Kontrola verzija u Google dokumentima i Google disku korak po korak

Ako svakodnevno radite sa Google DocsProračunske tablice, prezentacije ili bilo koja datoteka na Google disku, kontrola verzija i historija promjena To je jedna od onih funkcija koje mogu spasiti stvar. Taj trenutak kada neko izbriše pola dokumenta, slučajno prepišete datoteku ili trebate dokazati ko je šta i kada promijenio... sve se to rješava ako znate kako dobro koristiti alate za kontrolu verzija.

Umjesto da punite svoj disk sa "konačni_nacrt", "konačni_nacrt_definitivan" i druga remek-djela haosa, Google radni prostor Integrira sisteme za historiju aktivnosti i verzija koji vam omogućavaju da uvijek radite na jednoj datoteci, oporavite prethodna stanja, otpremite nove revizije PDF-ova ili riječ I, nadalje, imati mogućnost praćenja promjena. Pogledajmo, detaljno i bez izostavljanja ičega, kako sve ovo funkcioniše u Google dokumentima i Google disku, i kako se uklapa u opći koncept kontrole verzija datoteka.

Šta je kontrola verzija datoteka i zašto je važna?

Kada pričamo kontrola verzija Pod datotečnim sistemom podrazumijevamo sistem koji Pohranjuje različite iteracije istog dokumenta tokom vremena.Umjesto da je jednostavno prepiše, sistem sprema svaku promjenu. Čuva prethodnu verziju i kreira novu, sa vremenskom oznakom i obično informacijama o tome ko ju je modificirao.

Za razliku od klasična sigurnosna kopija koji se periodično izvršava, kontrola verzija je reaktivan na promjene u samoj datoteciVerzije se kreiraju kada uređujete dokument, a ne samo kada se pokrene planirani zadatak. Ovo vam omogućava da se vratite na određeno stanje dokumenta bez potrebe za vraćanjem cijelog sistema ili mape.

Ova vrsta kontrole obično uključuje metapodatke kao što su datum i vrijeme izmjene, korisnik koji ju je uredio, veličina datoteke i jedinstveni identifikator verzija. Na platformama kao što su Google Docs, Word Online ili sistemi skladištenje U oblaku se ove informacije prikazuju na način koji je jednostavan za korištenje, tako da možete pregledavati historiju, upoređivati ​​promjene ili vraćati tačno onu tačku koja vas zanima.

Nadalje, moderna kontrola verzija često se oslanja na tehnike kao što su inkrementalno (delta) skladištenje, koja pohranjuje samo razlike između verzija kako ne bi zauzela prostor, ili u politikama zadržavanja koje grupiraju stare promjene kako bi se uštedio prostor za pohranu kada se akumulira mnogo revizija.

Verzije na Google disku: razlika između aktivnosti, verzija i historije

Google Drive kombinira nekoliko funkcija koje, iako se ponekad grupiraju zajedno, treba jasno razlikovati: aktivnost datoteka i mapa, upravljanje verzijama otpremljenih datoteka (PDF(Riječ, slike, itd.) i Historija verzija Dokumenata, Tablica i Prezentacija od Googlea.

Prikaz aktivnosti fokusira se na prikazivanje šta se dogodilo s vašim datotekama na Disku: ko ih je premjestio, preimenovao, podijelio ili izbrisao i kada su se te promjene dogodile. To je vrsta Vremenska linija radnji na vašem disku ili u određenoj mapi.

S druge strane, datoteke koje nisu izvorne za Google (na primjer, PDF ili .docx) imaju karakteristiku upravljanje verzijama iz samog Drive-aTamo možete prenijeti nove revizije iste datoteke bez brisanja prethodne, preuzeti stare verzije ili ih izbrisati kako biste oslobodili prostor.

Konačno, Googleove izvorne datoteke (Dokumenti, Tablice, Slajdovi) integriraju vrlo detaljna historija verzija, dostupno iz menija Datoteka, gdje možete vidjeti ko je šta izmijenio, s promjenama označenim bojama, a možete čak i imenovati određene verzije kako biste imali jasne prekretnice dokumenta.

Kako pregledati nedavne aktivnosti na vašim datotekama na Google disku

Ako ono što trebate znati je šta se nedavno dogodilo na vašem disku ili u mapiDrive nudi vrlo koristan panel s aktivnostima, posebno kada radite u timu i nekoliko ljudi koristi iste dokumente.

