Kako korak po korak očistiti duplikate podataka u bazama podataka

Kada radite s bazama podataka, proračunske tablice ili informacionih sistema, Duplikati podataka mogu postati prava glavoboljaPonovljeni zapisi, imena napisana na hiljadu različitih načina, loše formatirani datumi ili dodatni razmaci čine analize nepouzdanim i troše vam vrijeme na ručnu provjeru onoga što bi vam sistem mogao pomoći da očistite u sekundama.

Dobra vijest je da ih ima Moćni alati za lociranje, isticanje i uklanjanje duplikata podataka i u Excelu i Google Listovi kao u SQL baze podataka ili alate za upravljanje bibliografijom. Razumijevanje kako funkcionišu, kako se razlikuju i koje rizike predstavljaju (kao što je brisanje informacija koje biste kasnije mogli propustiti) ključno je za održavanje organizacije podataka i mogućnost njihove bezbrižne analize.

Zašto se pojavljuju duplikati podataka i zašto predstavljaju problem?

U praksi, Duplikati nastaju zbog ljudske greške, ponovljenog uvoza ili loše koordiniranih sistema.Obrasci koji se šalju dva puta, datoteke koje se kombiniraju bez prethodnog čišćenja ili integracije između aplikacija koje ne provjeravaju ispravno informacije savršeno su plodno tlo za punjenje vašeg sistema dupliciranim zapisima.

Pored očiglednih duplikata, naći ćete male varijacije koje zapravo predstavljaju iste podatkeImena sa miješanim velikim i malim slovima, dodatnim razmacima, različitim skraćenicama ili datumima u različitim formatima koje sistem ne prepoznaje kao iste, iako je osobi očigledno da se odnose na istu stvar.

Uticaj je značajan: Statistike su iskrivljene; ​​broj kupaca ili pacijenata je preuveličan.E-poruke se ponavljaju u e-mail kampanjama, fakture se dupliciraju ili se broj narudžbi precjenjuje. To može dovesti do loših odluka, dodatnih troškova i značajnog nedostatka povjerenja u kvalitet podataka.

Stoga, prije nego što se upustite u kreiranje kontrolnih ploča ili naprednih analiza, vrijedi uložiti vrijeme u Odličan alat za čišćenje podataka za otkrivanje i ispravljanje nedosljednostiUklanjanje duplikata je centralni dio ovog procesa, ali ne i jedini: također morate homogenizirati tekst, uklonite neobične razmake i normalizirajte datume.

Otkrivanje i označavanje duplikata podataka u proračunskim tablicama

Alati poput Excela nude vrlo praktične funkcije za brzo identificirati koje se vrijednosti ponavljaju u rasponu ćelijaPrije brisanja bilo čega, preporučljivo je koristiti vizualni format koji vam pomaže da pregledate i smireno odlučite šta želite zadržati.

Vrlo uobičajen način za početak je... Uslovno formatiranje za isticanje vrijednosti koje se pojavljuju više putaNa ovaj način ne mijenjate sadržaj ćelija, već ih jednostavno označavate kako biste ih mogli analizirati.

Tipičan tijek rada uključuje prvo odabir ćelija koje će se pregledati, a zatim primjenu Pravilo uslovnog formatiranja koje označava duplikate drugom bojom pozadine ili fontomOvo vam omogućava da identifikujete obrasce: na primjer, da vidite da li se osoba pojavljuje više puta na listi kupaca ili da li su određeni kodovi proizvoda registrovani više puta.

Nadalje, ovo automatsko isticanje možete kombinirati s filterima unutar same proračunske tablice kako biste Pogledajte samo redove na koje utiču duplikati i pregledajte ih jedan po jedan.Ovo vam daje kontrolu i smanjuje rizik od slučajnog brisanja važnih informacija.

Sigurno uklanjanje dupliciranih vrijednosti u Excelu

Kada vam bude jasno koja ponavljanja nisu potrebna, Excel uključuje posebnu funkciju pod nazivom „Ukloni duplikate“ trajno briše ponovljene redoveOvdje morate biti oprezni, jer ono što izbrišete nije lako oporaviti ako niste sačuvali kopiju.

