- সংস্করণ এবং চাহিদার উপর ভিত্তি করে আউটলুকে স্বয়ংক্রিয় উত্তর কাস্টমাইজ করা।
- আপনি যখন দূরে থাকবেন তখন আপনার ক্যালেন্ডার এবং বিজ্ঞপ্তিগুলি পরিচালনা করার জন্য উন্নত বিকল্পগুলি।
- স্বয়ংক্রিয় বার্তাগুলি সহজেই সক্রিয়, সংশোধন এবং নিষ্ক্রিয় করার জন্য বিস্তারিত পদক্ষেপ।
আজও, ইমেল পেশাদার এবং ব্যক্তিগত যোগাযোগের জন্য একটি অপরিহার্য হাতিয়ার। যাইহোক, আমাদের সকলেরই কোনও না কোনও সময়ে সংযোগ বিচ্ছিন্ন করতে হয়: ছুটির জন্য, অসুস্থতার ছুটির জন্য, অথবা কেবল আমাদের ডেস্ক থেকে দূরে থাকার প্রয়োজনের কারণে। এই ক্ষেত্রে, আউটলুক সম্ভাবনা প্রদান করে আউটলুকে স্বয়ংক্রিয় বার্তা কনফিগার করুন যা আপনাকে যারা চিঠি লেখেন তাদের আপনার অনুপস্থিতির কথা জানাবে এবং আপনি যদি চান, তাহলে তাদের সাথে যোগাযোগের বিকল্প বা আপনার উত্তরের আনুমানিক সময় প্রদান করবে।
আউটলুকে একটি স্বয়ংক্রিয় উত্তর সেট আপ করা একটি সহজ কাজ বলে মনে হতে পারে, তবে আপনি যে সংস্করণটি ব্যবহার করেন (ডেস্কটপ, ওয়েব, বা মোবাইল), আপনার অ্যাকাউন্টের ধরণ এবং আপনার নির্দিষ্ট চাহিদার উপর নির্ভর করে বিভিন্ন সূক্ষ্মতা এবং বিকল্প রয়েছে। এই প্রবন্ধে আপনি Outlook-এ স্বয়ংক্রিয় বার্তাগুলি কীভাবে সক্রিয়, কাস্টমাইজ এবং নিষ্ক্রিয় করবেন সে সম্পর্কে একটি সম্পূর্ণ এবং অত্যন্ত বিস্তারিত নির্দেশিকা পাবেন, যার মধ্যে ব্যবহারিক উদাহরণ এবং প্ল্যাটফর্মগুলির মধ্যে পার্থক্য অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। যাতে আপনি কোনও ফাঁক মিস না করেন। আপনি একজন শিক্ষানবিস হোন অথবা এই বৈশিষ্ট্যটির পূর্ণ সুবিধা নিতে চান, এটি আপনাকে সাহায্য করবে।
আউটলুকে স্বয়ংক্রিয় উত্তর সেট আপ করা কেন গুরুত্বপূর্ণ?
