Tabele i rasponi u Excelu: kompletan vodič za savladavanje podataka

Ako svakodnevno radite s Excelom, savladavanje ćelije, rasponi i tabele To čini razliku između spoticanja i glatkog kretanja. U ovom sveobuhvatnom vodiču, smireno, ali sažeto, pregledat ćemo kako ovi elementi funkcioniraju, kako su međusobno povezani i kako ih iskoristiti u stvarnim zadacima, od formatiranja do izvođenja napredne analize.

Vidjet ćeš šta tačno Excel ćelijaOvaj vodič objašnjava kako grupirati podatke u raspone (uključujući raspone na više listova), kako pretvoriti te raspone u "pametne" tabele i koji dodatni alati postaju dostupni pri radu s tabelama: zaglavlja, trakasti redovi, izračunate kolone, ukupni redovi, strukturirane reference, pa čak i integracija sa SharePointom. Sve je objašnjeno na španskom (Španija) jeziku s jasnim primjerima kako biste mogli vježbati u vlastitim datotekama.

Šta je Excel ćelija i kako se s njom radi?

Una Ćelija u Excelu je presjek reda i koloneSvaka ćelija ima jedinstvenu adresu sastavljenu od slova kolone i broja reda, kao što su A1, C7 ili F15. Ova referenca se koristi u formulama, funkcijama, a također i za definiranje raspona, tako da je važno da je od početka temeljno razumijete.

U svaku ćeliju možete unijeti različite vrste podatakatekst, brojevi, datumi, vremena, vrijednosti formatirane u valutama, procenata ili čak formule i funkcije koje izračunavaju rezultate iz drugih ćelija. Iako mogu izgledati kao nezavisni okviri, puni potencijal Excela se otkriva kada počnete povezivati ​​ćelije jednu s drugom putem referenci.

Poziv aktivna ćelija Ovo je ćelija na kojoj trenutno radite. Obično je uokvirena debljim okvirom, a njena adresa se prikazuje u polju za ime (lijevo od trake za formulu). Sve što upišete bit će uneseno u ovu ćeliju, osim ako ne uređujete drugo područje (kao što je polje za ime ili traka za formulu u drugoj aplikaciji).

Da bi sadržaj bio čitljiviji, Excel vam omogućava da prilagodite format ćelije Možete prilagoditi ono što vam je potrebno: vrstu broja, poravnanje, font, okvire, boju ispune ili zaštitu. Ove opcije ne mijenjaju samu vrijednost, već način na koji se prikazuje i ponaša unutar radnog lista.

Formatiranje ćelija: broj, poravnanje, okviri, popunjavanje i zaštita

Desnim klikom miša na bilo koju ćeliju i odabirom opcije Format ćelijeOtvara se prozor s nekoliko kartica koje sadrže gotovo sve opcije prilagođavanja. Ova konfiguracija je ključna za osiguravanje da su proračunske tablice jasne, profesionalne i jednostavne za korištenje od strane drugih.

U tabulatoru Broj Možete odlučiti kako će se sadržaj tretirati: kao opći broj, decimalni broj, valuta, računovodstvo, datum, vrijeme, postotak, razlomak, tekst itd. Odabirom prave kategorije osigurava se da Excel ispravno interpretira podatke; na primjer, da se datum prepoznaje kao takav i da omogućava hronološko sortiranje ili izračunavanje razlika u danima.

Tab Poravnanje Omogućava vam kontrolu položaja sadržaja unutar ćelije: poravnavanje lijevo, centriranje ili desno, prelamanje teksta preko više redova, smanjenje veličine fonta dok ne stane ili čak promjenu orijentacije teksta. Posebno je koristan za duge naslove ili zaglavlja kolona koja bi inače bacala pogled na cijelu tabelu.

U tabulatoru Fuente Odabiru se vrsta fonta, veličina, stil (podebljano, kurziv), podvlačenje, boja i dodatni efekti. Iako se ponekad zanemaruje, dobar izbor fonta i veličine čini dokumente mnogo ugodnijim za čitanje, posebno kada se štampaju ili dijele s klijentima ili kolegama.

Tab Edge Koristi se za primjenu linija oko ćelije ili cijelog raspona: vanjske, unutarnje, dvostruke, isprekidane granice itd. To je jednostavan, ali moćan vizualni resurs za odvajanje odjeljaka, označavanje ukupnih iznosa ili strukturiranje izvještaja bez pribjegavanja složenim tabelama.

Sa tab Punjene Možete primijeniti boje pozadine i efekte gradijenta. Štedljivo korištenje ispuna pomaže u isticanju ključnih podataka ili razlikovanju područja za unos podataka od područja za izračunavanje, sprječavajući druge korisnike da slučajno izbrišu formule.

