كيفية دمج Excel مع Word: استيراد البيانات من Excel إلى Word

في هذه المقالة سوف نوضح لك كيف دمج الاكسل مع كلمة. يعد دمج البيانات من جدول بيانات أو مصنف Excel أداة أساسية جدًا ولكنها قوية يمكنها توفير قدر هائل من الوقت عند محاولة إنشاء مستندات تحتوي على حقول متغيرة.

كل شيء بدءًا من المظاريف والرسائل إلى بطاقات الأسماء وخيام الطاولة، سيؤدي دمج البيانات إلى التخلص من المهمة الشاملة المتمثلة في كتابة كل سجل يدويًا عن طريق استخراج البيانات من ملف Excel معين.

تخيل الاحتمالات، خاصة لأغراض البريد المباشر. هناك ثلاث خطوات رئيسية تشارك في إنشاء مستند مدمج. الأول والأهم هو قائمتك والبيانات الموجودة في القائمة.

يجب عليك التأكد من إمكانية التعرف على عناوين الأعمدة وتصنيفها بشكل صحيح. سيسمح هذا لعملية رسم الخرائط بالسير بشكل أكثر سلاسة. لنفترض أننا نريد إنشاء تسميات بريدية لبطاقة بريدية "حفظ التاريخ". أول شيء يجب علينا فعله هو إنشاء جدول بيانات Excel الذي سيستخرج منه قالب Word البيانات. أدناه سوف نعرض المزيد من التفاصيل.

ربما تكون مهتمًا: كيفية إضافة وطرح النسب المئوية في إكسل

أساسيات دمج المراسلات

قد يبدو تنفيذ عملية دمج البريد بمثابة مهمة شاقة، ولكن في الواقع العملية بسيطة للغاية. قد يكون من المفيد الحصول على نظرة ثاقبة إذا كنت تفكر في عملية دمج البريد من حيث 3 مستندات:

1. مستند دمج مراسلات Word مع رموز للحقول المخصصة.
2. ملف مصدر لدمج بريد Excel يحتوي على معلومات حول المستلمين، صف واحد لكل مستلم.
3. مستند Word النهائي الذي يحتوي على رسائل مخصصة ورسائل بريد إلكتروني ومظاريف وغيرها.

الهدف من دمج البريد هو دمج البيانات من الملف 1 والملف 2 لإنشاء الملف 3.

تحضير جدول بيانات Excel لدمج المراسلات

عند تشغيل دمج البريد، سيتم توصيل ملف Excel الخاص بك بمستند دمج بريد Word الخاص بك، ميكروسوفت ورد سيتم استخراج أسماء المستلمين والعناوين والتفاصيل الأخرى مباشرة من جدول بيانات Excel الخاص بك.

لذلك، قبل البدء في الدمج في Word، تأكد من أن ملف Excel الخاص بك يحتوي على جميع المعلومات التي تريد تضمينها، مثل الأسماء الأولى وأسماء العائلة والتحيات والرموز البريدية والعناوين وغيرها.

إذا كنت تريد إضافة المزيد من جهات الاتصال أو معلومات أخرى، فمن الأفضل أن تقوم بإجراء التغييرات أو الإضافات على ورقة Excel الخاصة بك الآن قبل تشغيل دمج البريد. أشياء مهمة يجب التحقق منها:

• يجب أن تتطابق الأعمدة الموجودة في ورقة Excel مع الحقول التي تريد استخدامها عند إجراء عملية دمج البريد. على سبيل المثال، إذا كنت تريد مخاطبة القراء بالاسم الأول، فتأكد من إنشاء أعمدة منفصلة للاسم الأول واسم العائلة. إذا كنت تريد فرز المستلمين حسب الولاية أو المدينة، فتحقق لمعرفة ما إذا كان هناك عمود منفصل للولاية أو المدينة.
• إذا كان ملف Excel الخاص بك يتضمن تواريخ أو أوقات أو قيم عملات أو رموز بريدية تبدأ أو تنتهي بالرقم 0، فراجع كيفية القيام بذلك شكل أرقام دمج المراسلات والتواريخ والعملة بشكل صحيح.
• إذا قمت بإنشاء جدول بيانات Excel عن طريق استيراد معلومات من ملف ‎.csv أو ‎.txt، فاستخدم "معالج استيراد النص".

