Com ajustar el suavitzat de fonts a PowerPoint per a exportacions nítides

Quan treballes una presentació molt cuidada i en exportar-la a PDF descobreixes que la tipografia es veu més fina, borrosa o directament diferent, la sensació és d'autèntic desastre. A PowerPoint aquest problema és força comú quan fem servir certes fonts modernes i després generem un PDF per imprimir o enviar a un client, sobretot si busquem un resultat molt nítid per a pantalles d'alta resolució o documents professionals.

En aquest article veurem amb calma com ajustar el mode de suavitzat de fonts i el tractament del text a PowerPoint per aconseguir exportacions nítides, què passa amb tipografies com Inter o Montserrat, com influeix l'estàndard PDF/A, quines implicacions té la incrustació de fonts i quines alternatives tens quan el renderitzat de la lletra no es comporta com esperes.

Per què les vostres fonts canvien d'aspecte en exportar des de PowerPoint

Un dels casos més habituals és el d'usuaris que comenten una cosa així: la font es veu amb un gruix perfecte dins del fitxer de PowerPoint, però en exportar a PDF s'aprima o sembla menys llegible. Això s'ha reportat especialment amb fonts com Inter i Montserrat, molt populars per venir de Google Tipus de lletra.

A la mateixa presentació, PowerPoint aplica el seu propi motor de renderització i suavització de contorns, aprofitant també el antialiasing de Windows (ClearType). En generar un PDF, en canvi, entra en joc com s'incrusta la font, com interpreta el text el motor de PDF d'Office i, per descomptat, el visor de PDF que utilitzes després (Adobe Reader, navegador, etc.).

El resultat pot ser que, encara que tinguis la font instal·lada al teu sistema, el PDF mostri el text amb un gruix diferent, amb menys contrast o fins i tot amb un substitut de la font original. De vegades sembla que la tipografia perd pes, altres vegades es veu més pixelada i, de vegades, directament es reemplaça per una altra font més genèrica.

A més, quan els usuaris proven a incrustar les fonts a la pròpia presentació de PowerPoint i després exportar de nou, el problema en alguns casos continua: el PDF segueix veient-se diferent de com es veu la diapositiva en pantalla, cosa que genera molta confusió perquè fa la sensació que res del que es faci dins de PowerPoint canvia el resultat final.

Aquest comportament es veu agreujat pel fet que no totes les tipografies es comporten igual en incrustar-se en un PDF. Fonts modernes com Inter o Montserrat, procedents de Google Fonts, han donat més d'un maldecap en aquest sentit, mentre que altres fonts més antigues o natives de Windows s'exporten gairebé sense sorpreses.

El paper de PDF/A i per què pot millorar (o no) la nitidesa

Una de les recomanacions més útils que ofereix el suport de Microsoft és activar lopció «Compatible amb PDF/A» en exportar una presentació des de PowerPoint a PDF. Aquest ajustament no està gaire a la vista, però pot marcar una diferència important en com es mostra la tipografia final.

Per trobar aquesta configuració, el flux recomanat és el següent: obre la teva presentació i vés a Arxiu > Exportar > Crear PDF/XPS. S'obrirà la finestra típica per triar on desar el fitxer; aquí has ​​de fer clic al botó «Opcions ...». Dins l'apartat d'opcions de PDF veureu una casella anomenada «Compatible amb PDF/A» que, en marcar-la, obliga PowerPoint a generar un PDF d'acord amb l'estàndard PDF/A d'arxiu a llarg termini.

En triar aquesta compatibilitat, PowerPoint ajusta la manera com maneja les fonts i altres elements del document perquè quedin totalment encastats o convertits, garantint que l'aparença sigui el més estable possible a qualsevol visor i sistema operatiu. Això pot evitar substitucions de font i discrepàncies de renderització, cosa que es tradueix en un text més coherent i, en moltes ocasions, més nítid.

Tot i això, hi ha un detall que molta gent passa per alt: en forçar l'estàndard PDF/A, part del text que utilitzi fonts problemàtiques es pot convertir en mapes de bits. És a dir, en lloc de ser text vectorial escalable, PowerPoint genera una imatge de cada caràcter o de cada fragment de text afectat per assegurar que es vegi exactament igual a tot arreu.

Aquest procés de conversió crea el que coneixem com text al mapa de bits: bàsicament, es capturen els píxels de cada lletra amb el seu color, gruix i transparència i es generen petites imatges fixes. Això assegura que la font escollida es veurà amb total fidelitat, fins i tot si el dispositiu de destinació no té instal·lada la font o no és capaç de renderitzar-la correctament com a vector.

La cara negativa és que aquest text deixa de ser editable dins del PDF. Encara que visualment pot estar perfecte i molt nítid, ja no es comporta com a text real a efectes de copiat, cerca o modificació directa. És un compromís: guanyem consistència visual, però perdem flexibilitat a l'hora de treballar amb el PDF després.

Avantatges i inconvenients del text convertit en mapa de bits

Quan PowerPoint opta per transformar part del text en imatges, ho fa pensant en la fidelitat visual per sobre de l'edició posterior. Per a feines on el disseny és prioritari, aquest enfocament pot ser molt interessant.