সহজ নোটিশের বাইরে, একটি সু-সংগঠিত স্বয়ংক্রিয় বার্তা পেশাদারিত্ব প্রকাশ করে, ভুল বোঝাবুঝি এড়ায় এবং আপনার পরিচিতি, ক্লায়েন্ট বা সহকর্মীদের সাথে সাবলীল যোগাযোগ বজায় রাখে। এইভাবে, আপনি তাৎক্ষণিকভাবে আপনার অনুপস্থিতির বিষয়ে লোকেদের অবহিত করবেন এবং কাউকে দিনের পর দিন জরুরি প্রতিক্রিয়ার জন্য অপেক্ষা করতে বাধা দেবেন। আপনি নির্দিষ্ট নির্দেশনা প্রদানের জন্য বার্তাটি কাস্টমাইজ করতে পারেন, অন্যান্য সহকর্মীদের কাছে প্রশ্ন পাঠাতে পারেন, এমনকি আপনার ক্যালেন্ডার ব্লক করতে পারেন যাতে আপনার অনুপস্থিতির সময় কেউ মিটিং নির্ধারণ করতে না পারে।
যেসব সংস্করণ এবং পরিস্থিতিতে আপনি স্বয়ংক্রিয় বার্তা কনফিগার করতে পারেন
আউটলুক তার বেশ কয়েকটি সংস্করণে স্বয়ংক্রিয় উত্তরের বিকল্প অফার করে:
- জন্য আউটলুক মাইক্রোসফ্ট 365, আউটলুক ২০২১, ২০১৯, ২০১৬ এবং তার আগের ডেস্কটপ ভার্সন
- ওয়েবে আউটলুক (Outlook.com এবং কর্পোরেট অ্যাকাউন্ট অথবা Office 365)
- এর জন্য আউটলুক মোবাইল অ্যাপ আইওএস y অ্যান্ড্রয়েড
এটা জানা গুরুত্বপূর্ণ সংস্করণ এবং অ্যাকাউন্টের ধরণের উপর নির্ভর করে বৈশিষ্ট্যগুলি সামান্য পরিবর্তিত হতে পারে। (যেমন, এক্সচেঞ্জ, অফিস 365, IMAP, POP, ইত্যাদি)। কিছু ক্ষেত্রে, যদি আপনার অ্যাকাউন্ট সরাসরি Outlook থেকে স্বয়ংক্রিয় উত্তর সমর্থন না করে, তাহলে আপনি কিছু সীমাবদ্ধতা সহ এই আচরণের অনুকরণ করে এমন নিয়ম ব্যবহার করতে পারেন।
ডেস্কটপের জন্য Outlook-এ কীভাবে একটি স্বয়ংক্রিয় বার্তা সেট আপ করবেন
যদি আপনি আপনার কম্পিউটারে কর্পোরেট, মাইক্রোসফট ৩৬৫, অথবা এক্সচেঞ্জ অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করে Outlook ইনস্টল করেন, তাহলে স্বয়ংক্রিয় উত্তর সেট আপ করতে এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন:
- আউটলুক খুলুন এবং "ফাইল" ট্যাবে যান।
- "স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া" এ ক্লিক করুন। এই পরিষেবাটি কনফিগার করার জন্য একটি নির্দিষ্ট উইন্ডো প্রদর্শিত হবে।
- "স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া পাঠান" নির্বাচন করুন। এখানে আপনি সবকিছু পাঠাতে চান কিনা তা বেছে নিতে পারেন। এল সামাজিক নেটওয়ার্কিং অথবা শুধুমাত্র একটি নির্দিষ্ট সময়ের জন্য।
- স্বয়ংক্রিয়ভাবে সেগুলি নির্ধারণ করতে, "শুধুমাত্র এই সময়ের ব্যবধানে পাঠান" বাক্সটি চেক করুন। শুরু এবং শেষ তারিখ এবং সময় বেছে নিন। যদি না চান, তাহলে ফিরে আসার সময় আপনাকে ম্যানুয়ালি এগুলি নিষ্ক্রিয় করতে হবে।
