كيفية إنشاء قواعد في Outlook مع أمثلة عملية

إذا كنت تستخدم برنامج Outlook يوميًا، فمن المؤكد أن صندوق الوارد الخاص بك سيمتلئ بسرعة فائقة. بين رسائل البريد الإلكتروني الداخلية، والنشرات الإخبارية، والإشعارات الآلية، والرسائل المهمةمن السهل جدًا أن يضيع شيء مهم وسط الضجيج. هذا هو المكان الذي... قواعد Outlookنظام أتمتة، عند تهيئته بشكل صحيح، يوفر لك الوقت كل يوم ويساعدك على إبقاء كل شيء تحت السيطرة.

تسمح هذه القواعد لبرنامج Outlook باتخاذ القرارات نيابةً عنك: نقل الرسائل الإلكترونية أو فرزها أو إعادة توجيهها أو وضع علامة عليها أو حتى الرد عليها تلقائيًا بناءً على الشروط التي تحددها. في هذه المقالة، ستتعرف خطوة بخطوة، مع أمثلة عملية، على كيفية إنشاء قواعد في Outlook باستخدام قالب أو بدونه، وكيفية تعديلها وترتيبها وتعطيلها مؤقتًا، واستخدامها في كل من Outlook على سطح المكتب وOutlook الجديد لنظام Windows وOutlook.com.

ما هي القواعد في برنامج Outlook وما هي استخداماتها؟

قواعد Outlook هي تعليمات تلقائية تخبر البرنامج بما يجب فعله مع البريد الإلكتروني الوارد أو الصادر إذا استوفى شروطًا معينة. الأمر أشبه بتطبيق قاعدة "إذا حدث هذا، فافعل هذا الشيء الآخر" على رسائلك.إذا كانت الرسالة الإلكترونية من شخص معين، فانقلها إلى مجلد؛ وإذا كانت تحتوي على كلمات معينة، فضع علامة عليها بأنها مهمة؛ وإذا وصلت خلال فترة زمنية معينة، فأرسل ردًا تلقائيًا، وما إلى ذلك.

باستخدام هذا النظام يمكنك أتمتة الكثير من الأعمال المتكررة التي تقوم بها كل يوم: أرشفة الرسائل من عميل معين، وفصل الإشعارات التلقائية، وتنظيف العروض الترويجية، وإرسال نسخ إلى زميل، وإنشاء تنبيهات صوتية مختلفة حسب المرسل... وغير ذلك الكثير.

علاوة على ذلك، يتيح لك برنامج Outlook إنشاء قواعد لكل من رسائل البريد الإلكتروني التي تتلقاها وتلك التي ترسلها، وفي كثير من الحالات يمكنك أيضًا تطبيقها بأثر رجعي إلى الرسائل الموجودة بالفعل مجلداتكليس فقط للوافدين الجدد.

ومن المزايا الرئيسية الأخرى أنه يمكن تفعيل القواعد أو تعطيلها أو تعديلها أو حذفها في أي وقت. لستَ مُقيَّداً بما قمتَ بتحديده في اليوم الأول.إذا تغيرت احتياجاتك، يمكنك تعديل القاعدة أو إزالتها، وهذا كل شيء.

وأخيرًا، يجدر الأخذ في الاعتبار أن جميع إصدارات برنامج Outlook لا تعمل بنفس الطريقة. برنامج Outlook الجديد لنظام التشغيل Windows، والإصدار الكلاسيكي لسطح المكتب، وموقع Outlook.com يشتركون في نفس فكرة القواعد، لكن طريقة الوصول إليها وبعض الخيارات تختلف قليلاً.

كيفية إنشاء قواعد سريعة من رسالة في Outlook لنظام التشغيل Windows

عندما تقوم بفحص بريدك الإلكتروني وتجد رسالة ترغب في التعامل معها دائمًا بنفس الطريقة، يمكنك إنشاء قاعدة مباشرة من تلك الرسالة الإلكترونية. إنها أسرع طريقة لبدء الأتمتة دون الحاجة إلى الدخول في قوائم متقدمة..

في الإصدار الكلاسيكي من برنامج Outlook لنظام التشغيل Windows، تكون العملية مشابهة جدًا لتلك الموجودة في برنامج Outlook الجديد. الفكرة دائماً هي البدء برسالة حقيقية ثم استخلاص قاعدة أساسية منها.ويمكنك بعد ذلك تعقيد الأمر إذا احتجت إلى ذلك.