El principal avantatge és que l'aparença tipogràfica queda garantida. El pes del traç, l'espaiat entre caràcters, la forma de les corbes i el suavitzat es congelen tal com es veuen a la diapositiva d'origen. És igual si obris el PDF a Windows, macOS, un mòbil o un lector web: la lletra es veurà igual perquè en realitat ja no és lletra, sinó imatge.

Un altre punt a favor és que evites sorpreses amb fonts que tinguin llicències restrictives o problemes d'incrustació. En lloc de forçar una incrustació parcial o permetre la substitució automàtica per una font genèrica, la conversió a mapa de bits salta per sobre d'aquestes restriccions transformant aquest text en píxels, que sí que són sempre portables.

Entre els inconvenients, el més evident és que no podràs editar aquest text al PDF amb eines estàndard. Si necessiteu corregir una paraula, canviar una xifra o modificar un titular després de generar el document, haureu de tornar a la presentació original de PowerPoint, fer els canvis allà i exportar de nou.

A més, depenent de la quantitat de text convertit, la mida del fitxer PDF pot créixer de forma notable, perquè les imatges (encara que es comprimeixin) ocupen força més que el text vectorial pur. En projectes de moltes diapositives amb paràgrafs llargs, això pot suposar arxius de diversos megues extra i temps de càrrega una mica superiors.

També convé tenir en compte que, en algunes resolucions de pantalla molt baixes o amb escalats rars, les imatges de text podrien veure's una mica borroses si el visor fa reescalat. No és habitual si s'ha exportat amb prou qualitat, però és un possible efecte secundari a considerar, sobretot quan els PDFs es veuen en pantalles molt diferents de la de disseny.

Fonts restringides o no incrustables: per què se substitueixen

Més enllà del problema de nitidesa, hi ha un altre fenomen molt freqüent: obrir una presentació amb fonts incrustades en un equip diferent i veure que les tipografies originals han estat substituïdes per altres de diferents. Això es dóna especialment quan el fitxer es va guardar en format PowerPoint 97-2003 i es va crear en un ordinador diferent.

La causa principal és que algunes fonts es consideren restringides o no incrustables segons la llicència. Encara que tu les tinguis instal·lades al teu equip, el sistema pot impedir incrustar-les plenament al fitxer per qüestions de drets dús. Quan això passa, PowerPoint intenta mantenir l'aspecte, però en molts casos no té més remei que substituir la font per una altra que compleixi les condicions.

En versions modernes de PowerPoint (2010 en endavant), aquest comportament es gestiona a través de les opcions de desament i la configuració d'incrustació de fonts. Si el programa detecta que alguna tipografia no es pot incrustar, avisarà o simplement farà un reemplaçament silenciós que després es fa evident quan veus la presentació en un altre equip.

La manera de sortejar aquest problema des de l'equip original, és a dir, on es va crear l'arxiu, consisteix a canviar les fonts restringides per altres que sí que permetin incrustació. D'aquesta manera, en tornar a desar la presentació amb incrustació activada, les noves fonts viatjaran dins del fitxer i es veuran correctament a qualsevol ordinador.

Si no ets la persona que va crear la presentació, però detectes que hi ha una font concreta que està donant problemes (per exemple, es canvia sempre en obrir el fitxer), pots fer servir la funció de «Reemplaça fonts» a la pestanya Inici > grup Edició. Aquí selecciones la font conflictiva al desplegable «Reemplaça» i en tries una altra de similar al desplegable «Amb», de manera que PowerPoint substitueixi automàticament totes les aparicions en tota la presentació.

Com configurar correctament la incrustació de fonts a PowerPoint

Per reduir al mínim els problemes d'aparença en compartir o exportar les presentacions, és bàsic dominar la configuració d'incrustació de fonts a PowerPoint. Això assegura que, en la mesura que sigui possible, les tipografies viatgin dins de l'arxiu i es mantinguin fidels quan s'obri en altres dispositius.

El procediment clàssic a PowerPoint 2010 i versions posteriors passa per aquests passos: obre la presentació a l'equip on es va generar, vés a Arxiu> Guardar com i assegura't que el tipus de fitxer sigui Presentació de PowerPoint (.pptx), no el format antic 97-2003. Guarda el fitxer amb aquest format modern per poder accedir a totes les opcions d'incrustació.

Després, entra de nou a Arxiu> Opcions> Desar. A l'apartat «Mantenir la fidelitat en compartir aquesta presentació» trobareu la casella «Incrustar fonts al fitxer». En activar-la, pots decidir si incrustar només els caràcters usats o tota la font. Si comparteixes la presentació amb gent que la pugui editar, interessa incrustar tota la tipografia; si només es veurà, pots estalviar una mica de mida incloent únicament els caràcters utilitzats.

Un cop marcada la casella i triada l'opció que més us convingui, premeu Acceptar i després torna a desar la presentació. Si el PowerPoint detecta fonts que no es poden incrustar per restriccions de llicència, podeu mostrar un missatge d'advertiment indicant el problema.

