কৌশলগত টিউটোরিয়াল: আপনার কোম্পানিকে ডিজিটালাইজ করার জন্য কোন সফ্টওয়্যারটি বেছে নেবেন

পদক্ষেপ নিন একটি কোম্পানিকে ডিজিটালাইজ করুন এটি কেবল কয়েকটি প্রোগ্রাম ইনস্টল করে একটি দিন ঘোষণা করার বিষয় নয়; এর মধ্যে আপনার কাজ কীভাবে হয়, গ্রাহকের কাছে আপনি কী মূল্য নিয়ে আসেন এবং আগামী বছরগুলিতে আপনি কীভাবে বৃদ্ধির পরিকল্পনা করেন তা পর্যালোচনা করা জড়িত। পরিবর্তনের ভয়, জ্ঞানের অভাব, অথবা "এই পদ্ধতিটি এখন পর্যন্ত আমাদের জন্য ভালভাবে কাজ করেছে" বলে অনেক SME এই সিদ্ধান্তটি স্থগিত করে চলেছে।

সমস্যা হলো এই মানসিকতা আজ একটা ফাঁদ: বাজার ডিজিটাল, চাহিদাপূর্ণ এবং দ্রুতগতির হয়ে উঠেছে।আর যেসব কোম্পানি মানিয়ে নিতে পারে না, তাদের পেছনে পড়ে যাওয়ার ঝুঁকি থাকে। ভালো খবর হলো, শুরু করা কখনোই সহজ বা সহজলভ্য ছিল না: বিনামূল্যের ক্লাউড-ভিত্তিক সরঞ্জাম থেকে শুরু করে উন্নত, ব্যাপক ব্যবস্থাপনা প্ল্যাটফর্ম পর্যন্ত সকল আকার, খাত এবং বাজেটের জন্য সমাধান রয়েছে।

একটি কোম্পানিকে ডিজিটালাইজ করার আসলে কী অর্থ?

যখন আমরা কোনও কোম্পানিকে ডিজিটাইজ করার কথা বলি, তখন আমরা "এক্সেল থেকে আরও কিছুটা আধুনিক প্রোগ্রামে স্যুইচ করার" কথা বলছি না; আমরা কথা বলছি বর্তমানে ম্যানুয়াল, কাগজ-ভিত্তিক, অথবা ছড়িয়ে ছিটিয়ে থাকা প্রক্রিয়াগুলিকে সংযুক্ত ডিজিটাল পরিবেশে স্থানান্তর করুন।এর মধ্যে সরঞ্জাম এবং কাজ সংগঠিত করার একটি ভিন্ন পদ্ধতি উভয়ই জড়িত।

বাস্তবে, ডিজিটাইজেশন হল ভৌত ক্রিয়াকলাপগুলিকে ডিজিটাল প্রবাহে রূপান্তর করাঅর্ডার, ইনভয়েস, চুক্তি, নিবন্ধন, বিপণন প্রচারণা, গ্রাহক পরিষেবা, ইনভেন্টরি... সমস্ত কাজ ১০০% ডিজিটাল হতে পারে না, তবে একটি বড় অংশ তা করতে পারে, এবং ঠিক এইগুলিই দক্ষতা এবং স্কেলেবিলিটিতে পার্থক্য তৈরি করে।

অধিকন্তু, প্রক্রিয়াটির জন্য প্রায় সবসময়ই মৌলিক বিষয়গুলি পর্যালোচনা করা প্রয়োজন যেমন ব্যবসায়িক মডেল, বাণিজ্যিক কৌশল, সরবরাহ, যোগাযোগের মাধ্যম এবং জনবল ব্যবস্থাপনাএটি কেবল প্রযুক্তি সম্পর্কে নয়: এটি আপনি কীভাবে মূল্য তৈরি করেন এবং কীভাবে প্রদান করেন তা পুনর্বিবেচনা করার বিষয়ে।

ইউরোপে, এই পরিবর্তনটিকে এতটাই কৌশলগত বলে মনে করা হয় যে সেখানে যেমন প্রোগ্রাম রয়েছে ডিজিটাল কিট এবং পরবর্তী প্রজন্মের তহবিলএমনভাবে ডিজাইন করা হয়েছে যাতে ক্ষুদ্র ও মাঝারি শিল্প এবং স্ব-কর্মসংস্থানকারীরা তাদের ডিজিটাইজেশন সমাধানের জন্য অর্থায়ন করতে পারে, প্রাথমিকভাবে বড় বিনিয়োগ ছাড়াই।

ডিজিটাইজেশন এবং ডিজিটাল রূপান্তরের মধ্যে পার্থক্য

শব্দগুলিকে মিশ্রিত করা সহজ, কিন্তু পার্থক্য করা গুরুত্বপূর্ণ: ডিজিটাইজেশন এবং ডিজিটাল রূপান্তর একই জিনিস নয়তারা হাতে হাত রেখে চলে, কিন্তু তারা বিভিন্ন লীগে খেলে।

La ডিজিটাইজেশন দৃষ্টি নিবদ্ধ কর অ্যানালগ প্রক্রিয়াগুলিকে ডিজিটাল প্রক্রিয়ায় রূপান্তর করা প্রক্রিয়াটির সারাংশ খুব বেশি পরিবর্তন না করে। উদাহরণস্বরূপ: ভৌত ফাইলিং ক্যাবিনেট থেকে ক্লাউড-ভিত্তিক ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমে স্থানান্তর, ব্যবহার করে ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর হাতে লেখা স্বাক্ষরের পরিবর্তে, ডেলিভারি নোট স্ক্যান করুন এবং সেগুলি একটি ব্যবস্থাপনা সিস্টেমে সংরক্ষণ করুন।

La ডিজিটাল রূপান্তর এটি আরও এক ধাপ (অথবা একাধিক) এগিয়ে যায়: এটি ধরে নেয় ডিজিটাল কী-তে কোম্পানিকে পুনর্বিবেচনা করা, গ্রাহকের উপর কৌশল কেন্দ্রীভূত করা এবং নির্ভর করে AI, অটোমেশনের মতো প্রযুক্তিপণ্য, পরিষেবা এবং কাজের পদ্ধতি পুনরায় ডিজাইন করার জন্য ক্লাউড, বিগ ডেটা বা ই-কমার্স।

