Kako korak po korak izgraditi mini ERP u Excelu

Ako imate mali biznis ili pokrećete projekat i svaki mjesec se mučite s labavim Excel tabelama, računima koji nisu uravnoteženi i raspršenim podacima, postavljanje... Mini ERP u Excelu bi mogao biti upravo ono što vam treba.Ne morate trošiti bogatstvo na složeni softver da biste počeli kontrolirati prodaju, troškove, kupce, zalihe i plaćanja s određenim redom i globalnim pogledom.

Ideja je izgraditi lagan, ali dobro dizajniran sistem unutar Excela (o Google Tabele) koje centraliziraju ključne informacije i omogućavaju vam da uporedite budžet sa stvarnim rezultatima, pregledate osnovne pokazatelje i donosite odluke svake sedmice, bez čekanja 10 ili 15 dana na zatvaranje računovodstva. U nastavku ćete vidjeti kako ga postaviti, koje tabele i listovi su vam potrebni, koje najbolje prakse slijediti i kako ga podići na gotovo profesionalni nivo koristeći alate poput Power Queryja i korisničkih obrazaca.

Šta je mini ERP u Excelu i za šta se koristi?

Kada govorimo o mini ERP-u u Excelu, mislimo na... strukturirana radna sveska koja centralizuje osnovne upravljačke proceseUključuje prodaju, nabavke, zalihe, blagajnu, prodajne ciljeve, praćenje potraživanja i malu kontrolnu ploču. Nije potpuni ERP poput onih koje koriste velike kompanije, ali je sistem koji eliminira potrebu za bezbrojnim datotekama i prisiljava vas da radite s logikom podataka.

Glavni cilj je smanjite repetitivni rad i povežite informacije koje su inače raspršeneFakture na jednom mjestu, liste kupaca na drugom, zalihe na trećem, bankovni računi na trećem, itd. Pomoću jedne datoteke ili s nekoliko dobro povezanih knjiga, možete generirati automatske izvještaje, otkriti odstupanja i reagirati na vrijeme ako se prodaja uspori, ako određeni kupci akumuliraju previše duga ili ako vam ponestaje zaliha ključnog proizvoda.

Ova vrsta rješenja se posebno dobro uklapa u Mala i srednja preduzeća i mikropreduzeća kojima je potrebna organizacija, ali si ne mogu priuštiti veliki ERP sistem ili one koji žele validirati svoje procese prije nego što se odluče na taj korak. Također je vrlo korisno za poduzetnike koji žele razumjeti, na vrlo vizualan način, kako se novac kreće u njihovom projektu: prihod, direktni troškovi, fiksni troškovi, marža i novčani tok.

Prije otvaranja Excela: šta ćete mjeriti i s kojom disciplinom?

Prva stvar nije kreiranje tabela ili formula, već odlučite koje pokazatelje ćete pratiti i koliko čestoAko pokušate sve kontrolirati od prvog dana, na kraju ćete se iscrpiti i napustiti alat. Bolje je početi s nekoliko dobro odabranih KPI-jeva koji su usklađeni s vašim budžetom.

Neki vrlo praktični osnovni pokazatelji za mini ERP su prodaja (jedinice i količina), broj tiketa ili narudžbi, produktivni sati, ključni direktni troškovi (sirovine, direktni sati osoblja, dnevno ili sedmično oglašavanje) i jasno razdvajanje varijabilnih i fiksnih troškova. Kako se budete bolje upoznavali sa sistemom, možete dodati više dimenzija, kao što su kategorije proizvoda, prodajni kanali ili marže po proizvodu.

Za svaki KPI koji ćete pratiti, jasno definirajte nivo detalja (dnevni, sedmični ili mjesečni), jedinica mjere i ko je odgovoran za unos podatakaNa primjer, možda želite vidjeti prodaju po danu, produktivne sate po sedmici i fiksne troškove po mjesecu. Važno je da ne miješate nivoe i da osoba koja unosi podatke tačno zna šta, gdje i kada treba unijeti.

