Com Combinar Excel Amb Word: Importar Dades D'Excel A Word

En aquest article et mostrarem com combinar Excel amb Paraula. La combinació de dades d'un full de càlcul d'Excel o un llibre de treball és una eina molt bàsica però poderosa que pot estalviar una gran quantitat de temps en intentar crear documents que tenen camps variables.

Tot i això, des de sobres i cartes fins a targetes d'identificació i carpes de taula, la combinació de dades eliminarà la tasca exhaustiva d'escriure cada registre a mà extraient dades d'un fitxer Excel designat.

Imagina't les possibilitats, especialment per a fins de correu directe. Hi ha tres passos principals involucrats en la creació dun document combinat. El primer i més important és la teva llista i les dades dins de la llista.

Has d'assegurar-te que les capçaleres de les columnes siguin reconeixibles i estiguin degudament etiquetades. Això permetrà que el procés de mapatge sigui molt més fluid. Diguem que volem crear etiquetes de correu per a una postal de «reserva la data». El primer que hem de fer és crear el full de càlcul de l'Excel del qual una plantilla de Word extraurà les dades. Tot seguit mostrarem més detalls.

Potser et pot interessar: Com Sumar I Restar Percentatges En Excel

Conceptes bàsics de la combinació de correspondència

Fer una combinació de correspondència pot semblar una tasca aclaparadora, però de fet el procés és força simple. Pot ser útil obtenir informació si penses en el procés de combinació de correspondència en termes de 3 documents:

1. Document de combinació de correspondència de Word amb codis per als camps personalitzats.
2. Fitxer d'origen de combinació de correspondència de l'Excel amb informació sobre els destinataris, una fila per a cada destinatari.
3. El document final de Word amb les cartes personalitzades, correus electrònics, sobres, entre d'altres.

L'objectiu de la combinació de correspondència és combinar les dades de l'arxiu 1 i l'arxiu 2 per crear l'arxiu 3.

Preparació del full de càlcul d'Excel per a la combinació de correspondència

Quan executes una combinació de correspondència, el vostre fitxer d'Excel es connectarà al vostre document de combinació de correspondència de Word i Microsoft Word extraureu els noms, adreces i altres detalls dels destinataris directament del vostre full de càlcul d'Excel.

Aleshores, abans de començar la fusió en Word, assegura't que el teu arxiu d'Excel tingui tota la informació que vols incloure, com noms, cognoms, salutacions, codis postals, adreces, entre d'altres.

Si voleu afegir més contactes o altra informació, és millor que feu els canvis o addicions al vostre full d'Excel ara abans d'executar la combinació de correspondència. Coses importants per comprovar:

• Les columnes al vostre full d'Excel han de coincidir amb els camps que voleu utilitzar en fer una combinació de correspondència. Per exemple, si vols dirigir-te als teus lectors pel nom, assegureu-vos de crear columnes separades per al nom i el cognom. Si voleu ordenar els destinataris per estat o ciutat, comproveu que hi hagi una columna d'estat o ciutat separada.
• Si el vostre fitxer d'Excel inclou dates, hores, valors de moneda o codis postals que comencen o acaben en 0, vegeu com formatar correctament els números de combinació de correspondència, les dates i la moneda.
• Si creeu un full de càlcul d'Excel important informació d'un fitxer .csv o .txt, utilitzeu l'Assistent per a importació de text.

Combinar dades d'un llibre d'Excel a un document de Word

Per combinar l'Excel amb el Word has de seguir el procediment a continuació:

Pas 1: obre Microsoft Excel o qualsevol programari de full de càlcul que utilitzis. (Això també funciona amb els fulls de càlcul de Google Docs). Com que estem creant etiquetes de correu, les dades que fusionarem seran el nom, el cognom i l'adreça.

Pas 2: la primera fila seran les capçaleres de les columnes, així que a la primera cel·la escriu la paraula Primer, a la següent cel·la escriu Últim ia la tercera cel·la de la primera fila, escriu Direcció. De la mateixa manera, escriu ciutat, Estat y Codi postal a la quarta, cinquena i sisena cel·la, respectivament.

