Microsoft 365 vs Google Workspace i migracija u kompanijama

Ako ste radili sa Google Workspace i razmišljate o prelasku na Microsoft 365Vjerovatno imate polovinu tima oduševljenu Gmailom, Driveom i Dokumentima... a druga polovina se kune da i bez njih riječExcel i PowerPoint ne mogu opstati. Ova situacija je češća nego što se čini: organizacije koje su godinama ulagale u Google, obučile su svoje korisnike, ali i dalje imaju vrlo visok postotak onih koji preferiraju Microsoftov ekosistem.

U ovom kontekstu, uobičajeno pitanje je da li Ostanite na Google Workspaceu, premjestite sve na Microsoft 365 ili koegzistirajte bezvoljno Nastavljamo s instaliranim Officeom na računarima i datotekama na Disku. I, naravno, postavlja se još jedno ključno pitanje: kako to učiniti Uređena migracija e-pošte, datoteka, kalendara i dozvola Bez ikakvog kvarenja i bez držanja korisnika u neaktivnosti sedmicu dana. Hajde da sve ovo razložimo smireno i vrlo praktičnim pristupom.

Microsoft 365: Moćan ekosistem za zahtjevna poslovna okruženja

Kada pričamo Microsoft 365 (ranije Office 365) Mislimo na platformu koja kombinuje klasične desktop aplikacije sa uslugama u oblaku, naprednom sigurnošću i modernim alatima za saradnju. Drugim riječima, spaja tradicionalni Word i Excel sa Teamsom. SharePointOneDrive i kompletna Microsoftova administracija i sigurnosne postavke.

Među njegovim najpoznatijim komponentama su Office aplikacije za računare i web (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access, Publisher), pored alata za saradnju kao što su Timovi, SharePoint i OneDrive, korporativne usluge kao što su Exchange Online ili Power Platform, te rastući skup sigurnosnih rješenja kao što su Microsoft Defender i funkcije usklađenosti.

Jedna od velikih prednosti Microsoft 365 platforme je njena Potpuna funkcionalnost van mrežeKorisnici mogu nastaviti raditi sa svim resursima Worda, Excela ili PowerPointa čak i ako izgube pristup internetu, što je od vitalnog značaja u kompanijama koje često putuju, gradilištima, poslovnicama sa lošom internet konekcijom ili jednostavno korisnicima koji preferiraju tradicionalni model lokalne datoteke koja se kasnije sinhronizuje.

Nadalje, platforma je u velikoj mjeri dizajnirana za integrirati s infrastrukturom Windows i Aktivni direktorijStoga se posebno dobro uklapa u organizacije koje već žive u Microsoft okruženju, sa serverima, domenima i poslovnim aplikacijama zasnovanim na internim tehnologijama.

S manje povoljne strane, Microsoft 365 nosi određenu složenost konfiguracije i administracijeAdministratorski centar je veoma moćan, ali je potrebno tehničko znanje da bi se u potpunosti iskoristile njegove mogućnosti. Krivulja učenja može biti i nešto strmija za korisnike koji nisu upoznati s Microsoftovim ekosistemom, posebno za one koji dolaze iz isključivo web okruženja poput Google Workspacea.

Google Workspace: Saradnja u oblaku bez problema

Google Workspace (ranije G Suite) je od prvog dana nastao s idejom da Sve se dešava u pretraživaču i u realnom vremenuNema potrebe za instaliranjem teških softverskih paketa: Dokumenta, Tablica, Slajdova, Gmaila, Kalendara, Meeta… svemu se pristupa s weba ili iz aplikacije Veoma lagani mobilni telefoni dizajnirani za rad sa bilo kojeg mjesta.

Srce apartmana sastoji se od Gmail, Disk, Dokumenti, Tablice, Slajdovi, Kalendar, Chat i MeetOsim toga, uključuje uslužne programe poput Forms, Sites, Keep, Jamboard i AppSheet. Drugim riječima, pokrivena vam je vaša korporativna e-pošta, skladištenje u oblaku, osnovni kancelarijski paketi, video pozivi i interna razmjena poruka, sa snažnim fokusom na jednostavnost.

