অফিস ডকুমেন্ট পুনরুদ্ধার করতে কীভাবে অটো-রিকভার ব্যবহার করবেন

একটি ওয়ার্ড ডকুমেন্ট, এক্সেল স্প্রেডশীট বা পাওয়ারপয়েন্ট প্রেজেন্টেশন হারিয়ে ফেলা কাজ অসম্পূর্ণ থাকা এমন একটি বিষয় যা আপনার দিনটাই নষ্ট করে দিতে পারে: আপনার পিসি হ্যাং হয়ে যায়, বিদ্যুৎ চলে যায়, অথবা আপনি ভুলবশত এটি বন্ধ করে দেন এবং মনে হয় আপনার সমস্ত কাজ নষ্ট হয়ে গেছে। সুখবর হলো, মাইক্রোসফট অফিস বহু বছর ধরেই একটি বেশ শক্তিশালী সেলফ-রিকভারি সিস্টেম অন্তর্ভুক্ত করেছে, যা সঠিকভাবে কনফিগার করা হলে আপনাকে এই প্রায় সব সমস্যা থেকে বাঁচাতে পারে।

সেই সিস্টেমটি ভিত্তি করে অটো-রিকভার, অটো-সেভ এবং বিভিন্ন ধরণের টেম্পোরারি ফাইল ও ব্যাকআপ আপনি কাজ করার সময় Word, Excel, এবং PowerPoint ব্যাকগ্রাউন্ডে যে ফাইলগুলো তৈরি করে। আপনি যদি জানেন কোথায় খুঁজতে হবে এবং রিকভারি অপশনগুলো কীভাবে ব্যবহার করতে হয়, তাহলে সম্ভবত আপনি সেভ না করা ডকুমেন্ট, মধ্যবর্তী সংস্করণ, এবং এমনকি আপাতদৃষ্টিতে ক্ষতিগ্রস্ত বা মুছে ফেলা ফাইলগুলোও পুনরুদ্ধার করতে পারবেন।

অটো-রিকভার কী এবং এটি অফিসে কীভাবে কাজ করে?

অটো-রিকভার হলো ওয়ার্ড, এক্সেল এবং পাওয়ারপয়েন্টের একটি অন্তর্নির্মিত বৈশিষ্ট্য। এই ফিচারটি আপনার ফাইলটি খোলা থাকা অবস্থায় পর্যায়ক্রমে সেটির একটি ওয়ার্কিং কপি সংরক্ষণ করে। এটি ম্যানুয়াল সেভিংয়ের বিকল্প নয়, তবে এটি এমন অস্থায়ী সংস্করণ তৈরি করে যা অ্যাপ্লিকেশনটি অপ্রত্যাশিতভাবে বন্ধ হয়ে গেলে বা সিস্টেম ক্র্যাশ করলে ব্যবহৃত হয়।

যখন কোনো ত্রুটি ঘটে (যেমন বিদ্যুৎ বিভ্রাট, উইন্ডোজ ফ্রিজ হয়ে যাওয়া, ওয়ার্ড, এক্সেল বা পাওয়ারপয়েন্ট হঠাৎ বন্ধ হয়ে যাওয়া), পরবর্তী বার অ্যাপ্লিকেশনটি খুললে “ডকুমেন্ট রিকভারি” প্যানেলটি দেখা যাবে।এই প্যানেলটি অটো-রিকভারের মাধ্যমে পুনরুদ্ধার করা সমস্ত খোলা ফাইলের একটি তালিকা প্রদর্শন করে এবং প্রতিটি সংস্করণের তারিখ ও সময় উল্লেখ করে, যাতে আপনি জানতে পারেন কোনটি সবচেয়ে সাম্প্রতিক।

Microsoft 365-এর আধুনিক সংস্করণগুলিতে, আপনি যদি OneDrive বা SharePoint-এর ফাইল নিয়ে কাজ করেন, অটোরিকভার কন্টিনিউয়াস অটোসেভের সাথে সংযুক্ত।প্রতি কয়েক সেকেন্ড পর পর পরিবর্তনগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে ক্লাউডে সংরক্ষিত হয় এবং ডকুমেন্টের পূর্ববর্তী সংস্করণগুলোও রেকর্ড করা থাকে, যাতে প্রয়োজনে আপনি আগের অবস্থায় ফিরে যেতে পারেন।

এটা বোঝা খুবই গুরুত্বপূর্ণ যে অটো-রিকভার একটি সম্পূর্ণ ব্যাকআপ নয়।বরং এটি সাম্প্রতিক কাজ পুনরুদ্ধারের একটি জরুরি ব্যবস্থা। একারণেই নিয়মিত ব্যাকআপ এবং সংরক্ষণের ভালো অভ্যাসের সাথে এটিকে যুক্ত করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।

ব্যর্থতার পরে ডকুমেন্ট রিকভারি প্যানেল ব্যবহার করুন।

সর্বশেষ পরিবর্তনগুলো সংরক্ষণ করার আগেই যখন Word, Excel বা PowerPoint হঠাৎ বন্ধ হয়ে যায়, আপনি অ্যাপ্লিকেশনটি পুনরায় খুললে, “ডকুমেন্ট রিকভারি” প্যানেলটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রদর্শিত হবে। পাশে। সেখানে আপনি সেই সমস্ত ফাইল দেখতে পাবেন যা শেষবার ম্যানুয়ালি সেভ করার পর থেকে অথবা শেষ অটো-রিকভারির পর থেকে পুনরুদ্ধার করা হয়েছে।

