- Smanjite veličinu dokumenta riječ PowerPoint uključuje optimizaciju slika, fontova i multimedijalnog sadržaja.
- Ugrađene opcije sistema Office omogućavaju vam komprimiranje slika, onemogućavanje ugrađivanja fontova i podešavanje zadane rezolucije.
- ZIP kompresija Windows A eksterni kompresori pomažu u efikasnijem dijeljenju i pohranjivanju datoteka.
- Usvajanje dobrih praksi prilikom kreiranja dokumenata sprječava njihov prekomjerni rast i olakšava njihovo slanje i rukovanje.
Kada trebate podijeliti dokument i dobijete tipično upozorenje da je datoteka prevelika, to može postati prava smetnja. Naučite kako komprimirati Word ili PowerPoint datoteku To čini razliku između slanja rada za nekoliko sekundi i mučenja s e-poštom (ili učenja Slanje velikih datoteka u Outlooku), oblak ili sistem razmjene poruka kompanije.
Nadalje, nije stvar samo u mogućnosti da se to pričvrsti: smanjite veličinu svojih dokumenata Takođe, zbog toga zauzimaju manje prostora na tvrdom disku, u uslugama... skladištenje u oblaku i brže se otvaraju, što je neophodno ako radite u timu ili svakodnevno rukujete s mnogo datoteka. Srećom, Word i PowerPoint uključuju moćne opcije za smanjenje veličine dokumenta bez gubitka kvalitete, a postoje i spoljni alati to vam može još više pomoći.
Zašto su neke Word i PowerPoint datoteke toliko velike?
Prije nego što počnete ludo komprimirati, dobro je shvatiti odakle dolazi sva ta dodatna težina. Veličina Word ili PowerPoint datoteke To uveliko zavisi od sadržaja: dugi tekstovi, velike slike, grafike, tabele, video snimci ili audio snimci se gomilaju i povećavaju veličinu u megabajtima.
U Word dokumentima, stvari koje najčešće povećavaju datoteku su ugrađene slike visoke rezolucijePogotovo ako ste ih zalijepili direktno s telefona ili fotoaparata bez prilagođavanja. U PowerPointu, pored slika, ugrađeni audio i video klipovi Oni su uobičajeni krivci za preteške prezentacije.
Manje vidljive prilagodbe također imaju utjecaj, kao što je ugrađivanje fontova (fontovi pohranjeni unutar same datoteke), koji garantuju da dokument izgleda isto na bilo kojem računaru, ali po cijenu značajnog povećanja veličine.
Još jedan malo poznati faktor su dodatne informacije koje slike pohranjuju kada se uređuju u Officeu. Kada izrezujete ili mijenjate sliku U Wordu ili PowerPointu, program može sačuvati originalne podatke kako biste ih kasnije mogli vratiti, što dodaje kilobajte koji vam često nisu potrebni.
Konačno, treba napomenuti da neki formati slika (na primjer, PNG s mnogo boja ili nekomprimirani TIFF) Nisu dizajnirani da uštede prostorA ako se koriste bez optimizacije unutar Office dokumenata, konačna težina vrtoglavo raste čak i ako sadržaj ne izgleda toliko složen.
Kako saznati koliko vaš Word ili PowerPoint dokument teži
Prije nego što počnete s podešavanjem postavki, dobra je ideja napraviti brzu provjeru. Kolika je veličina vaše Word ili PowerPoint datoteke? i kako se mijenja nakon primjene svake metode kompresije. Na ovaj način ćete vidjeti da li se zaista isplati nastaviti s podešavanjem.
Najdirektniji način je iz samog programa. Otvorite Word dokument ili PowerPoint prezentaciju. i idite na gornju karticu gdje se pojavljuje glavni meni.
Zatim kliknite "Arhiva", koji se nalazi u gornjem lijevom uglu. Unutar tog menija odaberite odjeljak "Informacije" što ćete vidjeti u lijevoj koloni. Taj panel prikazuje razne detalje o datoteci.
U dijelu dokumenta s općim informacijama moći ćete vidjeti tačna veličina datoteke i druga svojstvakao što su broj stranica ili slajdova, broj riječi ili datum izmjene. To je vrlo brz način da utvrdite da li je vaša datoteka izmakla kontroli i da li je potrebno skraćivanje.
Kada se naviknete da gledate ovaj odjeljak, postaje vrlo praktično da ga stalno provjeravate. kako se mijenja težina nakon svakog prilagođavanja, umjesto da idete naslijepo. Mnogo je praktičnije nego nagađati zašto vam e-pošta ne dozvoljava da je priložite.
Smanjite veličinu Word ili PowerPoint dokumenta onemogućavanjem ugrađivanja fontova.
Jedan od trikovi efikasnije, a za koje mnogi ljudi ne znaju, je upravljajte fontovima ugrađenim u vaše dokumente. microsoft office Omogućava vam da sačuvate fontove koji se koriste unutar same datoteke, tako da tekst izgleda isto čak i ako prijemni računar nema instalirane te fontove.
