- قم بطباعة مناطق الطباعة الرئيسية، والهوامش، والاتجاه، وحجم الورق لتجنب التخفيضات.
- استخدم المقياس الصحيح (1x1، أعمدة أو صفوف) وقم دائمًا بالتحقق من صحة ذلك في المعاينة.
- الاختلافات الرئيسية في Excel على الويب و جوجل الصفحات: اختيار الصفحات والحدود والترقيم.
- خيارات لطباعة أوراق/كتب متعددة وجداول محددة وإنشاءها PDF تطهيرها.
إن إتقان الطباعة في برنامج Excel لا يقتصر على النقر على زر والتفاؤل؛ فعندما تكون الورقة مليئة بالبيانات، أي هوامش غير موضوعة بشكل صحيح، أو اتجاه غير صحيح، أو مقياس غير صحيح قد يُفسد النتيجة. إذا واجهتَ جداول معطلة، أو صفحات غير متناسقة، أو قفزات غريبة، فإليك كيفية تجنبها خطوة بخطوة.
في هذا الدليل الشامل والعملي، جمعنا أساسيات الطباعة من Excel (سطح المكتب والويب) وجداول بيانات Google. ستتعلم كيفية إعداد جدول بياناتك، تحديد مناطق الطباعة وضبط الهوامش والاتجاه، وتوسيع الصفحة، وطباعة تحديد فقط أو جدول محدد، وطباعة أوراق عمل أو مصنفات متعددة في آنٍ واحد، وحتى التغييرات في Excel للويب. بالإضافة إلى ذلك، نضيف نصائح قيّمة، وتوفير الحبر، وكيفية إنشاء ملف PDF نظيف.
الإعدادات الأساسية قبل الطباعة في Excel
قبل الطباعة، يُنصح بتخصيص دقيقة للتحضير. في برنامج Excel لسطح المكتب، أسرع طريقة للوصول إلى المعاينة والخيارات هي ملف > طباعة (أو Ctrl+P)حيث تفتح الواجهة مع المعاينة على اليمين والإعدادات على اليسار. هناك يمكنك اختيار الطابعة والنسخ ومعرفة كيف ستبدو الصفحة.
لإجراء ضبط دقيق للتصميم، انتقل إلى تخطيط الصفحة أو خصائص الطباعة: الاتجاه (رأسي/أفقي)، وحجم الورق، والهوامشتعمل الهوامش "العادية" أو "الضيقة" بشكل جيد اعتمادًا على المحتوى؛ إذا كنت بحاجة إلى ضبط الإعدادات بدقة، فاستخدم الهوامش المخصصة لتحديد حجم كل جانب بالملليمتر.
الاتجاه هو المفتاح: إذا كانت لوحتك واسعة، الاتجاه الأفقي سيمنع هذا القطع؛ إذا كان طول الصفحة أكبر من عرضها، فسيكون الخط العمودي أوضح. غيّر الخيار من "تخطيط الصفحة" > "الاتجاه" وتحقق من المعاينة للتأكد من عدم وجود أعمدة معلقة.
إذا كنت تبحث عن وضع كل شيء في ورقة واحدة، فتحقق من القياس. في Excel، يمكنك تحديد "تناسب الورقة مع صفحة واحدة"، "وضع جميع الأعمدة في صفحة واحدة" أو "وضع جميع الصفوف في صفحة واحدة"يتم ضغط كل خيار بشكل مختلف؛ تحكم في حجم النص حتى لا يبدو مجهريًا.
من العادات الجيدة تحديد المنطقة المراد طباعتها بدقة عندما لا ترغب في طباعة الورقة بأكملها. حدد النطاق وانتقل إلى تخطيط الصفحة > منطقة الطباعة > تعيين منطقة الطباعةبهذه الطريقة تتجنب الهوامش المحرجة أو المساحات البيضاء غير الضرورية.
طباعة عدة أوراق وكتب في وقت واحد
إذا كنت بحاجة إلى استخراج عدة علامات تبويب من الملف نفسه، فلن تحتاج إلى القيام بذلك واحدة تلو الأخرى. في مصنف Excel، حدد جميع الأوراق للطباعة (اضغط على مفتاح Ctrl مع النقر على علامات التبويب) وافتح "ملف" > "طباعة". بهذه الطريقة، تُرسَل الأوراق النشطة إلى الطابعة دفعةً واحدة.
ماذا لو احتجت لطباعة عدة كتب في آنٍ واحد؟ من الممكن ذلك إذا تضع جميع الملفات في نفس المجلدمن Excel، انتقل إلى ملف > فتح، واضغط باستمرار على Ctrl، وحدد كل مصنف تريد طباعته، ثم اختر "طباعة". هذا اختصار مثالي للتقارير الشهرية أو سلاسل التقارير.
