كيفية تحويل ملف إكسل (XLSX) إلى ملف PDF مع الحفاظ على تنسيق الخلايا

يُعد العمل مع جداول البيانات أمرًا شائعًا، ولكن عندما يتعلق الأمر بمشاركتها، يكتشف الكثير من الناس أن التنسيق يتشوه وتكون النتيجة كارثة. حوّل ملف Excel (XLSX) إلى PDF مع الحفاظ على الخلايا وارتفاع الصفوف والتخطيط الأصلي. قد يكون الأمر أكثر تعقيداً مما يبدو إذا لم تكن على دراية بخيارات برنامج Excel والطباعة إلى ملف PDF.

إذا لاحظت يوماً أن كل شيء يبدو مثالياً على الشاشة، ولكن عند حفظه كملف PDF، تظهر مساحات فارغة، أو تظهر الصفوف أعلى مما ينبغي، أو حتى صفحات نصف فارغة، فأنت لست وحدك. هذه مشكلة شائعة عند العمل مع الملخصات الطويلة، والنصوص ذات الالتفاف التلقائي، والحدود بين الصفوف.ستتعرف في هذا الدليل، خطوة بخطوة وبدقة متناهية، على كيفية تحويل ملفات Excel وCSV إلى PDF بعدة طرق، وما هي إعدادات التصميم التي تحتاج إلى تعديلها، وما هي البدائل المتاحة لك عندما لا يعمل برنامج Excel بشكل صحيح، مثل: PDF24.

لماذا يتم تحويل ملف Excel (XLSX) إلى PDF وما هي المشاكل التي تنشأ عادةً؟

أصبح برنامج إكسل أداة أساسية لإدارة الأرقام والبيانات المالية والصيغ المعقدة، ولكنه ليس دائمًا أفضل تنسيق لمشاركة المعلومات. يُعد ملف PDF أكثر راحة للقراءة، وأفضل في الطباعة، ويحافظ على مظهر المستند على أي جهاز.سواء كان لدى الشخص برنامج إكسل أم لا.

تنشأ المشكلة عندما لا تتطابق النتيجة بعد التحويل مع ما يظهر على الورقة. في كثير من الحالات، يضيف ملف PDF مساحة كبيرة أعلى وأسفل النص داخل الخلايا.يؤدي هذا إلى زيادة عدد الصفوف، ونتيجة لذلك، تظهر الصفحات بمساحات فارغة كبيرة تُخل بجماليات التقرير.

يظهر هذا الأمر بشكل خاص في جداول البيانات حيث يمثل كل صف سجلاً مهماً، على سبيل المثال، ملخصات الرسائل، ومحاضر الاجتماعات، والقوائم السردية، أو النصوص الطويلة مع تفعيل خيار "التفاف النص".على الشاشة، تبدو الصفوف متراصة، بحدود علوية وسفلية واضحة وبدون مساحة إضافية تقريبًا. ولكن عند تحويلها إلى ملف PDF، تظهر الخلايا وكأنها "محشوة"، مع وجود مساحة فارغة زائدة حول المحتوى.

وبالإضافة إلى ذلك، الأمر لا يقتصر فقط على الخيار الذي تستخدمه (تصدير، طباعة إلى PDF، أو حفظ كملف PDF).بل يشمل ذلك أيضًا إعدادات الطباعة، والتحجيم، واتجاه الصفحة، وحتى برنامج تشغيل طابعة PDF المثبت لديك. لهذا السبب من المهم جدًا التحقق من الإعدادات قبل قبول النتيجة.

الطريقة التقليدية: حفظ ملف Excel كملف PDF من داخل البرنامج نفسه.

أسهل طريقة لتحويل جدول بيانات إلى ملف PDF هي باستخدام وظائف Excel المدمجة. تسمح جميع الإصدارات الحديثة تقريبًا حفظ في PDF دون تثبيت أي شيء إضافيعلى الرغم من أن القائمة تتغير قليلاً في بعض الأحيان.

