- تخصيص الردود التلقائية في Outlook استنادًا إلى الإصدار والاحتياجات.
- خيارات متقدمة لإدارة التقويم والإشعارات أثناء غيابك.
- خطوات تفصيلية لتفعيل وتعديل وإلغاء تفعيل الرسائل التلقائية بسهولة.
لا يزال البريد الإلكتروني اليوم أداةً أساسيةً للتواصل المهني والشخصي. ومع ذلك، نحتاج جميعًا إلى الانقطاع عن العالم في وقتٍ ما: سواءً لقضاء عطلة، أو إجازة مرضية، أو ببساطة لأننا نحتاج إلى وقتٍ بعيدًا عن مكاتبنا. في هذه الحالات، يوفر Outlook إمكانية تكوين الرسائل التلقائية في Outlook التي تخبر الأشخاص الذين يكتبون إليك عن غيابك، وإذا كنت ترغب في ذلك، تزودهم ببدائل الاتصال أو الأوقات المقدرة لردك.
قد يبدو إعداد رد تلقائي في Outlook مهمة بسيطة، ولكن هناك فروق دقيقة وخيارات مختلفة حسب الإصدار الذي تستخدمه (سطح المكتب أو الويب أو الهاتف المحمول) ونوع حسابك واحتياجاتك المحددة. ستجد في هذه المقالة دليلًا كاملاً ومفصلاً للغاية حول كيفية تنشيط الرسائل التلقائية وتخصيصها وإلغاء تنشيطها في Outlook، بما في ذلك الأمثلة العملية والاختلافات بين المنصات. حتى لا تفوتك أي معلومة. سيساعدك هذا سواء كنت مبتدئًا أو ترغب في الاستفادة القصوى من هذه الميزة.
لماذا من المهم إعداد الردود التلقائية في Outlook؟
ما وراء الإشعار البسيط، إن الرسالة التلقائية المُهيأة جيدًا تنقل الاحترافية، وتتجنب سوء الفهم، وتحافظ على التواصل السلس مع جهات اتصالك أو عملائك أو زملائك. بهذه الطريقة، ستُبلغ الآخرين بغيابك فورًا، وتجنّبهم انتظار ردّ عاجل لأيام. يمكنك أيضًا تخصيص الرسالة لتقديم تعليمات مُحددة، أو توجيه أسئلة إلى زملاء آخرين، أو حتى حظر جدولك الزمني لمنع أي شخص من جدولة اجتماعات أثناء غيابك.
الإصدارات والمواقف التي يمكنك فيها تكوين الرسائل التلقائية
يقدم Outlook خيار الردود التلقائية في العديد من إصداراته:
- التوقعات ل مايكروسوفت 365، Outlook 2021 و2019 و2016 والإصدارات المكتبية السابقة
- Outlook على الويب (Outlook.com وحسابات الشركات أو Office 365)
- تطبيق Outlook Mobile لـ آيفون (iOS) y أندرويد (Android)
من المهم أن نعرف ذلك قد تختلف الميزات قليلاً حسب الإصدار ونوع الحساب (مثل Exchange، وOffice 365، وIMAP، وPOP، وما إلى ذلك). في بعض الحالات، إذا كان حسابك لا يدعم الردود التلقائية من Outlook مباشرةً، يمكنك استخدام قواعد تُحاكي هذا السلوك، مع بعض القيود.
كيفية إعداد رسالة تلقائية في Outlook لسطح المكتب
إذا كنت تستخدم Outlook مثبتًا على جهاز الكمبيوتر الخاص بك باستخدام حساب شركة أو Microsoft 365 أو Exchange، فاتبع الخطوات التالية لإعداد الردود التلقائية:
- افتح Outlook وانتقل إلى علامة التبويب "ملف".
- انقر فوق "الردود التلقائية". ستظهر نافذة محددة لتكوين هذه الخدمة.