دمج البيانات من مصنف Excel في مستند Word

لدمج Excel مع Word، يجب عليك اتباع الإجراء التالي:

باسو 1: يفتح مايكروسوفت إكسل أو أي برنامج جدول بيانات تستخدمه. (هذا يعمل أيضًا مع جداول البيانات.) محرر مستندات Google). نظرًا لأننا نقوم بإنشاء ملصقات بريدية، فإن البيانات التي سنقوم بدمجها هي الاسم الأول واسم العائلة والعنوان.

باسو 2: سيكون الصف الأول عبارة عن عناوين الأعمدة، لذا اكتب الكلمة في الخلية الأولى الأول، في الخلية التالية الكتابة آخر وفي الخلية الثالثة من الصف الأول، اكتب عنوان. وبالمثل، اكتب مدينة, استادو y الرمز البريدي في الخلية الرابعة والخامسة والسادسة على التوالي.

الآن بعد أن تم إعداد رؤوس الأعمدة، قم بملء المعلومات المناسبة لكل شخص تقوم بإنشاء تصنيف له. عند الانتهاء، احفظ جدول البيانات الخاص بك باسم وفي مكان يمكنك تحديد موقعه بسهولة لاحقًا (ويفضل أن يكون سطح المكتب). يجب أن يبدو جدول بيانات Excel بهذا الشكل (باستثناء المعلومات الخاصة بالمستلم):

قم بإنشاء قالب التسمية

الآن بعد أن تم إنشاء قائمة المستلمين، فإن الخطوة الثانية هي إنشاء قالب التسمية. ولهذا يجب عليك القيام بما يلي:

باسو 1: يفتح ميكروسوفت ورد وانقر على «كوريوس"في الأعلى.

باسو 2: بعد ذلك، انقر على زر العلامات الموجود في الجزء العلوي الأيسر من القائمة «كوريوس".

باسو 3: عندما يفتح مربع الحوارالمغلفات والملصقات«، ابحث عن الزر «خيارات»واضغط عليها.

باسو 4: الجزء التالي هو حيث نختار العلامات التي نستخدمها. في هذا المثال، سأستخدم تسميات الشحن Avery، القالب رقم. 8163. هذه ملصقات بريدية مقاس 2 × 4 بوصة. ثم في مربع الحوار «خيارات التسمية«، حدد رقم القالب المناسب ثم اضغط على «استعرض".

باسو 5: وهذا يعيدك إلى «المغلفات والملصقات«. يجب أن يظهر الآن أنك قمت بتحديد قالب Avery رقم 8163 انقر فوق الزر الذي يقول «.وثيقة جديدة".

باسو 6: الآن يجب أن تنظر إلى هذا:

يوجد أعلاه قالب التسميات الفارغة مع مربعات النص المدرجة التي تتوافق تمامًا مع القالب المحدد الذي تستخدمه (في هذه الحالة 8163).

أدخل الحقول لدمجها

الآن بعد أن تم إعداد الصفحة، سنقوم بإدراج الحقول التي نريد دمجها في التسمية البريدية لمواصلة العملية ودمج Excel مع Word. للقيام بذلك، نحتاج إلى إخبار Microsoft Word بمكان استخراج البيانات من:

باسو 1: ابحث وانقر فوق علامة التبويب «كوريوس» في الجزء العلوي من شريط الأدوات.

باسو 2: انقر على الزر «حدد المستلمين»وحدد«استخدام القائمة الموجودة".

باسو 3: يؤدي هذا إلى فتح مربع حوار يسمح لك بتحديد مصدر البيانات من موقع على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

باسو 4: ابحث عن جدول بيانات Excel الذي أنشأته للتو وانقر فوق «فتح«. عند القيام بذلك، يظهر مربع صغير يسألك عن الجدول الذي تريد استخدامه داخل ملف Excel. يختار "الورقة 1«. إذا كان لديك أوراق عمل متعددة في ملف البيانات الذي قمت بإنشائه، فقد ترغب في تحديد الورقة التي تحتوي على البيانات التي تريد دمجها. (انظر الصورة أدناه).