Ara que les capçaleres de les columnes estan configurades, completa la informació apropiada per a cadascuna de les persones per a les quals estàs creant una etiqueta. Quan acabis, desa el teu full de càlcul amb un nom i en un lloc que puguis localitzar fàcilment més endavant (preferiblement l'escriptori). El full de càlcul d'Excel s'hauria de veure així (excepte la informació específica del destinatari):

Crear la plantilla d'etiquetes

Ara que heu creat la llista de destinataris, el segon pas és crear la plantilla d'etiquetes. Per això has de fer el següent:

Pas 1: obre Microsoft Word i fes clic a la pestanya «Correos» a la part superior.

Pas 2: a continuació, fes clic al botó d'etiquetes ubicat a la part superior esquerra del menú «Correos".

Pas 3: quan s'obri el quadre de diàleg «Sobres i etiquetes«, cerca el botó «Opcions» i fes-hi clic.

Pas 4: la següent part és on triem les etiquetes que estem usant. Per a aquest exemple, faré servir Avery Shipping Labels, plantilla n. 8163. Són etiquetes de correu de 2” x 4”. Aleshores, al quadre de diàleg «Opcions d'etiqueta«, seleccioneu el nombre de plantilla apropiat i premeu «Acceptar".

Pas 5: això et porta de nou al quadre de diàleg «Sobres i etiquetes«. Ara hauríeu de mostrar que heu seleccionat Avery Template # 8163. Fes clic al botó que diu «nou document".

Pas 6: ara hauries d'estar mirant això:

A dalt hi ha la plantilla d'etiquetes buides amb quadres de text inserits que es corresponen exactament amb la plantilla específica que utilitzeu (en aquest cas 8163).

Inserir els camps per fusionar

Ara que la pàgina està configurada, inserirem els camps que volem fusionar a l'etiqueta de correu per continuar amb el procés i combinar l'Excel amb el Word. Per fer això, necessitem dir a Microsoft Word d'on extreure'n les dades:

Pas 1: cerca i fes clic a la pestanya «Correos» a la part superior de la barra d'eines.

Pas 2: fes clic al botó «seleccionar destinataris»I selecciona«Usar llista existent".

Pas 3: això obre un quadre de diàleg que us permet seleccionar la font de dades des d'una ubicació a l'ordinador.

Pas 4: cerca el full de càlcul d'Excel que acabes de crear i fes clic al botó «Obrir«. Quan ho fas, apareix un petit quadre que et pregunta quina taula desitges utilitzar dins del fitxer d'Excel. Selecciona «Full1«. Si tenies diversos fulls de treball al fitxer de dades que vas crear, voldries seleccionar el que té les dades que vols fusionar. (Veure la imatge a baix).

Pas 5: ara que s'ha triat la font de dades, és el moment d'inserir els camps de combinació en funció de les capçaleres que vau crear al fitxer de dades (nom, adreça, entre d'altres). Per tant, cerca i fes clic al botó «Inserir camp de combinació".

Pas 6: selecciona “Primer” i després repeteix el pas 5 (pas anterior) cinc vegades més fins que hagis inserit cadascun dels camps al quadre de text. S'hauria de veure així quan hagis acabat:

Pas 4: si te n'adones, acabes d'inserir camps de dades al document de Word on es va col·locar el cursor. Ara, el que has de fer és formatar el quadre de text perquè els camps estiguin organitzats de la manera com vols que es vegi el text a l'etiqueta. Fes clic amb el cursor del ratolí entre els camps “«Primer»” i “«Últim»” i afegeix un espai.