প্যানেলটি যদি সরু হয়ে আসে, আপনি পারেন ডান প্রান্তের উপর আপনার কার্সারটি রাখুন যতক্ষণ না একটি দ্বৈত তীরচিহ্ন দেখা যায়। এবং এটিকে বড় করতে ডানদিকে টেনে আনুন। এর ফলে প্রতিটি ফাইলের নাম, তৈরির সময় দেখা এবং সংস্করণগুলোর মধ্যে পার্থক্য করা সহজ হয়।

প্রতিটি প্যানেল এন্ট্রিতে সাধারণত অন্তর্ভুক্ত থাকে সংস্করণের নথির নাম, তারিখ এবং সময় এবং কখনও কখনও, একটি লেবেল নির্দেশ করে যে ফাইলটি সেভ না করে প্রোগ্রামটি বন্ধ করার সময় তৈরি হয়েছিল, নাকি স্বয়ংক্রিয় পুনরুদ্ধারের সময়। যদি আপনি একই ফাইলের একাধিক সংস্করণ দেখতে পান, তবে আপনার সবচেয়ে সাম্প্রতিক সংস্করণটি খোলা উচিত, কারণ সম্ভবত সেটিতেই সবচেয়ে বেশি পরিবর্তন রয়েছে।

ডকুমেন্ট রিকভারি প্যানেলে প্রতিটি ফাইলের পাশে প্রদর্শিত ড্রপ-ডাউন তীরটিতে ক্লিক করে, বেশ কয়েকটি সাধারণ বিকল্প দেখানো হয়েছেপর্যালোচনা করার জন্য “Open” বা “View”, চূড়ান্ত নামে সংরক্ষণ করার জন্য “Save As”, সেই সংস্করণটি বাতিল করার জন্য “Delete”, এই মুহূর্তে খুলতে না চাইলে “Close” এবং, কিছু ক্ষেত্রে, ফাইলটিতে কী কী ত্রুটি শনাক্ত করা হয়েছে ও কীভাবে সেগুলো সংশোধন করা হয়েছে তা দেখার জন্য “Show Repairs”।

আপনার আগ্রহের বিষয়গুলো পর্যালোচনা করা শেষ হলে এবং যে সংস্করণগুলো রাখতে চান সেগুলো সংরক্ষণ করার পর, আপনি প্যানেলে “বন্ধ করুন”-এ ক্লিক করতে পারেন।অফিস আপনাকে জিজ্ঞাসা করবে যে আপনি এই পুনরুদ্ধার করা ফাইলগুলি পরে আবার দেখতে চান কিনা ("হ্যাঁ, আমি পরে দেখতে চাই," আপনি অনিশ্চিত থাকলে এটি একটি বিচক্ষণ বিকল্প) অথবা আপনি সেগুলি মুছে ফেলতে চান কিনা কারণ আপনি সেগুলি ইতিমধ্যেই সংরক্ষণ করেছেন এবং আপনার প্রয়োজন নেই ("না, আমি এগুলি মুছে ফেলতে চাই। আমার প্রয়োজনীয় ফাইলগুলি আমি ইতিমধ্যেই সংরক্ষণ করেছি")।

অন্তত একবার সংরক্ষিত ফাইলগুলি পুনরুদ্ধার করুন

যদি ডকুমেন্ট, এক্সেল ওয়ার্কবুক বা প্রেজেন্টেশনটি আগে সেভ করা হয়ে থাকে, অফিস সাধারণত সর্বশেষ পুনরুদ্ধার করা সংস্করণে ফিরে যাওয়ার একটি তুলনামূলকভাবে সহজ উপায় প্রদান করে। শর্ত হলো অটো-রিকভার সক্রিয় থাকতে হবে। অ্যাপ্লিকেশন ভেদে পদ্ধতিটি কিছুটা ভিন্ন হয়, কিন্তু মূল ধারণাটি একই।

উদাহরণস্বরূপ, Word-এ আপনি পারেন আপনি যে ফাইলটিতে কাজ করছিলেন সেটি খুলুন। এরপর “ফাইল > তথ্য”-তে যান। সেই স্ক্রিনে আপনি “ডকুমেন্ট পরিচালনা করুন” বা “সংস্করণ পরিচালনা করুন” নামে একটি বিভাগ দেখতে পাবেন, যেখানে লেবেলযুক্ত পূর্ববর্তী সংস্করণগুলির একটি তালিকা থাকবে, যার মধ্যে কয়েকটিতে “যখন আমি সংরক্ষণ না করে বন্ধ করেছিলাম”-এর মতো লেখাও রয়েছে।

যদি আপনি ওই সংস্করণগুলোর মধ্যে একটি বেছে নেন, ওয়ার্ড পুনরুদ্ধার করা বিষয়বস্তু খুলবে এবং উপরে একটি নোটিফিকেশন বার প্রদর্শন করবে।সেখান থেকে আপনি বর্তমান সংস্করণটিকে সেই কপি দিয়ে ওভাররাইট করতে 'রিস্টোর' বেছে নিতে পারেন, অথবা সিদ্ধান্ত নেওয়ার আগে দুটির মধ্যে পার্থক্য দেখতে চাইলে 'কম্পেয়ার' বিকল্পটি বেছে নিতে পারেন।