Prije pokretanja ovog alata, toplo se preporučuje Kopirajte originalni raspon podataka na drugi list ili sigurnosnu kopiju datotekeNa ovaj način, ako čišćenje da neočekivani rezultat, možete pregledati šta ste uklonili i oporaviti informacije bez ikakvih problema.

Postupak se zasniva na odabiru raspona ćelija koje želite očistiti, a zatim na označavanju u kojim kolonama treba uporediti vrijednosti kako bi se utvrdilo da li je red dupliran. Ako odaberete više kolona, ​​samo red čija se potpuna kombinacija podudara s drugim redom smatrat će se duplikatom.što je veoma korisno pri radu sa složenim podacima.

Nakon potvrde operacije, Excel uklanja dodatne redove i Prikazuje vam sažetak koliko je duplikata izbrisano i koliko je jedinstvenih zapisa ostalo.Ovaj kratki izvještaj vam pomaže da potvrdite da li rezultati odgovaraju onome što ste očekivali kada ste započeli čišćenje.

Treba imati na umu da Filtriranje jedinstvenih vrijednosti nije isto što i uklanjanje duplikata.Kada filtrirate, duplikati redova su samo privremeno skriveni, ali su i dalje tu; uklanjanje duplikata ih potpuno briše. Zato je početak s jedinstvenim filterom ili uvjetnim formatiranjem razumnija strategija.

Kriteriji za smatranje vrijednosti dupliciranom

Kada alati za tabelarne proračune upoređuju duplikate, Oni to rade na osnovu onoga što se zapravo vidi u ćeliji, a ne na osnovu temeljne interpretirane vrijednosti.Ovo ima neke zanimljive posljedice koje morate znati kako ne biste doživjeli nikakva iznenađenja.

Na primjer, dva datuma koja predstavljaju isti dan ne mogu se smatrati duplikatima ako Jedan je napisan kao „08/03/2006“, a drugi kao „8. mart 2006.“jer je sadržaj teksta različit čak i ako je značenje identično. Isto se može dogoditi s imenima i stringovima s različitim razmacima ili velikim slovima.

Slično tome broj pohranjen kao tekst i isti broj u numeričkom formatu Mogu se tretirati kao različite vrijednosti. Zato je toliko važno normalizirati formate prije nego što pokušate masovno izbrisati duplicirane redove.

Prije agresivnog čišćenja, vrijedi prvo filtrirati jedinstvene vrijednosti ili koristiti uvjetno formatiranje za potvrdu. da kriterij poređenja funkcioniše onako kako vjerujetePostavljanje ovih pravila igre na početku sprječava gubitak valjanih podataka ili ostavljanje prikrivenih duplikata.

Tekstualne funkcije u proračunskim tablicama za čišćenje prljavih podataka

Veliki dio problema s duplikatima ne proizlazi iz ponavljanja potpuno iste vrijednosti, već iz činjenice da Iste informacije su napisane na malo drugačije načineTu na scenu stupaju tekstualne funkcije Excela ili Google Sheets-a kako bi se standardizirale i pripremile osnove prije uklanjanja ponavljanja.

Vrlo je uobičajeno pronaći kolone u kojima su neka imena napisana velikim slovima, druga malim slovima, a treća nasumično pomiješana. Da biste ih ujedinili, imate funkcije koje Oni pretvaraju sve u mala slova, sve u velika slova ili samo prvo slovo svake riječi pišu velikim slovom.Ovo osigurava da se "ANA PÉREZ", "ana pérez" i "Ana Pérez" tretiraju na isti način.

Tekstovi sa dodatni razmaci, kako unutar lanca tako i na početku ili krajuSpecijalizirana funkcija može ukloniti dodatne razmake i ostaviti samo normalan razmak između riječi, čime se eliminiraju "Juan García" ili slične fraze koje prekidaju poređenja.

Za podatke koji su gusto zbijeni, kao što su kombinovani kodovi ili imena i prezimena u istoj ćeliji, korisno je koristiti funkcije ekstrakcije i unije. Možete izvuci dio teksta označavajući s koje pozicije i koliko znakova želite izdvojiti ili spojiti nekoliko nizova u jedan kako biste rekonstruirali koherentnija polja.

U slučaju datuma, ako stignu kao tekst s različitim stilovima, dobra je ideja transformirati ih u standardni format datuma zasnovan na godini, mjesecu i danuNa ovaj način, proračunske tablice ih tretiraju kao stvarne datume, možete ih ispravno sortirati, a poređenja više ne zavise od vizualnog izgleda ćelije.

