تصفية البيانات وفرزها في Access: دليل خطوة بخطوة وأمثلة عملية

يعد تصفية البيانات وفرزها في Access أحد الركائز الأساسية لإدارة واستخراج القيمة من أي قاعدة بيانات علائقية. إذا كان لديك مئات أو آلاف السجلات، فقد يصبح العثور على المعلومات ذات الصلة مهمة معقدة إذا لم تتقن أدوات التصفية والفرز التي تقدمها. مايكروسوفت أكسس.

في هذه المقالة، سأشرح بالتفصيل كيفية تصفية بياناتك وفرزها، من خلال الجمع بين جميع الخيارات الأساسية والمتقدمة المتوفرة في Access. سواء كنت مبتدئًا أو خبيرًا، فبعد قراءة هذا المحتوى، ستكون لديك فكرة واضحة عن كيفية تخصيص العروض والاستعلامات والتقارير لعرض المعلومات التي تحتاجها فقط من كل جدول أو نموذج أو تقرير.

لماذا تعد عملية التصفية والفرز مهمة جدًا في Access؟

تم تصميم Access للعمل مع كميات كبيرة من المعلومات، حيث تكون المشاهدة السريعة والبحث الفعال أمرًا ضروريًا. إذا وجدت نفسك تائهًا يومًا ما أثناء البحث عن سجل معين، فأنت تعلم ما يعنيه عدم معرفة كيفية استخدام المرشحات. تعمل المرشحات والفرز مثل العدسة المكبرة والمسطرة: فهي تسمح لك بالتركيز على بياناتك وتنظيمها، وإخفاء ما لا تحتاج إليه مؤقتًا ومساعدتك في اكتشاف الأنماط والاتجاهات.

ويساهم الجمع بين العمليتين في تسهيل التحليل وإعداد التقارير المهنية واتخاذ القرارات. أُبلغيعد السجل المفلتر والمنظم جيدًا أسهل بكثير في الفهم والمشاركة والاستخدام كأساس للاستعلامات أو التقارير الجديدة.

المفاهيم الأساسية: ما هو تصفية البيانات وفرزها في Access؟

قبل الانتقال إلى الممارسة، من المهم توضيح المصطلحات:

• فلتر يعني ذلك عرض السجلات التي تلبي معيارًا واحدًا أو أكثر فقط على الشاشة، وإخفاء الباقي بشكل مؤقت وغير مدمر.
• نوع وهو عبارة عن إعادة هيكلة ترتيب السجلات حسب قيمة حقل واحد أو أكثر، إما بترتيب تصاعدي أو تنازلي.

لا يقوم كلا الإجراءين بتعديل البيانات المخزنة في الجدول فعليًا، بل يغيران فقط كيفية عرضها في عرض العمل الخاص بك.

أين يمكنني تطبيق المرشحات والفرز في Access؟

يتيح لك أي كائن Access تقريبًا - الجداول والاستعلامات والنماذج والتقارير - تصفية البيانات و/أو فرزها. بناءً على الكائن، بعض الميزات أسهل في الوصول إليها أو توفر خيارات تخصيص مختلفة. على سبيل المثال:

• المجالس: مثالي للترشيح السريع للبيانات الخام.
• استفسارات: يمكن أن يكون التصفية جزءًا من الاستعلام نفسه (المعايير في صف التصميم).
• نماذج: مريح للغاية للتصفية بصريًا أو حسب النموذج، مصمم للمستخدم النهائي.
• تقارير: يسمح لك بتطبيق المرشحات في المعاينة قبل الطباعة أو التصدير.

أنواع مختلفة من المرشحات التي يقدمها Access

يدمج Access العديد من آليات التصفية للتكيف مع السيناريوهات ومستويات الخبرة المختلفة. حدد نوع الفلتر المناسب بناءً على مدى تعقيد ما تبحث عنه:

المرشحات الشائعة

إنها الأسرع والأكثر مباشرة، حيث يوفر لك Access خيارات محددة مسبقًا استنادًا إلى نوع البيانات في العمود. لا حاجة لكتابة معايير أو صيغ. ببساطة:

• انقر فوق السهم المنسدل في رأس العمود أو الحقل الذي تريد تصفيته.
• يمكنك تحديد/إلغاء تحديد عناصر محددة، أو التصفية حسب النطاقات، أو حسب شروط محددة مثل "يساوي"، "يحتوي"، "يبدأ بـ"، "أكبر من"، وما إلى ذلك.
• بالنسبة لحقول التاريخ، ستجد مرشحات حسب الفترة، أو الشهر، أو بين التواريخ، أو اليوم، أو الأمس، أو الأسبوع الماضي، وما إلى ذلك.
• إذا قمت بتحديد "(الفراغات)"، فإنك تقوم بتصفية السجلات الفارغة أو الخالية في هذا الحقل.

