আউটলুকে কিভাবে স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া সক্রিয় করবেন | কনফিগারেশন টিউটোরিয়াল

এই ব্যক্তি অনেক কাজ সামলাতে পারদর্শী। ইনকামিং এবং আউটগোয়িং উভয় ইমেলের ক্ষেত্রেই দ্রুত উত্তর দিতে পারাটা জরুরি। যারা ব্যস্ত বা ছুটিতে থাকেন, তাদের জন্য আউটলুকে অটোমেটিক রিপ্লাই ফিচারটি চালু করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। এর মাধ্যমে তারা জানতে পারেন যে আপনি তাৎক্ষণিকভাবে তাদের ইমেলটি পড়তে পারবেন না।

আমি কিভাবে Outlook এর স্বয়ংক্রিয়-উত্তর বৈশিষ্ট্য সেট আপ করব?

আরও তথ্য: স্বয়ংক্রিয় উত্তর তৈরি এবং সক্রিয় করা। আপনার অনেকগুলোর প্রয়োজন নেই। আপনার স্বয়ংক্রিয় বার্তায় পাঠানো বার্তাটি স্পষ্ট হওয়া উচিত। আপনার পরিচিতি তালিকাটিও সহজলভ্য থাকা উচিত। প্রয়োজনে এই বিকল্পটি সক্রিয় করতে আপনি একটি পরিচিতি তালিকাও তৈরি করতে পারেন।

স্বয়ংক্রিয়ভাবে পাঠানো বার্তাগুলো আনুষ্ঠানিক হবে নাকি অনানুষ্ঠানিক হবে, তা আপনি বেছে নিতে পারেন। আউটলুক বার্তা পাঠানোর জন্য দুটি বিকল্প দেয়: একটি ব্যবহার করে উভয় প্রকার বার্তাই পাঠানো যায়। এর মাধ্যমে আপনি বিভিন্ন ধরনের নোটিফিকেশন তৈরি করতে এবং আপনার পরিচিতদের সাথে সেগুলো শেয়ার করতে পারবেন।

একটি ব্যক্তিগত স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া তৈরি করার পদ্ধতি কি?

যেকোনো ডিভাইসে আউটলুকের স্বয়ংক্রিয় উত্তর চালু করা খুবই সহজ। যেকোনো ডিভাইসে আউটলুকের স্বয়ংক্রিয় উত্তর চালু করতে, শুধু আপনার ইমেল অ্যাকাউন্টে লগ ইন করুন। উত্তরটি কোথা থেকে পাঠানো উচিত? একটি দ্রুত এবং স্বয়ংক্রিয় উত্তর। আপনার কম্পিউটার উপলব্ধ না থাকলেও সফটওয়্যার অ্যাপ্লিকেশনটি আপনাকে সংযোগ করার সুযোগ দেয়।

এর পরে, আপনাকে অবশ্যই একটি সিরিজের পদক্ষেপগুলি সম্পাদন করতে হবে যা আপনাকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে সমস্ত সংশোধন বার্তাগুলিতে প্রতিক্রিয়া জানাতে অনুমতি দেবে৷

পিসি থেকে

উপরের বাম কোণায় ফাইল বাটনটি খুঁজুন। সেটিংস সহ একটি মেনু আসবে। প্রথম অপশনটি হলো "স্বয়ংক্রিয় উত্তর "। আপনার প্রয়োজনীয় তথ্য প্রবেশ করান। শীঘ্রই একটি উইন্ডো খুলবে যেখানে আপনি স্বয়ংক্রিয় বার্তার সেটিংস ঠিক করতে পারবেন।

আপনার পরিস্থিতির জন্য সবচেয়ে উপযুক্ত বিকল্পটি বেছে নিন। স্বয়ংক্রিয় উত্তর সক্রিয় করুন। আপনি একটি দ্বিতীয় বিকল্প পাবেন, যা প্রথমটির চেয়ে কম গুরুত্বপূর্ণ: শুধুমাত্র নির্দিষ্ট সময়কালে পাঠান। এই বিকল্পটি সক্রিয় করা হলে, আপনি সময় এবং তারিখ বেছে নিতে পারেন যখন বার্তাগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে পাঠানো হবে। প্রথমত, আপনি বার্তাটি পাওয়ার এক ঘণ্টার মধ্যে উত্তর দিতে পারেন। দ্বিতীয়ত, আপনি একটি নির্দিষ্ট সময়ে বার্তাটি পাঠাতে পারেন।

নিচে একটি বক্স রয়েছে যেখানে আপনি আপনার পরিচিতদের কাছে পাঠানোর জন্য বার্তা তৈরি করবেন। আপনি কাকে উত্তর দিতে চান তার উপর নির্ভর করে দুই ধরনের বার্তা তৈরি করতে পারেন। একটি হলো "আমার প্রতিষ্ঠানের" লোকেদের জন্য। এটি স্কুলের ছাত্রছাত্রী এবং কর্মচারীদের জন্য। অন্যটি হলো "আমার প্রতিষ্ঠানের বাইরের" লোকেদের জন্য। এটি বন্ধুদের মধ্যে অনানুষ্ঠানিক উত্তরের জন্য।

