Windows 11 ফাইল এক্সপ্লোরারে লেবেল এবং রঙের ব্যবহার

বিড়ালটার সেই ছবিটা বা তুমি যে আসবাবপত্রটা কিনতে চেয়েছিলে তার স্ক্রিনশটটা কোথায় ছিল? আমরা প্রতিদিন প্রচুর ফাইল তৈরি করি, এবং সেগুলোর সঠিক ব্যবস্থাপনা না থাকলে নির্দিষ্ট কোনো কিছু খুঁজে বের করাটা বেশ কষ্টকর হয়ে ওঠে।ফোল্ডার সাহায্য করে বটে, কিন্তু ফাইলের পরিমাণ বাড়লে তা সবসময় যথেষ্ট বা দ্রুত হয় না।

উইন্ডোজ আপনার অনুসন্ধানে শৃঙ্খলা ও গতি আনতে ১১ কয়েকটি উপায় প্রদান করে: Microsoft Purview-এর মাধ্যমে সামঞ্জস্যপূর্ণ ফাইলগুলির জন্য ট্যাগ (মেটাডেটা), টুল বা আইকনযুক্ত ফোল্ডার/এন্ট্রিতে দৃশ্যমান রঙ এবং গোপনীয়তার লেবেল পাওয়া যায়।এগুলোকে একত্রিত করলে আপনি আপনার প্রয়োজনীয় জিনিস আরও দ্রুত খুঁজে পেতে পারেন, বিভাগ অনুযায়ী ফিল্টার করতে পারেন এবং, যদি আপনি কোনো প্রতিষ্ঠানে কাজ করেন, তাহলে কোনো জটিলতা ছাড়াই সংবেদনশীল তথ্য সুরক্ষিত রাখতে পারেন।

লেবেল কী এবং কেন সেগুলি ব্যবহার করা মূল্যবান?

ট্যাগ হলো কীওয়ার্ড যা ফাইলের মেটাডেটার মধ্যে সংরক্ষিত থাকে। এবং তারপর ফাইল এক্সপ্লোরার এটিকে প্রদর্শন, সাজানো এবং অনুসন্ধানের জন্য ব্যবহার করতে পারে। সুতরাং, ফাইলের নাম মনে না থাকলেও, আপনি বিষয়, ক্লায়েন্ট, ইভেন্ট বা আপনার সুবিধামতো অন্য যেকোনো মানদণ্ড ব্যবহার করে এটি খুঁজে বের করতে পারেন।

সব ফরম্যাট প্রচলিত মেটাডেটা ট্যাগ সমর্থন করে না।কিন্তু উইন্ডোজ ১১-এ তারা ডকুমেন্ট নিয়ে কাজ করে মাইক্রোসফট অফিসজনপ্রিয় ইমেজ ফরম্যাটগুলোর (যেমন .jpg/.jpeg এবং অন্যান্য) সাথে পিডিএফ এবং এমনকি ISO-এর মতো কিছু ফাইলের ক্ষেত্রেও, যেখানে Windows তার Details ট্যাবে বিভিন্ন ফিল্ড প্রদর্শন করে। অধিকন্তু, কর্পোরেট পরিবেশে, মাইক্রোসফ্ট পারভিউ গোপনীয়তা লেবেল এগুলো ফাইলের সাথে থাকা শ্রেণিবিন্যাস ও সুরক্ষা যোগ করে।

অনুগ্রহ যে একবার লেবেল করলে আপনার আজীবনের জন্য সময় বাঁচবে।গভীর ফোল্ডার পাথের উপর খুব বেশি নির্ভর না করেই, আপনি সবকিছু আরও দ্রুত খুঁজে পাবেন এবং এক্সপ্লোরার ভিউতে ট্যাগ দ্বারা গ্রুপ করতে বা ফিল্টার করতে পারবেন।

