Microsoft 365 срещу Google Workspace и миграция в компаниите

Ако сте работили с Google Workspace и обмисляте преминаване към Microsoft 365Вероятно половината от екипа е във възторг от Gmail, Drive и Docs... а другата половина се кълне, че без тях думаExcel и PowerPoint не могат да оцелеят. Тази ситуация е по-често срещана, отколкото изглежда: организации, които са инвестирали в Google от години, са обучавали своите потребители, но все още имат много висок процент, които предпочитат екосистемата на Microsoft.

В този контекст обичайният въпрос е дали Останете в Google Workspace, преместете всичко в Microsoft 365 или съжителствайте без охота Продължаваме с инсталирания Office на компютрите и файловете в Диск. И, разбира се, възниква друг ключов въпрос: как да се направи... Подредена миграция на имейли, файлове, календари и разрешения Без да нарушаваме нищо и без да държим потребителите натясно цяла седмица. Нека разгледаме всичко това спокойно и с много практичен подход.

Microsoft 365: Мощна екосистема за взискателни бизнес среди

Когато говорим за това Microsoft 365 (преди Office 365) Говорим за платформа, която съчетава класически настолни приложения с облачни услуги, разширена сигурност и модерни инструменти за сътрудничество. С други думи, тя обединява традиционните Word и Excel с Teams. SharePointOneDrive и цялата настройка за администриране и сигурност на Microsoft.

Сред най-известните му компоненти са Настолни и уеб приложения на Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access, Publisher), както и инструменти за съвместна работа, като например Teams, SharePoint и OneDrive, корпоративни услуги като Exchange Online или Power Platform и нарастващ набор от решения за сигурност, като например Microsoft Defender и функции за съответствие.

Една от големите силни страни на Microsoft 365 е неговата Пълна офлайн функционалностПотребителите могат да продължат да работят с всички ресурси на Word, Excel или PowerPoint, дори ако загубят достъп до интернет, което е жизненоважно за компании с чести пътувания, строителни обекти, клонове с лоша свързаност или просто за потребители, които предпочитат традиционния модел на локална синхронизация на файлове впоследствие.

Освен това, платформата е много добре проектирана за интегриране с инфраструктурата Windows и Active DirectoryСледователно, той е особено подходящ за организации, които вече работят в среда на Microsoft, със сървъри, домейни и бизнес приложения, базирани на вътрешни технологии.

От по-неблагоприятната страна, Microsoft 365 носи определено сложност на конфигурацията и администриранетоАдминистративният център е много мощен, но изисква технически познания, за да се използват пълноценно възможностите му. Кривата на обучение може да бъде и малко по-стръмна за потребители, които не са запознати с екосистемата на Microsoft, особено за тези, които идват от чисто уеб-базирани среди като Google Workspace.

Google Workspace: Безпроблемно сътрудничество в облака

Google Workspace (преди G Suite) се роди от първия ден с идеята, че Всичко се случва в браузъра и в реално времеНяма нужда да инсталирате тежки софтуерни пакети: Документи, Таблици, Слайдове, Gmail, Календар, Meet… всичко е достъпно от мрежата или от приложения Много леки мобилни телефони, проектирани за работа отвсякъде.

Сърцето на апартамента се състои от Gmail, Диск, Документи, Таблици, Презентации, Календар, Чат и MeetОсвен това, включва помощни програми като Forms, Sites, Keep, Jamboard и AppSheet. С други думи, покрили сте корпоративния си имейл. съхранение в облака, основни офис пакети, видео разговори и вътрешни съобщения, със силен акцент върху опростеността.

Най-голямата сила на Google Workspace се крие в неговата едновременна съвместна работа по документиНяколко потребители могат да редактират файл едновременно, да виждат промените в реално време, да коментират, да предлагат и да чатят в самия документ, без да се притесняват за контрол на версиите или заключване на файлове. За разпределени екипи, стартиращи компании и компании с много плоска организационна структура това е чисто злато.

Друг високо ценен момент е неговият изчистен и минимален интерфейсТова позволява на повечето потребители да свикнат само за няколко минути, особено ако вече са използвали лични акаунти в Gmail или Google Drive. За организации с малки ИТ екипи тази простота намалява инцидентите и времето за поддръжка.

По-малко положителната страна е, че зависимост от интернет връзката Разликата е доста очевидна: съществуват офлайн режими, да, но те не достигат нивото на зрялост на настолните приложения на Microsoft. Освен това, въпреки че съвместимостта с Office файловете се е подобрила значително, сложните Excel или Word документи все още могат да бъдат проблематични за отваряне или редактиране в [системата/приложението/и т.н.]. Google Docs или Таблици.

