Sinhronizacija bilješki između Google Keepa i OneNotea

Ako koristite Google Zadržite ga za bilježenje brzih ideja, a OneNote za organiziranje ozbiljnijih projekata, sasvim je prirodno da želite da oba govore istim jezikom. Realnost je da direktna sinhronizacija između Google Keepa i Microsoft OneNotea ne postoji izvorno, tako da se morate osloniti na funkcije svake aplikacije i neke prečice kako biste osigurali da vaše bilješke putuju nesmetano između platformi.

U ovom vodiču ćete pronaći jasno objašnjenje šta svaka aplikacija nudi, njene prednosti i nedostatke, kako dijeliti i sinhronizirati OneNote s OneDrive/SharePointom, kako pregledavati ljepljive bilješke na svim uređajima i nekoliko realističnih načina za premještanje sadržaja iz Keepa u OneNote. Osim toga, uključujemo stvarne recenzije korisnika, iskreno poređenje i moćan način za kombinovanje bilješki i zadataka na jednom mjestu.

Šta trebate znati prije nego što pokušate sinhronizirati Google Keep i OneNote

Ne postoji službena dvosmjerna sinhronizacija između Google Keepa i OneNotea. Google Keep je lagana aplikacija fokusirana na brze bilješke, liste i podsjetnike; OneNote je visoko vizuelna i moćna digitalna bilježnica koja se nalazi unutar Microsoftovog ekosistema. Svaka se savršeno sinhronizuje sa svojim oblakom (Google i Microsoft, respektivno), ali se ne sinhronizuju jedna s drugom po zadanim postavkama.

Pobjednička strategija je kombinovanje funkcija: izvoz ili kopiranje iz Keepa i snimanje ili organizovanje u OneNoteu. Imate nekoliko načina: kopirajte bilješke iz Keepa u Google Docs i koristite OneNote Web Clipper; šaljite bilješke putem e-pošte i iskoristite funkciju Pošalji e-poštom u OneNote; ili prenesite prateći sadržaj na dijeljene diskove i odatle ga integrirajte u svoju bilježnicu.

Napomena o izvorima: Dio sadržaja koji se rangira dolazi iz službene Microsoftove podrške (vrlo pouzdana), komparativnih blog članaka i foruma poput Reddita, koji često prikazuju obavještenja o privatnosti prije pregledavanja sadržaja. Ovo vam daje naslutiti: ima mjesta za praktičan, dobro strukturiran vodič usmjeren upravo na "sinhronizaciju" ili, bolje rečeno, "međusobno povezivanje" oba svijeta.

Google Keep: Kakav je, u čemu se ističe i zašto je toliko popularan

Google Keep dolazi uključen u bilo koji Google račun i radi u oblaku, s pristupom iz android, iOS (iOS 12 ili noviji) i web. Njegova filozofija je neposrednost: otvori, zapiši i nastavi sa svojim životom; plus, održava sadržaj sinhronizovanim na svim uređajima.

Podržane vrste bilješki: Običan tekst za pisanje; liste sa potvrdama za potvrdu; crteži za crtanje ili skiciranje ideja (možete koristiti mrežu, tačkaste, linijske ili pune pozadine, pa čak i crtati preko slika); i bilješke o slikama gdje dodajete naslov i opis za "arhiviranje" vizualnog dijela.

Ugrađeni pametni podsjetnici: Možete postaviti podsjetnike prema lokaciji (na primjer, da vam se lista za kupovinu prikaže kada stignete u supermarket) ili prema datumu i vremenu, s mogućnošću ponavljanja; ograničenje je što Keep dozvoljava samo jedan podsjetnik po bilješci.

Dijeljenje i saradnja su jednostavni uz Keep: Možete pozvati druge da vam daju svoje bilješke kako bi ih pregledali i uređivali u stvarnom vremenu – idealno za porodične liste ili brze sesije brainstorminga s vašim timom – uz dodatnu prednost besprijekornog odvajanja ličnih i poslovnih bilješki.

Organizacija bez problema: oznake, boje i prikvačivanje važnih bilješki na vrh; Keep vam također omogućava pretraživanje po ključnoj riječi, oznaci, boji ili slici, te oporavak izbrisanih ili arhiviranih bilješki ako smeće još nije ispražnjeno.

Cijena i skladištenje: Keep nema vlastiti Premium plan; besplatan je i koristi prostor za pohranu vašeg Google računa. Ako pohranjujete puno informacija, možda biste željeli proširiti prostor za pohranu ili premjestiti duge bilješke u Google dokumente.

