Kako potpisati PDF na mobilnom telefonu: aplikacije, vrste potpisa i kompletan vodič

Danas nosimo posao, bankarske poslove, poslove s vladinim agencijama, pa čak i svakodnevnu kupovinu u džepovima. Nije ni čudo što se sve više ljudi pita kako potpisati PDF na svom telefonu bez potrebe za štampanjem bilo čega , bez skenera i bez potrebe da jure za bilo kim da bi dobili olovku. Naši telefoni su postali naše male prenosive kancelarije.

Najbolje od svega je što više ne govorimo o čudnim ili kompliciranim rješenjima: postoje vrlo jednostavne aplikacije za potpisivanje dokumenata s vašeg mobilnog telefona , i na Androidu i na iPhoneu , koje pokrivaju sve, od tipičnog potpisa otiskom prsta do naprednih digitalnih potpisa s poboljšanom pravnom valjanošću. Pogledajmo detaljno sve dostupne opcije, kako ih koristiti i kada je svaka od njih najbolje prilagođena vašim potrebama.

Potpisivanje dokumenata mobilnim telefonom: šta možete učiniti danas

Telefoni i tableti su evoluirali od jednostavnih uređaja za pozivanje do ključnih alata za upravljanje dokumentima, ugovorima i procedurama . Baš kao što već vršite transfere ili zakazujete medicinske preglede sa svog mobilnog telefona, tako možete i potpisivati ​​PDF-ove i druge formate datoteka bez papira.

Do nedavno, uobičajena procedura je bila štampanje dokumenta, potpisivanje rukom, skeniranje i slanje nazad . Spor proces koji troši papir, tintu i vrijeme. Danas, zahvaljujući aplikacijama za elektronski potpis i važećim propisima, možete ostaviti svoj potpis 100% digitalno, i on će biti u potpunosti važeći za većinu svakodnevnih i profesionalnih transakcija.

U Španiji je Zakon 6/2020 ojačao upotrebu elektronskih potpisa kao validne metode za autentifikaciju digitalnih dokumenata. U zavisnosti od vaših sigurnosnih potreba, možete birati između jednostavnih, biometrijskih ili naprednih elektronskih potpisa s digitalnim certifikatom , a sve to možete kreirati s vašeg mobilnog telefona pomoću odgovarajućih alata.

Nadalje, mnoge od ovih aplikacija nisu ograničene samo na PDF-ove: one vam omogućavaju potpisivanje Worda , Excela, slika i drugih vrsta datoteka , pohranjivanje dokumenata u oblaku, traženje potpisa od drugih ljudi i vrlo preciznu kontrolu statusa svakog postupka.

Vrste elektronskih potpisa koje možete koristiti sa svog mobilnog telefona

Prije odabira aplikacije, važno je razumjeti koje vrste digitalnih potpisa možete pronaći, jer ne nude svi isti nivo sigurnosti i pravne valjanosti . U praksi ćete na svom mobilnom uređaju uglavnom vidjeti ove vrste digitalnih potpisa:

Najosnovniji je jednostavan elektronski potpis , koji se obično sastoji od potpisa nacrtanog prstom na ekranu ili slike vašeg potpisa umetnute u PDF. Vrlo je koristan za dokumente niskog rizika (na primjer, školski obrazac ili interno ovlaštenje) i nude ga mnoge aplikacije opće namjene kao brzu opciju.

Korak dalje je biometrijski potpis , koji prikuplja podatke o vašim potezima potpisa (brzina, pritisak, ritam) i povezuje ih s dokumentom. Ova vrsta potpisa, koju široko koriste rješenja poput PortaSigma, jača identifikaciju potpisnika i robusnija je u slučaju sporova.

Zatim, imamo napredni elektronski potpis , koji obično kombinuje dvofaktorski sistem autentifikacije (na primjer, slanje koda na mobilni telefon ili verifikaciju putem e-pošte) sa digitalnim certifikatom koji izdaje pouzdani entitet. Ovo se koristi kada je potrebna veća pravna sigurnost , kao što je slučaj sa određenim osjetljivijim ugovorima ili sporazumima.

