সিঙ্ক্রোনাইজেশন না হারিয়ে কীভাবে অফলাইনে অফিস ব্যবহার করবেন

আপনি যদি প্রতিদিন Word, Excel, PowerPoint বা Outlook নিয়ে কাজ করেন, তাহলে সম্ভবত কোনো না কোনো সময়ে আপনার মনে এই প্রশ্ন জেগেছে যে এটা সম্ভব কিনা। সিঙ্ক্রোনাইজেশন না হারিয়ে অফলাইনে অফিস ব্যবহার করুন OneDrive বা SharePoint-এর ক্ষেত্রে। এতগুলো নামে বিভ্রান্ত হওয়াটাও স্বাভাবিক: Microsoft 365, Office 2021, ভলিউম লাইসেন্সিং, এক্সটেন্ডেড অফলাইন অ্যাক্সেস… এবং সবশেষে, সাইন ইন করার জন্য সেই নাছোড়বান্দা বার্তাটি।

পরবর্তী অংশে আমরা শান্তভাবে পরীক্ষা করে দেখব এটি আসলে কীভাবে কাজ করে। অফিস এবং মাইক্রোসফট ৩৬৫-এ অফলাইন কাজআপনার ফাইলগুলো সিঙ্ক্রোনাইজড রাখতে কী প্রয়োজন, কখন লগ ইন করা আবশ্যক, এবং নিরবচ্ছিন্ন ইন্টারনেট সংযোগ ছাড়া ডকুমেন্ট সম্পাদনা করার জন্য কোন লাইসেন্সিং বিকল্পগুলো সেরা—এই বিষয়গুলো আমরা আলোচনা করব। এর লক্ষ্য হলো, এই আলোচনার শেষে আপনি কী কিনবেন, কীভাবে তা সেট আপ করবেন, এবং দিনের পর দিন বা এমনকি মাসের পর মাস অফলাইনে থাকলে কী আশা করতে পারেন, সে সম্পর্কে একটি সুস্পষ্ট ধারণা লাভ করবেন।

ওয়ার্ড, এক্সেল এবং অফিসের অন্যান্য প্রোগ্রাম ব্যবহার করার জন্য লগ ইন করা কি বাধ্যতামূলক?

নতুন সরঞ্জাম ব্যবহার করার সময় যে প্রথম প্রশ্নগুলো ওঠে, তার মধ্যে একটি হলো— অফিস ব্যবহার করার জন্য আপনাকে অবশ্যই লগ ইন করতে হবে।বিশেষ করে যদি আপনি অফিস ২০১০-এর মতো সংস্করণ থেকে এসে থাকেন, যেখানে কোনো অ্যাকাউন্ট বা ক্লাউড স্টোরেজ ছাড়াই শুধু একটি প্রোডাক্ট কী দিয়ে প্রোগ্রামটি ইনস্টল করা যেত।

আধুনিক সংস্করণগুলোতে, বিশেষ করে মাইক্রোসফট ৩৬৫ (পূর্বের অফিস ৩৬৫)-এ, কিছু পরিবর্তন এসেছে: লাইসেন্সটি সাধারণত একটি মাইক্রোসফট অ্যাকাউন্টের সাথে সংযুক্ত থাকে। (ব্যক্তিগত বা ব্যবসায়িক)। এর মানে হলো, বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, প্রোডাক্টটি অ্যাক্টিভেট করতে এবং আপনার অ্যাকাউন্টের সাথে লিঙ্ক করতে আপনাকে অন্তত একবার সাইন ইন করতে হবে। এভাবেই মাইক্রোসফট যাচাই করে যে আপনার সাবস্ক্রিপশনের টাকা পরিশোধ করা হয়েছে এবং আপনি Word, Excel, PowerPoint, Outlook ও বাকিগুলো ব্যবহার করতে পারবেন।

তবে, যদি আপনি ক্রমাগত লগ ইন না করে প্রতিদিন কাজ করতে চান, তাহলে ব্যাপারটা ভিন্ন। একবার আপনি লাইসেন্সটি সক্রিয় ও বৈধ করা হয়েছে।সাবস্ক্রিপশন বৈধ থাকা এবং অ্যাক্টিভেশনের মেয়াদ শেষ না হওয়া পর্যন্ত, ডেস্কটপ অ্যাপ্লিকেশনগুলো একটি নির্দিষ্ট সময়ের জন্য অফলাইনে সমস্ত ফিচারসহ ব্যবহার করা যাবে।

যদি আপনি কোনো অ্যাকাউন্ট বা সাবস্ক্রিপশন নবায়নের ওপর নির্ভর করতে না চান, তাহলে আপনার বিকল্প হলো... অফিসের এককালীন অর্থপ্রদান সংস্করণ (উদাহরণস্বরূপ, অফিস হোম অ্যান্ড স্টুডেন্ট বা অফিস হোম অ্যান্ড বিজনেস)। এই ক্ষেত্রে, প্রাথমিক ইনস্টলেশন এবং অ্যাক্টিভেশনের পরে (যার জন্য সাধারণত একটি ইন্টারনেট সংযোগও প্রয়োজন হয়), আপনি সেই কম্পিউটারে অনির্দিষ্টকালের জন্য অফলাইনে ওয়ার্ড এবং এক্সেল ব্যবহার করতে পারবেন, এবং প্রোগ্রামটি লাইসেন্স "পুনরায় বৈধ" করার জন্য আপনাকে পর্যায়ক্রমে ব্লক করবে না।

