Administrar SharePoint Online amb Copilot: guia completa i millors pràctiques

La incorporació de la intel·ligència Artificial en la gestió del SharePoint Online ha marcat un punt d'inflexió a l'administració d'entorns col·laboratius empresarials. Amb l'arribada de Microsoft 365 Copilot, els administradors i usuaris avançats de SharePoint disposen de noves eines i processos que optimitzen la creació, la gestió, la seguretat i la governança de les dades, permetent maximitzar la productivitat i millorar l'experiència d'usuari. Més enllà de la simple automatització, la integració de Copilot ofereix capacitats conversacionals, transformació intel·ligent de continguts i una administració avançada enfocada a la seguretat i el compliment.

Endinsar-se a l'administració de SharePoint Online amb Copilot implica conèixer tant els fonaments de les noves funcionalitats com els passos pràctics per aprofitar aquesta transformació digital. IA generativa fins a la gestió de permisos, la revisió i el control d'accés, i fins i tot la detecció proactiva de riscos, Copilot es converteix en un veritable assistent digital. A continuació, desglossem les claus i les millors pràctiques per dominar SharePoint Online amb el suport de Copilot, combinant informació oficial, recomanacions d'experts i totes les capacitats que aquesta innovadora solució posa al nostre abast.

Per què utilitzar Copilot a l'administració del SharePoint Online?

El principal objectiu de Copilot és agilitzar i optimitzar tasques complexes de gestió i creació de continguts en entorns empresarials. L'eina permet transformar instruccions en llenguatge natural en accions concretes, automatitzant processos rutinaris i reduint-ne la càrrega administrativa. A més, propicia una gestió més segura i controlada de l'accés a dades, tot fomentant la governança i la protecció de la informació empresarial.

Copilot no només millora la productivitat dels administradors i creadors de contingut, sinó que també en facilita la col·laboració, aporta coherència visual i funcional a la creació de llocs i pàgines, i disminueix els riscos associats a l'ús compartit indegut o excessiu de la informació.

Preparant l'organització per a Copilot: Governança i seguretat

Un dels aspectes més rellevants abans d'adoptar plenament Copilot a SharePoint Online és assegurar una correcta governança de les dades. Això implica:

• Gestió eficaç del cicle de vida del contingut: És essencial eliminar llocs i documents obsolets o inactius, reduint així la sobrecàrrega informativa i millorant la precisió de les respostes generades per Copilot.
• Control de l'accés i compartició: Cal emprar configuracions de seguretat recomanades per evitar l'ús compartit accidental i limitar l'abast de la informació que Copilot pot processar, tant a nivell organitzatiu com individual de lloc.
• Definició i validació de propietaris de llocs: Una gestió correcta passa per atribuir la propietat i responsabilitat als usuaris adequats, facilitant la identificació i resolució de problemes d'accés i ús indegut.

Microsoft facilita aquestes tasques mitjançant eines com la Administració Avançada de SharePoint, que permet aplicar polítiques, executar informes automatitzats i reaccionar proactivament davant de qualsevol debilitat detectada en la protecció o l'estructuració de les dades.

Creació i transformació de pàgines amb Copilot

Copilot a SharePoint revoluciona la manera com es creen i editen pàgines dins dels llocs de l'organització. El seu funcionament es basa en la IA generativa i en la integració amb Microsoft Graph, cosa que li atorga la capacitat de transformar idees, documents i presentacions en pàgines web estructurades i atractives.

Sistemes de creació: Plantilles i prompts flexibles

El procés de creació de pàgines amb Copilot es fonamenta en dos enfocaments principals:

• Ús de plantilles predissenyades: Ofereixen un punt de partida estructurat i homogeni, ideal per als que busquen mantenir la coherència visual i funcional amb els estàndards corporatius. Les plantilles inclouen butlletins, pàgines d'esdeveniments, actualitzacions i fluxos de procés.
• Sol·licituds obertes i personalització creativa: Mitjançant instruccions en llenguatge natural, Copilot suggereix dissenys, estructura i continguts adaptats a les necessitats concretes. És possible transformar textos, canviar el to, adaptar-ne la longitud i experimentar visualment amb la interfície.

