كيفية استخدام Microsoft Power Automate خطوة بخطوة: دليل كامل وعملي

هل سئمت من تكرار المهام مرارًا وتكرارًا في العمل أو عند إدارة المشاريع الشخصية؟ اليوم، حيث أصبحت الكفاءة وتوفير الوقت أكثر أهمية من أي وقت مضى، أصبحت أدوات الأتمتة حلفاء حقيقيين للشركات والمستخدمين الأفراد على حد سواء. مايكروسوفت الطاقة التلقائية إنها واحدة من أقوى المنصات لأتمتة العمليات والمهام دون الحاجة إلى أن تكون مبرمجًا، مما يجعلها الحل الأمثل لأولئك الذين يتطلعون إلى تبسيط حياتهم اليومية.

في هذا المقال أشرح خطوة بخطوة كيفية استخدام Microsoft Power Automate، وما هي أنواع التدفقات الموجودة، وكيف تتكامل مع الأدوات الأخرى وكل ما تحتاج إلى معرفته لتحقيق أقصى استفادة منه من الدقيقة الأولى. وأعطيك أيضا حيل وأمثلة عملية حتى تتمكن من البدء في أتمتة عملك، سواء من الويب أو سطح المكتب ويندوز أو دمجه مع تطبيقات أخرى مثل Outlook وExcel وTeams، شير أو حتى الشبكات الاجتماعية. دعونا نبدأ!

ما هو Microsoft Power Automate بالضبط؟

Microsoft Power Automate هو تطبيق ضمن Power Platform يسمح لك بإنشاء تدفقات عمل آلية بين التطبيقات والخدمات المختلفة، سواء التابعة لـ Microsoft أو التابعة لجهات خارجية. قوتها العظيمة هي أنها يسمح لأي مستخدم بأتمتة المهام دون الحاجة إلى معرفة البرمجة، نظرًا لأن واجهته مرئية وبديهية وتعتمد على منطق الإجراءات والمحفزات.

بدأ Power Automate كبرنامج Microsoft Flow، لكنه سرعان ما تطور وتم دمجه في حزمة Power Platform، إلى جانب Power Apps وPower BI وPower Virtual Agents. اليوم، إنها أداة متعددة الاستخدامات للغاية، قادرة على الاتصال بمئات الخدمات المختلفة وتشغيل كل شيء بدءًا من التذكيرات البسيطة وحتى العمليات التجارية المعقدة.. يمكنك استخدامه لمزامنة الملفات، وجمع البيانات، وتلقي الإشعارات، ونقل المعلومات بين الأنظمة، وإدارة الموافقات، وأتمتة المهام المتكررة، وغير ذلك الكثير.

ومن بين مزاياها الرائعة نهجها "المنخفض الكود" والمكتبة الشاملة من القوالب المصممة مسبقًا. التي تسمح لأي مستخدم ببدء إنشاء التدفقات في دقائق، وتعديلها حسب رغبته، أو البدء من الصفر لمواقف أكثر تحديدًا. وكأن ذلك لم يكن كافيا، فقد تم دمجه بشكل كامل في مايكروسوفت 365 y نوافذ 11، مما يجعل من السهل للغاية الوصول إليه واستخدامه على أساس يومي.

أين يمكنني الوصول إلى Power Automate وماذا أحتاج؟

للبدء في استخدام Power Automate، كل ما تحتاجه هو بريد إلكتروني و متصفح الويب حديث. المنصة نفسها متاحة بعدة أشكال:

• من متصفح الويب:يمكنك التسجيل مجانًا والوصول إلى Power Automate من خلال العنوان https://flow.microsoft.com باستخدام حساب Microsoft (سواء كان شخصيًا أو تجاريًا أو مدرسيًا أو حتى حسابًا مجانيًا بمميزات محدودة).
• من منصة الطاقةتم دمج Power Automate مع Power Platform، ومن هناك يمكنك أيضًا الوصول إلى Power Apps والخدمات المرتبطة الأخرى.
• في Windows 10 و11يعد Power Automate Desktop برنامجًا مجانيًا للتنزيل على نظام التشغيل Windows 10، وهو مضمن افتراضيًا في نظام التشغيل Windows 11. وهذا يجعل من السهل أتمتة العمليات مباشرة من سطح المكتب، مما يوسع الاحتمالات خارج الويب.

هناك أنواع مختلفة من التراخيص:باستخدام الإصدار المجاني، يمكنك تجربة الأداة لمدة 90 يومًا، على الرغم من وجود قيود فيما يتعلق بمشاركة التدفقات أو استخدام موصلات معينة. مع تراخيص Microsoft 365 أو تراخيص Power Automate المخصصة، يتوسع نطاق الخيارات بشكل كبير.