Konačno, digitalni potpisi s vremenskim žigovima i usklađenost s propisima kao što su eIDAS, ESIGN ili EUTA dodaju certificirani vremenski žig i sistem šifriranja koji garantuje integritet dokumenta i tačan trenutak potpisivanja. Alati poput iLovePDF nude ovu opciju za poslovne ugovore i regulirane dokumente.

Mobilne aplikacije za potpisivanje PDF-ova: najkompletnije

Postoji mnogo alternativa, ali neke su postale pravi standardi zbog jednostavnosti korištenja, kompatibilnosti i sigurnosti. Pogledajmo glavne opcije za potpisivanje PDF-ova na Androidu i iOS-u , šta nude i u kojim slučajevima se najviše ističu.

SignEasy: samopotpisivanje, potpisivanje lično i potpisivanje na daljinu

SignEasy je jedna od najpoznatijih aplikacija za potpisivanje i popunjavanje dokumenata na vašem mobilnom uređaju . Njena snaga leži u svestranosti: možete se sami potpisati, zamoliti nekog drugog da potpiše na vašem uređaju ili poslati dokument drugoj osobi na daljinsko potpisivanje.

Pomoću SignEasy-a možete potpisivati, popunjavati i slati dokumente u više formata : PDF, Word, Excel, tekstualne datoteke, Pages, JPG ili PNG slike i još mnogo toga. To znači da ne morate sve prethodno pretvoriti u PDF; sama aplikacija prilagođava dokument tako da možete dodati svoj potpis i druge informacije.

Ako već imate skeniran potpis na papiru, aplikacija vam omogućava da otpremite sliku koju ćete koristiti kao potpis . Također uključuje opcije automatskog potpisa na ekranu, tako da možete nacrtati svoj potpis prstom ili olovkom i ponovo ga koristiti onoliko puta koliko želite.

Za upravljanje datotekama, SignEasy se integrira s vodećim servisima za pohranu u oblaku : Dropbox, Box, Evernote i drugima . To vam omogućava jednostavan uvoz dokumenata s bilo kojeg uređaja i njihovo sinhroniziranje, uvijek putem sigurne veze koja koristi SSL enkripciju za zaštitu onoga što šaljete i spremate.

Što se tiče modela korištenja, SignEasy nudi besplatnu probnu verziju od sedam dana . Nakon tog vremena, da biste nastavili koristiti sve njegove funkcije, morat ćete odabrati mjesečnu ili godišnju pretplatu ili kupiti prepaid paket za potpisivanje , ovisno o vašim potrebama.

DocuSign: jedno od najrasprostranjenijih rješenja

DocuSign je praktično de facto standard u svijetu profesionalnih elektronskih potpisa , s milionima korisnika širom svijeta. Putem njegove mobilne aplikacije možete popunjavati i potpisivati ​​PDF-ove i druge dokumente, kao i tražiti potpise od drugih , bilo lično na svom uređaju ili slanjem e-pošte s linkom dokumenta.

Aplikacija podržava PDF-ove, Word dokumente, Excel proračunske tablice i slike (JPEG, PNG, TIFF i druge formate) , što je čini vrlo fleksibilnom za svakodnevne potrebe preduzeća i freelancera. Poput drugih moćnih rješenja, integrira se s cloud servisima kao što su Dropbox, Box, Google Drive, Evernote i Salesforce , omogućavajući vam pristup vašim ugovorima i obrascima s bilo kojeg mjesta.

Što se tiče sigurnosti, DocuSign uključuje napredne postavke šifriranja i privatnosti , što vam omogućava postavljanje različitih nivoa zaštite ovisno o vrsti dokumenta. Ovo je posebno korisno pri rukovanju osjetljivim podacima ili radu u reguliranim sektorima.

Jedna od velikih prednosti DocuSign-a je što nudi besplatnu verziju s neograničenim potpisima , idealno ako želite isprobati alat ili ako su vaše potrebe privremene. Ako vam kasnije zatreba više, možete nadograditi na jedan od plaćenih planova, koji dodaju dodatne funkcije i omogućavaju veći broj potpisa.