এক্সেলে পদ্ধতিটি প্রায় একই রকম: ওয়ার্কবুকটি খুলুন এবং “ফাইল > তথ্য > ওয়ার্কবুক পরিচালনা”-তে যান।সেখানে আপনি 'সংরক্ষণ না করে বন্ধ করা হয়েছে' হিসেবে চিহ্নিত ফাইলটি নির্বাচন করতে পারেন এবং খোলার পর, আপনার পছন্দের নামে এটি সংরক্ষণ করতে 'সেভ অ্যাজ' ব্যবহার করতে পারেন।

পাওয়ারপয়েন্টও একইভাবে কাজ করে, যা “ম্যানেজ প্রেজেন্টেশন”-এ দেখানো হয়। উপস্থাপনার সর্বশেষ পুনরুদ্ধার করা সংস্করণগুলি যখন অপ্রত্যাশিতভাবে বন্ধ হয়ে যায়, তখন আপনাকে শুধু আপনার পছন্দেরটি খুলতে হবে এবং সংরক্ষণ করতে হবে।

আপনি কখনো সংরক্ষণ করেননি এমন ফাইল পুনরুদ্ধার করুন

সবচেয়ে সাধারণ দৃশ্যকল্পগুলোর মধ্যে একটি হলো একটি সম্পূর্ণ নতুন নথি যা কখনও সংরক্ষণ করা হয়নি (একবারও নয়) এবং তারপর সিস্টেমের ত্রুটি বা ভুলবশত অ্যাপ্লিকেশনটি বন্ধ করে দেওয়ার কারণে হঠাৎ করে তা হারিয়ে ফেলেন। যদিও মনে হতে পারে যে আপনার কিছুই করার নেই, অটো-রিকভারি চালু করা থাকলে তা আপনাকে বাঁচাতে পারে।

উইন্ডোজের জন্য ওয়ার্ডে আপনার একটি সরাসরি বিকল্প আছে: “ফাইল > তথ্য > ডকুমেন্ট পরিচালনা > সংরক্ষণ না করা ডকুমেন্ট পুনরুদ্ধার”-এ যান।একটি উইন্ডো খুলবে যা সেই ফোল্ডারটি নির্দেশ করবে যেখানে কখনো সেভ না করা ডকুমেন্টগুলোর .asd ফাইলগুলো সংরক্ষিত আছে।

সেই জানালা থেকে আপনি সক্ষম হবেন উপযুক্ত তারিখ এবং সময় সহ ফাইলটি নির্বাচন করুন (আপনি সাধারণত সাধারণ নাম বা সাম্প্রতিক ফাইল দেখতে পাবেন) এবং "Open" এ ক্লিক করুন। লোড হয়ে গেলে, Word উপরে একটি বার প্রদর্শন করবে যা নির্দেশ করবে যে এটি একটি পুনরুদ্ধার করা ফাইল, এবং এটিকে একটি সাধারণ ডকুমেন্টে রূপান্তর করার জন্য অবিলম্বে "Save As" এ ক্লিক করার পরামর্শ দেওয়া হয়।

এক্সেল অপশনের মাধ্যমে সমতুল্য কিছু প্রদান করে। অসংরক্ষিত বই পুনরুদ্ধার করাএটি “ফাইল > তথ্য > বই পরিচালনা” থেকে অ্যাক্সেস করা যায়। সেখানে আপনি অস্থায়ী ফরম্যাটে থাকা বইগুলির একটি তালিকা পাবেন, যেগুলি কখনও সংরক্ষণ করা হয়নি এবং আপনি সেগুলি খুলে স্থায়ী ফাইল হিসাবে সংরক্ষণ করতে পারবেন।

পাওয়ারপয়েন্টে, প্রক্রিয়াটি প্রায় একই রকম: ফাইল > তথ্য > প্রেজেন্টেশন পরিচালনা > সংরক্ষণ না করা প্রেজেন্টেশন পুনরুদ্ধার করুনসম্পাদনা চালিয়ে যাওয়ার আগে আপনাকে শুধু হারিয়ে যাওয়া প্রেজেন্টেশনটি খুঁজে বের করে, সেটি খুলতে হবে এবং একটি সহজে চেনা যায় এমন নামে সংরক্ষণ করতে হবে।

ওয়ার্ডে ক্ষতিগ্রস্ত ফাইল থেকে টেক্সট পুনরুদ্ধার করা

সব লোকসান সঞ্চয়ের অভাবের কারণে হয় না; কখনও কখনও সমস্যাটা হলো যে ফাইলটি নষ্ট হয়ে যায় এবং Word এটি স্বাভাবিকভাবে খুলতে পারে না। (উদাহরণস্বরূপ, বিদ্যুৎ বিভ্রাটের পরে: আপনি পরীক্ষা করে দেখতে পারেন) বিদ্যুৎ বিভ্রাটের পর নষ্ট হয়ে যাওয়া ফাইলগুলো কীভাবে ঠিক করবেনম্যাক এবং উইন্ডোজে ক্ষতিগ্রস্ত ডকুমেন্ট থেকে টেক্সট বের করার জন্য একটি নির্দিষ্ট অপশন রয়েছে।

