التوقيع الرقمي على المستندات في نظام التشغيل Windows: دليل شامل وعملي

اليوم نقوم بتوقيع المستندات دون أن نترك أجهزة الكمبيوتر الخاصة بنا، وفي Windows هناك طرق متعددة للقيام بذلك بأمان. من التوقيعات الرقمية المعتمدة إلى التوقيعات المرئية في PDFيمر عبر خطوط توقيع المكتب سواءً في الحلول الرسمية مثل AutoFirma، تتواجد جميعها في بيئة واحدة. فهم وظيفة كل خيار، ومتى يُستخدم، وكيفية تهيئته بشكل صحيح، هو مفتاح تجنب إضاعة الوقت أو ارتكاب الأخطاء.

وفي الأسطر التالية نجمع، بكلمات بسيطة، جميع المعلومات الأساسية من المصادر الأكثر موثوقية: وظائف كلمة، Excel و PowerPoint، ما هو التوقيع الرقمي بالضبط وعلاقته بالشهادات، وكيفية تثبيت شهادتك في Windows، وكيفية استخدام AutoFirma لملفات PDF، والبدائل مثل أدوبي أكروبات القارئ أو أدوات الويب أو حتى نفسه مايكروسوفت الحافة y جوجل الفكرة هي أنك ستغادر هنا وأنت تعرف كيفية اختيار الأداة المناسبة وتطبيقها خطوة بخطوة دون تعقيد حياتك.

ما هو التوقيع الرقمي ولماذا هو مهم؟

التوقيع الرقمي هو، في جوهره، ختم إلكتروني مشفر للتحقق من صحة المحتوى رقمية (مستندات، رسائل، وحدات ماكرو). وظيفتها مزدوجة: ربط المستند بالشخص الذي يوقعه، وضمان عدم تعديل محتواه بعد التوقيع.

لكي يكون هذا التوقيع الرقمي موجودًا، فإنه يعتمد على شهادة رقمية مرتبطة بالموقّع. عند مشاركة مستند موقّع، تنتقل شهادتك والمفتاح العام معها، مما يسمح للمستلمين التحقق من صحة التوقيع أمام جهة إصدار موثوقة.

عندما يكون التوقيع الرقمي صالحًا، فإنه يوفر أربع ضمانات أساسية: صحة الموقع، وسلامة الوثيقة، وعدم التنصل (لا يمكن للموقع أن ينكر التأليف)، وفي سياقات معينة، التصديق على وجود علامة زمنية آمنة.

ولكي يحدث كل هذا، لا بد من توافر عدة شروط: يجب أن يكون التوقيع صالحًا، ولا يجوز أن تكون الشهادة منتهية الصلاحيةيجب اعتبار الناشر أو الموقع جديرًا بالثقة ويجب أن تأتي الشهادة من سلطة التصديق معتمدة.

الشهادات الرقمية وهيئات التصديق (CA)

الشهادة الرقمية تعمل بمثابة الهوية الإلكترونية ويُستخدم لإنشاء التوقيعات الرقمية. تصدره جهة إصدار الشهادات (CA)، التي تعمل كموثق: إصدار الشهادات والتحقق من صحتها وتحتفظ بقوائم الإلغاء وانتهاء الصلاحية. عادةً ما تكون للشهادات فترة صلاحية محدودة (مثلاً سنة واحدة)، وبعدها تُجدد أو تُستبدل.

من الممكن الحصول على الشهادة من خلال الكيانات أو المنظمات المصدرة التجارية هناك أيضًا بيئات (شركات، إدارات) تُصدر شهاداتها الخاصة، بهدف جعل التوقيعات الرقمية قابلة للتحقق من قِبل جهات خارجية.

من الناحية الفنية، توفر الشهادة المفتاح العام مطلوب للتحقق من صحة المفتاح الخاص التي تُوقّع بها. بفضل هذا الزوج من المفاتيح، يُمكن استخدام التوقيعات الرقمية كطريقة موثوقة للتحقق من صحة المعلومات الرقمية.