الإجراء الأساسي بسيط للغاية:

• افتح ملف XLSX الخاص بك في برنامج Excel (أو جدول بيانات متوافق).
• انتقل إلى قائمة "ملف" واختر خيار "حفظ باسم" أو "تصدير"، حسب الإصدار.
• اختر المجلد الذي تريد حفظ ملف PDF فيه.
• اختر PDF كنوع الملف من القائمة المنسدلة للتنسيق.
• اضبط الخيارات (مهم جدًا إذا كنت تريد التحكم في ما يتم تحويله).
• احفظ النتيجة وتحقق منها.

يتيح لك برنامج Excel، من خلال مربع حوار الحفظ، اختيار ما إذا كنت تريد قم بتحويل المصنف بأكمله، أو الورقة النشطة فقط، أو حتى نطاق محدد من الخلايا.يُعد هذا الاختيار أساسيًا لمنع تسلل الأوراق المساعدة أو بيانات العمل التي لا ترغب في عرضها إلى ملف PDF النهائي.

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك ضبط المزيد من الإعدادات بدقة أكبر بالنقر على "خيارات": قم بتحديد نطاق الصفحات، وقم بتضمين أو استبعاد التعليقات، وقم بتعديل طريقة إرسال المحتوى إلى "طابعة PDF" الداخلية بشكل طفيف.على الرغم من أنها قد تبدو تفصيلاً بسيطاً، إلا أن هذه التعديلات يمكن أن تغير توزيع الخلايا في المستند النهائي.

إعدادات تخطيط الصفحة للحفاظ على الخلايا والصفوف عند التحويل إلى PDF

عندما يقوم ملف PDF بقطع البيانات أو تحريك الصفوف أو ترك مساحات فارغة كبيرة، فإن المصدر يكون دائمًا تقريبًا في إعدادات تخطيط الصفحة. قبل التصدير إلى ملف PDF، يُنصح بمراجعة معاينة الطباعة وضبط الإعدادات حتى تبدو الصفحة جيدة في تلك المعاينة.ليس فقط في وضع Excel العادي.

من الأفضل البدء بالذهاب إلى ملف > طباعة ومعاينة شكل المستند. ومن هناك يمكنك القيام بما يلي:

• اختر طابعة "Microsoft Print to PDF" أو طابعة PDF التي تستخدمها، إذا كنت تريد أن ترى بالضبط كيف سيتصرف.
• قم بتغيير اتجاه الصفحة (عمودي أو أفقي).
• اضبط الهوامش والتحجيم.
• قم بتفعيل خيارات مثل "ملاءمة الورقة لصفحة واحدة" أو "ملاءمة جميع الأعمدة لصفحة واحدة".

قد يكون خيار "ملاءمة الورقة لصفحة واحدة" مفيدًا للغاية، ولكنه قد يكون خطيرًا أيضًا. إذا كانت الورقة طويلة جدًا، فسيقوم برنامج Excel بضغط كل شيء وقد تظهر الصفوف صغيرة جدًا في ملف PDF.في الصفحات المكونة من عدة عشرات من الصفحات (على سبيل المثال، 33 صفحة من ملخصات الرسائل) عادة ما يكون من الأفضل ضبط العرض فقط أو اللعب بعدد الصفحات في الارتفاع والعرض في التحجيم المخصص.

من المهم أيضاً التحقق من الهوامش. قد تعطي الهوامش السخية للغاية انطباعاً بوجود مساحة "كبيرة جداً".حتى لو كان ارتفاع الصف صحيحًا، فإن تقليل الهوامش العلوية والسفلية غالبًا ما يساعد الصفحات على الظهور بشكل أكثر إحكامًا وتناسبًا، خاصة عندما يكون كل صف عبارة عن كتلة محتوى مستقلة مع تمكين الحدود العلوية والسفلية.