Konačno, kartica Zaštititi Omogućava vam da označite ćelije kao zaključane ili skrivene. Ove opcije se zapravo aktiviraju kada zaštitite list, u kom trenutku možete odlučiti šta se može, a šta ne može uređivati. Ovo je koristan sloj sigurnosti ako dijelite radne sveske s drugima ili objavljujete predloške.

Korisne funkcije povezane sa ćelijama: primjer sa CELL-om

Excel sadrži funkcije koje vam omogućavaju da dobijete informacije o ćelijamaizvan njegovog sadržaja. Jedna od njih je funkcija CELL, koja vraća podatke o formatu, lokaciji ili vrsti pohranjenih informacija.

Na primjer, ako želite provjeriti sadrži li ćelija broj prije izvođenja izračuna, možete koristiti formulu sličnu ovoj (podešavanje separatora prema regionalnim postavkama): =IF(CELL(«tip»;A1)=»v»;A1*2;0)U ovom slučaju, formula množi vrijednost A1 sa 2 samo ako sadrži numeričku vrijednost; ako je ćelija prazna ili sadrži tekst, vraća 0.

Ova vrsta provjere pruža dodatni sloj čvrstoće u vaše proračunske tablice, izbjegavajući greške pri radu s podacima koji dolaze iz drugih izvora ili koji mogu sadržavati neočekivane vrijednosti.

Kombinovanjem funkcije CELL sa drugim funkcijama kao što su ISNUMBER, ISBLANK ili ISERROR možete kreirati napredne validacije koji se prilagođavaju stvarnom ponašanju korisnika, posebno u korporativnim predlošcima ili kontrolnim pločama koje će prenositi više ljudi.

Načini uređivanja ćelija i prilagođavanja sadržaja

Postoji nekoliko načina urediti sadržaj ćelijeI korisno ih je znati jer su neki mnogo praktičniji pri radu sa složenim formulama ili dugim tekstovima. Najdirektniji način je da dvaput kliknete na ćeliju i direktno upišete ili izmijenite njen sadržaj.

Druga opcija je jednostavna počnite pisati Sa odabranom ćelijom: sve što upišete zamijenit će prethodni sadržaj. Ova metoda je brza za prepisivanje podataka, iako manje praktična ako želite promijeniti samo dio formule ili teksta.

Također možete uređivati ​​iz traka formuleSmještena iznad radnog lista, traka formula je posebno korisna pri radu s dugim formulama, jer pruža više prostora i ugodniji prikaz. Jednostavno odaberite ćeliju i kliknite u traku formula da biste izmijenili sadržaj.

Često korištena prečica je tipka F2Ovo vam omogućava da uđete u režim uređivanja u aktivnoj ćeliji bez korištenja miša. Pritiskom na F2 kursor se postavlja unutar postojećeg sadržaja, spreman za vršenje određenih promjena bez ponovnog pisanja svega.

Da biste prilagodili način prikaza sadržaja unutar svake ćelije, imate nekoliko alata: komandu Zamotajte tekst uzrokuje da se tekst raširi preko nekoliko redova unutar iste ćelije; Kombinujte ćelije Omogućava vam spajanje nekoliko ćelija u jednu (iako ga treba koristiti pažljivo kako biste izbjegli ometanje sortiranja i filtriranja); a samo formatiranje ćelija nudi tu opciju Smanjujte dok se ne podesi, što smanjuje veličinu fonta kako bi tekst odgovarao dostupnoj širini.

Šta je raspon u Excelu i koje vrste raspona postoje?

U Excelu, a Raspon je skup ćelija Smatra se jedinicom za primjenu formatiranja, izvođenje proračuna ili kreiranje grafikona. Može varirati od jedne ćelije do hiljada, ovisno o potrebama radne knjige, i osnova je većine operacija koje se izvode u proračunskim tablicama.

Standardni način pisanja raspona je prvo naznačavanje gornja leva ćelija, nakon čega slijedi dvotačka, a zatim donja desna ćelijaNa primjer, A1:C2 uključuje ćelije A1, B1, C1, A2, B2 i C2, koje u prirodnom jeziku obično opisujemo kao "od A1 do C2".

Zanimljivo je imati na umu da jedna ćelija, sama po sebi, već predstavlja važeći raspon U Excelu, kada radite s ćelijama, zapravo radite s rasponima, čak i ako su veličine samo 1x1. To je primjetno prilikom primjene formatiranja, funkcija ili validacija, koje uvijek očekuju raspon kao argument.