إذا كنت تنوي مشاركة مستندات موقعة مع أشخاص آخرين وتريد أن يتمكنوا من التحقق من صحة توقيعك دون احتكاك، فإن الخيار المثالي هو الحصول على شهادة من هيئة اعتماد معترف بها. هناك أيضًا إمكانية إنشاء شهادة للتوقيع عليها على الفور؛ في هذه الحالة، ستتمكن من التحقق منها في مخزن الشهادات الشخصية من Windows (على سبيل المثال، من Internet Explorer: الأدوات > خيارات الإنترنت > المحتوى > الشهادات > شخصي).

التوقيعات في Microsoft Office: التوقيع والخطوط غير المرئية

مايكروسوفت أوفيس يسمح لك بالعمل بمفهومين رئيسيين: خطوط التوقيع المرئية وإدراج التوقيعات الرقمية غير المرئيةيلبي كل خيار احتياجات مختلفة، ولكن كلاهما قادر على توفير المصداقية والحماية للوثيقة.

يعمل خط التوقيع كـ علامة بصرية داخل المستند (وورد أو إكسل) حيث يُتوقع من شخص ما التوقيع. يمكن للمؤلف تحديد من يجب عليه التوقيع وإضافة التعليمات؛ وعندما يفتح المستلم الملف، انظر الخط والإشعار طلب التوقيع.

إنشاء سطر توقيع في Word أو Excel

لإدراج سطر توقيع، ضع المؤشر عند النقطة المطلوبة، ثم انتقل إلى علامة التبويب إدراج واختر سطر التوقيع في مجموعة النصعند فتح الإعدادات، ستتمكن من ملء العديد من التفاصيل التي ستظهر أسفل السطر.

• المُوقِّع المقترح:الاسم الكامل للشخص الذي يجب أن يوقع.
• عنوان الموقع: منصب أو وظيفة الموقع.
• البريد الإلكتروني للموقع: عنوان البريد الإلكتروني المرجعي.
• تعليمات: على سبيل المثال، "مراجعة المحتوى قبل التوقيع".

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تفعيل الخيارات التالية: السماح بالتعليقات عند التوقيع (للإشارة إلى غرض التوقيع) و إظهار تاريخ التوقيع بجانب التوقيع. إذا كنت بحاجة إلى أسطر متعددة، كرّر العملية عدة مرات حسب رغبتك.

توقيع سطر التوقيع في Word أو Excel

يؤدي توقيع السطر إلى الجمع بين تأثيرين: فهو يضيف تمثيل مرئي لتوقيعك وفي الوقت نفسه، يُدمج التوقيع الرقمي. انقر بزر الماوس الأيمن على السطر واختر "توقيع". إذا كنت في "عرض محمي" وكان الملف موثوقًا به، فاضغط على تعديل الوضعيات.

في مربع التوقيع يمكنك اختيار ثلاثة خيارات: اكتب اسمك بجانب X، التوقيع باليد باستخدام وظيفة إدخال الكتابة اليدوية أو حدد واحدة صورة مع توقيعك الممسوح ضوئيًابعد اختيار الطريقة، قم بالتأكيد بالتوقيع وسوف ترى زر التوقيعات يظهر في أسفل المستند.

إزالة التوقيعات الرقمية في Word أو Excel

إذا كنت بحاجة إلى إزالة توقيع مرئي، فافتح الملف، وانقر بزر الماوس الأيمن على سطر التوقيع واختر إزالة التوقيع. قم بالتأكيد بـ "نعم" وسيتم ترك المستند بدون هذا التوقيع المحدد.

التوقيعات الرقمية غير المرئية (Word وExcel وPowerPoint)

ويضمن التوقيع الرقمي غير المرئي أيضًا الأصالة والنزاهة والأصل من المستند، ولكن دون إظهار علامة التوقيع. في الملفات الموقعة، سترى زر التوقيعات في الأسفل وتفاصيل التوقيع في ملف> معلومات.

لإضافته، افتح ملف > معلومات، واختر الخيار المقابل لـ إضافة توقيع رقمياقرأ رسالة البرنامج، وأكدها، وفي مربع التوقيع، حدد الغرض من التوقيع. ثم انقر فوق "توقيع"؛ الملف سوف تصبح للقراءة فقط لمنع التغييرات اللاحقة.