উদাহরণস্বরূপ, Word for Mac-এ আপনি পারেন “Word > Preferences” মেনুতে যান এবং “General” লিখুন।ওই অংশের মধ্যে, “খোলার সময় ফাইল ফরম্যাট রূপান্তর নিশ্চিত করুন” বক্সটিতে টিক চিহ্ন দিন এবং উইন্ডোটি বন্ধ করুন।

এরপর, “ফাইল > ওপেন” থেকে, ওপেন ডায়ালগ বক্সটি ব্যবহার করুন এবং ফাইল টাইপ মেনু থেকে “রিকভার টেক্সট” নির্বাচন করুন।এরপর আপনি ক্ষতিগ্রস্ত ডকুমেন্টটি বেছে নিয়ে সেটি খুলুন এবং ওয়ার্ডকে যথাসম্ভব টেক্সট বের করার চেষ্টা করতে দিন।

উইন্ডোজেও পদ্ধতিটি একই রকম: ওয়ার্ডের "ওপেন ফাইল" ডায়ালগ বক্সে, আপনি ফাইলের ধরণ হিসেবে “যেকোনো ফাইল থেকে টেক্সট পুনরুদ্ধার করুন” বেছে নিতে পারেন।পুনরুদ্ধার প্রক্রিয়াটি সাধারণত ফরম্যাটিং, ছবি বা টেবিল অক্ষুণ্ণ রাখে না, কিন্তু এর মাধ্যমে প্রায়শই মূল লেখা পুনরুদ্ধার করা যায়, যা প্রতিবেদন, গবেষণাপত্র বা চুক্তির ক্ষেত্রে অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।

এক্সেলে অটো-রিকভার: স্বয়ংক্রিয় পুনরুদ্ধার এবং এর সীমাবদ্ধতা

ডেটা হারানোর ঝুঁকি কমাতে এক্সেল অটো-রিকভারের ওপরও নির্ভর করে, যা বিশাল টেবিল, আর্থিক প্রতিবেদন বা সংবেদনশীল তথ্যের তালিকা নিয়ে কাজ করার ক্ষেত্রে অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। এই ফিচারটি এক্সেল ২০১০, ২০১৩, ২০১৬, ২০১৯ এবং মাইক্রোসফট ৩৬৫-এ ডিফল্টভাবে সক্রিয় থাকে।এবং নিয়মিত বিরতিতে অস্থায়ী ফাইল সংরক্ষণ করে।

অপ্রত্যাশিত বিভ্রাট বা শাটডাউনের পরে, এক্সেল সাধারণত একটি ডকুমেন্ট রিকভারি ট্যাব বা প্যানেল প্রদর্শন করে। উইন্ডোর বাম দিকে। সেখান থেকে আপনি বইটির পুনরুদ্ধার করা সংস্করণটি নির্বাচন করতে, ডেটা পর্যালোচনা করতে এবং একটি সুরক্ষিত স্থানে সংরক্ষণ করতে 'সেভ অ্যাজ' ব্যবহার করতে পারেন।

আপনি যে ফাইলটি খুঁজছেন তা যদি প্যানেলে প্রদর্শিত না হয়, তাহলে আপনি সর্বদা এই বিকল্পটি বেছে নিতে পারেন। ফাইল > ওপেন-এ যান এবং একদম নিচে, “Recover unsaved books”-এ ক্লিক করুন।এটি সেই ফোল্ডারটি খুলবে যেখানে এক্সেল অটোসেভ ফাইলগুলি (বিশেষ বাইনারি ফরম্যাটে, যেমন .xlxb বা অনুরূপ) সংরক্ষণ করে, যাতে আপনি সংশ্লিষ্ট ফাইলটি বেছে নিতে পারেন।

এটা মনে রাখা উচিত যে এক্সেল বিভিন্ন পরিস্থিতিতে স্বয়ংক্রিয়ভাবে অটো-রিকভার ফাইলগুলো মুছে ফেলে।উদাহরণস্বরূপ, যখন আপনি একটি ওয়ার্কবুক ভিন্ন নামে সংরক্ষণ করেন অথবা পরবর্তী অটোসেভ বিরতির আগে এটি বন্ধ করে দেন। এছাড়াও, অটোরিকভার ওয়ার্কশিটগুলো মাত্র কয়েক দিনের জন্য, সাধারণত প্রায় চার দিনের জন্য সংরক্ষিত থাকে।

যদি কোনো অটো-রিকভার ফাইল হারিয়ে যায়, এক্সেল থেকে সরাসরি এটি পুনরুদ্ধার করার কোনো উপায় নেই।সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হলো, উল্লেখিত পুনরুদ্ধার বিকল্পগুলো ব্যবহার করে যত তাড়াতাড়ি সম্ভব বইগুলো পুনরুদ্ধার করার চেষ্টা করা এবং অটোসেভ সক্রিয় রাখা, এর ব্যবধান কমিয়ে আনা, যাতে পরিবর্তনগুলো যত দ্রুত সম্ভব সংরক্ষিত হয়।