Prijavite se s računara drive.google.com Zatim, u bočnom meniju, idite na "Moj disk" ili mapu koju želite istražiti. U gornjem desnom uglu vidjet ćete ikonu Informacije; klikom na nju otvara se bočna ploča s raznim karticama, uključujući onu za aktivnost, koja navodi najnovije radnje.

Taj panel prikazuje tipične zadatke kao što su Uređivanje, komentarisanje dokumenata, preimenovanje, premještanje datoteka u druge mape, dodavanje novih stavki ili izmjene dozvola za dijeljenje. Za svaki unos vidjet ćete ko je izvršio tu radnju i kada je izvršena.

Ako odaberete određenu datoteku ili mapu u "Moj disk" i ostavite otvorenu ploču s informacijama, kartica Aktivnost će Ažuriraj da prikazuješ samo promjene za tu stavkuOvo znatno olakšava praćenje šta se dogodilo s problematičnim dokumentom ili pamćenje koliko davno ste premjestili mapu na drugu lokaciju.

Funkcija Aktivnost dostupna je i u web verziji Drive-a i u... mobilne aplikacije za android, iPhone y iPadiako se vizualni izgled neznatno razlikuje ovisno o uređaju.

Upravljanje verzijama datoteka otpremljenih na Google Drive (PDF, Word, slike…)

Vrlo uobičajena upotreba Drive-a je otpremanje dokumenata kreiranih u drugim aplikacijama: PDF-ova, Word datoteka, Excel tabela, slika itd. U tim slučajevima, brisanje stare datoteke i otpremanje nove često uzrokuje probleme jer Dijeljeni linkovi se prekidaju i stvara se gomila duplikataposebno u kolaborativnim mapama.

Da bi se izbjegao taj haos, Drive uključuje funkciju za kontrola verzija posebno dizajnirana za datoteke koje nisu GoogleoveUmjesto brisanja dokumenta i otpremanja drugog, održavate jednu "glavnu" datoteku i povezujete nove verzije s njom iz samog sistema.

Na web stranici Drive kliknite desnim tasterom miša na datoteku (na primjer, PDF) i odaberite opciju "Upravljanje verzijama"Otvorit će se prozor s popisom postojećih verzija, svaka s datumom i, ako je primjenjivo, veličinom. Odatle možete Prenesite novu verziju sa svog računaraPreuzmite prethodne verzije ili izbrišite one koje vam više nisu potrebne.

Kada prenesete novu verziju, ta revizija postaje "trenutna" verzija, ali prethodne verzije ostaju dostupne osim ako ih ručno ne izbrišete. Nadalje, ako ažurirate datoteku koju je neko drugi preneseo, originalni vlasnik datoteke ostajetako da ne mijenjate vlasništvo slanjem recenzije.

Imajte na umu da za ove datoteke možete koristiti i Disk za računare: Premjestite ili kopirajte datoteku koja nije izvorna u sinhroniziranu mapu Diska.Sistem ažurira datoteku u oblaku. Čak i ako vidite da "prepisuje" prethodnu verziju, Drive interno pohranjuje različite verzije tako da njima kasnije možete upravljati pomoću opcije "Upravljanje verzijama".

Otpremajte, preuzimajte i brišite verzije datoteka u formatima koji nisu Googleovi.

Tipičan tijek rada s vanjskim datotekama (PDF, Word, slike) obično uključuje tri osnovne radnje: Otpremite nove verzije, preuzmite starije verzije i uklonite revizije koje više nisu potrebne. da povrati prostor.

Da biste prenijeli novu verziju putem weba, idite na Drive, pronađite datoteku, kliknite desnim tasterom miša i odaberite "Upravljanje verzijama"U prozoru koji se otvori kliknite na "Otpremi novu verziju", odaberite datoteku sa računara i pričekajte da se otpremanje završi. Nakon završetka, nova verzija će biti sačuvana kao trenutna verzija i možete zatvoriti prozor.

Ako u bilo kojem trenutku trebate preuzeti prethodnu reviziju, ponovite postupak prijave "Upravljanje verzijama"Pronađite verziju koja vas zanima i koristite opciju da je preuzmete na svoj računar. Na taj način je možete uporediti izvan Diska, proslijediti je, potpisati je ili uraditi šta god želite s tom određenom verzijom.

Kada se historija napuni verzijama koje više ne dodaju vrijednost, dobra je ideja da je očistite. Iz iste upravljačke ploče, pored svake verzije, vidjet ćete dodatni meni za ovo. posebno uklonite tu staru revizijuOvo je posebno korisno ako radite s velikim datotekama, jer svaka verzija dodaje prostor za pohranu vašoj kvoti na Disku.