Nadalje, ključno je od početka se dogovoriti o rutina prikupljanja podatakaOdređeno vrijeme svakog dana ili sedmice posvećeno je evidentiranju prodaje putem POS sistema, bankovnih plaćanja, izdatih faktura i troškova. Na primjer, na kraju svakog dana za prodaju i proizvodnju, a u ponedjeljak ujutro za evidentiranje bankovnih transakcija iz prethodne sedmice. Bez ove discipline, mini ERP sistem izgleda dobro, ali je u suštini beskoristan.

Osnovna struktura datoteke: budžet i stvarnost

Robustan i jednostavan način za postavljanje sistema je jasno odvajanje informacije o budžetu na osnovu stvarnih informacijaNa ovaj način možete lako uporediti ono što ste planirali da uradite sa onim što se stvarno dogodilo i analizirati odstupanja koristeći određene kriterije.

S jedne strane, kreirajte list ili datoteku koja je vaša budžetska osnovaObično je to tabela sa kolonama kao što su: datum ili sedmica, koncept/račun/KPI, budžetirani iznos i, ako vas zanima više detalja, neka klasifikacija po vrsti troška ili prihoda. Možete početi sa sedmičnim šablonom "budžet u odnosu na stvarni" i proširiti ga vlastitim kategorijama.

S druge strane, dizajnirajte bazu od stvarna operacijaOvdje svaki red predstavlja određeni događaj: prodaju, trošak, kupovinu, proizvodni ciklus, plaćanje itd. Tipične kolone uključuju: datum, vrstu transakcije (prodaja, trošak, kupovina), opis ili račun, iznos, kupca ili dobavljača, proizvod, način plaćanja itd. Kasnije možete koristiti ovu tabelu kao izvor za pivot tabele ili Power Query upite koji se agregiraju po danu, sedmici ili mjesecu.

Trik je u tome što Osigurajte da kategorije u vašoj stvarnoj bazi podataka odgovaraju onima u budžetuAko vaš budžet uključuje stavku pod nazivom "Online oglašavanje", ne možete nasumično navesti taj trošak u tabeli stvarnosti kao "Oglasi", "Prodaja" ili "Digitalni marketing". Definirajte katalog stavki i držite ga se, inače će poređenja vašeg budžeta i stvarnog stanja biti netačna. pouzdanost.

Kontrolna ploča i navigacijski list

Da bi mini ERP bio jednostavan za korištenje cijelom timu, vrlo je korisno kreirati početna stranica kao kontrolna ploča i navigacijski meniOdavde možete pristupiti drugim odjeljcima – postavkama, tabelama podataka, izvještajima itd. – pomoću dugmadi ili hiperveza, pa čak i izvesti panel u PowerPoint. dinamičke veze između Excela i PowerPointa.

Dobra je ideja uključiti neke stvari u ovu kontrolnu ploču Opšta prilagođavanja kao što su mjesec početka fiskalne godine, glavna valuta i raspon rokova plaćanja koje želite koristiti za označavanje upozorenja o kašnjenju s plaćanjem. Na primjer, možete odlučiti da ako kupac kasni više od 15 dana, to će biti istaknuto u izvještaju o uslovima plaćanja.

Pored dugmadi za prelazak na svaki odjeljak (proizvodi, kupci, prodaja, kupovine, zalihe, blagajna, izvještaji o profitabilnosti itd.), možete rezervirati područje za prikaz Ključni pokazatelji u visoko vizuelnom formatuUkupni prihod za period, bruto marža, neto marža, neizmireni računi kupaca i kratak sažetak novčanog toka za 7, 14, 30, 90 i 180 dana. Ovo transformiše mini ERP u neku vrstu kontrolne table koja pruža brz pregled stanja vašeg poslovanja.

