Vage odobrene za VeriFactu: Da! To će također uticati na maloprodajne vage…

Zahtjev za prilagođavanjem komercijalnih vaga VeriFactu sistemu sada je stvarnost za hiljade preduzeća koja prodaju proizvode po težini. Ako izdajete račune, izdajete pojednostavljene fakture i stoga u potpunosti podliježete propisima . Ovaj članak vas detaljno i jasnim jezikom vodi kroz tehničke, operativne i zakonske zahtjeve koje vage sa štampačima moraju ispunjavati.

Osim regulatornog žargona, ideja je jednostavna: Porezna uprava zahtijeva sljedivost, integritet i nepromjenjivost svake kartice ili pojednostavljene fakture , a to podrazumijeva nove funkcije u softveru vage, ugradnju digitalnih certifikata i vezu s Poreznom upravom u stvarnom vremenu ili s ekvivalentnim garancijama kada nema interneta.

Šta je VeriFactu i zašto utiče na cijene karata?

VeriFactu (također poznat kao Veri*Factu) je naziv koji se koristi za provjerljive sisteme fakturiranja osmišljene za borbu protiv poreskih prevara. Njegov fokus, u maloprodaji s prodajom po težini, je na pojednostavljenim fakturama: listićima koje štampa vaga.

Uredba uspostavlja dva stuba: prvo, sadržaj računa koji kupac prima; i drugo, podnošenje ili podnošenje evidencije o naplati Španskoj poreskoj agenciji (AEAT). Račun mora sadržavati pravni tekst "Faktura se može provjeriti na elektronskom portalu AEAT-a" ili riječ "Veri*Factu" i skenirajući QR kod koji vodi do konsultacije te evidencije sa Poreskom agencijom.

Paralelno, svaki račun generira zapis o naplati koji se u stvarnom vremenu ili u utvrđenim intervalima prenosi Španskoj poreskoj agenciji (AEAT), zapečaćen važećim elektronskim potpisom (FNMT) kako bi se garantovala njegova autentičnost i nepromjenjivost . U sektorima kao što su mesnice, ribarnice, prodavnice voća ili delikatese, gdje račun izdaje vaga, vaga mora integrirati ove funkcije.

Ako izdajem samo karte, a ne i fakture, da li moram da se pridržavam pravila?

Da. Tradicionalni račun je, pravno gledano, pojednostavljena faktura. VeriFactuovi zahtjevi primjenjuju se i na potpune i na pojednostavljene fakture . Stoga svaka vaga koja izdaje račune kao dokaz o prodaji mora biti u skladu s tim.

Ključni zahtjevi za Veri*Factu vage

Da bi se uskladila s propisima, vaga mora obraditi i dokument koji dostavite i digitalni zapis koji ga podržava. To su dva obavezna i komplementarna aspekta :

• Tiket kupcaPored uobičajenih podataka, morate uključiti naznačeni pravni tekst i QR code što omogućava klijentu pristup informacijama na AEAT-u.
• Zapis o naplatiZa svaku kartu, vaga generira datoteku (npr. XML) s elektroničkim potpisom i šalje je ili polaže u Trezor u skladu sa zakonskim uvjetima.

Ovaj sistem ima za cilj da osigura sljedivost i integritet informacija. Svaki zapis je povezan s prethodnim jedinstvenim identifikatorom ili hešem , što sprječava nedokumentovane izmjene i omogućava potpuno praćenje.

Nove tehničke karakteristike: digitalni certifikat, XML i odobreni softver

VeriFactu vage moraju upravljati kvalificiranim certifikatima, obično FNMT digitalnim certifikatom izdavatelja. Ovaj certifikat autentificira komunikaciju s AEAT-om i potpisuje zapise , dajući im pravnu valjanost.