Així mateix, col·loca el cursor del ratolí entre els camps “«Últim»” i “«Direcció»” i pressiona “Enter” al teu teclat. Afegeix una nova línia (pressiona “Enter”) entre els camps “«Direcció»” i “«ciutat»” i un espai i després una coma després dels camps “«ciutat»” i “«Estat»”. Afegeix un espai entre els camps “«Estat»” i “«Cremallera»” i afegeix un espai. A punt, el teu document s'hauria de veure així:

Pas 5: a continuació, volem copiar i enganxar aquests camps a la següent etiqueta, així que ressalta els camps, copia'ls i després enganxa'ls al quadre de text a la dreta:

Pas 6: ara volem inserir una regla perquè triïs el següent registre del full de dades. Per fer-ho, fes clic amb el cursor del ratolí davant del camp “«Primer»” del segon quadre. Després, ubica el botó «Regles» a la barra d'eines de dalt i selecciona «Registre següent«. El teu document ara s'hauria de veure així:

Pas 7: el següent pas és copiar els camps del segon quadre de text i enganxar-los als vuit quadres de text buits restants. Per tant, ressalta els camps al segon quadre de text (inclosa la regla «Registre següent«), copia'ls, després fes clic al següent quadre de text buit i fes clic a enganxar.

Fes clic al següent quadre de text buit i torna a fer clic a enganxar. Repetiu el pas d'enganxat fins que tots els quadres de text del document s'omplin amb els camps combinats. El document ara s'hauria de veure així:

Configura l'aspecte de l'etiqueta

Ara que tota la informació pertinent està mapejada al document de Word, és hora de ficar-se amb l'estètica. Volem assegurar-nos que tot tingui la mida de font correcta i que tot estigui centrat i tingui laspecte que hauria de tenir una etiqueta de correu. Seguiu aquests passos.

Pas 1: manteniu premut el botó «Ctrl» al teu teclat i mentre mantens pressionat aquest botó, prem el botó «A«. Aquesta és una drecera per seleccionar tot a la pàgina. Això ens permetrà editar diverses coses alhora.

Pas 2: ara que tot està seleccionat, tria una mida de font amb què estiguis satisfet. Anem a seleccionar una font de 12 punts. A més, triem un nou estil de font. En aquest cas triarem Arial.

Pas 3: a continuació, fes clic a qualsevol lloc dins del primer quadre de text. Això anul·larà la selecció de tot. Ara, fes clic dret al primer quadre i apareixerà un menú. Passa el cursor sobre «Alineació de cel·les»I després selecciona«Alinear centre a l'esquerra» (és la primera icona a la fila central d'icones d'alineació).

Pas 4: a continuació, fes clic dret al segon quadre de text i repeteix el pas anterior per a cada quadre de text fins que tot el document estigui alineat correctament com a la imatge a continuació:

Potser vols saber: Com utilitzar les funcions esquerra i dreta en excel.

resultat final

Ara la plantilla està completa i estem a punt per fusionar les dades i combinar l'Excel amb el Word. Fes clic a la pestanya «Correos» a la part superior de la barra d'eines. Després, selecciona el botó «Vista prèvia de resultats".

Assegureu-vos que tot es vegi com hauria. Si tot sembla correcte, fes clic al botó «Finalitzar i fusionar»I selecciona«Editar documents individuals«. Quan ho fas, apareix un petit quadre que et pregunta quins registres fusionar. Selecciona «Tot» i pressiona «acceptar ».

Ara s'ha creat un nou document amb tots els elements de la vostra llista de dades combinades al document de Word. Ara pots realitzar les edicions que vulguis a cada etiqueta en cas que alguns noms llargs o adreces generin problemes de format. Quan el revisis, col·loca les etiquetes a la teva impressora i imprimeix-les.

Suggerim desar el nou document combinat en cas que l'hagis d'editar o tornar a imprimir. En cas contrari, si el tanques, hauràs de tornar a combinar l'Excel amb el Word.

Importar dades d'Excel a una taula de Word

Aquest és el mètode número 2 i funciona igualment bé. No obstant això, això no és tan avançat com al primer tutorial. No obstant això, pots fer la teva feina força bé. Per començar, obre Sobresortir i introduïu tots els detalls que voleu importar a la taula de Word.