ডিজিটাইজেশন যখন আপনি ইতিমধ্যে যা করছেন তা ডিজিটাল ফর্ম্যাটে "অনুবাদ" করে, তখন ডিজিটাল রূপান্তর খেলার নিয়ম পরিবর্তন করা: আপনি কীভাবে সিদ্ধান্ত নেন, কীভাবে বিক্রি করেন, গ্রাহক এবং সরবরাহকারীদের সাথে কীভাবে সম্পর্ক স্থাপন করেন, কীভাবে আপনি অভ্যন্তরীণ প্রতিভা সংগঠিত করেন, অথবা কীভাবে আপনি উদ্ভাবন করেন।

ডিজিটাইজেশন ছাড়া কোন রূপান্তর সম্ভব নয়, কিন্তু শুধু ডিজিটালাইজেশনের জন্য ডিজিটালাইজ করুন (কৌশল ছাড়া সরঞ্জাম ইনস্টল করা) আপনাকে আজ নিজেকে আলাদা করার জন্য প্রয়োজনীয় প্রতিযোগিতামূলক সুবিধা দেবে না।

স্পেনে ব্যবসায়িক ডিজিটাইজেশনের বর্তমান সারসংক্ষেপ

স্পেনে, ডিজিটাল অগ্রগতি দীর্ঘমেয়াদী দৃষ্টিভঙ্গি নিয়ে আসছে: বিস্তৃত অবকাঠামো, পর্যাপ্ত সাহায্য, তবুও উন্নত এবং পিছিয়ে থাকা কোম্পানিগুলির মধ্যে একটি উল্লেখযোগ্য ব্যবধান.

সাম্প্রতিক ইউরোপীয় সূচক অনুসারে, দেশটি উল্লেখযোগ্য অগ্রগতি অর্জন করেছে সংযোগ, ফাইবার এবং 5G স্থাপনা, এবং কোম্পানিগুলির দ্বারা প্রযুক্তি গ্রহণফাইবার ইতিমধ্যেই প্রায় ৯৫% বাড়িতে পৌঁছেছে এবং ৫জি প্রায় সমগ্র জনসংখ্যার কাছে পৌঁছেছে, যার মধ্যে অনেক গ্রামীণ এলাকাও রয়েছে।

ডিজিটাল অর্থনীতি ইতিমধ্যেই প্রায় ওজনের জিডিপির ২২% এবং অটোমেশন, ই-কমার্স এবং ডিজিটাল পরিষেবার মাধ্যমে এটি প্রতি বছর কয়েক পয়েন্ট বৃদ্ধি পাবে বলে আশা করা হচ্ছে।

তবুও, অনেক SME এবং ক্ষুদ্র-উদ্যোগ শুধুমাত্র ব্যবহার করে চলেছে মৌলিক সরঞ্জাম (ইমেল, অফিস সফটওয়্যার এবং অন্য কিছু)সমাধানের দিকে ঝাঁপ না দিয়েই IA, বড় ডেটা অথবা উন্নত ক্লাউড যা আপনার উৎপাদনশীলতা এবং বিশ্লেষণাত্মক ক্ষমতাকে বহুগুণে বাড়িয়ে তুলতে পারে।

আরেকটি গুরুত্বপূর্ণ চ্যালেঞ্জ হলো ডিজিটাল দক্ষতা কর্মীবাহিনীর ক্ষেত্রে: প্রযুক্তিগত প্রোফাইলের অভাব এবং প্রযুক্তিকে ঘিরে আতঙ্কের মাত্রা বেশি। তাই ডিজিটাল দক্ষতা, ডেটা, এআই এবং অন্যান্য প্রযুক্তিতে প্রশিক্ষণ প্রদানকারী সরকারি ও বেসরকারি উদ্যোগের সংখ্যা ক্রমবর্ধমান। সাইবার নিরাপত্তা.

আপনার কোম্পানিকে ডিজিটালাইজ না করার সুবিধা এবং ঝুঁকি

ডিজিটাইজেশনের কারণগুলি কোনও প্রযুক্তিগত ইচ্ছা নয়: এর সাথে সম্পর্কিত উৎপাদনশীলতা, খরচ, প্রতিযোগিতা এবং টিকে থাকাগ্রাহকদের অভ্যাসের পরিবর্তন, হাইব্রিড কাজ, মার্জিনের চাপ এবং বাজারের গতি এটিকে আর ঐচ্ছিক করে তুলেছে না।

প্রধান সুবিধাগুলির মধ্যে রয়েছে: রিয়েল-টাইম সহযোগিতা, যেকোনো ডিভাইস থেকে ২৪/৭ সহজলভ্যতা, এবং কাগজের ব্যবহার এবং ম্যানুয়াল কাজ কমানোডিজিটাল ওয়ার্কফ্লো সহ একটি ব্যবসা অফিস বন্ধ থাকা সত্ত্বেও বিক্রি, পরিষেবা, চালান বা সহায়তা প্রদান করতে পারে।

প্রক্রিয়া থেকে বাদ পড়ার একটা মূল্য আছে: প্রতিযোগিতামূলক ক্ষমতা হ্রাস, আরও ম্যানুয়াল ত্রুটি, প্রতিক্রিয়াশীলতা হ্রাস এবং গ্রাহক অভিজ্ঞতা খারাপএটা কোন কাকতালীয় ঘটনা নয় যে ব্যবসায়িক ব্যর্থতার অনেক প্রতীকী ক্ষেত্রে (ব্লকবাস্টার, কোডাক, নোকিয়া...) মিল রয়েছে যে তারা সময়ের সাথে সাথে ডিজিটাল যুগের সাথে খাপ খাইয়ে নেয়নি।

সংক্ষেপে, কিছু কোম্পানি কম দিয়ে বেশি কিছু করার এবং নতুন বাজার খোলার জন্য প্রযুক্তি ব্যবহার করে, যেগুলো ডিজিটাইজড নয় সেগুলো অনমনীয়, ব্যয়বহুল এবং ধীর কাঠামোর মধ্যে আটকা পড়ে থাকে। যা শেষ পর্যন্ত অস্থিতিশীল হয়ে পড়ে।