إنشاء قاعدة من رسالة (إصدار Outlook الكلاسيكي)

لتوليد ملف على الذهاب بناءً على بريد إلكتروني محدد، يمكنك القيام بما يلي في إصدار سطح المكتب الكلاسيكي:

1. انقر بزر الماوس الأيمن على الرسالة التي تريد استخدامها كمرجع، ثم اختر الخيار "القواعد" > "إنشاء قاعدة" في قائمة السياق.
2. في النافذة التي تفتح، حدد الشروط البسيطة التي يوفرها Outlook، مثل "يحتوي الموضوع على" أو "من". هذا المرسل". تحدد هذه المربعات رسائل البريد الإلكتروني التي ستؤدي إلى تفعيل القاعدة.
3. اختر الإجراء الذي تريد أن يتخذه Outlook مع الرسائل التي تستوفي هذه الشروط. على سبيل المثال، حدد الرسالة أو اختر "نقل العنصر إلى مجلد" ثم اختر مجلد الوجهة أو أنشئ مجلدًا جديدًا.
4. عند الانتهاء، اضغط على "موافق". سيقوم برنامج Outlook بحفظ القاعدة وسيتم تطبيقها تلقائيًا من تلك اللحظة فصاعدًا..
5. إذا كنت تريد أن يتم تطبيق القاعدة أيضًا على الرسائل الموجودة في المجلد الحالي، فحدد خانة الاختيار "تشغيل هذه القاعدة الجديدة الآن على الرسائل الموجودة بالفعل في المجلد الحالي" وقم بالتأكيد مرة أخرى بالنقر على "موافق".

بهذه الطريقة، على سبيل المثال، يمكنك تحقيق ذلك يجب أن تذهب جميع الرسائل التي تحتوي على كلمات معينة في سطر الموضوع إلى مجلد محدد.دون الحاجة إلى سحبها يدويًا مرارًا وتكرارًا.

إنشاء قواعد من القوالب في Outlook لنظام التشغيل Windows

بالإضافة إلى القواعد السريعة، يوفر Outlook معالجًا مع قوالب جاهزة بالنسبة للحالات الأكثر شيوعاً. توفر لك هذه القوالب أساسًا يمكنك تعديله بعد ذلك.مثالي إذا كنت لا ترغب في البدء من الصفر.

يتم تجميع القوالب في فئات مثل "البقاء منظمًا" أو "البقاء على اطلاع دائم". يقدم كل منها سيناريو نموذجي: نقل رسائل الشخص، ووضع علامة على رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة، وتشغيل صوت، وما إلى ذلك.

كيفية الوصول إلى معالج القواعد والقوالب

لفتح معالج القواعد في الإصدار الكلاسيكي من Outlook لنظام التشغيل Windows والعمل مع القوالب، يمكنك اتباع هذه الخطوات العامة:

1. في أعلى برنامج Outlook، انتقل إلى علامة التبويب "ملف" وحدد "إدارة القواعد والتنبيهات".
2. في علامة التبويب "قواعد البريد الإلكتروني" في مربع الحوار الذي يظهر، انقر فوق "قاعدة جديدة...". سيتم فتح معالج قواعد Outlook..
3. ستجد داخل المعالج قسمًا للقوالب المُعدة مسبقًا وقسمًا آخر للبدء من قاعدة فارغة، وذلك لكل من الرسائل التي تتلقاها والرسائل التي ترسلها.

إنشاء قواعد بدون قالب: قواعد فارغة للرسائل الواردة

إذا كنت ترغب في التحكم الكامل، يمكنك البدء بقاعدة فارغة للرسائل الإلكترونية الواردة. يتيح لك هذا الجمع بين الشروط والإجراءات والاستثناءات لتناسب احتياجاتك..

تتمثل آلية العمل النموذجية لقاعدة البريد الوارد بدون قالب فيما يلي:

1. اختر نوع القاعدة الأساسيةفي قسم "البدء من قاعدة فارغة"، حدد "تطبيق القاعدة على الرسائل التي أتلقاها" وانقر فوق "التالي".

