Režim "Ne uznemiravaj" u Google kalendaru: kako isključiti zvuk, odbiti sastanke i ostati organizovan

 

Kada vam je raspored pretrpan i obavještenja se stalno pojavljuju, ono što vam treba jeste da smanjite buku bez gubitka kontrole nad svojim obavezama. Google kalendar nudi nekoliko načina za "ne uznemiravaj", od blokiranja vremena za fokusiranje do automatskog odbijanja sastanaka. Trik je u tome da se svaka funkcija dobro kombinuje. ovisno o tome što želite postići: tišinu u Chatu, obavještenja za kolege ili zaustavljanje novih pozivnica.

Ovaj članak na jednom mjestu objedinjuje sve što trebate znati o vremenu za fokusiranje, radnom vremenu, oznaci Zauzet i statusu Odsutan iz kancelarije, plus postavke obavještenja i neke primjere iz stvarnog svijeta (kao što su cjelodnevni događaji ili stres vikendom). Naći ćete konkretne korake, poznata ograničenja i praktična rješenja. kako vas niko ne bi prekidao kada to nije prikladno, a da pritom ne izgubite važne informacije.

Šta danas znači "ne uznemiravaj" u Google kalendaru?

Google kalendar nema niti jedan prekidač "ne uznemiravaj" koji podjednako utiče na sve, ali ima nekoliko opcija koje, kada se kombinuju, postižu taj efekat. Ključni elementi su: vrijeme koncentracije, odsutnost iz kancelarije, radno vrijeme i zauzetost.Svaki od njih rješava problem iz drugačijeg ugla: isključivanje zvuka obavještenja o chatu, odbijanje sastanaka ili obavještavanje o dostupnim terminima.

El Vrijeme koncentracije Kreirajte vremenski ograničene blokove tokom kojih možete isključiti zvuk chata vaše organizacije i automatski odbiti sastanke. Savršeno je za naporan rad tokom radnog dana. Tokom te blokade, Kalendar štiti vaše vrijeme. I, ako želite, izbjegavajte pritisak na nove sastanke.

Država Izvan kancelarije Idealno je za odmore ili odsustva. Kada se aktivira, kalendar automatski odbija pozivnice na te datume i prikazuje da niste dostupni. Može se programirati s računara ili mobilnog uređaja. i omogućava ponavljanje za periodična odsustva.

u Sati rada Oni pokazuju drugima u koje doba dana ste obično dostupni. Svako ko vas pokuša pozvati izvan tog vremena vidjet će upozorenje da to nije dobro vrijeme. Ova funkcija je namijenjena za Google Workspace račune i pomaže u postavljanju zdravih granica između poslovnog i privatnog vremena.

Konačno, dostupnost Slobodno/Zauzeto Za događaje i zadatke označite da li blokiraju vaš raspored ili ne. Kalendar je nedavno dodao mogućnost dodjeljivanja oznaka. "Zauzet" zadacima (ne samo za događaje), tako da vas također sprječavaju da zakazujete sastanke preko njih, a sistem može automatski odbiti pozivnice. To je vrsta "Ne uznemiravaj" koja se primjenjuje na zadatke. koji je prvo kreiran u Google Workspaceu, a kasnije je šire primijenjen.

Ko može koristiti svaku funkciju i zahtjeve

Postoje važne nijanse ovisno o vrsti vašeg računa. Da biste zakazali vrijeme za fokusiranje, potreban vam je poslovni ili školski račun. (Google Workspace). Slično tome, Radno vrijeme je usmjereno prema organizacijskim okruženjima i pojavljuje se u postavkama Radnog prostora. Ako koristite besplatan Google računVidjet ćete manje naprednih opcija.

Nadalje, utišati Obavještenja Google Chata tokom Vremena za fokusiranje Vaša organizacija mora imati omogućen Chat, a blokada fokusa mora trajati kraće od 24 sata. Ako ne ispunjavate ove uslove, isključivanje zvuka u chatu neće biti dostupno. na tom konkretnom događaju.