تعتبر هذه الطريقة مثالية للمراجعات السريعة أو عندما تحتاج فقط إلى التصفية حسب معيار بسيط.

تصفية حسب الاختيار

يتيح لك التصفية استنادًا إلى قيمة محددة بمجرد تحديدها في الخلية. على سبيل المثال، إذا نقرت على اسم محدد واخترت "التصفية حسب التحديد"، فسيخفي Access جميع السجلات باستثناء تلك التي تحمل القيمة نفسها في ذلك الحقل. يمكنك:

• قم باختيار كلمة أو جزء من النص أو تاريخ أو رقم، ثم قم بالتصفية حسب الاختيار (البداية، النهاية، يحتوي على، إلخ).
• دمج عدة مرشحات عن طريق التحديد في حقول مختلفة لتحسين النتيجة بشكل أكبر.
• لإزالة الفلتر، انقر ببساطة على "تبديل الفلتر" أو "مسح كل الفلاتر" من علامة التبويب الصفحة الرئيسية، في مجموعة الفرز والتصفية.

تصفية حسب النموذج

يعد هذا النوع من المرشحات قويًا بشكل خاص عند البحث عن السجلات التي تلبي معايير متعددة في مجالات مختلفة. يُنشئ Access نسخة فارغة من النموذج أو جدول البيانات، حيث يمكنك ملء الحقول بالقيم التي تريد البحث عنها (يمكنك ترك بعضها فارغًا وملء الحقول الضرورية فقط). هذا مثالي لعمليات البحث المعقدة مثل:

• جميع الأشخاص الذين مدينتهم "مدريد" ومنصبهم "مدير".
• يمكنك إجراء عمليات بحث بديلة باستخدام علامة التبويب "أو"، أي عرض السجلات التي تلبي مجموعة واحدة أو أخرى من المعايير (على سبيل المثال: الدولة = "إسبانيا" أو الدولة = "فرنسا").
• كما هو الحال مع جميع الأوضاع الأخرى، فإن إزالة الفلتر أمر بسيط مثل الضغط على "تبديل الفلتر" مرة أخرى.

تصفية متقدم

الوضع المتقدم هو أقرب شيء لتصميم الاستعلام، حيث يسمح لك بالتعبير عن شروط معقدة ومخصصة في شبكة التصميم. يوصى به إذا كان لديك خبرة في التعبيرات والمعايير:

• قم بالوصول إلى خيار "التصفية أو الفرز المتقدم" ضمن مجموعة "الفرز والتصفية".
• أضف الحقول التي تريد تصفيتها إلى الشبكة وحدد المعايير في صف "المعايير" (يمكنك استخدام العوامل المنطقية والوظائف والتعبيرات كما هو الحال في الاستعلامات).
• استخدم الصف "أو" إذا كنت تريد تعيين معايير بديلة.
• يمكنك تحميل المعايير من استعلام سابق أو حفظ هذا الفلتر كاستعلام جديد لاستخدامه في المستقبل.

تطبيق المرشحات خطوة بخطوة وفقًا لنوع الكائن

التصفية في الجداول

لنفترض أن لديك جدولًا للموظفين وتريد أن ترى فقط أولئك الذين يتقاضون رواتب تزيد عن 50.000 يورو:

1. افتح الجدول في طريقة عرض ورقة البيانات.
2. انقر على السهم الموجود في رأس عمود "الراتب".
3. اختر "مرشحات الأرقام" وحدد "أكبر من"، وأدخل 50000.
4. سيتم عرض الموظفين الذين يستوفون هذا الشرط فقط.

يمكنك دمج المرشحات في أعمدة أخرى، على سبيل المثال: القسم = 'المبيعات' والراتب > 50000، باستخدام مرشح النموذج.

التصفية في الاستعلامات

تتيح لك الاستعلامات إضافة معايير مباشرة إلى صف التصميم، بحيث يعرض Access البيانات المفلترة فقط في كل مرة تقوم فيها بتشغيل الاستعلام. على سبيل المثال، لعرض المبيعات التي تزيد عن 1000 يورو:

1. افتح الاستعلام في عرض التصميم.
2. في صف "المعايير" ضمن حقل "المبلغ"، اكتب ">1000".
3. قم بتشغيل الاستعلام لإرجاع النتائج المطابقة فقط.