كيفية منع برنامج إكسل من إضافة مساحة إضافية إلى ارتفاع الصف

إحدى أكثر المشاكل إزعاجًا عند تحويل ملفات Excel إلى PDF هي أنه حتى عند ضبط ارتفاع الصف يدويًا، يبدو أن ملف PDF يتجاهل هذه التعديلات ويترك مسافات زائدة أعلى وأسفل النص. يحدث هذا بشكل خاص في الخلايا التي تحتوي على عدة أسطر من النص ومع تمكين خيار "التفاف النص"..

في الورقة الأصلية، قد تجد حالات كهذه: لديك صفان فقط لكل سجل، أحدهما يحتوي على التاريخ والآخر يحتوي على ملخص الرسالة، وقمت بإعداد حدود في الأعلى والأسفل لفصل كل كتلة. على الشاشة، يبدو كل شيء موحداً، مع مساحة عمودية إضافية ضئيلة للغاية.ومع ذلك، عند التصدير أو الطباعة إلى PDF، يبدو أن كل خلية من خلايا الملخص تحتوي على "وسادة" من المساحة حول النص، مما يترك بعض الصفحات نصف فارغة.

على الرغم من عدم وجود حل سحري واحد، إلا أن هناك العديد من الممارسات التي تساعد على ذلك:

• أعد ضبط ارتفاع الصف إلى ارتفاع الخط القياسيلحل هذه المشكلة، عطّل خيار "التفاف النص"، واقبل الارتفاع التلقائي، ثم أعد تفعيل خيار "التفاف النص" ليتم إعادة حساب الارتفاع. مع أن هذا لا يحل المشكلة دائمًا، إلا أنه يجبر برنامج إكسل على إعادة حساب تخطيط المحتوى.
• تجنب الخلايا التي تحتوي على عدد كبير جدًا من أسطر النص المتتالية عند الإمكان؛ إذا كانت لديك ملخصات من 10-12 سطرًا، ففكر في تقسيم النص إلى عدة خلايا أو تقصير الفقرات إذا كان التصميم يسمح بذلك.
• تأكد من أن نوع الخط وحجمه متطابقان في جميع أنحاء النطاققد تؤدي اختلافات التنسيق إلى حساب بعض الصفوف بارتفاعات مختلفة.
• تعطيل خيارات المحاذاة الرأسية المركزية في الخلايا التي تحتوي على نص طويل، استخدم المحاذاة العلوية حتى لا يضيف برنامج Excel مساحة إضافية أسفل المحتوى.

إذا كنت قد حاولت بالفعل ضبط ارتفاع الصف يدويًا (عن طريق سحب الحدود)، ولا يزال ملف PDF يصر على إضافة مساحة، فمن المستحسن مراجعة إعدادات الطباعة والتحجيم مرة أخرى. في بعض الحالات، يقوم برنامج تشغيل طابعة PDF "بإعادة تفسير" ارتفاع الصف عند محاولة ملاءمة المحتوى مع الصفحة.خاصة إذا طلبت منهم وضع كل شيء في صفحة واحدة، من حيث العرض والارتفاع.

عندما يكون الهدف هو الحصول على مستند لملفات العائلة، أو التقارير المطبوعة، أو القراءة على الشاشة حيث تكون الجماليات مهمة، فمن المفيد قضاء بضع دقائق في هذه الاختبارات. أحيانًا يتضمن الحل مزيجًا من خط أصغر، وهوامش أضيق، وتكبير أقل بقليل من 100%. تحسين دقة ملفات PDFحتى لا يضطر المتحكم إلى فرض المحتوى.

التصدير إلى ملف PDF مقابل الطباعة: ما هو الفرق الحقيقي؟

في برنامج إكسل، لديك عدة خيارات لإنشاء ملف PDF: تصدير كملف PDF، حفظ كملف PDF، واستخدام خيار الطباعة عن طريق اختيار طابعة PDFمثل برنامج "Microsoft Print to PDF" أو أي أداة أخرى مثبتة. مع أن النتيجة يفترض أن تكون متشابهة، إلا أنها في الواقع العملي قد لا تكون كذلك أحيانًا.