Ключово сравнение: потребителско изживяване, сътрудничество и съхранение

Ако се фокусираме върху ежедневните нужди на потребителя, Microsoft 365 предлага интерфейси с повече опции и възможностис ленти, пълни с менюта, раздели и разширени настройки. Това е идеално за потребители, които използват Excel или Word до краен предел, но може да бъде непосилно за по-обикновени потребители.

Google Workspace, от друга страна, залага на... По-чист дизайн с функции, показвани контекстуалноТова прикрива част от сложността, така че потребителят да не се изгуби. Ускорява усвояването, въпреки че някои напреднали потребители пропускат по-задълбочените опции за много сложни документи.

В сътрудничеството, Microsoft 365 разчита особено на Teams, SharePoint и съавторство в OfficeTeams обединява чат, канали, видео разговори и съвместно редактиране на документи, хоствани в OneDrive или SharePoint. Съавторството работи добре, въпреки че понякога е по-непоследователно между настолната и онлайн версията.

Google Workspace, от своя страна, има сътрудничество в реално време, вградено в ДНК-тоВсичко е проектирано за бързо споделяне, едновременно редактиране и коментиране. Интеграцията на Meet с Календар и документи прави изключително лесно безпроблемното преминаване от имейл или документ към видеообаждане.

В областта на съхранението и управлението на файлове, OneDrive и SharePoint предлагат... високо структуриран модел на документална библиотекас подробен контрол на разрешенията, работните процеси за одобрение, метаданните и правилата за съхранение. Google Drive, от друга страна, се откроява със своята простота (и има алтернативи като например Протонно устройство): мощни търсения, гъвкаво споделяне и преглед на почти всеки файл, без да е необходимо да използвате допълнителни приложения.

Сигурност, съответствие с регулаторните изисквания и интеграция с други системи

Когато говорим за това сигурност и съответствиеMicrosoft 365 обикновено има предимство в силно регулирани сектори (финанси, здравеопазване, публична администрация), защото включва опции като разширено DLP, управление на информацията, Microsoft Defender, много прецизен контрол на самоличността и достъпа, в допълнение към широк каталог от сертификати (GDPR, HIPAA, ISO 27001 и др.).

Google Workspace също не е слаб в тази област: Възползвайте се от глобалната инфраструктура и мерките за сигурност на Googleс двуетапно потвърждаване, защита от фишинг и зловреден софтуерТрезор за съхранение на данни и електронно разкриване, както и контекстуални контроли за достъп. Някои контроли обаче са по-малко подробни от тези на Microsoft в много сложни сценарии.

Що се отнася до интеграцията с други приложения, Microsoft има предимство на местно ниво, когато компанията вече има Windows среди, Azure, .NET приложения или класически бизнес решенияPower Platform (Power Automate, Power Apps, Power BI, Power Pages) ви позволява да автоматизирате процеси, да създавате приложения с нисък код и да свързвате данни от множество източници с високо ниво на вградена интеграция.

Google Workspace пасва идеално организации, силно ориентирани към облачни технологиис много SaaS приложения и интензивно използване на Google Cloud Platform. Пазарът на плъгини и отворените API позволяват свързването на услуги на трети страни, въпреки че в някои случаи може да се наложи да се разчита повече на персонализирана разработка или външни интеграции.

В комуникацията и видеоконферентната връзка, Екипи и Google среща Те повече от адекватно покриват нуждите на повечето компанииTeams е склонен да печели точки в среди, където искате да интегрирате корпоративна телефония (Teams Phone) или големи събития на живо, докато Meet е ценен заради своята простота и доброто си функциониране в екосистемата на Google.

Коя платформа е най-подходяща въз основа на вида и размера на компанията

Организационната структура оказва голямо влияние върху решението. компании с традиционни йерархии и силно дефинирани отделиMicrosoft 365 обикновено е по-подходящ поради прецизния си контрол, възможността за конфигуриране на много фини правила по области и лесната му интеграция със стари системи. бази данни корпоративен.

В организации с плоски структури, многофункционални екипи и силно хоризонтална култура на сътрудничествоGoogle Workspace е особено удобен: всеки споделя, коментира и си сътрудничи в реално време, без да се тревожи твърде много за основната „архитектура на документа“.

Поради размера си, големите корпорации с хиляди служители са склонни да избират Планове за Microsoft 365 или Google Workspace Enterprise в зависимост от това дали дават приоритет на изключителното съответствие с регулаторните изисквания и интеграцията със стари системи (по-благоприятно за Microsoft) или на гъвкавостта и сътрудничеството в реално време в голям мащаб (по-съобразено с Google).