Ključni detalj je da samo verzije označene kao "sačuvati zauvijek" Čuvat će se neograničeno; ostatak, nakon određenih perioda ili u skladu s internom politikom Googlea, može se grupirati ili očistiti radi uštede prostora, stoga je važno ručno označiti ono što želite dugoročno zadržati.

Historija verzija u Google dokumentima, tabelama i prezentacijama

Googleove izvorne datoteke (Dokumenti, Tabele i Slajdovi) su u drugoj ligi jer je njihov sistem za verzioniranje duboko integriran u samu aplikacijuNe morate čuvati odvojene "nacrte": cijela historija se nalazi u istom dokumentu.

Da biste pristupili historiji, otvorite dotičnu datoteku s Diska ili iz same aplikacije i idite na meni. Datoteka > Historija verzija > Prikaz historije verzijaS desne strane će se pojaviti panel s vremenskom linijom revizija, grupiranih po datumu i s određenim vremenskim oznakama.

Jednostavno kliknite na bilo koju vremensku oznaku da biste učitajte tu verziju dokumenta tačno onakvu kakva je bila U tom trenutku. Ispod svakog trenutka vidjet ćete ko je intervenisao u toj verziji, a pored svake osobe prikazana je boja; izmjene koje su napravili pojavljuju se istaknute istom tom bojom unutar dokumenta.

Ako je verzija koju gledate ona koju želite oporaviti, možete kliknuti na "Vratite ovu verziju"Od tada nadalje, ta recenzija postaje trenutna, ali prethodna historija ne nestaje, tako da ćete uvijek imati prostora da se vratite ako vam zatreba.

Osim što obnavlja, veoma je korisno imenovati određene verzije ključeva (na primjer, „Dostavljeno klijentu“, „Verzija odobrena od strane pravnog odjela“ itd.). To radite iz same historije, koristeći opciju preimenovanja verzije, što vam omogućava da se kasnije krećete kroz značajne prekretnice bez gubljenja vremena na traženje datuma površno.

Brzo pogledajte ko je izmijenio određenu datoteku ili ćeliju.

Bez potrebe za otvaranjem cijele historije, Google nudi brz način pregleda ko je zadnji pristupio datoteciU gornjem uglu dokumenta, lista ili prezentacije pojavljuje se oznaka "Posljednja izmjena"; ako postavite kursor iznad nje, vidjet ćete korisnika i vrijeme posljednje izmjene.

Nadalje, ako Plava tačka iznad ikone "Posljednja promjena"To znači da je neko ažurirao datoteku otkako ste je zadnji put otvorili, što služi kao vizualno upozorenje da provjerite nedavne promjene.

U slučaju Google tablica, dodat je još precizniji alat: možete vidjeti historija promjena određene ćelijeJednostavno kliknite desnim tasterom miša na ćeliju i odaberite "Prikaži istoriju promena" da biste videli ko ju je izmenuo i kada.

Međutim, nisu sva prilagođavanja lista odražena u historiji te ćelije. Promjene kao što su dodavanje ili brisanje redova i kolona, ​​modifikacije formatiranja ili izmjene uzrokovane formulama Možda se tamo neće pojaviti, pa ćete morati pribjeći općoj historiji verzija lista ako vam je potreban potpuniji trag.

Također imajte na umu da za pristup historiji verzija u Dokumentima, Tablicama ili Prezentacijama morate biti posjedovati datoteku ili imati dozvole za uređivanjeAko imate samo dozvolu za pregled, nećete moći vidjeti prethodne revizije.

Kada i kako se starije verzije kombinuju ili grupišu?

Iako se čini da je historija verzija beskonačna, Google zapravo primjenjuje određene interne politike očuvanja i grupiranje pregleda Da bi se izbjegla prekomjerna potrošnja prostora za pohranu i resursa, to znači da se s vremenom neke vrlo stare verzije mogu sažeti ili spojiti.

Moguće je da, prilikom pretraživanja određene recenzije od prije mnogo mjeseci, nećete je pronaći s nivoom detalja koji ste očekivali jer Sistem je spojio nekoliko bliskih revizija u jednu.Ovo se prvenstveno radi radi uštede prostora za pohranu i održavanja performansi.

Ova konsolidacija obično ne utiče na ciljeve koje ste eksplicitno postavili, zbog čega se toplo preporučuje. Navedite zaista važne verzijeNa ovaj način, Google ih održava kao jasne referentne tačke, a sam sistem ih obično poštuje u odnosu na druge manje revizije.