Kako zakazati vrijeme za fokusiranje u Google kalendaru

Vrijeme Vrijeme koncentracije se kreira s vremenom početka i završetka, i to samo iz dnevnog ili sedmičnog prikaza u web interfejsu. Evo kako ga konfigurirati korak po korak sa računara:

1. Otvorite Google kalendar u pregledniku i idite na Dnevni ili sedmični prikaz.
2. Kliknite na termin koji želite rezervirati tvoja koncentracija.
3. Na vrhu uređivača odaberite Vrijeme koncentracije.
4. Podesite vrijeme početka i završetka bloka.
5. Postavite svoje željene postavke:
   • Ako želite primati obavještenja putem Chata, poništite opciju "Ne uznemiravaj" za Čet.
   • Ako želite oklopiti blok, Aktivirajte "Automatsko odbijanje sastanaka".
6. Kliknite na Spremi.

Imajte na umu dva detalja koja mijenjaju zadano ponašanje. Ako poništite odabir opcije Ne uznemiravaj za Chat Prilikom kreiranja bloka, ta preferencija će se koristiti kao zadana u budućim periodima koncentracije. I, izvorno, Ovi blokovi ne prihvataju nove ili zakazane sastankeAko želite, možete promijeniti tu postavku tako da se odbijaju samo novi pozivi.

Uredite, izbrišite ili ponovite blok fokusa

Da biste izmijenili postojeći blok, otvorite ga na računaru iz kalendara. Događaji fokusa su označeni ikonom slušalica.Dakle, lako ih je pronaći. Kliknite na događaj, pritisnite Uredi, izvršite promjene i sačuvajte ih.

Ako ga trebate izbrisati, idite na sam događaj i odaberite Izbriši događajKalendar će vas pitati želite li ukloniti samo tu instancu ili i cijelu seriju ako se radilo o ponovljenom bloku. To je brz način za uklanjanje praznina. kada se vaši planovi promijene.

Želite da vam se koncentracija ponavlja? Otvorite događaj, idite na Uredi i otvorite meni pored opcije "Ne ponavlja se". Možete odabrati frekvenciju dnevno, sedmično, mjesečno, godišnje ili nešto prilagođeno i uštedite.

Privatnost, boja i vidljivost vremena za fokusiranje

U uređivaču događaja, ispod naziva kalendara, vidjet ćete opciju Zadana vidljivostProširite i odaberite hoće li taj blok biti Javni ili Privatni. U radnom okruženju Vidljivost pomaže drugima da shvate vašu dostupnost bez otkrivanja osjetljivih detalja.

Također je moguće dodijeliti specifične boje do vaših fokusnih blokova. Idite na Uredi, dodirnite Boja, odaberite jednu i sačuvajte. Kalendar će zapamtiti tu boju za vaše buduće skupove ako želite održati dosljednu estetiku.

Tišina u Google Chatu tokom koncentracije: uslovi

Prilikom prvog korištenja opcije Vrijeme fokusiranja, opcija "Ne uznemiravaj" za Chat Omogućeno je prema zadanim postavkama. To znači da su tokom blokade obavještenja o porukama utišana, pod uslovom da vaša organizacija ima omogućen Chat i da blokada traje manje od 24 sata. Ako želite, možete ga onemogućiti prilikom kreiranja ili uređivanja događaja da biste nastavili primati obavještenja o Chatu.

Oznaka „Zauzet“ na zadacima i događajima: zbogom lažnom sastanku

Jedna nova funkcija koja je promijenila način na koji mnogi ljudi organiziraju svoje živote je mogućnost označavanja kao Također zauzet zadacimane samo događaje. Na taj način, Kalendar blokira taj vremenski interval i može automatski odbiti zahtjeve za sastanak koji padaju na vas. U praksi je to način rada "ne uznemiravaj" koji se primjenjuje na vaše svakodnevne zadatke.

Isprobavanje je jednostavno: kreirajte zadatak (ili otvorite postojeći), dajte mu naslov i idite na opcije kalendara povezane s tim zadatkom. Tamo gdje vidite "Dostupan/Dostupna", možete to promijeniti u "Zauzet/Zauzeta"Ova mogućnost se prvo pojavila u Google Workspaceu, a kasnije je proširena na više korisnika. Ovo predstavlja jasno poboljšanje za one koji koriste zadatke kao plan rada..

Konfigurišite radno vrijeme i lokaciju

Radno vrijeme obavještava vaše kolege kada ste dostupni. Na računaru otvorite Kalendar, kliknite ikonu zupčanika i idite na Postavke. U lijevom panelu, pod Općenito, pronaći ćete Sati rada (ili „Radno vrijeme i lokacija“ ako je administrator omogućio zadanu lokaciju). Aktiviraj radno vrijeme i označava dane i vremenske intervale.