إذا كنت بحاجة إلى إزالته لاحقًا، فانتقل إلى ملف > معلومات، ثم قم بالوصول إلى اللوحة الشركاتقم بإسقاط السهم الموجود بجوار اسم التوقيع واختر إزالة التوقيع؛ قم بالتأكيد بـ "نعم"، وسيتم إزالة التوقيع غير المرئي من المستند.

تطبيقات التوقيع في Windows: ما الذي يجب استخدامه ومتى

هناك مجموعتان رئيسيتان من الأدوات: تلك التي تستخدمها بالفعل كل يوم (مثل Adobe Acrobat أو ميكروسوفت ورد) و ال تطبيقات التوقيع الإلكتروني المحددةالطريقة الأولى ملائمة إذا كان البرنامج نفسه قادرًا على التوقيع على نفس نوع المستند الذي ينشئه.

ومع ذلك، فإن هذا النهج له حدود واضحة: لا يمكن لجميع التطبيقات التي تنشئ المستندات التوقيع عليها وفي كثير من الحالات، سيحتاج المستلم إلى التطبيق نفسه للتحقق من التوقيع. ولهذا السبب، تُستخدم أدوات توقيع خاصة، قادرة على التوقيع على أي نوع من الملفات وبالإضافة إلى ذلك، فهي متاحة مجانًا.

في إسبانيا، التطبيق الأكثر شعبية هو AutoFirma، الذي تقدمه الإدارة العامة. AutoFirma يسهل توقيع المستندات المحلية في نوافذ سطح المكتب (Windows، لينكس وmacOS) بواجهة رسومية، ويتكامل مع مخزن شهادات Windows.

AutoFirma: تنزيل وتثبيت آمن

لتنزيل AutoFirma، من المستحسن الذهاب دائمًا إلى البوابة الرسمية للوزارة الشؤون الاقتصادية والتحول الرقمي، وتحديدًا فيما يتعلق بقسم التنزيلاتستجد هنا برامج التثبيت لنظامي التشغيل Windows (32 بت و64 بت) وLinux و ماك.

على سبيل المثال، على جهاز كمبيوتر يعمل بنظام التشغيل Windows 10 ذي 64 بت، يمكنك تنزيل الحزمة AutoFirma64.zipيمكنك فك ضغطه وتشغيل مُثبِّت AutoFirma_64_v1_6_5_installer.exe. المعالج بسيط للغاية: اتبع الخطوات وأغلقه عند الانتهاء؛ وبذلك، سيتم تثبيت AutoFirma وعلى استعداد.

تثبيت شهادة رقمية في نظام التشغيل Windows

للتوقيع رقميًا، تحتاج إلى شهادة صالحة (غير منتهية الصلاحية). إذا كان لديك في الملف .p12 أو .pfx, إن استيراد PFX إلى Windows أمر بسيط: انقر نقرًا مزدوجًا فوق الملف أو انقر بزر الماوس الأيمن واختر "تثبيت PFX".

أثناء معالج الاستيراد، يمكنك اختيار المستودع: المستخدم الحالي (لمستخدمك فقط) أو فريق محلي (متاح لجميع مستخدمي الكمبيوتر). بعد ذلك، تأكد من صحة ملف الشهادة، ثم تابع.

عندما يطلب المساعد، أدخل كلمة مرور الشهادة وتحقق من خيارات الأمان: تمكين حماية المفتاح الخاص و السماح بالتصدير إذا أردت. من الشائع أن يسمح Windows بتحديد وحدة التخزين تلقائيًا، وعادةً ما يكون ذلك الموجود في شخصي.

قد تظهر نافذة تأكيد النظام، وعند قبولها، سيتم تثبيت الشهادة. من تلك اللحظة، سيعمل Internet Explorer، حافة y جوجل كروم سوف تكون قادرًا على استخدامه؛ إذا كنت تستخدم Firefox، فمن المستحسن تثبيته في وحدة التخزين الخاصة به أيضًا.

سوف يقوم AutoFirma باكتشاف شهادة النظام، حتى تتمكن من توقيع الملفات دون خطوات إضافية أكثر من مجرد اختيار الشهادة التي سيتم استخدامها لكل توقيع.

توقيع ملف PDF باستخدام AutoFirma

افتح AutoFirma وانقر على "تحديد الملفات للتوقيع" لإضافة ملف PDF. بما أنه ملف PDF، ستوفر لك الأداة خيارين: جعل التوقيع مرئيًا داخل المستند و/أو إدراج علامة مرئية (على سبيل المثال شعار).

