En aquesta entrada es parlarà del que és una bitàcola de manteniment. Qualsevol oficina o negoci que tingui algun tipus d'equip que requereixi manteniment, necessita que estigui en les condicions òptimes per complir amb la seva funció i així evitar contratemps. Per això per portar registre del manteniment i saber quan “li toca”, et serà de gran ajuda una bitàcola de manteniment.
Molts equips electrònics ja vénen amb una bitàcola o llibre de manteniment i garantia, però quan es té un gran nombre d'equips es torna complicat donar seguiment a les dates i programació dels següents manteniments. Per això a és millor tenir una bitàcola de manteniment on es pugui portar registre de diversos equips.
A continuació et donarem tots els elements que has de considerar per fer una bitàcola d'aquest tipus de la millor manera possible i que puguis buidar la teva informació de manera exitosa.
Què és una bitàcola de manteniment?
Aquesta et permet portar un registre cronològic i ordenat dels avenços d'una feina. Així mateix la bitàcola de manteniment és el registre de les cures necessàries dels equips per al seu funcionament. Aquest registre es pot dur a terme de manera diària, setmanal o mensual, segons ho requereixi cada cas particular.
D'altra banda, la bitàcola de manteniment funciona com un historial de la cura dels equips des de la seva instal·lació, permetent trobar falles o maneres anteriors. Aquest bloc és un suport de la bona cura dels equips i la bona feina de l'àrea de manteniment.
Hi ha dos tipus de manteniment que es realitzen als equips: manteniment preventiu y manteniment correctiu. En tots dos cal comptar amb un control adequat per mitjà d'una bitàcola.
manteniment preventiu
La seva finalitat és trobar problemes menors i corregir-los abans que provoquin una falla. Amb aquest manteniment, es pretén preveure i anticipar errors a través de dades sobre els sistemes i subsistemes, incloent-ne les parts. És aquí on se sol realitzar el canvi de peces que pateixen un desgast constant o que cal canviar amb certa regularitat. Amb això s'eviten les aturades i se n'obté una alta efectivitat.
Aquest tipus de manteniment es refereix, doncs, a accions com ara: reemplaçaments, adaptacions, restauracions, inspeccions, avaluacions, etc., fetes en períodes de temps per calendari o ús dels equips.
manteniment correctiu
Aquest és lacció que resulta d'una falla sobtada als equips, pot ser per manca del manteniment preventiu o per algun factor extern que els faci fallar. També es pot trobar la necessitat de parar la funció de l'equip a l'hora de fer el manteniment preventiu i trobar una falla greu. Aquest tipus de manteniment consta, simplement, de la reparació dels sistemes i subsistemes, incloent-ne les parts.
Tipus de Bitàcola de Manteniment
Manual
És un registre a manera de diari on dades comunes són: data, hora, procés, observacions. És emplenat per la mateixa persona creadora de la bitàcola i és molt senzilla.
Electrònic
blocs
Són bitàcoles virtuals publicades a internet d'una manera no tan formal, però, els requeriments d'eficàcia són els següents:
1. Informació: ha d'estar actualitzada mantenir-se al corrent dels darrers avenços.
2. Actualització freqüent: cal actualitzar dos o tres dies com a mínim per despertar l'interès dels internautes.
3. Quantitat de contingut: ha de contenir prou informació.
4. Simple, clar i concís: cal emprar un llenguatge pràctic i concís.
5. Paraules claus: idees per als motors de cerca, utilitzar paraules clau en el encapçalats o en el desenvolupament.
6. Gramàtica: ha de ser impecables (sense errors d'ortografia)
7. Credibilitat: ha de contenir informació totalment transparent (neta) i no projectar una imatge que no permeti obtenir complir la seva funció.
8. To: els continguts han de ser col·loquials, informal, de lectura fàcil i ràpida.
9. Interactivitat: sempre ha d'estimular la participació.
Estructura d'un bloc de manteniment
En general, l'estructura d'aquest tipus de bitàcola és molt simple. Es tracta d'una taula on s'inclouen les dades de l'empresa que ofereix el manteniment i els equips.
Nom de l'empresa
S'identifica l'empresa encarregada del manteniment: s'hi inclouen nom i logotip.
Dates i número de reporti
S'exposa la data en què es realitza el manteniment i la data de lliurament en cas que sigui necessari fer manteniment correctiu. També és important que cada vegada es generi un número de reporti propi que funcionarà com a número de foli d'identificació de la bitàcola.
Dades del tècnic
És important que la persona encarregada i autoritzada per fer-ne el manteniment s'identifiqui. A la bitàcola han de figurar el seu nom, telèfon, número d'identificació i signatura confrontada amb la identificació.
Descripció de l'equip
Aquí cal apuntar totes les dades de l'equip que rep el manteniment. El tipus d'equip, la marca i el model i una descripció detallada on s'exposin tots els aspectes generals i particulars de l'equip. Aquí es poden incloure danys físics, desgasts notoris a simple vista i fins i tot la ubicació de l'equip.
Avaluació de manteniment preventiu
Es fa un checklist dels aspectes a revisar com a part del manteniment preventiu.
manteniment correctiu
S'han de descriure detalladament els processos correctius que s'hagin fet a l'equip. Si cal canviar peces i si es pot fer el canvi en el moment o cal traslladar l'equip per a un tractament especialitzat.
Signatures
El document haurà d'estar signat pel tècnic que va fer el manteniment, la persona que va supervisar o revisar i la persona que autoritza el manteniment, el correctiu o el canvi de peces.
Com fer una bitàcola de manteniment
Es pot dur a terme en carpetes, quaderns o algun document digital com Paraula o Excel. Es tracta d'una eina d'elaboració senzilla. Algunes recomanacions per a la correcta administració de la bitàcola són:
- Actualitzar la informació periòdicament perquè sempre estigui actualitzada.
- Incloure sempre tota la informació necessària per al correcte manteniment. Que tot funcioni de manera òptima depèn de la correcta administració de la bitàcola i de com sigui de completa la informació que s'hi inclou.
- Emprar sempre llenguatge senzill i pràctic. Tota la informació ha de ser clara i concisa, de manera que qualsevol persona pugui interpretar el que s'exposa a la bitàcola.
Em dic Javier Chirinos i sóc un apassionat de la tecnologia. Des que tinc ús de raó em vaig aficionar als ordinadors i als videojocs i aquesta afició va acabar en una feina.
Porto més de 15 anys publicant sobre tecnologia i gadgets a Internet, especialment a mundobytes.com
També sóc expert en comunicació i màrqueting en línia i tinc coneixements en desenvolupament a WordPress.