Najveća snaga Google Workspacea leži u njegovom istovremena saradnja na dokumentimaViše korisnika može istovremeno uređivati ​​datoteku, vidjeti promjene u stvarnom vremenu, komentirati, predlagati i razgovarati unutar samog dokumenta bez brige o kontroli verzija ili zaključavanju datoteka. Za distribuirane timove, startupove i kompanije s vrlo ravnom organizacijskom strukturom, ovo je čisto zlato.

Još jedna veoma cijenjena tačka je njena čist i minimalan interfejsOvo omogućava većini korisnika da se snađu u samo nekoliko minuta, posebno ako su već koristili lične Gmail ili Google Drive račune. Za organizacije s malim IT timovima, ova jednostavnost smanjuje incidente i vrijeme podrške.

Manje pozitivna strana je to što zavisnost od internet konekcije Razlika je prilično izražena: postoje offline načini rada, da, ali oni ne dostižu nivo zrelosti Microsoftovih desktop aplikacija. Nadalje, iako je kompatibilnost s Office datotekama značajno poboljšana, složeni Excel ili Word dokumenti i dalje mogu biti problematični za otvaranje ili uređivanje u [sistemu/aplikaciji/itd.]. Google Docs ili Tablice.

Ključna usporedba: korisničko iskustvo, suradnja i pohrana

Ako se fokusiramo na svakodnevne potrebe korisnika, Microsoft 365 nudi interfejsi sa više opcija i mogućnostis vrpcama punim izbornika, kartica i naprednih postavki. Ovo je savršeno za korisnike koji koriste Excel ili Word do krajnjih granica, ali može biti previše za osnovne korisnike.

S druge strane, Google Workspace se kladi na Čišći dizajn sa funkcijama prikazanim kontekstualnoOvo prikriva dio složenosti kako se korisnik ne bi izgubio. Ubrzava usvajanje, iako nekim naprednim korisnicima nedostaju detaljnije opcije za vrlo složene dokumente.

U saradnji, Microsoft 365 se posebno oslanja na Teams, SharePoint i koautorstvo u OfficeuTeams objedinjuje chat, kanale, video pozive i zajedničko uređivanje dokumenata hostovanih na OneDrive-u ili SharePoint-u. Koautorstvo dobro funkcioniše, iako je iskustvo ponekad manje konzistentno između desktop i online verzija.

Google Workspace, sa svoje strane, ima Saradnja u realnom vremenu ugrađena u DNKSve je dizajnirano za brzo dijeljenje, istovremeno uređivanje i komentiranje. Integracija Meeta s Kalendarom i dokumentima čini nevjerovatno jednostavnim prelazak s e-pošte ili dokumenta na videopoziv.

U pohranjivanju i upravljanju datotekama, OneDrive i SharePoint nude visoko strukturirani model dokumentarne bibliotekes detaljnom kontrolom dozvola, tokova odobravanja, metapodataka i politika zadržavanja. Google Drive, s druge strane, ističe se svojom jednostavnošću (a postoje i alternative kao što su Proton Drive): moćne pretrage, agilno dijeljenje i pregled gotovo svake datoteke bez potrebe za dodatnim aplikacijama.

Sigurnost, usklađenost s propisima i integracija s drugim sistemima

Kada pričamo sigurnost i usklađenostMicrosoft 365 obično ima prednost u visoko reguliranim sektorima (finansije, zdravstvo, javna uprava) jer uključuje opcije kao što su napredni DLP, upravljanje informacijama, Microsoft Defender, vrlo fina kontrola identiteta i pristupa, pored širokog kataloga certifikata (GDPR, HIPAA, ISO 27001, itd.).

Ni Google Workspace ne zaostaje u ovom području: Iskoristite prednosti Googleove globalne infrastrukture i sigurnosnih mjerasa dvostepenom verifikacijom, zaštitom od phishinga i malwareTrezor za zadržavanje podataka i e-otkrivanje, kao i kontekstualne kontrole pristupa. Međutim, neke kontrole su manje detaljne od Microsoftovih u vrlo složenim scenarijima.

Što se tiče integracije s drugim aplikacijama, Microsoft ima prednost na domaćem terenu kada kompanija već ima Windows okruženja, Azure, .NET aplikacije ili klasična poslovna rješenjaPower Platform (Power Automate, Power Apps, Power BI, Power Pages) vam omogućava da automatizujete procese, kreirate aplikacije sa malo koda i povežete podatke iz više izvora sa visokim nivoom izvorne integracije.