Odjeljak za konfiguraciju: kategorije, korisnici i parametri

Prije nego što počnete unositi podatke, dobra je ideja pripremiti dio konfiguracija u kojoj definirate glavne liste i globalne parametreOvaj dio je obično malo "dosadniji", ali upravo je to ono što čini da sve ostalo teče glatko i koherentno.

U konfiguracijskom listu možete definirati kategorije proizvoda, prodajni predstavnici, načini plaćanja, vrste troškova, sekundarne valute i bilo koji drugi katalog koji biste možda željeli koristiti kao padajući izbornik u svojim tabelama. Korištenje padajućih popisa (validacija podataka) drastično smanjuje greške i osigurava da su koncepti uvijek konzistentni.

Takođe je dobro mjesto za naseljavanje kritični pragoviNa primjer, rok plaćanja koji smo ranije spomenuli ili zadana vrijednost za kritični nivo zaliha, koju zatim možete odrediti za svaki proizvod ako je potrebno. Slično tome, ako radite s više bankovnih računa, ovdje možete pohraniti skraćene nazive koje ćete koristiti prilikom evidentiranja prijema i plaćanja.

Definicija proizvoda i osnovno upravljanje zalihama

Ključni dio svakog mini ERP-a je proizvodni listOvdje definirate sve što kupujete, skladištite ili prodajete: fizičke artikle, usluge, pretplate itd. Svaki proizvod mora imati barem naziv i jedinstveni kod.

U tabeli proizvoda preporučuje se uključivanje polja kao što su Naziv proizvoda, šifra, kategorija, jedinica mjere, kritični nivo zaliha (u danima) I, ako dodaje vrijednost, brend ili vaš uobičajeni dobavljač. Šifra i kategorija će vam znatno olakšati život prilikom kasnijeg grupiranja i analize, a jedinica (komada, kg, metri, paketi itd.) sprječava zabunu prilikom miješanja referenci.

Koncept kritični nivo zaliha u danima Vrlo je moćan: ne radi se samo o tome koliko jedinica imate, već i koliko dana prodaje će te zalihe pokriti, s obzirom na vašu prosječnu dnevnu prodaju. Kasnije, u tabeli zaliha, možete izračunati dnevnu stopu potrošnje na osnovu historijske prodaje i koristiti je za procjenu koliko će dana trajati trenutne zalihe. Kada ta vrijednost padne ispod kritičnog nivoa, tabela može prikazati crveno upozorenje.

Ako vaša aktivnost to zahtijeva, možete navesti i detalje lokacija skladišta, datum isteka, broj serije ili broj dijela upravljati FIFO (prvi unutra, prvi van) metodologijama i imati bolju sljedivost svake serije proizvoda.

Baza podataka klijenata i upravljanje rizicima

Još jedan stub efikasnog mini ERP-a u Excelu je dobro održavana lista kupaca Funkcioniše gotovo kao mini CRM. Ovdje vam nije potrebno samo ime klijenta, već i kontakt informacije i kriteriji za finansijsko praćenje.

Tipična struktura lista kupaca može uključivati Šifra kupca, ime, adresa, broj telefona, adresa e-pošte, dodijeljeni prodajni predstavnik I, što je vrlo zanimljivo, dva ključna parametra: ograničenje roka plaćanja i ograničenje rizika stanja.

El rok za plaćanje Navedite broj dana koji smatrate prihvatljivim da vam taj kupac plati. Ako prekorači taj broj na bilo kojoj fakturi, sistem to može označiti u izvještaju o uslovima plaćanja. limit rizika ravnoteže Ovo je maksimalni iznos koji ste spremni akumulirati kao dug kod klijenta; ako premaši ovaj iznos bez plaćanja i, osim toga, prekorači ograničenje roka otplate, to bi trebalo biti jasno označeno u vašim izvještajima.