Ova funkcija je veoma korisna u smislu dizajna, ali dolazi sa svojom cijenom: Ugrađeni fontovi mogu značajno povećati veličinu datotekePogotovo ako koristite teške fontove ili mnogo varijacija (podebljano, kurziv, itd.). Zato je vrijedno provjeriti ovu opciju kada veličina vaše datoteke postane prevelika.
Da biste promijenili ovu postavku u Wordu ili PowerPointu, otvorite dokument i kliknite na meni na vrhu. "Arhiva"Zatim, u lijevoj koloni odaberite "Opcije", što će otvoriti prozor postavki programa.
U tom prozoru idite na kategoriju "Spremi"U odjeljku pod nazivom nešto slično "Održavanje vjernosti prilikom spremanja ovog dokumenta" vidjet ćete okvir "Ugradi fontove u datoteku"Ako želite da dokument bude što jednostavniji, najjednostavnije je da ga ne označite kako se u njega ne bi uključivali fontovi.
Ako iz bilo kojeg razloga trebate ugraditi fontove, i dalje možete značajno smanjiti veličinu datoteke aktiviranjem dvije opcije: "Umetnite samo znakove korištene u dokumentu (preporučuje se za smanjenje veličine)" y "Ne ugrađuj uobičajene sistemske fontove"Na ovaj način se spremaju samo znakovi koji se stvarno koriste, izbjegavajući standardne fontove koje gotovo svi računari već uključuju.
S ovim podešavanjem često ćete postići vrlo primjetno smanjenje veličineOvo se posebno odnosi na prezentacije sa složenim dizajnom ili dokumente sa neobičnim fontovima. Međutim, ako potpuno onemogućite ugrađivanje, izgled teksta se može neznatno promijeniti na računarima bez tog fonta.
Komprimirajte slike u Wordu i PowerPointu da biste smanjili veličinu datoteke
U većini dokumenata, najveći prostor za poboljšanje je u slikama. Fotografije visoke rezolucije zauzimaju puno prostora I rijetko vam je potrebno da budu maksimalnog kvaliteta za kancelarijski izvještaj ili prezentaciju u razredu.
Word i PowerPoint uključuju ugrađene alate za kompresiju svih slika u dokumentu bez potrebe da to radite jednu po jednu. Brza metoda je korištenje prečice na tastaturi za "Sačuvaj kao". Sa otvorenom datotekom, pritisnite tipku F12 da biste direktno otvorili prozor za napredno spremanje.
U tom prozoru, odmah pored dugmeta za spremanje, vidjet ćete dugme pod nazivom "Alati"Kliknite tamo i odaberite opciju "Komprimiraj slike"Otvorit će se prozor s raznim postavkama koje utječu na sve slike u datoteci.
Unutar opcija kompresije vidjet ćete različite unaprijed postavljene rezolucije. Za dokumente koje ćete slati e-poštom ili dijeliti online, odabir odgovarajuće rezolucije je obično više nego dovoljan. E-pošta (96 dpi): minimizira veličinu dokumenata za dijeljenjeOva postavka smanjuje rezoluciju svih slika tako da zauzimaju minimalno prostora uz održavanje prihvatljive kvalitete ekrana.
Nakon što odaberete opciju e-pošte ili odgovarajuće rješenje, potvrdite i vratite se na glavni prozor za spremanje. Sada samo trebate Odaberite .docx format u Wordu ili .pptx u PowerPointu i kliknite na "Sačuvaj". Preporučuje se spremanje pod drugim imenom kako biste uporedili originalne i komprimirane datoteke.
Pored ovog globalnog alata, možete pregledati i napredne opcije slika u Officeu. Od Datoteka > Opcije > NaprednoU odjeljku "Veličina i kvalitet slike" možete označiti polje "Odbaci podatke o uređivanju" tako da program ukloni informacije potrebne za vraćanje slika u prvobitno stanje nakon što ih uredi.
U istom bloku, uvjerite se da "Ne komprimiraj slike u datoteci" Nije označeno jer ako je označeno, onemogućava automatsku kompresiju. Odmah ispod, u "Zadanoj rezoluciji", možete odabrati vrijednost 150 dpi ili manje, više nego dovoljno za većinu dokumenata koji će se pregledavati samo na ekranu.
Kako smanjiti veličinu Word dokumenta korak po korak
Ako želite da se fokusirate na Word, možete kombinovati nekoliko postavki da učinite svoje dokumente mnogo lakšim bez žrtvovanja važnog sadržaja. Idealno bi bilo slijediti logičan redoslijed kako ne biste ništa zaboravili.
Počnite pregledavanjem slika u dokumentu. Izbjegavajte direktno lijepljenje velikih fotografija. sa svog mobilnog telefona ili fotoaparata; umjesto toga, prethodno ih smanjite ili pustite da ih Word komprimira slijedeći gore navedene korake (F12 > Alati > Komprimiraj slike).
