دليل كامل لتكوين الخصوصية في Microsoft Office

أصبحت الخصوصية الرقمية واحدة من أكبر المخاوف اليوم، وخاصة عند استخدام التطبيقات التي تدير المعلومات الشخصية والمهنية الحساسة، كما هو الحال مع مايكروسوفت أوفيس. إذا كنت من الأشخاص الذين يرغبون في التحكم في مستنداتهم وبياناتهم وعادات الاستخدام الخاصة بهم، تكوين الخصوصية في أدوات Office المختلفة وهو أمر ضروري في حساب Microsoft الخاص بك. إن فهم كافة الإمكانيات التي تقدمها Microsoft، بالإضافة إلى حدودها، يعد أمرًا أساسيًا لضبط مستوى الخصوصية وفقًا لاحتياجاتنا، سواء في العمل أو في المنزل.

تقوم هذه المقالة الشاملة وسهلة الفهم بتجميع وتنظيم المعلومات الأكثر صلة وحداثة حول كيفية تكوين إعدادات الخصوصية في Microsoft Office بعناية. من خطوات محددة لتغيير الخيارات في كل تطبيق، إلى حيل أدوات غير معروفة لحذف سجلّ التصفح، وتعطيل الإعلانات المُخصّصة، وإدارة وصول التطبيقات إلى بياناتك. استعد لاكتشاف جميع الأدوات المتاحة لتعزيز خصوصيتك والتحكم في معلوماتك.

لماذا من المهم جدًا ضبط إعدادات الخصوصية في Microsoft Office؟

عندما نتحدث عن الخصوصية في Microsoft Office، فإننا لا نشير فقط إلى حماية المستندات التي نقوم بإنشائها، بل إلى التحكم في التدفق الكامل للمعلومات التي يتم إنشاؤها وإرسالها عند التفاعل مع المجموعة والخدمات المرتبطة بها. تقوم Microsoft بجمع البيانات لتحسين منتجاتها وتوفير ميزات مخصصة وخدمات عبر الإنترنت.. ومع ذلك، يفضل العديد من المستخدمين الحصول على سيطرة أكثر صرامة على البيانات التي تتم مشاركتها ومع من.

وبالإضافة إلى ذلك، يمكن للمستندات والملفات تخزين المعلومات الشخصية —مثل أسماء المؤلفين والشركات والتعليقات المخفية والمواقع—التي يمكن مشاركتها بشكل غير مقصود عند إرسال ملف. ولهذا السبب، يتضمن إعداد الخصوصية مجموعة من الإجراءات، بدءًا من ضبط إعدادات Office الداخلية وحتى مراجعة وتعديل خصوصية حساب Microsoft وأذونات السحابة، مثل OneDrive.

خيارات الخصوصية في الإصدارات الأحدث من Microsoft Office

إحدى الطرق الرئيسية لإدارة الخصوصية في Office هي تكوين الخيارات المضمنة في البرنامج نفسه بشكل صحيح. هكذا مايكروسوفت 365، مثل Office 2021 و2019 و2016 لـ ويندوز، تسمح بسهولة الوصول إلى عناصر التحكم في الخصوصية من خلال ما يسمى بمركز الثقة.

• باسو 1: افتح أي تطبيق Office (كلمة(مثل Excel و PowerPoint وما إلى ذلك) وانقر على ملف > خيارات.
• باسو 2: انقر فوق مركز التوثيق > إعدادات مركز التوثيق.
• باسو 3: اذهب الى خيارات الخصوصية وضبط المربعات حسب تفضيلاتك.

ستجد في مركز التوثيق العديد من الإعدادات المهمة، على سبيل المثال:

• السماح لـ Office بإرسال المعلومات الشخصية إلى Microsoft للمساعدة في تحسين المنتج. إذا كنت تفضل تجنب مشاركة بيانات الاستخدام المجهولة، فقم بتعطيل هذا الخيار.
• السماح لـ Office بالاتصال بالخدمات عبر الإنترنت لتقديم وظائف مخصصة، مثل الترجمات أو المراجع. يمكنك تقييد هذا الاتصال إذا كانت الخصوصية القصوى هي أولويتك.

يسمح لك كل قسم داخل مركز الثقة أيضًا بإدارة مشكلات محددة مثل المعلومات الشخصية في الملفات, خيارات البحث والمرجع والتكوين الخاص بالوثيقة. على سبيل المثال، يمكنك تحديد ما إذا كنت تريد إزالة المعلومات الشخصية تلقائيًا من خصائص الملف عند حفظها، أو ما إذا كنت تريد القيام بذلك يدويًا باستخدام أداة "مفتش المستندات".

