tinguis configurat al teu gust, fes clic a «Acceptar».
Word generarà automàticament un tercer document en què es mostren totes les diferències i revisions marcades, sense modificar mai els documents originals.
Visualització de resultats i revisió de canvis després de comparar documents
Un cop realitzada la comparació, Word divideix la pantalla en diverses seccions per facilitar-ne l'anàlisi. A la part central apareix el document combinat, amb els canvis ressaltats (afegits en color i subratllats, eliminacions ratllades o en un altre color). A l'esquerra, el Word mostra un panell amb un resum de tots els canvis detectats, agrupats per tipus: insercions, eliminacions, canvis de format, moviments, etc.
A la part dreta de la pantalla, sol mostrar-se tant el document original com el revisat, permetent comprovar d'una ullada les diferències exactes.
Pots navegar per cada modificació i anar acceptant o rebutjant individualment els canvis des del mateix menú 'Revisar', cosa que és especialment útil quan es necessita un control total del procés d'edició col·laborativa.
Si preferiu una vista més còmoda, des de la pestanya "Vista" pots organitzar els panells, veure documents en paral·lel, organitzar-los un a sobre de l'altre o dividir la finestra per comparar fàcilment parts específiques del text. El mode 'Desplaçament sincrònic' fins i tot permet que els dos documents es moguin alhora quan fas scroll, sincronitzant la teva revisió.
Opcions de comparació avançada: l'estil jurídic i els controls per a grans documents
Per als que necessiten una anàlisi encara més detallada, per exemple, en entorns legals on cada matís compte, Word inclou l'opció de comparar documents amb 'línia negra legal'. Aquesta funció ressalta cada modificació mínima, mostrant què ha canviat en un tercer document diferenciat, sense afectar els originals.
- Obre tots dos documents que vulguis comparar.
- Aneu a la pestanya 'Revisar' i al grup 'Comparar', selecciona 'Comparar'.
- Tria l'opció 'Comparar dues versions d\'un document (línia negra legal)'.
- Selecciona l'original i el revisat, i configura els paràmetres extra si ho veus necessari (pots escollir si els canvis es mostren a nivell de paraula o de caràcter).
- Prem 'D'acord' i Word crearà el document comparatiu amb tots els canvis ressaltats de manera exhaustiva.
Aquesta vista legal és especialment útil quan els documents contenen moltes anotacions, formats complexos o requereixen una auditoria precisa sobre cada canvi realitzat. Una característica interessant és que el Word us permet decidir si els canvis apareixen en un fitxer nou o en un dels vostres documents existents, personalitzant l'experiència segons les vostres necessitats.
Revisió i control de canvis: gestió col·laborativa i personalització
L'eina de control de canvis en Word va més enllà de la simple confrontació entre dues versions. Permet rastrejar totes les modificacions fetes en un document, puntualment associades a cada usuari que intervé a l'edició.
Per activar el control de canvis, només cal prémer 'Control de canvis' a la pestanya de 'Revisar'. Des d'aquest moment, qualsevol modificat, inserció o eliminació queda anotat, mostrant al marge del text tant el nom de l'usuari que va fer la modificació com els comentaris o anotacions associats.
El control de canvis facilita saber qui ha fet què, quan i on, allò que resulta essencial tant per a revisions en grup com per a treballs acadèmics i revisions legals. Podeu filtrar les ressenyes que es mostren (simple, totes, sense ressenya, original) per tal de centrar-vos només en la informació rellevant en un moment donat.
Quan acabes de revisar, pots acceptar o rebutjar tots els canvis de cop, o anar un a un, cosa que atorga màxima flexibilitat per controlar la versió final del document. A més, les revisions es marquen amb línies verticals al marge, fent molt senzilla la localització de les parts modificades.
Combinar documents a Word: un pas més enllà en la gestió de versions
Sovint, no n'hi ha prou amb comparar dues versions, sinó que necessitem crear un únic fitxer definitiu amb les aportacions i canvis de diverses persones. Aquí entra en joc la funció 'Combinar' de Word, pensada per fusionar revisions i edicions en un sol document mestre.
Els passos per combinar documents a Word són els següents:
- Obre un dels documents que vols combinar com a base.
- A la pestanya 'Revisar', selecciona 'Comparar' i després tria 'Combinar'.
- Indica quin és el document original i quin el revisat (o afegeix diversos revisats si hi han participat diferents col·laboradors).
- Prem 'D'acord' per generar el nou document combinat.
Word mostrarà una finestra nova amb tots els canvis fusionats, ressaltant cada aportació amb colors diferents, segons l'usuari. Això et permet revisar en un sol lloc totes les modificacions rebudes, acceptar o rebutjar canvis per separat i, finalment, desar un fitxer final consensuat.
A l'esquerra apareix el panell de canvis realitzats mentre el document combinat queda al centre. Pots optar per mostrar només el document final o amagar els originals, per no distreure't durant la revisió.
Personalització de la comparació i la combinació: ajustaments avançats
Word és força flexible quant al que pots comparar i com vols veure els resultats. Des del botó 'Més' al menú de comparació, pots triar quins tipus de canvis vols que es detectin: text, format, comentaris, canvis en taules, encapçalats, notes al peu, etc.
Això vol dir que et pots centrar en l'ortografia, en els comentaris d'un treball acadèmic, o només en variacions de format si això és el que et preocupa. La personalització ajuda a fer que el procés sigui àgil i rellevant per al teu objectiu concret.
A més, hi ha l'opció d'etiquetar els canvis, una característica clau per a projectes col·laboratius que permet saber qui va fer cada modificació, facilitant el seguiment i la gestió de les revisions. En revisar el document final, cada usuari pot acceptar o rebutjar únicament els seus canvis, dotant al procés d'una transparència màxima.
Visualització múltiple i sincronització: treballar amb diversos documents alhora
Word inclou diferents maneres de visualitzar els documents perquè la comparació sigui còmoda, fins i tot amb textos grans o complexos. Pots fer servir la funció 'Organitzar tot' per col·locar-ne un damunt l'altre, dividir la finestra per a una revisió paral·lela, o bé veure tots dos arxius en columnes, desplaçant-se junts amb l'opció de 'Desplaçament sincrònic'.
Aquesta última característica és especialment útil quan has de comparar paràgrafs llargs, taules o llistes, i necessites assegurar-te que tots dos documents estan alineats al punt exacte de revisió. Editar, moure i copiar fragments és també possible en aquests modes, cosa que agilitza molt el treball si necessites traslladar blocs de text entre fitxers.
Redactor apassionat del món dels bytes i la tecnologia en general. M'encanta compartir els meus coneixements a través de l'escriptura, i això és el que faré en aquest bloc, mostrar tot el més interessant sobre gadgets, programari, maquinari, tendències tecnològiques, i més. El meu objectiu és ajudar-te a navegar pel món digital de forma senzilla i entretinguda.