- আপনার প্রতিষ্ঠানের (কোম্পানি, স্কুল, ইত্যাদি) মধ্যে থাকা আপনার পরিচিতিরা যে বার্তাটি পেতে চান তা লিখুন। আপনি ফর্ম্যাটিং, রঙ, লিঙ্ক ইত্যাদি ব্যবহার করে টেক্সট কাস্টমাইজ করতে পারেন।
- আপনি যদি আপনার কোম্পানির বাইরের বাইরের ব্যবহারকারীদের কাছেও একটি স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া পাঠাতে চান, তাহলে সংশ্লিষ্ট বাক্সটি চেক করুন এবং একটি পৃথক বার্তা লিখুন। সংবেদনশীল তথ্য কেবল সহকর্মীদের মধ্যে সীমাবদ্ধ রাখা এবং বাইরের লোকদের কাছে আরও সাধারণ তথ্য প্রদান করা সহায়ক।
- সেটিংস সংরক্ষণ করতে "ঠিক আছে" ক্লিক করুন। নির্ধারিত সময়কাল আসার সাথে সাথে অথবা যদি কোনও ব্যবধান নির্দিষ্ট না করা থাকে, তাহলে আউটলুক বার্তা পাঠানো শুরু করবে।
কাউন্সিল: আপনার অনুপস্থিতিতে আউটলুক প্রতি প্রেরককে শুধুমাত্র একটি স্বয়ংক্রিয় উত্তর পাঠায়, যাতে আপনাকে লেখা ব্যক্তি তার ইনবক্সে ডুপ্লিকেট উত্তর না দেয়।
ওয়েবে Outlook-এ কীভাবে স্বয়ংক্রিয় বার্তা তৈরি করবেন (Outlook.com এবং অনলাইন অ্যাকাউন্ট)
আপনি যদি ব্রাউজারের মাধ্যমে Outlook ব্যবহার করেন অথবা আপনার Outlook.com বা Microsoft 365 অনলাইন অ্যাকাউন্ট থাকে, তাহলে প্রক্রিয়াটি ঠিক ততটাই সহজ, কিন্তু অবস্থান পরিবর্তন হয়:
- স্ক্রিনের উপরের ডানদিকে কোণায় গিয়ার আইকনে (সেটিংস) ক্লিক করুন।
- "সকল আউটলুক সেটিংস দেখুন" নির্বাচন করুন এবং "মেইল" > "স্বয়ংক্রিয় উত্তর" এ যান।
- "স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া সক্রিয় করুন" বিকল্পটি সক্রিয় করুন।
- আপনি সঠিক সময় এবং দিনগুলি বেছে নিয়ে স্বয়ংক্রিয় বার্তার জন্য একটি তারিখের সীমা নির্ধারণ করতে পারেন। যদি আপনি চান, তাহলে এটিকে সক্রিয় রাখুন যতক্ষণ না আপনি এটি ম্যানুয়ালি নিষ্ক্রিয় করেন।
- আপনার প্রতিষ্ঠানের ব্যবহারকারীদের জন্য বার্তাটি ব্যক্তিগতকৃত করুন। আপনি ফর্ম্যাটিং টুল ব্যবহার করতে পারেন, লিঙ্ক বা অতিরিক্ত তথ্য যোগ করতে পারেন।
- যদি আপনি চান যে বাইরের লোকেরা (আপনার কোম্পানি বা সত্তার বাইরের) স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রতিক্রিয়া পাক, তাহলে সংশ্লিষ্ট বিকল্পটি সক্রিয় করুন এবং এই ক্ষেত্রে একটি টেক্সট লিখুন।
- পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করুন। সেই মুহূর্ত থেকে, নির্বাচিত কনফিগারেশন অনুসারে প্রতিক্রিয়া পাঠানো শুরু হবে।
আউটলুক ওয়েব আপনাকে অতিরিক্ত বিকল্প যোগ করার অনুমতি দেয় যেমন নির্বাচিত সময়ের জন্য আপনার ক্যালেন্ডার ব্লক করুন, নতুন ইভেন্টের আমন্ত্রণগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রত্যাখ্যান করুন, অথবা নির্ধারিত মিটিং বাতিল করুন। ঐ দিনগুলোর জন্য। যদি তুমি চাও যে তোমার অনুপস্থিতিতে কেউ তোমার জন্য মিটিং এর ব্যবস্থা করুক, তাহলে তুমি এই বাক্সগুলো চেক করতে পারো।