সংগঠনটির আরেকটি দিক হলো রঙ, যদিও এক্সপ্লোরার স্বাভাবিকভাবে ফোল্ডারগুলোকে রঙিন করে না, আপনি আইকনগুলোকে হলুদ/নীল/ধূসর রঙে পরিবর্তন করতে পারেন এবং Q-Dir-এর মতো টুল ব্যবহার করে এক নজরে নেভিগেট করার জন্য দরকারি কালার ফিল্টার প্রয়োগ করতে পারেন।

আপনি যদি সংবেদনশীল তথ্য নিয়ে কাজ করেন, গোপনীয়তা লেবেলের পরিধি এগুলোর মাধ্যমে আপনি এক্সপ্লোরারের ভেতর থেকেই অনুমতি, মেয়াদোত্তীর্ণতা এবং এনক্রিপশন প্রয়োগ করতে পারেন, ফলে আপনার প্রতিষ্ঠানের বাইরেও নিয়ন্ত্রণ বজায় থাকে।

উইন্ডোজ ১১-এ ফাইলগুলিতে কীভাবে ট্যাগ যুক্ত করবেন

আপনি ফাইল এক্সপ্লোরার থেকে ট্যাগ করতে পারেন। বিভিন্ন উপায়ে: প্রোপার্টিজ ব্যবহার করে, ডিটেইলস প্যানের মাধ্যমে, অথবা এমনকি অ্যাপ্লিকেশন সেভ করার সময়ও। মাইক্রোসফ্ট 365 Como শব্দসময় বাঁচাতে, ফরম্যাটটি সমর্থন করলে একবারে একাধিক ফাইল ট্যাগ করা সম্ভব।

বিকল্প ১: এক্সপ্লোরারে ফাইলের প্রোপার্টিজ

1. ফাইল এক্সপ্লোরার খুলুন টাস্কবার বা স্টার্ট মেনু থেকে।
2. এক বা একাধিক সামঞ্জস্যপূর্ণ ফাইল নির্বাচন করুন। যেগুলোকে আপনি ট্যাগ করতে চান (অফিস ডকুমেন্ট, .jpg/.jpeg/.png ছবি, পিডিএফ, আইএসও, ইত্যাদি)।
3. ডান-ক্লিক > প্রোপার্টিজ এবং Details ট্যাবে যান।
4. লেবেল ক্ষেত্রটি সনাক্ত করুনআপনার মানদণ্ড অনুযায়ী কমা দিয়ে আলাদা করে এক বা একাধিক শব্দ লিখুন।
5. আবেদন করুন এবং পরিবর্তনগুলি গ্রহণ করুন যাতে ট্যাগগুলো মেটাডেটাতে সংরক্ষিত হয়।

যখন আপনি এক্সপ্লোরারে সেই ফাইলগুলো আবার দেখবেন, আপনি লেবেল কলামটি যোগ করতে পারেন বিস্তারিত ভিউতে এক নজরে দেখে নিন প্রত্যেকের কোন কীওয়ার্ড আছে।

বিকল্প ২: বিস্তারিত প্যানেল

1. এক্সপ্লোরারে, ভিউ > শো > ডিটেইলস প্যানে সক্রিয় করুন। ডানদিকের তথ্য কলামটি খুলতে।
2. যখন আপনি একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ ফাইল নির্বাচন করবেন, তখন আপনি ট্যাগ ক্ষেত্রটি দেখতে পাবেন। ওই প্যানেলেই সরাসরি সম্পাদনাযোগ্য।
3. ট্যাগ যোগ করুন বা সরান এবং পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করুন যাতে প্রোপার্টিজ না খুলেই সেগুলি প্রতিফলিত হয়।

এই পথটি খুবই সুবিধাজনক কারণ এটি আপনাকে তাৎক্ষণিকভাবে ট্যাগ সম্পাদনা করার সুযোগ দেয়। কোনো ফোল্ডার বা অনুসন্ধানের ফলাফল ব্রাউজ করার সময়।

বিকল্প ৩: মাইক্রোসফট অফিস থেকে সংরক্ষণ করার সময়

আপনি যদি Word, Excel বা PowerPoint নিয়ে কাজ করেন, সংরক্ষণ করার সময় আপনি ট্যাগ যোগ করতে পারেন।সেভ ডায়ালগ বক্সে, নাম, টাইপ এবং লোকেশনের পাশাপাশি আপনি ট্যাগ যোগ করার একটি অপশন দেখতে পাবেন। এমনকি যদি ডকুমেন্টের শিরোনামে নির্দিষ্ট কিছু শব্দ না-ও থাকে, এই লেবেলগুলো পরে খুঁজে পেতে সহজ করে দেবে।.

