স্মার্ট সংশোধনের জন্য ওয়ার্ডে অ্যাডভান্সড এডিটর কীভাবে সক্রিয় করবেন

আপনি যদি নিয়মিত মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে ডকুমেন্ট নিয়ে কাজ করেন, তাহলে সম্ভবত ইতিমধ্যেই বুঝতে পেরেছেন যে শুধু লেখাই যথেষ্ট নয়: বানান, ব্যাকরণ ও শৈলী অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। বস, ক্লায়েন্ট বা শিক্ষকদের কাছে আপনার ভাবমূর্তি কেমন হবে, তা এর ওপর নির্ভর করে। এখানেই অ্যাডভান্সড এডিটর এবং ওয়ার্ডের সমস্ত স্মার্ট কারেকশন অপশনগুলো কাজে আসে, যা সঠিকভাবে কনফিগার করা হলে আপনার ঘণ্টার পর ঘণ্টা ম্যানুয়াল প্রুফরিডিংয়ের পরিশ্রম বাঁচিয়ে দিতে পারে।

সমস্যাটি হলো যে এই ফাংশনগুলোর মধ্যে অনেকগুলোই মেনু, ডায়ালগ বক্স এবং দুর্বোধ্য অপশনগুলোর মধ্যে লুকানোবিশেষ করে যদি আপনি বিভিন্ন সংস্করণ (ডেস্কটপ ওয়ার্ড, ওয়ার্ড ফর দ্য ওয়েব, আউটলুক, ইত্যাদি) নিয়ে কাজ করেন। এই বিশদ নির্দেশিকায়, আপনি বিস্তারিতভাবে দেখতে পাবেন, কীভাবে এডিটর সক্রিয় করতে হয়, এটি কী সংশোধন করবে এবং কী করবে না তা কীভাবে কাস্টমাইজ করতে হয়, অফিস অ্যাপগুলোর মধ্যে পার্থক্য কী, এবং পেশাদার পর্যালোচনার জন্য ট্র্যাক চেঞ্জেস-এর মতো টুলগুলো কীভাবে ব্যবহার করতে হয়।

ওয়ার্ডের অ্যাডভান্সড এডিটর কী এবং কেন এটি ব্যবহার করা উপকারী?

ওয়ার্ডের অ্যাডভান্সড এডিটর শুধু একটি সাধারণ বানান পরীক্ষকের চেয়েও বেশি কিছু: এর মধ্যে বানান, ব্যাকরণ, স্পষ্টতা, সংক্ষিপ্ততা, ভাবভঙ্গি এবং শৈলীর প্রুফরিডিং অন্তর্ভুক্ত। একটিমাত্র প্যানেলে। এর লক্ষ্য হলো আপনাকে ভাষাতাত্ত্বিক বা প্রুফরিডার না হয়েও আপনার ডকুমেন্টগুলোকে প্রায় পেশাদার মানের করে তুলতে সাহায্য করা।

যখন আপনি রিবন থেকে এটি সক্রিয় করেন, ওয়ার্ড ডকুমেন্টটির বিষয়বস্তু বিশ্লেষণ করে আপনাকে দেখায়। বিভাগ অনুসারে শ্রেণীবদ্ধ পরামর্শসাধারণ ভুল (যেমন স্বরচিহ্ন, অক্ষরের পরিবর্তন), ব্যাকরণগত সমস্যা (যেমন সঙ্গতি, ক্রিয়ার কাল, অব্যয়) এবং আরও সূক্ষ্ম বিষয়, যেমন—জটিল বাক্যাংশ, পুনরাবৃত্তি বা অনুপযুক্ত অভিব্যক্তি।

এর অন্যতম বড় সুবিধা হলো যে, এডিটর শুধু ভুলগুলোই নির্দেশ করে না, বরং এটি সংক্ষিপ্ত ব্যাখ্যা এবং বিকল্প প্রদান করে ফলে আপনি সংশোধনের কারণটি বুঝতে পারেন। অন্য কথায়, এটি কেবল নথিটিকে জোড়াতালি দেয় না, বরং ব্যবহারের মাধ্যমে আপনার লেখার উন্নতিতেও সাহায্য করে।

এছাড়াও, অ্যাডভান্সড এডিটর প্রেক্ষাপটের সাথে নিজেকে মানিয়ে নেয়: কর্পোরেট রিপোর্ট এবং অনানুষ্ঠানিক ইমেইল এক জিনিস নয়।এই কারণেই এতে লেখার ধরণ (আরও আনুষ্ঠানিক বা আরও নিরপেক্ষ) এবং স্পষ্টতা সম্পর্কিত বিকল্প অন্তর্ভুক্ত রয়েছে, যা বস, ক্লায়েন্ট বা বৃহত্তর পাঠকগোষ্ঠীর জন্য লেখার ক্ষেত্রে খুবই উপযোগী।

অবশেষে, এডিটর আপনার ডকুমেন্টের ভাষা সেটিংসের উপর নির্ভর করে। যদি আপনি সঠিক ভাষা এবং উপভাষা বেছে নেন (স্পেনের স্প্যানিশ, ব্রিটিশ ইংরেজি, ইত্যাদি) ক্ষেত্রে পরামর্শগুলো আরও অনেক বেশি সুনির্দিষ্ট এবং আপনার শ্রোতাদের জন্য বিশেষভাবে তৈরি হবে।