SignNow: potpisivanje i praćenje dokumenata

SignNow se fokusira na to da učini pretvaranje bilo koje datoteke ili slike u PDF dokument koji se može potpisati nevjerovatno jednostavnim . Možete prenijeti dokument iz e-pošte, oblaka ili čak snimiti fotografiju kamerom telefona, a aplikacija će je automatski pretvoriti u PDF dokument koji možete uređivati.

Nakon konvertovanja, SignNow vam omogućava da popunite polja tekstom, dodate datume i potpišete svoje ime prstom . Radni proces je prilično jednostavan, osmišljen tako da u samo nekoliko dodira imate dokument spreman za slanje ili arhiviranje.

Kao i druge slične aplikacije, SignNow se integriše sa servisima za pohranu u oblaku i omogućava vam slanje dokumenata drugim ljudima na potpis. Njegova prepoznatljiva karakteristika je sistem praćenja s obavještenjima , tako da ćete tačno znati kada je svaki primalac potpisao i kada je dokument završen.

Prema navodima same kompanije, sigurnost je zaštićena enkripcijom bankarskog nivoa , što je veoma cijenjena karakteristika pri radu s osjetljivim informacijama ili važnim ugovorima. Ovo jača povjerenje pri korištenju alata u poslovnom okruženju.

Besplatna verzija SignNow-a nudi osnovne funkcije i uključuje mogućnost potpisivanja ograničenog broja dokumenata mjesečno . Ako to nije dovoljno, možete se pretplatiti na plaćeni plan kako biste povećali i ograničenje dokumenata i dostupne napredne opcije.

Adobe rješenja za potpisivanje PDF-ova na mobilnim uređajima

Kada se govori o PDF-ovima, nemoguće je ne spomenuti Adobe, kreatora formata. Kompanija nudi nekoliko alata koji olakšavaju popunjavanje i potpisivanje dokumenata direktno na mobilnom telefonu ili tabletu , kako za korisnike koji žele nešto brzo, tako i za one koji trebaju intenzivnije raditi s PDF-ovima.

Adobe Fill & Sign: Popunite obrasce i potpišite se u hodu

Adobe Fill & Sign je aplikacija dizajnirana za one kojima je potrebno jednostavno popunjavanje i potpisivanje PDF obrazaca . Ideja je da se to pojednostavi: otvorite dokument, unesite potrebne informacije i dodajte svoj potpis za nekoliko sekundi.

Jedna od njegovih najpraktičnijih karakteristika je ta što vam omogućava da fotografišete papirni dokument i pretvorite ga u digitalnu datoteku . Iz ovog snimka, aplikacija generiše dokument koji možete popuniti, potpisati i poslati putem e-pošte ili sačuvati u oblaku, bez korištenja tradicionalnog skenera.

Što se tiče potpisa, možete nacrtati svoj potpis prstom ili elektronskom olovkom , a možete i sačuvati svoje inicijale kako biste ih brzo umetnuli gdje god je potrebno. To je vrlo intuitivan alat, idealan za korisnike koji žele nešto brzo i besplatno bez pretplate.

Glavni nedostatak je što ne nudi toliko naprednih sigurnosnih funkcija ili funkcija upravljanja tokom rada s potpisima kao druge, profesionalnije platforme. Uprkos tome, za svakodnevne zadatke i dokumente manjeg pravnog značaja, obično je više nego dovoljan.

Adobe Acrobat Reader na mobilnim uređajima: detaljno uputstvo

Još jedna vrlo popularna opcija za potpisivanje PDF-ova s ​​telefona je korištenje službene aplikacije Adobe Acrobat Reader na Androidu ili iPhoneu . Većina korisnika je povezuje samo s čitanjem dokumenata, ali vam također omogućuje da ih vrlo lako potpišete vlastitom rukom.

Prvo preuzmite aplikaciju sa Google Play ili App Store prodavnice i prijavite se sa svojim računom (možete koristiti svoj Google, Apple, Facebook ili Adobe račun). Nakon prihvatanja uslova korištenja, aplikacija će biti spremna za korištenje sa vašim PDF dokumentima.

Na početnom ekranu vidjet ćete najnovije PDF dokumente koje je aplikacija otkrila na vašem telefonu. Ako je datoteka koju želite potpisati jedna od posljednjih preuzetih, obično će se tamo pojaviti. U suprotnom, možete dodirnuti ikonu "+" i otvoriti je iz preglednika datoteka ili pohrane u oblaku.