সুতরাং, হ্যাঁ: অফিসের অনেক বর্তমান সংস্করণের সাথে এবং বিশেষ করে মাইক্রোসফট ৩৬৫-এর সাথে এটি কার্যত অপরিহার্য। অন্তত একবার লগ ইন করুন পণ্যটি সক্রিয় করতে। যা পরিবর্তিত হয় তা হলো, লাইসেন্স যাচাই করার জন্য পুনরায় সংযোগ করতে বলার আগে আপনি কতক্ষণ অফলাইনে কাজ চালিয়ে যেতে পারবেন।

ফাইল সিঙ্ক্রোনাইজেশন না হারিয়ে Office-এর সাথে অফলাইনে কাজ করুন।

লাইসেন্স এক জিনিস, আর ফাইল ব্যবস্থাপনা সম্পূর্ণ ভিন্ন জিনিস। ইন্টারনেট সংযোগ ছাড়াও মূল ধারণাটি হলো যে আপনি পারবেন ডকুমেন্টগুলো সম্পাদনা করতে থাকুন এবং তারপর সেগুলোকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে সিঙ্ক হতে দিন।এখানে দুটি মূল বিষয় কাজ করে: অ্যাপ্লিকেশনগুলির জন্য অফলাইন মোড এবং ক্লাউড স্টোরেজ পরিষেবা, যেমন OneDrive, OneDrive for Business, বা SharePoint।

যখন আপনি সংযুক্ত থাকেন এবং OneDrive-এ সংরক্ষিত নথি নিয়ে কাজ করেন, তখন আপনি প্রায়শই দেখতে পাবেন স্বয়ংক্রিয় সংরক্ষণ সুইচ সক্রিয় করা হয়েছে Word, Excel বা PowerPoint-এর একেবারে উপরে। যতক্ষণ আপনার সংযোগ থাকবে, পরিবর্তনগুলো সঙ্গে সঙ্গে সেভ হয়ে ক্লাউডে আপলোড হয়ে যাবে। যদি আপনার সংযোগ বিচ্ছিন্ন হয়ে যায় বা আপনি অটোসেভ নিষ্ক্রিয় করেন, তাহলে পরিবর্তনগুলো স্থানীয়ভাবে সেভ হবে এবং আপনি অনলাইনে ফিরে আসার সাথে সাথেই সিঙ্ক হয়ে যাবে।

নেটওয়ার্ক সংযোগ বিচ্ছিন্ন হয়ে গেলেও যাতে আপনার কার্যক্রম অব্যাহত থাকে, তা নিশ্চিত করার জন্য এটি গুরুত্বপূর্ণ যে নথিগুলো আগে থেকেই ডাউনলোড করে খুলে রাখুন। যা আপনার ডিভাইসে প্রয়োজন হবে। ফাইলটি অনলাইনে অন্তত একবার খোলা হয়ে গেলে, Office সাধারণত এর একটি স্থানীয় কপি রেখে দেয় (বিশেষ করে যদি আপনি OneDrive সিঙ্ক ক্লায়েন্ট ব্যবহার করেন), ফলে আপনি অফলাইনেও এটি খুলতে, সম্পাদনা করতে এবং সংরক্ষণ করতে পারবেন।

অফলাইনে কাজ করার সময়, আপনি কোনো সমস্যা ছাড়াই বেশ কিছু কাজ সম্পাদন করতে পারেন: নতুন খালি নথি তৈরি করুন (ওয়ার্ড, এক্সেল বা পাওয়ারপয়েন্ট) ব্যবহার করে আপনার লোকাল ড্রাইভে বা যেকোনো সিঙ্ক করা ফোল্ডারে সেভ করা ফাইলগুলো খুলুন এবং আপনার কম্পিউটারে সেভ করুন। আপনি পুনরায় কানেক্ট করার সাথে সাথেই, OneDrive বা SharePoint-এ থাকা ফাইলগুলোতে করা পরিবর্তনগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপলোড এবং সিঙ্ক হয়ে যাবে, যতক্ষণ পর্যন্ত অ্যাপ্লিকেশনটি খোলা থাকবে এবং আপনার সেশনটি সক্রিয় থাকবে।

যে ফাইলগুলির সিঙ্কিং এখনও শেষ হয়নি সেগুলি প্রায়শই দেখানো হবে “শেয়ার করা” বা “আপলোডের জন্য অপেক্ষাধীন” এর মতো বিভাগগুলি অফিস অ্যাপ্লিকেশনগুলোর মধ্যেই অথবা ওয়ানড্রাইভ ক্লায়েন্টের ভেতরে, যাতে পুনরায় ইন্টারনেট সংযোগ পেলেই আপনি সহজেই দেখে নিতে পারেন কী কী আপলোড করা বাকি আছে।

নিরবচ্ছিন্ন ইন্টারনেট সংযোগ ছাড়াই সাবস্ক্রিপশন লাইসেন্স সহ মাইক্রোসফট ৩৬৫ ব্যবহার করা

যদি আপনার মাইক্রোসফট ৩৬৫ থাকে (উদাহরণস্বরূপ, মাইক্রোসফট ৩৬৫ ফ্যামিলি, পার্সোনাল, অথবা মাইক্রোসফট ৩৬৫ অ্যাপস ফর বিজনেসআপনার লাইসেন্সটি একটি সাবস্ক্রিপশন-ভিত্তিক, যা পর্যায়ক্রমে যাচাই করতে হবে। মাইক্রোসফট জানিয়েছে যে, এই অ্যাপ্লিকেশনগুলো তাদের সমস্ত বৈশিষ্ট্যসহ অফলাইনেও ব্যবহার করা যাবে, তবে শর্ত হলো সাবস্ক্রিপশনটি এখনও সক্রিয় আছে কিনা তা যাচাই করার জন্য ডিভাইসটিকে পর্যায়ক্রমে ইন্টারনেটের সাথে সংযুক্ত হতে হবে।