একটি কোম্পানিকে ডিজিটালাইজ করার জন্য ৭টি মূল ধরণের সফটওয়্যার

নির্দিষ্ট সরঞ্জাম নির্বাচন করার আগে, এটা বোঝা গুরুত্বপূর্ণ যে কী সফটওয়্যারের ধরণগুলি একটি প্রতিষ্ঠানের ডিজিটাল "মেরুদণ্ড" গঠন করেআপনার একবারে সবগুলো বাস্তবায়ন করার দরকার নেই, তবে প্রতিটি কী কী অন্তর্ভুক্ত করে এবং কীভাবে তারা একে অপরের সাথে সংযুক্ত থাকে সে সম্পর্কে আপনাকে স্পষ্ট থাকতে হবে।

১. ইআরপি বা এন্টারপ্রাইজ রিসোর্স প্ল্যানিং সফটওয়্যার

একটি ERP (এন্টারপ্রাইজ রিসোর্স প্ল্যানিং) সিস্টেম অনেক কোম্পানির হৃদয়: এটি অর্থায়ন, ক্রয়, বিক্রয়, মজুদ, উৎপাদন এবং অনেক ক্ষেত্রে, মানব সম্পদকে কেন্দ্রীভূত করে। একটি একক ডাটাবেসে। এটি বাস্তবতার অনুকরণ, ত্রুটি এবং পরস্পরবিরোধী সংস্করণ এড়ায়।

এই সিস্টেমগুলি অনুমতি দেয় কোম্পানিকে একটি সংযুক্ত সমগ্র হিসেবে দেখা এবং পরিচালনা করাগুদামে যা ঘটে তা ক্রয়, নগদ প্রবাহ এবং বিক্রয় পূর্বাভাসের উপর প্রভাব ফেলে। একটি ভাল ERP সিস্টেমের সাহায্যে, আপনি ইনভয়েসিং, ব্যাংক পুনর্মিলন, বাজেট ব্যবস্থাপনা এবং অ্যাকাউন্টিং রিপোর্ট স্বয়ংক্রিয় করতে পারেন।

বাজার সকল স্তরের জন্য সমাধান প্রদান করে: সম্পূর্ণ স্যুট থেকে শুরু করে যেমন এসএপি, মাইক্রোসফট ডাইনামিক্স, ওডু অথবা গেইল ক্লাউড থেকে শুরু করে এসএমই-এর জন্য হালকা বিকল্প, যা ইনভয়েসিং, বেসিক অ্যাকাউন্টিং এবং স্টক নিয়ন্ত্রণকে একত্রিত করে।

গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হলো আপনি এমন একটি ERP বেছে নিন যা আপনার ব্যবসার আকার এবং জটিলতার সাথে খাপ খাইয়ে নেয় এবং যা ক্লাউড সংস্করণ, ইন্টিগ্রেশন এবং স্কেলেবিলিটি যাতে দুই বছর পরে তুমি ব্যর্থ না হও।

২. বিপিএম বা ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার

বিপিএম (ব্যবসায়িক প্রক্রিয়া ব্যবস্থাপনা) কেবল এক ধরণের হাতিয়ার নয়, এটি প্রায় একটি কাজের দর্শন: চলমান ভিত্তিতে কোম্পানির গুরুত্বপূর্ণ প্রক্রিয়াগুলি বিশ্লেষণ, পুনর্নির্মাণ এবং অপ্টিমাইজ করুন।.

BPM প্ল্যাটফর্মগুলি অনুমতি দেয় কর্মপ্রবাহের মানচিত্র তৈরি করুন, পুনরাবৃত্তিমূলক কাজগুলি স্বয়ংক্রিয় করুন, দায়িত্বগুলি সংজ্ঞায়িত করুন এবং সময় এবং বাধাগুলি পরিমাপ করুন।তারা প্রায়শই উন্নতির পরামর্শ দিতে বা অদক্ষতা সনাক্ত করতে ব্যবসায়িক নিয়ম, অটোমেশন এবং এমনকি কৃত্রিম বুদ্ধিমত্তার উপর নির্ভর করে।

BPM এর সবচেয়ে বড় মূল্য হল এটি আপনাকে বাধ্য করে আপনি কীভাবে কাজ করেন তার ভিত্তি পর্যালোচনা করুন: কোন পদক্ষেপগুলি অপ্রয়োজনীয়, কোন কাজগুলি স্বয়ংক্রিয় করা যেতে পারে, কোন অনুমোদনগুলি অপ্রয়োজনীয়, কোথায় সময় নষ্ট হয়।

একবার বাস্তবায়িত হলে, আপনার প্রতিষ্ঠান লাভবান হবে তত্পরতা, অনুসরণযোগ্যতা এবং পরিবর্তনের ক্ষমতাএকটি প্রক্রিয়া সামঞ্জস্য করা এখন আর মাসব্যাপী নাটকীয়তা নয় এবং এটি সফ্টওয়্যারের নিজস্ব একটি কনফিগারেশনে পরিণত হয়।

৩. ডিজিটাল যোগাযোগ এবং সহযোগিতার সরঞ্জাম

মহামারী যদি একটি জিনিস স্পষ্ট করে দেয়, তা হল, ভালো অভ্যন্তরীণ যোগাযোগ ছাড়া একটি কোম্পানি ভেঙে পড়ে। আজ, এটি ছাড়া প্রতিযোগিতা করা কল্পনাও করা যায় না। এমন প্ল্যাটফর্ম যা মেসেজিং, ভিডিও কল, প্রকল্প চ্যানেল এবং সহযোগিতামূলক কাজ সহজতর করে.