Google Workspace se savršeno uklapa organizacije koje su visoko cloud-nativnes mnogim SaaS aplikacijama i intenzivnim korištenjem Google Cloud Platforme. Tržište dodataka i otvoreni API-ji omogućavaju povezivanje usluga trećih strana, iako u nekim slučajevima može biti potrebno više se oslanjati na prilagođeni razvoj ili vanjske integracije.

U komunikaciji i videokonferencijama, Timovi i Google meet Više nego adekvatno pokrivaju potrebe većine kompanijaTeams obično osvaja bodove u okruženjima gdje se integrira korporativna telefonija (Teams Phone) ili veliki događaji uživo, dok je Meet cijenjen zbog svoje jednostavnosti i dobrog funkcioniranja unutar Google ekosistema.

Koja platforma najbolje odgovara na osnovu vrste i veličine kompanije

Organizacijska struktura uveliko utiče na odluku. kompanije sa tradicionalnim hijerarhijama i vrlo definiranim odjeljenjimaMicrosoft 365 je obično bolji izbor zbog svoje granularne kontrole, mogućnosti konfigurisanja vrlo preciznih politika po oblastima i jednostavne integracije sa starijim sistemima. baze podataka korporativni.

U organizacijama sa ravne strukture, multifunkcionalni timovi i visoko horizontalna kultura saradnjeGoogle Workspace je posebno praktičan: svi dijele, komentiraju i surađuju u stvarnom vremenu bez previše brige o temeljnoj "arhitekturi dokumenta".

Zbog svoje veličine, velike korporacije sa hiljadama zaposlenih imaju tendenciju da se odlučuju za Microsoft 365 ili Google Workspace Enterprise planovi u zavisnosti od toga da li daju prioritet ekstremnoj usklađenosti s propisima i integraciji sa naslijeđenim sistemima (što je povoljnije za Microsoft) ili agilnosti i saradnji u realnom vremenu u velikim razmjerima (što je više usklađeno s Googleom).

U srednjim kompanijama, oboje Microsoft 365 Business Premium como Google Workspace Business Plus Nude vrlo razumne kombinacije cijene, funkcionalnosti i sigurnosti. Odlučujući faktor je obično postojeće okruženje: ako već koristite klasični Office i Windows, vjerovatno ćete odabrati Microsoft; ako je vaše poslovanje započelo u oblaku s Gmailom i web aplikacijama, Google obično pobjeđuje.

Za mala preduzeća i startupove sa manje od 50 ljudi, odluka obično zavisi od jednostavnosti korištenja i IT budžeta. Google Workspace Business Starter Omogućava ultra brzo pokretanje, dok Microsoft 365 Business Basic ili Business Standard Vrlo su atraktivne kada želite uključiti i desktop aplikacije s licencama po korisniku za više uređaja.

Uloga uređaja: 100% Mac bazirana preduzeća i rizici sa OneDrive-om

Kada dođu na red okruženja u kojima svi korisnici rade MacMeđutim, odluka ima dodatne nijanse. Mnogi sistem administratori izvještavaju da se Google Drive ponaša prilično stabilno na macOS-u, sa klijentom za sinhronizaciju koji, iako nije savršen, obično je manje problematičan od nekih verzija OneDrive-a u zahtjevnim scenarijima.

U malim kreativnim preduzećima ili studijima za arhitekturu, dizajn ili marketing, uobičajeno je pronaći Timovi isključivo za Mac uređaje koji posebno cijene stabilnost pohrane podatakaU ovim slučajevima, posvećenost Microsoftu 365 kao platformi za e-poštu, uredske aplikacije i saradnju može se sukobiti s nepovjerenjem u vezi s OneDriveom i, prije svega, intenzivnim korištenjem SharePointa s Maca.

Za malu kancelariju, na primjer, osam profesionalaca koji trenutno koriste GoDaddy e-poštu i Dropbox Za dijeljenje datoteka, dilema je jasna: ako vas e-pošta, sastanci i uredski zadaci guraju prema Microsoftu 365, ali vam se pohrana u oblaku čini robusnijom na Google Driveu, morate pažljivo razmotriti utjecaj potencijalnih problema sa sinhronizacijom na macOS.