Što se tiče plasmana, možemo govoriti o tri velika vrste rasponaJednodimenzionalne, dvodimenzionalne i trodimenzionalne. Svaka ima specifičnu upotrebu i tretira se malo drugačije, posebno kada je u pitanju nekoliko listova.

Un jednodimenzionalni raspon Odnosi se na jednu ćeliju, bilo u trenutnom listu ili u drugom listu. Tipični primjeri bi bili A1, B2, C3 ili Sheet2!D10. Iako jednostavne, one su osnova formula, definiranih imena i unakrsnih referenci između listova.

Un dvodimenzionalni raspon Ovo se odnosi na grupu susjednih ćelija ili, s naprednijom notacijom, na kombinacije nekoliko raspona (na primjer, A1:B3 ili F5:L50;N5:P50). To je klasični format za podatkovne tabele, područja za ispis, grafikone ili funkcije koje rade s nizovima.

El trodimenzionalni raspon Prostire se preko više listova. Na primjer, List1:List3!F3 ili List2:List4!A1:B10 označavaju da raspon ide od početnog lista do konačnog lista, uključujući sve međulistove. Ova vrsta raspona se koristi kada imate radne knjige s ponovljenim strukturama po listu (na primjer, mjesečni sažetak na svakoj kartici) i želite spajanje više listova u jednom obračunu.

Odabir, korištenje i upravljanje rasponima

Za ugodan rad, važno je znati odaberite raspone brzo. Najintuitivniji način je da kliknete na početnu ćeliju, držite pritisnut lijevi taster miša i prevučete do završne ćelije. Kada otpustite taster, cijeli blok je odabran.

Drugi vrlo praktičan način je korištenje tastature: odaberite početnu ćeliju, držite pritisnutu tipku Shift Zatim, koristeći tipke sa strelicama, proširite odabir kako biste uključili sve željene ćelije. Ova metoda je preciznija pri radu s velikim rasponima na vrlo velikim radnim listovima.

Ako želite odmah preći na stvar, možete direktno napisati referencu raspona u kutija za ime (gore lijevo, pored trake za formule). Na primjer, ako upišete A1:C3 i pritisnete Enter, Excel će odmah odabrati taj raspon. To je brz način za prelazak na određena područja lista bez potrebe za ručnim pomicanjem.

Također je moguće odabrati raspone nepovezanDa biste to uradili, prvo odaberite prvi blok, zatim držite pritisnutu tipku Ctrl i mišem dodajte ostale raspone. Kada završite, otpustite Ctrl i imat ćete nekoliko grupa ćelija odabranih odjednom, što je odlično za primjenu posebnog formatiranja ili kopiranje samo određenih raspršenih područja.

U svakodnevnom životu, rasponi se koriste za generiranje formula i funkcija (kao što su SUM, AVERAGE ili VLOOKUP), da primijeni formate grupama ćelija odjednom, na primjer kreirajte tabele i hraniti grafikapivot tabele ili validacija podatakaU stvari, svaka operacija koju izvršite na više od jedne ćelije direktno uključuje raspon.

Kopiranje, premještanje i lijepljenje raspona ćelija

Nakon što odaberete raspon, možete kopirajte ga ili premjestite s velikom fleksibilnošću. Za kopiranje jednostavno odaberite raspon, koristite Ctrl+C (ili dugme Kopiraj), a zatim zalijepite pomoću Ctrl+V u odredišnu ćeliju ili drugi raspon. Excel će replicirati i podatke i formatiranje osim ako ne odredite drugačije.

Ako želite ono što želite pomicanje raspona Bez dupliranja, možete koristiti naredbu Izreži (Ctrl+X), a zatim Zalijepi na novu lokaciju. Drugi praktičan način je postavljanje kursora na rub selekcije i povlačenje mišem; ako istovremeno držite pritisnutu tipku Ctrl dok povlačite, kreirat će se kopija umjesto pomjeranja.

Kada lijepite raspon, Excel nudi nekoliko posebne opcije lijepljenjaZalijepi sve (vrijednosti i formatiranje), samo vrijednosti, samo formatiranje, samo formule, transponiraj redove i kolone, zalijepi kao sliku itd. Ove opcije se kontrolišu iz menija koji se pojavljuje kada kliknete na strelicu na dugmetu Zalijepi ili pomoću kontekstnog menija.

Izbor između lijepljenja vrijednosti, formula ili formata omogućava vam da kreirate čisti predlošci, sačuvajte proračune netaknutim i izbjegnite tipične greške prilikom pomjeranja raspona, posebno pri radu sa miješanim relativnim i apsolutnim referencama.