Rad s jedinstvenim korisničkim kodovima je dobra navika, čak i ako ih trenutno ne koristite. Kodovi olakšavaju filtriranje, grupiranje i održavanje podataka (Na primjer, ako promijenite naziv firme kupca, kod ostaje isti i ništa se ne kvari.) Također je preporučljivo izbjegavati mijenjanje strukture tabele nakon što je pokrenuta; bolje je koristiti dugmad ili makroe za sortiranje i čišćenje baze podataka.

Prodajni ciljevi, stvarna prodaja i analiza učinka

Osim što samo bilježi šta se dogodilo, mini ERP dobija mnogo snage kada se u njega uključi prodajni ciljevi i poređenja sa stvarnom prodajomOvo vam omogućava da procijenite učinak prodajnog tima i vidite da li se približavate svojim mjesečnim ciljevima.

Na listu ciljeva možete unijeti za svaki proizvod i za svaki mjesec iznos prodaje koji želite postićiNe mora biti savršeno; čak će vam i razumna procjena dati dobru referentnu tačku. Ako radite po kategorijama, možete definirati i agregirane ciljeve po porodici proizvoda ili kanalu.

Na posebnom listu unosite stvarna mjesečna ili dnevna prodaja (Sada ćemo detaljnije istražiti strukturu prodajnih faktura). Zatim, korištenjem pivot tabela ili formula, možete generirati izvještaj o "prodajnim performansama" koji vam vizualno prikazuje koji postotak cilja ste ostvarili po proizvodu, kategoriji ili prodavaču, ističući bojom područja koja su ispod ili iznad prognoze.

Ako ovaj pristup kombinujete sa informacijama o jediničnoj cijeni i prodajnoj cijeni, moći ćete i da Analizirajte ne samo koliko prodajete, već i koliko je profitabilna svaka linija proizvoda.To ponekad otkriva iznenađenja: najprodavanije proizvode koji jedva doprinose marži ili manjinske reference koje održavaju ukupnu profitabilnost poslovanja.

Troškovi proizvoda, prodajne cijene i fiksni troškovi

Da bi vaš mini ERP imao solidnu finansijsku dimenziju, potrebno je da unesete tri vrste ekonomskih podataka: troškovi jediničnog proizvoda, prodajne cijene i fiksni troškoviS ovim informacijama, izvještaji o profitabilnosti imaju smisla.

Na troškovniku proizvoda možete evidentirati jedinična cijena po proizvodu i mjesečnoOvo je korisno jer se cijena kupovine može razlikovati u zavisnosti od el tiempoI preporučljivo je odraziti ove varijacije u izračunima marže. Ako možete procijeniti buduće troškove, možete čak i predvidjeti scenarije profitabilnosti nekoliko mjeseci unaprijed.

U cjenovniku prodaje definirate cijena po kojoj prodajete svaki proizvod ili usluguAko prodajete po istoj cijeni duži period, nećete morati često dirati ovaj dio; ako se bavite mnogim promocijama ili cijenama po kupcu, onda će vam trebati nešto sofisticiraniji sistem, ali za mini ERP, standardna cijena je obično dovoljna.

u fiksni troškovi (Troškovi za najam, administrativne plate, licence, osiguranje itd.) se obično unose mjesečno i smatraju se relativno stabilnim. Unosom ovih podataka u sistem, vaši finansijski izvještaji će moći prikazati tačku rentabilnosti, trendove neto marže i udio fiksnih troškova u odnosu na prodaju. Važno je izbjegavati prepisivanje sivih ćelija ili ćelija koje sadrže formule; općenito, trebali biste popunjavati samo bijele ćelije, koje su namijenjene za unos podataka.

Zapis o prodaji i kupovini faktura

Srce mini ERP-a se obično nalazi u tabela evidencije prodajnih fakturaOvdje unosite podatke o svoj prodaji, ručno, uvozom pomoću Power Queryja iz CSV datoteke iz POS sistema ili iz programa za fakturisanje, ako ga imate.