আউটলুক মোবাইলের জন্য ধাপে ধাপে টিউটোরিয়াল
আপনি কি আপনার ইমেল পরিচালনা করার জন্য আপনার ফোন ব্যবহার করেন? মোবাইলের জন্য Outlook-এরও একই রকম পথ রয়েছে। এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন:
- অ্যাপটি খুলুন এবং উপরের কোণে আপনার প্রোফাইল আইকনে ট্যাপ করে সেটিংস বিভাগে প্রবেশ করুন।
- ইমেল অ্যাকাউন্টটি নির্বাচন করুন এবং "স্বয়ংক্রিয় উত্তর" বিকল্পটি সন্ধান করুন।
- ফাংশনটি সক্রিয় করুন এবং আপনার পছন্দসই বার্তাটি প্রবেশ করান। স্বয়ংক্রিয় অনুস্মারকের সময়কাল সীমিত করার জন্য আপনি নির্দিষ্ট তারিখগুলিও নির্ধারণ করতে পারেন।
- আপনার পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করুন। যদি শেষ তারিখের আগে বার্তাটি অক্ষম করতে হয়, তাহলে এই মেনুতে ফিরে যান এবং ম্যানুয়ালি এটি অক্ষম করুন।
মনে রাখবেন যে মোবাইল অ্যাপটিতে সাধারণত ওয়েব বা ডেস্কটপ সংস্করণের তুলনায় একটি সরলীকৃত ইন্টারফেস থাকে, তবে আপনি যদি লক্ষ্য করেন যে আপনি অফিসের বাইরে থাকাকালীন অনুপস্থিতির প্রতিবেদন করতে ভুলে গেছেন তবে এটি আপনাকে দ্রুত প্রতিক্রিয়া জানাতে দেয়।
যদি আপনার অ্যাকাউন্টে নেটিভ অটোরেসপন্ডারের অনুমতি না থাকে?
সমস্ত অ্যাকাউন্ট (বিশেষ করে IMAP বা POP অ্যাকাউন্ট, যেমন Gmail, Yahoo, ইত্যাদি) সরাসরি Outlook থেকে স্বয়ংক্রিয় উত্তর বৈশিষ্ট্য সমর্থন করে না। অনুসন্ধানের পরেও যদি আপনি বিকল্পটি খুঁজে না পান, তাহলে আপনি একটি নতুন সেট আপ করতে পারেন। স্বয়ংক্রিয় নিয়ম যা সেই আচরণের অনুকরণ করে। যদি আপনি প্রোগ্রামটি খোলা রাখেন এবং আপনার কম্পিউটারটি চালু রাখেন, তাহলে Outlook এই নির্দেশিকা অনুসরণ করে আগত ইমেলগুলিতে প্রতিক্রিয়া জানাতে পারে:
- আউটলুক খুলুন এবং "ফাইল" এ ক্লিক করুন।
- "নিয়ম এবং সতর্কতা পরিচালনা করুন" এ যান।
- আপনার তৈরি করা একটি কাস্টম টেমপ্লেট ব্যবহার করে নতুন বার্তাগুলিতে স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রতিক্রিয়া জানাতে একটি নতুন নিয়ম তৈরি করুন।
- নিয়মটি সংরক্ষণ করুন এবং নিশ্চিত করুন যে আপনি যতক্ষণ বৈশিষ্ট্যটি সক্রিয় রাখতে চান ততক্ষণ আউটলুক খোলা থাকে।
সীমাবদ্ধতা: এটি শুধুমাত্র তখনই কাজ করে যখন Outlook খোলা থাকে এবং ইন্টারনেটের সাথে সংযুক্ত থাকে, এবং সাধারণত প্রতি প্রেরককে একবারই সাড়া দেয়, যেমনটি অফিসিয়াল বৈশিষ্ট্য।
উন্নত কাস্টমাইজেশন এবং সহায়ক টিপস