2. تحديد الشروطيعرض لك برنامج Outlook قائمة شاملة للغاية بالشروط المحتملة. من بينها، يمكنك استخدام ما يلي:

• الرسائل المرسلة من قبل شخص معين أو مجموعة عامة.
• الرسائل التي تحتوي على كلمات معينة في سطر الموضوع.
• رسائل البريد الإلكتروني تُرسل إليك فقط.
• الرسائل التي يظهر فيها اسمك في حقل "إلى" أو "نسخة إلى".
• الرسائل ذات مستوى أولوية محدد.
• رسائل البريد الإلكتروني التي تحمل علامة مستوى معين من السرية.
• رسائل تتضمن إجراءً محدداً.
• الرسائل التي لا تتضمن اسمك في حقل "إلى".
• رسائل بريد إلكتروني موجهة إلى فئة عامة محددة.
• الرسائل التي تتضمن كلمات معينة في متن الرسالة، أو الموضوع والمتن، أو العنوان، أو عنوان المستلم، أو عنوان المرسل.
• الرسائل المصنفة ضمن فئة محددة.

يمكنك تحديد شرط واحد أو أكثر. كلما زاد عدد العلامات التي تضعها، زادت دقة المسطرة.ثم انقر فوق "التالي".

3. اضبط تفاصيل الشروطستجد في أسفل المعالج وصفًا للقاعدة مع نص مسطر باللون الأزرق. يتيح لك النقر على هذه النصوص اختيار، على سبيل المثال، الشخص أو المجموعة المحددة، أو الكلمات المفتاحية، أو الفئة. هنا يمكنك تحديد رسائل البريد الإلكتروني التي تُفعّل القاعدة..

4. تحديد الإجراءات التي سيتم اتخاذهافي الخطوة التالية، يعرض لك برنامج Outlook الإجراءات الممكنة التي سيتم اتخاذها بشأن الرسائل التي تستوفي الشروط. وتشمل هذه الخيارات ما يلي:

• انقل الرسالة إلى مجلد محدد.
• قم بتصنيف الرسالة ضمن فئة محددة.
• احذف الرسالة أو احذفها نهائياً.
• انقل نسخة من الرسالة إلى مجلد آخر.
• قم بإعادة توجيه الرسالة إلى شخص أو مجموعة عامة.
• أعد توجيه الرسالة كمرفق إلى شخص آخر أو قائمة.
• أعد توجيه الرسالة إلى مستلم مختلف.
• أجب برسالة محددة من الخادم.
• أجب باستخدام نموذج محدد.
• ضع علامة على الرسالة للمتابعة.
• قم بإزالة علامة تعريف الرسالة.
• قم بإزالة التصنيفات المخصصة للرسالة.
• تغيير أولوية الرسالة.
• اطبع الرسالة تلقائيًا.
• قم بتشغيل صوت معين عند وصول هذا النوع من البريد الإلكتروني.
• ضع علامة "مقروء" على الرسالة.
• أشر إلى أنه لا توجد قواعد أخرى تنطبق بعد هذه القاعدة.

كما هو الحال مع الشروط، يمكنك الجمع بين عدة إجراءات. على سبيل المثال، قم بنقل وتصنيف ووضع علامة للمتابعة في نفس الوقتاضغط على "التالي" عندما تختار ما يثير اهتمامك.

5. عدّل معلمات الإجراءستظهر لك مرة أخرى وصفاً بنص مسطر. ومن هناك، يمكنك تحديد مجلد الوجهة، وملف الصوت، ورسالة الرد، والقالب الذي ستستخدمه، وما إلى ذلك. تُنهي هذه الخطوة ما سيفعله برنامج Outlook بكل رسالة مطابقة..

6. تحديد الاستثناءاتبعد ذلك، يمكنك تحديد أي حالات لا ترغب في تطبيق القاعدة فيها، على الرغم من استيفائها للشروط. تستخدم الاستثناءات نفس الخيارات تقريبًا المستخدمة في الشروط الأولية، لذا يمكنك استبعاد، على سبيل المثال، الرسائل الواردة من مدير معين، أو رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على كلمة معينة في عنوانها، أو الرسائل التي تحتوي على مرفقات.