ওয়ার্ডে এডিটর কীভাবে খুলবেন এবং আপনার লেখাগুলো পর্যালোচনা করবেন

স্মার্ট কারেকশন থেকে সত্যিকার অর্থে উপকৃত হতে হলে, প্রথম যে বিষয়টি জানতে হবে তা হলো এডিটরটি কোথায় অবস্থিত এবং দৈনন্দিন ভিত্তিতে এটি কীভাবে ব্যবহৃত হয়?আপনি যদি আগে কখনো এটি ব্যবহার না করে থাকেন, তবে অ্যাক্সেস পয়েন্টটি কিছুটা লুকানো মনে হতে পারে, কিন্তু একবার খুঁজে পেলে এটি বেশ সুবিধাজনক।

ওয়ার্ডের আধুনিক ডেস্কটপ সংস্করণগুলোতে, আপনি হোম ট্যাবের এডিটিং টুলস গ্রুপ থেকে এডিটরটি খুলতে পারেন। শুধু হোম > এডিটর-এ যান। এবং একটি সাইড প্যানেল খুলে যাবে যেখানে সমস্ত পরামর্শগুলো সুবিন্যস্তভাবে প্রদর্শিত হবে।

সেই প্যানেল থেকে আপনি দেখতে পাবেন নথিটির গুণমানের একটি বৈশ্বিক সারসংক্ষেপ (একটি নির্দেশিকা স্কোর সহ) এবং ঠিক তার নিচে বিভিন্ন বিভাগগুলো রয়েছে: বানান, ব্যাকরণ, স্পষ্টতা, সংক্ষিপ্ততা, শব্দভান্ডার, ইত্যাদি। প্রতিটি বিভাগের মধ্যে, ওয়ার্ড আপনাকে সমস্যাগুলো এক এক করে পর্যালোচনা করার সুযোগ দেয়।

প্রতিটি সাজেশনে ক্লিক করলে মূল টেক্সট এবং প্যানেলে সমস্যাযুক্ত অংশটি হাইলাইট হয়, এটি আপনাকে একটি সংক্ষিপ্ত ব্যাখ্যা এবং এক বা একাধিক বিকল্প প্রদান করে।আপনি পরামর্শটি গ্রহণ করতে পারেন, শুধু এই একবারের জন্য এটিকে উপেক্ষা করতে পারেন, অথবা আপনার যদি মনে হয় এটি বাড়াবাড়ি, তাহলে ভবিষ্যতে ওয়ার্ডকে ওই নির্দিষ্ট ধরনের ত্রুটি চিহ্নিত করা বন্ধ করতেও বলতে পারেন।

সম্পাদকের সাথে এই পর্যালোচনার সাথে নথিটির একটি চূড়ান্ত, স্বাধীন পাঠও যুক্ত করা যেতে পারে। একটি ভালো অনুশীলন হলো যান্ত্রিক ত্রুটিগুলো সংশোধন করতে প্রথমে এডিটরটি চালান। এবং তারপর, আপনি বিষয়বস্তু, কাঠামো এবং অর্থের সেই সূক্ষ্মতাগুলোকে পরিমার্জন করার কাজে নিজেকে উৎসর্গ করেন, যা যন্ত্রটি পুরোপুরি ধরতে পারে না।

ওয়েবের জন্য ওয়ার্ডে ভাষা নিয়ন্ত্রণ এবং প্রুফরিডিং

ওয়ার্ডের সব সংস্করণ একইভাবে কাজ করে না। উদাহরণস্বরূপ, ওয়ার্ড ফর দ্য ওয়েব-এ, বানান পরীক্ষা চালু বা বন্ধ করার জন্য কোনো একটি জাদুকরী সুইচ নেই।টেক্সট ল্যাঙ্গুয়েজ সেটিংস এবং নির্দিষ্ট রিভিউ অপশনের মাধ্যমে সংশোধনটি পরিচালনা করা হয়।

আপনি যদি কোনো সম্পূর্ণ অনলাইন ডকুমেন্টের জন্য বানান বা ব্যাকরণ পরীক্ষা নিষ্ক্রিয় করতে চান, তাহলে আপনি Word-কে তা বলতে পারেন। কোনো নির্দিষ্ট অংশের পাঠ্য অথবা সম্পূর্ণ নথিটি পর্যালোচনা করবেন না।এটি করার জন্য, একটি অনুচ্ছেদ বা একটি অংশ নির্বাচন করুন, অথবা সবকিছু নির্বাচন করতে Ctrl+A ব্যবহার করুন।

বিষয়বস্তু নির্বাচন করার পর, রিভিউ ট্যাবে যান এবং প্রুফিংয়ের ভাষার জন্য উপযুক্ত বিকল্পটি বেছে নিন। ভাষা ডায়ালগ বক্সেআপনি "বানান বা ব্যাকরণ পরীক্ষা করবেন না" লেখা বক্সটি দেখতে পাবেন। যদি আপনি এটিতে টিক চিহ্ন দিয়ে সম্মতি জানান, তাহলে Word লেখার সেই অংশে ভুলগুলোর নিচে দাগ দেওয়া বন্ধ করে দেবে।