Standardna struktura za ovu tabelu bi uključivala polja kao što su datum fakture, datum isteka, broj fakture, šifra i naziv proizvoda, šifra i naziv kupca, količina, jedinica, cijena, PDV I, ako radite sa serijama, broj dijela za povezivanje sa zalihama. Mnoge od ovih kolona mogu se automatski popuniti iz glavnih tabela (na primjer, jedinica i tip proizvoda se preuzimaju iz lista proizvoda, ime kupca se preuzima iz lista kupca itd.).

Paralelno s tim, možete imati list evidencija o kupovini Koristite ovu tabelu za evidentiranje kupovina robe ili usluga. Iako se neki ključni proračuni možda ne oslanjaju na nju, veoma je korisna za sljedivost i kontrolu zaliha. Možete dodati kolone kao što su tarifni kod (ako je potrebno), datum isteka, lokacija skladišta, dobavljač i sve druge informacije koje pomažu u fizičkom lociranju robe.

Kombinacija obje tabele, prodaje i kupovine, feedova modul zaliha i izvještaji o potrošnjiI, ako to dobro povežete s troškovima i cijenama, bruto marža i dio profitabilnosti po proizvodu ili po porodici.

Upravljanje zalihama i obavještenja o zalihama

Sa zabilježenim kupovinama i prodajama, možete napraviti tabelu evidencija zaliha koji ažurira stanje zaliha svakog proizvoda. Iako ga možete izračunati pomoću formula, obično je praktičnije centralizirati ga u tabeli koja ga jasno prikazuje.

Na ovom listu, nakon odabira proizvoda i, ako je primjenjivo, broja dijela ili serije, ostatak podataka može se automatski preuzeti: jedinice na zalihama, datum prve zabilježene prodaje, datum posljednje prodaje, procijenjena dnevna stopa potrošnje i procijenjeni broj dana zaliha na osnovu te stope potrošnje. Sve se ovo izračunava ukrštanjem historijskih podataka o prodaji sa skladišnim priznanicama.

Kolona od procijenjeni broj dana zaliha Ovo je posebno korisno jer vam omogućava da vidite koliko dana prodaje pokrivaju trenutne zalihe. Ako ova vrijednost padne ispod kritičnog nivoa definisanog u detaljima o proizvodu, sistem može prikazati crveno upozorenje kako bi vas podsjetio da izvršite narudžbu. Ovo vam pomaže da izbjegnete i nestašice i preopterećenje skladišta sporoprometnim artiklima.

Praćenje naplate, rokova i blagajne

Prodaja je odlična, ali ako ne budete plaćeni na vrijeme, posao pati. Zato je bitno uključiti [nedostajuće informacije - vjerovatno funkciju ili sistem] u svoj mini ERP. modul za praćenje naplate koji evidentira stvarna plaćanja koja primate od kupaca i upoređuje ih sa onim što su trebali platiti prema izdatim fakturama.

Možete evidentirati na fakturnom listu datum naplate, šifra kupca, broj ili referenca plaćanja, način plaćanja, iznos, očekivani datum uplate na račun, bankovne i opcionalne napomeneOčekivani datum uplate je važan jer neke metode plaćanja (kao što su POS terminali ili online platforme) imaju kašnjenje između trenutka kada je kupcu naplaćeno i stvarnog uplate na vaš bankovni račun.

S ovim podacima i njihovim unakrsnim upućivanjem na tabelu prodajnih faktura, možete generirati izvještaji o tekućim računima, uslovi plaćanja i upozorenja o rizikuNa primjer, izvještaj koji vam pokazuje, za svakog klijenta, koliko vam novca duguje, koliko je do danas platio, koje su fakture dospjele i koliko dana kasne. Također možete filtrirati po prodajnom predstavniku kako biste vidjeli kvalitet portfolija kojim upravlja svaki od njih.