- حدد "إرسال الردود التلقائية". هنا يمكنك اختيار ما إذا كنت تريد إرسال كل شيء تيمبو أو لفترة محددة فقط.
- لجدولتها تلقائيًا، حدد مربع الاختيار "إرسال خلال هذه الفترة الزمنية فقط". اختر تاريخ ووقت البدء والانتهاء. إذا لم تقم بذلك، فسيتعين عليك إلغاء تفعيلهما يدويًا عند عودتك.
- اكتب الرسالة التي تريد أن يتلقاها جهات الاتصال الخاصة بك في مؤسستك (الشركة، المدرسة، وما إلى ذلك). يمكنك تخصيص النص بالتنسيق والألوان والروابط وما إلى ذلك.
- إذا كنت تريد أيضًا إرسال رد تلقائي إلى المستخدمين الخارجيين (خارج شركتك)، فحدد المربع المقابل وقم بإنشاء رسالة منفصلة. ومن المفيد أن تقتصر المعلومات الحساسة على الزملاء فقط، وأن تقدم نسخة أكثر عمومية للغرباء.
- انقر فوق "موافق" لحفظ الإعدادات. سيبدأ Outlook في إرسال الرسالة عند وصول الفترة المجدولة أو على الفور إذا لم يتم تحديد أي فاصل زمني.
مجلس: يقوم Outlook بإرسال رد تلقائي واحد فقط لكل مرسل أثناء غيابك، وذلك لمنع الشخص الذي يكتب إليك من ملء صندوق الوارد الخاص به بردود مكررة.
كيفية إنشاء رسائل تلقائية في Outlook على الويب (حسابات Outlook.com والحسابات عبر الإنترنت)
إذا كنت تستخدم Outlook من خلال متصفح أو لديك حساب Outlook.com أو Microsoft 365 Online، فإن العملية بسيطة بنفس القدر، ولكن يتغير الموقع:
- انقر على أيقونة الترس (الإعدادات) في الزاوية اليمنى العليا من الشاشة.
- حدد "عرض جميع إعدادات Outlook" وانتقل إلى "البريد" > "الردود التلقائية".
- قم بتفعيل خيار "تفعيل الردود التلقائية".
- بإمكانك تعيين نطاق تاريخ للرسالة التلقائية، واختيار الأوقات والأيام المحددة. إذا كنت تفضل ذلك، اتركه نشطًا حتى تقوم بإلغاء تنشيطه يدويًا.
- قم بتخصيص الرسالة لمستخدمي مؤسستك. يمكنك استخدام أدوات التنسيق، وإضافة روابط أو معلومات إضافية.
- إذا كنت تريد أن يتلقى الأشخاص الخارجيون (خارج شركتك أو كيانك) أيضًا ردًا تلقائيًا، فقم بتنشيط الخيار المقابل واكتب نصًا لهذه الحالة.
- احفظ التغييرات. من تلك اللحظة، سيتم البدء في إرسال الردود وفقًا للتكوين المختار.
يتيح لك Outlook Web أيضًا إضافة خيارات إضافية مثل قم بحظر التقويم الخاص بك للفترة المحددة، أو رفض دعوات الأحداث الجديدة تلقائيًا، أو إلغاء الاجتماعات المجدولة. لتلك الأيام. يمكنك تحديد هذه المربعات إذا كنت لا ترغب في أن يقوم أي شخص بترتيب اجتماعات لك في غيابك.
دليل خطوة بخطوة لتطبيق Outlook على الأجهزة المحمولة
هل تستخدم هاتفك لإدارة بريدك الإلكتروني؟ يوفر Outlook للجوال طريقة مشابهة. اتبع الخطوات التالية:
- افتح التطبيق وانتقل إلى قسم الإعدادات من خلال النقر على أيقونة ملفك الشخصي في الزاوية العلوية.
- حدد حساب البريد الإلكتروني وابحث عن خيار "الردود التلقائية".