Nakon što se dokument otvori, na dnu ekrana će se pojaviti traka s opcijama. Odaberite "Popuni i potpiši" . Zatim dodirnite ikonu olovke s desne strane i odaberite "Dodaj potpis".

Aplikacija će prikazati ekran na kojem možete nacrtati svoj potpis prstom . Kada ste zadovoljni, dodirnite "Gotovo" i vratite se na dokument: jednostavno postavite svoj potpis na željeno područje dodirom na određenu tačku na PDF-u. Odatle možete sačuvati datoteku i podijeliti je putem e-pošte, poruka ili na druge načine.

Kao dodatni bonus, možete skenirati dokumente direktno iz Google ekosistema pomoću aplikacije Google Drive . Na ovaj način, koristeći samo svoj mobilni telefon, možete skenirati dokument, generirati PDF i potpisati ga pomoću Adobe Acrobat Readera, potpuno eliminirajući potrebu za štampačem.

Potpišite se bez instaliranja ičega: mobilni alati i web rješenja

Možda ne želite instalirati više aplikacija ili vam je potrebno samo jednom potpisati dokument . U tom slučaju, imate nekoliko alternativa koje rade bez previše problema, bilo korištenjem alata uključenih u operativni sistem ili pribjegavanjem web rješenjima.

Funkcija potpisa na iPhoneu: nisu potrebne dodatne aplikacije

Ako imate iPhone, Apple uključuje ugrađenu funkciju koja vam omogućava dodavanje potpisa PDF-u iz aplikacije Datoteke, Pošte ili drugih kompatibilnih aplikacija. To je vrlo korisna opcija kada ne želite koristiti aplikacije trećih strana.

Proces je jednostavan: otvorite dokument i dodirnite ikonu koja izgleda kao vrh olovke . Ovo otvara panel s alatima za označavanje. Zatim dodirnite simbol "+" i odaberite "Potpis ". Pojavit će se okvir u kojem možete nacrtati svoj potpis prstom ili, ako ste ga već kreirali, odabrati ga s popisa spremljenih potpisa.

Nakon što ga kreirate ili odaberete, jednostavno postavite potpis na odgovarajuće mjesto u PDF-u , prilagođavajući veličinu prstima ako je potrebno. Brzo je i praktično, iako je njegov nivo sigurnosti prilično osnovni i veoma podsjeća na tipičan potpis na ekranu.

PortaSigma: web platforma s različitim nivoima potpisa

Kada vam je potrebno nešto profesionalnije, s većom pravnom sigurnošću i sljedivošću , rješenja poput PortaSigme dolaze do izražaja. To je web platforma koja se može integrirati u sve vrste organizacija i omogućava ovjeru dokumenata bez potrebe da se korisnik registrira za svaku transakciju.

PortaSigma radi u oblaku, što znači da ne morate preuzimati ili instalirati nikakav softver na svoj mobilni uređaj. Pristupate mu putem preglednika; server upravlja dokumentima, koji su pohranjeni u sigurnom i povjerljivom okruženju , dostupnim kad god vam zatrebaju.

Velika prednost ovog alata je što vam omogućava da birate između nekoliko modela elektronskog potpisa , ovisno o nivou pravne sigurnosti potrebnom za svaki proces. Nudi osnovne elektronske potpise, biometrijske potpise, napredne potpise s dvofaktorskom autentifikacijom i potpise s centraliziranim digitalnim certifikatom.

Osim toga, platforma nudi funkcije za praćenje i nadzor potpisa . Na primjer, možete postaviti obavještenja da primate upozorenje kada neko potpiše dokument, što vam pomaže da znate status svakog procesa u bilo kojem trenutku i pojednostavite interne procedure.

iLovePDF: Potpisujte PDF-ove online i sa svog mobilnog uređaja

iLovePDF je poznati online paket za rad s PDF dokumentima, koji uključuje sveobuhvatan besplatni alat za digitalno potpisivanje . Pogodan je za profesionalce i preduzeća, kao i za studente ili pojedince kojima je potrebno samo povremeno potpisivanje dokumenata.