ট্যাগ ব্যবহার করে ফাইলগুলো সাজান, বাছাই করুন এবং অনুসন্ধান করুন।

একবার আপনার উপাদান লেবেল করা হয়ে গেলে, এখন এক্সপ্লোরার ভিউয়ের সর্বোচ্চ সুবিধা নেওয়ার সময়।কলাম অপশনগুলিতে, লেবেলগুলি দেখতে লেবেল সক্রিয় করুন; সেখান থেকে আপনি বর্ণানুক্রমিকভাবে সাজাতে পারেন এবং সর্বোপরি, লেবেল অনুসারে গ্রুপ করতে পারেন যাতে সবকিছু খুব স্পষ্ট ব্লকে থাকে।

যেসব ফোল্ডারে অনেক এন্ট্রি আছে, ট্যাগ শিরোনামটি আপনাকে ফিল্টার করতে সাহায্য করবে। নির্দিষ্ট মান অনুযায়ী দ্রুত সাজান অথবা যা উপযুক্ত নয় তা বাদ দিন। এটি ফোল্ডারের মধ্যে ফাইলগুলোকে শারীরিকভাবে স্থানান্তর না করেই 'ক্যাটাগরি তৈরি' করার একটি উপায়।

এক্সপ্লোরারের সমন্বিত অনুসন্ধানের আরও সুবিধা হলো: ফলাফলে লেবেলসহ একটি অতিরিক্ত কলাম দেখানো হয়।যাতে আপনি দ্রুত শনাক্ত করতে পারেন কোন আইটেমগুলো কোন বিভাগের অন্তর্গত এবং সেগুলোকে কীভাবে ফিল্টার করবেন তা ঠিক করতে পারেন।

যদি অতিরিক্ত প্রেক্ষাপট জানালে আপনি আরও স্বাচ্ছন্দ্য বোধ করেন, ডিটেইলস প্যানেল সক্রিয় করে প্রতিটি ফাইলের অ্যাট্রিবিউট, তারিখ, ডাইমেনশন (ইমেজের ক্ষেত্রে) এবং অবশ্যই, তাতে প্রয়োগ করা ট্যাগগুলো দেখতে।

উত্তম অনুশীলন হিসেবে, লেবেল কম ব্যবহার করুন, কিন্তু সেগুলো যেন সামঞ্জস্যপূর্ণ হয়।কখনও কখনও, শুধু বছর, এলাকা এবং ক্লায়েন্টই যথেষ্ট: “২০২৫, মার্কেটিং, ক্লায়েন্টএক্স”। এটি আপনাকে “invoice” বনাম “invoices”-এর মতো পুনরাবৃত্তি এড়াতে সাহায্য করবে, যা ফলাফলকে দুর্বল করে দেয়।

সিস্টেম আইকন ব্যবহার করে ফোল্ডারগুলোর রঙ পরিবর্তন করুন

যদিও উইন্ডোজ ১১-এ কোনো বিল্ট-ইন ফোল্ডার 'পেইন্টিং' ফিচার নেই, হ্যাঁ, তাদেরকে দৃশ্যত আলাদা করার জন্য আপনি তাদের আইকন পরিবর্তন করতে পারেন।সিস্টেমটিতে হলুদ, নীল ও ধূসর রঙের সংস্করণ রয়েছে এবং আপনি আপনার পছন্দমতো অন্য যেকোনো আইকনও বেছে নিতে পারেন।