ওয়ার্ডে অটো-রিকভার, অটো-সেভ এবং ব্যাকআপ কনফিগার করুন

ক্ষয়ক্ষতি কমাতে হলে, প্রথম যে বিষয়টি নিশ্চিত করতে হবে তা হলো অটোসেভ অপশনগুলো ভালোভাবে সাজানো আছে।উইন্ডোজের জন্য ওয়ার্ড (Word for Windows)-এ প্রোগ্রামটি খোলা থাকা অবস্থায়, আপনি অটো-রিকভার (AutoRecover) সম্পর্কিত সমস্ত সেটিংস পর্যালোচনা করার জন্য “ফাইল > অপশন > সেভ” (File > Options > Save) অপশনে যেতে পারেন।

সেই স্ক্রিনে আপনি বেশ কয়েকটি গুরুত্বপূর্ণ বক্স দেখতে পাবেন, যেমন প্রতি X মিনিটে স্বয়ংক্রিয় পুনরুদ্ধার তথ্য সংরক্ষণ করুন এবং “সেভ না করে বন্ধ করলে সর্বশেষ অটো-রিকভার সংস্করণটি রাখুন।” উভয়ই নির্বাচন করার এবং ব্যবধানটি মিনিটে কমিয়ে আনার পরামর্শ দেওয়া হচ্ছে, যেমন ১ বা ২-এ, যাতে Word ঘন ঘন ডেটা সেভ করে।

নিচে, আপনি বিকল্পটি সক্রিয় করতে পারেন। সর্বদা একটি ব্যাকআপ তৈরি করুন।এর মাধ্যমে, Word মূল ডকুমেন্টের একই ফোল্ডারে “Backup of (Filename).wbk”-এর মতো নামে ব্যাকআপ .wbk ফাইল তৈরি করবে। এই ব্যাকআপগুলো আপনাকে ফাইল করাপশন বা মানুষের ভুল থেকে বাঁচাতে পারে, যদিও AutoRecover-এর মতোই, এগুলো শুধুমাত্র শেষবার সেভ করার সময়কার ডকুমেন্টের অবস্থাই প্রতিফলিত করে।

একই সেটিংস উইন্ডোতে আপনি দেখতে পাবেন অটো-রিকভারি ফাইলের অবস্থানসেখানে আপনি সেই ফোল্ডারের পাথ দেখতে বা পরিবর্তন করতে পারেন যেখানে অস্থায়ী .asd ফাইলগুলো সংরক্ষিত থাকে। ডিফল্টরূপে, এটি সাধারণত AppData-এর ভেতরের একটি সাবফোল্ডার হয়, যেমন “C:\Users\Your_username\AppData\Roaming\Microsoft\Word\”।

প্রয়োজনে, আপনি অনলাইন ফাইলগুলির জন্য ডিফল্ট অটোসেভ নিষ্ক্রিয়ও করতে পারেন। স্থানীয় স্বয়ংক্রিয় সংরক্ষণ সক্ষম করুন (সমর্থিত সংস্করণগুলিতে) অথবা আপনার কর্মপ্রবাহের সাথে মানানসই করে OneDrive এবং SharePoint-এ সংরক্ষিত ডকুমেন্টগুলির সাথে Word কীভাবে কাজ করবে তার বিবরণ সামঞ্জস্য করুন।

অটো-রিকভার এবং টেম্পোরারি ফাইলগুলির সাধারণ অবস্থান

যখন ডকুমেন্ট রিকভারি প্যানেলটি দেখা যায় না অথবা আপনাকে হারিয়ে যাওয়া সংস্করণটি ম্যানুয়ালি খুঁজতে হয়, তখন এই বিষয়টি জেনে রাখা ভালো। যেখানে অফিস অস্থায়ী এবং স্বয়ংক্রিয় পুনরুদ্ধার ফাইলগুলি সংরক্ষণ করেএগুলো সাধারণত উইন্ডোজে AppData-এর মতো পাথে এবং ম্যাকওএস-এ Library ফোল্ডারের মধ্যে অবস্থিত থাকে।

উইন্ডোজে, ওয়ার্ড ডকুমেন্টের জন্য সবচেয়ে সাধারণ পাথগুলো অনেকটা এইরকম: C:\Users\Your_user\AppData\Local\Microsoft\WordC:\Users\Your_username\AppData\Local\Temp অথবা C:\Users\Your_username\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles। এই ফোল্ডারগুলোতে আপনি .asd, .wbk বা .tmp এক্সটেনশনযুক্ত ফাইল পাবেন, যেগুলো আপনার কাজের অনুলিপি হতে পারে।

এই ফাইলগুলোর নাম সবসময় সহজে বোঝা যায় না। প্রায়শই এগুলো টিল্ডা (~) দিয়ে শুরু হয় এবং “xxxx.tmp”-এর মতো সাফিক্স থাকে।উদাহরণস্বরূপ, অস্থায়ী Word ডকুমেন্টের জন্য ~wrdxxxx.tmp, AutoRecover ফাইলের জন্য ~wraxxxx.tmp ইত্যাদি। .wbk ফাইলগুলো সাধারণত সম্পূর্ণ ব্যাকআপ হয়, যা আপনি সরাসরি Word থেকে খুলতে পারেন।