Osim toga, Excel podržava odabir razni rasponi na različitim dijelovima istog lista, pa čak i na različitim listovima, do istovremeno kopiranje, brisanje ili formatiranjeOvo štedi mnogo vremena održavanjem vizualne i računske konzistentnosti kroz cijelu knjigu.

Excel tabele: šta su i zašto ih koristiti

U Excelu, a Tabela je niz posebno formatiranih ćelija. Grupira povezane podatke i dodaje dobar broj dodatnih alata za njihovo upravljanje. Iako je u suštini i dalje blok redova i kolona, ​​Excel tretira tabele kao strukturirane objekte sa vlastitim imenima.

Prvi red tabele je rezervisan za zaglavlja kolonaOni opisuju podatkovna polja (npr. Datum, Proizvod, Količina, Iznos). Preostali redovi sadrže zapise podataka ili redove. Ova jasna struktura olakšava brzo sortiranje, filtriranje, sumiranje i analizu informacija.

Ključna prednost je što se Excel, pri radu s tabelama, brine o automatski upravlja mnogim detaljima: proširite raspon kada dodajete nove redove, proširite formatiranje na nove podatke, ažurirajte formule tabele, održite filtere aktivnima i prilagodite povezane grafikone ili pivot tabele.

U praksi, tablice znatno pojednostavljuju život tokom vožnje. velike liste informacija (prodaja, zalihe, evidencija kupaca itd.) i želite se fokusirati na analizu umjesto da brinete o tome da li vaši rasponi nisu dovoljni ili vaše formule izostavljaju nove podatke.

Vrijedi imati na umu da je ploča, tehnički gledano, raspon ćelija s dodatnim svojstvimaRaspon možete pretvoriti u tabelu, raditi sa svim njenim alatima, a ako u bilo kojem trenutku želite zadržati samo formatiranje, moguće je tabelu pretvoriti nazad u normalan raspon bez gubitka primijenjenih stilova.

Glavni elementi Excel tabele

Nakon što konvertujete raspon u tabelu, pojavit će se nekoliko karakteristični elementi. Prvi je red zaglavljašto uključuje automatske filtere u svakoj koloni. Iz tog reda možete sortirati podatke od najmanjeg do najvećeg ili od najvećeg do najmanjeg, primijeniti filtere prema tekstu, broju, boji ili brzo koristiti napredne filtere.

Još jedan tipičan element je redovi s trakamaNaizmjenično sjenčanje olakšava čitanje podataka. Ovo izmjenjivanje mekih boja u parnim i neparnim redovima smanjuje greške pri vizualnom praćenju linije, posebno u širokim tabelama s mnogo kolona.

u izračunate kolone One su ključna snaga tabela. Kada unesete formulu u ćeliju unutar kolone tabele, Excel automatski proširuje tu formulu na sve preostale ćelije u koloni. Ovo osigurava da nema praznina i da se svi redovi izračunavaju korištenjem iste logike, bez potrebe da ručno prevlačite ručicu za popunjavanje.

La red ukupnih iznosa Ovo je još jedna vrlo korisna funkcija. Kada se aktivira, na kraju tabele se pojavljuje dodatni red sa padajućim listama u svakoj koloni. Odatle možete birati funkcije kao što su SUM, AVERAGE, COUNT, MAX, MIN i druge. Interno, Excel koristi funkciju SUBTOTAL, koja prema zadanim postavkama ignoriše padajuće liste. skriveni redovi kroz filtere, tako da se ukupni iznosi prilagođavaju onome što vidite na ekranu.

U donjem desnom uglu tabele prikazan je kontroler veličine što vam omogućava brzo prevlačenje i promjenu veličine tabele. Iako je proširenje tabele često automatsko prilikom kucanja u sljedeći red, ovaj kontroler nudi vrlo jasnu vizualnu kontrolu nad granicama objekta tabele.

Kako kreirati tabelu iz raspona

Konvertovanje raspona ćelija u tabelu je proces brzo i reverzibilnoPrvo odaberite ćeliju ili raspon podataka koji želite uključiti; jednostavno se pozicionirajte unutar bloka i Excel će obično detektirati cijeli skup ako nema unutarnjih praznih redova ili stupaca.

Zatim na kartici inicio sa trake kliknite na Formatiraj kao tabeluPojavit će se nekoliko unaprijed definiranih stilova s ​​kombinacijama boja, okvirima i trakama koje možete primijeniti jednim klikom. Odaberite stil koji najbolje odgovara željenom izgledu.