যখন নথিটি পুনরায় পর্যালোচনা করার সময় আসবে, তখন কেবল প্রক্রিয়াটি পুনরাবৃত্তি করুন এবং "পর্যালোচনা করবেন না..." বিকল্পটি আনচেক করুন।অথবা আপনি এডিটর ব্যবহার করে একটি সম্পূর্ণ পর্যালোচনা চালাতে পারেন। এটি সেইসব জায়গায় স্বয়ংক্রিয় সংশোধন পুনরুদ্ধার করবে যেখানে আপনি এটি নিষ্ক্রিয় করেছিলেন।

এটি বিশেষভাবে উপযোগী যদি আপনি কাজ করেন অন্যান্য উৎস থেকে কপি করা লেখা যে অংশগুলো আপনি পর্যালোচনা করাতে চান না, যেগুলোতে কোড, ফর্মুলা বা প্রযুক্তিগত পরিভাষা রয়েছে যা স্পেল চেকার বুঝতে পারে না এবং সব সময় ভুল হিসেবে চিহ্নিত করবে।

আপনার পাঠক এবং প্রয়োজনীয় ভাষা অনুযায়ী বানান পরীক্ষকটি সাজিয়ে নিন।

অ্যাডভান্সড এডিটরের আরেকটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হলো যে এটি বিভিন্ন ভাষা ও আঞ্চলিক রূপ সমর্থন করে।আমেরিকান ইংরেজিতে লেখা ব্রিটিশ, কানাডিয়ান বা অস্ট্রেলিয়ান ইংরেজিতে লেখার মতো নয়, এবং ওয়ার্ড প্রত্যেকটির নির্দিষ্ট নিয়মগুলো আলাদা করতে সক্ষম।

এই ভাষা সেটিংসের জন্য ধন্যবাদ, Word শব্দভাণ্ডারের সূক্ষ্মতা, প্রচলিত গঠনশৈলী এবং শৈলীগত পছন্দসমূহ শনাক্ত করে। প্রতিটি উপভাষার সাথে সংযুক্ত। এটি নিশ্চিত করে যে পরামর্শগুলো আপনার প্রকৃত শ্রোতাদের জন্য প্রাসঙ্গিক এবং অযৌক্তিক সংশোধন এড়ানো যায়।

আপনি যদি আন্তর্জাতিক পরিবেশে কাজ করেন, তবে এটা নিশ্চিত করা গুরুত্বপূর্ণ যে প্রতিটি নথিতে সঠিক ভাষা নির্ধারণ করা হয়েছে। শুরু থেকেই। তা না হলে, অপ্রয়োজনীয় দাগ দেওয়া এবং ভুল সংশোধনের ফলে কেবল বিশৃঙ্খলাই বাড়বে।

এই পদ্ধতিটি স্প্যানিশ ভাষার ক্ষেত্রেও প্রযোজ্য: যদিও এর বিভিন্ন রূপের মধ্যে পার্থক্য ইংরেজির মতো অতটা চরম নয়, শব্দভান্ডার সংক্রান্ত পরামর্শ, বিরামচিহ্ন বা কিছু অভিব্যক্তি ভিন্ন হতে পারে।শুরু থেকেই এটি সঠিকভাবে সেট আপ করলে ভুল বোঝাবুঝি এবং অপ্রয়োজনীয় সংশোধন এড়ানো যায়।

সংক্ষেপে, অ্যাডভান্সড এডিটর শুধু নির্দিষ্ট ভুল সংশোধন করে না, বরং এটি আপনাকে ভাষাগত সামঞ্জস্য এবং যথাযথ সুর বজায় রাখতে সাহায্য করে। দেশ এবং আপনি কোন ধরনের পাঠককে লক্ষ্য করছেন তার উপর নির্ভর করে।

চেঞ্জ ট্র্যাকিং কী এবং স্মার্ট ফিক্সের সাথে এর সামঞ্জস্য কী?

অ্যাডভান্সড এডিটর ছাড়াও, ওয়ার্ডে সংশোধনের জন্য একটি ক্লাসিক কিন্তু অপরিহার্য টুল রয়েছে: নিয়ন্ত্রণ পরিবর্তন করুনএই ফাংশনটি একটি ডকুমেন্টে করা সমস্ত পরিবর্তন রেকর্ড করে, ফলে আপনি দেখতে পারেন কী পরিবর্তন করা হয়েছে, কখন এবং কার দ্বারা।

যখন আপনি পরিবর্তন ট্র্যাকিং সক্রিয় করেন, তখন প্রতিটি সংযোজন, অপসারণ বা বিন্যাস পরিবর্তন টেক্সটে দৃশ্যমানভাবে চিহ্নিত করা হয়। যোগ করা শব্দগুলো সাধারণত নিচে দাগ দেওয়া থাকে।মুছে ফেলা আইটেমগুলো কেটে দিয়ে চিহ্নিত করা হয় এবং কোথায় পরিবর্তন করা হয়েছে তা বোঝানোর জন্য মার্জিনে দাগ টানা থাকে।