باسو 5: الآن بعد أن تم اختيار مصدر البيانات، فقد حان الوقت لإدراج حقول الدمج بناءً على الرؤوس التي قمت بإنشائها في ملف البيانات (الاسم والعنوان وما إلى ذلك). لذلك، ابحث وانقر على زر «أدخل حقل الدمج".

باسو 6: يختار "الأول" ثم كرر الخطوة 5 (الخطوة السابقة) خمس مرات أخرى حتى تقوم بإدراج كل حقل من الحقول في مربع النص. يجب أن يبدو الأمر هكذا عند الانتهاء:

باسو 4: إذا لاحظت، فقد قمت للتو بإدراج حقول البيانات في مستند Word حيث تم وضع المؤشر. الآن ما عليك فعله هو تنسيق مربع النص بحيث يتم تنظيم الحقول بالطريقة التي تريد أن يظهر بها النص على الملصق. انقر بمؤشر الفأرة بين الحقول "«الأول"" و ""آخر»" وأضف مسافة.

أيضًا، ضع مؤشر الماوس بين الحقول "«آخر"" و ""عنوان»» ثم اضغط على «أدخل"على لوحة المفاتيح الخاصة بك. أضف سطر جديد (اضغط على "أدخل") بين الحقول "«عنوان"" و ""مدينة»" ومسافة ثم فاصلة بعد "« الحقولمدينة"" و ""استادو»». أضف مسافة بين الحقول "«استادو"" و ""سستة»" وأضف مسافة. جاهز، يجب أن يبدو المستند الخاص بك كما يلي:

باسو 5: بعد ذلك، نريد نسخ هذه الحقول ولصقها في التسمية التالية، لذا قم بتمييز الحقول، وانسخها، ثم الصقها في مربع النص الموجود على اليمين:

باسو 6: نريد الآن إدراج قاعدة لاختيار السجل التالي من ورقة البيانات. للقيام بذلك، انقر فوق مؤشر الماوس أمام الحقل "«الأول»" من الإطار الثاني. ثم حدد موقع زر "القواعد" في شريط الأدوات أعلاه وحدد "السجل التالي«. يجب أن يبدو المستند الخاص بك الآن كما يلي:

باسو 7: الخطوة التالية هي نسخ الحقول من مربع النص الثاني ولصقها في مربعات النص الثمانية الفارغة المتبقية. ولذلك، فإنه يسلط الضوء على الحقول الموجودة في مربع النص الثاني (بما في ذلك القاعدة «السجل التالي")، انسخها، ثم انقر فوق مربع النص الفارغ التالي وانقر فوق التقط.

انقر فوق مربع النص الفارغ التالي ثم انقر مرة أخرى التقط. كرر خطوة اللصق حتى تمتلئ كافة مربعات النص في المستند بالحقول المدمجة. يجب أن يبدو المستند الآن كما يلي:

ضبط مظهر التسمية

الآن بعد أن تم تعيين كافة المعلومات ذات الصلة في مستند Word، فقد حان الوقت للدخول في الجماليات. نريد التأكد من أن كل شيء بحجم الخط الصحيح وأن كل شيء متمركز في المنتصف ويبدو كما ينبغي أن يكون على الملصق البريدي. اتبع هذه الخطوات.

باسو 1: اضغط باستمرار على زر «CTRL» على لوحة المفاتيح وأثناء الضغط باستمرار على هذا الزر، اضغط على الزر «A«. هذا اختصار لتحديد كل شيء على الصفحة. سيسمح لنا ذلك بتحرير عدة أشياء في نفس الوقت.

باسو 2: الآن بعد أن تم تحديد كل شيء، اختر حجم الخط الذي يناسبك. دعونا نختار خطًا مكونًا من 12 نقطة. دعونا أيضًا نختار نمط خط جديدًا. في هذه الحالة سوف نختار ارييل.