عند طباعة مجموعة من الأوراق، تحقق من المعاينة لمعرفة ما إذا كان قد تم ترك أي منها. مقياس أو اتجاه مختلففي هذه الحالات، قم بتوحيد المعلمات الأساسية (الاتجاه وحجم الورق والمقياس) قبل إرسال الدفعة إلى الطابعة.
إذا كنت ترغب في حفظ كل شيء في ملف بدلًا من حفظه مباشرةً على الورق، يمكنك اختيار إنشاء ملف إخراج. في قائمة انتظار الطباعة، اختر الطابعة > الطباعة إلى ملفاضغط على زر "طباعة" وأدخل اسم الملف عند المطالبة بذلك. هذا مفيد لعمليات المراجعة الداخلية أو الأرشفة.
طباعة الورقة بأكملها، أو جزء منها فقط، أو جدول محدد
عندما لا تحتاج إلى المصنف بأكمله، يتيح لك Excel ضبط ما يُرسل إلى الطابعة بدقة. في لوحة الطباعة، يمكنك الاختيار بين التحديد، أو الأوراق النشطة، أو المصنف بأكمله، أو الجدولقم بتعديل هذا الخيار وفقًا لهدفك لتجنب إهدار الورق.
لطباعة نطاق فقط، حدد الخلايا أولاً، وفي ملف > طباعة، اختر اختيار الطباعةتحقق من المعاينة: إذا لم يكن القص كما تريد، فأغلق المعاينة، واضبط النطاق، وكرر العملية. إنها الطريقة الأمثل للحصول على التفاصيل المهمة فقط.
هل تعمل مع جداول إكسل (إدراج > جدول)؟ إذا حددت أي خلية في الجدول، يمكنك تحديدها عند الطباعة. "طباعة الجدول المحدد" في الإعدادات. بهذه الطريقة، سترى الجدول فقط، مُؤطَّرًا بشكل أنيق وخاليًا من أي عناصر خارجية.
في Excel للويب، يمكنك أيضًا طباعة تحديد أو الورقة بأكملها من ملف > طباعة > طباعةإذا قمت بتحديد الخلايا ثم غيرت رأيك، فقم بتغيير الخيارات إلى "المصنف بأكمله" قبل النقر فوق زر الطباعة؛ ستظهر لك المعاينة على الفور كيف سيبدو.
عندما يكون الجدول أو النطاق الخاص بك كبيرًا جدًا، تذكر القيود: في Excel للويب، يوصى بطباعة جدول. إذا كان لديك أقل من 10.000 خليةبالنسبة للقوائم الأكبر حجمًا، من الأفضل فتح الملف في تطبيق سطح المكتب وإدارته من هناك.
معاينة ومناطق الطباعة وتوسيع نطاق الصفحة
المعاينة هي صديقك المفضل: افتح ملف > طباعة أو استخدم Ctrl+P لعرض المستند كما ستستلمه الطابعة. عند تطبيق تغييرات على الاتجاه أو الهوامش أو المقياس، يتم تحديث الصورة المصغرة، مما يوفر عليك التصوير في الظلام.
إذا قمت بتعيين منطقة طباعة ثم تريد تغييرها، فما عليك سوى إعادة تحديد الخلايا وتكرار ذلك. تخطيط الصفحة > منطقة الطباعة > تعيين منطقة الطباعةيقوم كل اختيار جديد باستبدال الاختيار السابق، وسوف تؤكد المعاينة اختيارك.
عندما تكون هناك صفوف أو أعمدة مخفية، ضع هذا في الاعتبار: في Excel للويب، العلوم الغامضة غير مطبوعةإذا كنت ترغب في تضمينها، فأظهر تلك الصفوف/الأعمدة قبل الطباعة. ستلاحظ ذلك من خلال فقدان العناوين أو وجود أسطر مزدوجة في العناوين؛ حدد العناوين المجاورة، وانقر بزر الماوس الأيمن، ثم اختر "إظهار".
إذا كان مصنفك يحتوي على أوراق مخفية، فلن تظهر في المخرجات حتى تُظهرها. انقر بزر الماوس الأيمن على أي علامة تبويب، وإذا رأيت الخيار عرض، يعني أن هناك علامات تبويب مخفية؛ قم بإظهارها، ثم حدد العلامات التي تحتاجها، ثم قم بالطباعة مرة أخرى.
لتتناسب مع ورقة واحدة، هناك عدة تكتيكات: "تناسب الورقة في صفحة واحدة" يؤدي إلى تقليص كل المحتوى؛وضع جميع الأعمدة في صفحة واحدةيُضغط العرض ويوزع الصفوف على عدة صفحات رأسية؛ بينما يُؤدي خيار "ملء جميع الصفوف في صفحة واحدة" إلى العكس. إذا لم يُسهّل أيٌّ من الخيارات قراءة النص، خصّص المقياس بنسبة مئوية يدوية.