7. ضبط التفاصيل النهائيةفي الشاشة الأخيرة من المعالج، قم بتعيين اسم للقاعدة، واختر ما إذا كنت تريد تطبيقها على الرسائل الموجودة بالفعل في صندوق الوارد، وتحقق من تحديد المربع لتفعيلها. عند النقر على "إنهاء"، سيتم إنشاء القاعدة وستكون جاهزة للاستخدام..

قواعد الرسائل الصادرة بدون استخدام قوالب جاهزة

لا تقتصر القواعد على ما يتم إدخاله فقط. يمكنك أيضًا أتمتة الإجراءات على رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلهايُعد هذا مفيدًا للغاية إذا كنت ترغب، على سبيل المثال، في أرشفة نسخ من رسائلك تلقائيًا في مجلدات معينة أو التحكم في إرسالها إلى مستلمين معينين.

الخطوط العريضة العامة لـ حكم رسائل إخراج فارغة هو:

• حدد "تطبيق القاعدة على الرسائل التي ترسلها" ضمن "البدء من قاعدة فارغة" وانقر فوق "التالي".
• اختر الشروط التي ستنطبق على رسائلك الإلكترونية الصادرة. بعض الخيارات هي:

• تحتوي الرسالة على كلمات معينة في سطر الموضوع..
• يتم إرسال الرسالة من حساب محدد (إذا كان لديك حسابات متعددة على نفس الملف الشخصي).
• تم تحديد أولوية معينة لتلك الرسالة الإلكترونية.
• الرسالة موجهة إلى شخص أو مجموعة محددة.
• يحتوي النص أو الموضوع والنص على كلمات مفتاحية معينة.
• يتضمن عنوان المستلم شروطًا معينة.
• ترتبط الرسالة بفئة محددة.
• يتضمن البريد الإلكتروني مرفقاً.
• تتجاوز الرسالة حجمًا معينًا بالكيلوبايت أو تقل عنه.
• يستخدم البريد الإلكتروني نموذجًا محددًا.
• تحتوي الرسالة على خصائص محددة للمستند أو النموذج.
• هذه دعوة لحضور اجتماع أو تحديث.
• تأتي الرسالة من موجز RSS محدد أو من أي موجز RSS.
• يتوافق البريد الإلكتروني مع نوع نموذج محدد.

بمجرد اختيارك للشروط، يمكنك تعديلها بالنقر على النص المسطر، والمتابعة، وتحديد الإجراءات (على سبيل المثال، نقل نسخة إلى مجلد أو تطبيق فئة) وإذا أردت، يمكنك إضافة استثناءات. وأخيرًا، تقوم بتسمية القاعدة، وتحديد ما إذا كنت تريد تفعيلها، وإكمال المعالج بالضغط على "إنهاء"..

أنشئ قواعد في Outlook باستخدام قوالب مُعدة مسبقًا

يتضمن برنامج Outlook العديد من القوالب المصممة لأكثر المواقف اليومية شيوعاً. إنها توفر لك الوقت لأنك تحتاج فقط إلى ملء الفراغات. بدلاً من إنشاء القاعدة من الصفر. ومن أكثرها شيوعاً ما يلي:

• انقل رسائل الشخص إلى مجلدقاعدة البريد الوارد: تقوم هذه القاعدة تلقائيًا بإرسال جميع رسائل البريد الإلكتروني من مرسل محدد إلى مجلد محدد. يجب أن يكون هذا المرسل موجودًا في دفتر عناوينك ليسهل عليك الوصول إليه.
• انقل الرسائل التي تحتوي على كلمات معينة في سطر الموضوع إلى مجلد محدد.مفيد جدًا لتجميع المشاريع أو الطلبات أو إشعارات النظام أو أي موضوع يمكنك تحديده باستخدام الكلمات الرئيسية.
• انقل الرسائل المرسلة إلى مجموعة عامة إلى مجلد.مثالي إذا كنت جزءًا من قوائم أو مجموعات عامة وتريد ألا تملأ رسائل البريد الإلكتروني هذه صندوق الوارد الرئيسي الخاص بك.
• قم بتمييز الرسائل الواردة من شخص أو مجموعة معينة للمتابعة.سيتم وضع علامة تلقائية على جميع الرسائل الواردة من ذلك الشخص لتظهر في قائمة مهامك.
• تنظيم العناصر من موجزات RSSإذا كنت تستخدم Outlook لمتابعة خلاصات RSS، فيمكنك تجميع العناصر من الخلاصة تلقائيًا في مجلد معين.
• اعرض رسالة من شخص معين في نافذة "تنبيه العنصر الجديد".عند وصول بريد إلكتروني من ذلك الشخص، سيظهر إشعار بارز بنص مخصص على الشاشة.
• قم بتشغيل صوت عند تلقي رسائل من شخص معين.يمكنك تعيين ملفات صوتية مختلفة (على سبيل المثال، من مكتبة Windows Media أو ملفات الصوت الخاصة بك) لجهات الاتصال المهمة.
• أرسل إشعارًا إلى جهازك المحمول عند تلقيك رسائل من جهات اتصال معينة.صُممت هذه الخدمة لضمان عدم تفويتك لأي شيء مهم عندما تكون خارج المكتب، وذلك عن طريق إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني أو إخطارك بها على هاتفك المحمول.