U ovim scenarijima, preporučljivo je proučiti da li su količina datoteka, njihova veličina i potreba za radom s njima složene biblioteke i SharePoint metapodaci Oni opravdavaju premještanje svega na Microsoft, ili da li bi možda imalo smisla zadržati dio operacija na Google Driveu, ili čak kombinovati rješenja ovisno o vrsti sadržaja i njegovoj kritičnosti.

S druge strane, Microsoft je progresivno poboljšavao OneDrive klijent za Mac i integracija s FinderomOvo smanjuje probleme sa sinhronizacijom koji su bili prilično česti prije nekoliko godina. Uprkos tome, za kompanije koje su veoma osjetljive na bilo kakve probleme sa datotekama (kao što je arhitektonska firma koja rukuje nacrtima, 3D modelima i velikim količinama dokumentacije), preporučljivo je provesti pilot testove prije potpunog prelaska.

Od Google Workspacea do Microsoft 365: šta se može migrirati, a šta ne

Ako se odlučite preći s Google Workspacea na Microsoft 365, prvo što trebate znati je Koje vrste podataka se mogu migrirati i koja ograničenja postoje?U standardnom projektu se može prenijeti sljedeće poštaOsnovna pravila za e-poštu, kalendare i kontakte. Osim toga, možete premjestiti datoteke s Google diska na OneDrive i SharePoint, čuvajući većinu metapodataka i dozvola.

Migracija korisnika se obično vrši u serije ili lotoviOvo omogućava fazni projekat: poštanski sandučići se kreiraju u Microsoft 365, definiše se ko ulazi u svaku grupu, a grupe ljudi se migriraju u kontrolisanim vremenskim prozorima kako bi se smanjio uticaj na svakodnevno poslovanje.

Neophodno je da već imate domenu Verifikovano u Microsoft 365 I trebali ste konfigurirati potrebne DNS zapise, posebno TXT i MX zapise, prije nego što učinite bilo šta značajno. Ovaj dio se obično koordinira s provajderom hostinga ili DNS-a kako bi se izbjegli prekidi u radu e-pošte.

Ne sve na Google-u funkcioniše kako se očekuje. Postoje ograničenja koja treba uzeti u obzir, kao što su... nema migracije rezervacija sala za sastanke, gubitak boja događaja u kalendarima, djelomična migracija kontakata (s maksimalno tri adrese e-pošte po kontaktu) ili odsustvo prilagođenih oznaka, URL-ova kontakata ili nekih specifičnih kategorija u Gmailu.

Pored toga, postoje kvote i ograničenja u Google API-ju Ovi faktori mogu utjecati na performanse migracija kalendara i kontakata. Stoga, iako početni proces podešavanja traje samo nekoliko sati, potpuna migracija velikih količina podataka obično traje nekoliko dana.

Preduvjeti i metode za migraciju e-pošte i podataka

Prije početka procesa migracije s Google Workspacea na Microsoft 365, preporučljivo je provjeriti sljedeće Nadležni imaju odgovarajuće uloge U oba okruženja: administratorske dozvole ili, barem, uloga kreatora projekta u Googleu za registraciju API-ja i konfigurisanje pristupa, te administratorske dozvole u Microsoft 365 za kreiranje korisnika, poštanskih sandučića i konektora, kao i prethodne sigurnosne kopije.

U praksi je obično potrebno kreiranje poddomena za usmjeravanje pošte tokom koegzistencije (na primjer, jedan za tok prema Microsoft 365 i drugi za preostali tok prema Googleu) i obezbijediti sve korisnike u Microsoft 365 prije nego što ih stavite u paket za migraciju.

Dostupne metode migracije uključuju iz Izvorni alati Microsoft 365 za migraciju s Googlea Opcije se kreću od specijaliziranih rješenja trećih strana do skripti i ručnih alata za manje ili visoko prilagođene scenarije. Izbor metode ovisit će o broju poštanskih sandučića, količini podataka i budžetu.

Dobro isplanirani projekti se spajaju masovne početne migracije s diferencijalnim sinhronizacijama Blizu vremena MX migracije, tako da vrijeme zastoja za korisnike bude što kraće. To jest, glavni podaci se migriraju nekoliko dana prije, a neposredno prije konačne migracije, vrši se završni prolaz kako bi se unijeli svi novi podaci koji su dodani.