এই স্বচ্ছতার কারণে যৌথ সম্পাদনা প্রক্রিয়া, পেশাগত সংশোধন বা অ্যাকাডেমিক পর্যালোচনার ক্ষেত্রে পরিবর্তন নিয়ন্ত্রণ অপরিহার্য হয়ে ওঠে। কোনো সমন্বয়ই অলক্ষিত থাকে না। এবং আপনি সর্বদা সিদ্ধান্ত নিতে পারেন যে এটিকে যেমন আছে তেমনভাবে গ্রহণ করবেন নাকি প্রত্যাখ্যান করবেন।

পরিবর্তন ট্র্যাকিং অ্যাডভান্সড এডিটরের সাথেও খুব ভালোভাবে সমন্বিত হয়: আপনি পারেন ভুল খুঁজে বের করতে এবং পরিবর্তনগুলো লিপিবদ্ধ করতে এডিটর ব্যবহার করুন। পরিবর্তন ট্র্যাকিং সক্রিয় থাকায়, মূল লেখক পরবর্তীতে তাঁর সুবিধামতো সেগুলো পর্যালোচনা করতে পারবেন।

এডিটর ও পরিবর্তন নিয়ন্ত্রণের এই সমন্বয়ের ফলে প্রতিষ্ঠা করা সম্ভব হয় অত্যন্ত স্বচ্ছ কর্মপ্রবাহ যিনি লেখাটি লেখেন এবং যিনি এটি পরিমার্জনের দায়িত্বে থাকেন (যেমন প্রুফরিডার, প্রজেক্ট ম্যানেজার, শিক্ষক ইত্যাদি), তাদের মধ্যকার সম্পর্ক।

ওয়ার্ড ডকুমেন্টে পরিবর্তন ট্র্যাকিং নিয়ে কাজ করার সুবিধাসমূহ

পরিবর্তন ট্র্যাকিং ব্যবহার করা প্রথমে ঝামেলার মনে হতে পারে, কারণ এটি ডকুমেন্টকে চিহ্ন দিয়ে ভরিয়ে দেয়, কিন্তু পেশাগত ক্ষেত্রে এর সুবিধাগুলো অপরিসীম।নতুন ব্যবহারকারীদের কাছে এটি সম্ভবত সবচেয়ে কম প্রশংসিত বৈশিষ্ট্যগুলোর মধ্যে একটি।

প্রথম প্রধান সুবিধাটি হলো স্বচ্ছতা: প্রতিটি পরিবর্তন স্পষ্টভাবে নথিভুক্ত করা হয়এর ফলে লেখক দেখতে পারেন কী পরিবর্তন করা হয়েছে, সেটিকে তাঁর মূল লেখার সঙ্গে তুলনা করতে পারেন এবং পরামর্শটি অন্তর্ভুক্ত করবেন কি না, সে বিষয়ে সিদ্ধান্ত নিতে পারেন।

দ্বিতীয়ত, এটি পারস্পরিক সহযোগিতা বৃদ্ধি করে। যখন একাধিক ব্যক্তি একই ডকুমেন্টে কাজ করেন, পরিবর্তন নিয়ন্ত্রণ মানুষকে একে অপরের কাজে হস্তক্ষেপ করা থেকে বিরত রাখে। এবং এর ফলে ম্যানুয়ালি ভার্সন বিনিময় করার প্রয়োজন ছাড়াই প্রত্যেক পর্যালোচকের পক্ষে অন্যরা কী করেছে তা জানা সহজ হয়।

আরেকটি সুবিধা হলো সম্পাদনার একটি সুবিধাজনক ইতিহাস হাতের কাছে থাকা। যদি কোনো সময়ে আপনার করা একাধিক পরিবর্তনের জন্য অনুশোচনা হয়, কী পরিবর্তন করা হয়েছে তা আপনি দ্রুত খুঁজে বের করতে এবং পূর্ববর্তী অবস্থায় ফিরে যেতে পারবেন। বাছাই করে পরিবর্তন গ্রহণ বা প্রত্যাখ্যান করা।

অবশেষে, এমন পরিবেশে যেখানে উৎস শনাক্তকরণযোগ্যতা প্রয়োজন (যেমন আইন সংস্থা, পরামর্শদাতা প্রতিষ্ঠান, বা অ্যাকাডেমিক পর্যালোচনা), পরিবর্তন পর্যবেক্ষণ সম্পাদনা প্রক্রিয়ার সুস্পষ্ট প্রমাণ দেয়।নিরীক্ষা বা দাপ্তরিক সরবরাহের জন্য কখনও কখনও এটি প্রয়োজন হয়।

ধাপে ধাপে কীভাবে পরিবর্তন ট্র্যাকিং সক্রিয় এবং ব্যবহার করবেন

পরিবর্তন ট্র্যাকিং সক্রিয় করা খুবই সহজ, কিন্তু এর ধাপগুলো সম্পর্কে স্পষ্ট ধারণা থাকা জরুরি এবং সর্বোপরি, পরবর্তীতে সমস্ত চিহ্নগুলি কীভাবে পরীক্ষা করতে হয় তা জানা জমা দেওয়ার সময় নথিটি পরিষ্কার রাখতে হবে।

এটি চালু করতে, Word-এ ডকুমেন্টটি খুলুন এবং রিবনের Review ট্যাবে যান। সেখানে আপনি “Track Changes” অপশনটি পাবেন। এটি সক্রিয় করতে ওই বোতামটি ক্লিক করুন।সেই মুহূর্ত থেকে সকল সংস্করণ রেকর্ড করা হবে।