1. ফোল্ডারে ডান ক্লিক করুন (সঠিক বা সংক্ষিপ্ত; সংক্ষিপ্তটিতে ছোট তীর চিহ্ন দেখানো হয়)।
2. যদি এটি একটি শর্টকাট হয়, তাহলে যান শর্টকাট ট্যাব > আইকন পরিবর্তন করুনযদি এটি একটি সাধারণ ফোল্ডার হয়, তাহলে যান কাস্টমাইজ ট্যাব > আইকন পরিবর্তন করুন.
3. পথটি পরীক্ষা করে পেস্ট করুন। সিস্টেম আইকন গ্যালারি দেখতে c:\\WINDOWS\\system32\\imageres.dll ফাইলটি খুলুন।
4. নীল, ধূসর বা আপনার পছন্দের অন্য যেকোনো আইকন বেছে নিন।আবেদন করুন এবং গ্রহণ করুন। যদি এটি সঙ্গে সঙ্গে আপডেট না হয়, তাহলে ট্যাপ করুন। রিফ্রেশ করতে F5 চাপুন.

এই কৌশলটি খুব কার্যকরী যদি আপনি চান তিনটি স্তর বা অবস্থাকে রঙ-কোড করুন অন্য কিছু ইনস্টল না করেই (যেমন, ধূসর “আর্কাইভ”, হলুদ “সক্রিয়”, নীল “অগ্রাধিকার”)।

দ্রুত ব্রাউজিংয়ের জন্য Q-Dir ব্যবহার করে কালার ফিল্টার প্রয়োগ করুন।

যদি তোমার আরও এক ধাপ এগিয়ে যাওয়ার প্রয়োজন হয়, Q-Dir একটি বিকল্প ব্রাউজার যা রঙিন ফিল্টার ব্যবহারের সুযোগ দেয়। ফোল্ডার এবং ফাইলগুলোকে দৃশ্যমানভাবে চিহ্নিত করার জন্য। এটি লেবেলের বিকল্প নয়, বরং অত্যন্ত স্পষ্ট দৃশ্যমান সংকেতের মাধ্যমে সেগুলোকে পরিপূরক করে।

Q-Dir-এ, বিকল্পটি খুঁজুন মেনু > অতিরিক্ত > ট্রি ভিউ > রঙিন ফিল্টার ব্যবহার করুনসেখান থেকে, আপনি আপনার নির্ধারিত ধরন, অবস্থা বা মানদণ্ড অনুযায়ী রং সক্রিয় করতে পারেন এবং আপনার কর্মপ্রবাহের সাথে মানানসই করে প্যালেটগুলো সাজিয়ে নিতে পারেন।

বাস্তবে এটি কীসের জন্য ব্যবহৃত হয়? ফিল্টার ব্যবহার করে উপকৃত হওয়া যায় এমন দরকারি পরিস্থিতি:

• প্রকল্প ব্যবস্থাপনা: নীল মানে সম্পন্ন, হলুদ মানে চলমান, লাল মানে জরুরি।
• দলবদ্ধভাবে সম্পাদিত কর্ম: এক নজরে দায়িত্বগুলো চেনার জন্য প্রত্যেক ব্যক্তির জন্য একটি করে রঙ নির্ধারণ করুন।
• ব্যক্তিগত সংস্থা: চালানগুলো লাল রঙে, ব্যক্তিগত নথিপত্রগুলো নীল রঙে এবং কাজগুলো সবুজ রঙে চিহ্নিত।
• সময়কাল অনুযায়ী প্রতিবেদন: সপ্তাহ বা মাস ধরে বিভিন্ন রঙের জিনিস খুঁজে নিন এবং কয়েক সেকেন্ডের মধ্যে সেগুলোকে খুঁজে বের করুন।

যদিও উইন্ডোজ এক্সপ্লোরারে নিজস্ব কালার ফিল্টার নেই, Q-Dir এর মতো টুলগুলি কাজ করে উইন্ডোজ 7, ৮, ১০ এবং ১১আর প্রতিদিন হাজার হাজার ফাইল নিয়ে কাজ করার ক্ষেত্রে এগুলিই সবকিছু বদলে দেয়।

