Режимът „Не безпокойте“ в Google Календар: как да заглушите, да откажете срещи и да останете организирани

 

Когато графикът ви е препълнен и непрекъснато се появяват известия, това, от което се нуждаете, е да намалите шума, без да губите контрол над ангажиментите си. Google Календар предлага няколко начина за „не безпокойте“ – от блокиране на време за фокусиране до автоматично отказване на срещи. Номерът е да се комбинират добре всяка функция. в зависимост от това какво искате да постигнете: затишие в чата, известия до колегите ви или спиране на нови покани.

Тази статия събира на едно място всичко, което трябва да знаете за времето за фокусиране, работното време, етикета „Зает“ и състоянието „Отсъствам от офиса“, плюс настройки за известия и някои примери от реалния свят (като например събития през целия ден или стрес през уикенда). Ще намерите конкретни стъпки, известни ограничения и практически решения. така че никой да не ви прекъсва, когато не е уместно, без да губите важна информация.

Какво означава „не безпокойте“ в Google Календар днес?

Google Календар няма един-единствен превключвател „не безпокойте“, който да засяга всичко еднакво, но има няколко опции, които, когато се комбинират, постигат този ефект. Ключовите елементи са: време за концентрация, извън офиса, работно време и статус „зает“.Всеки от тях разглежда проблема от различен ъгъл: заглушаване на известията в чата, отказване на срещи или информиране за наличните ви часови слотове.

El Време за концентрация Създайте времеви блокове, през които можете да заглушите чата на вашата организация и автоматично да отказвате срещи. Това е идеално за интензивна работа по време на работния ден. През този период Календар защитава времето ви. И, ако искате, избягвайте да бъдете принуждавани да назначавате нови назначения.

Държавата Извън офиса Идеален е за почивки или отсъствия. Когато е активиран, календарът автоматично отхвърля поканите за тези дати и показва, че не сте на разположение. Може да се програмира от компютър или мобилно устройство. и позволява повторение при периодични отсъствия.

на Работно време Те показват на другите по кое време на деня обикновено сте на разположение. Всеки, който се опита да ви покани извън тези часове, ще види предупреждение, че това не е подходящ момент. Тази функция е предназначена за акаунти в Google Workspace. и помага за установяване на здравословни граници между работата и личното време.

И накрая, наличността Свободен/Зает За събития и задачи, маркирайте дали блокират графика ви. Календар наскоро добави възможността за задаване на етикети. „Зает“ със задачи (не само за събития), така че те също така ви пречат да планирате срещи едновременно с тях и системата може автоматично да отхвърля покани. Това е един вид „Не безпокойте“, прилаган към задачи. който първоначално е създаден в Google Workspace и по-късно е внедрен по-широко.

Кой може да използва всяка функция и изисквания

Има важни нюанси в зависимост от типа на вашия акаунт. За да планирате „Време за фокус“, ви е необходим служебен или училищен акаунт. (Google Workspace). По подобен начин, Работното време е насочено към организационните среди и се показва в настройките на Работното пространство. Ако използвате безплатен акаунт в GoogleЩе видите по-малко разширени опции.

Освен това, да замълчим Известия от Google Chat по време на „Време за фокусиране“ Вашата организация трябва да има активиран чат и блокирането на фокуса трябва да продължи по-малко от 24 часа. Ако не отговаряте на тези условия, заглушаването на чата няма да е налично. на това конкретно събитие.

Как да планирате време за фокусиране в Google Календар

Ел Тиемпо Времето за концентрация се създава с начален и краен час и само от изгледите „Ден“ или „Седмица“ в уеб интерфейса. Ето как да го конфигурирате стъпка по стъпка от компютъра:

1. Отворете Google Календар в браузъра си и отидете на Дневен или седмичен изглед.
2. Кликнете върху часовия интервал, за който искате да резервирате вашата концентрация.
3. В горната част на редактора изберете Време за концентрация.
4. Настройте началното и крайното време на блока.
5. Задайте вашите предпочитания:
   • Ако желаете да получавате известия за чат, премахнете отметката „Не безпокойте“ за чат.
   • Ако искате да бронирате блока, Активирайте „Автоматично отхвърляне на срещи“.
6. Кликнете върху спасяване.

Обърнете внимание на две подробности, които променят поведението по подразбиране. Ако премахнете отметката от опцията Не безпокойте за чат При създаването на блок, това предпочитание ще се използва по подразбиране в бъдещи периоди на концентрация. И, естествено, Тези блокове не приемат нови или насрочени срещиАко предпочитате, можете да промените тази настройка, така че да се отхвърлят само нови покани.

Редактиране, изтриване или повтаряне на фокусен блок

За да промените съществуващ блок, отворете го на компютъра си от календара си. Събитията във фокуса са обозначени с икона на слушалки.Така че са лесни за намиране. Кликнете върху събитието, натиснете „Редактиране“, направете промените и запазете.