একবার সক্রিয় করা হলে, আপনার টাইপ করা, মুছে ফেলা বা পুনরায় ফরম্যাট করা যেকোনো লেখা চিহ্নিত অবস্থায় প্রদর্শিত হবে। আপনি যদি বিষয়বস্তু পরিবর্তন না করে টীকা যোগ করতে চান, তাহলে আপনি ব্যবহার করতে পারেন... মন্তব্যএকটি অনুচ্ছেদ নির্বাচন করুন এবং 'রিভিউ' ট্যাব থেকে মার্জিন নোট যোগ করতে 'নতুন মন্তব্য' বেছে নিন।

প্রয়োজনীয় সকল ব্যক্তি দ্বারা নথিটি পর্যালোচনা করা হয়ে গেলে, কোন পরিবর্তনগুলো রাখা হবে তা স্থির করার পালা। এটি করার জন্য, একটি নির্দিষ্ট পরিবর্তন নির্বাচন করুন এবং 'রিভিউ' ট্যাবে থাকা 'অ্যাকসেপ্ট' বা 'রিজেক্ট' বাটনগুলো ব্যবহার করুন। আপনি এক এক করে এগোতে পারেন অথবা সমস্ত পরিবর্তনের ক্ষেত্রে এই পদক্ষেপগুলো প্রয়োগ করতে পারেন। উন্নত বিকল্পগুলো থেকে।

যেসব ক্ষেত্রে আপনি একই ডকুমেন্টের একাধিক সংস্করণ নিয়ে কাজ করেন, সেখানেও ওয়ার্ড সুযোগ দেয়। দুটি ফাইল সরাসরি তুলনা করুনরিভিউ > কম্পেয়ার থেকে আপনি দেখতে পারেন যে পুরোনো এবং নতুন ভার্সনের মধ্যে কী কী পরিবর্তন হয়েছে, যা তখন খুব দরকারি হয় যখন শুরু থেকে পরিবর্তন ট্র্যাক করার ব্যবস্থা সক্রিয় থাকে না।

ওয়ার্ডে গ্রামার স্টাইল এবং স্মার্ট কারেকশন কনফিগার করুন

এডিটর সক্রিয় করার পাশাপাশি, ওয়ার্ড যে ব্যাকরণ শৈলী ব্যবহার করবে তা সামঞ্জস্য করাও অপরিহার্য। এই সেটিংটি আপনাকে সিদ্ধান্ত নিতে দেয়। আপনি প্রোগ্রামটিকে কতটা খুঁতখুঁতে হতে চান? আপনার লেখাগুলোর সাথে: শুধু সাধারণ ব্যাকরণ অথবা সেই সাথে শৈলী, স্পষ্টতা এবং আনুষ্ঠানিকতার জন্য পরামর্শ।

এই অপশনগুলো অ্যাক্সেস করতে, Word খুলুন এবং যেকোনো একটি ডকুমেন্ট তৈরি বা খুলুন (হোম স্ক্রিন থেকে প্রেফারেন্সগুলো দেখানো হয় না)। এরপর, উপরের-বাম কোণায় থাকা File-এ ক্লিক করুন এবং সাইডবারে থাকা Options-এ যান।

Word Options উইন্ডোর মধ্যে, বাম দিকের মেনুতে Proofing সেকশনটি খুঁজুন। “ওয়ার্ডে বানান ও ব্যাকরণ সংশোধন” বিভাগেআপনি সেটিংস (বা অনুরূপ) নামের একটি বাটন দেখতে পাবেন, যেটি খুললে লেখার শৈলীর বিস্তারিত প্যানেলটি দেখা যায়।

ওই বাটনটিতে ক্লিক করলে একটি উইন্ডো খোলে, যেখানে একটি ‘রাইটিং স্টাইল’ ড্রপডাউন মেনু এবং সম্ভাব্য সংশোধনের একটি বেশ লম্বা তালিকা থাকে। এখানেই আপনি... নির্দিষ্ট ধরণের পর্যালোচনা সক্রিয় বা নিষ্ক্রিয় করুন যেটি আপনি সম্পাদককে সুপারিশ করতে চান।

উপলব্ধ বিকল্পগুলোর মধ্যে রয়েছে বিরামচিহ্ন সংক্রান্ত সমস্যা (যেমন অপ্রয়োজনীয় কমার ব্যবহার), dequeísmo বা leísmo-এর মতো নির্দিষ্ট সমস্যা, আর্টিকেলের বাদ পড়া, বাহুল্য, “-mente” প্রত্যয়যুক্ত ক্রিয়াবিশেষণের অতিরিক্ত ব্যবহার, যেখানে অন্য গঠন পছন্দনীয় সেখানে ইনফিনিটিভের ব্যবহার, অবিবেচনাপ্রসূত অভিব্যক্তি, এবং আরও অনেক কিছু।