يمكنك الجمع بين معايير متعددة باستخدام "AND" أو "OR" لمزيد من التحسين.

تصفية البيانات في النماذج

تم تصميم النماذج لتوفير تجربة مستخدم بديهية. إن عملية التصفية من هنا سهلة للغاية، حيث يمكنك النقر على البيانات التي تهمك وتطبيق الفلتر عليها، أو استخدام فلتر النموذج للبحث المتقدم.

المرشحات في التقارير

إذا كان لديك تقرير (على سبيل المثال، قائمة بالموظفين)، فيمكنك التصفية من عرض التقرير نفسه قبل طباعته:

1. انقر بزر الماوس الأيمن على البيانات (على سبيل المثال، الاسم الأخير) وحدد "مرشحات النص > يبدأ بـ".
2. أدخل الرسالة أو النص ثم قم بقبولها.

بإمكانك طباعة التقرير عن طريق تصفية جزء البيانات الذي يهمك في ذلك الوقت فقط. لحفظ الفلتر كاستعلام وإعادة استخدامه، استخدم ميزة "الفلترة أو الفرز المتقدم" ضمن الشريط.

كيفية إزالة المرشحات أو إعادة تطبيقها

إن إزالة الفلتر أمر سهل: فقط اضغط على زر "تبديل الفلتر" في الشريط العلوي. يؤدي هذا إلى إزالة الفلتر مؤقتًا مع تركه محفوظًا، ما يتيح لك إعادة تفعيله بنقرة أخرى. إذا قررت مسح الفلتر (باستخدام "مسح جميع الفلاتر")، ينسى Access التحديد، وسيتعين عليك إعادة تطبيقه إذا احتجت إليه في جلسات لاحقة.

حفظ المرشحات لإعادة الاستخدام

يتذكر Access المرشحات النشطة عند إغلاق الجداول أو النماذج أو التقارير، حتى تتمكن من إعادة تطبيق نفس المرشح تلقائيًا في الجلسة التالية.

• للتأكد من تطبيق المرشح دائمًا عند فتح كائن، انتقل إلى ورقة الخصائص وقم بتمكين خيار "FilterOnLoad".
• تعرف على المزيد حول الاستعلامات المتقدمة في Access لتصفية البيانات وفرزها..

أمثلة عملية على التصفية في Access

التصفية البسيطة

إذا كان لديك جدول طلبات وتريد رؤية الطلبات المقدمة في الشهر الماضي فقط:

1. قم بتصفية عمود "تاريخ الطلب" عن طريق تحديد الشهر المقابل في مرشحات التاريخ.

التصفية المركبة أو المخصصة

انظر فقط إلى الموظفين الذين يتقاضون رواتب تزيد عن 50.000 يورو والذين يعملون في المبيعات:

• قم بتطبيق الفلتر المركب من القائمة المتقدمة: الراتب > 50000 AND القسم = 'المبيعات'.

أو، إذا كنت تفضل ذلك، استخدم عن طريق ملء كلا الحقلين بالقيم المطلوبة.

تصفية التقارير للطباعة

قم بتصفية التقرير لإظهار العملاء من مدينة معينة فقط:

• افتح التقرير في طريقة عرض الطباعة، وانقر فوق حقل المدينة، واستخدم مرشح النص "يساوي" أو "يحتوي".

اطبع أو قم بتصدير التقرير المفلتر حسب الحاجة.

فرز البيانات في Access

إن فرز البيانات له نفس الأهمية للعرض والفهم، سواء في الجداول أو الاستعلامات أو التقارير.

فرز في الجداول

1. افتح الجدول في طريقة عرض ورقة البيانات.
2. انقر فوق رأس العمود الذي تريد فرزه.
3. انقر على أيقونة الفرز التصاعدي (AZ) أو التنازلي (ZA).

يمكنك الفرز حسب عدة أعمدة، على الرغم من أن العمود الرئيسي سيكون هو العمود المحدد أولاً.

فرز الاستعلامات

في طريقة عرض التصميم، في صف "الفرز"، حدد ما إذا كنت تريد الفرز تصاعديًا أو تنازليًا حسب حقل واحد أو أكثر.

على سبيل المثال: قم بالفرز أولاً حسب اسم المنتج (تصاعديًا)، ثم حسب التاريخ (تنازليًا)، لتحليل المبيعات الأخيرة لكل منتج.

فرز التقارير

يمكنك الوصول إلى خيارات الفرز من خصائص التقرير أو استخدام طريقة عرض التصميم لتحديد معايير الفرز متعددة الحقول.