আপনি যদি আরও নিবিড় অনুসন্ধান পছন্দ করেন, তাহলে আপনি পারেন ফাইল এক্সপ্লোরার খুলুন (উইন্ডোজ কী + E) এবং উপরের ডান কোণায় থাকা সার্চ বক্সটি ব্যবহার করুন। আপনার কম্পিউটার ("এই পিসি") জুড়ে .asd বা .wbk এক্সটেনশনযুক্ত ফাইলগুলি সনাক্ত করতে। এর মাধ্যমে আপনি ফাইলের এমন কপিগুলি খুঁজে পেতে পারবেন, যা কোথায় সংরক্ষণ করা হয়েছিল তা হয়তো আপনি ভুলে গেছেন।

macOS-এ, Word-এর জন্য সাধারণ AutoRecover পাথটি সাধারণত এইরকম হয়ে থাকে: /Users/Your_username/Library/Containers/com.Microsoft/Data/Library/Preferences/AutoRecoveryএক্সেল এবং পাওয়ারপয়েন্টের ক্ষেত্রে, তাদের নিজ নিজ কন্টেইনার ফোল্ডারে একই ধরনের পাথ থাকে। যেহেতু লাইব্রেরি ফোল্ডারটি লুকানো থাকে, তাই সবচেয়ে সহজ উপায় হলো ফাইন্ডার খুলে 'Go > Go to Folder' নির্বাচন করা এবং সম্পূর্ণ পাথটি পেস্ট করা।

পূর্ববর্তী সংস্করণ এবং OneDrive ও SharePoint সহ ক্লাউড স্টোরেজ

অটো-রিকভারের পাশাপাশি, অফিসের বর্তমান সংস্করণগুলো ব্যাপকভাবে নির্ভর করে ফাইলের সংস্করণ ব্যবস্থাপনার জন্য OneDrive এবং SharePointযখন আপনি ক্লাউডে ডকুমেন্ট সেভ করেন এবং অটোসেভ চালু থাকে, তখন ডকুমেন্টটির একটি নতুন ভার্সন নির্দিষ্ট সময় পর পর তৈরি হয় এবং "ভার্সন হিস্ট্রি"-তে রেকর্ড করা হয়।

Microsoft 365-এ Word, Excel বা PowerPoint থেকে এই সংস্করণগুলি অ্যাক্সেস করতে, ফাইলটি খুলুন এবং “ফাইল > তথ্য > সংস্করণ ইতিহাস”-এ যান।আপনি তারিখ ও সময় সহ সংস্করণগুলির একটি তালিকা দেখতে পাবেন। সেগুলির কোনো একটিতে ক্লিক করলে সেটি একটি আলাদা উইন্ডোতে খুলে যাবে, যাতে আপনি আপনার সুবিধামতো সময়ে তা পর্যালোচনা করতে পারেন।

আপনি যদি নিশ্চিত করেন যে এটিই সেই কপি যা আপনি পুনরুদ্ধার করতে চান, ডকুমেন্টটির বর্তমান সংস্করণ তৈরি করতে আপনি 'রিস্টোর' বাটনে ক্লিক করতে পারেন।এটি বিশেষভাবে কার্যকর যদি আপনি ভুলবশত কোনো গুরুত্বপূর্ণ ফাইল মুছে ফেলেন অথবা বড় ধরনের পরিবর্তন করার পর পূর্ববর্তী সংস্করণে ফিরে যেতে চান।

অফিস ২০১৯-২০১৬-তেও একই ধরনের একটি বিকল্প রয়েছে, যদিও এর পথটি সামান্য ভিন্ন হতে পারে: ফাইল > ইতিহাস অথবা, যদি সেই ট্যাবটি দেখা না যায়, তাহলে "ইনফো" থেকে হিস্ট্রি অ্যাক্সেস করুন। ম্যাক-এ, ভার্সনের উপর নির্ভর করে টাইটেল বারে থাকা ডকুমেন্টের নাম থেকে অথবা ফাইল মেনু থেকে এর সমতুল্য ফাংশনটি ব্যবহার করা যায়।

ব্যক্তিগত মাইক্রোসফট অ্যাকাউন্টগুলিতে, সাধারণত শেষ ২৫টি সংস্করণ সংরক্ষিত আছে। প্রতিটি ফাইলের। কর্পোরেট বা শিক্ষামূলক পরিবেশে, উপলব্ধ সংস্করণের সংখ্যা SharePoint বা OneDrive for Business লাইব্রেরি প্রশাসকের কনফিগারেশনের উপর নির্ভর করে।

আপনার সেভ করা ওয়ার্ড ডকুমেন্টগুলো খুঁজুন।

কখনো কখনো সমস্যাটা ফাইলটি হারিয়ে যাওয়া নয়, বরং যে আপনার মনে নেই আপনি এটি কোথায় রেখেছিলেন বা ঠিক কী নামে এটি রেখেছিলেন।সেক্ষেত্রে, আপনাকে বিরক্ত না করেই এটি খুঁজে বের করার জন্য উইন্ডোজ এবং ওয়ার্ড বেশ কিছু টুল দিয়ে থাকে।

উইন্ডোজ ১০ এবং ১১-এ আপনি এটি সরাসরি ব্যবহার করতে পারেন। টাস্কবার সার্চ বারডকুমেন্টের নাম (বা তার অংশবিশেষ) অথবা এর বিষয়বস্তু থেকে কোনো কীওয়ার্ড লিখুন। সিস্টেমটি আপনার কম্পিউটার এবং ওয়ানড্রাইভে অনুসন্ধান করে দলবদ্ধ ফলাফল প্রদর্শন করবে; যদি আপনি শুধু ডকুমেন্টের মধ্যেই ফলাফল সীমাবদ্ধ রাখতে চান, তবে কেবল "ডকুমেন্টস" ট্যাবে ক্লিক করুন।