ব্যাকরণ বনাম “ব্যাকরণ ও উন্নতি”: কঠিনতার স্তর নির্বাচন

রাইটিং স্টাইল ড্রপডাউন মেনুর মধ্যে অন্তত দুটি প্রধান প্রোফাইল দেখা যায়: “ব্যাকরণ” এবং “ব্যাকরণ ও উন্নয়ন”যদিও এগুলিকে দেখতে একই রকম মনে হতে পারে, আপনি যে ধরনের এবং পরিমাণে পরামর্শ পাবেন তাতে এগুলি একটি উল্লেখযোগ্য পার্থক্য তৈরি করে।

আপনি যদি "গ্রামার" প্রোফাইলটি বেছে নেন, তাহলে ওয়ার্ড প্রাথমিকভাবে মনোযোগ দেবে কঠোরভাবে ব্যাকরণগত ত্রুটি: সঙ্গতি, ক্রিয়ার কাল, ভুল গঠন, ইত্যাদি। এই মোডে, স্পষ্টতা, সংক্ষিপ্ততা বা আনুষ্ঠানিকতা সম্পর্কিত অনেক বিকল্প ডিফল্টরূপে নিষ্ক্রিয় থাকে।

তবে, আপনি যদি “ব্যাকরণ ও উন্নয়ন” নির্বাচন করেন, তাহলে সম্পাদক আপনাকে আরও কিছু বিষয় অফার করতে শুরু করবে। আরও উন্নত শৈলীর পরামর্শঅন্য কথায়, এটি কেবল সুস্পষ্ট ভুলগুলোই চিহ্নিত করবে না, বরং দীর্ঘ ও জটিল বাক্য, পুনরাবৃত্তি, গাম্ভীর্যপূর্ণ প্রসঙ্গে অনানুষ্ঠানিক বাগধারা এবং অন্যান্য আরও সূক্ষ্ম বিষয়গুলোও চিহ্নিত করবে।

উভয় ক্ষেত্রেই, আপনি স্বতন্ত্র বক্সগুলো চেক বা আনচেক করার মাধ্যমে এডিটরের আচরণ কাস্টমাইজ করতে পারেন। এইভাবে, আপনি নিজের পছন্দমতো এক ধরনের 'সংশোধন প্রোফাইল' তৈরি করতে পারেন।আপনি সাধারণত যে ধরনের লেখা তৈরি করেন, যেমন: প্রযুক্তিগত প্রতিবেদন, আইনি নথি, একাডেমিক গবেষণাপত্র, বিপণন সামগ্রী, ইত্যাদি, সেগুলোর উপযোগী করে তৈরি।

একটি ভালো অভ্যাস হলো “ব্যাকরণ ও উন্নতি” বিকল্পটি নির্বাচন করে শুরু করা, কোন পরামর্শগুলো আপনার কাছে সত্যিই দরকারি মনে হয় তা পর্যালোচনা করা, এবং আপনার কাছে অতিরিক্ত বা অপ্রাসঙ্গিক মনে হয় এমন যেকোনো বিভাগ নিষ্ক্রিয় করুন। আপনার স্টাইল বা কর্মপরিবেশের জন্য।

এডিটরের সাহায্যে টেমপ্লেট ও ​​ভালো ফরম্যাটিং পদ্ধতি ব্যবহার করা।

আপনার ডকুমেন্টের ক্ষেত্রে ওয়ার্ড এডিটর আরও ভালোভাবে ব্যবহার করা যায়। এটি সুসংগঠিত এবং বিন্যস্ত।সুতরাং, একেবারে শুরু থেকেই গুণমান উন্নত করার একটি দ্রুত উপায় হলো পেশাদার টেমপ্লেটকে ভিত্তি হিসেবে ব্যবহার করা।

ফাইল > নতুন থেকে আপনি আপনার প্রয়োজনীয় ডকুমেন্টের ধরন অনুযায়ী টেমপ্লেট খুঁজতে পারেন: যেমন রিপোর্ট, জীবনবৃত্তান্ত, ব্যবসায়িক প্রস্তাব, কার্যবিবরণী, ইত্যাদি। আপনার লক্ষ্যের জন্য সবচেয়ে উপযুক্তটি বেছে নিন। এবং একটি খালি ডকুমেন্ট দিয়ে শুরু করার পরিবর্তে এটিকে ভিত্তি হিসেবে ব্যবহার করুন।

টেমপ্লেটটি লোড হয়ে গেলে, সমস্ত নমুনা লেখা আপনার আসল লেখা দিয়ে প্রতিস্থাপন করুন। এই সুযোগটি গ্রহণ করুন ফন্ট, কর্পোরেট রঙ এবং লোগো পরিবর্তন করুন আপনার কোম্পানি বা প্রকল্পের ভাবমূর্তি উন্নত করতে, অপ্রয়োজনীয় অংশগুলো বাদ দিন এবং প্রয়োজন মনে করলে নিজের অংশ যোগ করুন।

বিষয়বস্তু সাজানোর সময় সুস্পষ্ট শিরোনাম, বিভাগ এবং অনুচ্ছেদসহ একটি পরিষ্কার কাঠামো বজায় রাখা বাঞ্ছনীয়। ওয়ার্ড স্টাইলগুলোর (হেডিং ১, হেডিং ২, সাধারণ প্যারাগ্রাফ, ইত্যাদি) ধারাবাহিক ব্যবহার। এটি কেবল পাঠযোগ্যতা বাড়াতেই সাহায্য করে না, বরং এডিটরকে তার বিশ্লেষণাধীন টেক্সটের ধরন সঠিকভাবে শনাক্ত করতেও সহায়তা করে।