Ako hranite i mali list trezor u različitim horizontima (7, 14, 30, 90 i 180 dana)Ovo će vam omogućiti da predvidite probleme s novčanim tokom i efikasnije pregovarate s bankama i dobavljačima. Ovu perspektivu dopunjuju informacije o operativnom obrtnom kapitalu: potraživanja od kupaca, obaveze prema dobavljačima, zalihe i unaprijed plaćeni troškovi, kao i praćenje kapitalnih izdataka (CAPEX), posebno ako se ta imovina iznajmljuje i više se ne smatra čistim operativnim troškovima.

Ključni izvještaji: finansijski, profitabilnost i uslovi plaćanja

Nakon što dobro organizirate podatke, počinje najisplativiji dio: izvještajiU dobro izgrađenom Excel mini ERP-u, normalno je imati najmanje četiri bloka izvještaja: finansijski sažetak, analizu prodaje, profitabilnost proizvoda i izvještaje o plaćanjima i rizicima.

El sažetak finansijskog izvještaja Ovaj izvještaj konsoliduje vaše prihode, bruto maržu (prodaja umanjena za troškove prodate robe) i neto maržu (nakon fiksnih troškova i ostalih troškova) u jedan prikaz. Kako dodajete podatke iz mjeseca u mjesec, ovaj izvještaj se proširuje, omogućavajući vam da identifikujete trendove: jake i slabe mjesece, uticaj promjena cijena, težinu varijabilnih troškova i još mnogo toga.

El analiza evidencije prodajnih faktura Crpi se na osnovu tabele prodaje i obično se gradi pomoću pivot tabela. Možete grupirati po proizvodu, kategoriji, kupcu, prodajnom predstavniku, geografskom području ili kanalu i brzo vidjeti gdje je vaša prodaja koncentrisana. Čak i sa osnovnim razumijevanjem pivot tabela, možete kreirati veoma fleksibilne prikaze bez mijenjanja osnovne strukture.

El izvještaj o ostvarenju prodajnih ciljeva Fokusira se na poređenje ciljeva sa stvarnom prodajom. Obično se predstavlja kao grafička kontrolna tabla koja prikazuje procenat postignuća po proizvodu ili kategoriji. Posebno je korisna za mjesečne preglede sa prodajnim timom, jer pruža brz pregled ko ispunjava ciljeve i kome je potrebna podrška.

El izvještaj o profitabilnosti proizvoda To je vjerovatno jedan od najotkrivajućih pokazatelja. Ukrštanjem prodajnih cijena, jediničnih troškova i fiksnih troškova, pokazuje vam koji proizvodi ili poslovne linije zapravo generiraju profit, a koji možda smanjuju vaše rezultate. Ponekad otkrijete da je proizvod malog obima pravi dragulj u smislu marže ili da cijeli asortiman proizvoda treba preispitati ili repozicionirati.

Na kraju, izvještaj o uslovima plaćanja Koristi ograničenja rizika i rokova plaćanja koje ste definirali u profilu kupca za procjenu njihovog ponašanja u plaćanju. Sistem može odgovoriti na pitanja kao što su: „Koliko često ovaj kupac plaća?“, „Kada je bilo njihovo prvo i posljednje plaćanje?“, „Da li su u okviru dogovorenog roka plaćanja?“ i, na osnovu toga, izdati upozorenja onima koji prekorače svoj limit rizika i akumuliraju značajna kašnjenja u plaćanju.

Automatizacija pomoću Power Queryja, korisničkih obrazaca i makroa

Ako želite napraviti skok u kvaliteti i smanjiti ručne zadatke, svakako se isplati koristiti Power Query za strukturiranje i povezivanje tabela i korisničke obrasce (UserForms u VBA) za unos podataka. Nije obavezno, ali je prirodna evolucija kako mini ERP počinje rasti.