A més, Copilot permet refinar el contingut en temps real, ajustant colors, fonts, imatges i reorganitzant components visuals mitjançant menús contextuals intuïtius. També facilita la revisió i l'edició avançada de text per garantir que la informació publicada sigui rellevant i de qualitat.

Transformació de contingut existent

Una de les funcionalitats que aporta més valor és la capacitat de convertir documents d'Office, com ara PowerPoint, en pàgines completes del SharePoint. Copilot analitza els recursos disponibles, n'extreu els elements clau i els ajusta a les noves plantilles web, assegurant no només la migració, sinó també la modernització visual de la informació.

Passos recomanats per a l'administració avançada amb Copilot

La guia oficial de Microsoft i l'experiència dels administradors experts coincideix en la importància d'aplicar una sèrie de pràctiques i passos recomanats per fer una gestió avançada i segura:

1. Configuració òptima de lús compartit

Per evitar l'exposició accidental d'informació, cal ajustar els nivells de permisos tant a escala global com a cada lloc. Això inclou:

• Establir valors predeterminats restrictius per a la compartició denllaços, limitant laccés a persones i grups concrets, especialment per a informació sensible.
• Amagar les opcions de permisos d'àmbit ampli per als usuaris no administradors, evitant que es comparteixi per error amb tota l'organització o amb usuaris externs.
• Educar els propietaris de llocs sobre com gestionar les sol·licituds d'accés i com actuar davant d'advertiments de possible sobreexposició de contingut.

2. Confirmació de la propietat dels llocs

La assignació de propietaris vàlids i responsables és crucial per a la governança. Es recomana:

• Executar polítiques de simulació per identificar llocs que no tinguin un mínim de dos responsables designats.
• Activar notificacions perquè els candidats a propietaris assumeixin la responsabilitat i confirmin la vigència i necessitat dels llocs assignats.

3. Neteja i desactivació de llocs inactius

Detectar i arxivar els llocs i continguts que ja no es fan servir permet reduir la superfície d'atac i augmentar la rellevància dels resultats que Copilot pot oferirMicrosoft recomana executar directives d'identificació d'inactivitat i, després de donar oportunitat als propietaris de justificar la permanència, moure els llocs innecessaris de manera només lectura o arxivar-los definitivament.

4. Identificació de sobreexposició i revisió de permisos

L'execució periòdica de informes basats en l'activitat del lloc i en els permisos assignats ajuda a descobrir possibles casos de sobrecompartició. Eines com els informes de línia base o la intel·ligència artificial integrada faciliten la detecció i la presa de decisions correctives ràpides, com ara limitar l'accés o notificar als responsables implicats.

5. Control addicional de l'accés mitjançant polítiques avançades

A més de les revisions manuals, l'Administració avançada del SharePoint permet aplicar polítiques automàtiques per restringir l'abast de Copilot i de la cerca global:

• Política de control d'accés restringit: Restringeix l'accés a un lloc sencer a un grup tancat d'usuaris, i el contingut queda fora de l'abast de la resta d'empleats i del propi Copilot.
• Política de detecció de contingut restringit: Manté els permisos interns però evita que el contingut d'aquest lloc sigui accessible per Copilot o aparegui als resultats globals de cerca.

6. Protegir llocs crítics i dades sensibles

Per a llocs especialment importants per a l'empresa, Microsoft recomana mesures com:

• Aplicar controls restringits des de la creació o aprovisionament del lloc, assegurant que només persones autoritzades puguin accedir a la informació des del primer moment.
• Implementar polítiques de bloqueig de DESCÀRREGUES per evitar la difusió involuntària de documents o enregistraments sensibles.
• Utilitzar xifratge amb drets d'extracció en documents clau, tancant encara més l'accés i la reutilització externa.