En aquests casos, la recomanació és repetir el procés tantes vegades com calgui, substituint les fonts problemàtiques per altres que sí que es deixin incrustar. És una feina una mica pesada, però és l'única manera d'assegurar-te que l'arxiu final no depengui de la instal·lació local d'aquestes tipografies a cada equip on s'obri.

Quan no ets l'autor original del fitxer però necessites canviar una font concreta que està donant guerra, l'eina «Reemplaçar fonts» (Inici > Edició > fletxa de Reemplaçar > Reemplaçar fonts) resulta molt pràctica. Només has de triar a «Reemplaçar» la font conflictiva ia «Amb» una alternativa similar perquè PowerPoint apliqui el canvi en tota la presentació de cop.

Configurar mides i estils de font per defecte per a noves presentacions

Un altre aspecte relacionat amb la coherència tipogràfica, encara que no directament amb el suavitzat, és definir les mides i tipus de lletra predeterminats per a les teves diapositives de títol i contingut. Molts usuaris es queixen que cada cop que creen una presentació nova han de canviar manualment la font i la mida perquè els valors que proposa PowerPoint per defecte no els convencen.

Mentre que a Paraula és relativament senzill configurar una plantilla base amb, per exemple, Times New Roman a 12 punts i espai senzill, a PowerPoint la lògica passa per treballar amb el patró de diapositives (Slide Master). Aquí pots ajustar tots els estils que utilitzaràs: títols, cossos de text, peus de pàgina, etc., de manera que cada presentació nova parteixi ja amb aquests paràmetres.

La idea és crear o modificar una plantilla personalitzada on definiu les fonts, mides i combinacions d'estil que voleu que es repeteixin. Un cop tinguis aquesta plantilla al teu gust, la guardes com a tema o com a fitxer de plantilla i la utilitzes cada vegada que inicies un projecte nou, de manera que no hagis de reajustar la tipografia manualment a cada presentació.

En versions com Microsoft PowerPoint per Microsoft 365 (Per exemple, MSO 16.0.14026.20270 de 64 bits a Windows 10), el procés de creació d'una plantilla personalitzada continua sent el mateix concepte, encara que amb una interfície una mica més moderna. Sempre que tinguis clara la teva combinació de fonts, t'estalviaràs molt de temps i evitaràs barreges rares si fas servir la plantilla des del principi.

Això, unit a una bona configuració d'incrustació de fonts ia un control sobre les opcions d'exportació a PDF (incloent-hi PDF/A quan convingui), ajuda que les teves presentacions mantinguin una identitat visual consistent tant a la pantalla com als documents finals que comparteixes.

Recomanacions pràctiques per aconseguir exportacions nítides

Si esteu barallant amb fonts que es veuen diferents en exportar, us interessa seguir una sèrie de bones pràctiques per minimitzar problemes. El primer és provar amb diverses tipografies diferents i observar quines mantenen millor el seu aspecte en passar a PDF. Ja sabem que, en alguns casos, fonts com Inter o Montserrat poden comportar-se de forma estranya, mentre que altres alternatives es veuen gairebé sense variacions.

Si necessites sí o sí utilitzar una font concreta que es resisteix, activa l'opció «Compatible amb PDF/A» a l'exportació i comprova si millora la fidelitat. Encara que impliqui que part del text es converteixi en mapa de bits, pots aconseguir una reproducció visual molt més propera al que veus a PowerPoint, especialment en títols i elements destacats.

No oblidis revisar sempre les opcions d'incrustació de fonts a Fitxer > Opcions > Desa. Assegureu-vos que la casella d'incrustació està marcada i, si compartiu el fitxer perquè els altres l'editin, considereu incrustar tota la font en comptes de només els caràcters utilitzats. Això redueix la probabilitat de substitucions quan algú obri la presentació a un altre equip.

Si en guardar reps advertiments sobre tipografies que no es poden incrustar, planteja substituir-les per altres amb una llicència compatible. Sovint, hi ha famílies de fonts molt semblants en aparença que sí que permeten incrustació completa, de manera que guanyaràs tranquil·litat en compartir i exportar.

Finalment, acostuma't a revisar els teus PDFs a més d'un visor i dispositiu. El que a la teva pantalla sembla acceptable es pot veure pitjor en un altre equip o, al contrari, pot ser que tu vegis un lleuger canvi de gruix que en monitors diferents passa totalment desapercebut. Fer aquesta comprovació t'ajuda a valorar si realment el problema és crític o entra dins d'una variació normal del renderitzat.

Si cuideu l'elecció de fonts, configureu bé la incrustació, aprofiteu la compatibilitat PDF/A quan ho necessiteu i controleu la plantilla base de les vostres presentacions, és molt més fàcil aconseguir que el text de PowerPoint conservi un aspecte net, nítid i coherent en exportar a PDF, evitant els típics ensurts de lletres afinades, substitucions inesperades i presentacions que no s'assemblen al que vas dissenyar a la pantalla.