সরকারি নথিপত্রে বলা হয়েছে যে এটি যথেষ্ট প্রায় প্রতি ৩০ দিনে একবার সংযোগ করুনকম্পিউটার দীর্ঘ সময় ধরে অফলাইনে থাকলে, অফিস "রিডিউসড ফাংশনালিটি মোড" নামক একটি অবস্থায় প্রবেশ করে: অ্যাপ্লিকেশনগুলো খোলে, আপনি ডকুমেন্ট দেখতে পারেন, কিন্তু ফাইল এডিট, সেভ বা নতুন তৈরি করতে পারেন না। প্রায়শই "আনলাইসেন্সড, নট অ্যাক্টিভেটেড"-এর মতো মেসেজ দেখা যায়।

যখন এমনটা ঘটে, তখন সমাধানটি হলো আপনার ডিভাইসটি ইন্টারনেটের সাথে পুনরায় সংযুক্ত করুন এবং লগ ইন করুন। লাইসেন্সের সাথে যুক্ত Microsoft 365 অ্যাকাউন্টটি দিয়ে। তখন ভ্যালিডেশন পুনরুদ্ধার করা হয় এবং আপনি Word, Excel, PowerPoint ও বাকি অ্যাপ্লিকেশনগুলোতে সম্পূর্ণ অ্যাক্সেস ফিরে পান। অন্য কথায়, কম্পিউটারটি কয়েক সপ্তাহ ধরে অফলাইনে থাকলেও, পুনরায় ভ্যালিডেট করার সাথে সাথেই অ্যাপ্লিকেশনগুলো আর রিড-অনলি মোডে থাকবে না।

বাস্তবে, কিছু ব্যবহারকারী দেখতে পান যে, যদিও মাইক্রোসফট ইঙ্গিত দেয় যে ঐ সময়কালে অফলাইনে কাজ করা সম্ভব, অফিসটি আরও কঠোর বলে মনে হচ্ছে। এবং এটি সংযোগ শনাক্ত করতে না পারলে বা অ্যাক্টিভেশনে সমস্যা হলে সংস্করণটি নির্ধারিত সময়ের আগেই ব্লক করে দেয়। এইসব ক্ষেত্রে, যদি আপনার যেকোনো অনলাইন যাচাই প্রক্রিয়া থেকে সম্পূর্ণ স্বাধীনতা প্রয়োজন হয়, তবে আপনি সম্ভবত অফিস হোম অ্যান্ড স্টুডেন্ট বা অফিস প্রফেশনাল-এর মতো এককালীন ক্রয়যোগ্য সংস্করণগুলিতে বেশি আগ্রহী হবেন, যেগুলি বার্ষিক সাবস্ক্রিপশনের উপর ভিত্তি করে তৈরি নয়।

অপ্রত্যাশিত পরিস্থিতি এড়াতে, আপনি যদি Microsoft 365-এর উপর নির্ভর করেন, তবে মাসে অন্তত একবার যাচাই করে নেওয়া বাঞ্ছনীয়। ইন্টারনেট সংযোগসহ আপনার কম্পিউটারটি চালু করুন এবং একটি অফিস অ্যাপ্লিকেশন খুলুন। আপনার সেশন লগ ইন করা অবস্থায়। এটি নিশ্চিত করে যে লাইসেন্সটি সময়মতো নবায়ন করা হয় এবং আপনি দিন বা সপ্তাহ ধরে অফলাইন পরিবেশে থাকলেও লক আউট হয়ে যাবেন না।

বর্ধিত অফলাইন অ্যাক্সেস: মাইক্রোসফট ৩৬৫-এ ইন্টারনেট ছাড়াই ১৮০ দিন পর্যন্ত

ব্যবসায়িক বা শিক্ষামূলক পরিবেশে যেখানে ডিভাইসগুলি পাস করতে পারে ইন্টারনেট সংযোগ ছাড়া মাসগুলো (উদাহরণস্বরূপ, প্রত্যন্ত অঞ্চলের সরঞ্জাম, উচ্চ-নিরাপত্তা পরিবেশে ব্যবহৃত ডিভাইস, বা মাঠের কাজের জন্য ল্যাপটপ), মাইক্রোসফট একটি বিশেষ বৈশিষ্ট্য প্রদান করে: বর্ধিত অফলাইন অ্যাক্সেস ব্যবসার জন্য মাইক্রোসফট ৩৬৫ অ্যাপস।

এই কার্যকারিতা ডেস্কটপ অ্যাপ্লিকেশন (ওয়ার্ড, এক্সেল, পাওয়ারপয়েন্ট, আউটলুক, ওয়াননোট, পাবলিশার, অ্যাক্সেস, এবং কিছু প্ল্যানে প্রজেক্ট ও ভিসিয়ো) চালিত কম্পিউটারগুলিকে সক্রিয় থাকতে দেয়। ইন্টারনেট সংযোগ ছাড়াই সর্বোচ্চ ১৮০ দিন লাইসেন্স যাচাই করতে বা আপডেট ইনস্টল করতে এটি প্রয়োজন। তবে, এটি মূলত এন্টারপ্রাইজ সাবস্ক্রিপশন থাকা প্রতিষ্ঠানগুলোর জন্য তৈরি করা হয়েছে, সাধারণ গৃহ ব্যবহারকারীদের জন্য ততটা নয়।