সরঞ্জাম পছন্দ ফসকা, মাইক্রোসফট টিম, জুম, গুগল চ্যাট বা এমনকি এমনকি WhatsApp সুসংগঠিত ব্যবসাগুলি অনুমতি দেয় মেইলের উপর নির্ভরতা কমানো, সিদ্ধান্ত গ্রহণ ত্বরান্বিত করা এবং ট্রেসেবিলিটি বজায় রাখা কথোপকথন এবং চুক্তির।

আদর্শভাবে, আপনার এমন একটি সমাধান গ্রহণ করা উচিত যা আপনার অন্যান্য সরঞ্জামগুলির সাথে একীভূত হয় (ERP, CRM, প্রকল্প ব্যবস্থাপক, স্টোরেজ মেঘের মধ্যে) যাতে দলগুলি ক্রমাগত প্ল্যাটফর্ম পরিবর্তন না করেই ফাইল, কাজ এবং আপডেট শেয়ার করুন।.

এখানে মূল কথা হল স্পষ্ট নিয়ম নির্ধারণ করা: চ্যাটের মাধ্যমে কী পরিচালিত হয়, ইমেলের মাধ্যমে কী, প্রকল্প ব্যবস্থাপকের মধ্যে কী থাকে... এবং টুলটিকে মিত্রের পরিবর্তে ক্রমাগত শব্দে পরিণত হতে বাধা দেওয়া।

৪. মার্কেটিং অটোমেশন সফটওয়্যার

আধুনিক মার্কেটিং আর স্প্রেডশিট এবং বিচ্ছিন্ন প্রচারণা দিয়ে পরিচালিত করা যাবে না: পুরো ফানেল জুড়ে ব্যক্তিগতকরণ এবং গ্রাহক ট্র্যাকিংয়ের জন্য অটোমেশন প্রয়োজন।.

মার্কেটিং অটোমেশন প্ল্যাটফর্ম (যেমন হাবস্পট, অ্যাক্টিভ ক্যাম্পেইন, মেইলচিম্প, ব্রেভো অথবা অন্যদের) অনুমতি দিন সেগমেন্ট লিড তৈরি করুন, স্বয়ংক্রিয় কন্টেন্ট দিয়ে তাদের লালন করুন, মাল্টিচ্যানেল প্রচারণা শুরু করুন এবং রিয়েল টাইমে ফলাফল পরিমাপ করুন।.

এই সরঞ্জামগুলি ভার্চুয়াল সহকারী হিসেবে কাজ করে যা পাঠায় ইমেল ব্যবহারকারীর আচরণের উপর ভিত্তি করে, এটি ক্রয়ের সম্ভাব্যতার ভিত্তিতে শীর্ষস্থান অর্জন করে এবং পরিত্যক্ত কার্ট রিমাইন্ডার পাঠায়। অথবা নিষ্ক্রিয় গ্রাহকদের পুনরায় সক্রিয় করে।

উপরন্তু, তারা শক্তিশালী অফার করে বিশ্লেষণ মডিউল, এসইওসামাজিক যোগাযোগ মাধ্যম এবং প্রতিবেদনযা আপনাকে বুঝতে সাহায্য করবে কোন কোন পদক্ষেপ কাজ করে, কোথায় আকর্ষণ হারিয়ে যায় এবং কীভাবে আপনার বিপণন বিনিয়োগকে অপ্টিমাইজ করা যায়।

৫. প্রকল্প এবং কার্য ব্যবস্থাপক

যখন কাজের চাপ বৃদ্ধি পায় এবং দল বৃদ্ধি পায়, তখন কাগজের তালিকা এবং ক্রস-ইমেলগুলি অকার্যকর হয়ে পড়ে। এখানেই প্রকল্প এবং কার্য পরিচালকদেরযা প্রয়োজনীয় সবকিছুর জন্য একটি শেয়ারড কন্ট্রোল প্যানেল হিসেবে কাজ করে।

সরঞ্জাম পছন্দ ট্রেলো, আসন, সোমবার, ধারণা, জিরা অথবা ক্লিকআপ অনুমতি প্রকল্পগুলি দেখুন, কাজগুলি বরাদ্দ করুন, সময়সীমা নির্ধারণ করুন, ডকুমেন্টেশন সংযুক্ত করুন এবং বাস্তব সময়ে অগ্রগতি ট্র্যাক করুন।, প্রায়শই কানবান ভিউ, ক্যালেন্ডার, অথবা গ্যান্ট চার্ট সহ।

এর সুবিধা দ্বিগুণ: একদিকে, তারা ভুলে যাওয়া এবং অসমাপ্ত কাজ প্রতিরোধ করেঅন্যদিকে, তারা ব্যবস্থাপনা দলকে কাজের চাপ, বিলম্ব এবং এলাকার মধ্যে নির্ভরতা সম্পর্কে দৃশ্যমানতা প্রদান করে।

একটি বা অন্যটি বেছে নেওয়া নির্ভর করবে আপনার দৈনন্দিন কাজগুলি পরিচালনা করার জন্য হালকা কিছু প্রয়োজন নাকি প্রকল্প পোর্টফোলিও, উন্নত ইন্টিগ্রেশন এবং জটিল টেমপ্লেট পরিচালনা করতে সক্ষম আরও শক্তিশালী সিস্টেমের উপর।

৬. সিআরএম বা গ্রাহক সম্পর্ক ব্যবস্থাপনা ব্যবস্থা

সিআরএম (গ্রাহক সম্পর্ক ব্যবস্থাপনা) হল সেই অংশ যা আপনাকে অনুমতি দেয় গ্রাহক এবং বিক্রয় সুযোগ সম্পর্কে সমস্ত তথ্য কেন্দ্রীভূত করুন: যোগাযোগের বিবরণ, মিথস্ক্রিয়া, প্রস্তাব, ঘটনা, ক্রয়ের ইতিহাস ইত্যাদি।

মত সমাধান সেলসফোর্স, হাবস্পট সিআরএম, জোহো সিআরএম, পাইপড্রাইভ, সোমবার সিআরএম, সেন্ডপালস বা গেল ক্লাউড সাহায্য বিক্রয় পাইপলাইন গঠন করুন, স্বয়ংক্রিয় ফলো-আপ করুন এবং বিক্রয় ও গ্রাহক পরিষেবা দলের সমন্বয় করুন।.