Sistem automatski generira datoteku dnevnika za svaku pojednostavljenu fakturu sa strukturom, formatom i kodiranjem koje zahtijeva Španska poreska agencija (AEAT). Minimalni sadržaj XML datoteke uključuje poreske i kontrolne podatke :

• NIF/CIF izdavatelja.
• Broj i serija fakture (ili pojednostavljeni broj fakture).
• Vrsta fakture: prodajna, korektivna, stornirana itd.
• Poreske stope i ukupni iznosi (PDV i ukupno).
• Datum, vrijeme i vremenska zona generisanja zapisa.
• Trag ili heš prethodnog zapisa, s njegovom vremenskom referencom, radi osiguranja spajanja.

Da bi se sve ovo moglo obaviti bez intervencije korisnika, vaga mora imati ugrađen "Odobreni računovodstveni softver" ili softver za fakturisanje koji su validirali poreski organi . PC vage (digitalne vage sa integrisanim operativnim sistemom i softverom za upravljanje) su najprikladnije jer kombinuju jednostavnost korištenja, daljinsko upravljanje, ažuriranja, prikaz sadržaja i robusnu povezivost.

Komunikacija uživo sa AEAT-om: šta se šalje i kako se kontroliše

Povezana na internet, vaga šalje zapise o naplati i provjerava svoj identitet elektronskim certifikatom. Razmjena može biti gotovo u stvarnom vremenu, s ponavljajućim prijenosima zapisa (na primjer, svake minute) , u skladu s web uslugama koje je definirala Španska porezna agencija (AEAT).

Vaga mora primati, pohranjivati ​​i prikazivati ​​automatske odgovore AEAT-a za svako podnošenje. "Prozor za naplatu" ili statusna ploča olakšava praćenje: popis podnesenih zapisa, datum/vrijeme i indikator semafora (zeleno/crveno) koji pokazuje je li sve ispravno ili postoje greške koje treba pregledati.

Osim toga, odštampani račun mora sadržavati napomenu o Veri*Factu i odgovarajući QR kod. QR kod vodi do službene URL adrese gdje se mogu pregledati podaci pohranjeni na tom računu , što kupcu pruža trenutnu transparentnost.

Da li to mijenja način rada osoblja?

Ne. Dnevne operacije brojača ostaju iste. Nove radnje (generiranje, potpisivanje i slanje zapisa) vaga automatski izvršava . Međutim, internet veza je neophodna za način rada uživo.

Scenariji bez interneta: sistem „No Veri*Factu“ i odloženi zahtjevi

Na uličnim pijacama ili drugim situacijama bez povezanosti, propisi dozvoljavaju odloženu razmjenu, poznatu kao „No Veri*Factu“ . Ovaj model je restriktivniji i zahtijeva pojačane interne zaštitne mjere dok se informacije ne mogu prenijeti. Sistem mora osigurati integritet, sljedivost i rano upozorenje na incidente.

• Konzervacija svih zapisa (faktura i pojednostavljenih faktura) tokom 4 godine, na vagi ili van nje.
• Digitalni potpis svakog zapisa i provjeru ispravnosti potpisa.
• Prethodna validacija da svaki zapis ispunjava sve zahtjeve Veri*Factu propisa.
• Alarmi za anomalije automatski kada se otkriju greške.
• Vremenski integritetZaštićeno od neovlaštenog otvaranja s preciznim datumom i vremenom, s uskim tolerancijama (manje od minute).
• Lančano povezivanje zapisa uključivanjem djelomičnih informacija iz prethodnog.
• Dnevnik događaja svakih 6 sati rada (ili prije gašenja ako do njega dođe ranije), uključujući i svaki incident.
• Izvoz zapisa i događaja po datumskim rasponima kada AEAT to zahtijeva.
• Sveobuhvatno praćenje naprijed i nazad kako bi se osigurala potpuna sljedivost.

S ovim zaštitnim mjerama, čak i bez neposredne isporuke, vage održavaju lanac čuvanja podataka i usklađenost s propisima sve do njihovog slanja na zahtjev.

Ko bi trebao prilagoditi svoje vage?