ما هي استخداماته وما الذي يمكن أتمتته؟

يتوفر لبرنامج Power Automate عدد لا يحصى من التطبيقات في البيئات المهنية والشخصية.. وفيما يلي بعض الأمثلة العملية والسيناريوهات الشائعة حيث تتألق الأداة:

• إخطارات تلقائية:استقبل التنبيهات على هاتفك المحمول عند وصول بريد إلكتروني مهم أو عندما يقوم شخص ما بتعديل ملف في OneDrive أو SharePoint.
• تدفقات الموافقة:أتمتة الطلب وإدارة الموافقات بين العاملين المختلفين دون إرسال رسائل البريد الإلكتروني بشكل فردي.
• مزامنة الملفات ونقلها:نقل الملفات تلقائيًا من خدمة إلى أخرى أو إنشاء نسخ احتياطية منتظمة.
• جمع البيانات ومعالجتها: استخراج المعلومات من النماذج أو الشبكات الاجتماعية أو قواعد البيانات وتعزيزها حيث يهمك.
• التذكيرات وأتمتة الأجندة:إنشاء المواعيد والمهام تلقائيًا استنادًا إلى أحداث مختلفة.
• أتمتة العمليات التجارية المعقدة دون كتابة التعليمات البرمجية.

بفضل تكامله مع خدمات Power Platform الأخرى والتنوع الهائل في الموصلات، يعد Power Automate مناسبًا لكل من العاملين لحسابهم الخاص والشركات الكبيرة التي تريد رقمنة وتحسين عملياتها اليومية..

كيف يرتبط Power Automate بأدوات Microsoft الأخرى؟

يعد Power Automate جزءًا أساسيًا من منصة Power، جنبا إلى جنب مع:

• تطبيقات الطاقة:مفيد جدًا لإنشاء تطبيقات أعمال مخصصة بدون أكواد يمكنك ربطها بتدفقات Power Automate الخاصة بك لإضافة الأتمتة إلى العمليات الداخلية.
• باور بي- يتيح التكامل لـ Power Automate تشغيل الإجراءات استجابةً لأحداث Power BI، مثل تحديث التقرير أو اكتشاف بيانات رئيسية معينة.
• وكلاء افتراضيون محترفون:إنشاء روبوتات ذكية يمكنها التفاعل مع التدفقات الآلية وبالتالي الاستجابة أو التصرف بناءً على ما تحتاجه.

يتيح لك هذا التكامل الأصلي إنشاء حلول مخصصة بسهولة. التي تجمع بين التطبيقات المخصصة والأتمتة وتحليل البيانات. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك الاتصال بالخدمات الخارجية مثل Twitter وDropbox وGitHub وWordPress وSalesforce ومئات الخدمات الأخرى، وذلك بفضل مجموعة واسعة من الموصلات المحددة مسبقًا.

أنواع التدفقات في Power Automate وكيفية اختيار التدفق المناسب

يدعم Power Automate أنواعًا مختلفة من التدفقات، المصممة خصيصًا لتلبية احتياجات مختلفة.. أهمها:

• تدفقات السحابة:يتم تشغيلها في السحابة وتتيح لك أتمتة العمليات التي تتضمن التطبيقات والخدمات عبر الإنترنت. وهي تنقسم إلى:
  • التدفقات الآلية:يتم تشغيلها بواسطة حدث محدد (على سبيل المثال، وصول بريد إلكتروني، أو تعديل ملف، أو تغريدة تحتوي على وسم محدد).
  • التدفقات اللحظية:يتم تشغيلها يدويًا، على سبيل المثال، بالضغط على زر في تطبيق الهاتف المحمول أو سطح المكتب. مثالي للمهام التي تريد تنفيذها عند الطلب.
  • التدفقات المجدولة: يتم تكوينها للتشغيل وفق جدول زمني ثابت (يوميًا، أو أسبوعيًا، أو في تواريخ محددة). مفيد للتقارير والإرساليات التلقائية وما إلى ذلك.
• تدفقات سطح المكتبباستخدام Power Automate Desktop، يمكنك أتمتة المهام مباشرةً داخل تطبيقات سطح المكتب، بما في ذلك عمليات نقل البيانات والعمليات التجارية. يُعد هذا مفيدًا بشكل خاص لأتمتة البرامج القديمة أو العمليات اليدوية التي كانت تتطلب تدخلاً بشريًا في السابق.
• تدفقات العمليات التجارية:ترشد هذه المبادئ المستخدمين خلال العمليات التجارية المحددة، وتضمن اتباع الخطوات الصحيحة وإدخال البيانات الصحيحة. إنها تقلل من الحاجة إلى التدريب والأخطاء في المهام المتكررة.