Ако трябва да го изтриете, отидете в самото събитие и изберете Изтриване на събитиеКалендарът ще ви попита дали искате да премахнете само този екземпляр или и цялата серия, ако е повтарящ се блок. Това е бърз начин за премахване на празнини. когато плановете ви се променят.

Искате концентрацията ви да се повтаря? Отворете събитието, отидете на „Редактиране“ и отворете менюто до „Не се повтаря“. Можете да изберете честота дневно, седмично, месечно, годишно или нещо персонализирано и запазете.

Поверителност, цвят и видимост на времето за фокусиране

В редактора на събития ще видите, под името на календара, опцията Видимост по подразбиранеРазгънете и изберете дали този блок ще бъде публичен или частен. В работна среда Видимостта помага на другите да разберат за вашата наличност, без да разкриват чувствителни подробности.

Възможно е също така да се присвои специфичен цвят към вашите фокусни блокове. Отидете на Редактиране, докоснете Цвят, изберете един и запазете. Календарът ще запомни този цвят за вашите бъдещи рали събития, ако искате да поддържате постоянна естетика.

Тишина в Google Chat по време на концентрация: условия

Когато използвате „Време за фокус“ ​​за първи път, опцията „Не безпокойте“ за чат Активирано е по подразбиране. Това означава, че по време на блокирането известията за съобщения са заглушени, при условие че вашата организация е активирала Chat и блокирането трае по-малко от 24 часа. Ако предпочитате, можете да го деактивирате, когато създавате или редактирате събитието за да продължите да получавате известия от чата.

Етикетът „Зает“ върху задачи и събития: сбогом на фалшивата среща

Една нова функция, която промени начина, по който много хора организират живота си, е възможността да маркират като Също така е зает със задачине само събития. По този начин Календар блокира този времеви интервал и може автоматично отхвърляне на заявки за срещи които падат върху вас. На практика това е режим „не безпокойте“, прилаган към ежедневните ви задачи.

Изпробването е лесно: създайте задача (или отворете съществуваща), дайте ѝ заглавие и отидете в опциите на календара, свързани с тази задача. Където видите „Наличен“, можете да го промените на „Зает“Тази възможност се появи за първи път в Google Workspace и по-късно беше разширена до повече потребители. Това представлява ясно подобрение за тези, които използват задачите като работен план..

Конфигурирайте работно време и местоположение

„Работно време“ информира колегите ви кога сте на разположение. На компютъра си отворете Календар, щракнете върху иконата на зъбно колело и отидете в „Настройки“. В левия панел, под „Общи“, ще намерите Работно време (или „Работно време и местоположение“, ако администраторът е активирал местоположението по подразбиране). Активиране на работно време и маркира дни и часови интервали.

Можете да разделите деня на няколко сегмента според вашата наличност, с бутони за добави (+) и Премахване (−) за управление на периодите. Тази гранулираност е полезна, ако работите дистанционно., ако работите на разделени смени или ако редувате работа в офиса и вкъщи.

Местоположението на работата ви помага на екипа ви да знае къде ще бъдете. В „Настройки“ отидете на „Работен график и местоположение“, изберете дните и часовете си и задайте местоположение за всеки ден. Посочването на дните, в които ще бъдете в офиса, улеснява насрочването на лични срещи. и уважавайте часовите зони.

Споделянето на тези часове има последици за поверителността, така че е добра идея да коригирате кой вижда вашата информация. В същия домейн на работното ви пространствоВашите колеги ще виждат графика ви, когато използват секции като „Среща с“ или раздела „Намиране на час“ при създаване на събития. Слотовете извън работно време са показани в сиво.

Състояние „Извън офиса“ от компютър и мобилно устройство

За да отбележите отпуски или отсъствия, създайте събитие и изберете типа Извън офисаИзберете дати (и часове, ако е приложимо) и оставете Календар да свърши работата. автоматично отхвърляне на поканиМожете да го насрочите да се повтаря, ако имате редовни отсъствия и персонализирайте съобщението за отказ.

От мобилен телефон (Android o iPhone), докоснете бутона Създаване на (+) в Google Календар и изберете „Отсъствам от офиса“. Определете интервала, конфигурирайте повторението, ако е необходимо, коригирайте поведението при отхвърляне и запазете. Това е най-прекият начин да избегнете срещи, когато всъщност не сте на разположение..

Известия от Google Календар: видове и настройки

Календарът може да ви уведоми чрез електронна поща, чрез известия на работния плот (извън браузъра, с отворен Календар) или с известия в рамките на прозореца от самия Календар. Правилното задаване на тези напомняния ви предпазва от пропускане на събитие или от прекъсване в неудобни моменти.

За да промените глобалните настройки, отворете Календар в браузъра си и отидете на конфигурацияВ раздела „Общи“ отидете на „Настройки за известия“ и изберете как да ги получавате. Ако активирате известията на работния плот, можете да покажете опцията за отлагане на известия и изберете колко дълго да останат отложени. Има и настройка, която да ви уведомява само ако сте отговорили. „Да“ или „Може би“ едно събитие.

