كيفية جدولة إرسال رسائل البريد الإلكتروني في Outlook

يُعدّ تنظيم رسائلك الإلكترونية وإرسالها في الوقت الأمثل مهارةً لا تُحسّن فعاليتك فحسب ، بل تُعزّز أيضًا التواصل بين الأشخاص . ولتحقيق ذلك، يُقدّم Outlook أداةً أساسيةً: جدولة البريد الإلكتروني . تُفيد هذه الميزة بشكلٍ خاص عندما تحتاج إلى وصول رسالتك إلى صندوق بريد المُستلم في وقتٍ مُحدّد، سواءً لأسبابٍ مهنيةٍ أو شخصية.

تشرح هذه المقالة بالتفصيل وبأسلوب سهل الفهم كيفية تنفيذ هذه العملية باستخدام إصدارات مختلفة من برنامج Outlook: على نظامي التشغيل Windows و macOS، وكذلك على الويب. وبهذه الطريقة، ستتوفر لديك جميع المعلومات اللازمة للاستفادة القصوى من هذه الميزة وضمان وصول رسائلك الإلكترونية بكفاءة.

لماذا جدولة إرسال البريد الإلكتروني؟

لا يقتصر دور جدولة رسائل البريد الإلكتروني على تحسين إدارة وقتك فحسب، بل يساعدك أيضًا على التكيف مع اختلاف المناطق الزمنية، أو يمنع ضياع رسالة مهمة بين عشرات الرسائل في أوقات غير مناسبة. على سبيل المثال، يمكنك جدولة رسالة بريد إلكتروني بحيث لا تُرسل خلال عطلة نهاية الأسبوع، حيث يكون احتمال تجاهلها أكبر، وتجهيزها للإرسال صباح يوم الاثنين.

كيفية جدولة رسائل البريد الإلكتروني على إصدار سطح المكتب من Windows

إذا كنت تستخدم برنامج Outlook على نظام التشغيل Windows، فإن جدولة رسائل البريد الإلكتروني هي عملية بسيطة.

• أولاً، افتح Outlook وانقر على بريد إلكتروني جديد.
• قم بتأليف رسالتك كما تفعل عادةً: املأ حقل المستلم، وأضف الموضوع، واكتب نص الرسالة.
• ثم انتقل إلى علامة التبويب خيارات في الشريط العلوي وحدد تأخير التسليم.
• في النافذة التي تظهر، ستجد عدة خيارات لتكوين وقت إرسال البريد الإلكتروني. يمكنك اختيار واحد تاريخ y مرة محدد.
• بمجرد التكوين، انقر فوق إرسال. سيبقى البريد الإلكتروني في صندوق الصادر حتى الوقت المحدد.

تذكر أن تقوم بالتحقق من صندوق الصادر الخاص بك إذا كنت تريد التأكد من جدولة البريد الإلكتروني بشكل صحيح.

الجدولة في Outlook لنظام التشغيل macOS

في نظام macOS، الإجراء سهل وبديهي، وهو مشابه لما هو عليه في نظام Windows. إليك كيفية القيام بذلك خطوة بخطوة:

• افتح Outlook وحدد بريد إلكتروني جديد.
• قم بملء حقول المستلم والموضوع والنص للرسالة.
• بدلا من النقر مباشرة على إرسالانقر على السهم المنسدل بجوار الزر وحدد الخيار أرسل لاحقا.
• ستظهر بعد ذلك نافذة جديدة حيث يمكنك اختيار تاريخ y مرة العناوين الدقيقة التي تريد إرسال البريد الإلكتروني إليها.
• قم بتأكيد اختيارك وحدد إرسال. سيتم تخزين البريد في المجلد محايات حتى وصول الوقت المحدد.

إذا غيرت رأيك، يمكنك تعديل البريد الإلكتروني أو إلغاؤه من مجلد المسودات.

كيفية جدولة رسائل البريد الإلكتروني في Outlook من الويب

يتيح لك Outlook على الويب أيضًا جدولة إرسال البريد الإلكتروني، مما يوفر بديلاً مفيدًا إذا لم يكن لديك حق الوصول إلى تطبيقات سطح المكتب. اتبع الخطوات التالية:

• قم بالوصول إلى Outlook من متصفحك وقم بتسجيل الدخول باستخدام بيانات الاعتماد الخاصة بك.
• انقر فوق رسالة جديدة إنشاء رسالة بريد إلكتروني أو الرد على رسالة موجودة.
• أدخل المستلم والموضوع ومحتوى الرسالة.
• قبل الضغط إرسالانقر على السهم المنسدل بجوار هذا الزر وحدد أرسل لاحقا.
• اختر أحد الخيارات المقترحة أو قم بتخصيصه تاريخ y مرة.
• أخيرًا ، انقر فوق جدولة الشحن. سيتم تخزين البريد الإلكتروني في المجلد وفقًا للإعدادات التي اخترتها.

نصائح مفيدة لجدولة رسائل البريد الإلكتروني

يُعدّ التخطيط الاستراتيجي لرسائلك الإلكترونية أمراً بالغ الأهمية لضمان فعالية تواصلك. على سبيل المثال، تجنّب إرسال الرسائل خارج ساعات العمل أو في عطلات نهاية الأسبوع، واستخدم جدولة الرسائل لربطها بأوقات مهمة، مثل بداية يوم العمل.

• تحقق من رسائل البريد الإلكتروني المجدولة في مجلد المسودات لمعرفة ما إذا كنت بحاجة إلى إجراء أي تغييرات.
• تأكد من أن جهازك متصل بالإنترنت في وقت الإرسال المجدول (ينطبق على إصدار سطح المكتب).

يُعدّ إتقان هذه الميزة في Outlook طريقةً سهلةً لتحسين إدارة وقتك وتسهيل التواصل. سواءً كنت تستخدم نسخة سطح المكتب أو نسخة الويب، لديك الآن جميع الأدوات اللازمة لضمان وصول رسائلك في الوقت المحدد.