U svakom slučaju, ova automatska podešavanja ne mijenjaju osnovno ponašanje: i dalje ćete moći vratiti prethodna stanja dokumenta, uporedite važne promjene i imajte dovoljno vremena za svakodnevni rad, usklađenost s propisima ili jednostavno mir jer se možete vratiti unazad.

Kontrola verzija datoteka na drugim popularnim platformama

Iako se ovdje fokusiramo na Google dokumente i Drive, kontrola verzija datoteka je široko rasprostranjena u digitalnom ekosistemu i vrijedi je znati. kako ga druge platforme primjenjuju kako bi bolje razumjeli kontekst.

En Microsoft 365 y SharePointNa primjer, OneDrive održava historija verzija za svaku datoteku što može dostići stotine revizija. SharePoint dodaje naprednije opcije kao što su glavne i sporedne verzije, tokovi rada za odobravanje promjena, konfigurabilne politike zadržavanja i vrlo preciznu kontrolu nad dozvolama u vezi s tim ko može pregledavati i vraćati verzije. Postoje i evropske alternative, kao što su kSuite koje nastoje ponuditi funkcije za saradnju slične Google dokumentima.

Dropbox također uključuje kontrolu verzija: obično zadržava revizije datoteka tokom vremena. 30 dana na ličnim računima i do 180 dana na poslovnim planovimaOmogućava vam vraćanje određenih verzija, vraćanje cijelih foldera u prethodno stanje i optimizaciju mrežnog prometa slanjem samo dijelova datoteke koji se mijenjaju.

U svijetu razvoja softvera, Git i servisi poput GitHuba podižu koncept na viši nivo, s funkcijama kao što su alati za grananje, spajanje, distribuirano upravljanje i poređenje linija po linijamaIako je to tehničkiji pristup, mnoge organizacije ga primjenjuju i na dokumentaciju i tekstualni sadržaj.

A na sistemskom nivou, opcije kao što su Historija datoteke Windows ili Time Machine na macOS-u Oni pružaju verzije za cijeli tim, dok usluge u oblaku poput iClouda, OneDrivea ili Dropboxa uračunavaju pohranu verzija u vašu ukupnu kvotu, koristeći kompresiju i inkrementalnu pohranu kako bi se smanjio utjecaj.

Praktične prednosti kontrole verzija u Google dokumentima i Driveu

Primijenjen na svakodnevnu upotrebu s Google dokumentima i Google diskom, cijeli ovaj sistem aktivnosti i historije prevodi se u nekoliko jasnih prednosti: zaštita od grešaka, lakši kolaborativni rad i bolja organizacija datoteka.

S jedne strane, kontrola verzija djeluje kao sigurnosna mreža protiv slučajna brisanja, neželjene promjene ili korumpirane datotekeAko neko izbriše kritičan sadržaj, uvijek se možete vratiti na ispravnu verziju u nekoliko klikova umjesto da gubite sate ponovnim radom.

S druge strane, historija verzija i kartica Aktivnost stvaraju pravi zapisnik revizijeMožete saznati koji je korisnik šta uradio i kada, što je ključno za pravne projekte, usklađenost s propisima, koordinaciju velikih timova ili jednostavno razjašnjavanje nesporazuma među kolegama.

Nadalje, nema više popunjavanja diska kopijama s nazivima "final", "true_final" i slično. S verzijama s nazivima u Dokumentima, Tablicama i Prezentacijama. Održavate jednu datoteku i dobro organiziranu internu evoluciju.Ovo poboljšava jasnoću, smanjuje dupliranje i pojednostavljuje rad s klijentima ili saradnicima.

Konačno, korištenje inkrementalnog skladištenja i moguće spajanje starijih revizija omogućavaju to potrošnja prostora ne raste drastično Čak i ako mnogo uređujete, u kombinaciji s mogućnošću brisanja starijih verzija velikih datoteka na Disku, možete postići prilično razumnu ravnotežu između sigurnosti i efikasnog korištenja vaše kvote.

Razumijevanje i efikasno korištenje funkcija aktivnosti, upravljanja verzijama i historije u Google dokumentima i Google disku čini vaš disk mnogo robusnijim: Dobijate mogućnost praćenja, mogućnost poništavanja ozbiljnih grešaka i veću kontrolu nad razvojem svakog dokumenta., bez potrebe za pribjegavanjem trikovi domaće izrade ili gomile kopija razbacanih po vašim fasciklama.