يعتمد اختيار نوع التدفق على هدفك ومكان تواجد الخدمات أو البيانات التي ستعمل معها.. على سبيل المثال، إذا كنت بحاجة إلى أتمتة العمليات على الويب أو في التطبيقات عبر الإنترنت، فاختر سير العمل السحابي. إذا كانت عمليتك محلية، مثل إنشاء تقارير Excel من البيانات الموجودة على موقع ويب، فاستخدم تدفقات سطح المكتب. وإذا كنت تريد أن يقوم النظام نفسه بإرشاد المستخدمين، فإن عملية العمل سوف تناسبك.

لوحة التنقل والأقسام الرئيسية لبرنامج Power Automate

عند الوصول إلى الصفحة الرئيسية لبرنامج Power Automate ستجد العديد من الأقسام والأدوات الرئيسية لمساعدتك في البدء في إنشاء التدفقات الخاصة بك.:

1. لوحة التنقل اليسرى:من هنا يمكنك الوصول إلى الصفحة الرئيسية، إنشاء (لتصميم تدفقات جديدة من الصفر، باستخدام القوالب أو بمساعدة مساعد طيار IA)، والقوالب (البحث عن القوالب الجاهزة واستخدامها)، والتعلم (الوصول إلى الوثائق والموارد)، وتدفقاتي (عرض وتحرير تدفقاتك الخاصة أو تلك المشتركة معك)، والخيار لتثبيت الأقسام المفضلة لديك لتكون في متناول يدك دائمًا.
2. البحث- شريط البحث الموجود في الأعلى مفيد للعثور على التدفقات أو القوالب أو الموصلات أو أي مورد.
3. معلومات البيئة والتكوين:من هنا يمكنك رؤية البيئة التي تعمل بها، والتبديل بين البيئات المختلفة (على سبيل المثال، التطوير والإنتاج)، وعرض التراخيص الخاصة بك، وإدارة اللغات والمناطق الزمنية، والاتصال بخدمات أخرى، وما إلى ذلك.
4. مساعد الطيار الذكي:إذا كانت شركتك قد قامت بتمكين الذكاء الاصطناعييمكنك إنشاء تدفقات بمساعدة Copilot، الذي يقترح وينشئ عمليات التشغيل الآلي استنادًا إلى اللغة الطبيعية.
5. أدوات التعلم والموارد والمساعدة:تنقلك الصفحة الرئيسية إلى وحدات التدريب ومقاطع الفيديو والمنتديات المجتمعية وإعلانات الميزات الجديدة ووكلاء الدعم الافتراضيين للإجابة على الأسئلة أثناء إنشاء التدفقات الخاصة بك.

تخصيص لوحة التنقل وفقًا لاحتياجاتك عن طريق تثبيت أو إلغاء تثبيت الأقسام التي تستخدمها أكثر. يمكنك أيضًا فرز المفضلات لديك لإبقائها مرئية وتحسين مهامك اليومية.

كيفية إنشاء التدفق الأول الخاص بك في Power Automate: الخطوات والمفاهيم الأساسية

إن قلب Power Automate هو التدفقات. لبناء واحد، يجب أن تكون واضحًا بشأن هذه المفاهيم الأساسية الثلاثة:

• المحفزات: هو الحدث الذي يبدأ التدفق. يمكن أن يكون أي شيء من تلقي بريد إلكتروني، أو تعديل ملف، أو إرسال تغريدة، أو استكمال نموذج، وما إلى ذلك.
• الإجراءات:هذه هي المهام التي يقوم بها التدفق بمجرد تنشيطه (إرسال البريد الإلكتروني، نسخ الملفات، تحديث قواعد البيانات، وما إلى ذلك).
• روابط:عند توصيل تطبيقين (على سبيل المثال، Outlook وOneDrive)، يتطلب Power Automate بيانات اعتماد تسجيل الدخول. يتم إدارتها بشكل آمن ويمكنك حذفها متى شئت.

يمكن أن يكون إنشاء تدفق بسيطًا مثل تحديد قالب مصمم مسبقًا وتخصيصه وتنشيطه.أو البدء من الصفر في حالات محددة للغاية. الأداة دليل خطوة بخطوة من خلال الواجهة، يتم عرض الخيارات الممكنة في جميع الأوقات اعتمادًا على الخدمة أو الموصل المختار.