Pomoću Power Queryja možete Uvoz podataka iz CSV datoteka, POS sistema, bankovnih izvoda ili čak drugih Excel radnih svezakaTransformišite ih (očistite kolone, standardizujte koncepte, kombinujte tabele) i učitajte ih u svoj model bez potrebe da ih kopirate i lijepite svaki put, a za prezentacije možete iskoristiti i prednosti OLE i DDE dinamičke veze između Excela i PowerPointaOsim toga, možete definirati relacije između tabela (na primjer, između faktura i kupaca ili između prodaje i proizvoda) na vrlo sličan način kao što biste to uradili u laganoj bazi podataka.

Korisnički obrasci i makroi vam omogućavaju da kreirate jednostavniji i vođeniji ekrani za unos podatakaUmjesto da korisnik direktno uređuje tabelu, on popunjava obrazac sa obaveznim poljima, padajućim menijima i validacijama, a sistem popunjava odgovarajuću tabelu informacijama. Ovo smanjuje greške, sprječava strukturne greške i omogućava bolju kontrolu nad tim ko čemu pristupa.

Naravno, važno je zapamtiti da Nije preporučljivo mijenjati strukture tabela koje već koriste formule ili upiti.Ako trebate promijeniti dizajn, najbolje je to učiniti pažljivo, dokumentirajući postojeće zavisnosti ili radeći s kopijama dok ne budete sigurni. Također biste trebali uzeti u obzir kompatibilnost makroa i VBA-e, posebno ako ćete datoteku dijeliti s korisnicima... Mac ili starije verzije Excela.

Pregledajte rutinu i sarađujte s računovođom

Mini ERP u Excelu pruža vrijednost samo ako se koristi dosljedno i često pregledava. Stoga, uspostavljanje kratki sedmični sastanak pregledati kontrolnu ploču i donijeti konkretne odluke.

Na tom sastanku, umjesto da se gubite u detaljima, možete se usredotočiti na Tri ključne tačke: najveća odstupanja između budžeta i stvarnosti, uzrok i korektivne mjereNa primjer, ako je prodaja u nekoj kategoriji 20% ispod projekcija, analizirate da li je problem povezan s cijenama, promocijom, zalihama ili konkurencijom i definirate specifične mjere. Vrlo je korisno dokumentirati ove radnje u koloni "radnja" i koloni "odgovorna strana" unutar same proračunske tabele, tako da je mjerenje direktno povezano s menadžmentom.

Također je dobra ideja provjeriti sa svojim računovođom ili savjetnikom kako skratiti rokove za dostavljanje finansijskih informacijaMnoge firme posluju sa zakašnjenjem od 10 ili više dana u zatvaranju svojih računa, što je praktično beskorisno za donošenje operativnih odluka. Možete implementirati procese automatizacije i prethodnog filtriranja ključnih računa („prije prilagođavanja“) kako biste imali ažurne podatke o prodaji, direktnim, varijabilnim i fiksnim troškovima, novčanom toku i obrtnom kapitalu.

Ako integrirate informacije koje vam daje vaš računovođa sa svojim mini ERP-om, imat ćete mnogo potpuniji pregled: računovodstvo, poslovanje i novčani tokOvo vam omogućava da kontrolišete i kratkoročno (riznica i zalihe) i srednjoročno (profitabilnost i rast) pomoću alata koji je, u suštini, još uvijek samo dobro strukturirana Excel tabela.

Postavljanje mini ERP-a u Excelu nije stvar izgradnje monstruoznog makroa ili kreiranja spektakularnih grafikona, već... Pažljivo razmislite koji su podaci ključni za vaše poslovanje, organizirajte ih u dobro osmišljene tabele, automatizirajte ono što je potrebno i pregledajte ih disciplinirano.Ako strukturirate proizvode, kupce, prodaju, kupovine, troškove, zalihe, naplate i izvještaje koristeći logiku koju smo vidjeli, koristite alate poput Power Queryja i obrazaca za smanjenje grešaka i steknete naviku sedmičnog pregleda odstupanja i novčanog toka tokom različitih perioda, imat ćete iznenađujuće moćan sistem za veličinu vaše kompanije, a da pritom ne morate investirati u tradicionalni ERP.