আপনি ফাইল এক্সপ্লোরারও খুলতে পারেন, "This PC" বা "Documents" ফোল্ডারে যান নাম, এক্সটেনশন (.docx, .doc, .xlsx, ইত্যাদি), বা এমনকি ফাইলের ধরন দিয়ে অনুসন্ধান করতে সার্চ বক্সটি ব্যবহার করুন। 'ডিটেইলস' ভিউতে গেলে আপনি পরিবর্তনের তারিখ অনুযায়ী সাজিয়ে আপনার সাম্প্রতিকতম পরিবর্তনগুলো দ্রুত খুঁজে নিতে পারবেন।

ওয়ার্ড থেকে, আপনার কাছে যাওয়ার বিকল্প আছে ফাইল > খুলুন > সাম্প্রতিকসেখানে আপনি সম্প্রতি খোলা ডকুমেন্টগুলোর একটি তালিকা দেখতে পাবেন। ফাইলটি কোনো নির্দিষ্ট ফোল্ডারে আছে বলে সন্দেহ হলে, আপনি 'ব্রাউজ' ব্যবহার করতে পারেন এবং ভেতরে প্রবেশ করার পর, ব্যাকআপ ও কম প্রচলিত এক্সটেনশনযুক্ত ফাইলগুলোও দেখানোর জন্য ফিল্টারটি 'সমস্ত ওয়ার্ড ডকুমেন্ট' থেকে 'সমস্ত ফাইল'-এ পরিবর্তন করতে পারেন।

যখন Word-এ ব্যাকআপ অপশনটি চালু থাকে, আপনি যে ডিরেক্টরিতে কাজ করেন, সেখানে প্রায়শই “Backup of (document)” নামের ফাইল খুঁজে পাবেন।এই .wbk ফাইলগুলো যেকোনো Word ডকুমেন্টের মতোই খোলা যায় এবং প্রায়শই এতে আপনার প্রয়োজনীয় সংস্করণটিই থাকে।

মুছে ফেলা বা স্থায়ীভাবে মুছে ফেলা নথি পুনরুদ্ধার করা

যদি সমস্যাটি হয় যে আপনার আছে ভুলবশত একটি ফাইল মুছে ফেলা হয়েছেএটি পুনরুদ্ধার করার সম্ভাবনা নির্ভর করে কতটা সময় অতিবাহিত হয়েছে এবং আপনার সক্রিয় ব্যাকআপ আছে কিনা তার উপর। আপনার সর্বপ্রথম উইন্ডোজ রিসাইকেল বিন-এ দেখা উচিত।

রিসাইকেল বিন খোলার মাধ্যমে, আপনি পারেন নাম, প্রকার বা মুছে ফেলার তারিখ অনুসারে নথিটি অনুসন্ধান করুনযদি আপনি এটি খুঁজে পান, তবে পুনরুদ্ধার করলে এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে তার আসল অবস্থানে ফিরে আসবে এবং তারপরে আপনি কোনো সমস্যা ছাড়াই Word, Excel বা PowerPoint থেকে এটি খুলতে পারবেন।

যদি আপনি রিসাইকেল বিন খালি করে থাকেন অথবা Shift+Delete চেপে ফাইলটি মুছে দিয়ে থাকেন, তাহলে বিষয়টি জটিল হয়ে যায়: উইন্ডোজ ডিস্কের জায়গাটিকে খালি হিসেবে চিহ্নিত করবে, কিন্তু ডেটাটি ওভাররাইট না করা পর্যন্ত থেকে যায়।এরই মধ্যে, ব্যাকআপ টুল (ফাইল হিস্ট্রি, সিস্টেম ইমেজ ব্যাকআপ, অ্যাক্রোনিস বা অন্যান্য থার্ড-পার্টি সলিউশন) অথবা বিশেষায়িত ডেটা রিকভারি সফটওয়্যার ব্যবহার করে ডেটা পুনরুদ্ধারের চেষ্টা করা যেতে পারে।

উদাহরণস্বরূপ, Windows 10 এবং 11-এ আপনি ব্যবহার করতে পারেন ব্যাকআপ ও রিস্টোর (উইন্ডোজ ৭) অথবা ফাইল হিস্ট্রি ফাইলটি হারানোর আগে আপনি যদি এই বৈশিষ্ট্যগুলি সক্রিয় করে থাকেন, তবে ব্যাকআপ তৈরি করা থাকলে এগুলি আপনাকে নির্দিষ্ট ফোল্ডার বা ডকুমেন্টগুলিকে পূর্ববর্তী সংস্করণে পুনরুদ্ধার করার সুযোগ দেয়।

যদি আপনার আরও উন্নত ব্যাকআপ সিস্টেম (স্থানীয় বা ক্লাউড-ভিত্তিক) থাকে যা করে আপনার সিস্টেমের সম্পূর্ণ ছবিসাধারণত পুরো সিস্টেমটি রিস্টোর না করে, ব্যাকআপ প্রোগ্রামটি খুলে উপযুক্ত রিস্টোর পয়েন্টটি নির্বাচন করা হয় এবং শুধু প্রয়োজনীয় ফাইলগুলো বেছে নেওয়া হয়।