В средните компании, и двете Microsoft 365 Business Premium като Google Workspace Business Plus Те предлагат много разумни комбинации от цена, функционалност и сигурност. Решаващият фактор обикновено е съществуващата среда: ако вече използвате класически Office и Windows, вероятно ще изберете Microsoft; ако бизнесът ви е стартирал в облака с Gmail и уеб приложения, Google обикновено печели.

За малкия бизнес и стартиращите компании с по-малко от 50 души, решението обикновено се влияе от лекотата на използване и ИТ бюджета. Стартов бизнес за Google Workspace Това улеснява ултрабързото стартиране, докато Microsoft 365 Business Basic или Business Standard Те са много привлекателни, когато искате да включите и настолни приложения с лицензи за потребител за множество устройства.

Ролята на устройството: 100% Mac-базирани бизнеси и рискове с OneDrive

Когато влязат в игра среди, в които работят всички потребители MacРешението обаче има допълнителни нюанси. Много системни администратори съобщават, че Google Drive се държи доста стабилно в macOS, със синхронизиращ клиент, който, макар и да не е перфектен, е по-малко проблематичен от някои версии на OneDrive в по-натоварващи сценарии.

В малки творчески бизнеси или архитектурни, дизайнерски или маркетингови студия е обичайно да се срещнат Екипи, изцяло специализирани в Mac, които ценят особено стабилността на съхранениетоВ тези случаи, ангажиментът към Microsoft 365 като платформа за имейл, офис приложения и сътрудничество може да се сблъска с недоверие към OneDrive и най-вече с интензивното използване на SharePoint от Mac.

За малък офис, например осем професионалисти, които в момента използват имейл от GoDaddy и Dropbox За споделянето на файлове дилемата е ясна: ако имейлите, срещите и офис задачите ви тласкат към Microsoft 365, но облачното съхранение изглежда по-стабилно в Google Drive, трябва внимателно да обмислите въздействието на потенциалните проблеми със синхронизацията върху macOS.

В тези сценарии е препоръчително да се проучи дали обемът на файловете, техният размер и необходимостта от работа с тях сложни библиотеки и метаданни на SharePoint Те оправдават преместването на всичко към Microsoft или дали би имало смисъл част от операцията да се запази в Google Drive, или дори да се комбинират решения в зависимост от вида на съдържанието и неговата критичност.

От друга страна, Microsoft непрекъснато подобрява... OneDrive клиент за Mac и интеграция с FinderТова намалява проблемите със синхронизацията, които бяха доста чести преди няколко години. Въпреки това, за компании, които са силно чувствителни към проблеми с файловете (като например архитектурна фирма, работеща с чертежи, 3D модели и големи количества документация), е препоръчително да се проведат пилотни тестове, преди да се направи пълното преминаване.

От Google Workspace към Microsoft 365: какво може да се мигрира и какво не

Ако решите да преминете от Google Workspace към Microsoft 365, първото нещо, което трябва да е ясно, е Какви видове данни могат да бъдат мигрирани и какви ограничения важат?В стандартен проект могат да бъдат прехвърлени следните постОсновни правила за имейл, календари и контакти. Освен това можете да премествате файлове от Google Drive в OneDrive и SharePoint, като запазвате голяма част от метаданните и разрешенията.

Миграцията на потребителите обикновено се извършва в партиди или лотовеТова позволява поетапно изпълнение на проекта: пощенските кутии се създават в Microsoft 365, определя се кой влиза във всяка партида и групите от хора се мигрират в контролирани времеви прозорци, за да се намали въздействието върху ежедневните операции.

Важно е вече да имате домейна Проверено в Microsoft 365 И е трябвало да сте конфигурирали необходимите DNS записи, особено TXT и MX записи, преди да направите нещо съществено. Тази част обикновено се координира с вашия доставчик на хостинг или DNS, за да се избегнат прекъсвания в имейла.

Не всичко в Google работи както се очаква. Има ограничения, които трябва да се вземат предвид, като например... без мигриране на резервациите на заседателни зали, загубата на цветове за събития в календарите, частичната миграция на контакти (с максимум три имейл адреса на контакт) или липсата на персонализирани етикети, URL адреси на контакти или някои специфични категории в Gmail.

Освен това има квоти и ограничения в Google API Тези фактори могат да повлияят на производителността на миграциите на календари и контакти. Следователно, въпреки че първоначалният процес на настройка отнема само няколко часа, пълната миграция на големи обеми данни често отнема няколко дни.