- قم بتفعيل الوظيفة وأدخل الرسالة التي تريدها. يمكنك أيضًا تحديد تواريخ محددة لتحديد مدة التذكير التلقائي.
- احفظ تغييراتك. إذا كنت ترغب في تعطيل الرسالة قبل تاريخ الانتهاء، فارجع إلى هذه القائمة وقم بتعطيلها يدويًا.
تذكر أن تطبيق الهاتف المحمول عادةً ما يكون له واجهة مبسطة مقارنة بإصدارات الويب أو سطح المكتب، ولكنه يسمح لك بالرد بسرعة إذا لاحظت أنك نسيت الإبلاغ عن غياب أثناء وجودك خارج المكتب بالفعل.
ماذا لو كان حسابك لا يسمح بالردود التلقائية الأصلية؟
لا تدعم جميع الحسابات (خاصةً حسابات IMAP أو POP، مثل بعض حسابات Gmail وYahoo وغيرها) ميزة الرد التلقائي مباشرةً من Outlook. إذا لم تجد الخيار بعد البحث، يمكنك إعداد حساب جديد. قاعدة تلقائية يُحاكي هذا السلوك. إذا تركت البرنامج مفتوحًا وجهاز الكمبيوتر قيد التشغيل، فسيتمكن Outlook من الرد على رسائل البريد الإلكتروني الواردة باتباع الإرشادات التالية:
- افتح Outlook وانقر على "ملف".
- انتقل إلى "إدارة القواعد والتنبيهات".
- قم بإنشاء قاعدة جديدة للرد تلقائيًا على الرسائل الجديدة باستخدام قالب مخصص قمت بإنشائه.
- احفظ القاعدة وتأكد من بقاء Outlook مفتوحًا طوال المدة التي تريد أن تظل فيها الميزة نشطة.
الحدود: يعمل هذا فقط إذا كان Outlook مفتوحًا ومتصلًا بالإنترنت، وعادةً ما يستجيب مرة واحدة فقط لكل مرسل، على غرار الميزة الرسمية.
التخصيص المتقدم والنصائح المفيدة
أحد مزايا Outlook هو أنه يمكنك تخصيص الرسالة التلقائية حسب رغبتك. هنا بعض النصائح:
- قم بتضمين الفترة المحددة لغيابك. بهذه الطريقة تتجنب التوقعات الخاطئة وتوفر الوضوح بشأن توافرك.
- يرجى تقديم جهة اتصال بديلة إذا كان الاستعلام عاجلاً. قم بتوفير اسم هذا الشخص وعنوان بريده الإلكتروني ورقم هاتفه، إذا لزم الأمر.
- حدد ما إذا كنت ستقوم بالتحقق من البريد الإلكتروني بشكل متقطع أو إذا كنت ستكون غير متصل بالإنترنت تمامًا. يساعد هذا المرسلين على تحديد ما إذا كانوا يريدون الانتظار أو الاتصال بشخص آخر.
- لا تسيء استخدام المعلومات الحساسة في الرسائل المرسلة إلى المستخدمين الخارجيين. كن أكثر عمومية إذا كنت لا تعرف المستلمين.
- تحقق من تهجئة ونبرة الرسالة. تذكر أن هذه هي الصورة التي تنقلها في غيابك.
أمثلة على الرسائل الآلية الفعّالة لبرنامج Outlook
وفيما يلي بعض الأمثلة التي يمكنك تكييفها مع حالتك:
رسالة العطلة
مرحباً، شكراً لرسالتك. سأكون خارج المكتب من 15 إلى 25 مايو، ولن أتمكن من الرد على رسائل البريد الإلكتروني خلال هذه الفترة. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة عاجلة، يُرجى التواصل مع مارتن هيريرا على [البريد الإلكتروني محمي] أو اتصل على الرقم 5523789102 تحويلة 257. سأكتب إليك عندما أعود.