OneNote: Moćna, visoko vizuelna digitalna bilježnica puna trikova

• Microsoft OneNote funkcionira kao spomenar ili kreativna bilježnica u kojoj možete pisati, crtati, komentirati olovkom, umetati zvuk, slike ili videozapise i strukturirati ih u dijelove i stranice označene bojama. Posebno je praktično na desktop aplikaciji ili na tabletima sa olovkom, iako je dostupno i na mobilnim uređajima i webu.
• Organizacija i oznake: Uključuje unaprijed definirane oznake poput „Važno“ ili „Za obaviti“, omogućava vam kreiranje prilagođenih oznaka i omogućava vam navigaciju kroz bilježnice, odjeljke i stranice s velikom jasnoćom; njegov pristup „stranica“ sličan je osobnom dnevniku ili wikiju.
• Saradnja u realnom vremenu: Dijeljenje bilježnica s kolegama ili porodicom je jednostavno i omogućava zajedničko uređivanje. Osim toga, OneNote je zasnovan na oblaku i podržava offline način rada, sinhronizirajući promjene kada se ponovo povežete na mrežu.
• OneNote rukopis i OCR: Rukom pisane bilješke blistaju uz olovku na uređajima Windows, a optičko prepoznavanje znakova pretvara rukom pisani tekst u tekst koji se može pretraživati; može se koristiti i za označavanje teksta ili slika olovkom.
• Web Clipper i integracije: Web clipper sprema snimke ekrana, slike i isječke u vašu bilježnicu bez prevlačenja šuma stranice; i, kao dio Microsoftovog ekosistema, integrira se s Outlookom (izdvajanje snimaka). e-pošte), Excel (ugrađivanje tabela), kao i usluge poput Email to OneNote, Feedly i IFTTT za proširenje automatizacije.
• Model cijena: OneNote je besplatan, ali neke napredne funkcije su poboljšane pomoću Microsoft 365Poslovne opcije uključuju Business Basic (~6 USD/mjesečno po korisniku), Business Standard (~12,50 USD/mjesečno), Business Premium (~22 USD/mjesečno) i Apps za preduzeća (~8,25 USD/mjesečno), naplaćuje se godišnje.

Brza usporedba: Keep vs. OneNote za vaš svakodnevni život

• Složenost i prilagođavanje: Keep se fokusira na jednostavnost i "Post-it" prikaz; OneNote omogućava bogate formate i predloške, s ogromnim mogućnostima prilagođavanja. Izbor jednog ili drugog zavisi od vaših navika: Kep pobjeđuje jednostavnošću, OneNote naprednim opcijama.
• Vodite bilješke: Keep je dobar za brze bilješke, ali ako su vam potrebne opsežne bilješke sa sastanaka, kod ili složeni dijagrami, OneNote se čini ugodnijim i fleksibilnijim, posebno ako već radite u Microsoftovom paketu.
• Podsjetnici: Keep nudi lako podesljive podsjetnike zasnovane na vremenu i lokaciji; u OneNoteu se podsjetnici mogu koristiti sa zadacima u Outlooku, ali je podešavanje manje jednostavno.
• Cijena: Keep je besplatan bez posebnog premium plana; OneNote je također besplatan, iako njegova najbolja integracija često blista kada već imate Microsoft 365 za ostale alate.
• Korisnička iskustva: Neki opisuju OneNote kao „digitalnu ploču za ljepljive bilješke“, dok drugi ističu da je Keep „odličan“ za dijeljene liste na iOS/Androidu. Postoji i mnogo slučajeva gdje se Keep koristi za podsjetnike i kratkoročne stvari, dok je OneNote rezervisan za detaljnu dokumentaciju, finansije, projekte i opsežne bilješke kao lični wiki.
• Kako dijeliti i sinhronizirati OneNote sa OneDriveom i SharePoint

OneNote za Windows koristi OneDrive i SharePoint za automatsko pohranjivanje i sinhronizaciju vaših bilježnica u oblaku, dostupnih s bilo kojeg mjesta. Kada izgubite vezu (na primjer, tokom leta), možete prisilno pokrenuti ručnu sinhronizaciju kada se mreža ponovo poveže.