বর্ধিত অফলাইন অ্যাক্সেস ব্যবহার করার জন্য, বেশ কয়েকটি শর্ত পূরণ করতে হবে: ডিভাইসটিতে অবশ্যই একটি থাকতে হবে মাইক্রোসফট ৩৬৫ অ্যাপস সংস্করণ ২০০২ বা তার পরবর্তীপ্রতিষ্ঠানটির একটি উপযুক্ত Microsoft 365 Apps লাইসেন্স সাবস্ক্রিপশন থাকতে হবে; এবং ফিচারটি গ্রুপ পলিসি অথবা উইন্ডোজ রেজিস্ট্রি-র মাধ্যমে সুস্পষ্টভাবে সক্রিয় করতে হবে।

স্বাভাবিক কার্যপ্রবাহটি অনেকটা এইরকম হবে: আইটি বিভাগ ব্যবসার জন্য মাইক্রোসফট ৩৬৫ অ্যাপস ইনস্টল করুন ডিভাইসে উপযুক্ত গ্রুপ পলিসি বা রেজিস্ট্রি কী ব্যবহার করে বর্ধিত অফলাইন অ্যাক্সেস সক্ষম করুন। এরপর ব্যবহারকারী একটি মাইক্রোসফট অ্যাকাউন্ট (পূর্বে অ্যাজুর এডি) দিয়ে উইন্ডোজে লগ ইন করেন এবং ওয়ার্ড বা এক্সেলের মতো একটি অফিস অ্যাপ্লিকেশন খোলেন। সেই মুহূর্তে, কম্পিউটারটির লাইসেন্স যে ১৮০ দিনের জন্য বৈধ, তা নিশ্চিত করা হয়।

প্রোগ্রামটির মধ্যেই অফিস অ্যাকাউন্ট পেজে, ব্যবহারকারী নিম্নলিখিত তথ্য দেখতে পারেন, যেমন ডিভাইসের নাম এবং লাইসেন্সের মেয়াদ শেষ হওয়ার তারিখসেই সময়কাল কীভাবে বাড়ানো যায়, সে সম্পর্কে আরও বিস্তারিত তথ্যের জন্য একটি লিঙ্কও দেওয়া থাকে। যখন মেয়াদ শেষ হওয়ার কাছাকাছি চলে আসে (উদাহরণস্বরূপ, মেয়াদ শেষ হওয়ার ১৫ দিন আগে), Office একটি বিজ্ঞপ্তি প্রদর্শন করে যেখানে জানানো হয় যে আপনার লাইসেন্সটি পুনরায় যাচাই করতে এবং ১৮০-দিনের মেয়াদটি নবায়ন করতে আপনাকে লগ ইন করতে হবে।

সবকিছু সত্ত্বেও যদি প্রতি ছয় মাসে ইন্টারনেটে সংযোগ করা সম্ভব না হয়, তবে সংস্থাটি পারে লাইসেন্সটি ম্যানুয়ালি বাড়ান অফিস অফলাইনে ব্যবহার চালিয়ে যেতে হলে, সর্বদা কোম্পানির নিজস্ব নীতিমালার মধ্যেই থাকতে হবে। তবে, এই ক্ষেত্রে নতুন ফিচার এবং নিরাপত্তা আপডেট স্বয়ংক্রিয়ভাবে পাওয়া যাবে না, বরং উপলব্ধ হলে তা ম্যানুয়ালি প্রয়োগ করতে হবে।

গ্রুপ পলিসি বা রেজিস্ট্রি ব্যবহার করে কীভাবে বর্ধিত অফলাইন অ্যাক্সেস সক্রিয় করবেন

কর্পোরেট পরিবেশে বর্ধিত অফলাইন অ্যাক্সেস সক্রিয় করা এন্ড-ইউজার ইন্টারফেস থেকে করা হয় না, বরং এর মাধ্যমে করা হয়। গ্রুপ পলিসি (GPO) বা উইন্ডোজ রেজিস্ট্রির মতো প্রশাসনিক সরঞ্জামএর ফলে আইটি বিভাগ কেন্দ্রীয়ভাবে নিয়ন্ত্রণ করতে পারে যে কোন ডিভাইসগুলো দীর্ঘ সময়ের জন্য অফলাইনে থাকতে পারবে।

আপনি যদি গ্রুপ পলিসি বেছে নেন, তাহলে আপনাকে ডাউনলোড এবং ইনস্টল করতে হবে প্রশাসনিক টেমপ্লেট ফাইল (ADMX/ADML) মাইক্রোসফ্ট ডাউনলোড সেন্টার থেকে মাইক্রোসফ্ট ৩৬৫-এর জন্য আপডেট করা হয়েছে। ডোমেইন কন্ট্রোলার বা অ্যাডমিনিস্ট্রেশন কম্পিউটারে সংযুক্ত করার পর, আপনি নিম্নলিখিত GPO পাথে প্রাসঙ্গিক সেটিংস খুঁজে পাবেন: কম্পিউটার কনফিগারেশন → পলিসি → অ্যাডমিনিস্ট্রেটিভ টেমপ্লেট → মাইক্রোসফ্ট অফিস → লাইসেন্সিং সেটিংস।