Забележка: Отложените известия се показват само в Google ChromeИ ако има няколко предупреждения за едно и също събитие, бутонът „Отлагане“ се появява само за последното. Ако видите съобщението „Вашият браузър не поддържа известия“Трябва да актуализирате браузъра си, за да работят отново правилно.

За конкретно събитие отворете събитието и натиснете редактирамВ „Известия“ решете дали искате известия или имейли, променете предварителното известие, добавете още известия или изтрийте ненужните. Промените не засягат другите гости; е вашата лична обстановка за това събитие.

Можете също да коригирате известията за конкретен календар, който ви принадлежи: Настройки > „Настройки на моя календар“ > изберете вашия календар > „Известия за събития“ и „Цял ден“. Там определяте кои известия искате по подразбиране за този календарДобавяте нови или премахвате тези, които вече не са полезни.

Вижте и разберете работното време на другите

Ако сте в същия домейн и имате разрешение, можете да проверите наличността на колега, като използвате секцията „Да се ​​срещна с“ От левия панел на Календар: въведете името или имейла им и ще видите работния им график, ако го имат активен. Друга опция е разделът „Намиране на час“ при създаване на събитие (в момента не е налично на мобилни устройства).

Ако не следите собственото си работно време, най-вероятно използвате безплатен акаунт в Googleкоето не включва тази функция. В професионална среда обикновено се управлява от Работно пространство на Google и може да изисква конфигурация от администратора.

Случаи от реалния живот и практически решения

„Автоматично заглушавам телефона си по време на събития, но трябва да изключвам режима „Не безпокойте“, когато напускам среща.“ Този сценарий е често срещан, когато смесваме правилата на Телефон с режим „Не безпокойте“ с календара. В Календар тишината се управлява предимно чрез Чат. По време на „Време за фокус“. Ако проблемът ви е настройката „Не безпокойте“ на телефона ви, решението включва преглед на собствените правила на телефона или ръчното им прекратяване, когато приключите, защото Календар Не контролира режима „Безпокойство“ на устройството..

„Събитията през целия ден също задействат режима ми „Не безпокойте“, а аз не искам това.“ Полезна идея е да категоризирате тези събития като „Налично“ вместо „Зает/а“, ако са само напомняния, или ги преместете в друг календар с конкретни известияС опцията за наличност, Избягвате да блокирате деня си и намалявате въздействието върху автоматичните правила, които следят състоянието на вашия график.

„Получавам напомняния за работа през уикендите и това ме изважда от режима ми на релаксация. Мога ли да настроя „Не безпокойте“ само за работния си календар в събота и неделя?“ Календарът позволява това. Конфигуриране на известия от календараТака че един от подходите е да намалите или деактивирате известията от служебния календар и след това да ги активирате отново, когато искате. Няма вградена настройка за заглушаване на известията по ден от седмицата, но можете да създадете Повтарящо се събитие: Отсъствие от офиса през уикендите да блокирате поканите и да използвате опцията „Уведомявай ме само ако съм отговорил с „Да“ или „Може би“ минимизиране на прекъсванията.

Ако сте стресирани от известия, които са твърде предварително (седмица преди това, два дни преди това и т.н.), измислете по-ненатрапчива стратегия: изпратете само един имейл. Петък следобед за понеделник и едночасовото предупреждение в същия ден. Тази комбинация обикновено е достатъчна без да нарушавате почивката си в събота и неделя.

Често срещани грешки и как да се измъкнем от неприятности

Ако Календарът ви каже „Браузърът не поддържа известия.„Актуализирайте браузъра си. Тази грешка предотвратява показването на известия за събития.“ С най-новата версия проблемът обикновено изчезва.Също така проверете дали браузърът ви позволява известия от calendar.google.com.

Може ли Календарът да се използва за отчитане на влизане и излизане? Алтернативи

Google Календар е предназначен да управлявайте събития и срещиНе е за проследяване на времето. Ако таксувате на час или се нуждаете от официален запис, ще трябва да използвате други инструменти. Някои популярни опции са: clockify о ел ClickUp записващо време за проектиМожете да използвате Календаря си като ориентир, за да възстановите какво сте направили, но официалното броене трябва да се съхранява в приложение за време.

По отношение на производителността, ако прекарвате много часове във видео разговори, автоматичната транскрипция и обобщаване могат да ви спестят работа по воденето на бележки. Интеграции с Google среща Те ви позволяват да заснемете важното, да наваксате, без да преглеждате целия запис, и да посветите останалата част от деня на основните си задачи.

Ключът към това да не се притеснявате, когато не е уместно, е да комбинирате добре тези функции: Време за концентрация да се изолирате и, ако е необходимо, да заглушите чата; зает в задачи и събития за запълване на пропуски; Извън офиса за явни отсъствия; Работно време да образовате хората около вас; и Известия Графици, базирани на календар и събития, съобразени с вашите нужди. С тази комбинация вашият календар работи за вас, а не обратното.