Preporučljivo je imati jasan plan interne komunikacije: prethodne najave, planirani vremenski okvir za promjene, upute za konfigurisanje Outlooka, Teamsa ili drugih aplikacija i ojačan kanal podrške u prvih nekoliko dana za rješavanje pitanja i manjih problema.

Migracija datoteka: s Google Drivea na OneDrive i SharePoint

Pored pošte, jedan od najdelikatnijih koraka je Migriranje datoteka s Google diska u Microsoft oblakTu nastupa Migration Manager, alat koji Microsoft nudi za analizu, planiranje i izvršavanje prijenosa sadržaja na OneDrive i SharePoint, uz očuvanje strukture, dozvola i velikog dijela metapodataka.

U standardnom radnom procesu, prva stvar je Povežite Google okruženje s projektom migracijeDa biste to uradili, potrebno je da instalirate aplikaciju za migraciju Microsoft 365 sa Google Workspace Marketplace-a i da joj dodelite potrebna dopuštenja. Nakon što to uradite, možete registrovati račune ili Drive jedinice koje želite skenirati.

Sledeći korak je analizirati sadržaj Google diskaAlat skenira diskove, otkriva potencijalne probleme (datoteke s predugim imenima ili putanjama, nepodržane tipove datoteka, greške u dozvolama itd.) i generira izvještaje za preuzimanje koji vam omogućuju da pregledate što bi moglo blokirati migraciju ili što je potrebno prethodno ispraviti.

Kada se skup pogonskih jedinica pojavi kao „spreman za migraciju“, možete Dodajte na listu za migraciju i pregledajte odredišne ​​rute, prilagođavajući koji sadržaj ide na lični OneDrive, a koji u SharePoint biblioteke povezane s timovima ili odjeljenjima.

Ključni dio je Dodjeljivanje identiteta između Googlea i Microsoft 365Domene, korisnici i grupe moraju biti mapirani s jedne strane na drugu tako da, nakon završetka migracije, dozvole za čitanje i uređivanje ostanu razumno usklađene s originalnom situacijom.

Migration Manager Lite: pojednostavljene migracije za mala i srednja preduzeća

Za mala i srednja preduzeća sa manje od 100 licenci, Microsoft je kreirao Upravitelj migracija LitePojednostavljena i pojednostavljena verzija standardnog upravitelja migracija, osmišljena da pomogne malim i srednjim preduzećima i partnerima da premjeste sadržaj s Google Drivea na Microsoft 365 bez potrebe za mučenjem sa svim naprednim opcijama.

Ovaj Lite način rada dolazi Omogućeno po zadanim postavkama za SMB zakupce Kada kreirate projekat migracije i pristupite mu iz centra za administraciju Microsoft 365, u odjeljku postavki i migracije/uvoza odaberite Google Drive ili Google Workspace kao izvor.

Da biste ga počeli koristiti, morate provjeriti da li imate dovoljne dozvole u odredišnom zakupcu (obično uloga globalnog administratora, SharePoint ili slično) i da Google račun koji se koristi za povezivanje ima pristup za čitanje diskova i korisničkih računa koji se migriraju.

Nakon što je projekat kreiran, slijedi se vrlo jasan slijed koraka: povezivanje s izvorom, pregled sadržaja, definiranje odredišta, dodjeljivanje identiteta i pokretanje migracije s praćenjem napretka. Za mnoga mala i srednja preduzeća ovo značajno smanjuje potreban tehnički napor.

Čak i uz ovu pojednostavljenu metodu, i dalje je preporučljivo imati neko sa prethodnim iskustvom u migracijama, barem da pregledaju analitičke izvještaje i potvrde da topologija biblioteke u SharePointu i OneDriveu odražava stvarni način rada kompanije, a ne samo doslovnu kopiju onoga kako su stvari bile na Driveu.

Troškovi, povrat ulaganja i mitovi o cijenama između Google Workspacea i Microsofta 365

Godinama se uzimalo zdravo za gotovo da Google Workspace je bio „jeftiniji“ od Microsofta 365To je dijelom i zato što su mnogi počeli s besplatnim verzijama G Suitea ili ličnim Gmail računima pretvorenim u radne alate bez očiglednih direktnih troškova.