Zatim uđite Datoteka > Opcije > Napredno U odjeljku "Veličina i kvalitet slike" odaberite "Odbaci podatke o uređivanju" i postavite zadanu rezoluciju od 150 dpi ili manje. Ovo osigurava da Word ne sprema nepotrebne informacije o slici "za svaki slučaj".
Onda idite na Datoteka> Opcije> Spremi I provjerite postavke ugrađivanja fontova. Onemogućite "Ugradi fontove u datoteku" ako vam nije potrebno garantirati 100% konzistentnost u korištenju fontova na svim uređajima. Ako vam je potrebno, barem omogućite opcije za Umetnite samo korištene znakove i nemojte ugrađivati uobičajene fontove..
Također je preporučljivo izbjegavati prekomjernu upotrebu teških predmeta kao što su vrlo složena grafika ili grafika umetnuta iz drugih programa u nekomprimiranim formatima. Kad god je to moguće, koristite Wordovu izvornu grafiku ili slike koje su već optimizirane kako biste smanjili utjecaj na veličinu datoteke.
Kada završite s podešavanjem svega, sačuvajte datoteku kao .docx (ako je još uvijek u .doc, starom formatu) i provjerite odjeljak s informacijama o dokumentu kako Veličina datoteke je smanjenaU mnogim slučajevima promjena je radikalna, posebno ako je originalni dokument godinama uređivan bez ikakve optimizacije.
Kako komprimirati PowerPoint prezentaciju iz Windowsa
U PowerPoint prezentacijama, pored ugrađenih alata programa, možete koristiti i... Kompresija datoteka u Windowsu Da biste smanjili veličinu onoga što šaljete. To ne smanjuje unutrašnju težinu prezentacije, ali je pakuje u datoteku kojom se lakše upravlja.
Da biste to učinili, otvorite Istraživač datoteka (ili Windows Explorer)Možete mu pristupiti iz menija Start ili pomoću prečice na tastaturi, ovisno o vašoj verziji Windowsa (na primjer, u Windowsu 8 i novijim verzijama, pomoću tipke Windows).
Nakon što otvorite preglednik, idite u mapu u kojoj ste spremili prezentaciju koju želite podijeliti. Kliknite desnim tasterom miša na .ppt ili .pptx datoteku da biste otvorili kontekstni meni s različitim opcijama.
Unutar tog menija, postavite miš iznad opcije "Poslati" i u podmeniju koji se otvori odaberite «Kompresovani folder (zip)»Windows će kreirati novu .zip datoteku u istom direktoriju s istim nazivom kao i vaša prezentacija, ali komprimiranu.
Ova komprimirana datoteka je obično mnogo manja od originalne prezentacije i Idealno je za slanje poštom. ili, ako ostane velika, podijelite ga na dijelovePrimalac će samo trebati dvaput kliknuti na zip datoteku i raspakirati je kako bi vratio prezentaciju tačno onakvu kakva je bila.
Smanjite veličinu video i audio datoteka u PowerPointu
Još jedna ključna stvar u PowerPointu je multimedijalni sadržaj. Ugrađeni videozapisi i audio datoteke Mogu napraviti prezentaciju, koja na prvi pogled izgleda jednostavno, tešku desetine ili čak stotine megabajta.
PowerPoint uključuje posebnu funkciju za komprimirati multimedijalne datoteke unutar prezentacijeIako se tačna putanja može neznatno razlikovati ovisno o verziji, obično ćete je pronaći u opcijama medija ili alatima za datoteke.
Omogućavanjem kompresije medija, program rekodira video i audio u efikasniji format i smanjuje njihov bitrate, što obično znači vrlo primjetno smanjenje ukupne veličine datoteke bez da to bude previše primjetno u kvaliteti tokom standardne prezentacije.
Pored korištenja ovog alata, dobra je praksa umetati od početka videozapisi su već optimizirani (na primjer, skraćenog trajanja i u razumnoj rezoluciji poput 720p) umjesto postavljanja ogromnih 4K datoteka koje ne dodaju ništa kada se reproduciraju na osnovnom projektoru ili malom platnu.
Ako je vaša prezentacija i dalje prevelika, možete razmisliti i o povezivanju na određene online videozapise (na primjer, sa servisa kao što su streaming) umjesto da ih ugrađuje. Na ovaj način, PowerPoint datoteka će biti mnogo manja.Međutim, tokom prezentacije će vam biti potrebna internet veza.
Strastveni pisac o svijetu bajtova i tehnologije općenito. Volim dijeliti svoje znanje kroz pisanje, a to je ono što ću raditi na ovom blogu, pokazivati vam sve najzanimljivije stvari o gadžetima, softveru, hardveru, tehnološkim trendovima i još mnogo toga. Moj cilj je pomoći vam da se krećete u digitalnom svijetu na jednostavan i zabavan način.