অবশেষে, পেশাদারী ভাবমূর্তিকে প্রভাবিত করে এমন বিন্যাসগত দিকগুলো মনে রাখবেন: সুস্পষ্ট ফন্ট, পরিমিত ব্যবধান, সতর্ক বিন্যাস এবং রঙের পরিমিত ব্যবহার। নথিটি যত পরিষ্কার এবং সুসংগঠিত হবেএতে সম্পাদকের পরামর্শগুলো পর্যালোচনা ও গ্রহণ করাও সহজ হবে।

দৃশ্যমান উপাদান, সারণি এবং অন্যান্য সহায়ক উপকরণ

শব্দ শুধু লেখার মধ্যেই সীমাবদ্ধ নয়: প্রায়শই, কোনো কিছু ভালোভাবে বোঝানোর জন্য প্রয়োজন হয়... সারণি, গ্রাফ, ডায়াগ্রাম বা ছবি যা আপনার বক্তব্যের পরিপূরক। এই উপাদানগুলো সঠিকভাবে ব্যবহার করা হলে স্পষ্টতা বাড়ে এবং অনুচ্ছেদের দৈর্ঘ্য কমে।

আপনি যদি টেবিল বা চার্ট যোগ করার সিদ্ধান্ত নেন, তাহলে নিশ্চিত করুন যে তারা নথির বাকি অংশের সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ একটি বিন্যাস বজায় রাখে।টেবিলের শিরোনাম সামঞ্জস্যপূর্ণ রাখুন, বিষয়বস্তু সঠিকভাবে বিন্যস্ত করুন এবং নিশ্চিত করুন যেন গ্রাফিক্সগুলো সাদা-কালোতে প্রিন্ট করার পরেও পাঠযোগ্য থাকে।

অ্যাডভান্সড এডিটর প্রধানত টেক্সটের উপর মনোযোগ দেয়, কিন্তু তার মানে এই নয় যে আপনি টেক্সট বক্স বা নোটের বিষয়বস্তুকে উপেক্ষা করতে পারেন। যথাসম্ভব, একই সংশোধন নিয়ম প্রয়োগ করুন। এই আইটেমগুলিতে যা কিছু রয়েছে তা হাতে-কলমে পর্যালোচনা করতে হয়, কারণ এগুলিতে প্রায়শই প্রাসঙ্গিক শিরোনাম বা মন্তব্য অন্তর্ভুক্ত থাকে।

দীর্ঘ নথির ক্ষেত্রেও এটি একটি ভালো ধারণা। খালি জায়গা রাখুন এবং বিষয়বস্তুর ব্লকগুলো আলাদা করুন। উপশিরোনাম বা পরিচ্ছেদ বিভাজনের মাধ্যমে। এটি কেবল পড়াকেই সহজ করে না, বরং সম্পাদকের জন্য আন্ডারলাইনের চাক্ষুষ সংশোধনকেও কম ক্লান্তিকর করে তোলে।

অবশেষে, যদি আপনি বাহ্যিক ছবি (যেমন স্ক্রিনশট বা চিত্র) অন্তর্ভুক্ত করেন, তবে পরীক্ষা করে দেখুন যে সেগুলির রেজোলিউশন পর্যাপ্ত কিনা এবং ডকুমেন্টের সামগ্রিক নকশা নষ্ট করবেন না।যদিও এডিটর ছবি সংশোধন করে না, তবুও এর অপব্যবহার পুরো বিষয়টির পেশাদারী চেহারা নষ্ট করে দিতে পারে।

চূড়ান্ত পর্যালোচনা, বিতরণ এবং সাধারণ সমস্যাগুলির সমাধান

যখন আপনার মনে হবে নথিটি প্রস্তুত, তখন শেষবারের মতো একটি পদ্ধতিগত পর্যালোচনা করে নেওয়া ভালো। আদর্শগতভাবে, এডিটর ব্যবহার করে সম্পূর্ণ পর্যালোচনা দিয়ে শুরু করুন।প্যানেলটি কার্যত পরিষ্কার না হওয়া পর্যন্ত প্রদর্শিত পরামর্শগুলো সংশোধন বা উপেক্ষা করা।

এরপর, গুরুত্বপূর্ণ ডেটা—যেমন সংখ্যা, তথ্যসূত্র, বিশেষ্য পদ, তারিখ বা সংক্ষিপ্ত রূপ—নিজ হাতে পর্যালোচনা করুন। অ্যাডভান্সড এডিটর সবসময় বিষয়বস্তুর ত্রুটি শনাক্ত করতে পারে না, তাই অনুগ্রহ করে যাচাই করুন যে আপনার দেওয়া সমস্ত তথ্য সঠিক এবং হালনাগাদ।.