Svaka osoba ili subjekt koji obavlja operacije koje podliježu obavezama fakturisanja mora se prilagoditi: fizičkim osobama, pravnim subjektima i subjektima bez subjektiviteta , u okviru poreza na dohodak fizičkih lica, poreza na dobit preduzeća ili poreza na dohodak nerezidenta, osim izuzetaka navedenih u nastavku.

Izuzeci: kada se drugo pravilo ne primjenjuje ili se primjenjuje

Područja koja ne podliježu PDV-u, kao što su Kanarski otoci, Ceuta i Melilla, su izuzeta. U Baskiji je na snazi ​​TicketBAI, zaseban sistem sa sličnim zahtjevima . Slično tome, oni koji su registrovani u okviru sistema za trenutno pružanje informacija (SII) ili u Baskiji su izuzeti od nacionalnog sistema VeriFactu.

Regulatorni kalendar i reference od strane BOE-a

Tehnički okvir uspostavljen je Kraljevskim dekretom 1007/2023 (Službeni glasnik, 6. decembar 2023.). U početku se govorilo o tome da će prilagođeni sistemi biti uspostavljeni prije 1. jula 2025. godine i da će Španska poreska agencija (AEAT) omogućiti uslugu primanja evidencije u roku određenom provedbenom ministarskom naredbom.

Nakon toga, ministarska naredba objavljena 2. aprila 2025. godine precizirala je stupanje na snagu po grupama: prije 1. januara 2026. godine za kompanije i prije 1. jula 2026. godine za samozaposlene . Također je postavila rokove za Špansku poresku agenciju (AEAT) da pruži uslugu prijema evidencije. Ukratko: prilagođavanje je neizbježno, ali sa postepenim datumima za svaku vrstu poreskog obveznika.

Modeli i softver: šta se koristi na tržištu

U profesionalnom sektoru, PC vage sa integrisanim softverom za fakturisanje su se etablirale. Ove vage , koje su već bile u skladu sa TicketBAI standardima u Baskiji, sada se razvijaju prema VeriFactu. Uobičajeni primjeri uključuju Dibal PC vage (serija CS-2100/CS-2200) sa softverom za fakturisanje , koje su već bile konfigurisane za regionalne sisteme i prilagođavaju se novim nacionalnim zahtjevima.

Još jedna referentna tačka su EPELSA-ine PC vage (serije TouchScale, K-Scale i XS) ​​sa softverom za naplatu koje, prema izjavi o odgovornosti, ispunjavaju Uredbu o zahtjevima za IT rješenja za naplatu i sve specifikacije odobrene ministarskom naredbom. Njihovo prethodno iskustvo sa TicketBAI ubrzava tranziciju.

U POS i upravljačkim rješenjima, softver poput ETPOS 5 se obično nalazi na vagama i terminalima osjetljivim na dodir, s podrškom za TicketBAI i planom za prilagođavanje VeriFactu. Ova okruženja omogućavaju udaljena ažuriranja, sigurnosne kopije u oblaku i centralizirano upravljanje voznim parkom, što pojednostavljuje implementaciju.

Bez obzira na proizvođača, ključno je da je softver validiran, da upravlja FNMT certifikatima i generira/šalje zapise s potpisom i ulančavanjem , pored toga što nudi interfejs za praćenje (prozor za naplatu sa statusima po pošiljci).

Metrološko odobrenje: samo ožičenje vage na POS terminal nije dovoljno.

Godinama se bilo koja vaga sa RS-232 portom mogla povezati na POS sistem i to je bilo to. Ova praksa više ne važi ako se sistem koristi kao uređaj za vaganje za prodaju i izdavanje karata . Metrologski, cijeli sistem mora biti procijenjen, a ne samo sama vaga.

To znači da instalaciju, integraciju i popravke moraju obavljati ovlašteni distributeri/serviseri registrovani kod Španskog metrološkog centra (CEM) . Sama CE usklađenost vage ne ovlašćuje njenu upotrebu ako kompletan sistem (vaga + štampač + POS/softver) nije pravilno certificiran kao oprema za vaganje za komercijalne transakcije.