Предварителни изисквания и методи за мигриране на имейли и данни

Преди да започнете процеса на мигриране от Google Workspace към Microsoft 365, препоръчително е да се уверите, че Отговорните лица имат съответните роли И в двете среди: администраторски разрешения или поне ролята на създател на проект в Google за регистриране на API и конфигуриране на достъп, както и администраторски разрешения в Microsoft 365 за създаване на потребители, пощенски кутии и конектори, както и за предишни резервни копия.

На практика обикновено е необходимо създаване на поддомейни за маршрутизиране на поща по време на съвместното съществуване (например, един за потока към Microsoft 365 и друг за остатъчния поток към Google) и всички потребители да са осигурени в Microsoft 365, преди да бъдат поставени в пакет за миграция.

Наличните методи за миграция включват от Инструменти на Microsoft 365 за мигриране от Google Опциите варират от специализирани решения на трети страни до скриптове и ръчни инструменти за по-малки или силно персонализирани сценарии. Изборът на метод ще зависи от броя на пощенските кутии, обема на данните и бюджета.

Добре планираните проекти се комбинират масивни начални миграции с диференциални синхронизации Близо до времето на MX миграцията, така че времето на престой за потребителите да е възможно най-кратко. Тоест, основните данни се мигрират дни преди това, а точно преди финалната миграция се прави последно преминаване за въвеждане на всички нови данни, които са били добавени.

Препоръчително е да имате ясен план за вътрешна комуникация: предварителни известия, планиран прозорец за промени, инструкции за конфигуриране на Outlook, Teams или други приложения и подсилен канал за поддръжка през първите няколко дни за справяне с въпроси и дребни проблеми.

Мигриране на файлове: от Google Drive към OneDrive и SharePoint

Отвъд пощата, една от най-деликатните стъпки е Мигриране на файлове от Google Drive към облака на MicrosoftТук се намесва Migration Manager, инструментът, който Microsoft предлага за анализ, планиране и изпълнение на прехвърлянето на съдържание към OneDrive и SharePoint, като същевременно запазва структурата, разрешенията и голяма част от метаданните.

В стандартен работен процес, първото нещо е Свържете средата на Google с проекта за миграцияЗа да направите това, трябва да инсталирате приложението за мигриране на Microsoft 365 от Google Workspace Marketplace и да му предоставите необходимите разрешения. След като това е направено, можете да регистрирате акаунтите или устройствата на устройството, които искате да сканирате.

Следващата стъпка е анализирайте съдържанието на Google ДискИнструментът сканира устройствата, открива потенциални проблеми (файлове с прекалено дълги имена или пътища, неподдържани типове файлове, грешки в разрешенията и др.) и генерира отчети за изтегляне, които ви позволяват да прегледате какво може да блокира миграцията или какво трябва да се коригира предварително.

Когато набор от устройства за задвижване се покаже като „готови за мигриране“, можете Добавяне към списъка за миграция и преглед на маршрутите на местоназначението, като коригирате кое съдържание отива в личния OneDrive и кое в библиотеките на SharePoint, свързани с екипи или отдели.

Ключова част е Присвояване на самоличност между Google и Microsoft 365Домейните, потребителите и групите трябва да бъдат картографирани от едната страна към другата, така че след завършване на миграцията разрешенията за четене и редактиране да останат разумно съобразени с първоначалната ситуация.

Migration Manager Lite: опростени миграции за малки и средни предприятия

За малки и средни предприятия с по-малко от 100 лиценза, Microsoft е създала Мениджър на миграции LiteОпростена и рационализирана версия на стандартния мениджър за миграция, предназначена да помогне на малките и средни предприятия и партньорите да преместват съдържание от Google Drive в Microsoft 365, без да се налага да се затрудняват с всички разширени опции.

Този Lite режим идва Активирано по подразбиране за SMB клиенти Когато създавате проект за миграция и осъществявате достъп до него от центъра за администриране на Microsoft 365, в секцията „Настройки“ и „Миграция/импортиране“ изберете Google Drive или Google Workspace като източник.

За да започнете да го използвате, трябва да проверите дали имате достатъчни разрешения в целевия клиент (обикновено роля на глобален администратор, SharePoint или подобна) и че акаунтът в Google, използван за свързване, има достъп за четене до устройствата и потребителските акаунти, които ще бъдат мигрирани.