زوجان آخران من الإعدادات التي تحدث فرقًا: حجم الورق الصحيح (على سبيل المثال، A4) والهوامش. الهامش الضيق يمنحك مساحة أكبر للبيانات، ولكن احرص على عدم ترك الرؤوس أو التذييلات قريبة جدًا من الحافة؛ إذا كنت بحاجة إلى الدقة، فاستخدم الهوامش المخصصة.
في إعدادات الطباعة، يمكنك أيضًا اختيار الطباعة على جانب واحد أو كلا الجانبين. وضع الطباعة حافة طويلة يُهيئ القراءة مثل الكتاب (يقلب الصفحات جانبيًا)، بينما حافة قصيرة إنه على شكل تقويم (مقلوب). اختر ما يناسب نوع المستند.
إذا كنت تقوم بطباعة نسخ متعددة من مستند متعدد الصفحات، فاضبط الخيار على متداخلمع التجميع، تقوم الطابعة بطباعة مجموعات كاملة 1-2-3، 1-2-3؛ وبدون التجميع، تقوم بطباعة 1-1-1، 2-2-2، 3-3-3، مما يعقد عملية الفرز اللاحقة.
تفصيل مهم في Excel للويب: ليس من الممكن إدراج أو عرض أو طباعة أرقام الصفحات من المتصفح. إذا كنت بحاجة إلى رؤوس أو تذييلات مرقمة، فافتح الملف في تطبيق سطح المكتب، وأضف الأرقام في تخطيط الصفحة، ثم اطبع من هناك.
Excel للويب وجداول بيانات Google: الاختلافات وكيفية الطباعة بشكل جيد
في Excel للويب، يوصى بما يلي استخدم أمر الطباعة في Excel وليس من المتصفح. انتقل إلى ملف > طباعة > طباعة، واختر بين التحديد الحالي أو الكتاب بأكمله. أي تغييرات على التحديد تتطلب إغلاق المعاينة، وتعديل التحديد، ثم الطباعة مرة أخرى.
إذا كنت ترغب في التأكد من ملاءمة كل شيء، فاختر المقياس المناسب وأكّد ذلك باستخدام الصورة المصغرة للمعاينة. حتى لو كان المحتوى مناسبًا، إذا رأيت ذلك حجم النص ينخفض بشكل كبيرقد ترغب في تقسيم تقريرك إلى عدة صفحات واستخدام عناوين متكررة في الأعلى لجعله أكثر قابلية للقراءة.
في جداول بيانات جوجل، يكون المسار مشابهًا: ملف > طباعة أو رمز الطابعة. من هناك، يمكنك اختيار حجم الورق، والاتجاه، والهوامش، والقياس. إذا كنت تريد منطقة فقط، فحدد "طباعة المنطقة المحددة"إذا كنت مهتمًا بتركيب كل شيء في صفحة واحدة، فاستخدم خيار "ملاءمة الصفحة".
يتيح لك تطبيق "جداول البيانات" تحديد الأوراق المراد طباعتها، وتعديل التنسيق والمحاذاة، وعرض النتائج مباشرةً. كما هو الحال في Excel، بالنسبة للجداول العريضة جدًا، من المفيد التبديل إلى الاتجاه الأفقي. وضغط الأعمدة بشكل معتدل لتجنب فقدان قابلية القراءة.
لإكمال العملية بنتيجة احترافية، اعتد على استخدام المعاينة وتوحيد الإعدادات الخاصة بك: نفس حجم الورق، هوامش ثابتة، ومقياس لا يضحي بحجم الخط. التماسك بين الأوراق يُحسّن طباعة كتاب يحتوي على علامات تبويب متعددة عملية القراءة بشكل كبير.
اختصارات وخيارات مفيدة: المعاينة، والاختيار السريع، والخصائص
يؤدي اختصار لوحة المفاتيح Ctrl+P إلى فتح عرض الطباعة مباشرةً باستخدام الصورة المصغرة على اليمينإنها أسرع طريقة للتحقق من الفواصل والرؤوس والفواصل دون مغادرة الصفحة. إذا لم يكن هناك ما يناسب، ارجع خطوة للخلف، وصححه، ثم تحقق مرة أخرى.
في لوحة الطابعات، يمكنك تغيير الجهاز النشط من القائمة المنسدلة "الطابعة". إذا كنت تدير عدة طابعات (مثل الطابعات الملونة والطابعات أحادية اللون)، يساعدك المحدد على حفظ ذهابك وإيابكبالإضافة إلى ذلك، يفتح زر "الخصائص" خيارات برنامج التشغيل الخاصة بالطابعة (الجودة، الدرج، نوع الورق).