إذا اخترت التوقيع المرئي، فاختر الصفحة، الإحداثيات، العرض والارتفاع من مربع التوقيع. يمكنك أيضًا تحديد صفحة في النهاية لوضع توقيعك فيها إذا رغبت في ذلك.

من الممكن إرفاق صورة مع توقيعك الممسوح ضوئيًا بخط يدك، ونص وصفي أسفل التوقيع. يُرجى العلم أن هذه الصورة مخصصة فقط قيمة إجماليةيتم توفير الصلاحية الرسمية من خلال التوقيع الرقمي نفسه. يمكنك معاينة النتيجة وحفظ الإعدادات لإعادة استخدامها.

إذا قمت أيضًا بتحديد "إدراج علامة مرئية"، فسوف يقدم لك AutoFirma اختر صورة كعلامة مائية (مثل شعار)، بالإضافة إلى موقعه والصفحات التي يُطبّق عليها. يمكن أن تتواجد هذه العلامة مع التوقيع المرئي.

عند التوقيع، حدد الشهادة. سيعرض AutoFirma الشهادات من متجر Windows، مع أنه يسمح لك بالبحث في Firefox أو ملفات .p12/.pfx الأخرىاعتمادًا على مستوى الأمان الذي قمت بتكوينه، قد يُطلب منك تأكيد إضافي أو مفتاح الشهادة.

اختر مكان حفظ ملف PDF النهائي؛ بشكل افتراضي، يقترح AutoFirma نفس الدليل ويضيف اللاحقة "_signed" بعد الانتهاء، ستظهر لك رسالة نجاح، بالإضافة إلى خيار فتح المستند الناتج باستخدام قارئ PDF المعتاد.

في قارئ النصوص (مثل Adobe Acrobat Reader)، سترى التوقيع والعلامات التي أدخلتها. بالإضافة إلى ذلك، سيعرض القارئ رسالة توضح ذلك. الوثيقة موقعة والتوقيعات صحيحةمن لوحة التوقيع، يمكنك عرض تفاصيل التوقيع والشهادة المستخدمة.

توقيع ملفات PDF باستخدام Adobe Acrobat Reader DC

تتضمن النسخة المجانية من Adobe Acrobat Reader الأداة املأ ووقع، يمكن الوصول إليه من علامة التبويب "أدوات". افتحه مع ملف PDF الذي حملته لبدء العملية.

إذا كان هذا توقيعك الأول، فأنشئ توقيعًا جديدًا من زر "توقيع > إضافة توقيع". يمكنك اكتب اسمك، ارسمه باستخدام الماوس أو الجهاز اللوحي، أو حمّل صورةً بتوقيعك. عندما تكون راضيًا عن النتيجة، انقر على "تطبيق".

سيتغير المؤشر إلى كتلة التوقيع وستتمكن من ضعه في المكان المحدد حدد مكان وضع المستند. لقفله، انقر. من هناك، احفظ الملف المُوقّع (ملف > حفظ)، وإذا أردت الاحتفاظ بالأصل سليمًا، فاستخدم "حفظ باسم" باسم مختلف.

توقيع ملفات PDF من الويب باستخدام Smallpdf

إذا كنت تفضل الخدمة عبر الإنترنت، فانتقل إلى Smallpdf وقم بتحميل مستندك باستخدام اختر ملفإن إنشاء توقيعك أمر مرن: يمكنك رسمه، أو تحميل صورة، أو استخدام الكاميرا لالتقاطه.

ارسم توقيعك في المربع وعندما تشعر بالرضا، اضغط التوفير . ثم ارجع إلى المستند واختر "وضع التوقيع" لتحديد توقيعك من القائمة (يمكنك إعداد عدة توقيعات إذا كنت بحاجة إليها).

ضع التوقيع في المكان المطلوب واضبطه الحجم والمقياس باستخدام عناصر التحكم المتاحة. للإنهاء، انقر على "تطبيق"؛ سيُنشئ النظام ملف PDF المُوقّع في ثوانٍ معدودة، ويمكنك تنزيله بالنقر على "تنزيل الملف الآن".