الموصلات: المحرك العظيم للتكامل

الموصلات هي التي تسمح لـ Power Automate بالتفاعل مع الخدمات والتطبيقات المختلفة.، من Microsoft والجهات الخارجية. تتوفر حاليًا مئات الموصلات، بدءًا من الموصلات الأكثر شيوعًا (OneDrive، وOutlook، وExcel، وSharePoint، وTeams، وTwitter) إلى الخدمات المتخصصة مثل Salesforce، وMailchimp، وGitHub، وDropbox، وYouTube، أو WordPress. يمكن أن يكون لكل موصل مشغلاته وإجراءاته الخاصة.

يمكن أن تكون هذه الموصلات:

• estándar:متضمن في معظم التراخيص.
• بريميوم:تتطلب اشتراكًا إضافيًا أو تراخيص متقدمة.
• عرف:يمكنك إنشاء واجهة برمجة التطبيقات الخاصة بك لدمج واجهات برمجة التطبيقات أو الأدوات غير الموجودة في القائمة الرسمية.

يجعل استخدام الموصلات إنشاء التدفقات أمرًا سهلاً حتى في السيناريوهات المعقدة أو عند العمل مع حلول مخصصة بالكامل. من وقت لآخر، تواصل Microsoft توسيع عروضها بإضافة موصلات وقوالب جديدة.، لذا فإن الاحتمالات تتزايد بشكل كبير.

إدارة التدفق والإدارة: كل شيء تحت السيطرة

من القسم تدفقاتي يمكنك عرض وتحرير التدفقات التي قمت بإنشائها أو التي تمت مشاركتها معك. نقطة مهمة هي أن Power Automate يتيح لك إدارة الإصدارات ومشاركة التدفقات مع فريقك وتكوين أذونات الوصول، مما يعزز العمل التعاوني والأمن.

بالإضافة إلى ذلك ، هناك إمكانية تحديد بيئات مختلفة داخل نفس المنظمة: التطوير والاختبار والإنتاج، على سبيل المثال، لتجنب الأخطاء في العمليات الحرجة. بإمكانك تبديل البيئات بسهولة من اللوحة العلوية، وسيعرض لك النظام نوع البيئة التي يمكنك الوصول إليها استنادًا إلى أذوناتك ودورك.

الأسئلة الشائعة حول البيئات والإدارة

لماذا تتغير البيئات بين Power Automate والأدوات الأخرى مثل Power Apps؟ لأن Power Automate يعرض البيئات التي يمكن للمستخدم تشغيل التدفقات فيها أو الموافقة عليها، بينما يمكن لـ Power Apps عرض البيئات التي تحتوي على أذونات تعاون التطبيق حتى إذا لم يكن لدى المستخدم دور المنشئ.

كيف يمكنني الوصول إلى المزيد من البيئات؟ إذا كنت بحاجة إلى العمل في بيئات أكثر، فستحتاج إلى طلب الأذونات من المسؤول أو إدارة الوصول من مركز إدارة Power Platform، حيث يمكن تعيين الأدوار وتعديلها بسهولة.

الأتمتة الذكية: ثورة الذكاء الاصطناعي والروبوتات

لقد أدرجت مايكروسوفت وظائف الذكاء الاصطناعي والوكلاء الافتراضيون في Power Automate. يتيح لك هذا إنشاء تدفقات بمساعدة Copilot: ما عليك سوى شرح ما تريد تحقيقه باللغة الطبيعية، وسيقترح النظام التدفق المناسب أو ينشئه مباشرة.

بالإضافة إلى ذلك، باستخدام الوكلاء الافتراضيين، يمكنك الحصول على مساعدة مخصصة استنادًا إلى السياق الذي تنشئ فيه تدفقك. يفتح التكامل مع Power Virtual Agents الباب أمام إنشاء روبوتات محادثة مؤسسية تتفاعل بشكل مباشر مع عمليات الأتمتة لديك، مما يؤدي إلى تحسين تجربة المستخدم وكفاءة المؤسسة.

التكامل مع Power Apps والمنصات الأخرى

إذا كنت تستخدم Power Apps، يمكنك ربط تطبيقاتك المخصصة بالتدفقات لأتمتة العمليات الداخلية.على سبيل المثال:

• التدفقات المباشرة أو اليدوية:قم بتشغيل المهام على الفور بالضغط على زر في التطبيق.
• التدفقات غير المباشرة:يتم تنشيطها من خلال أحداث محددة، وليس بشكل فوري، ولكنها تسمح بأتمتة العمليات الداخلية دون تدخل يدوي.