بالنسبة للجداول، يُنصح بتحديد هيكلها بالكامل قبل الطباعة. انقر على الخلية الأولى، ثم اضغط باستمرار على مفتاح Shift، ثم حدد الخلية الأخيرة لتغطيتها. جميع الأعمدة والصفوف في الجدول دون التمرير كثيرًا. بهذه الطريقة، يمكنك ضمان عدم قطع عمود عن طريق الخطأ.
عندما تحتوي الورقة على عدة عروض أو مرشحات، انتبه لما يُعرض على الشاشة. سيطبع إكسل ما هو مرئي بناءً على التحديد والمنطقة المحددة، لذا إذا كان هناك الأعمدة المفلترة أو المخفية، تحقق مما إذا كنت تريد حقًا استبعادها من الورقة أو تفضل إظهارها قبل الطباعة.
الجودة والتوفير وملفات PDF: الحيل النهائية التي تصنع الفارق
إذا كان المستند مخصصًا للتسليم أو الأرشفة، فكّر في إنشاء ملف PDF. في برنامج Excel على سطح المكتب، يمكنك استخدام ملف > حفظ باسم أو تصدير إلى بدف بعد تكوين مهمة الطباعة (الاتجاه، الهوامش، المقياس، والمساحة)، ستحصل على ملف دقيق وسهل المشاركة ولا ينكسر عند فتحه.
في جداول بيانات جوجل، الأمر أسهل: ملف > تنزيل > PDF. لوحة الإعدادات مشابهة جدًا للوحة الطباعة، لذا يمكنك إعادة استخدام نفس الإعدادات للحصول على ملف PDF نظيف في المحاولة الأولى.
إذا كنت بحاجة إلى ملف طباعة وسيط بدلاً من الورق، فحدد الخيار الطباعة إلى ملف في قائمة الطابعات، انقر على "طباعة" وأدخل اسمًا عند المطالبة. بهذه الطريقة، يمكنك حفظ ما كنت سترسله إلى الطابعة بالضبط.
لتحسين الجودة دون زيادة التكلفة، اضبط وضع الطباعة على "مسودة" عند الطباعة. تريد فقط اختبارات سريعة واحرص على جودة عالية للنسخة النهائية. اختيار ورق مناسب لمستندك (مثل ورق قياسي للجداول وورق سميك للعروض التقديمية) يُحسّن بشكل كبير من مظهره وسهولة قراءته.
إذا كنت تطبع بشكل متكرر، ففكّر في استخدام لوازم طباعة موثوقة ومتوافقة، وتحكّم بالألوان فقط عندما تضيف قيمة. بالنسبة للتقارير الرقمية البحتة، أحادي اللون مع تباين جيد عادة ما يكون كافيا وأكثر اقتصادا.
تتوفر خدمات طباعة عبر الإنترنت تتيح لك تحميل ملف PDF، واختيار نوع الورق (ملون أو أبيض وأسود)، واللمسة النهائية. هذه الخدمات مفيدة عند: ليس لديك طابعة في متناول اليد أو إذا كنت بحاجة إلى عمليات طباعة متوسطة الحجم بجودة ثابتة؛ فإن تحضير ملفك بشكل صحيح (الهوامش، والمقياس، والاتجاه) سيضمن لك الحصول على نتيجة خالية من العيوب.
مع كل ما سبق، لديك بالفعل المكونات اللازمة للطباعة دون مشاكل: تحضير الورقة، وتحديد المنطقة، وضبط الهوامش والاتجاه، وتحديد ما إذا كان سيتم التدرج إلى صفحة واحدة أو نشرها على عدة صفحات، واستخدام المعاينة للتحقق، وعندما يحين الوقت، تحويل إلى PDF أو ملف للحفاظ على الأصل مثالية للمشاركة أو الطباعة.
تصبح طباعة جداول البيانات أسهل مع الحرص على اتباع الخطوات التالية: المعاينة، وتوضيح المعلمات، والاتساق بين الأوراق. ضبط التحديد، والقياس، والهوامش، ستحصل على مخرجات نظيفة وواضحة واحترافية في كل من Excel (سطح المكتب والويب) وGoogle Sheets، دون مفاجآت أو صفحات "مُقضمة".
كاتب شغوف بعالم البايت والتكنولوجيا بشكل عام. أحب مشاركة معرفتي من خلال الكتابة، وهذا ما سأفعله في هذه المدونة، لأعرض لك كل الأشياء الأكثر إثارة للاهتمام حول الأدوات الذكية والبرامج والأجهزة والاتجاهات التكنولوجية والمزيد. هدفي هو مساعدتك على التنقل في العالم الرقمي بطريقة بسيطة ومسلية.