باسو 3: ثم انقر في أي مكان داخل مربع النص الأول. سيؤدي هذا إلى إلغاء تحديد كل شيء. الآن، انقر بزر الماوس الأيمن على المربع الأول وستظهر القائمة. قم بالتمرير فوق «محاذاة الخلية»ثم اختر«محاذاة الوسط لليسار» (هو الرمز الأول في الصف الأوسط من أيقونات المحاذاة).

باسو 4: بعد ذلك، انقر بزر الماوس الأيمن على مربع النص الثاني وكرر الخطوة أعلاه لكل مربع نص حتى تتم محاذاة المستند بأكمله بشكل صحيح كما في الصورة أدناه:

ربما تريد أن تعرف: كيفية استخدام وظائف اليسار واليمين في إكسيل

النتيجة النهائية

الآن اكتمل القالب ونحن جاهزون لدمج البيانات ودمج Excel مع Word. انقر فوق علامة التبويب «كوريوس» في الجزء العلوي من شريط الأدوات. ثم حدد الزر «معاينة النتائج".

تأكد من أن كل شيء يبدو كما ينبغي. إذا بدا كل شيء صحيحًا، فانقر فوق «وضع اللمسات النهائية والدمج»وحدد«تحرير المستندات الفردية«. عند القيام بذلك، يظهر مربع صغير يسألك عن السجلات التي سيتم دمجها. يختار "جميع» ثم اضغط «يقبلص ».

تم الآن إنشاء مستند جديد يتضمن كافة العناصر الموجودة في قائمة البيانات الخاصة بك مدمجة في مستند Word. يمكنك الآن إجراء أي تعديلات تريدها على كل تصنيف في حالة تسبب بعض الأسماء الطويلة أو العناوين في حدوث مشكلات في التنسيق. بمجرد مراجعتها، ضع ملصقاتك في الطابعة الخاصة بك وقم بطباعتها.

نقترح حفظ المستند المدمج الجديد في حالة احتياجك إلى تعديله أو طباعته مرة أخرى. وإلا، إذا قمت بإغلاقه، فسيتعين عليك دمج Excel مع Word مرة أخرى.

استيراد بيانات Excel إلى جدول Word

هذه هي الطريقة رقم 2 وتعمل بشكل جيد. ومع ذلك، هذا ليس متقدمًا كما في البرنامج التعليمي الأول. ومع ذلك، يمكنك القيام بعملك بشكل جيد. للبدء، افتح Excel وأدخل جميع التفاصيل التي تريد استيرادها إلى جدول Word.

حدد كافة الصفوف والأعمدة > انسخها. يفتح ميكروسوفت ورد وانقر بزر الماوس الأيمن على مساحة فارغة. يمكنك العثور على بعض خيارات اللصق كما هو موضح في الصورة التالية:

يمكنك الآن تمرير مؤشر الماوس فوق بعض الخيارات والتحقق من الخيار المناسب لك. عند تحديد خيار، سيتم استيراد بيانات Excel إلى جدول Word.

كيفية دمج البريد مع التواريخ والعملات والأرقام الأخرى

عند صنع دمج البريد من Excel إلى Wordيجب أن تولي اهتمامًا خاصًا للقيم الرقمية مثل التواريخ والعملة والأرقام. سيوضح لك هذا الجزء من برنامجنا التعليمي حول دمج Excel مع Word كيفية تنسيق هذه القيم بشكل صحيح. تنسيق الرموز البريدية والقيم الأخرى بالأصفار في Excel.

للتأكد من دمج كافة الأرقام دون فقدان الأصفار البادئة، ما عليك سوى تنسيق عمود الرمز البريدي كنص في جدول بيانات Excel. الأمر نفسه ينطبق على أي قيمة رقمية أخرى بها أصفار. هذا هو الإجراء الذي يجب عليك اتباعه:

باسو 1: حدد عمود الرمز البريدي، وانقر بزر الماوس الأيمن واختر فورماتو دي سيلداس في قائمة السياق.

باسو 2: علامة التبويب أستاذ دائمحدد نص ثم انقر فوق استعرض.