সেই ট্রি-এর মধ্যে “বর্ধিত অফলাইন ব্যবহারের অনুমতি দিন” নামে একটি পলিসি রয়েছে। এই নীতি সেটিংটি সক্রিয় করুন একদল কম্পিউটার বা ব্যবহারকারীর জন্য, এই ডিভাইসগুলো ১৮০ দিন পর্যন্ত অফলাইনে অফিস চালানোর অনুমোদন পায়। এই বৈশিষ্ট্যটি নিষ্ক্রিয় করা হলে, কম্পিউটারগুলো স্বাভাবিক আচরণে ফিরে আসবে এবং তখন অনেক কম সময়ের ব্যবধানে লাইসেন্স যাচাই করার প্রয়োজন হবে।

যেসব পরিবেশে GPO ব্যবহার করা সম্ভব নয়, সেখানে আপনি সরাসরি রেজিস্ট্রি ব্যবহার করতে পারেন। বৈশিষ্ট্যটি সক্রিয় করুন নিম্নলিখিত কী এবং ভ্যালুগুলো তৈরি বা পরিবর্তন করা হয়:

«এক্সটেন্ডেডঅফলাইনসাবস্ক্রিপশন»=dword:00000001

«এক্সটেন্ডেডঅফলাইনসাবস্ক্রিপশন»=dword:00000001

বর্ধিত অফলাইন অ্যাক্সেস নিষ্ক্রিয় করতে, কেবল... এই একই মানগুলিকে 0 তে সেট করুন একই রেজিস্ট্রি পাথে (dword:00000000) যোগ করুন। এরপর থেকে, অফিস ক্লায়েন্টটি আবার একটি স্ট্যান্ডার্ড ইনস্টলেশনের মতো আচরণ করবে, যেটিকে আরও ঘন ঘন লাইসেন্স যাচাই করতে হবে।

উল্লেখ্য যে, উইন্ডোজে নিম্নলিখিত অ্যাপ্লিকেশনগুলির জন্য বর্ধিত অফলাইন অ্যাক্সেস সমর্থিত: ওয়ার্ড, এক্সেল, পাওয়ারপয়েন্ট, আউটলুক, ওয়াননোট, পাবলিশার এবং অ্যাক্সেসএটি কিছু প্রজেক্ট এবং ভিসিয়ো প্ল্যানের ক্ষেত্রেও প্রযোজ্য। এছাড়াও, ডিভাইসগুলো দীর্ঘ সময়ের জন্য সংযোগ বিচ্ছিন্ন থাকলে, ফিচার এবং নিরাপত্তা আপডেটগুলো ম্যানুয়ালি প্রয়োগ করতে হবে, কারণ সেগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে পাওয়ার জন্য কোনো সংযোগ থাকে না।

বাসার জন্য অফিস বনাম ব্যবসার জন্য মাইক্রোসফট ৩৬৫: অফলাইন কাজের জন্য কোনটি বেছে নেবেন

নতুন কম্পিউটারে অফিসের কোন সংস্করণটি ইনস্টল করা হবে, সেই সিদ্ধান্ত নেওয়ার সময় নিম্নলিখিত বিষয়গুলির মধ্যে পার্থক্য করা অপরিহার্য: গৃহ-ভিত্তিক সংস্করণ এবং যেগুলো ব্যবসা বা শিক্ষা প্রতিষ্ঠানের জন্য ডিজাইন করা হয়েছে। প্রতিটি গ্রুপের লাইসেন্সিং মডেল ভিন্ন ভিন্ন (সংস্করণ এবং লাইসেন্সের পার্থক্যএবং, সেই কারণে, সংযোগের প্রয়োজনীয়তা ও অ্যাকাউন্টের সাথে যুক্ত হওয়ার ক্ষেত্রে ভিন্ন ভিন্ন আচরণ।

গার্হস্থ্য পরিসরে আমরা একদিকে দেখতে পাই, মাইক্রোসফট ৩৬৫ সাবস্ক্রিপশন Microsoft 365 Family এবং Microsoft 365 Personal-এ Office অ্যাপ্লিকেশনের সম্পূর্ণ স্যুট (Word, Excel, PowerPoint, Outlook এবং প্ল্যান অনুযায়ী অন্যান্য প্রোগ্রাম) অন্তর্ভুক্ত রয়েছে এবং এর সাথে ক্লাউড স্টোরেজের ও অতিরিক্ত পরিষেবাগুলো যুক্ত আছে। বিকল্পভাবে, Office Home & Student, Office Home & Business, এবং Office Professional-এর মতো এককালীন ক্রয়ের বিকল্প রয়েছে, পাশাপাশি Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Access, Publisher, Project, এবং Visio-এর মতো স্বতন্ত্র অ্যাপ্লিকেশনগুলোর ২০২১ বা ২০২৪ সংস্করণও পাওয়া যায়।

এই এককালীন পেমেন্টে কেনাকাটা যারা সাবস্ক্রিপশন চান না এবং এক বা একাধিক কম্পিউটারে প্রোগ্রামটি ইনস্টল করে নিশ্চিন্ত থাকতে পছন্দ করেন, তাদের জন্য এগুলি সাধারণত আদর্শ। প্রাথমিক অ্যাক্টিভেশনের পর (যার জন্য সাধারণত একটি ইন্টারনেট সংযোগ প্রয়োজন হয়), লাইসেন্সটি সক্রিয় রাখার জন্য পর্যায়ক্রমে পুনরায় সংযোগ করার প্রয়োজন ছাড়াই আপনি ওয়ার্ড এবং এক্সেল ব্যবহার করতে পারবেন। তবে, এগুলিতে ডিফল্টরূপে সাবস্ক্রিপশনের মতো একই ক্লাউড পরিষেবা অন্তর্ভুক্ত থাকে না এবং সময়ের সাথে সাথে, তারা নতুন ফিচার ব্যবহারের সুযোগ হারায়, শুধুমাত্র নিরাপত্তা আপডেট পায়।