إن نمط استخدام القالب يكاد يكون دائمًا هو نفسه: حدد القالب المطلوب في المعالج، وقم بتخصيص الوصف (المرسل، المجلد، النص، الصوت...)، وأضف شروطًا أو استثناءات إضافية إذا رغبت في ذلك، وأخيرًا، أعطِ القاعدة اسمًا مميزًا، ثم أنهِ التكوين بالضغط على "إنهاء"..

أفكار لاستخدام القواعد وأمثلة عملية عليها في برنامج Outlook

إن إمكانيات القواعد هائلة، ولكن في كثير من الأحيان لا تدرك ما يمكنك أتمتته حتى ترى أمثلة حقيقية. يكمن السر في التفكير في المهام التي تكررها يوميًا فيما يتعلق برسائلك الإلكترونية. وترجمها إلى "إذا حدث هذا، فافعل هذا".

مثال 1: التصنيف التلقائي للرسائل الواردة من مرسل

تخيل أنك تتلقى عشرات الرسائل الإلكترونية من نفس العميل أو مورد مهم. بدلاً من سحب كل تلك الرسائل إلى مجلد، يمكنك إنشاء مجلد يسمى، على سبيل المثال، "رسائل البريد الإلكتروني من شركة AAA" وقاعدة تستند إلى قالب "نقل الرسائل من شخص إلى مجلد".

في النموذج، يمكنك اختيار حساب الشركة كمرسل، على سبيل المثال [البريد الإلكتروني محمي]ومجلد الوجهة "رسائل البريد الإلكتروني لشركة AAA". ومنذ ذلك الحين، سيتم نقل كل رسالة تصل من هذا العنوان تلقائيًا إلى هذا المجلد.مما يحافظ على صندوق الوارد الرئيسي الخاص بك أكثر نظافة.

لضبط هذه الأنواع من القواعد، من المفيد جدًا النقر على الروابط الزرقاء في الوصف ("الأشخاص أو قوائم التوزيع"، "المجلد المحدد"...) ومراجعة الخيارات المتاحة. وبهذه الطريقة ستتعرف على مجموعة المعايير والإجراءات التي يمكنك دمجها..

مثال 2: قاعدة الإجازة مع الاستجابة التلقائية

ومن السيناريوهات الشائعة الأخرى الإجازة أو الغياب لفترة طويلة. لنفترض أنك ستكون خارج المكتب طوال شهر أغسطس. عدم الرد خلال تلك الفترة قد يخلق انطباعاً سيئاً ويؤدي إلى تأخيرات غير ضرورية.لذا يمكنك وضع قاعدة تقوم بعدة أشياء في وقت واحد.

الفكرة العامة هي:

• الشرط: جميع رسائل البريد الإلكتروني الواردة بين تواريخ محددة (على سبيل المثال، بعد 31 يوليو وقبل 1 سبتمبر).
• الإجراءات المشتركة:

• مع رسالة توضح أنك في إجازةمن سيحل محلك (على سبيل المثال، زميلك ألبرتو)، وكيفية الاتصال به، ومتى ستعود.
• أعد توجيه جميع تلك الرسائل إلى حساب ألبرتوحتى أتمكن من تلبية الطلبات في غيابك.
• انقل جميع تلك الرسائل الإلكترونية إلى مجلد يسمى "في إجازة"بحيث عندما تعود يكون لديك تلك الفترة بأكملها مجمعة معًا ويمكنك مراجعتها إذا احتجت إلى ذلك.