يستخدم خيار التصدير أو الحفظ كملف PDF عادةً محرك Excel داخليًا مُحسَّنًا للحفاظ على التصميم بأفضل شكل ممكن. يحترم هذا الخيار تخطيط الأعمدة وارتفاع الصفوف وفواصل الصفحات التي حددتها بشكل جيد للغاية.ومع ذلك، إذا كان لديك أي تغيير غير عادي في مقياس الطباعة، فسيتم تطبيق هذا التغيير أيضًا على عملية التصدير.

لكن عند استخدام ملف > طباعة وتحديد طابعة ملفات PDFيتصرف برنامج إكسل كما لو كان يرسل المستند إلى طابعة فعلية. يقوم برنامج تشغيل طابعة PDF بتفسير المعلومات وتحويلها إلى ملف PDF.وهذا يتضمن أحيانًا اختلافات في طريقة قياس الارتفاعات أو الهوامش أو المسافات بين الأسطر.

إذا لم تحصل على المظهر الذي تريده باستخدام خيار التصدير، فجرب خيار الطباعة والعكس صحيح. يحصل بعض الأشخاص على نتائج أفضل في محاذاة الصفوف والارتفاع باستخدام "Microsoft Print to PDF" مقارنةً بالتصدير المدمج في Excel.وخاصة عندما تحتوي الوثيقة على صفحات عديدة وتصميم غريب نوعًا ما.

في الإصدارات المختلفة من برنامج Excel، قد تختلف القائمة (على سبيل المثال، تصدير بدلاً من حفظ باسم)، لكن الفكرة هي نفسها: اختر دائمًا PDF كنوع الملف أو الطابعة، وقم بمراجعة المعاينة قبل الموافقة.إذا لم يتناسب شيء ما مع المعاينة، فلن يتناسب مع ملف PDF النهائي أيضًا.

كيفية تحويل ملفات CSV إلى PDF دون فقدان التحكم في التنسيق

ملفات CSV عالم آخر تماماً: لا تخزن هذه الملفات التنسيق، بل تخزن النص فقط مفصولًا بفواصل أو محددات أخرى.إذا حاولت تحويلها مباشرة إلى PDF دون فتحها أولاً في برنامج مناسب، فستكون النتيجة ببساطة قائمة نصية عادية.

إن الطريقة الأكثر مرونة للعمل مع ملفات CSV قبل تحويلها إلى PDF هي فتحها في برنامج Excel:

• افتح ملف CSV في Excelإما من خلال ملف > فتح أو عن طريق سحبه إلى النافذة.
• تأكد من تفسير الفواصل (الفاصلات، الفواصل المنقوطة، علامات الجدولة) بشكل صحيح.
• اضبط عرض الأعمدة، وتنسيق الأرقام، والتواريخ، والحدود، والأنماط.
• قم بضبط إعدادات الصفحة تمامًا كما تريد أن تراها في ملف PDF.
• استخدم خيار "حفظ باسم" أو "تصدير إلى PDF"، تمامًا كما هو الحال مع ملف XLSX العادي.

وهكذا، يمكنك تنسيق بيانات CSV تمامًا مثل أي جدول في برنامج Excel. قبل تحويلها إلى ملف PDF، تأكد من أن الخلايا والمظهر العام مناسبان للطباعة أو التوزيع.

خيار آخر، أقل مرونة ولكنه ممكن، هو استخدام برنامج المفكرة أو أي محرر نصوص آخر:

• افتح ملف CSV في برنامج المفكرة أو محرر مماثل.
• انتقل إلى ملف > طباعة.
• اختر "Microsoft Print to PDF" أو طابعة PDF أخرى مثبتة كطابعة لك.
• اطبع الملف وحدد مكان حفظه.

تُنتج هذه الطريقة ملف PDF بالمحتوى تمامًا كما يظهر في محرر النصوص، بدون جداول أو تنسيق للخلايا. يمكن استخدامه للقوائم البسيطة أو لإنشاء نسخة PDF بسرعة.لكن إذا كنت بحاجة إلى شبكات أو حدود أو أعمدة محاذية، فمن الأفضل استخدام برنامج Excel أولاً.