ব্যবসায়িক দিক থেকে, পণ্যগুলোকে একটি ছাতার নিচে শ্রেণীবদ্ধ করা হয়। ব্যবসার জন্য মাইক্রোসফট ৩৬৫এর মধ্যে রয়েছে Microsoft 365 Apps for Business, Microsoft 365 Business Standard, Office 365 Enterprise E3, E4, E5-এর মতো সাবস্ক্রিপশন; Office 365 A5-এর মতো শিক্ষামূলক প্ল্যান; এনজিও-দের জন্য সংস্করণ এবং জনপ্রশাসনের জন্য নির্দিষ্ট সংস্করণ (G1, G3, G5); সেইসাথে Project Online এবং Visio Online প্ল্যান।

এই প্ল্যানগুলোর কয়েকটিতে সম্পূর্ণ ডেস্কটপ অ্যাপ্লিকেশন অন্তর্ভুক্ত থাকে, আবার অন্যগুলোতে থাকে না। উদাহরণস্বরূপ, মাইক্রোসফট ৩৬৫ বিজনেস বেসিক অথবা অফিস ৩৬৫ এন্টারপ্রাইজ ই১ এই সাবস্ক্রিপশনগুলোতে প্রচলিত ডেস্কটপ অ্যাপ অন্তর্ভুক্ত থাকে না, বরং ওয়েব সংস্করণ এবং অন্যান্য পরিষেবা ব্যবহারের সুযোগ পাওয়া যায়। এক্ষেত্রে, আপনি ওয়ার্ড এবং এক্সেলকে প্রচলিত লোকাল প্রোগ্রাম হিসেবে ইনস্টল করতে পারবেন না, ফলে ‘অফলাইনে কাজ করার’ ধারণাটি অনেকটাই বদলে যায়।

সাবস্ক্রিপশন ছাড়াও, এগুলি কর্পোরেট জগতেও ব্যবহৃত হয়। ভলিউম লাইসেন্স সংস্করণ যেমন Office LTSC 2021, Office 2019 বা Office 2016 Professional Plus, যেগুলো ভলিউম কী বা KMS দ্বারা সক্রিয় করা হয় এবং অফলাইন পরিবেশে এগুলোর আচরণ তুলনামূলকভাবে বেশি অনুমানযোগ্য হয়, তবে এর বিনিময়ে Microsoft 365-এর সর্বদা হালনাগাদ থাকার মডেলের একটি অংশ ত্যাগ করতে হয়।

অফিস ডেস্কটপ অ্যাপ্লিকেশন অফলাইনে ব্যবহার করা

লাইসেন্স এবং প্ল্যানের ধরনের বাইরে, বেশিরভাগ ব্যবহারকারী যা জানতে আগ্রহী তা হলো, তারা পারবেন কিনা। অফিস ডকুমেন্ট অফলাইনে তৈরি করুন, খুলুন এবং সংরক্ষণ করুন।উত্তরটি হলো হ্যাঁ, তবে শর্ত হলো আপনার ডেস্কটপ অ্যাপ্লিকেশনগুলো ইনস্টল করা থাকতে হবে এবং লাইসেন্সটি সঠিকভাবে সক্রিয় করা থাকতে হবে।

যেসব ভার্সনে ডেস্কটপ অ্যাপ অন্তর্ভুক্ত থাকে (যেমন, Microsoft 365 Business, Office Home and Business, বা Microsoft 365 Apps for business), সেগুলো একবার ইনস্টল ও অ্যাক্টিভেট করা হয়ে গেলে, ইন্টারনেটের সাথে স্থায়ীভাবে সংযুক্ত থাকার কোনো প্রয়োজন নেই। এগুলো ব্যবহার করতে। আপনি Word, Excel, PowerPoint, বা Outlook খুলতে পারেন, আপনার PC বা Mac-এ থাকা ফাইলগুলো নিয়ে কাজ করতে পারেন, সেগুলোকে লোকাল ডিস্কে সেভ করতে পারেন এবং নেটওয়ার্ক ডাউন হয়ে গেলেও বা Wi-Fi অ্যাক্সেস না থাকলেও নিজের গতিতে কাজ চালিয়ে যেতে পারেন।

মূল পার্থক্যটি হলো ক্লাউড-ভিত্তিক ফিচারগুলোর ক্ষেত্রে কী ঘটে। যখন সংযোগ থাকে, ডেস্কটপ অ্যাপগুলো পারে OneDrive বা OneDrive for Business-এর সাথে ডকুমেন্ট সিঙ্ক করুনএটি নিশ্চিত করে যে আপনার পরিবর্তনগুলি যত তাড়াতাড়ি সম্ভব অনলাইন স্টোরেজে আপলোড করা হবে, যাতে আপনার সমস্ত ডিভাইসে সর্বদা সর্বশেষ সংস্করণ থাকে। যদি আপনার সংযোগ বিচ্ছিন্ন হয়ে যায়, আপনার পরিবর্তনগুলি আপনার ডিভাইসেই থেকে যাবে এবং নেটওয়ার্ক পুনরুদ্ধার হলে পরে স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপলোড হয়ে যাবে।