অফিস ডকুমেন্ট আবার হারিয়ে যাওয়া এড়ানোর কিছু টিপস

AutoRecover কীভাবে ব্যবহার করতে হয় তা জানার বাইরেও, আদর্শ হলো গ্রহণ করা কিছু অভ্যাস ও পরিবর্তন যা চাকরি হারানোর সম্ভাবনা কমিয়ে দেয়।এটা অসাধারণ কিছু নয়, কিন্তু এর একটা প্রভাব আছে।

একদিকে, এটি একটি ভালো ধারণা অটো-রিকভারি ব্যবধান কমিয়ে ১-২ মিনিট করুন। Word, Excel এবং PowerPoint-এ, উপলব্ধ থাকলে স্বয়ংক্রিয় ব্যাকআপ চালু করুন। এটি নিশ্চিত করে যে প্রায় যেকোনো সময়েই একটি সাম্প্রতিক ও পুনরুদ্ধারযোগ্য সংস্করণ পাওয়া যাবে।

এটিও সুপারিশ করা হয় স্থানীয় এবং ক্লাউড স্টোরেজ একত্রিত করুনউদাহরণস্বরূপ, অটোসেভ এবং ভার্সন হিস্ট্রির সুবিধা নিতে আপনার সক্রিয় ডকুমেন্টগুলো OneDrive বা SharePoint-এ সেভ করুন, এবং একই সাথে এনক্রিপশন ও ম্যালওয়্যার সুরক্ষাসহ একটি এক্সটার্নাল ড্রাইভে বা কোনো ডেডিকেটেড ব্যাকআপ সার্ভিসে সেগুলোর নিয়মিত কপি রাখুন।

আরেকটি দরকারী পরিমাপ হয় অতিরিক্ত প্রোগ্রাম খুলে সিস্টেমকে ভারাক্রান্ত করা থেকে বিরত থাকুন। অথবা বারবার হওয়া ত্রুটিগুলো উপেক্ষা করুন। আপনার সিস্টেম যত বেশি ক্র্যাশ বা ফ্রিজ হবে, আপনি অটো-রিকভারের উপর তত বেশি নির্ভর করবেন, এবং এটি সবসময় আপনাকে বাঁচাতে পারবে না। আপনার সিস্টেম আপডেট রাখা, একটি ভালো অ্যান্টিভাইরাস ব্যবহার করা এবং হার্ড ড্রাইভ প্রায় ভর্তি হওয়া থেকে বিরত থাকা এক্ষেত্রে অনেক সাহায্য করে।

অবশেষে, যদিও অটো-রিকভার এবং অটো-সেভ খুবই সহায়ক, প্রতিটি বড় পরিবর্তনের পর “সেভ” চাপার অভ্যাস গড়ে তুলুন। (বিভাগের শেষে, কোনো গুরুত্বপূর্ণ গণনার পরে, অনেকগুলো স্লাইড যোগ করার পরে, ইত্যাদি) সবচেয়ে ভালো সুরক্ষা ব্যবস্থা হিসেবে কাজ করে। আপনি যদি আপনার গুরুত্বপূর্ণ ফাইলগুলোকে শুধু-পঠ্য (read-only) অনুমতি দিয়ে সুরক্ষিত রাখেন অথবা যখন চান না কেউ সেগুলোতে হাত দিক, তখন সেগুলোকে লুকিয়ে রাখেন, তাহলে দুর্ঘটনাবশত মুছে যাওয়া বা পরিবর্তনের সম্ভাবনা কমে যাবে।

অটো-রিকভার সঠিকভাবে কনফিগার করা থাকলে, ক্লাউড ভার্সন, ব্যাকআপ এবং কয়েকটি বিচক্ষণ অভ্যাসের সাহায্যে, অফিস ডকুমেন্ট পুনরুদ্ধার করা এখন আর কোনো অসম্ভব কাজ নয়, বরং একটি সামান্য বাধা। যা ঘণ্টার পর ঘণ্টা বা দিনের পর দিন কাজের অপচয়ের নাটকে পরিণত না হয়ে, কয়েক মিনিটের মধ্যেই সমাধান করা যায়।

সম্পর্কিত নিবন্ধ:

অপ্রত্যাশিত বিদ্যুৎ বিভ্রাটের পরে কীভাবে দূষিত ফাইলগুলি ঠিক করবেন: সম্পূর্ণ নির্দেশিকা এবং সমাধান

ইসহাক

সাধারণভাবে বাইট এবং প্রযুক্তির বিশ্ব সম্পর্কে উত্সাহী লেখক। আমি লেখার মাধ্যমে আমার জ্ঞান ভাগ করে নিতে পছন্দ করি, এবং আমি এই ব্লগে এটিই করব, আপনাকে গ্যাজেট, সফ্টওয়্যার, হার্ডওয়্যার, প্রযুক্তিগত প্রবণতা এবং আরও অনেক কিছু সম্পর্কে সবচেয়ে আকর্ষণীয় জিনিস দেখাব৷ আমার লক্ষ্য হল আপনাকে একটি সহজ এবং বিনোদনমূলক উপায়ে ডিজিটাল বিশ্বে নেভিগেট করতে সাহায্য করা।