تواريخ وأرقام دمج البريد باستخدام تبادل البيانات الديناميكي

إذا كان جدول بيانات Excel الخاص بك يحتوي على تواريخ أو أرقام عشرية أو عملات، فيمكنك استخدامه تبادل البيانات الديناميكي للتأكد من أن هذه القيم بالتنسيق الصحيح بعد اكتمال عملية الربط. قبل البدء في دمج البريد، أكمل الخطوات التالية في Microsoft Word:

باسو 1: فا ملف > خيارات > خيارات متقدمة.

باسو 2: قم بالتمرير لأسفل إلى القسم General، حدد خانة الاختيار «تأكيد تحويل تنسيق الملف عند الفتح»وانقر فوق استعرض.

نظرًا لتمكين تبادل البيانات الديناميكي، قد تتلقى بعض المطالبات وتنقر عليها نعم o استعرض. سيكون الاختلاف الوحيد عن دمج المراسلات المعتاد هو تحديد مصدر البيانات. تابع الخطوات التالية:

باسو 1: عند تحديد المستلمين، انقر فوق الشحن > حدد المستلمين > استخدم قائمة موجودة، كل عادة.

باسو 2: ابحث عن جدول البيانات الخاص بك، وانقر عليه نقرًا مزدوجًا، ثم اختر MS Excel Worksheets عبر DDE (*.xls)، ثم انقر فوق استعرض.

ملاحظة: إذا كان الخيار أوراق عمل مايكروسوفت إكسل عبر DDE غير متوفر، ضع علامة في المربع عرض TODO في الزاوية اليسرى السفلى.

باسو 3: انقر فوق جدول البيانات بأكمله ثم في استعرض.

يمكنك الآن متابعة دمج بريد Excel كالمعتاد. لمنع Word من عرض رسائل متعددة في كل مرة تقوم فيها بفتح ملف البيانات، قم بإلغاء تحديد "تأكيد تحويل تنسيق الملف عند الفتح"(يوخيارات الكلمة > خيارات متقدمة > عام) بعد الاتصال بقائمتك البريدية.

تنسيق التاريخ والوقت والرقم والعملة

إذا كنت تريد تنسيق الأرقام أو التواريخ أو العملات بشكل مختلف عن الملف المصدر لدمج المراسلات في Excel، فيمكنك القيام بذلك مباشرة في مستند Word. اتبع الخطوات التالية:

باسو 1: حدد حقل الدمج الذي تريد تغيير تنسيقه. يمكن أن يكون التاريخ أو العملة أو النسبة المئوية أو أي حقل آخر.

باسو 2: صحافة التحول + F9 لعرض ترميز الحقل. على سبيل المثال، إذا حددت حقل العملة، فيجب أن ترى شيئًا مشابهًا لما يلي: {عملة ميرجيفيلد}.

باسو 3: أضف أحد مفاتيح تبديل الصور المتوفرة أدناه إلى الحقل. على سبيل المثال، إذا كنت تريد ظهور 3000 على هيئة 3000 دولار، قم بإضافة \#$,0 واحصل على رمز الحقل التالي: {عملة ميرجيفيلد\#$,0}.

باسو 4: صحافة F9 لتحديث المجال. ثم اضغط التحول + F9 لرؤية النتيجة.

كما هو الحال مع الأرقام والعملة، أضف مفتاح تبديل الصورة لتغيير تنسيق الحقل ساعة التاريخ. على سبيل المثال، لعرض تاريخ مثل 20 مايو 2014، أضف مفتاح تبديل الصورة التالي: \@ «د، ش ش ش ش س س س».

سيكون رمز الحقل الناتج كما يلي: {تاريخ MERGEFIELD \@ «d، MMMM yyyy»}. يمكنك استخدام أي تعبير آخر د، م، وللتاريخ والوقت، ولكن تذكر أن الحرف الكبير M يشير إلى الأشهر وأن الحرف الصغير m يستخدم للدقائق.

تغيير تنسيق التاريخ والوقت الحاليين

إذا قمت بإضافة الحقل التاريخ إظهار التاريخ الحالي والحقل الوقت الذي يعرض الوقت الحالي لمستند دمج المراسلات، يمكنك تغيير تنسيقه بطريقة أكثر وضوحًا.