في هذه الحالة، تسمح لك القاعدة بالحفاظ على خدمة العملاء، والتواصل بوضوح، وترك كل شيء محفوظًا دون الحاجة إلى القيام بأي شيء على الإطلاق أثناء غيابك. من المهم اختبار القاعدة قبل تركها قيد التشغيل، للتأكد من صحة التواريخ والإجراءات..

إدارة القواعد: التحرير، الحذف، التشغيل، وإعادة الترتيب

مع تيمبو من الطبيعي تراكم العديد من القواعد المختلفة. يتيح لك برنامج Outlook إدارتها من مربع "القواعد والتنبيهات". (في الإصدار الكلاسيكي) أو من قائمة الإعدادات (في Outlook الجديد وفي Outlook.com).

قم بتعديل القواعد الموجودة في الإصدار الكلاسيكي من Outlook

إذا لم تعد القاعدة تعمل كما هو متوقع أو كنت بحاجة إلى تغيير جزء منها، فيمكنك تعديلها دون الحاجة إلى إنشائها مرة أخرى. يمكنك أيضًا تصحيح القواعد التي تم وضع علامة عليها بأنها غير صحيحة. عبر برنامج Outlook.

الخطوات الأساسية هي:

1. انتقل إلى "ملف" > "إدارة القواعد والتنبيهات".
2. إذا نبهك برنامج Outlook إلى وجود قاعدة بها أخطاء، فانقر فوق "موافق" لعرضها.
3. ضع علامة في المربع المجاور للقاعدة المكتوبة باللون الأحمر أو القاعدة التي تريد تعديلها.
4. انقر على الروابط الموجودة في قسم "وصف القاعدة" لتعديل الشروط أو الإجراءات أو الاستثناءات، ثم احفظ التغييرات باستخدام "موافق".

إذا كنت ترغب ببساطة في تغيير اسم القاعدة أو سلوكها أو موقعها دون الإخلال بها، فإن العملية مشابهة، ولكن باستخدام خيار "تغيير القاعدة":

1. في "ملف" > "إدارة القواعد والتنبيهات"، حدد القاعدة ذات الصلة.
2. ضع علامة في المربع المجاور لاسمك.
3. اختر "تغيير القاعدة" ونوع التغيير الذي تريد إجراؤه، باتباع الخطوات التي يشير إليها برنامج Outlook.

يمكنك أيضًا من مربع الحوار نفسه قم بإزالة القواعد التي لم تعد بحاجة إليها.حدد القاعدة واستخدم زر "حذف"، ثم أكد التغييرات باستخدام "تطبيق".

تشغيل القواعد يدويًا في الإصدار الكلاسيكي

على الرغم من أنه يتم تنفيذ القواعد افتراضيًا على الرسائل التي تصل أو تغادر بعد إنشائها، إلا أن Outlook يسمح لك بتشغيل قاعدة واحدة أو أكثر يدويًا على المجلدات الموجودة. يُعد هذا مفيدًا بشكل خاص إذا كنت قد حددت للتو قاعدة معقدة وتريد أن تؤثر على رسائل البريد الإلكتروني القديمة أيضًا..

لهذا:

1. افتح "ملف" > "إدارة القواعد والتنبيهات" وفي علامة التبويب "قواعد البريد الإلكتروني"، حدد "تشغيل القواعد الآن".
2. في مربع "تشغيل القواعد الآن"، حدد مربعات القواعد التي تريد تشغيلها.
3. في قسم "التشغيل في مجلد"، يمكنك اختيار مجلد مختلف بالنقر فوق "استعراض"، وتحديد المجلد، والتأكيد بالنقر فوق "موافق". لديك أيضًا خيار تضمين المجلدات الفرعية.
4. في قائمة "تطبيق القواعد على"، اختر ما إذا كنت تريد تطبيقها على جميع الرسائل، أو على الرسائل المقروءة فقط، أو على الرسائل غير المقروءة فقط.
5. انقر فوق "تشغيل الآن" لكي يقوم Outlook بمعالجة الرسائل وفقًا للقواعد المحددة.

وهكذا، يمكنك إعادة تنظيم كميات كبيرة من البريد دفعة واحدة. دون الحاجة إلى القيام بذلك يدويًا.