মাইক্রোসফ্ট পারভিউ সহ গোপনীয়তা এবং সুরক্ষা লেবেল

পেশাগত বা শিক্ষাগত পরিবেশে, মাইক্রোসফ্ট পারভিউ ইনফরমেশন প্রোটেকশন সরাসরি এক্সপ্লোরারের ভেতর থেকেই শ্রেণিবিন্যাস এবং এনক্রিপশন যোগ করে।‘ক্লাসিক’ লেবেলের বিপরীতে, এই গোপনীয়তা লেবেলগুলো এক স্তর নিচে নামার সময় অনুমতি প্রয়োগ করতে, প্রবেশাধিকার নিয়ন্ত্রণ করতে এবং যৌক্তিকতা নথিভুক্ত করতে পারে।

এক্সপ্লোরার থেকে একটি গোপনীয়তা লেবেল প্রয়োগ করুন

1. এক্সপ্লোরার খুলুন (টাস্কবার, স্টার্ট মেনু বা উইন্ডোজ লোগো কী-তে থাকা আইকন)।
2. ফাইল, একাধিক নির্বাচন বা ফোল্ডারের উপর ডান-ক্লিক করুন। যেটি আপনি রক্ষা করতে এবং বেছে নিতে চান Microsoft Purview-এর মাধ্যমে গোপনীয়তা লেবেল প্রয়োগ করুন.
3. লেবেলার বাক্সেআপনার সংস্থা কর্তৃক নির্ধারিত লেবেলটি নির্বাচন করুন (ঠিক যেমনটি আপনি Office-এ করে থাকেন)।
4. যদি আপনার প্রশাসক অনুমতি দেন, কাস্টম অনুমতি দিয়ে সুরক্ষা নির্বাচন করুন প্রবেশাধিকার ও মেয়াদ সমন্বয় করতে।
5. আবেদন ক্লিক করুন এবং "Job completed" বার্তাটির জন্য অপেক্ষা করুন; তারপর বন্ধ করুন।

তখন থেকে, লেবেল এবং সুরক্ষা ফাইলটির সাথেই থাকে।আপনি যদি এটি মেইল ​​করেন বা অন্য কোনো স্থানে এর অনুলিপি পাঠান, তাহলেও নিয়মগুলো প্রযোজ্য হবে।

অনুমতি এবং উপলব্ধ বিকল্পগুলি

• অনুমতি নির্বাচন করুন: ভিউয়ার, রিভিউয়ার, কো-অথর, কো-ওনার, বা জাস্ট মি-এর মতো লেভেল নির্ধারণ করে। যেসব টাইপে আনপ্রোটেক্টেড ট্যাগ সাপোর্ট করে না, সেগুলোর ক্ষেত্রে নিম্নলিখিত নিয়ম প্রযোজ্য: জেনেরিক সুরক্ষা যা ব্যবহারকারীকে প্রমাণীকরণ করে এবং দেখা, সম্পাদনা, সংরক্ষণ, মুদ্রণ ও অনুলিপি করার অনুমতিকে সম্মান করে।
• ব্যবহারকারী, গোষ্ঠী বা সংস্থা নির্বাচন করুন: মেইলিং প্রাপকদের সংজ্ঞায়িত করুন (যেমন, [ইমেল সুরক্ষিত]), মেইলিং তালিকা বা সম্পূর্ণ ডোমেইন (contoso.com)।
• অ্যাক্সেসের মেয়াদ শেষ হবে: এমন একটি তারিখ নির্ধারণ করুন যার পরে প্রাপকরা ফাইলটি খুলতে পারবে না; এনক্রিপ্টেড মালিক হিসেবে, আপনি সর্বদা মূল ফাইলটি খুলতে পারবেন।

কিছু ক্ষেত্রে, সুরক্ষা প্রয়োগ করার সময়, এক্সটেনশনটি পরিবর্তিত হয়। এবং আপনি একটি তালাচিহ্ন দেখতে পাবেন। উদাহরণস্বরূপ, “capture.png” হয়ে যেতে পারে “capture.ppng”।