Alat za potpisivanje PDF-ova čini autentifikaciju dokumenata nevjerovatno jednostavnom: omogućava vam da dodate svoj potpis, a također i da zatražite potpise od drugih . Cijeli proces se obavlja putem web preglednika ili mobilne aplikacije, s vrlo intuitivnim interfejsom.

Pomoću funkcije "Potpiši PDF" u iLovePDF-u imate tri različita načina za kreiranje potpisa : možete ga upisati kao tekst, nacrtati mišem ili touchpadom ili prenijeti sliku potpisa (skeniranu ili fotografiranu). Nakon što ga kreirate, možete ga ponovo koristiti na svim PDF-ovima koji su vam potrebni.

Postupak korištenja je jednostavan: prenesite dokument koji želite potpisati, kreirajte potpis koristeći željenu metodu i umetnite ga gdje je to prikladno u PDF. Nije samo za fakture ili obrasce; zahvaljujući naprednim opcijama, pogodan je i za ugovore i formalnije sporazume.

Alat razlikuje jednostavan elektronski potpis i digitalni potpis . Prvi je digitalna verzija vašeg rukom pisanog potpisa, idealan za dokumente s minimalnim pravnim implikacijama (na primjer, obrazac za saglasnost škole). Drugi dodaje eIDAS-certificirani vremenski pečat i u skladu je s propisima kao što su eSIGN, EUTA i eIDAS , što ga čini pogodnim za ugovore o tajnosti podataka, poslovne ugovore i druge regulirane dokumente.

Ako vam je potrebno da neko drugi potpiše ugovor, iLovePDF vam omogućava slanje zahtjeva za potpis putem e-pošte . Da biste koristili ovu funkciju, morat ćete kreirati račun i prijaviti se sa svojim podacima za prijavu. S vaše kontrolne ploče možete pratiti status svakog zahtjeva za potpis i centralno upravljati cijelim radnim procesom.

Osim toga, iLovePDF nudi mobilnu aplikaciju za iOS i Android koja vam omogućava potpisivanje PDF dokumenata i obrazaca za nekoliko sekundi . Mobilna verzija je osnovnija od web alata, ali dovoljna za potpisivanje u pokretu s bilo kojeg mjesta.

Specifične aplikacije za potpisivanje PDF-ova na Androidu: primjer Potpisivanje PDF-a

Na Androidu postoje i aplikacije koje su gotovo isključivo fokusirane na jednu stvar: omogućavanje brzog, besplatnog i bez ikakvih problema potpisivanja PDF-a . Dobar primjer je aplikacija "Potpiši PDF: Besplatno, brzo i jednostavno", koja savršeno ilustruje šta ovi lagani alati nude.

Cilj ovih aplikacija je da vam omoguće da odaberete dokument, dodate svoj potpis i podijelite ga ili sačuvate u samo nekoliko koraka . Nema registracije, nema obaveznih pretplata i nema potrebe za korištenjem vanjskih servera ako ne želite.

U konkretnom slučaju aplikacije Sign PDF, aplikacija generira potpise direktno na vašem uređaju i pohranjuje dokumente na vašem telefonu , čak podržavajući i offline funkcionalnost. To znači da ne koristi pohranu u oblaku ili vanjske servere , što je plus ako vam je privatnost prioritet.

Također služi kao osnovni preglednik i uređivač PDF-ova , tako da pored potpisivanja, možete vršiti manje izmjene na dokumentu. Interfejs uključuje naprednu ploču za potpis koja prilično precizno oponaša osjećaj pravog potpisa olovkom, sprječavajući da izgleda kao jednostavan crtež iz aplikacije za crtanje.

Još jedna korisna funkcija je selektivni uvoz dokumenata pomoću Androidovog izvornog selektora datoteka . Umjesto traženja općeg pristupa svim vašim datotekama, aplikacija vam omogućava da odaberete koji određeni PDF želite otvoriti, što vam omogućava da ga uvezete s Google Drivea, Dropboxa i drugih izvora.