একটি ভালো CRM আপনার "ব্যবসায়িক স্মৃতি" হয়ে ওঠে: কোনও লিড নষ্ট হয় না, সুযোগগুলিকে অগ্রাধিকার দেওয়া হয় এবং গ্রাহকরা আরও ব্যক্তিগতকৃত চিকিৎসা পান। এবং পরিচালকরা রূপান্তর হার, বিক্রয় চক্র এবং রাজস্ব পূর্বাভাস বিশ্লেষণ করতে পারেন।

মার্কেটিং অটোমেশন এবং ERP-এর সাথে একীভূত হলে, কোম্পানি গ্রাহকের 360º দৃষ্টিভঙ্গি লাভ করে: সে তোমার সাথে কিভাবে দেখা করেছিল থেকে শুরু করে কোন কোন পণ্য খায় এবং কতবার খায়এর মধ্যে এটি যে সমর্থন পেয়েছে তাও অন্তর্ভুক্ত।

৭. ক্লাউড স্টোরেজ এবং ডকুমেন্ট ব্যবস্থাপনা

ক্লাউড স্টোরেজ ডিজিটাইজেশনের অন্যতম বড় সহায়ক কারণ এটি যেকোনো জায়গা থেকে ডকুমেন্ট অ্যাক্সেস করুন, রিয়েল টাইমে সহযোগিতা করুন এবং কাগজপত্রের কাজ ব্যাপকভাবে কম করুন।.

প্ল্যাটফর্মের মত গুগল ড্রাইভ, ড্রপবক্স, ওয়ানড্রাইভ, অথবা ডকুওয়্যারের মতো আরও উন্নত ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম সহজতর করা সুরক্ষিত সংগ্রহস্থল, সংস্করণ ফাইল তৈরি করুন, ব্যবহারকারী বা বিভাগ দ্বারা অনুমতি সংজ্ঞায়িত করুন এবং অনুমোদনের কর্মপ্রবাহ স্বয়ংক্রিয় করুন।.

যেসব পরিবেশে কাগজের পরিমাণ বেশি, সেখানে নিম্নলিখিত বিষয়গুলি কার্যকর হয়: ওসিআর সহ ডকুমেন্ট ডিজিটাইজেশন সফটওয়্যার (অপটিক্যাল ক্যারেক্টার রিকগনিশন), যা স্ক্যানগুলিকে কেবল স্থির চিত্রের পরিবর্তে সম্পাদনাযোগ্য এবং অনুসন্ধানযোগ্য তথ্যে রূপান্তরিত করার অনুমতি দেয়।

মত সমাধান RICOH স্ট্রিমলাইন NX অথবা DocuWare তারা ডকুমেন্টের ধরণ সনাক্ত করতে পারে, মূল তথ্য (ইনভয়েস নম্বর, সরবরাহকারী, তারিখ, পরিমাণ) বের করতে পারে এবং সংশ্লিষ্ট সিস্টেম বা বিভাগে স্বয়ংক্রিয়ভাবে পাঠানকায়িক শ্রম এবং ত্রুটি হ্রাস করা।

কোম্পানির ক্ষেত্র এবং প্রস্তাবিত সফ্টওয়্যার প্রকারগুলি

বিকল্পের সমুদ্রে হারিয়ে যাওয়া এড়াতে, মানচিত্র তৈরি করা সহায়ক প্রতিটি ক্ষেত্রে সাধারণত কোন সরঞ্জামগুলি ব্যবহৃত হয় এবং সেগুলি কোন প্রক্রিয়াগুলি কভার করেবিস্তৃতভাবে বললে, ছবিটি এরকম দেখাচ্ছে:

• অর্থ ও হিসাববিলিং, ব্যাংক সমন্বয়, বাজেট, কর। তারা সাধারণত নির্ভর করে ইআরপি এবং আর্থিক সফটওয়্যার (গেল ক্লাউড, এসএপি, সেজ, ওডু, কুইকবুকস, অ্যালেগ্রা, জোহো বুকস...)।
• অপারেশন, লজিস্টিকস এবং ইনভেন্টরিতাদের প্রয়োজন: মজুদ নিয়ন্ত্রণ, উৎপাদন পরিকল্পনা, ডেলিভারি রুট এবং মান নিয়ন্ত্রণ। ইআরপি, লজিস্টিক সফটওয়্যার এবং পরিকল্পনা সরঞ্জাম (ওডু, টিএমএস, সাপ্লাই চেইন সলিউশন)।
• বিক্রয় এবং ই-কমার্সবাণিজ্যিক পাইপলাইন, বিক্রয় কেন্দ্র, অনলাইন স্টোর। এগুলো সবই সিস্টেমের অংশ। সিআরএম, ই-কমার্স প্ল্যাটফর্ম এবং পিওএস (Shopify, WooCommerce, Jumpseller, Salesforce, HubSpot, Bsale, Monday CRM...)।
• মার্কেটিং এবং সোশ্যাল মিডিয়াপ্রচারণা, ইমেইল - মার্কেটিংSEO, বিশ্লেষণ, সোশ্যাল মিডিয়া ম্যানেজমেন্ট। তারা সাধারণত ব্যবহার করে অটোমেশন এবং বিশ্লেষণ সরঞ্জাম (হাবস্পট, অ্যাক্টিভক্যাম্পেইন, সেমরাশ, মেইলচিম্প, হুটস্যুট, সোশ্যালজেস্ট...)।
• মানব সম্পদবেতন, সময় ট্র্যাকিং, ছুটি ব্যবস্থাপনা, নিয়োগ এবং কর্মক্ষমতা মূল্যায়ন। তারা নির্ভর করে এইচআর সফটওয়্যার (ফ্যাক্টোরিয়াল, বুক, তালানা, ওয়ার্কডে, ডিল, মালিকানাধীন ক্লাউড সমাধান)।
• স্টোরেজ এবং ডকুমেন্টেশনফাইল ব্যবস্থাপনা, ব্যাকআপ এবং অ্যাক্সেসের অনুমতি প্রয়োজন। ক্লাউড প্ল্যাটফর্ম এবং ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম (গুগল ড্রাইভ, ড্রপবক্স, ওয়ানড্রাইভ, ডকুওয়্যার)।
• সহায়তা এবং বিক্রয়োত্তর পরিষেবাটিকিট, চ্যাট, হেল্পডেস্ক, সাপোর্ট অটোমেশন। এগুলো সবই এখানে খাপ খায়। গ্রাহক সেবা সরঞ্জাম (জেনডেস্ক, ইন্টারকম, হেল্প স্কাউট, হাবস্পট সার্ভিস হাব...)।
• সৃজনশীল এবং বিষয়বস্তুর ক্ষেত্র: ডিজাইন, ভিডিও, কন্টেন্ট, উত্পাদক এআই. তারা ব্যবহার করে সৃজনশীল এবং এআই প্ল্যাটফর্ম (অ্যাডোব ক্রিয়েটিভ ক্লাউড, ক্যানভা, ফিগমা, ভিইডি, চ্যাটজিপিটি, মিডজার্নি, জ্যাসপার, জেমিনি…)।