আউটলুকের একটি সুবিধা হল যে আপনি যত খুশি স্বয়ংক্রিয় বার্তা কাস্টমাইজ করতে পারেন. এখানে কিছু টিপস আছে:
- আপনার অনুপস্থিতির সঠিক সময়কাল অন্তর্ভুক্ত করুন। এইভাবে আপনি মিথ্যা প্রত্যাশা এড়াতে পারবেন এবং আপনার প্রাপ্যতা সম্পর্কে স্পষ্টতা প্রদান করবেন।
- যদি প্রশ্নটি জরুরি হয়, তাহলে দয়া করে একটি বিকল্প যোগাযোগের ঠিকানা দিন। সেই ব্যক্তির নাম, ইমেল ঠিকানা এবং প্রযোজ্য ক্ষেত্রে ফোন নম্বর প্রদান করুন।
- আপনি কি মাঝেমধ্যে ইমেল চেক করবেন নাকি সম্পূর্ণ অফলাইনে থাকবেন তা উল্লেখ করুন। এটি প্রেরকদের অপেক্ষা করতে হবে নাকি অন্য কারো সাথে যোগাযোগ করতে হবে তা সিদ্ধান্ত নিতে সাহায্য করে।
- বহিরাগত ব্যবহারকারীদের কাছে পাঠানো বার্তাগুলিতে সংবেদনশীল তথ্যের অপব্যবহার করবেন না। যদি আপনি প্রাপকদের না জানেন তবে আরও সাধারণ হোন।
- বার্তার বানান এবং সুর পরীক্ষা করুন। মনে রাখবেন যে এটি আপনার অনুপস্থিতিতে আপনি যে চিত্রটি প্রকাশ করেন।
Outlook এর জন্য কার্যকর স্বয়ংক্রিয় বার্তাগুলির উদাহরণ
এখানে বেশ কিছু উদাহরণ দেওয়া হল যা আপনি আপনার ক্ষেত্রে ব্যবহার করতে পারেন:
ছুটির বার্তা
হ্যালো, আপনার বার্তার জন্য ধন্যবাদ। আমি ১৫ই মে থেকে ২৫শে মে পর্যন্ত অফিসের বাইরে থাকব এবং এই সময়ে ইমেইলের উত্তর দিতে পারব না। আপনার যদি জরুরি সাহায্যের প্রয়োজন হয়, তাহলে অনুগ্রহ করে মার্টিন হেরেরার সাথে যোগাযোগ করুন। [ইমেল সুরক্ষিত] অথবা ৫৫২৩৭৮৯১০২ এক্সটেনশন ২৫৭ নম্বরে ফোন করুন। আমি ফিরে এসে আপনাকে চিঠি লিখব।
স্বল্প অনুপস্থিতির জন্য সংক্ষিপ্ত বার্তা
"আমাকে লেখার জন্য ধন্যবাদ। আমি ৪ঠা থেকে ১০ই মার্চ পর্যন্ত অনুপস্থিত থাকব এবং ফিরে আসার পর আপনার প্রশ্নের উত্তর দেব। শুভেচ্ছা।"
দীর্ঘ অনুপস্থিতি বা সীমিত প্রবেশাধিকারের জন্য বার্তা
আমি বর্তমানে কাজের জন্য দেশের বাইরে আছি এবং ইমেইল ব্যবহারের সুযোগ সীমিত। আপনার জিজ্ঞাসাটি জরুরি হলে, আপনি পার্লা রামিরেজের সাথে যোগাযোগ করতে পারেন। [ইমেল সুরক্ষিত]আমি ১৫ই অক্টোবর থেকে আপনার সাথে যোগাযোগ করা শুরু করব। আপনার বোঝার জন্য ধন্যবাদ।
মনে রাখবেন যে আপনি এই লেখাগুলিকে আপনার স্টাইল এবং চাহিদা অনুসারে সামঞ্জস্য করতে পারেন, একই সাথে প্রয়োজনীয় তথ্য এবং বন্ধুত্বপূর্ণ সুর বজায় রাখতে পারেন।
আউটলুকে অতিরিক্ত সেটিংস কনফিগার করুন: ক্যালেন্ডার এবং মিটিং