Filtrirajte jedinstvene vrijednosti i uklonite duplikate u proračunskim tablicama

Pored alata za formatiranje i funkcija za tekst, i Excel i Google Sheets omogućavaju Brzo filtrirajte da biste vidjeli samo jedinstvene vrijednosti iz kolone ili skupa kolonaOvo je vrlo efikasan način pregleda rezultata prije donošenja nepovratnih odluka.

U nekim okruženjima možete koristiti napredne opcije filtriranja kako biste naznačili da želite prikazati samo redove s jedinstvenim vrijednostima u jednoj ili više određenih kolona. Ovo filtriranje ne briše podatke, već samo privremeno skriva duplikate., što ga čini vrlo razboritim međukorakom.

Nakon što potvrdite da je jedinstveni prikaz onaj koji vas zanima, imate naredbe specifično za Uklonite duplikate direktno iz menija podatakaObično pristupate nečemu poput "Podaci > Ukloni duplikate", gdje birate na kojim kolonama će se zasnivati ​​poređenje.

Druga opcija je korištenje uvjetnog formatiranja za isticanje duplikata i jedinstvenih vrijednosti, ovisno o vašim potrebama. Na primjer, možete: Označi jarkom bojom redove koji se pojavljuju samo jednom i analizirati da li se radi o atipičnim zapisima, greškama pri učitavanju ili jednostavno rijetkim slučajevima koje je potrebno sačuvati.

Ako radite s padajućim listama ili validacijom podataka, ima puno smisla i njih očistiti. To možete učiniti putem menija za validaciju. definirati zatvorene liste koje sprječavaju uvođenje tipografskih varijacija, čime se smanjuje pojava lažnih duplikata koji su zapravo samo tipografske greške.

Čišćenje duplikata u SQL bazama podataka pomoću SELECT DISTINCT

Kada smo prešli iz svijeta proračunskih tablica u svijet baze podatakaPristup se neznatno mijenja. U SQL-u, jedan od prvih alata za upravljanje ponovljenim informacijama je operator DISTINCT, koji se koristi zajedno sa naredbom SELECT za vraćanje redova bez duplikata u rezultatima upita.

Ideja je jednostavna: prilikom konstruisanja SELECT naredbe, možete dodati ključnu riječ DISTINCT kako biste naznačili da Želite samo jedno pojavljivanje svake kombinacije vrijednosti u odabranim kolonama. Na ovaj način, ako se isti logički red ponovi nekoliko puta u tabeli, upit će vratiti jedan red.

Važno je razumjeti da SELECT DISTINCT ne briše ništa iz baze podataka: To utiče samo na rezultat koji vidite kada pokrenete upit.Izvorne informacije ostaju nepromijenjene u tabelama, što je idealno za istraživačku analizu gdje još ne želite mijenjati podatke.

Što se tiče sintakse, opći obrazac se sastoji od kombinovanja SELECT DISTINCT sa listom kolona koje vas zanimaju, nakon čega slijedi FROM klauzula za označavanje tabele i, opcionalno, klauzula WHERE za filtriranje po određenim uslovimaNa ovaj način možete zatražiti, na primjer, jedinstvene kupce iz samo jedne zemlje ili različite proizvode iz određene kategorije.

Ovaj pristup je veoma koristan kada želite suziti rezultate na neduplirane unose, bilo da se radi o Dobijte listu kupaca bez dupliranja zbog višestrukih narudžbi, prikažite listu različitih kodova proizvoda ili generirajte broj jedinstvenih artikala u skupu podataka.

Razlike između DISTINCT-a i drugih načina za izbjegavanje duplikata u SQL-u

Iako DISTINCT i UNIQUE mogu zvučati slično, Oni ne igraju istu ulogu unutar SQL ekosistema.DISTINCT djeluje u SELECT upitima, utičući na vraćene redove; UNIQUE se obično povezuje s ograničenjima u definiciji tabela, što ukazuje na to da određena polja ne mogu sadržavati ponovljene vrijednosti.