এই মডেলে, আপনি সেই সিঙ্ক্রোনাইজেশন ক্ষমতাটি ব্যবহার করতে চান কি না, তা আপনিই সিদ্ধান্ত নেন। অন্য কথায়, আপনি পুরোপুরি ভালোভাবে কাজ করতে পারেন সম্পূর্ণ স্থানীয় মোডআপনার কম্পিউটারের ফোল্ডারগুলিতে সবকিছু সংরক্ষণ করে, অথবা ব্যাকআপ, সহজে শেয়ার করা বা রিয়েল-টাইম সহযোগিতার জন্য ক্লাউডের সাথে সংযুক্ত করে। আপনি চাইলে, ডিফল্টরূপে অফিসকে ওয়ানড্রাইভে ফাইল সংরক্ষণ করা থেকে বিরত রাখুন।এবং এইভাবে সম্পূর্ণ চত্বরটি রক্ষণাবেক্ষণ করা।

আরও মনে রাখবেন যে ডিভাইসটি অনলাইন থাকলে, ডেস্কটপ অ্যাপ্লিকেশনগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট করা হয় নতুন ফিচার এবং নিরাপত্তা প্যাচ অন্তর্ভুক্ত করার জন্য। আপনি যদি আপনার ডিভাইসটি দীর্ঘ সময়ের জন্য সংযোগহীন রাখেন, তাহলে এই আপডেটগুলি জমা হতে থাকবে যতক্ষণ না আপনি আবার নেটওয়ার্ক অ্যাক্সেস পান অথবা, অফলাইন ব্যবসায়িক পরিবেশের ক্ষেত্রে, যতক্ষণ না সেগুলি ম্যানুয়ালি প্রয়োগ করা হয়।

অফলাইন মোডে আউটলুক নিয়ে কাজ করা

বিশেষভাবে উল্লেখ করার মতো একটি অ্যাপ্লিকেশন হলো আউটলুক। আউটলুক ডেস্কটপ ক্লায়েন্ট আপনাকে একটি সক্রিয় করতে দেয় “অফলাইনে কাজ” মোড যা বিশেষ করে তখন কাজে আসে যখন আপনি আপনার ইন্টারনেট সংযোগ চালু রাখতে চান না বা পারেন না, যেমন—বিমান ভ্রমণের সময় বা অনির্ভরযোগ্য ওয়াই-ফাই সংযোগযুক্ত কোনো স্থানে।

এই মোডটি চালু করতে, শুধু Outlook খুলুন, "Send/Receive" ট্যাবে যান এবং "Work Offline" বোতামটিতে ক্লিক করুন, যেটি সাধারণত রিবনের ডানদিকে থাকে। যখন মোডটি সক্রিয় থাকে, তখন বোতামটি সাধারণত হাইলাইট করা থাকে এবং আপনি উইন্ডোর নীচে একটি সূচক দেখতে পাবেন যা দেখায় যে Outlook বর্তমানে অফলাইনে আছে। মেইল সার্ভারের সাথে কোনো সংযোগ নেই.

এই মোডে থাকাকালীন, Outlook নতুন বার্তা পাঠানো বা গ্রহণ করার চেষ্টা করে না, কিন্তু আপনি পারেন ইতিমধ্যে ডাউনলোড করা ইমেলটি পরীক্ষা করুন।আপনি উত্তর বা নতুন বার্তা রচনা করতে এবং আপনার ফোল্ডারগুলো গুছিয়ে নিতে পারেন। আপনার পাঠানো ইমেলগুলো আউটবক্সে থেকে যাবে এবং যখন আপনি অফলাইন মোড বন্ধ করবেন ও আউটলুক মেল সার্ভারের সাথে পুনরায় সংযোগ স্থাপন করবে, তখন সেগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে পাঠানো হবে।

অনলাইনে কাজ করা পুনরায় শুরু করতে, অপশনটি বন্ধ করার জন্য আবার "Work Offline"-এ ক্লিক করুন। যদি Outlook এখনও অফলাইন দেখায়, তাহলে সম্ভবত... সংযোগটি পুনরায় স্থাপন করা সম্ভব হয়নি। সার্ভারের সাথে। সেক্ষেত্রে, ব্রাউজারে একটি ওয়েব পেজ খুলে কম্পিউটারে ইন্টারনেট সংযোগ আছে কিনা তা প্রথমে যাচাই করে নেওয়া ভালো।

যদি সাধারণ সংযোগ কাজ করে কিন্তু আউটলুক বারবার ব্যর্থ হয়, তাহলে আপনি চেষ্টা করতে পারেন ম্যানুয়ালি প্রেরণ এবং গ্রহণ করুন কোনো ত্রুটির বার্তা দেখা যাচ্ছে কিনা তা দেখুন। অপারেটিং সিস্টেম হালনাগাদ আছে কিনা তা পরীক্ষা করা এবং Outlook-এর অ্যাকাউন্ট সেটিংস (সার্ভার, পোর্ট, প্রোটোকল) পর্যালোচনা করাও একটি ভালো উপায়। যদি অন্য কোনো উপায় কাজ না করে, তবে কখনও কখনও Outlook থেকে ইমেল অ্যাকাউন্টটি মুছে ফেলে নতুন করে আবার যোগ করলে যেকোনো ত্রুটিপূর্ণ সেটিংস ঠিক হয়ে যেতে পারে।