باسو 1: حدد الحقل التاريخ أو الوقت الذي تريد تغيير تنسيقه.

باسو 2: صحافة التحول-F9 لعرض ترميز الحقل. إذا قمت بتحديد حقل التاريخ، فيجب أن ترى شيئًا مثل هذا: {التاريخ\@"الشهر/اليوم/السنة"}.

باسو 3: انقر بزر الماوس الأيمن على الحقل واختر تحرير الحقل في قائمة السياق.

باسو 4: في مربع الحوار حفظ، تأكد من تعيين اسم الحقل على تاريخ. ثم حدد التنسيق المطلوب ضمن تنسيقات التاريخ وانقر فوق استعرض.

إذا كنت تريد الحفاظ على التنسيق أثناء التحديثات، فحدد خانة الاختيار المناسبة في الجزء السفلي الأيمن من نافذة الحوار.

اختصارات دمج البريد

إذا كنت بحاجة إلى دمج Excel مع Word بانتظام، فإن تعلم بعض الاختصارات يمكن أن يوفر لك بعض الوقت الإضافي. تعمل جميع الاختصارات أدناه في Microsoft Word 2016 و2013 و2010. ومن المحتمل أنها تعمل أيضًا في Word 2007، على الرغم من أننا لم نختبر الإصدارات الأقل ولا يمكننا قول ذلك على وجه اليقين. الاختصارات هي كما يلي:

• البديل+F9: قم بالتبديل بين كافة رموز الحقول ونتائجك في مستند دمج المراسلات.
• التحول + F9: كشف ترميز الحقل المحدد.
• F9: يقوم بتحديث الملف المحدد. ضع المؤشر في أي مكان في الحقل ثم اضغط F9 لتحديثه.
• F11: انتقل إلى الحقل التالي.
• التحول + F11: انتقل إلى الحقل السابق.
• البديل + التحول + ه: تحرير مستند دمج المراسلات. يرجى ملاحظة أن هذا سيؤدي إلى قطع الاتصال بين ملف Excel الخاص بك ومستند Word، ونتيجة لذلك، لن يتم تحديث موجز دمج البريد الخاص بك تلقائيًا بعد الآن.
• البديل + التحول + f: قم بإدراج حقل دمج من مصدر دمج البريد الخاص بك.
• البديل + التحول + م: طباعة المستند المدمج.
• السيطرة + F9: يقوم بإدراج حقل فارغ.
• السيطرة + F11: كتل المجال. لن يتم تحديث نتائج الحقل عندما تقوم بتغيير المعلومات في ملف Excel المصدر.
• السيطرة + التحول + F11: يفتح المجال. سيتم تحديث النتائج الميدانية مرة أخرى.
• السيطرة + التحول + F9: إلغاء ربط الحقل. ستتم إزالة الحقل نهائيًا من المستند، واستبداله بقيمته الحالية، ومعاملته كنص عادي منذ ذلك الحين فصاعدًا.
• البديل + التحول + د: أدخل الحقل التاريخ الذي يظهر التاريخ الحالي.
• البديل + التحول + ص: أدخل الحقل PAGE يظهر رقم الصفحة.
• البديل + التحول + ر: أدخل الحقل الوقت الذي يظهر الوقت الحالي.
• ألت + كترل + ل: أدخل الحقل القائمة.

ألق نظرة على: الحل: "توقف Microsoft Word عن العمل" في نظام التشغيل Windows 10

نهايات Pensamientos

نأمل أن يكون هذا البرنامج التعليمي مفيدًا لك وأنك قد تعلمت كيفية دمج Excel مع Word. بمجرد الانتهاء من الخطوات الأساسية، يمكنك أن تصبح مبدعًا. إذا تمكنت من تنفيذ العملية التي تحتاجها، فنحن ننتظر تعليقاتك في القسم المقابل. نحن نقبل أيضا الاقتراحات. من ناحية أخرى، يمكنك العثور على صفحتنا على عدد كبير من البرامج التعليمية التي يمكن أن تكون مفيدة جدًا لك.