U mnogim industrijskim sektorima (vazduhoplovstvo, farmaceutska industrija, automobilska industrija, prehrambena industrija) potrebne su vage i mjerni uređaji s CE metrološkim certifikatom i certifikatima o sljedivosti sa serijskim brojevima . U maloprodaji, modul za fakturiranje u okviru VeriFactu također dodaje softverske i komunikacijske zahtjeve sa Španskom poreskom agencijom (AEAT).

Vage "samo za mjerenje težine" u odnosu na vage sa štampačem

Vage "samo za mjerenje težine" su savršene za interne operacije, kontrolu zaliha ili prodajna mjesta gdje se račun izdaje sa zasebnog POS sistema. Brze su, tačne i robusne, pojednostavljujući svakodnevne zadatke , ali same po sebi ne ispunjavaju VeriFactu zahtjeve ako se račun izdaje sa vage.

Kada vaga odštampa potvrdu o transakciji, ona mora sadržavati odobreni softver, QR kod, pravni tekst i proces potpisivanja/podnošenja . Ako je račun izdat putem POS terminala, tada softver POS terminala obrađuje VeriFactu; međutim, metrološki aspekti sistema moraju biti pravilno procijenjeni i dokumentirani.

Kako bi kontrolni interfejs trebao izgledati na vagi

Kako bi se olakšale interne revizije i riješili problemi, većina rješenja uključuje prozor za naplatu s historijom pošiljki : registracijski broj, datum/vrijeme, vrsta dokumenta (prodaja, ispravka, otkazano), AEAT status i detalji o greškama ako ih ima.

Dobro dizajniran sistem će prikazati jednostavan indikator tipa semafora (zeleno ako je sve u redu, crveno ako je potrebna akcija) i omogućiti ponovne pokušaje, izvoz po datumskom rasponu i filtriranje po statusu. Ovaj interfejs nije trik: smanjuje vrijeme obrade i sprječava operativne greške.

Dokumentacija i propisi koje treba imati na umu

Pored tehničkih vodiča Španske poreske uprave (AEAT) o elektronskim sistemima naplate (SIF) i web uslugama Veri*Factu, preporučljivo je imati pri ruci sljedeće dokumente: Kraljevski dekret 1007/2023 (Službeni glasnik, 6.12.2023.) i Ministarsku naredbu od 2.4.2025., koja određuje vremenski okvir . Provjerite verzije i tehničke napomene, jer se mogu ažurirati.

Španska poreska agencija (AEAT) pruža odvojene web usluge za podneske uživo i za podneske na zahtjev. Vaš provajder mora se pridržavati ovih specifikacija i ažurirati softver . Također, potvrdite vremenski okvir implementacije za primanje evidencije.

Svako ko prodaje ili razvija softver za naplatu ima specifične obaveze: da isporučuje rješenja koja su u skladu sa propisima, da ih održava i da ne uključuje funkcije koje omogućavaju skrivanje ili mijenjanje zapisa . Ako ugovarate prilagođenu integraciju, zahtijevajte tehničku dokumentaciju i dokumentaciju o usklađenosti.

Usvajanje VeriFactua ne znači samo "stavljanje QR koda na račun". Radi se o osiguravanju da je svaka prodaja zabilježena, potpisana, povezana i, kada je potrebno, pravilno prijavljena . Uz certificiranu PC vagu, validirani softver, ažurirane certifikate i solidan operativni plan, tranzicija je upravljiva i osigurat će vam spremnost za inspekcije i zahtjeve.

Povezani članak:

Softverske kompanije koje su se transformisale u hardverske kompanije i obrnuto

Isaac

Strastveni pisac o svijetu bajtova i tehnologije općenito. Volim dijeliti svoje znanje kroz pisanje, a to je ono što ću raditi na ovom blogu, pokazivati ​​vam sve najzanimljivije stvari o gadžetima, softveru, hardveru, tehnološkim trendovima i još mnogo toga. Moj cilj je pomoći vam da se krećete u digitalnom svijetu na jednostavan i zabavan način.