Selecciona totes les files i columnes> copia-les. Obre Microsoft Word i fes clic dret en un espai buit. Podeu trobar algunes opcions d'enganxat com es mostra a la imatge següent:

Ara podeu posar el ratolí sobre algunes de les opcions i verificar quina és l'adequada per a tu. Quan seleccioneu una opció, les vostres dades d'Excel s'importaran a la taula de Word.

Com combinar correspondència amb dates, monedes i altres números

A el realitzar una combinació de correspondència d'Excel a Word, has de prestar especial atenció als valors numèrics com dates, moneda i números. Aquesta part del nostre tutorial de combinar Excel amb Word us mostrarà com formatar aquests valors correctament. Formateu els codis postals i altres valors amb zeros en Excel.

Per assegurar-te que tots els números es combinin sense perdre zeros a l'esquerra, simplement has de formatar la columna del codi postal com a text al full de càlcul d'Excel. El mateix s'aplica a qualsevol altre valor numèric amb zeros. Aquest és el procediment que has de seguir:

Pas 1: selecciona la columna del codi postal, fes clic dret i tria Format de cel en el menú de context.

Pas 2: a la pestanya nombre, selecciona Text i després fes clic a Acceptar.

Combinar correspondència amb dates i números mitjançant Dynamic Data Exchange

Si el vostre full de càlcul d'Excel conté dates, números decimals o monedes, podeu fer servir Intercanvi dinàmic de dades per assegurar-vos que aquests valors tinguin el format correcte després de completar la combinació. Abans de començar la combinació de correspondència, feu els passos següents a Microsoft Word:

Pas 1: ve a Arxiu> Opcions> Avançat.

Pas 2: desplaça't cap avall fins a la secció General, seleccioneu la casella de selecció «Confirmar conversió de format de fitxer en obrir» i fes clic a Acceptar.

Com que Dynamic Data Exchange està activat, és possible que rebis algunes indicacions i facis clic a Sí o Acceptar. Lúnica diferència amb la combinació de correspondència habitual serà la selecció de la font de dades. Continua amb els passos següents:

Pas 1: en seleccionar els destinataris, fes clic a Enviaments> Seleccionar destinataris> Usar una llista existent, com de costum.

Pas 2: busca el teu full de càlcul, fes-hi doble clic, tria Fulls de treball de MS Excel a través de DDE (*.xls), després fes clic a Acceptar.

Nota: si l'opció Fulls de treball de MS Excel a través de DDE no està disponible, marca la casella Mostra tot a la cantonada inferior esquerra.

Pas 3: fes clic a Tot el full de càlcul i després en Acceptar.

Ara podeu continuar amb la combinació de correspondència d'Excel de la manera habitual. Per evitar que el Word mostri diversos missatges cada vegada que obris el fitxer de dades, desactiva la casella de selecció «Confirmar conversió de format de fitxer en obrir'(Opcions de Word> Avançat> General) després de connectar-te a la teva llista de correu.

Donar format a la data, l'hora, el número i la moneda

Si voleu que els números, dates o monedes tinguin un format diferent al del fitxer font de combinació de correspondència d'Excel, podeu fer-ho directament en un document de Word. Seguiu aquests passos:

Pas 1: selecciona el camp de combinació el format del qual vols canviar. Pot ser Data, Moneda, Percentatge o algun altre camp.

Pas 2: prem Maj + F9 per mostrar la codificació del camp. Per exemple, si heu seleccionat el camp Moneda, hauríeu de veure una cosa semblant a això: {MERGEFIELD CURRENCY}.

Pas 3: afegeix al camp un dels interruptors d'imatge que es proporcionen a continuació. Per exemple, si vols que 3000 apareguin com a 3000$, afegeix \ # $, 0 i obteniu el codi de camp següent: {MERGEFIELD CURRENCY \ # $, 0}.

Pas 4: prem F9 per actualitzar el camp. Aleshores pressiona Maj + F9 per veure el resultat.