Međutim, kako je Google postepeno ukinuo besplatne planove za preduzeća i konsolidovane modele pretplate, to Cjenovna prednost je nestala.Danas se pravo poređenje mora napraviti ne samo gledajući mjesečnu naknadu za licencu, već i na ukupne troškove vlasništva: integraciju s drugim aplikacijama, vrijeme upravljanja, sigurnosne potrebe, produktivnost tima itd.

Studije poput izvještaja o ukupnom ekonomskom uticaju na Microsoft timovi show vrlo visok povrat ulaganja prilikom analize smanjenja vremena sastanaka, eliminacije putovanja, poboljšanja koordinacije tima i ubrzanja donošenja odluka.

Nešto slično se dešava i sa usvajanjem Google Workspace-a u organizacijama koje počinju od vrlo fragmentiranih modela: premjestite sve na kolaborativnu cloud platformu Smanjuje informacione silose, poboljšava uključivanje novih ljudi i čini rad na daljinu održivim bez velikog raspoređivanja infrastrukture.

U konačnici, ključno je analizirati koliko nas zaista košta da nastavimo ovako kako sada radimo: pojedinačne Office licenceDropbox ili slična pohrana, e-pošta treće strane, usluge rezerva raspršena, dodatna sigurnosna rješenja... i uporedite to s cijenom i mogućnostima integriranog paketa poput Microsoft 365 ili Google Workspacea.

Napredna sigurnost, hibridni rad i modernizacija radnog mjesta

Proširenje hibridni i rad na daljinu Zbog toga više nije dovoljno imati samo kancelarijski softver i e-poštu. Kompanijama su potrebna rješenja koja štite podatke na bilo kojem uređaju, omogućavaju sigurnu autentifikaciju s bilo koje lokacije i omogućavaju centralizirano praćenje potencijalnih prijetnji.

Microsoft je znatno unaprijedio ovaj aspekt alatima kao što su Microsoft 365 Defender za preduzeća, koji objedinjuje zaštitu od zlonamjernog softvera, upravljanje ranjivostima, upravljanje informacijama i automatizirani odgovor na incidente, s XDR (prošireni pristup detekciji i odgovoru) koji zajedno posmatra krajnje tačke, identitete, e-poštu i aplikacije.

Za organizacije koje zamjenjuju naslijeđena oprema, lokalni serveri i stara rješenja Zahvaljujući uslugama u oblaku, ove vrste integriranih platformi uveliko pojednostavljuju život: manje različitih proizvoda za održavanje, manje prozora za kontrolu i jasniji pregled ko čemu pristupa.

Google je također pojačao svoju posvećenost sigurnosti: Napredne kontrole upravljanja krajnjim tačkama, kontekstualna sigurnosna pravila, alati za reviziju i stalni napori da se zaštite računi od phishinga i otimanja računa. U okruženjima gdje je većina aplikacija bazirana na oblaku i pristupa im se putem ažuriranih preglednika, ovaj model je odličan izbor.

U oba slučaja, izazov obično leži u ispravnoj početnoj konfiguraciji i u obuci korisnika da se naviknu na prakse kao što su višefaktorska autentifikacija (MFA)Odgovorno upravljanje lozinkama i identifikacija sumnjivih e-poruka.

Birajte između Microsoft 365 i Google Workspace i planiranje migracije s Googlea Prelazak na Microsoft ekosistem nije trivijalna odluka, niti se rješava isključivo gledanjem na cijenu licence: kultura kompanije, vrsta uređaja koji se koriste (Windows, Mac, mobilni), sektor u kojem posluje, važnost sigurnosti i usklađenosti s propisima, kompatibilnost sa složenim dokumentima i, prije svega, stvarni način na koji timovi svakodnevno sarađuju, sve to igra ulogu; što se ovi faktori bolje razumiju i što je projekat migracije bolje osmišljen - e-mailovi, kalendari, kontakti i datoteke sa svojim dozvolama - to će odabrana platforma imati više smisla i ljudima će biti lakše da je usvoje bez drame i sa osjećajem da sada alati za produktivnost rade u njihovu korist, a ne protiv njih.