الإجراءات والإضافات المخصصة

بالإضافة إلى الإجراءات القياسية، يدعم الإصدار الكلاسيكي من Outlook "الإجراءات المخصصة" التي طورتها جهات خارجية. يتم توزيعها عادةً على شكل مكتبات ارتباط ديناميكي (.dll) يجب عليك تثبيتها على جهاز الكمبيوتر الخاص بكلا توفر مايكروسوفت هذه الأنواع من الإضافات، ولكن يمكنك العثور على حلول محددة طورتها شركات مصنعة أخرى.

بمجرد تثبيت هذه الإضافات، تظهر كخيارات إضافية داخل معالج القواعد. تتيح لك هذه الميزات توسيع نطاق ما يمكن أن يفعله Outlook تلقائيًا.ومع ذلك، من الأفضل دائماً التأكد من أنها تأتي من مصادر موثوقة.

القواعد في برنامج Outlook الجديد لنظام التشغيل Windows

يحافظ برنامج Outlook الجديد لنظام التشغيل Windows على فلسفة القواعد، لكن واجهة المستخدم تتغير قليلاً. يتم إنشاء قواعد البريد الوارد وتعديلها وإدارتها دائمًا تقريبًا من إعدادات البريد الإلكتروني.مع ذلك، يمكنك أيضاً البدء من رسالة محددة.

أنشئ قاعدة سريعة في برنامج Outlook الجديد لنظام التشغيل Windows

لنقل جميع الرسائل من مرسل معين أو مجموعة من المرسلين للوصول إلى مجلد معين، دون تعقيد الأمور، يمكنك القيام بما يلي:

1. انقر بزر الماوس الأيمن على رسالة في أي مجلد وضع المؤشر فوق "القواعد".
2. حدد "إنشاء قاعدة" لفتح مربع القواعد السريعة.
3. اختر مجلد الوجهة الذي تريد نقل جميع رسائل البريد الإلكتروني من هذا المرسل أو هؤلاء المرسلين إليه.
4. تأكيد بـ "قبول". من تلك اللحظة فصاعدًا، سيتم تطبيق القاعدة على جميع الرسائل الواردة التي تستوفي هذا الشرط..

إذا كنت بحاجة إلى شيء أكثر تقدماً من مجرد نقل رسائل البريد الإلكتروني، يمكنك النقر فوق "المزيد من الخيارات" في نفس النافذة. سيتم فتح إعدادات القواعد الكاملة، حيث يمكنك إضافة شروط وإجراءات واستثناءات متنوعة..

العناصر الأساسية للقاعدة في برنامج Outlook الجديد

كل قاعدة في برنامج Outlook الجديد تحتاج إلى ثلاثة مكونات على الأقل: اسم وصفي، وشرط واحد أو أكثر، وإجراء واحد على الأقليمكنك إضافة استثناءات اختيارياً.

ستجد في المحرر أزرارًا مثل "إضافة شرط" و "إضافة إجراء" و "إضافة استثناء". يمكنك دمجها لتصميم قواعد قوية للغايةعلى سبيل المثال: إذا كانت الرسالة الإلكترونية تأتي من X وتحتوي على Y في الموضوع، فانقلها إلى المجلد Z وقم بتمييزها على أنها مهمة، إلا إذا كانت تحتوي على مرفقات.

خيار آخر مهم هو خانة الاختيار "إيقاف معالجة المزيد من القواعد". إذا قمت بتحديدها، فلن يستمر Outlook في تطبيق القواعد الأخرى بعد استيفاء هذه القاعدة. وهو مفيد لمنع تعارض الأنظمة الآلية المتعددة مع بعضها البعض..

يمكنك تعديل القواعد وحذفها وفرزها وتشغيلها في برنامج Outlook الجديد.