След като проектът е създаден, се следва много ясна последователност: свързване с източника, преглед на съдържанието, дефиниране на дестинации, присвояване на идентичност и стартиране на миграцията с наблюдение на напредъка. За много малки и средни предприятия това значително намалява необходимите технически усилия.

Дори и с този опростен метод, все още е препоръчително да имате някой с предишен опит в миграцията, поне за да прегледа аналитичните отчети и да потвърди, че топологията на библиотеките в SharePoint и OneDrive отразява действителния начин, по който компанията работи, а не просто буквално копие на това как са били нещата в Drive.

Митове за разходи, възвръщаемост на инвестициите и ценообразуване между Google Workspace и Microsoft 365

Години наред се приемаше за даденост, че Google Workspace беше „по-евтин“ от Microsoft 365Това се дължи отчасти на факта, че мнозина започнаха с безплатни версии на G Suite или лични Gmail акаунти, превърнати в работни инструменти без очевидни преки разходи.

Въпреки това, тъй като Google постепенно премахна безплатните планове за бизнеса и консолидираните абонаментни модели, това Ценовото предимство избледнява.Днес истинското сравнение трябва да се прави, като се разглежда не само месечната лицензионна такса, но и общата цена на притежание: интеграция с други приложения, време за управление, нужди от сигурност, продуктивност на екипа и др.

Проучвания, като например доклади за общото икономическо въздействие върху Microsoft Teams шоу много висока възвръщаемост на инвестициите при анализа на намаляването на времето за срещи, елиминирането на пътуванията, подобряването на координацията на екипа и ускоряването на вземането на решения.

Нещо подобно се случва с приемането на Google Workspace в организации, които започват от много фрагментирани модели: преместете всичко към платформа за съвместна работа в облака Това намалява информационните силози, подобрява адаптацията на нови хора и прави дистанционната работа осъществима без голямо внедряване на инфраструктура.

В крайна сметка, ключът е да се анализира колко всъщност струва да продължим да работим по начина, по който сме: индивидуални лицензи за OfficeDropbox или подобно хранилище, имейл на трети страни, услуги на резервно копие разпръснати, допълнителни решения за сигурност… и ги сравнете с цената и възможностите на интегриран пакет като Microsoft 365 или Google Workspace.

Разширена сигурност, хибридна работа и модернизация на работното място

Разширението на хибридна и дистанционна работа Това доведе дотам, че простото наличие на офис софтуер и имейл вече не е достатъчно. Компаниите се нуждаят от решения, които защитават данните на всяко устройство, улесняват сигурното удостоверяване от всяко място и позволяват централизирано наблюдение на потенциални заплахи.

Microsoft значително подобри този аспект с инструменти като Microsoft 365 Defender за бизнеса, която обединява защита от злонамерен софтуер, управление на уязвимости, управление на информацията и автоматизирано реагиране при инциденти, с подход XDR (разширено откриване и реагиране), който разглежда заедно крайните точки, самоличността, имейла и приложенията.

За организации, които заместват остаряло оборудване, локални сървъри и стари решения Благодарение на облачните услуги, тези видове интегрирани платформи значително опростяват живота: по-малко различни продукти за поддръжка, по-малко прозорци за контрол и по-ясна представа кой има достъп до какво.

Google също така засили ангажимента си към сигурността: Разширени контроли за управление на крайни точки, правила за контекстуална сигурност, инструменти за одит и постоянни усилия за защита на акаунтите от фишинг и отвличане на данни. В среди, където повечето приложения са базирани в облака и достъпът до тях се осъществява чрез актуални браузъри, този модел е чудесен избор.

И в двата случая предизвикателството обикновено се състои в правилната първоначална конфигурация и в обучението на потребителите да свикнат с практики като... многофакторно удостоверяване (MFA)Отговорно управление на паролите и идентифициране на подозрителни имейли.

Изберете между Microsoft 365 и Google Workspace и планиране на миграция от Google Преминаването към екосистемата на Microsoft не е тривиално решение, нито се решава единствено с оглед на цената на лиценза: фирмената култура, видът на използваните устройства (Windows, Mac, мобилни устройства), секторът, в който оперира, значението на сигурността и съответствието с регулаторните изисквания, съвместимостта със сложни документи и най-вече действителният начин, по който екипите си сътрудничат ежедневно, играят роля; колкото по-добре са разбрани тези фактори и колкото по-добре е проектиран проектът за миграция – имейли, календари, контакти и файлове с техните разрешения – толкова по-смислена ще бъде избраната платформа и толкова по-лесно ще бъде за хората да я възприемат без драма и с чувството, че сега инструментите за продуктивност работят в тяхна полза, а не срещу тях.