افتح النتيجة باستخدام قارئ PDF الخاص بك أو حتى باستخدام جوجل كروم أو مايكروسوفت إيدج للتأكد من أن التوقيع موجود في مكانه ويتم عرضه بشكل صحيح.

تسجيل الدخول دون تثبيت أي شيء: Microsoft Edge

إذا كنت لا ترغب في تثبيت برامج إضافية، يوفر لك Windows حلاً سريعًا باستخدام Microsoft Edge. افتح ملف PDF في Edge (انقر نقرًا مزدوجًا إذا كان متصفحك الافتراضي، أو افتح باستخدام> Microsoft Edge) وانتقل إلى أيقونة الرسم في الشريط العلوي.

فعّل قلم الرصاص أو القلم الجاف، واضبط السُمك واللون، ثم وقّع في المكان المناسب. عند الانتهاء، أوقف وضع الرسم. حفظ ملف PDF مع أيقونة الحفظ أو "حفظ باسم". هذا توقيع مرسوم على المستند، وهو مفيد للاحتياجات البسيطة التي لا تتطلب التحقق من التشفير.

بديل آخر عبر الإنترنت: مستندات Google

إذا كنت لا تمانع في تحميل المستند إلى السحابة، فيمكنك تحميل ملف PDF إلى في Google Driveانقر بزر الماوس الأيمن وافتحه باستخدام مستندات جوجل. سيحوّل النظام ملف PDF إلى مستند قابل للتحرير، مع أن تنسيقه قد يختلف حسب احتياجاتك. الجداول أو الصور المعقدة.

للتوقيع، أدخل صورة لتوقيعك (إدراج > صورة > تحميل من الكمبيوتر) أو قم بإنشاء توقيع من إدراج > رسم > جديد مع الخيار خط حرارسم، واضبط السُمك واللون، ثم انقر فوق "حفظ وإغلاق".

بعد وضع التوقيع على المستند، ضعه وغيّر حجمه إذا لزم الأمر ليبدو طبيعيًا. وأخيرًا، نزّل النتيجة كملف وثيقة PDF من ملف > تنزيل > مستند PDF.

مزيد من المعلومات والموارد المفيدة

إذا كنت مهتمًا بمعرفة المزيد من التفاصيل حول كيفية عمل التوقيعات في Office، أو كيفية حماية الرسائل في Outlook باستخدام معرف رقمي أو مكان العثور على خدمات الهوية الرقميةهناك مصادر رسمية وأدلة تكميلية. في بعض الحالات، ستجد أيضًا وثائق PDF حول عمليات التوقيع في Adobe Acrobat Reader DC أو أدلة لاستخدام أدوات الإدارة العامة.

تذكر أن التوقيعات في Word وExcel وPowerPoint يمكن أن تكون مرئية من خلال خطوط التوقيع أو غير مرئيةوفي كلتا الحالتين، يوفر زر "التوقيعات" وقسم "المعلومات" في علامة تبويب "الملف" الحالة والتفاصيل. من ناحية أخرى، يتيح لك AutoFirma التوقيع أي نوع من الملفات ويعمل بشكل أصلي مع مخزن شهادات Windows، مما يبسط العملية.

أما بالنسبة للتوقيعات المرئية داخل ملفات PDF، فيمكنك دمجها صندوق التوقيع مع الصورة والنص وإذا لزم الأمر، علامة مرئية على شكل شعار أو ختم. لا تنسَ أن القوة القانونية تُمنح من خلال التوقيع الرقمي المدعوم بالشهادة، بينما تُمثل صورة التوقيع سندًا قانونيًا أكثر. الجماليات والموقع.

من خلال كل ما سبق، تكون قد غطيت بانوراما التوقيع الرقمي على المستندات في Windows: فهم ما هو التوقيع الرقمي وضماناته، معرفة العلاقة مع الشهادات والسلطات التصديقية، وإتقان خيارات Office (أسطر التوقيع والرموز غير المرئية)، والاختيار الجيد بين البرامج اليومية والأدوات المحددة مثل AutoFirma، وأخيرًا إدارة البدائل مثل Adobe Acrobat Reader، وخدمات الويب، وEdge، أو Google Docs اعتمادًا على ما يناسبك في أي وقت.