Nadalje, u kontekstima s velikim količinama podataka, korištenje SELECT DISTINCT može biti zahtjevno za performanse, jer Mehanizam baze podataka treba da uporedi sve odabrane kolone. da se utvrdi koji su redovi isti. U velikim tabelama ili tabelama sa mnogo kolona, ​​ovo može postati nezgrapno.

Stoga, u nekim slučajevima vrijedi razmotriti alternative. Jedna od najčešćih je korištenje GROUP BY za grupiranje redova po jednoj ili više kolona i primijenite funkcije agregacije (kao što su COUNT, MIN ili MAX) koje vam omogućavaju efikasno sumiranje podataka.

Također se možete osloniti na klauzule poput EXISTS za provjeri da li su određene vrijednosti prisutne u drugoj tabeliOvo izbjegava spajanje nepotrebnih duplih redova. Ili možete koristiti podupite s dobro definiranim klauzulama SELECT, FROM i WHERE kako biste bolje odredili koje zapise želite preuzeti.

Kada želite prebrojati koliko jedinstvenih vrijednosti ima u koloni, uobičajeno je kombinirati COUNT sa DISTINCT, tako da Direktno dobijate broj različitih elemenata. bez potrebe za ručnom provjerom svakog od njih.

Praktični primjeri: upiti kupaca i adrese bez duplikata

Zamislite da radite s tabelom narudžbi gdje svaki red predstavlja izvršenu kupovinu. Uobičajeno je da Isti kupac će se pojaviti više puta ako je izvršio više od jedne narudžbe.Ako želite da svakog kupca vidite samo jednom, SELECT DISTINCT je veoma jasan alat.

U ovom scenariju, kreirali biste upit koji odabire kolone za identifikaciju kupaca (na primjer, njihov ID i njihovo ime) i primjenjuje DISTINCT na primite listu sa svakim klijentom samo jednom, iako originalna tabela ima deset različitih redoslijeda.

Nešto slično se dešava ako trebate vidjeti sve jedinstvene adrese za dostavu na koje su proizvodi poslaniAko svaka narudžba sadrži adresu, tabela će biti puna ponavljanja; međutim, sa DISTINCT u kolonama adresa možete generirati sažetu listu mjesta isporuke.

Kada želite da se fokusirate na kupce iz određenog područja, možete dodati WHERE klauzulu da biste naznačili, na primjer, da Zanimaju vas samo zapisi iz određene zemljeNa ovaj način, SELECT DISTINCT djeluje na podskup tabele, a ne na sve podatke.

U zdravstvu ili akademskim oblastima, operater je također vrlo praktičan za grupiraju podatke od pacijenata ili autora koji se pojavljuju više puta u različitim studijama ili člancima, prikazujući samo jedan unos po entitetu u svrhu analize.

Upravljanje duplikatnim referencama u bibliografskim bazama podataka

U oblasti naučne dokumentacije, bibliografske baze podataka obično nude specifični alati za uklanjanje duplih referenci Kada pretražujete različite izvore, ovo je ključno kako biste spriječili da vaši pregledi literature budu ispunjeni dupliciranim člancima.

U ovim sistemima obično postoji komanda "Ukloni duplikate" unutar menija alata, koja Analizira skup rezultata i automatski uklanja duplicirane reference.Sistem obično izvještava koliko je elemenata izbrisano i koliko ih je ostalo u trenutnom skupu.

Na mnogim platformama možete konfigurirati, iz odjeljka s postavkama, da Uklanjanje duplih referenci se vrši automatski. svaki put kada izvršite novu pretragu. Ovo štedi mnogo ručnog rada, iako je preporučljivo redovno provjeravati da li su duplikat kriterija ispravni.

Pored grupnog brisanja, ovi menadžeri vam omogućavaju da ručno odaberete određene reference kako biste odlučili da li ćete ih zadržati ili izbrisati. Ovaj ručni pregled je koristan kada sistem nije siguran da li su dva zapisa zapravo ista stavka. ili ako odgovaraju različitim verzijama (na primjer, preprintovima i konačnim verzijama).

Nakon uklanjanja duplikata, skup rezultata se ažurira i pokazuje smanjeni broj referenciOva numerička kontrola pomaže u potvrđivanju da li je otklanjanje grešaka imalo efekta i u dokumentovanju procesa u sistematskim pregledima ili izvještajima o pretraživanju.