التحكم في خصوصية المستندات في Office

عند إنشاء مستندات أو تحريرها في Office، فقد تحتوي على بيانات تعريفية لا ترغب دائمًا في مشاركتها، خاصةً إذا كنت ترسل ملفًا خارج مؤسستك أو إلى شخص آخر. في Word وExcel وPowerPoint وحتى Outlook، يمكنك إدارة المعلومات الشخصية المرتبطة بالمستندات..

كيف يمكنني تعديل أو حذف المعلومات الشخصية من المستندات؟

• في كل تطبيق، الوصول التفضيلات (o خيارات على Windows).
• اذهب إلى القسم معلومات المستخدم o خصوصية، حيث يمكنك تعديل أو حذف اسم المؤلف والأحرف الأولى منه وغير ذلك من المعلومات الشخصية.
• لإزالته من مستند معين، قم بتفعيل الخيار قم بإزالة المعلومات الشخصية من هذا الملف عند الحفظ. بهذه الطريقة، في كل مرة تقوم بحفظ الملف، سيتم حذف الحقول الشخصية.
• استخدم أيضا مفتش المستندات علامة التبويب ملف > معلومات > التحقق من وجود مشاكل > فحص المستند لكشف المعلومات المخفية والقضاء عليها.

مجلس: إذا كنت تعمل في بيئة مشتركة أو مع إصدارات أقدم من Office، فكن على دراية بإعدادات وراثة الأذونات وإمكانية الاحتفاظ ببعض البيانات الشخصية إذا تم إنشاء الملف أو تحريره مسبقًا باستخدام خيارات خصوصية أخرى.

إدارة الخصوصية في OneDrive والملفات المشتركة

تم دمج Microsoft Office بشكل عميق مع OneDrive و شير، مما يجعل من السهل مشاركة المستندات والعمل عليها بشكل تعاوني. بشكل افتراضي، تكون مكتبات OneDrive الخاصة بك خاصة ولا يمكن لأحد الوصول إلى المحتوى إلا أنت ما لم تختر مشاركته.. وهذا ضروري لكل من المستندات الشخصية والمسودات أو المواد السرية.

كيفية مشاركة المستندات بشكل آمن

• من مكتبة OneDrive للعمل أو المدرسة، تحقق من حالة المشاركة في عمود المشاركة أو على صفحة تفاصيل المستند.
• بإمكانك تعديل أذونات الوصول الخاصة بكل مستخدم بسرعة (عرض، تحرير، عدم تنزيل، إزالة الوصول) من نفس الواجهة.
• إذا كنت بحاجة إلى تغيير أذونات مجلد حتى لا يرث الإعدادات من مجلد رئيسي، فانتقل إلى إدارة الوصول > الإعدادات المتقدمة لضبط الميراث.

المشاركة مع المنظمة بأكملها أو مع أشخاص محددين

إذا كنت تريد مشاركة المستندات مع المؤسسة بأكملها، فيمكنك القيام بذلك باستخدام المجلدات ذات الأذونات. يمكن أن يرى أو شخصية. لمشاركة المستند مع أشخاص محددين، ما عليك سوى إضافة اسمهم عند مشاركة المستند وتحديد مستوى الوصول المناسب.

تخصيص الخصوصية في كل أداة من أدوات Office

يسمح لك كل تطبيق في مجموعة Office بضبط إعدادات الخصوصية المحددة التي تستحق المراجعة:

في Word وExcel وPowerPoint

• تغيير المؤلف ومعلومات الاتصال من التفضيلات من كل برنامج.
• قم بتنشيط الخيار إزالة المعلومات الشخصية عند الحفظ لتجنب مشاركة البيانات الوصفية في ملفاتك.
• قم بإيقاف تشغيل تتبع المستندات المستخدمة مؤخرًا (ملف > تفضيلات > عام) لإخفاء قائمة المستندات المفتوحة.

في النظرة

• يمكن أيضًا تعزيز خصوصية رسائل البريد الإلكتروني والعناصر الأخرى من خلال إنشاء حسابات مستخدم منفصلة على أجهزة الكمبيوتر المشتركة وإدارة المعلومات الشخصية المرتبطة بالملف الشخصي.
• من خيار جهات الاتصال، يمكنك تحرير المعلومات الشخصية المرتبطة بالرسائل وإدارة المعلومات التي تريد عرضها.

كيفية تحقيق أقصى استفادة من مركز الثقة

يعد مركز الثقة مركزًا لجميع خيارات الأمان والخصوصية في Office. إنه لا يسمح لك بتكوين الإعدادات العامة فحسب، بل يسمح لك أيضًا بإدارة أمان المستندات، وتمكين وحدات الماكرو أو حظرها، واختيار الخدمات عبر الإنترنت الممكنة، وتحديد تجربة المستخدم مع خدمات Microsoft.