• Dijelite jednu stranicu iz OneNotea (Windows 8/10/11 pomoću gesti ili naredbe ekvivalenti): Idite na stranicu i odaberite je u bočnom panelu; koristite sistemsku opciju Dijeli, odaberite odredište (npr. Pošta), unesite primaoce i predmet, a zatim pošaljite.
• Podijelite cijelu bilježnicu pohranjenu na OneDriveu: Idite na OneDrive, odaberite mapu bilježnice (pazite da slučajno ne podijelite cijele "Dokumente"), kliknite Dijeli, odaberite Preuzmi vezu i odlučite želite li dati dozvolu za "pregled" ili "pregled i uređivanje"; kopirajte vezu i pošaljite je e-poštom.
• Dijelite cijelu bilježnicu na SharePointu: S popisa bilježnica u programu OneNote odaberite bilježnicu, koristite opciju Kopiraj vezu do bilježnice i zalijepite vezu u svoju e-poštu; osoba koja primi vezu trebat će dozvole na toj SharePoint lokaciji.
• Automatska i ručna sinhronizacija: OneNote se sinhronizuje kontinuirano; da biste to uradili ručno, otvorite bilo koju stranicu u svojoj bilježnici, idite na prikaz Bilježnice i odaberite Sinhronizacija. Potražite ikone: zelene strelice koje se okreću (sinhronizacija), crveni krug sa X (greška, dodirnite za detalje) i žuti trougao sa uskličnikom (van mreže, nastavit će se kada se mreža obnovi).
• Postavke sinhronizacije: U Postavke > Opcije možete odlučiti hoćete li sinhronizaciju izvršiti automatski ili ne. Ako se odlučite za ručnu sinhronizaciju, ne zaboravite je prisilno pokrenuti nakon bilo kakvih značajnih promjena.
• Odjeljci na pogrešnoj lokaciji: Ako OneNote ne može pronaći datoteku sekcije tokom sinhronizacije, vidjet ćete indikator "sekcije na pogrešnoj lokaciji"; tu sekciju možete prevući u drugu bilježnicu da biste sačuvali informacije ili je izbrisati ako vam više nije potrebna.

Ljepljive bilješke: Vaše brze bilješke na svim vašim uređajima

Ljepljive bilješke se sinhroniziraju s vašim Microsoft računom i možete ih pregledati na Windowsu 10/11, iPhone, iPad i web, kao i mogućnost njihove integracije s Outlookom. U Windowsu, potražite „Ljepljive bilješke“ iz menija Start; na iPhoneu otvorite OneNote i dodirnite „Ljepljive bilješke“; na iPadu se ikona Ljepljive bilješke pojavljuje na kartici Početak; na webu idite na onenote.com/stickynotes i prijavite se.

• Da biste pronašli određenu bilješku: Na glavnoj stranici dodirnite Pretraži, unesite riječ ili frazu i filtrirajte prema kartici „Ljepljive bilješke“. Zatvorite pretragu pomoću X da biste se vratili na potpunu listu. Ako planirate da ih pregledate u Outlooku, ne zaboravite da dodate nalog i odaberete zadanu lokaciju za spremanje.
• Više korisnog sadržaja vezanog za ljepljive bilješke i OneNote: Započnite s ljepljivim bilješkama, kreirajte ih i dijelite, izbrišite one koje vam nisu potrebne i pogledajte vodič za rješavanje problema kada se nešto ne sinhronizira kako treba.

Organizujte materijale na Google-u: Dijeljeni diskovi i Disk

Iako su Keep i Drive različiti alati, organiziranje datoteka na dijeljenim diskovima Google Drive pomaže u održavanju vaših bilješki u kontekstu i lako dostupnim. Možete kreirati mape unutar dijeljenog diska i tamo spremati dokumente, slike ili prezentacije na koje se kasnije možete pozivati u svojim bilješkama.

• Kreirajte mape na dijeljenom disku: U lijevom panelu unesite dijeljeni disk, dodirnite Novo > Mapa, unesite naziv i potvrdite. Imajte na umu da vam je za neke radnje potrebna barem uloga Saradnika.
• Dodajte datoteke na dijeljeni disk: Prevucite datoteke sa računara ili iz Mojeg diska; ili dodirnite Novo i odaberite kreiranje Google dokumenta ili otpremanje datoteke. Otpremljene stavke postaju vlasništvo tima i neće nestati ako neko napusti disk.
• Uredi i pristupi: Otvorite datoteke dvostrukim klikom da biste ih uredili. Ako niste vlasnik, ali imate dozvolu za uređivanje i administrator to dozvoljava, možete ih premjestiti na dijeljeni disk. Razmislite o korištenju Diska za računare ako im trebate pristupiti sa svog računara.