একবার পর্যালোচনা করে নিলে, ফাইলটি একটি স্পষ্ট ও বর্ণনামূলক নাম দিয়ে সংরক্ষণ করুন। যদি আপনি এটি ইমেলের মাধ্যমে শেয়ার করতে বা ইন্ট্রানেটে প্রকাশ করতে চান, তবে এটি করা সাধারণত একটি ভালো কাজ। এটি পিডিএফ এক্সপোর্ট করুন ফরম্যাটটি স্থির করতে এবং অন্যান্য ব্যবহারকারীদের কাছে এর অসামঞ্জস্যতা রোধ করতে।

যদি এটি প্রিন্ট করার প্রয়োজন হয়, তবে প্রিন্ট প্রিভিউ ব্যবহার করে নিশ্চিত হয়ে নিন যে পৃষ্ঠা বিরতি, মার্জিন এবং হেডার এগুলো দেখতে ঠিক আপনার পছন্দমতো হবে। যদি নথিটি কোনো গ্রাহক বা আদালতে পাঠানো হয়, তবে এটাও নিশ্চিত করা জরুরি যে এতে যেন কোনো মন্তব্য বা পরিবর্তন নিয়ন্ত্রণের চিহ্ন দৃশ্যমান না থাকে।

যখন ফরম্যাটিং-এর সমস্যা দেখা দেয় (যেমন অনুচ্ছেদ সরে যাওয়া, স্টাইল নিজে থেকে বদলে যাওয়া, ছবি জায়গা থেকে সরে যাওয়া), তখন এর কারণ সাধারণত ভুলভাবে স্টাইল প্রয়োগ করা অথবা যথাযথ সেকশন ব্রেক না থাকা। এর একটি কার্যকরী সমাধান হলো... শৈলী পর্যালোচনা এবং মানসম্মত করুনঅথবা, চরম পরিস্থিতিতে, সাধারণ টেক্সটটি একটি নতুন ডকুমেন্টে কপি করুন এবং প্রথম থেকে স্টাইলগুলো পুনরায় প্রয়োগ করুন।

টেক্সট সংশোধন করার ক্ষেত্রে Word এবং অন্যান্য Office অ্যাপের মধ্যে পার্থক্য

যদিও অ্যাডভান্সড এডিটর বিশেষ করে ওয়ার্ডে চমৎকার কাজ করে, সব Office অ্যাপ্লিকেশনে একই ধরনের সংশোধনের বিকল্প থাকে না।নির্দিষ্ট কিছু প্রোগ্রামে নেই এমন ফিচার খোঁজার সময় হতাশা এড়াতে এই পার্থক্যগুলো জানা সহায়ক।

আমরা যেমন দেখেছি, ডেস্কটপ ওয়ার্ডে বেশ কিছু পূর্ণাঙ্গ টুল রয়েছে: অ্যাডভান্সড এডিটর, বিস্তারিত গ্রামার স্টাইল সেটিংস, চেঞ্জ ট্র্যাকিং, কমেন্টস, ডকুমেন্ট কম্প্যারিসন এবং আরও অনেক সেটিংস।

এক্সেল বা পাওয়ারপয়েন্টের মতো অন্যান্য অ্যাপ্লিকেশনগুলিতে, ব্যাকরণের ওপর একই পর্যায়ের নিয়ন্ত্রণ আপনি পাবেন না।এগুলোতে সাধারণত সাধারণ বানান পরীক্ষা এবং কিছু ক্ষেত্রে প্রতীক-কেন্দ্রিক স্বয়ংক্রিয় সংশোধন, স্বয়ংক্রিয় বিন্যাস বা গাণিতিক সূত্রের সমন্বয়ের মতো সুবিধা থাকে, কিন্তু এতটা সূক্ষ্ম স্টাইল প্রোফাইলের সুবিধা থাকে না।

ওয়ার্ডের সবচেয়ে কাছের ব্যতিক্রম হলো আউটলুক। নতুন ইমেল লেখার সময়, আপনি অ্যাক্সেস করতে পারেন লেখার শৈলী পর্যালোচনার বিকল্পগুলি ওয়ার্ডের মতোই, তবে সাধারণত এতে বৈচিত্র্য কম থাকে। এই সেটিংসগুলো একবার দেখে নেওয়া উচিত, কারণ কিছু অপশন ডিফল্টভাবে নিষ্ক্রিয় থাকে এবং এর ফলে আপনি হয়তো দরকারি সংশোধনগুলো করতে পারছেন না।

সংক্ষেপে, আপনার যা প্রয়োজন তা যদি হয় একটি পুঙ্খানুপুঙ্খ ব্যাকরণগত ও শৈলীগত পর্যালোচনাসবচেয়ে বিচক্ষণ কাজ হলো Word-এ মূল বিষয়বস্তুর খসড়া তৈরি করা বা সেটিকে পরিমার্জন করা এবং তারপর প্রয়োজন অনুযায়ী অন্যান্য Office অ্যাপ্লিকেশনগুলিতে তা কপি বা মানিয়ে নেওয়া।

অ্যাডভান্সড এডিটর, সতর্ক ভাষা সেটিংস, ট্র্যাক চেঞ্জেস-এর সঠিক ব্যবহার এবং কিছু ভালো ফরম্যাটিং পদ্ধতির সমন্বয়ে আপনার সাধারণ মানের ওয়ার্ড ডকুমেন্টকে অত্যন্ত পেশাদার, স্পষ্ট এবং ত্রুটিমুক্ত করে তোলা পুরোপুরি সম্ভব—যা যেকোনো খুঁতখুঁতে পাঠকের কাছে সবসময়ই প্রশংসা কুড়ায়।