Otvorit će se dijaloški okvir u kojem Excel predlaže raspon podataka koje je otkrio. Pregledajte ga i prilagodite ako je potrebno. Odmah ispod imate okvir Moja tabela ima zaglavljaOznačite ovaj okvir ako prvi red već sadrži naslove kolona. Ako nemate naslove, Excel će generirati generičke nazive (Kolona 1, Kolona 2, itd.) koje uvijek možete kasnije promijeniti.

Kada pritisnete OK, raspon postaje potpuno funkcionalan stolPrimjenjuju se stil, filteri u gornjem redu, trake redova i sva svojstva tabele. Odatle možete preimenovati tabelu iz kontekstualne kartice koja se pojavljuje na vrpci, što je vrlo korisno za rad sa strukturiranim referencama.

Ako želite, tabele možete kreirati i iz drugih opcija trake ili čak iz podataka uvezenih iz eksternih datoteka. baze podataka ili usluge u oblaku, koje se učitavaju direktno u tabelarnom formatu radi lakše manipulacije.

Efikasan rad s podacima iz tabele: referenciranje i validacija

Jedna od velikih prednosti stolova je upotreba strukturirane referenceUmjesto referenciranja ćelija poput A1 ili B2, možete koristiti nazive tabela i kolona, ​​nešto poput SalesTable, i, ako radite sa imenovani rasponiVidjet ćete još više prednosti. Ove reference su čitljivije, otpornije na strukturne promjene i olakšavaju drugim korisnicima razumijevanje formula.

Osim toga, ploče se vrlo dobro uklapaju sa provjera podatakaMožete ograničiti koje vrste vrijednosti se prihvataju u određenim kolonama (na primjer, samo pozitivni brojevi, samo datumi unutar raspona ili padajuće liste s unaprijed definiranim opcijama). Ovo jača integritet podataka i smanjuje ljudske greške prilikom popunjavanja dijeljenih proračunskih tablica.

Ako kombinujete tabele sa alatima kao što su napredni filteri, segmentacija podataka ili pivot tabeleDobijate vrlo solidnu osnovu za izvještaje i kontrolne ploče gdje je izvor podataka dobro strukturiran i jednostavan za održavanje čak i kada obim raste.

Upravljanje formatiranjem unutar tabele takođe postaje jednostavnije: kada primijenite stil na tabelu, formatiranje se ažurira odjednom. redovi s trakama, bojama zaglavlja i fontovimana dosljedan način. Ovo pomaže u održavanju profesionalnog izgleda čak i ako nekoliko osoba sarađuje na istoj datoteci.

Konačno, ako u bilo kojem trenutku želite prestati koristiti funkcije tabele, ali zadržati izgled, tabelu možete pretvoriti u normalni rasponExcel će zadržati vizualno formatiranje, ali će ukloniti posebne funkcije (strukturirane reference, red za automatsko zbrajanje itd.), vraćajući skup u regularni raspon.

Izvoz Excel tabela u SharePoint

U korporativnim okruženjima, uobičajeno je da Excel tabele služe kao osnova za dijeljene liste Na platformama poput SharePointa, ako imate ovlaštene dozvole na SharePoint web-mjestu, možete direktno izvesti Excel tabelu na listu, omogućavajući drugim korisnicima da pregledavaju, uređuju i ažuriraju podatke s weba.

Prilikom izvoza, vrsta jednosmjerna veza između Excela i SharePoint liste. Tabelu u radnoj svesci možete ažurirati kako biste odrazili promjene napravljene na listi, što je korisno za konsolidaciju informacija u izvještaje bez potrebe za ručnim kopiranjem i lijepljenjem podataka.

Ovaj pristup se često koristi kada želite da Data Capture To se radi centralno (na primjer, nekoliko odjela unose informacije u SharePoint), dok se analize, grafikoni i izvještaji rade u Excelu, koji je i dalje vrlo moćan za rad s numeričkim podacima.

U velikim projektima, kombinovanje Excel tabela sa SharePoint listama i drugim povezanim servisima olakšava rad. izvori podataka uživokoji se ažuriraju kako se poslovni procesi mijenjaju, održavajući jednu pouzdanu verziju informacija.

Savladavanje rukovanja Ćelije, rasponi i tabele u Excelu Pruža vam solidnu osnovu za gotovo svaki zadatak: od jednostavnih tabela za ličnu upotrebu do složenih modela koje dijele timovi. Razumijevanje kako se definira raspon, kako se pretvara u tabelu, koje su opcije formatiranja i validacije dostupne i kako se ove tabele integriraju s drugim platformama omogućit će vam brži rad, manje grešaka i kreiranje mnogo jasnijih i profesionalnijih datoteka.