Kako ograničiti i zaštititi uređivanje u Office datotekama

Kada radimo s važnim dokumentima u riječ, Excel ili PowerPoint, održavanje njihovog integriteta može biti od vitalnog značaja. Bilo da se radi o sprečavanju slučajnih izmjena, kontroli promjena, zaštiti osjetljivih informacija ili sprečavanju neovlaštenog mijenjanja nakon završetka, postoji nekoliko načina da se ograničite uređivanje datoteka microsoft office.

Microsoft Office nudi ugrađene alate koji vam omogućavaju da označite datoteku kao konačnu ili da primijenite prilagođenu zaštitu lozinkom ili autentifikaciju korisnika. Osim toga, možete ograničiti samo dio sadržaja ili postaviti izuzetke za određene korisnike. Ovdje ćemo istražiti, korak po korak i detaljno, sve dostupne opcije za zaštitu dokumenta, kako ih pravilno primijeniti, pa čak i kako ukloniti ta ograničenja ako imate potrebne dozvole ili napravite greške prilikom njihovog postavljanja.

Označeno kao konačno: Kako napraviti datoteku samo za čitanje

Jedan od najlakših načina za ograničavanje uređivanja dokumenta je označi kao konačno. Ova funkcija mijenja status dokumenta u samo za čitanje i onemogućava određene alate kao što su uređivanje teksta ili pregled.

Da biste to uradili, otvorite dokument i slijedite ove korake:

1. Kliknite na Arhiva u gornjem lijevom kutu.
2. Odaberite Informacije.
3. Kliknite na Zaštiti dokument.
4. Odaberite opciju Označi kao konačno.

Nakon što se ovo uradi, svako ko otvori dokument vidjet će obavještenje koje pokazuje da je u režimu samo za čitanje. Nije moguće izvršiti nikakve promjene osim ako se ova opcija ručno ne onemogući.

Da biste poništili ovu zaštitu i ponovo uredili datoteku, jednostavno ponovite gornji postupak i ponovo odaberite Označi kao konačno. Dokument će se automatski otključati.

Zaštitite sadržaj lozinkom

Ako vam je potreban strožiji nivo kontrole, možete šifrirajte svoj dokument lozinkom. Ovo će spriječiti neovlaštene osobe da otvore ili uređuju datoteku.

U nastavku su navedeni koraci za primjenu ove zaštite:

1. Idite na karticu Arhiva.
2. Kliknite na Informacije a zatim u Zaštiti dokument.
3. Odaberite Šifrirajte lozinkom.
4. Unesite sigurnu lozinku i potvrdite je.

Nakon što se sačuva, datoteka će zahtijevati tu lozinku za otvaranje. Ako zaboravimo ključ, Microsoft ne nudi metodu oporavka., pa je preporučljivo da ga zapišete na sigurno mjesto.

Ova funkcija je dostupna u svim verzijama Officea za računare od 2010. godine, ali nije dostupno u Office Onlineu, što ograničava njegovu upotrebu na web platformama.

Ograniči uređivanje: samo za čitanje s izuzecima

Još jedan efikasan način ograničavanja onoga što drugi mogu mijenjati u dokumentu je ograničiti uređivanje. Ovo vam omogućava da postavite datoteku samo za čitanje, ali da određene dijelove ostavite otvorenima za promjenu ili čak dodijelite određene dozvole određenim korisnicima.

Postupak se izvodi s kartice Reviewklikom na ograničiti uređivanje. U desnom panelu koji se pojavi, morate slijediti ove korake:

1. Označite kućicu Dozvolite samo ovu vrstu uređivanja u dokumentu.
2. Odaberite Nema promjena (samo za čitanje) na padajućoj listi.
3. Ako želite ostaviti područja koja se mogu uređivati, odaberite željeni tekst i kliknite na Izuzeci da se omoguće promjene.
4. Kliknite na Da, primijeni zaštitu i definišite lozinku.

Kada se primijeni ova zaštita, svi neodabrani odjeljci bit će blokirani za svakoga bez ključa. Može se dodatno prilagoditi kako bi se omogućilo uređivanje određenih odjeljaka samo određenim korisnicima pomoću opcije više korisnika. Ova postavka vam omogućava da unesete imena ili adrese e-pošte kako biste identificirali dozvoljene izdavače.

Promijenite dozvole iz postavki datoteke

Drugi način ograničavanja uređivanja Office datoteka, posebno koristan prilikom dijeljenja putem OneDrivea ili korporativnih mreža, jeste da prilagodite dozvole iz samog datotečnog sistema.

Da biste to uradili, možete kliknuti desnim tasterom miša na datoteku, odabrati Propiedades (o Dobijte informacije en Mac) i unutar odjeljka za dozvole odaberite koji korisnici ili grupe mogu čitati ili pisati u dokumentu. Možete postaviti pojedinačne dozvole ili primijeniti ograničenja samo za čitanje na sve korisnike osim vlasnika.