মূল কথা হলো সবকিছু থাকা নয়, কিন্তু আজ কোন ক্ষেত্রটি সবচেয়ে বেশি "আটকে" এবং কোন ধরণের সফ্টওয়্যার স্বল্পমেয়াদে সবচেয়ে বেশি প্রভাব ফেলবে তা চিহ্নিত করুন।, এবং তারপর ধীরে ধীরে একটি সুসংগত স্থাপত্য তৈরি করুন।

ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারের প্রকারভেদ: বিশেষায়িত, ERP, কাস্টম-মেড এবং সহযোগী প্ল্যাটফর্ম

একবার আপনি কোন প্রক্রিয়াগুলিকে ডিজিটাইজ করতে চান সে সম্পর্কে স্পষ্ট হয়ে গেলে, কোন সফ্টওয়্যার পদ্ধতিটি সবচেয়ে উপযুক্ত তা সিদ্ধান্ত নেওয়ার সময় এসেছে: ফাংশন, ERP, কাস্টম ডেভেলপমেন্ট বা নমনীয় সহযোগী প্ল্যাটফর্মের মাধ্যমে বিশেষায়িত সমাধান.

ফাংশন অনুসারে বিশেষায়িত বাণিজ্যিক সফ্টওয়্যার

এগুলি সমাধানের জন্য ডিজাইন করা সরঞ্জাম খুব ভালো, একটি নির্দিষ্ট সমস্যা: CRM, অ্যাকাউন্টিং, প্রকল্প, সহায়তা, বিপণন ইত্যাদি।এগুলি সাধারণত দ্রুত বাস্তবায়ন করা হয় এবং এর অনেক উন্নত বৈশিষ্ট্য রয়েছে।

এর শক্তি হলো বিশেষীকরণ, বাস্তবায়নের সহজতা এবং ঘন ঘন আপডেট, যা আপনাকে প্রায় কোনও কিছু করার প্রয়োজন ছাড়াই সেক্টরের সেরা অনুশীলনগুলিকে অন্তর্ভুক্ত করে।

বিপরীতভাবে, তারা হতে পারে ডেটা ফ্র্যাগমেন্টেশন, সঞ্চিত লাইসেন্সিং খরচ এবং একটি নির্দিষ্ট অনমনীয়তা অত্যন্ত নির্দিষ্ট প্রক্রিয়াগুলিকে অভিযোজিত করার সময়। তদুপরি, আপনি সরবরাহকারীর রোডম্যাপের উপর বেশ নির্ভরশীল।

সমন্বিত বাণিজ্যিক ERPs

ERP সিস্টেমগুলি কোম্পানির সমন্বিত "মেরুদণ্ড" হওয়ার লক্ষ্য রাখে: একই প্ল্যাটফর্মের মধ্যে একাধিক মডিউল (অর্থায়ন, ক্রয়, বিক্রয়, সরবরাহ, উৎপাদন, এইচআর).

এর প্রধান সুবিধা হল প্রক্রিয়া এবং তথ্যের কেন্দ্রীকরণ: সবাই একই তথ্যের উপর কাজ করে, সাইলো এড়ানো হয় এবং প্রতিবেদন এবং নিয়ন্ত্রক নিয়ন্ত্রণে ধারাবাহিকতা অর্জন করা হয়।

সাধারণত যে মূল্য দিতে হয় তা হল আরও জটিল এবং ব্যয়বহুল বাস্তবায়ন, কিছু অনমনীয়তা এবং সরবরাহকারী নির্ভরতা গভীর সমন্বয়ের জন্য। এজন্যই সুযোগটি সঠিকভাবে সংজ্ঞায়িত করা এবং গুরুত্বপূর্ণ মডিউল দিয়ে শুরু করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।

কাস্টম ডেভেলপমেন্ট

কাস্টম ডেভেলপমেন্ট তখনই কার্যকর হয় যখন তোমার কাজের ধরণ এতটাই সুনির্দিষ্ট যে কোন আদর্শ সমাধানই পুরোপুরি খাপ খায় না। অথবা যখন আপনি সফ্টওয়্যার থেকে সরাসরি প্রতিযোগিতামূলক সুবিধা তৈরি করতে চান।

সুপরিকল্পিত, এটি আপনাকে দেয় আপনার প্রক্রিয়াগুলির সাথে সম্পূর্ণ অভিযোজন, সিস্টেমের বিবর্তন এবং মালিকানার উপর নিয়ন্ত্রণ, ব্যবসা কীভাবে বৃদ্ধি পায় তার উপর নির্ভর করে এটি সামঞ্জস্য করতে সক্ষম হওয়া।

কিন্তু এটি আরও বোঝায় উচ্চ প্রাথমিক খরচ, একটি নির্ভরযোগ্য প্রযুক্তিগত দলের প্রয়োজন এবং রক্ষণাবেক্ষণ ও বিবর্তনের দায়িত্বএকটি স্পষ্ট কৌশল ছাড়া, এটি অপ্রচলিত হয়ে যেতে পারে অথবা একটি বাধায় পরিণত হতে পারে।

সহযোগিতামূলক এবং নিম্ন-কোড কাজের প্ল্যাটফর্ম

সাম্প্রতিক বছরগুলিতে, ক্লাউড প্ল্যাটফর্মগুলি যা অনুমতি দেয় গভীর প্রোগ্রামিং ছাড়াই আপনার নিজস্ব সমাধান তৈরি করুন, টেমপ্লেট, ব্লক এবং অটোমেশনের উপর ভিত্তি করে।