أبرز ما يميز مركز الثقة

• خيارات الخصوصية:من هنا يمكنك اختيار ما إذا كنت تريد المشاركة في التحسينات عن طريق إرسال بيانات مجهولة المصدر، أو السماح بالتشخيصات المتقدمة، أو تقييد الاتصال بالخدمات عبر الإنترنت.
• أمان الملفات:قرر ما إذا كنت تريد تلقي التنبيهات عند فتح مستندات تحتوي على روابط مشبوهة أو التحكم في علامات الملفات المخفية.
• المشاركة في تحسين Office:يمكنك تمكين أو تعطيل المساهمة التلقائية للبيانات لتطوير المجموعة وتحسينها. تؤكد شركة Microsoft أن هذه معلومات مجهولة المصدر ولا تُستخدم للإعلان أو المبيعات، ولكن لديك دائمًا خيار الاشتراك أو إلغاء الاشتراك.

إدارة الخصوصية من حساب Microsoft الخاص بك

تؤثر إعدادات خصوصية حساب Microsoft الخاص بك على جميع التطبيقات والخدمات التي تستخدمها، بما في ذلك Office. من بوابة خصوصية الحساب ( https://account.microsoft.com/privacy ) يمكنك الوصول إلى جميع عناصر التحكم المركزية ومراجعة جميع أنشطتك وتعديل المجموعة و تخزين البيانات.

الخيارات الرئيسية في حساب Microsoft

• سجل الموقع: يقوم هذا بتخزين سجل للمواقع التي قمت بالوصول إلى الخدمات أو استخدامها منها. يمكنك عرض هذه البيانات أو تنزيلها أو حذفها في أي وقت. لمنع جمع الموقع، قم بتعطيل خدمات الموقع على جهازك أو إلغاء الأذونات من تطبيقات الهاتف المحمول.
• سجل التصفح والبحث: تاريخ الصفحات التي تمت زيارتها (خاصة في مايكروسوفت الحافة) ويتم أيضًا تخزين عمليات البحث في Bing. يمكنك إدارته وحذفه من قسم الخصوصية، ولكن في حالة Bing، لسوء الحظ لا يوجد خيار لتعطيل التجميع التلقائي؛ لا يمكنك حذف السجل إلا يدويًا بشكل دوري.
• تاريخ التطبيقات والخدمات المستخدمة: تقوم Microsoft بتخزين سجل للتطبيقات والخدمات التي تستخدمها، سواء على نظامي التشغيل Windows أو Mac. اكس بوكس أو الهواتف المحمولة. لا يمكنك إيقاف تشغيل جمع بيانات التشخيص الأساسية، ولكن يمكنك مسح سجلك من إعداداتك.
• تعطيل الإعلانات المخصصة: تستخدم Microsoft البيانات التي تم جمعها لإظهار إعلانات مخصصة لك على خدماتها. يمكنك تعطيل هذه الميزة بشكل عام من لوحة معلومات خصوصية الويب لديك، مما يحد من تخصيص الإعلانات عبر جميع الأجهزة والتطبيقات.
• إدارة التطبيقات والألعاب التي يمكنها الوصول إلى حسابك: بإمكانك مراجعة التطبيقات والألعاب التي طلبت الوصول إلى بياناتك وإلغاء الأذونات بسهولة من قسم إدارة الموافقات المخصص.
• تعديل المعلومات الشخصية: قم بتحديث معلوماتك الشخصية أو حذفها، مثل اسمك أو عنوان بريدك الإلكتروني أو رقم هاتفك، من ملف تعريف حساب Microsoft الخاص بك.
• التحقق بخطوتين: على الرغم من أنها مشكلة أمنية أكثر منها مشكلة خصوصية صارمة، فإن تمكين التحقق بخطوتين يضيف طبقة إضافية من الحماية لبياناتك، مما يجعل من الصعب الوصول غير المصرح به إلى معلوماتك.

مقالة ذات صلة:

برنامج تعليمي لتثبيت وإدارة الوظائف الإضافية في Microsoft Office

إسحاق

كاتب شغوف بعالم البايت والتكنولوجيا بشكل عام. أحب مشاركة معرفتي من خلال الكتابة، وهذا ما سأفعله في هذه المدونة، لأعرض لك كل الأشياء الأكثر إثارة للاهتمام حول الأدوات الذكية والبرامج والأجهزة والاتجاهات التكنولوجية والمزيد. هدفي هو مساعدتك على التنقل في العالم الرقمي بطريقة بسيطة ومسلية.