Kao dodatni bonus, podržava dokumente zaštićene lozinkom : aplikacija će tražiti lozinku, dešifrirati datoteku kako biste je mogli potpisati, a zatim je ponovo šifrirati uz zadržavanje originalnih dozvola. Također vam omogućava da odaberete boju "tinte" potpisa (plava, crna, crvena, zelena itd.) koja odgovara vašoj uobičajenoj olovci.

Aplikacije za elektronski potpis za Upravu: AutoFirma i kompanija

Pored komercijalnih alata, postoje i rješenja koja nude javne uprave za potpisivanje elektronskih dokumenata digitalnim certifikatom , posebno usmjerena na službene postupke.

Poznati primjer u Španiji je AutoFirma , vladina aplikacija za potpis. Dizajnirana je za potpisivanje gotovo svake vrste elektronskog dokumenta , prevazilazeći ograničenja programa poput Worda ili Adobea, koji potpisuju samo vlastite formate i zahtijevaju od primaoca da ima istu aplikaciju za provjeru potpisa.

Namjenski alati za potpisivanje, kao što je AutoFirma, mogu se besplatno preuzeti i omogućavaju vam da dodate elektronski potpis koji prepoznaju vladini sistemi. Iako se tradicionalno više koriste na računarima, postoje i mobilne aplikacije i web demo verzije koje vam omogućavaju da testirate potpis sa svog telefona.

U nekim od ovih web-baziranih okruženja za testiranje, možete, na primjer, odabrati format potpisa i odabrati datoteku koju želite potpisati , ili čak raditi s uzorcima podataka ili jednostavnim web obrascima. Ova rješenja su dizajnirana kako bi se osiguralo da je potpis u skladu s propisima i kako bi se garantirao identitet potpisnika i integritet poruke.

Prednosti potpisivanja dokumenata mobilnim telefonom

Usvajanje elektronskih potpisa sa vašeg mobilnog telefona nije samo pitanje praktičnosti; ono ima direktan uticaj na vrijeme, troškove i kontrolu procesa , bez obzira da li radite za sebe ili ste dio organizacije.

Prvo, tu su uštede vremena i resursa . Eliminisanjem papira i stalnog štampanja, smanjujete troškove materijala (papir, tinta, održavanje štampača) i drastično skraćujete ciklus pripreme, potpisivanja i vraćanja svakog dokumenta. Vrijeme koje više ne trošite na repetitivne zadatke možete posvetiti aktivnostima veće vrijednosti i produktivnijim aktivnostima.

Nadalje, mnoge od ovih platformi, posebno profesionalne poput PortaSigma ili iLovePDF, nude veću kontrolu nad procesom potpisivanja . Možete vidjeti ko je potpisao, ko nedostaje, kada je dokument poslan i primati obavještenja u stvarnom vremenu kada je potpis završen , što vam pomaže da brže donosite odluke.

Još jedna ključna tačka je eliminacija nepotrebnog vremena čekanja . U procesima gdje je vrijeme od ključne važnosti, kao što je prihvatanje ponuda ili potpisivanje ugovora o uslugama, posjedovanje digitalnog potpisa drastično smanjuje vrijeme obrade. To olakšava brže sklapanje poslova i poboljšava iskustvo kupaca ili partnera.

Konačno, elektronski potpisi doprinose organizovanijem i sigurnijem upravljanju dokumentima . Centralizacijom dokumenata u oblaku ili na namjenskim serverima, uz šifriranje i evidentiranje radnji, minimizira se rizik od gubitka, poboljšava se sljedivost i olakšava se usklađenost s propisima - nešto što je posebno važno u reguliranim sektorima.

Potpisivanje PDF-ova na mobilnom telefonu prešlo je put od jednokratnog trika do standardnog načina rada: od brzih potpisa crtanih prstom u aplikacijama poput Adobe Fill & Sign ili alata za iPhone, do sveobuhvatnijih rješenja poput SignEasy, DocuSign, SignNow, iLovePDF ili PortaSigma, pa čak i aplikacija specifičnih za vladu poput AutoFirme. Odabir pravog alata, vrste potpisa i nivoa sigurnosti omogućit će vam da finalizirate procedure, ugovore i transakcije jednim dodirom ekrana, štedeći vrijeme, papir i glavobolje.