في برنامج Outlook الجديد لنظام التشغيل Windows، الإدارة العالمية تم ضبط القواعد على النحو التالي:

• إلى تعديل قاعدةانقر على أيقونة "الإعدادات" في الأعلى، ثم انتقل إلى "البريد" > "القواعد"، وحدد القاعدة التي تريد تغييرها وقم بتعديلها. احفظ التغييرات بالضغط على "حفظ" عند الانتهاء.
• إلى حذف قاعدةمن نفس قائمة "البريد" > "القواعد"، حدد القاعدة التي تريد إزالتها واستخدم خيار الحذف.
• إلى تغيير ترتيب الطلبفي "البريد" > "القواعد"، حدد قاعدة واستخدم أسهم الأعلى/الأسفل لنقلها لأعلى أو لأسفل في القائمة. سيطبق Outlook القواعد على الرسائل الواردة بهذا الترتيب.
• إلى تنفيذ القواعد على الرسائل الموجودة: انتقل أيضًا إلى "الإعدادات" > "البريد" > "القواعد" واستخدم الخيار المتاح لتشغيل القاعدة على الرسائل الموجودة لديك بالفعل في المجلدات، إذا كانت الواجهة تسمح بذلك في إصدارك.
• إلى تفعيل أو تعطيل قاعدة مؤقتًاستجد في قائمة القواعد زرًا بجانب كل قاعدة. يمكنك إلغاء تحديده لإيقاف القاعدة مؤقتًا دون حذفها، وإعادة تفعيلها متى شئت.

هذا النهج يسمح لك لديهم مجموعة من القواعد الدائمة "الاحتياطية" بحيث تقوم بتفعيلها فقط عند الحاجة إليها، دون فقدان الإعدادات.

القواعد في Outlook.com (الويب)

في Outlook.com، يكون منطق العمل مع القواعد متشابهًا جدًا، على الرغم من وجود بعض القيود مقارنة ببرنامج سطح المكتب. تتم إدارة كل شيء من خلال لوحة إعدادات البريد الإلكتروني على الويب..

للوصول إلى قواعد البريد الوارد في Outlook.com، يجب عليك:

• انقر على أيقونة "الإعدادات" الموجودة أعلى الصفحة.
• انتقل إلى قسم البريد ثم إلى "القواعد" أو "قواعد البريد"، حسب ما يظهر في واجهتك.

ومن هناك يمكنك إنشاء قواعد جديدة، وتعديلها، وحذفها، وإعادة ترتيبها، وحتى تفعيل أو تعطيل أي قاعدة بمفتاح بسيطتمامًا كما هو الحال في برنامج Outlook الجديد لنظام التشغيل Windows.

يتمثل أحد الاختلافات المهمة مقارنةً ببرنامج سطح المكتب في أنه في الإصدار التجريبي من Outlook.com، لا يمكنك تطبيق قواعد البريد الوارد على الرسائل الموجودةلا تنطبق هذه القواعد إلا على رسائل البريد الإلكتروني الواردة بعد إنشاء القاعدة. ولتنظيف رسائل البريد الإلكتروني القديمة أو نقلها، تقترح المنصة استخدام أدوات مثل "أرشفة" أو "انتقال إلى" أو "تنظيف".

في Outlook.com، من الشائع أيضًا إعداد قواعد لإعادة توجيه الرسائل أو إعادة توجيهها إلى حساب آخر. من المهم التمييز بوضوح بين إعادة التوجيه وإعادة التوجيه:

• Si للأمامتظهر الرسالة كرسالة بريد إلكتروني تلقيتها ثم قمت بإعادة توجيهها؛ وعندما يرد المستلم، سيصل الرد إلى عنوان بريدك الإلكتروني.
• Si إعادة التوجيهيبقى اسم المرسل الأصلي في حقل "من". سيتم إرسال الرد إلى المرسل الأصلي، وليس إليك.

وأخيرًا، كما هو الحال في برنامج Outlook الجديد، تتيح لك واجهة الويب تعطيل القواعد مؤقتًا باستخدام زر التبديلدون الحاجة إلى حذفها نهائياً.

بالنظر إلى كل هذه الخيارات، يتضح سبب كون القواعد إحدى أقوى ميزات Outlook لـ تحسين الإنتاجيةتتيح هذه الميزات إمكانية إنجاز الكثير من الأعمال الروتينية المتعلقة بالبريد الإلكتروني تلقائيًا، مما يجعل رسائلك المهمة تبرز عن غيرها، ويسمح لك بتكييف سلوك صندوق الوارد الخاص بك مع طريقة عملك في أي وقت، مع أمثلة واضحة مثل تصنيف رسائل البريد الإلكتروني حسب المرسل، وإعداد الردود على الإجازات، أو تنسيق صندوق الوارد الخاص بك مع صناديق البريد الواردة لأعضاء الفريق الآخرين دون فقدان السيطرة.