دمج المرشحات والفرز للتحليل المتقدم

تكمن القوة الحقيقية لبرنامج Access في الجمع بين التصفية والفرز، مما يؤدي إلى إنشاء وجهات نظر مخصصة تسمح لك باكتشاف الاتجاهات أو تحليل عملك بعمق.

• أولاً، قم بتصفية البيانات الرئيسية لتضييق نطاق عرضك، على سبيل المثال، المبيعات التي تزيد عن 2000 يورو.
• ثم قم بالفرز حسب التاريخ، أو حسب الموظف، أو حسب المنتج، أو حسب أي حقل آخر ذي صلة.
• بإمكانك حفظ هذا التكوين كاستعلام لإعادة استخدامه عند الحاجة إليه.

استمرار التكوين وإعادة الاستخدام

يجهل العديد من المستخدمين أن Access يتيح لك حفظ إعدادات التصفية والفرز، وتعيين اسم، والوصول مباشرةً إلى هذا العرض المخصص في الجلسات المستقبلية. استفد من هذه الميزة لتحليل البيانات الرئيسية دائمًا دون الحاجة إلى إعادة تهيئة كل شيء من البداية.

المرشحات والفرز في النماذج وتجربة المستخدم الخاصة بها

في النماذج، يمكنك تطبيق المرشحات من الواجهة نفسها، باستخدام القوائم البديهية أو حقول البحث المباشر.

• حدد الحقل أو القيمة وقم بالتصفية من قائمة السياق.
• استخدم مرشحات النماذج إذا كنت بحاجة إلى دمج المعايير عبر حقول متعددة.
• يمكن العثور على الخيارات على شريط الأدوات، أو أشرطة الوصول السريع، أو القوائم الخاصة بالنماذج.

تمارين وحالات عملية لإتقان التصفية والفرز

لمساعدتك على فهم تنوع Access بشكل كامل، إليك بعض التمارين ودراسات الحالة لمساعدتك على التدرب:

تمارين تفاعلية

• مخزون المتجر: قم بتصفية المنتجات التي يقل مخزونها عن 10 وفرزها حسب السعر التنازلي.
• إدارة المشروع: عرض المهام المعلقة فقط وفرزها حسب تاريخ الاستحقاق تصاعديًا.
• تتبع العملاء: قم بتصفية العملاء الذين كانت آخر عملية شراء لهم منذ أكثر من ثلاثة أشهر وقم بفرزهم حسب حالة العضوية.

حالات الدراسة

• الموارد البشرية: تصفية موظفي قسم المبيعات وفرزهم حسب الراتب التنازلي.
• تحليل المبيعات: قم بتصفية المبيعات من الربع الأخير فقط وفرزها حسب الكمية التنازلية.
• بحث اكاديمي: تصفية المشاريع الحالية وفرزها حسب تاريخ البدء.

نصائح متقدمة وأفضل الممارسات للبيانات الضخمة

إذا بدأت قاعدة البيانات الخاصة بك في النمو واستغرقت عمليات التصفية أو الفرز بعض الوقت، فخذ هذه التوصيات في الاعتبار:

• الفهارس المُهيأة جيدًا: قم بفهرسة الأعمدة التي سيتم تصفيتها وفرزها بشكل متكرر لتسريع عمليات البحث.
• قم بتطبيق الفلتر أولاً، ثم قم بالفرز: إن معالجة عدد أقل من السجلات تكون أسرع دائمًا.
• تجنب استخدام مرشحات معقدة للغاية في استعلام واحد. قسّمها إلى استعلامات أبسط، ثم اجمعها لاحقًا إذا لزم الأمر.
• قم بتحديد الأعمدة التي تريد عرضها فقط؛ وتجنب "تحديد الكل" لتحسين الكفاءة.
• قم بتعطيل التحديث التلقائي في عرض التصميم للاستعلامات المعقدة للغاية والعمل مع عينة.
• إذا كنت تتعامل مع كمية كبيرة من البيانات، ففكر في تقسيم المعلومات إلى عدة جداول ذات صلة.

الميزات الإضافية للمرشحات في Access

لا تنس أن Access يوضح لك ما إذا كان هناك مرشح نشط من خلال أيقونة القمع في رأس العمود وفي شريط التنقل بالسجل.

عند تحريك مؤشر الماوس فوق رأس حقل مُفلتر، ستظهر لك نافذة تلميحية بمعايير التصفية المُطبقة حاليًا. يُسهّل هذا التذكير السريع بالشروط دون الحاجة إلى مراجعة جميع الإعدادات.