Dozvoli određene izmjene zaštićenog dokumenta

U mnogim slučajevima ne želimo zaključati cijelu datoteku, ali dozvoliti modifikaciju samo određenih dijelova. Ovo je idealno za kolaborativne dokumente, obrasce ili ugovore gdje je potrebno popuniti određena polja.

Da biste primijenili ovu djelomičnu zaštitu, slijedite isti postupak kao u odjeljku za ograničenja uređivanja, ali prije nego što kliknete na "DA, primijeni zaštitu":

• Odaberite tekst koji želite učiniti uredljivim.
• U odjeljku „Izuzeci“ označite polje „Svi“ ili definirajte određene korisnike.
• Nastavite s aktiviranjem zaštite lozinkom ili autentifikacijom.

Od tog trenutka nadalje, korisnici će moći vršiti promjene samo u dozvoljenim područjima. Ako nisu omogućeni, vidjet ćete poruku upozorenja kada pokušate pisati.

Uredite zaštićeni dokument

Kada primite zaštićenu datoteku i imate lozinku ili ste navedeni kao ovlašteni korisnik, možete normalno unositi promjene. Ali ako želiš ukloni zaštitu, to možete uraditi sa kartice Review, pristup panelu ograničiti uređivanje i klikom na Obustavi zaštitu. U tom trenutku, sistem će vas pitati za lozinku ako je postavljena.

Uklonite zaštitu bez lozinke: napredne metode

Postoje situacije u kojima je pristup lozinki izgubljen ili nije dostupan. U ovim slučajevima, ako dokument nije šifriran, moguće je primijeniti neke metode da zaobiđi ograničenje uređivanja.

Jedan od njih je spremanje dokumenta kao datoteke .xml, uredite ga u notepadu i modificirajte parametar w:provedba od "1" do "0" ili od "uključeno" do "isključeno". Datoteka se zatim ponovo otvara i sprema kao tradicionalni Word dokument.

Drugi trik je promijeniti ekstenziju dokumenta iz .docx u .zip, izdvojiti njegov sadržaj, izbrisati datoteku settings.xml u kojoj se nalaze ograničenja i pretvoriti je natrag u .docx. Ove metode su valjane samo ako dokument nije šifriran, jer ako jest, sadržaj je šifriran i ne može se pročitati ili mijenjati bez ključa.

Koristite autentifikaciju korisnika umjesto lozinke

Microsoft vam također omogućava da se prijavite zaštita pristupa zasnovana na korisnicima, bez lozinke. Ovo je poznato kao "Ograničeni pristup" ili "Autentifikacija korisnika".

Umjesto traženja lozinke, ova opcija zahtijeva od korisnika da ima važeću autentifikaciju unutar prethodno konfigurirane mreže ili sistema. Korisno je u poslovnim okruženjima gdje su dozvole centralizirane i njima upravljaju administratori i grupne politike.

DocRecrypt: Microsoftov alat za otključavanje

U korporativnim okruženjima, Microsoft nudi alat DocRecrypt, dizajniran da omogući administratorima uklanjanje lozinki sa zaštićenih dokumenata, pod uslovom da je prethodno aktiviran.

Ovo rješenje Ne radi ako je datoteka bila zaštićena prije instaliranja DocRecrypt-a.. Također ne radi za dokumente označene kao skrivene ili samo za čitanje, bez obzira na lozinku. To je korisna opcija za izbjegavanje problema s pristupom u organizacijama, ali zahtijeva prethodnu konfiguraciju.

Otključavanje datoteke iz programa Word Online

U web verziji sistema Office, Opcije uređivanja zavise od vrste odobrene dozvole prilikom dijeljenja datoteke. Vlasnik može definirati da li primaoci linka mogu da ga uređuju ili samo da ga vide.

Za izmjenu ovih dozvola:

1. Otvorite dokument u Office Onlineu.
2. Kliknite na udio.
3. Odaberite konfiguracija a zatim Više opcija.
4. Definiše da li korisnici mogu uređivati ​​ili samo čitati datoteku.

Ovaj sistem ne koristi lozinke, već koristi kontrole pristupa na osnovu prijavljenog korisnika, tako da samo vlasnik može mijenjati dozvole za uređivanje.

Kao što ste vidjeli, postoji više načina da zaštitite svoje Office dokumente, od najosnovnijih kao što je označavanje kao konačnog, do naprednijih metoda kao što su korisnička ograničenja ili šifriranje. U zavisnosti od vrste dokumenta, njegove namjene i nivoa sigurnosti koji vam je potreban, možete odabrati pravu kombinaciju alata kako biste spriječili neovlaštene izmjene.