আপনার অনুপস্থিতির প্রতিবেদন করার পাশাপাশি, আউটলুক আপনাকে স্বয়ংক্রিয় উত্তরের জন্য নির্ধারিত সময়কালে আপনার ক্যালেন্ডারটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে ব্লক করার অনুমতি দেয়। এটি আপনাকে এমন ইভেন্ট বা মিটিংয়ে আমন্ত্রণ পাঠানো থেকে বিরত রাখবে যেখানে আপনি যোগ দিতে পারবেন না।এমনকি আপনি সেই তারিখগুলির জন্য নির্ধারিত মিটিংগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রত্যাখ্যান বা বাতিল করতে পারেন, যা একাধিক বিভাগ সহ বৃহৎ দল বা কোম্পানিগুলিতে বিভ্রান্তি এড়াতে খুবই কার্যকর।
এই বিকল্পগুলি সাধারণত প্রাথমিকভাবে ওয়েব সংস্করণে এবং কর্পোরেট অ্যাকাউন্টগুলির জন্য উপলব্ধ, তাই আপনার নির্দিষ্ট ক্ষেত্রে এগুলি প্রদর্শিত হয় কিনা তা পরীক্ষা করে দেখুন।
আউটলুকে আপনার স্বয়ংক্রিয় বার্তা কীভাবে অক্ষম বা সংশোধন করবেন
যদি আপনি একটি নির্দিষ্ট সময়কাল নির্ধারণ করে থাকেন, তাহলে শেষ তারিখ আসার সাথে সাথে Outlook স্বয়ংক্রিয়ভাবে স্বয়ংক্রিয় বার্তাটি মুছে ফেলবে। তবে, যদি আপনার পরিকল্পনার আগে প্রতিক্রিয়াটি পরিবর্তন বা অক্ষম করার প্রয়োজন হয়, তাহলে এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন:
- যে অংশে আপনি স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া সক্রিয় করেছিলেন, সেই অংশ থেকেই ফাংশনটি নিষ্ক্রিয় করার জন্য সুইচটি খুঁজুন।
- আপনি যদি টেক্সট বা তারিখ পরিবর্তন করতে চান, তাহলে বার্তাটি সম্পাদনা করুন এবং পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করুন।
- যদি আপনার অ্যাকাউন্টের জন্য ওয়েব থেকে এটি করার প্রয়োজন হয়, তাহলে সাইন ইন করুন এবং সেটিংস > অটো রিপ্লাই-তে গিয়ে পরিবর্তনগুলি করুন।
যে কোন ক্ষেত্রে, আপনার প্রাপ্যতা পরিবর্তনের সাথে সাথে স্পষ্ট যোগাযোগ বজায় রাখার জন্য আপনার বার্তা দ্রুত সম্পাদনা বা বাতিল করতে সক্ষম হওয়া গুরুত্বপূর্ণ।.
আউটলুকে একাধিক অ্যাকাউন্ট থাকলে কী হবে?
যদি আপনি Outlook থেকে একাধিক ইমেল অ্যাকাউন্ট (কাজের এবং ব্যক্তিগত) পরিচালনা করেন, আপনাকে প্রতিটির জন্য আলাদাভাবে স্বয়ংক্রিয় উত্তর সেট আপ করতে হবে।উদাহরণস্বরূপ, আপনার কাজের ইমেল বার্তাটি আরও আনুষ্ঠানিক এবং বিস্তারিত হতে পারে, যখন আপনার ব্যক্তিগত ইমেল বার্তাটি ছোট হতে পারে। আউটলুক আপনাকে প্রতিটি ইমেল প্রোফাইলের জন্য স্বাধীনভাবে এই সেটিংস পরিচালনা করতে দেয়।
সাধারণভাবে বাইট এবং প্রযুক্তির বিশ্ব সম্পর্কে উত্সাহী লেখক। আমি লেখার মাধ্যমে আমার জ্ঞান ভাগ করে নিতে পছন্দ করি, এবং আমি এই ব্লগে এটিই করব, আপনাকে গ্যাজেট, সফ্টওয়্যার, হার্ডওয়্যার, প্রযুক্তিগত প্রবণতা এবং আরও অনেক কিছু সম্পর্কে সবচেয়ে আকর্ষণীয় জিনিস দেখাব৷ আমার লক্ষ্য হল আপনাকে একটি সহজ এবং বিনোদনমূলক উপায়ে ডিজিটাল বিশ্বে নেভিগেট করতে সাহায্য করা।