Administració d'agents i aplicacions integrades a Copilot

La gestió de agents Copilot i altres aplicacions relacionades se centralitza principalment des del Centre d'Administració de Microsoft 365, on els administradors poden desplegar, aprovar, bloquejar, monitoritzar i retirar aplicacions i agents segons les necessitats organitzatives.

Hi ha diferents tipus d'agents i aplicacions gestionades:

• Agents declaratius creats a Copilot Studio, compartibles pel creador a usuaris o grups concrets.
• Agents personalitzats desenvolupats amb Microsoft 365 Agents Toolkit, que es poden publicar per al seu ús intern oa través del marketplace comercial.
• Apps i agents específics del SharePoint, emmagatzemats com a fitxers .agent a la biblioteca de recursos de cada lloc, subjectes als mateixos permisos d'edició i accés que els fitxers compartits al mateix lloc.
• Connectors Copilot, integrats mitjançant APIs i gestionats des dels centres d'administració de Microsoft Entra, Microsoft 365 o Teams, segons el tipus i l'abast de la integració.

Aquesta convergència de l'administració d'aplicacions promou la unificació, seguretat i control centralitzats, facilitant el desplegament, seguiment i retirada de recursos segons les circumstàncies del negoci.

Agents de Copilot i escenaris d'extensibilitat al SharePoint

Els agents Copilot ofereixen automatització avançada i funcionalitat a mida dins de SharePoint Online. Permeten donar resposta a escenaris específics, automatitzant tasques repetitives, responent a consultes freqüents i gestionant informació estructurada procedent dels diferents equips i departaments.

L'administració d'aquests agents segueix les mateixes directrius que la gestió d'altres aplicacions, assegurant que només els usuaris autoritzats hi tinguin accés i puguin modificar-los segons les regles definides a la biblioteca de recursos de lloc.

Millors pràctiques i consells addicionals de productivitat

• Formació i sensibilització: És fonamental formar tant propietaris de llocs com usuaris avançats en les noves capacitats de Copilot, així com en els riscos i responsabilitats derivats d'una gestió més automatitzada.
• Ús iteratiu i conversacional: Treure partit de la comunicació natural amb Copilot, sol·licitant ajustaments de disseny, transformació de continguts i detecció de possibles riscos només mitjançant instruccions senzilles.
• Monitorització continua: Aprofitar els informes automàtics, la intel·ligència artificial i els panells d'activitat per reaccionar en temps real davant d'incidències, ús indegut o necessitats de millora de l'entorn col·laboratiu.

Casos d'ús i exemples reals

Alguns exemples quotidians il·lustren el poder de Copilot a SharePoint:

• Un administrador crea un lloc onboarding per a nous empleats simplement descrivint l'objectiu i adjuntant materials de suport; Copilot munta el lloc, estructura la navegació i adapta l'aparença a la imatge corporativa.
• Un responsable de RRHH importa una presentació de PowerPoint, demanant a Copilot que transformi el contingut en una pàgina moderna, visualment atractiva i adaptativa.
• L'equip d'IT executa informes d'activitat per identificar riscos de sobrecompartició i pren mesures proactives per limitar-ne l'accés i assegurar la confidencialitat de les dades empresarials.

Article relacionat:

Guia avançada per configurar permisos i seguretat al SharePoint: nivells, millors pràctiques i control detallat

Isaac

Redactor apassionat del món dels bytes i la tecnologia en general. M'encanta compartir els meus coneixements a través de l'escriptura, i això és el que faré en aquest bloc, mostrar tot el més interessant sobre gadgets, programari, maquinari, tendències tecnològiques, i més. El meu objectiu és ajudar-te a navegar pel món digital de forma senzilla i entretinguda.