একটি লেবেল/সুরক্ষা দেখুন এবং পরিবর্তন করুন

1. ডান-ক্লিক করুন > Microsoft Purview দিয়ে গোপনীয়তার লেবেল প্রয়োগ করুন উপাদানটি সম্পর্কে।
2. দেখার অনুমতি নির্বাচন করুন মালিক, প্রয়োগকৃত ট্যাগ এবং সক্রিয় অনুমতিসমূহ দেখতে।

যদি আপনার স্তরটি সামঞ্জস্য করার প্রয়োজন হয়, উইজার্ডটি আবার চালান এবং একটি ভিন্ন লেবেল নির্বাচন করুন। অথবা কাস্টম সুরক্ষা পরিবর্তন করুন। "ডাউনগ্রেড" করার সময় (যেমন, হাই কনফিডেনশিয়াল থেকে কনফিডেনশিয়াল-এ), আপনাকে আপনার কারণ দর্শাতে বলা হতে পারে।

একটি লেবেল বা সুরক্ষামূলক আবরণ সরিয়ে ফেলুন

1. ফাইল(গুলি) বা ফোল্ডার নির্বাচন করুনডান-ক্লিক করুন এবং লেবেলারে পুনরায় প্রবেশ করুন।
2. লেবেল সরান (যদি সুরক্ষা প্রয়োগ করা হয়ে থাকে, তবে তা স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে যাবে) অথবা আনচেক করুন। কাস্টম অনুমতি দিয়ে সুরক্ষিত করুন.
3. প্রয়োগ করা এইটুকুই; কাজটি শেষ হলে ফলাফল দেখানো হবে।

যদি আপনি শুধু লেবেল বা অনুমতি পরিবর্তন করতে চান, প্রথমে এটি সরানোর দরকার নেই।সরাসরি নতুন কনফিগারেশন প্রয়োগ করে।

লেবেলিং এবং সুরক্ষার জন্য সমর্থিত ফাইলের প্রকারভেদ

ঐতিহ্যবাহী মেটাডেটা বিভাগে, উইন্ডোজ লেবেল ক্ষেত্রটিকে একাধিক বিন্যাসে প্রকাশ করে। (অফিস, .jpg/.jpeg/.png ইমেজ, পিডিএফ, নির্দিষ্ট ক্ষেত্রে আইএসও)। মাইক্রোসফট পারভিউ লেবেলিং এবং/অথবা সুরক্ষার জন্য ব্যাপক সমর্থনও প্রদান করে:

• পিডিএফ: .pdf
• মাইক্রোসফট প্রকল্প: .mpp, .mpt
• প্রকাশক: .মদের দোকান
• এক্সপিএস: .xps, .oxps
• চিত্র: .jpg, .jpe, .jpeg, .jif, .jfif, .jfi, .png, .tif, .tiff
• অটোডেস্ক ডিজাইন রিভিউ: .dwfx
• অ্যাডোবি ফটোশপ: .psd
• ডিজিটাল নেগেটিভ: .dng
• মাইক্রোসফট অফিস (৯৭-২০০৩ এবং OOXML সহ): .doc, .docm, .docx, .dot, .dotm, .dotx, .potm, .potx, .pps, .ppsm, .ppsx, .ppt, .pptm, .pptx, .vdw, .vsd, .vsdm, .vsdx, .vss, .vssm, .vst, .vstm, .vssx, .vst, .xls, .xlsb, .xlt, .xlsm, .xlsx, .xltm, .xltx

মনে রাখবেন যে কিছু লেবেল শুধুমাত্র সুরক্ষা সক্রিয় করলেই প্রদর্শিত হয়।উদাহরণস্বরূপ, একটি "সাধারণ" লেবেল (সুরক্ষা ছাড়া) "sales.pdf"-এ প্রয়োগ করা যেতে পারে কিন্তু "sales.txt"-এ নয়। তবে, একটি "গোপনীয় / সকল কর্মচারী" লেবেল (সুরক্ষাসহ) "sales.pdf" এবং "sales.txt" উভয় ফাইলেই প্রয়োগ করা যেতে পারে।