Microsoft 365 ইনস্টল, সক্রিয় এবং পরিচালনা করার জন্য সংযোগের প্রয়োজনীয়তা

যদিও বেশিরভাগ সময় অফলাইনে কাজ করাই লক্ষ্য, কখন তা করতে হবে তা জানা জরুরি। ইন্টারনেট সংযোগ অপরিহার্য যখন আমরা মাইক্রোসফট ৩৬৫ এবং অফিসের অনেক আধুনিক সংস্করণ নিয়ে কথা বলি।

প্রথমে, আপনার একটি সংযোগ প্রয়োজন মাইক্রোসফট ৩৬৫ পণ্যগুলো ইনস্টল করুন আপনার কম্পিউটারে। বেশিরভাগ সাবস্ক্রিপশন একটি ইনস্টলার ব্যবহার করে যা ক্লাউড থেকে প্রয়োজনীয় উপাদানগুলো ডাউনলোড করে। একইভাবে, প্রাথমিক লাইসেন্স অ্যাক্টিভেশনের জন্য আপনার ডিভাইসটিকে মাইক্রোসফ্ট সার্ভারের সাথে সংযোগ করতে হয়, যাতে ইনস্টলেশনটিকে আপনার ইউজার অ্যাকাউন্টের সাথে যুক্ত করা যায়।

ইন্টারনেট সংযোগও প্রয়োজন আপনার ব্যবহারকারী অ্যাকাউন্ট এবং আপনার সাবস্ক্রিপশন পরিচালনা করুনআপনি আপনার পেমেন্ট পদ্ধতি পরিবর্তন করতে, লাইসেন্সের অবস্থা পরীক্ষা করতে, আপনার সক্রিয় করা ডিভাইসের সংখ্যা পরিচালনা করতে এবং আরও অনেক কিছু করতে পারেন। এই সবকিছুই Microsoft 365 ওয়েব পোর্টাল বা আপনার Microsoft অ্যাকাউন্ট পেজের মাধ্যমে করা হয়।

আপনি যদি ওয়ানড্রাইভ ফর বিজনেস বা অন্যান্য অনলাইন অ্যাপ্লিকেশনের মতো ক্লাউড পরিষেবাগুলো থেকে সর্বোত্তম সুবিধা পেতে চান, তাহলে আপনার স্পষ্টতই প্রয়োজন হবে সেই পরিষেবাগুলি অ্যাক্সেস করার সংযোগনেটওয়ার্ক সংযোগ ছাড়া আপনি অফিসের ওয়েব সংস্করণ ব্যবহার করতে, শেয়ার করা ডকুমেন্টে রিয়েল টাইমে সহযোগিতা করতে, অথবা শুধুমাত্র ক্লাউডে থাকা এবং স্থানীয় কপি নেই এমন ফাইল অ্যাক্সেস করতে পারবেন না।

ডেস্কটপ অ্যাপ্লিকেশনগুলির ক্ষেত্রে, ইনস্টলেশন এবং অ্যাক্টিভেশনের পরে, আপনি পারবেন বিভিন্ন সময়ের জন্য অফলাইনে ব্যবহার করুন লাইসেন্সের ধরনের ওপর নির্ভর করে। স্ট্যান্ডার্ড সাবস্ক্রিপশনের ক্ষেত্রে, কার্যকারিতা হ্রাসপ্রাপ্ত মোডে যাওয়ার আগে এর মেয়াদ সাধারণত প্রায় ৩০ দিন থাকে, অন্যদিকে বর্ধিত অফলাইন অ্যাক্সেসযুক্ত পরিবেশে এটি ১৮০ দিন পর্যন্ত স্থায়ী হতে পারে।

এছাড়াও, যখন টিম অনলাইনে থাকে, তখন ডেস্কটপ সংস্করণগুলি এগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে হালনাগাদ করা হয়।এর মধ্যে নতুন ফিচার এবং নিরাপত্তা আপডেট উভয়ই অন্তর্ভুক্ত। যদি কোনো ডিভাইস দীর্ঘ সময়ের জন্য অফলাইনে থাকে, তবে নেটওয়ার্ক অ্যাক্সেস পুনরুদ্ধার হওয়ার পর সামঞ্জস্যতার সমস্যা বা দুর্বলতা এড়াতে Office-কে সমস্ত মুলতুবি থাকা আপডেট ডাউনলোড ও ইনস্টল করার পরামর্শ দেওয়া হয়।

পরিশেষে, সিঙ্ক্রোনাইজেশন না হারিয়ে অফলাইনে অফিস ব্যবহারের মূল চাবিকাঠি হলো একটি সমন্বয় করা। আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী লাইসেন্স (সাবস্ক্রিপশন অথবা এককালীন পেমেন্ট) OneDrive বা লোকাল স্টোরেজে আপনার ফাইলগুলোর সঠিক ব্যবস্থাপনার মাধ্যমে, লাইসেন্স সংক্রান্ত সমস্যা হওয়ার আগে আপনার কম্পিউটার কতক্ষণ অফলাইনে থাকতে পারে তা বোঝার মাধ্যমে, অফলাইনে ব্যবহারের জন্য প্রয়োজনীয় ডকুমেন্টগুলো আগে থেকে প্রস্তুত করে রাখার মাধ্যমে এবং Outlook-এর অফলাইন কাজের মতো ফিচারগুলোর সুবিধা নেওয়ার মাধ্যমে, আপনি দীর্ঘ সময় ধরে ইন্টারনেট সংযোগ বিচ্ছিন্ন বা অনুপস্থিত থাকলেও বেশ স্বাচ্ছন্দ্যে কাজ করতে পারবেন।