তারা অনুমতি দেয় a বৃহত্তর নমনীয়তা, কম স্থাপনার খরচ এবং ব্যবসায়িক দলগুলির জন্য আরও স্বায়ত্তশাসন, যা ১০০% তথ্যপ্রযুক্তির উপর নির্ভর না করেই প্রক্রিয়াগুলিকে বিকশিত হতে দেয়।

তারা সাধারণত এর জন্য আদর্শ ক্রমবর্ধমান ব্যবসা যাদের অর্ডার এবং অটোমেশনের প্রয়োজন, কিন্তু ঐতিহ্যবাহী ERP বা ব্যয়বহুল কাস্টম ডেভেলপমেন্ট শুরু করতে চান নাকিছু, যেমন জিঙ্কি, কঠিন কর্মক্ষম পরিবেশ সহ্য করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে।

সবকিছুর মতো, তাদেরও নিজস্ব সূক্ষ্মতা রয়েছে: তারা দাবি করে যে কেউ যেন প্ল্যাটফর্মের "মালিক" ভূমিকা গ্রহণ করে। অভ্যন্তরীণভাবে, ব্যবহারকারীর সংখ্যা উল্লেখযোগ্যভাবে বৃদ্ধি পেলে খরচ পর্যবেক্ষণ করা প্রয়োজন, এবং সমস্ত সিস্টেম গুরুত্বপূর্ণ প্রক্রিয়াগুলির জন্য সমানভাবে শক্তিশালী নাও হতে পারে।

আপনার ব্যবসার জন্য সঠিক সফটওয়্যার কীভাবে নির্বাচন করবেন

সফটওয়্যার নির্বাচন করা মানে "সবাই যা ব্যবহার করে" তা কেনা নয়, বরং প্রযুক্তি, প্রক্রিয়া, মানুষ এবং বাজেটের সমন্বয় সাধন করুনএকটি ব্যবহারিক পদ্ধতির মধ্যে তিনটি মূল উপাদান জড়িত।

১. আপনার প্রকৃত চাহিদা বিশ্লেষণ করুন

সরঞ্জামগুলির তুলনা করার আগে, কিছুটা সময় নিন আজকে তোমাকে কী কষ্ট দিচ্ছে তা বুঝো: কোথায় সময় নষ্ট হচ্ছে, কোথায় বেশি ভুল হচ্ছে, কোন কোন বারবার করা কাজগুলো দলকে পুড়িয়ে ফেলছে অথবা কোন প্রক্রিয়াগুলি স্কেল করে না।

মূল প্রক্রিয়াগুলির (বিক্রয়, ক্রয়, প্রকল্প, সহায়তা, অর্থায়ন...) একটি সহজ মানচিত্র তৈরি করুন এবং চিহ্নিত করুন প্রতিটি প্রক্রিয়ার কোন অংশটি আপনি উন্নত বা স্বয়ংক্রিয় করতে চান? পরবর্তী ৬-১২ মাসের মধ্যে।

এছাড়াও বিবেচনা করুন যেমন বিষয়গুলি কোম্পানির আকার, বাজেট, দলের ডিজিটাল স্তর এবং কাজের ধরণ (সশরীরে, হাইব্রিড, দূরবর্তী) যাতে এমন সমাধান প্রস্তাব না করা যা গ্রহণ করা অসম্ভব।

2. প্রয়োজনীয় কার্যকারিতা সংজ্ঞায়িত করুন

সেই মানচিত্রটি হাতে নিয়ে, একটি সংক্ষিপ্ত তালিকা সফটওয়্যারটিতে আপনার যে বৈশিষ্ট্যগুলি একেবারেই প্রয়োজন: ইন্টিগ্রেশন, কানবান ভিউ, ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট, রিপোর্ট, অনুমতি, অটোমেশন ইত্যাদি।

"যে সবচেয়ে বেশি কাজ করে" কেনার প্রলোভন এড়াতে চেষ্টা করুন এবং মনোযোগ দিন যা প্রথম দিন থেকেই মূল্য বৃদ্ধি করবেআপনার বাস্তবতার সাথে ভালোভাবে মানানসই একটি আরও সংক্ষিপ্ত সিস্টেম সাধারণত এমন একটি দানবের চেয়ে অনেক ভালো কাজ করে যা কেউ ব্যবহার করে না।

এটি এমন দিকগুলিকেও মূল্য দেয় যেমন ব্যবহারের সহজতা, কাস্টমাইজেশন, নিরাপত্তা, স্কেলেবিলিটি এবং সহায়তার মানযা প্রায়শই বছরে চারবার ব্যবহার করা দর্শনীয় বৈশিষ্ট্যের চেয়েও বেশি পার্থক্য তৈরি করে।

৩. আপনার বাজেট এবং প্রত্যাশিত রিটার্নের সাথে আপনার পছন্দ সামঞ্জস্য করুন

খরচ কেবল লাইসেন্সের জন্য নয়: এতে অন্তর্ভুক্ত রয়েছে বাস্তবায়ন, প্রশিক্ষণ, সম্ভাব্য আরও উন্নয়ন এবং রক্ষণাবেক্ষণপ্রাথমিক ব্যয় এবং মোট মাসিক বা বার্ষিক খরচ উভয়ই গণনা করুন।

এর সাথে তুলনা করুন আপনি যে সময় বাঁচাতে পারেন, যে ভুলগুলি আপনি কমাতে পারেন, অথবা অতিরিক্ত আয় যা আপনি আরও দক্ষ ব্যবস্থাপনার মাধ্যমে তৈরি করতে পারবেন। এটি আপনাকে বিনিয়োগের সম্ভাব্য রিটার্ন (ROI) সম্পর্কে ধারণা দেবে।

যখনই সম্ভব, বেছে নিন ছোট এবং পরিসরে শুরু করুন: এক বিভাগে পাইলট, মৌলিক সংস্করণ যা আপনি তারপর প্রসারিত করবেন, প্রক্রিয়া অনুসারে পর্যায়ক্রমে... এটি ঝুঁকি হ্রাস করে এবং দলকে মানিয়ে নিতে সাহায্য করে।

ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার সফলভাবে বাস্তবায়নের জন্য সর্বোত্তম অনুশীলন

যদি এর বাস্তবায়ন বিশৃঙ্খল হয় তবে কেবল প্রযুক্তিই কোনও কিছু ঠিক করতে পারবে না। সফ্টওয়্যারটির সত্যিকার অর্থে উৎপাদনশীলতা এবং কাজের মান বৃদ্ধি করাএকটি সুশৃঙ্খল রোডম্যাপ অনুসরণ করা বাঞ্ছনীয়।

প্রকল্প পরিকল্পনা করুন এবং ব্যবস্থাপনা সামঞ্জস্য করুন

সংজ্ঞায়িত করে শুরু করুন স্পষ্ট উদ্দেশ্য, সুযোগ, দায়িত্বশীল পক্ষ, সময়সীমা এবং সাফল্যের মেট্রিক্সশেষ মুহূর্তের প্রতিরোধ এড়াতে শুরু থেকেই ব্যবস্থাপনা এবং ক্ষতিগ্রস্ত এলাকাগুলিকে জড়িত করুন।

বাস্তবায়নকে ভাগ করুন নির্দিষ্ট বিতরণযোগ্য পর্যায়গুলি (উদাহরণস্বরূপ: প্রথমে অর্থায়ন, তারপর প্রকল্প, তারপর CRM) প্রভাব নিয়ন্ত্রণ করতে, দ্রুত শিখতে এবং তাৎক্ষণিকভাবে সামঞ্জস্য করতে সাহায্য করে।

ডেটা মাইগ্রেশনের যত্ন নিন

পুরাতন সিস্টেম (অথবা স্প্রেডশিট) থেকে নতুন প্ল্যাটফর্মে স্থানান্তরের প্রয়োজন তথ্য পরিষ্কার করুন, মানদণ্ড একীভূত করুন এবং তথ্য সঠিকভাবে প্রবেশ করানো হয়েছে কিনা তা যাচাই করুন। নতুন মডেলে।

এটা করার পরামর্শ দেওয়া হয় পরীক্ষার পরিবেশে মাইগ্রেশন পরীক্ষা, মূল ব্যবহারকারীদের সাথে ফলাফল পর্যালোচনা এবং নিয়ম নথিভুক্ত করা (নামকরণ, প্রয়োজনীয় ক্ষেত্র, অনুমতি) যাতে চমক না আসে।

দল তৈরি করুন এবং পরিবর্তন পরিচালনা করুন

সফটওয়্যার প্রকল্পে ব্যর্থতার সবচেয়ে সাধারণ কারণগুলির মধ্যে একটি হল মানুষ এই টুলটি কীভাবে ব্যবহার করতে হয় তা জানে না অথবা এর উপযোগিতা বুঝতে পারে না।প্রশিক্ষণ একটি সাধারণ "ডাক দ্বারা প্রেরিত ম্যানুয়াল" হতে পারে না।

আয়োজন বাস্তব দৈনন্দিন কাজের উপর দৃষ্টি নিবদ্ধ করে ব্যবহারিক সেশন, দ্রুত নির্দেশিকা তৈরি এবং অভ্যন্তরীণ রেফারেন্স নিয়োগ যা প্রশ্নের উত্তর দিতে পারে এবং অন্যদের সমর্থন করতে পারে।

সুবিধাগুলি জানান, আপত্তি শুনুন, এবং দলের সাথে একসাথে প্রক্রিয়াগুলি সামঞ্জস্য করুন, প্রেক্ষাপট ছাড়াই উপর থেকে পরিবর্তন আরোপের পরিবর্তে।

আপডেটগুলি পর্যবেক্ষণ করুন, উন্নত করুন এবং সেগুলির সুবিধা নিন

একবার কাজ শুরু হয়ে গেলে, প্রকল্পটি শেষ বলে মনে করবেন না: প্রতিক্রিয়া অনুরোধ করুন, মেট্রিক্স পর্যালোচনা করুন, বাধা সনাক্ত করুন এবং সেটিংস সামঞ্জস্য করুনক্রমাগত উন্নতি খেলারই অংশ।

এছাড়াও সুবিধা নিন বিক্রেতার আপডেট, নতুন বৈশিষ্ট্য, অথবা ইন্টিগ্রেশন যা আপনার প্রক্রিয়ার সাথে খাপ খাইয়ে নিতে পারে, সর্বদা প্রভাব এবং সময় বিবেচনা করে যাতে দলকে অভিভূত না করে।

চূড়ান্ত লক্ষ্য হলো সফটওয়্যারকে "শুধুমাত্র আরেকটি হাতিয়ার" হিসেবে দেখা বন্ধ করা এবং বিবেচনা করা শুরু করা। আরও ভালো, দ্রুত এবং কম চাপের সাথে কাজ করার জন্য একটি দৈনন্দিন সহযোগী.

যখন কোনও কোম্পানি তার সমাধানগুলি ভালোভাবে বেছে নেয়, ভেবেচিন্তে বাস্তবায়ন করে এবং তার কর্মীদের প্রশিক্ষণ দেয়, তখন প্রযুক্তিই পরিবর্তনের আসল চালিকাশক্তি হয়ে ওঠে: প্রক্রিয়াগুলি সংগঠিত হয়, তথ্য কার্যকর হয়, যোগাযোগ প্রবাহিত হয় এবং বৃদ্ধি আর বিশৃঙ্খলার সমার্থক নয়।শেষ পর্যন্ত, এটিই হল একটি ভালো কৌশলগত টিউটোরিয়ালের সারমর্ম যে কোন সফটওয়্যারটি একটি কোম্পানিকে ডিজিটালাইজ করার জন্য বেছে নেবে: এটি বোঝা যে এটি কেবল প্রোগ্রাম সম্পর্কে নয়, বরং একটি স্মার্ট এবং আরও টেকসই কাজ করার পদ্ধতি ডিজাইন করার বিষয়ে।