Premještanje sadržaja iz Keepa u OneNote: Metode koje funkcioniraju u praksi

• Kopiraj u dokumente i isječi pomoću OneNote Web Clippera: U Keepu koristite opciju "Kopiraj u Google dokumente" za bilješke koje želite migrirati; otvorite taj dokument u pregledniku i koristite OneNote Web Clipper da ga sačuvate u željenu bilježnicu i odjeljak, bez "buke" cijele stranice.
• E-pošta za OneNote: Podijelite bilješku iz Keepa putem e-pošte na svoju adresu i proslijedite je na adresu "E-pošta u OneNote" povezanu s vašim računom; OneNote će je spremiti u vašu zadanu bilježnicu/odjeljak, gdje je možete organizirati i poboljšati.
• Snimak ekrana + tinta: Ako vaša Keep bilješka sadrži crteže ili oznake, brzo snimanje i slanje u OneNote omogućava vam da preko nje dodate bilješke pomoću Ink-a i održite vizualni kontekst; jednostavno je, ali iznenađujuće učinkovito za skice ili wireframeove.
• Struktura i oznake na odredištu: Kada ste u OneNoteu, označite važne stavke (npr. „Zadaci“ ili „Važno“) i smjestite svaku stranicu u odgovarajući odjeljak. Ako imate puno posla, kreiranje prilagođenih oznaka ubrzava pretraživanje i pregled.

Savjeti za unakrsnu upotrebu i tijek rada

• Sačuvajte za neposredno, OneNote za dublje informacije: Koristite Keep za brojeve, obaveze, geolocirane podsjetnike ili dijeljene dnevne liste; OneNote rezervirajte za zapisnike, dokumentaciju, planove, finansije ili dugoročni materijal, s bogatijim i strukturiranijim stranicama.
• Podsjetnici u odnosu na zadatke: Održavajte pobjede u podsjetnicima zasnovanim na lokaciji i vremenu; OneNote se oslanja na Outlook za zadatke, gdje čak možete označavati statuse ili prioritete i konsultovati ih iz drugih aplikacija u ekosistemu (Dokumenti, Gmail, Kalendar, Tabele i Slajdovi, ovisno o radnom procesu s kojim radite).
• Crtanje i multimedija: Oba vam omogućavaju dodavanje slika i crteža, ali OneNote se čini prirodnijim s olovkom i tabletom; njegov OCR ga čini pretraživim, što čini razliku nakon nekoliko mjeseci akumuliranih bilješki.
• Integracije i automatizacija: OneNote postiže bodove putem opcija Email to OneNote, Feedly ili IFTTT; Keep je minimalistički i oslanja se na Google ekosistem. Ako puno radite na webu, OneNote Clipper vam štedi sate digitalnog pregledavanja weba.

Alternativa koja objedinjuje bilješke i upravljanje zadacima: ClickUp

Ako vam je potrebno mjesto za bilježenje, saradnju u stvarnom vremenu i pretvaranje ideja u djela bez preskakanja između aplikacija, ClickUp bi mogao biti savršen izbor za vas. Njihovi dokumenti su pojednostavljeni, prilagodljivi, omogućavaju ugrađene komentare i linkove i vezani su za zadatke tako da se ništa ne gubi u limbu.

• ClickUp bilježnica: Uredite s obogaćenim tekstom, dodajte kontrolne liste i pretvorite bilješku u zadatak jednim klikom. Posjedovanje bilješki i projekata na jednom mjestu smanjuje trenje kada ste u pokretu.
• ClickUp umjetna inteligencija: Generira sažetke dugih tema, predlaže akcijske korake, formatira sadržaj i tabele, pa čak vam može pomoći i s izradom materijala; zadaci od 30 minuta postaju 30 sekundi kada ih savladate.
• Isprobajte besplatno: Možete početi bez kartice i vidjeti da li vam odgovara kao alternativa Keepu/OneNoteu kada želite da koncentrišete svoje bilješke, zadatke i tim u jednom toku.

Prije završetka, ključna stvar je da ne postoji univerzalni pobjednik između Keepa i OneNotea; ključno je mudro ih kombinovati, iskoristiti njihove snage i, kada je vrijeme za sinhronizaciju, koristiti indirektne rute poput kopiranja u Dokumente i izrezivanja pomoću OneNotea ili slanja e-poštom u bilježnicu. Na ovaj način ćete imati čvrst most između dva alata bez previše komplikovanih problema.