Dan možete podijeliti na nekoliko segmenata u skladu s vašom raspoloživošću, pomoću dugmadi za Dodaj (+) i Izbriši (−) za upravljanje periodima. Ova granularnost je korisna ako radite na daljinu., ako radite u podijeljenim smjenama ili ako naizmjenično radite u uredu i kod kuće.

Lokacija vašeg rada pomaže vašem timu da zna gdje ćete biti. U Postavkama idite na "Rasni raspored i lokacija", odaberite dane i sate i dodijelite lokaciju za svaki dan. Navođenje dana kada ćete biti u kancelariji olakšava zakazivanje sastanaka uživo. i poštujte vremenske zone.

Dijeljenje ovih vremena ima implikacije na privatnost, pa je dobra ideja prilagoditi ko vidi vaše podatke. U vašoj istoj domeni radnog prostoraVaše kolege će vidjeti vaš raspored kada koriste odjeljke poput "Sastanak sa" ili karticu "Pronađi vrijeme" prilikom kreiranja događaja. Termini izvan radnog vremena prikazani su sivom bojom.

Status "Odsutan iz kancelarije" sa računara i mobilnog telefona

Da biste označili godišnji odmor ili odsustva, kreirajte događaj i odaberite vrstu Izvan kancelarijeOdaberite datume (i vrijeme ako je primjenjivo) i pustite da Kalendar obavi posao. automatski odbij pozivniceMožete zakazati ponavljanje ako redovno odsustvujete i personalizirajte poruku o odbijanju.

S mobilnog telefona (android o iPhone), dodirnite dugme stvoriti (+) u Google kalendaru i odaberite "Odsutan iz kancelarije". Definirajte interval, konfigurirajte ponavljanje ako je potrebno, prilagodite ponašanje odbijanja i spremite. To je najdirektniji način da izbjegnete sastanke kada zapravo niste dostupni..

Obavještenja Google kalendara: vrste i postavke

Kalendar vas može obavijestiti putem emailby obavještenja na radnoj površini (izvan preglednika, s otvorenim Kalendarom) ili sa upozorenja unutar prozora iz samog Kalendara. Ispravnim postavljanjem ovih podsjetnika sprječavate da propustite događaj ili da vas prekinu u nezgodno vrijeme.

Da biste promijenili globalne postavke, otvorite Kalendar u pregledniku i idite na konfiguracijaU odjeljku Općenito idite na "Postavke obavještenja" i odaberite kako ih želite primati. Ako omogućite obavještenja na radnoj površini, možete prikazati opciju za odgoditi obavještenja i odaberite koliko dugo će ostati odgođeni. Postoji i postavka da vas obavijesti samo ako ste odgovorili. „Da“ ili „Možda“ događaj.

Napomena: Odložena obavještenja se prikazuju samo u Google ChromeA ako postoji više upozorenja za isti događaj, dugme Odgodi se pojavljuje samo na posljednjem. Ako vidite poruku „Vaš preglednik ne podržava obavještenja“Morate ažurirati svoj preglednik da bi ponovo ispravno radili.

Za određeni događaj, otvorite ga i pritisnite IzmeniU Obavještenjima odlučite želite li upozorenja ili e-poruke, izmijenite prethodnu obavijest, dodajte još obavijesti ili izbrišite one koje nisu potrebne. Promjene ne utiču na ostale goste; je vaša lična postavka za taj događaj.

Također možete prilagoditi obavještenja za određeni kalendar koji vam pripada: Postavke > „Postavke mog kalendara“ > odaberite svoj kalendar > „Obavještenja o događajima“ i „Cijeli dan“. Tamo definirate koja obavještenja želite po zadanim postavkama za taj kalendarDodajete nove ili uklanjate one koje više nisu korisne.

Pogledajte i razumite radno vrijeme drugih

Ako ste u istoj domeni i imate dozvolu, možete provjeriti dostupnost kolege pomoću odjeljka "Sastati se sa" Iz lijeve ploče Kalendara: unesite njihovo ime ili e-mail adresu i vidjet ćete njihov raspored rada ako ga imaju aktivan. Druga opcija je kartica "Pronađi vrijeme" prilikom kreiranja događaja (trenutno nije dostupno na mobilnim uređajima).