رسالة قصيرة للغياب القصير
شكرًا لمراسلتكم. سأكون غائبًا من ٤ إلى ١٠ مارس، وسأرد على استفساراتكم فور عودتي. مع أطيب التحيات.
رسالة في حالة الغياب الطويل أو الوصول المحدود
أنا حاليًا خارج البلاد للعمل، ولا أملك سوى وصول محدود إلى البريد الإلكتروني. إذا كان استفسارك عاجلاً، يمكنك التواصل مع بيرلا راميريز على [البريد الإلكتروني محمي]سأتصل بك ابتداءً من 15 أكتوبر. شكرًا لتفهمك.
تذكر أنه بإمكانك تعديل هذه النصوص لتناسب أسلوبك واحتياجاتك، مع الحفاظ على المعلومات الأساسية والنبرة الودية.
تكوين إعدادات إضافية في Outlook: التقويم والاجتماعات
بالإضافة إلى الإبلاغ عن غيابك، يسمح لك Outlook بحظر التقويم الخاص بك تلقائيًا خلال الفترة التي تحددها للرد التلقائي. يمنعك هذا من تلقي دعوات لحضور أحداث أو اجتماعات لن تتمكن من حضورها.ويمكنك أيضًا رفض أو إلغاء الاجتماعات المجدولة لتلك التواريخ تلقائيًا، وهو أمر مفيد للغاية لتجنب الارتباك في الفرق الكبيرة أو الشركات التي تحتوي على أقسام متعددة.
تتوفر هذه الخيارات عادةً بشكل أساسي في إصدار الويب وللحسابات المؤسسية، لذا تحقق لمعرفة ما إذا كانت تظهر لحالتك المحددة.
كيفية تعطيل أو تعديل الرسالة التلقائية في Outlook
إذا حددت فترة زمنية محددة، فسيحذف Outlook الرسالة التلقائية تلقائيًا عند حلول تاريخ الانتهاء. ومع ذلك، إذا كنت بحاجة إلى تعديل الرد أو تعطيله قبل الموعد المحدد، فاتبع الخطوات التالية:
- من نفس القسم الذي قمت فيه بتنشيط الاستجابة التلقائية، ابحث عن المفتاح لإلغاء تنشيط الوظيفة.
- إذا كنت تريد تغيير النص أو التواريخ، قم بتحرير الرسالة وحفظ التغييرات.
- إذا كان حسابك يتطلب منك القيام بذلك من الويب، فقم بتسجيل الدخول وانتقل إلى الإعدادات > الردود التلقائية لإجراء التغييرات.
وعلى أية حال، إن القدرة على تحرير رسالتك أو إلغائها بسرعة أمر أساسي للحفاظ على التواصل الواضح بمجرد تغير توفرك..
ماذا يحدث إذا كان لديك حسابات متعددة في Outlook؟
إذا كنت تدير حسابات بريد إلكتروني متعددة (عملية وشخصية) من Outlook، سوف تحتاج إلى إعداد الرد التلقائي لكل واحد على حدة.على سبيل المثال، يمكن أن تكون رسالة بريدك الإلكتروني الخاصة بالعمل أكثر رسميةً وتفصيلاً، بينما يمكن أن تكون رسالة بريدك الإلكتروني الشخصية أقصر. يتيح لك Outlook إدارة هذه الإعدادات بشكل مستقل لكل ملف تعريف بريد إلكتروني.
كاتب شغوف بعالم البايت والتكنولوجيا بشكل عام. أحب مشاركة معرفتي من خلال الكتابة، وهذا ما سأفعله في هذه المدونة، لأعرض لك كل الأشياء الأكثر إثارة للاهتمام حول الأدوات الذكية والبرامج والأجهزة والاتجاهات التكنولوجية والمزيد. هدفي هو مساعدتك على التنقل في العالم الرقمي بطريقة بسيطة ومسلية.