আপনি চাইলে শুধু আপনার পরিচিতদের জন্য আউটলুকের স্বয়ংক্রিয় উত্তর চালু করতে পারেন। এর মানে হলো, যারা আপনার কন্টাক্ট লিস্টে যুক্ত নন, তারা আপনাকে মেসেজ পাঠালে কোনো স্বয়ংক্রিয় উত্তর পাবেন না। সেটআপ করা হয়ে গেলে, চালিয়ে যেতে এবং প্রয়োজনীয় পরিবর্তনগুলো করতে OK-তে ক্লিক করুন ।

মোবাইল অ্যাপ্লিকেশন

আপনি আউটলুক মোবাইল অ্যাপও ব্যবহার করতে পারেন । সেখানে আপনি স্বয়ংক্রিয় উত্তর চালু করতে পারেন । পদ্ধতিটি একই, শুধু পার্থক্য হলো সেটিংস বারটি বাম দিকে না থেকে উপরে দেখা যায়।

আপনি স্বয়ংক্রিয় উত্তরও চালু করতে পারেন । স্বয়ংক্রিয় উত্তর দিয়ে শুরু করুন। আপনি গুরুত্বপূর্ণ বার্তাগুলির জন্য নিয়ম তৈরি করতে পারেন। বার্তা পেলে বিজ্ঞপ্তি পেতে আপনি অ্যালার্ট বিকল্পটিও ব্যবহার করতে পারেন।

এই ধাপগুলো অনুসরণ করতে হবে। এছাড়াও, আপনি ঠিকানা বা যোগাযোগের নম্বর যোগ করে একজন গুরুত্বপূর্ণ প্রাপক নির্দিষ্ট করতে পারেন। যিনি চিঠি লিখছেন, তার জন্য একটি স্বয়ংক্রিয় উত্তর বেছে নেওয়ার বিকল্প আপনার কাছে রয়েছে। "From" বা "From" ফিল্ডে এটি লিখে আপনি তা করতে পারেন।

মেসেজে কোনো কীওয়ার্ড থাকলে এই নিয়মগুলো সক্রিয় হয়। ‘ এই কীওয়ার্ডটি অন্তর্ভুক্ত করুন’ বিকল্পটির ক্ষেত্রে এটি প্রযোজ্য। মেসেজটি জরুরি বা গুরুত্বপূর্ণ হলে, সাথে সাথে একটি দ্রুত প্রতিক্রিয়া সক্রিয় করা হবে।

আপনি নিয়ম বিভাগ থেকে প্রাপ্ত বার্তাগুলি কপি এবং ফরওয়ার্ড করতে পারেন। বার্তা যোগাযোগের সুবিধার্থে আপনি যোগাযোগের গোষ্ঠীও তৈরি করতে পারেন। আপনি যখন দূরে থাকেন বা ব্যস্ত থাকেন তখন বার্তা পাঠানো সহজ করতে আপনি পরিচিতি গোষ্ঠীও তৈরি করতে পারেন।

"স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া" বিকল্পের সাথে সমস্যা কি?

আপনার আউটলুক ভার্সনের কারণে স্বয়ংক্রিয় উত্তরগুলো কাজ নাও করতে পারে। আপনি বর্তমানে ২০১৬-এর আগের একটি ভার্সন ব্যবহার করছেন । নতুন আপডেটগুলো মাঝে মাঝে সমস্যা সৃষ্টি করতে পারে।

ব্রাউজারের সমস্যা এবং ইন্টারনেট সংযোগ বিচ্ছিন্ন হওয়ার কারণেও একই ঘটনা ঘটতে পারে। এই ক্ষেত্রে, আউটলুক পুরোপুরি লোড হয় না এবং এটি প্রদর্শিত না হওয়ার কারণ হলো আউটলুকের লোড হওয়া সম্পূর্ণ হয়নি। সব মেনু অপশন পাওয়া যায় না। এই কারণে, স্বয়ংক্রিয় উত্তরগুলো আপনার স্ক্রিনে প্রদর্শিত হয় না। এই সমস্যাটি সমাধান করতে, আপনাকে আপনার ব্রাউজার রিফ্রেশ করতে হবে অথবা পৃষ্ঠাটি পুনরায় লোড করতে হবে।

আপনি আপনার ইমেল অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন সেরা স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া

আপনি যখন আউটলুকের স্বয়ংক্রিয় উত্তর চালু করেন, তখন কিছু পূর্ব-নির্ধারিত উত্তর থাকে যা আপনি ব্যবহার করতে পারেন। এর মধ্যে সবচেয়ে সাধারণ হলো বার্তাটি গৃহীত হয়েছে তা নিশ্চিত করে একটি বার্তা পাঠানো। এটি করার পদ্ধতিটি হলো: "Received" বা "Confirmed"-এর মতো বার্তা যোগ করুন, যাতে প্রাপক জানতে পারেন যে তিনি আপনার বার্তাটি পেয়েছেন।

তাদের সমর্থনের জন্য ধন্যবাদ জানাতে আপনি উৎসাহমূলক বার্তাও পাঠাতে পারেন। 'অনেক ধন্যবাদ' লেখার জন্য, আপনি উদাহরণস্বরূপ, "ধন্যবাদ" লিখতে পারেন। এটি একটি সৌজন্যমূলক অঙ্গভঙ্গি। এটি উদ্দিষ্ট প্রাপকের কাছে পাঠান।

তাই, আপনি সময়মতো ইমেলটি পড়তে না পারায় আমরা দুঃখিত। আপনি ভ্রমণরত বা ব্যস্ত থাকলে অনুগ্রহ করে আমাদের জানান। উত্তরে আপনি আমাদের একটি বিস্তারিত বার্তা পাঠাতে পারেন।