إذا لاحظت أن ملفات CSV الخاصة بك "تُفتح" افتراضيًا كملفات PDF بدلاً من ملفات Excel، فمن المرجح أن يشير ارتباط ملفات ويندوز إلى قارئ ملفات PDFلتغيير ذلك، ما عليك سوى النقر بزر الماوس الأيمن على الملف، واختيار "فتح باستخدام"، ثم "اختيار تطبيق آخر"، وتحديد Excel وتحديد خانة الاختيار "استخدام هذا التطبيق دائمًا".

برامج تحويل احترافية وأدوات عبر الإنترنت لتحويل ملفات Excel إلى PDF

بالإضافة إلى وظائف Excel الأصلية، توجد برامج وخدمات مخصصة للعمل مع مستندات PDF، بما في ذلك محولات XLSX إلى PDF. تُعد أداة PDFelement من أكثر الأدوات شيوعًا في هذا النوع من الحلوليتوفر البرنامج لأنظمة ويندوز، وماك أو إس، وبعض توزيعات لينكس، وأجهزة آي أو إس. إذا كنت بحاجة إلى تعديل ملف PDF الناتج، يمكنك الرجوع إلى الأدلة الإرشادية. قم بتحرير ملف PDF مجاناً بدون ترك علامات مائية.

توفر هذه المحولات عادةً العديد من المزايا مقارنةً بالتصدير القياسي:

• تحكم أكبر في جودة ملفات PDF، ضغط الصور وحجم الملف النهائي.
• خيارات محددة للحفاظ على بنية الجدول ونمط الخلية، وأحيانًا يكون تفسيرها أفضل من طباعتها المباشرة.
• إمكانية تحويل ملفات XLSX متعددة دفعة واحدة إلى ملف PDF، مما يوفر الوقت في المهام المتكررة.
• إصدار لاحق من ملف PDF (إضافة تعليقات توضيحية، ووضع علامات، ودمجها مع ملفات PDF أخرى، إلخ).

في حالة PDFelement تحديداً، يمكنك تنزيل إصدار سطح المكتب أو استخدام الإصدار عبر الإنترنت إذا كنت تفضل عدم تثبيت أي شيء. تُعد النسخة الإلكترونية مفيدة عندما تعمل من جهاز كمبيوتر لا تملك عليه أذونات التثبيت أو عندما تحتاج فقط إلى إجراء تحويلات عرضية.ما عليك سوى تحميل ملف XLSX، واختيار التحويل إلى PDF، ثم تنزيل النتيجة.

بالطبع، هناك العديد من الأدوات الأخرى عبر الإنترنت التابعة لجهات خارجية والتي تعد بتحويل ملفات Excel إلى PDF. يُنصح بتوخي الحذر عند التعامل مع المستندات التي تحتوي على معلومات حساسة.تحميل هذه البيانات إلى خدمات الويب يعني الثقة في كيفية التعامل معها. بالنسبة للمواد السرية أو ملفات العملاء، قد يكون من الأنسب استخدام برامج أو خدمات مثبتة محليًا من موردين معروفين.

أيًا كان المحول الذي تختاره، فإن المبدأ هو نفسه: كلما كان إعداد مستند Excel أفضل (تخطيط الصفحة، وارتفاعات الصفوف، والهوامش، وفواصل الصفحات)، كلما كان ملف PDF النهائي أكثر دقة.هذه الأدوات لا "تصلح" التصميم السيئ، بل تحول ما لديك بالفعل.

نصائح إضافية عندما لا يلتزم ملف PDF بتنسيق Excel

هناك حالات، مهما قمت بتعديلها، فإن ملف PDF لا يزال لا يبدو بالطريقة التي تريدها. في مثل هذه الحالات، يُنصح بتجربة أساليب مختلفة والجمع بين عدة حلول. إلى أن تجد الخيار الأنسب لمستندك المحدد.