Ako ne pratite vlastito radno vrijeme, najvjerovatnije koristite besplatni Google računšto ne uključuje ovu funkciju. U profesionalnom okruženju, obično se njime upravlja Google radni prostor i može zahtijevati konfiguraciju od strane administratora.

Slučajevi iz stvarnog života i praktična rješenja

„Automatski utišavam telefon tokom događaja, ali moram isključiti režim Ne uznemiravaj kada napuštam sastanak.“ Ovaj scenario je uobičajen kada miješamo pravila Telefon s funkcijom Ne uznemiravaj sa kalendarom. Unutar Kalendara, tišina se prvenstveno upravlja putem Chata. Tokom vremena za fokusiranje. Ako je vaš problem postavka Ne uznemiravaj na vašem telefonu, rješenje uključuje pregled vlastitih pravila telefona ili njihovo ručno prekidanje kada završite, jer Kalendar Ne kontroliše DND (Ne ometaj) uređaja..

„Cjelodnevni događaji također aktiviraju moj način rada Ne uznemiravaj, a to ne želim.“ Korisna ideja je kategorizirati te događaje kao 'Dostupno' umjesto "Zauzet/a" ako su samo podsjetnici ili ih premjestite u drugi kalendar pomoću posebna obavještenjaSa opcijom dostupnosti, Izbjegavate blokiranje svog dana i smanjujete utjecaj na automatska pravila koja prate status vašeg rasporeda.

„Vikendom dobijam podsjetnike za posao i to me izvlači iz mog načina opuštanja. Mogu li imati postavku „Ne uznemiravaj“ samo za svoj poslovni kalendar subotom i nedjeljom?“ Kalendar to omogućava. Konfigurišite obavještenja kalendaraDakle, jedan od pristupa je smanjiti ili onemogućiti obavještenja poslovnog kalendara, a zatim ih ponovo omogućiti kada ih želite. Ne postoji ugrađena postavka za isključivanje zvuka obavještenja po danu u sedmici, ali možete kreirati Ponavljajući događaj: Odsustvo iz kancelarije vikendom blokirati pozivnice i koristiti opciju "Obavijesti me samo ako sam odgovorio/la Da ili Možda" minimizirati prekide.

Ako ste pod stresom zbog obavještenja koja stižu previše unaprijed (sedmicu dana ranije, dva dana ranije itd.), osmislite blažu strategiju: pošaljite samo jedan e-mail. Petak poslijepodne za ponedjeljak i jednosatno upozorenje istog dana. Ta kombinacija je obično dovoljna bez narušavanja vašeg subotnjeg i nedjeljnog odmora.

Uobičajene greške i kako se izvući iz nevolje

Ako vam Kalendar kaže „Preglednik ne podržava obavještenja."Ažurirajte svoj preglednik. Ova greška sprječava prikazivanje obavještenja o događajima." Sa najnovijom verzijom, problem obično nestaje.Također provjerite da li vaš preglednik dozvoljava obavještenja sa calendar.google.com.

Može li se Kalendar koristiti za prijavu i odjavu? Alternative

Google kalendar je dizajniran da upravljajte događajima i sastancimaNije za praćenje vremena. Ako naplaćujete po satu ili vam je potreban formalni zapis, morat ćete koristiti druge alate. Neke popularne opcije su: clockify ili ClickUp snimač vremena projektaMožete koristiti svoj Kalendar kao vodič za rekonstrukciju onoga što ste uradili, ali službeni broj bi trebao biti sačuvan u aplikaciji za praćenje vremena.

Što se tiče produktivnosti, ako provodite mnogo sati na video sastancima, automatska transkripcija i sažimanje mogu vam uštedjeti posao bilježenja. Integracije sa Google meet Omogućavaju vam da snimite ono što je važno, nadoknadite propušteno bez pregledavanja cijelog snimka i posvetite ostatak dana svojim osnovnim zadacima.

Ključ da se ne uznemiravamo kada nije prikladno je dobro kombinovati ove funkcije: Vrijeme koncentracije da se izolujete i, ako je potrebno, isključite zvuk Chata; Ocupado u zadacima i događajima kako bi se popunile praznine; Izvan kancelarije za očigledne izostanke; Sati rada da educirate ljude oko sebe; i obavijesti Rasporedi zasnovani na kalendaru i događajima prilagođeni vašim potrebama. S ovom kombinacijom, vaš kalendar radi za vas, a ne obrnuto.