De manera similar als números i la moneda, afegeix un interruptor d'imatge per canviar el format del camp Data / Hora. Per exemple, per mostrar una data com a 20 de maig de 2014, afegiu el següent interruptor d'imatge: \ @ «d, MMMM aaaa».

El codi de camp resultant serà així: {MERGEFIELD Date \ @ «d, MMMM aaaa»}. Pots fer servir qualsevol altra expressió d, M, i per a la data i l'hora, però recorda que la M majúscula denota mesos i la m minúscula s'usa per a minuts.

Canviar el format de la data i hora actuals

Si heu afegit el camp DATA que mostra la data actual i el camp TEMPS que mostra l'hora actual al vostre document de combinació de correspondència, podeu canviar el format d'una manera més visual.

Pas 1: selecciona el camp Data o Hora el format del qual vols canviar.

Pas 2: prem Maj-F9 per mostrar la codificació del camp. Si heu seleccionat el camp de data, hauríeu de veure alguna cosa com això: {DATA \ @ «M / d / aaaa»}.

Pas 3: fes clic dret al camp i tria Edita camp en el menú de context.

Pas 4: al quadre de diàleg Arxivat, assegureu-vos que el nom del camp estigui establert a Data. Després, selecciona el format desitjat a Formats de data i fes clic a Acceptar.

Si voleu conservar el format durant les actualitzacions, seleccioneu la casella de selecció corresponent a la part inferior dreta de la finestra de diàleg.

Dreceres de combinació de correspondència

Si necessites combinar l'Excel amb el Word amb regularitat, aprendre algunes dreceres pot estalviar-te una mica més de temps. Tots els accessos directes a continuació funcionen a Microsoft Word 2016, 2013 i 2010. Probablement també funcionin al Word 2007, encara que no hem provat en versions inferiors i no podem afirmar això amb certesa. Les dreceres són les següents:

• Alt+F9: canvia entre tots els codis de camp i els resultats en un document de combinació de correspondència.
• Maj + F9: exposa la codificació del camp seleccionat.
• F9: actualitza el fitxer seleccionat. Col·loca el cursor a qualsevol lloc del camp i prem F9 per actualitzar-lo.
• F11: vés al següent camp.
• Maj + F11: vés al camp anterior.
• Alt + Maj + e: edita el document de combinació de correspondència. Tingueu en compte que això trencarà la connexió entre el vostre fitxer d'Excel i el document de Word, com a resultat, la vostra font de combinació de correspondència ja no s'actualitzarà automàticament.
• Alt + Maj + f: inseriu un camp de combinació de la vostra font de combinació de correspondència.
• Alt + Maj + m: imprimeix el document combinat.
• Ctrl+F9: insereix un camp buit.
• Ctrl+F11: bloqueja un camp. Els resultats del camp no s'actualitzaran quan canvieu la informació del fitxer font d'Excel.
• Ctrl + Maj + F11: desbloqueja un camp. Els resultats del camp es tornaran a actualitzar.
• Ctrl + Maj + F9: desvincula un camp. El camp s'eliminarà permanentment d'un document, es reemplaçarà pel valor actual i, a partir d'aquest moment, es tractarà com a text normal.
• Alt + Maj + d: insereix el camp DATA que mostra la data actual.
• Alt + Maj + p: insereix el camp PÀGINA que mostra el número de pàgina.
• Alt + Maj + t: insereix el camp TEMPS mostra l'hora actual.
• Alt + Ctrl + l: insereix camp LISTNUM.

Fes una ullada a: Solució: "Microsoft Word ha deixat de funcionar" Al Windows 10

pensaments finals

Esperem que aquest tutorial us hagi estat d'ajuda i hagis après a combinar l'Excel amb el Word. Un cop hagis realitzat els passos bàsics, podràs ser creatiu. Si has aconseguit fer el procés que necessitaves, esperem els teus comentaris a la secció corresponent. També acceptem suggeriments. D'altra banda, a la nostra pàgina pots trobar una gran quantitat de tutorials que et poden ser de gran utilitat.