التكامل كلي، مما يسمح للتطبيقات التي تم إنشاؤها في Power Apps بالحصول على عمليات تحقق آلية، أو إشعارات، أو تكامل مع أدوات الشركة الأخرى، كل ذلك دون الحاجة إلى سطر واحد من التعليمات البرمجية.

مقارنة: Power Automate مع أدوات مماثلة

يقارن العديد من المستخدمين أتمتة الطاقة مع منصات أخرى مثل Zapier. يتيح لك كلاهما أتمتة المهام وربط التطبيقات، ويوفران العشرات من القوالب وواجهة بسيطة. ومع ذلك، تتميز Power Automate بـ التكامل المباشر مع نظام مايكروسوفت البيئي، وعدد أكبر من الإجراءات الممكنة لكل سعر، ونهج أكثر تفكيرًا للتعاون في الفرق الكبيرة. بالإضافة إلى ذلك، فهي توفر مستويات أعلى من الأمان (التشفير والتدقيق وضوابط الاحتفاظ بالبيانات) وتوسع قدراتها باستخدام الذكاء الاصطناعي والتكامل التجاري.

وهناك نقطة أخرى تميزنا وهي سهولة العمل مع العمليات التجارية المعقدة. والتخصيص الشامل للتدفقات التي يتطلبها عالم الشركات. إذا كنت تستخدم Microsoft 365 بالفعل، فلا شك أن Power Automate هو الخيار الأكثر طبيعية وقوة.

أمثلة عملية للاستخدام

تخيل أنك تقوم كل أسبوع بجمع البيانات من موقع ويب، وإدخالها في قالب Excel، وإرسال التقارير عبر البريد الإلكتروني. باستخدام Power Automate Desktop، يمكنك أتمتة العملية بأكملها، من استخراج البيانات حتى التسليم النهائي، ببضع نقرات فقط وبدون لمس أي كود.

أو افترض أنك تحتاج إلى تلقي إشعار تلقائيًا في Teams عند وصول بريد إلكتروني من عميل مهم. بإمكانك إنشاء تدفق سحابي يكتشف هذا البريد الإلكتروني ويطلق الإشعار، وبالتالي تفويض المهام الروتينية إلى النظام.

ماذا لو كنت تريد النشر تلقائيًا على حساب Twitter في كل مرة تكمل فيها مهمة في Trello أو تتلقى دفعة على PayPal؟ كل ما عليك فعله هو ربط الخدمتين بـ Power Automate وتصميم التدفق المثالي.

مزايا وفوائد اختيار Power Automate

• تحسين الإنتاجية:من خلال أتمتة العمليات، يمكنك توفير الوقت وتجنب الأخطاء البشرية.
• المرونة الكاملة:يتم استخدامه للعمليات الشخصية الصغيرة أو العمليات التجارية الكبيرة.
• سهل التعلم:واجهة مرئية وكمية كبيرة من موارد التدريب.
• Seguridad garantizada:التكامل مع سياسات أمان Microsoft.
• تحديثات مستمرة:موصلات وقوالب جديدة كل شهر.

الموارد والتعلم: كيفية التدريب والبحث عن المساعدة

يتيح لك موقع Power Automate نفسه الوصول إلى الدورات التدريبية والبرامج التعليمية ومقاطع الفيديو والمنتديات المجتمعية وإعلانات الميزات الجديدة ووكلاء الدعم الافتراضيين للإجابة على الأسئلة أثناء إنشاء التدفقات الخاصة بك.. بالإضافة إلى ذلك، إذا كنت تريد استكشاف كيفية استخدام Microsoft Power Automate في سياقات مختلفة أو معرفة كيفية دمج وحدات الماكرو والأدوات الأخرى، فيمكنك الاطلاع على الموارد المتخصصة مثل كيفية أتمتة المهام في المفكرة باستخدام وحدات الماكرو.

سواء كنت مبتدئًا أو خبيرًا في مجال التحويل الرقمي، فإن Power Automate يتكيف مع مستواك. بفضل نهج "التعلم من خلال الممارسة"، ستتمكن من الانتقال بسرعة من أبسط عمليات الأتمتة إلى تدفقات متطورة ومخصصة ومفيدة بشكل متزايد لسياقك الخاص. قم بأتمتة المهام مرة واحدة وانسى المهام المتكررة: وقتك هو المال، ويمكن أن يساعدك Power Automate في الاستفادة منه على النحو الأمثل..