بعض الأفكار العملية هي:

• فرض فواصل يدوية في برنامج Excel (تخطيط الصفحة > فواصل) قم بتحديد المكان الذي تريد أن تنتهي عنده كل كتلة بوضوح، بدلاً من ترك Excel يحسبها بنفسه.
• تأكد من أن المقياس عند 100% قبل لمس أي شيءإذا كان أداء ملف PDF ضعيفًا فقط عند تغيير الحجم، فجرب قيمة حجم مختلفة قليلاً (على سبيل المثال، 95٪ أو 90٪) لمعرفة ما إذا كان أداؤه أفضل.
• جرب طابعة PDF مختلفة إذا كان لديك عدة برامج مثبتة؛ ففي بعض الأحيان لا تكون المشكلة في برنامج Excel، بل في برنامج تشغيل الطابعة الافتراضية.
• قلل حجم الخط بمقدار وحدة واحدة (على سبيل المثال، من 11 إلى 10) في الخلايا التي بها مشكلة؛ يمكن أن تمنع التغييرات الطفيفة النص من "فرض" تغييرات غير متوقعة في الارتفاع في ملف PDF.
• راجع خيارات المحاذاة والمسافة البادئة في خلايا النصوص الطويلة، مع تعطيل أي مساحة إضافية قبل أو بعد الفقرة إذا كان القالب يأتي من تطبيق آخر.

ومن الموارد الأخرى التي يمكن اللجوء إليها عندما يبدو كل شيء آخر مستحيلاً تقسيم المعلومات إلى عدة صفحات أو إلى ملفات إكسل متعددة. بدلاً من كتاب واحد يحتوي على 30 صفحة أو أكثر مليئة بصفوف طويلة جداً، يمكنك إنشاء عدة ملفات PDF أصغر حجماً.يحتوي كل منها على بضع صفحات منسقة بشكل جيد. على الرغم من أن ذلك يتطلب إدارة ملفات أكثر قليلاً، إلا أن المنتج النهائي يكون عادةً أفضل بشكل ملحوظ.

إذا كنت تعمل مع مستندات لأطراف ثالثة، مثل ملفات تاريخ العائلة أو التقارير المهنية، فمن المفيد أيضًا عمل نسخة مطبوعة صغيرة للإثبات المادي. أحيانًا يبدو ملف PDF على الشاشة وكأنه يحتوي على مساحة كبيرة جدًا، ولكن عند طباعته على الورق تكون النتيجة أكثر توازنًا.سيساعدك تعديل التصميم مع مراعاة الوجهة الأساسية (الطباعة أو عرض الشاشة) على تحديد مقدار "الهواء" المقبول حول النص.

في النهاية، يكمن مفتاح تحويل ملفات Excel (XLSX) و CSV إلى PDF دون فقدان الخلايا أو إفساد المظهر الجمالي في الجمع بين خيارات التصدير الصحيحة وإعدادات الطباعة، وعند الضرورة، استخدام برنامج تحويل احترافي. من خلال الاهتمام بارتفاع الصف والهوامش ومعاينة الطباعة، من الممكن تمامًا الحصول على ملفات PDF نظيفة وقابلة للقراءة ومنسقة بشكل متسق.حتى في المستندات الطويلة التي تحتوي على ملخصات شاملة وصفحات متعددة.

مقالة ذات صلة:

تعرف على كيفية الطباعة إلى ملف PDF أو حفظه بتنسيق PDF في Microsoft Excel

إسحاق

كاتب شغوف بعالم البايت والتكنولوجيا بشكل عام. أحب مشاركة معرفتي من خلال الكتابة، وهذا ما سأفعله في هذه المدونة، لأعرض لك كل الأشياء الأكثر إثارة للاهتمام حول الأدوات الذكية والبرامج والأجهزة والاتجاهات التكنولوجية والمزيد. هدفي هو مساعدتك على التنقل في العالم الرقمي بطريقة بسيطة ومسلية.