- Hijerarhijska organizacija korištenjem grupa sekcija i prilagođenih oznaka za praćenje međufunkcionalnih zadataka.
- Dvosmjerna integracija s Outlookom za automatsko upravljanje podsjetnicima i zapisnicima sa sastanaka.
- Korištenje naprednih alata za produktivnost kao što su OCR slika, ugrađeni kalkulator i Web Clipper.
- Uspostavljanje kolaborativnih okruženja i centralizacija korporativnog znanja putem zajedničkih blogova.
Ako radite u korporativnom okruženju ili javnom sektoru, vjerovatno ste vezani za Microsoftov ekosistem. Ponekad se ograničavamo na korištenje OneNotea kao jednostavne digitalne bilježnice za brzo bilježenje stvari, ali stvarnost je da je to moćan alat koji, ako znate kako ga efikasno koristiti, može zamijeniti mnogo složeniji softver za upravljanje projektima bez napuštanja Office paketa. Da biste započeli od nule, možete pogledati ovaj OneNote tutorijal.
Problem je što mnogi od nas upadaju u zamku "paralize analize": više vremena provodimo tražeći savršen organizacijski sistem nego što zapravo obavljamo zadatke. Da bismo spriječili da se to vama dogodi, objasnit ćemo kako transformirati ovaj notes u operativni komandni centar koristeći funkcije koje prosječni korisnik često ne primjećuje.
Hijerarhijska struktura kako bi se izbjeglo ludilo
Temelj svega je način na koji organiziramo informacije. OneNote nije linearni dokument, već slojevit sistem. Idealno bi bilo da počnete s odvojenim bilježnicama kako biste razlikovali, na primjer, lične od profesionalnih stvari ili različite klijente. Unutar svake bilježnice možete kreirati odjeljke (poput kartica u ormaru za spise) i, redom, stranice i podstranice.
Koristan savjet za one koji upravljaju više projekata je korištenje grupa sekcija . To vam omogućava da grupišete nekoliko povezanih kartica u jedan blok, čime se smanjuje nered u gornjem prikazu i sprječava da interfejs postane preopterećen kada imate otvorene desetine stavki. Nadalje, možete upravljati svojim bilježnicama u OneNoteu i prilagoditi boje ovih sekcija kako biste vizualno identificirali šta je hitno, a šta administrativno na prvi pogled.
Napredne funkcije za upravljanje zadacima
Da bi OneNote funkcionirao kao upravitelj projekata, moramo ići dalje od običnog teksta. Jedan od njegovih skrivenih dragulja su prilagođene oznake . Nemojte se ograničavati na zadane; kreirajte oznake za "Čekanje odgovora", "Visok prioritet" ili "Odobrenje šefa". Prava snaga leži u činjenici da zatim možete upravljati oznakama unutar OneNotea kako biste generirali sažetak svih vaših zadataka na čekanju raspoređenih po različitim bilježnicama.
Ako vam je potrebna rigoroznija kontrola, možete integrirati OneNote s Outlookom. Označavanjem paragrafa kao Outlook zadatka , datum dospijeća i podsjetnik se sinhroniziraju s vašim kalendarom, čime se rješava jedan od glavnih nedostataka OneNotea: nedostatak izvornih obavijesti. Za one koji preferiraju nešto vizualnije, iako ne tako moćno kao Trello, možete dizajnirati ručne Kanban ploče kreiranjem tabela i premještanjem sadržaja između kolona "Za uraditi", "U toku" i "Završeno".
Multimedijalna produktivnost i "nindža" trikovi
OneNote omogućava protok informacija na načine na koje Word nikada ne bi. Možete pisati bilo gdje na ekranu, kreirajući nezavisne okvire za tekst , što nevjerovatno olakšava kreiranje mapa uma ili brzih skica. Ako imate tablet ili laptop sa ekranom osjetljivim na dodir, kartica za crtanje i rukopis je neophodna za brzo pravljenje napomena na dokumentima ili dizajniranje radnih procesa.
Postoje funkcije koje djeluju magično i štede mnogo vremena. Na primjer, ugrađeni kalkulator : jednostavno unesite matematičku operaciju nakon čega slijedi znak jednakosti i razmak, a aplikacija će vam odmah dati rezultat. Još jedan ključni alat je OCR (optičko prepoznavanje znakova) , koji vam omogućava da desnim klikom miša kliknete na umetnutu sliku ili PDF i kopirate tekst koji sadrži radi lakšeg uređivanja.
Saradnja i centralizacija znanja
Da bi tim efikasno funkcionisao, znanje ne može biti isključivo u glavi jedne osobe. Kreiranje zajedničkih bilježnica omogućava cijelom timu da ažurira zapisnike sa sastanaka ili obrađuje priručnike u realnom vremenu. Da biste ovo optimizirali, preporučuje se korištenje integracije s Outlookom za direktan uvoz detalja sastanka na stranicu, eliminirajući potrebu za kopiranjem i lijepljenjem liste učesnika i dnevnog reda.
Za prikupljanje informacija s weba bez kopiranja i lijepljenja neorganiziranih isječaka, ekstenzija OneNote Web Clipper je neophodna. Omogućava vam da spremate cijele članke, odabrane isječke ili vizualne oznake direktno u odjeljak po vašem izboru. Isto tako, ako rukujete s puno fizičkih dokumenata, korištenje Office Lensa za skeniranje i slanje datoteka direktno u vašu bilježnicu je najbolji način za digitalizaciju vaše kancelarije.
Optimizacija interfejsa i radnog procesa
Ne rade svi na isti način, tako da je ključno prilagoditi alat svojim potrebama. Možete pomaknuti kartice stranica lijevo iz menija opcija kako bi izgledao više kao tradicionalni preglednik datoteka. Ako trebate pregledati svoje bilješke dok radite u drugoj aplikaciji, funkcija dock ostavlja usku, vidljivu kolonu na jednoj strani ekrana, eliminirajući potrebu za prebacivanjem prozora pomoću Alt+Tab.
Za one koji često pišu, prilagođeno automatsko ispravljanje je spas. Možete postaviti prečice tako da kucanje riječi "zašto" automatski pretvara tu riječ u složenu frazu ili ponavljajući tehnički termin. Konačno, ako napravite ozbiljnu grešku prilikom brisanja sadržaja, historija verzija stranice vam omogućava da oporavite stariji tekst ili vidite koje je promjene svaki saradnik napravio u dijeljenom dokumentu.
Savladavanje ovih alata transformiše jednostavnu aplikaciju za bilježenje u robustan organizacijski sistem u kojem se informacije mogu pratiti, tim je usklađen, a upravljanje zadacima postaje besprijekorno, što nam omogućava da fokusiramo svoje napore na stvarni posao, a ne na njegovo upravljanje.
Strastveni pisac o svijetu bajtova i tehnologije općenito. Volim dijeliti svoje znanje kroz pisanje, a to je ono što ću raditi na ovom blogu, pokazivati vam sve najzanimljivije stvari o gadžetima, softveru, hardveru, tehnološkim trendovima i još mnogo toga. Moj cilj je pomoći vam da se krećete u digitalnom svijetu na jednostavan i zabavan način.